- Налоговое право

Трудовая книжка требования к работе с ней

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Трудовая книжка требования к работе с ней». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

— Главное в 2020 году — проинформировать работников об изменениях в законодательстве, желательно в письменной форме. Важно донести, что уже с 2020 года работодатели будут направлять в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности в рамках новой персонифицированной отчетности. Сведения о трудовой деятельности в электронном виде будут храниться только с персонального согласия человека.

Скорее всего, работодателям потребуется проанализировать существующие локальные нормативные акты и актуализировать тексты по вопросам ведения трудовых книжек.

— Такой перенос информации не запланирован. Это повлекло бы дополнительную нагрузку как на работодателей, так и на Пенсионный фонд.

Те работники, которые не напишут заявление о сохранении бумажного оформления трудовых книжек, получат их на руки. Всю ответственность за сохранность сведений с этого момента они возьмут на себя.

— В практике встречаются случаи массовой утраты документов вследствие пожара, кражи сейфа. И процесс их восстановления всегда очень сложный и трудоемкий. К тому же сейчас есть ряд ненужной и лишней отчетности между лицом, ведущим трудовые книжки, и бухгалтерией.

Переход на цифровые носители решит эти проблемы:

  • сократятся издержки на приобретение и хранение трудовых книжек;
  • не нужно будет нести ответственность за их сохранность и тратить время на бумажное оформление;
  • работодателям будет проще взаимодействовать с дистанционными работниками.

Но все же бумажная трудовая книжка является неким сдерживающим дисциплинарным механизмом. Для некоторых работников важно сохранить именно в ней хорошую историю записей.

Понятно, что после перехода на электронное формирование сведений туда тоже будет попадать информация об увольнениях, например по дисциплинарному основанию. Но ряд российских работников думает так: нет документа, нет проблем.

Трудовая книжка (образец)

— Напомню, что обязанность по информированию работников об изменениях в части применения трудовых книжек лежит на работодателе.

В Государственную Думу внесен проект Федерального закона № 748758-7, направленный на внесение изменений в Кодекс об административных правонарушениях. Планируется ввести административную ответственность для работодателя, который представит в информационную систему ПФ РФ неполные или недостоверные сведения о трудовой деятельности работника или же нарушит сроки подачи данных.

— Повысится достоверность и сохранность сведений о трудовой деятельности работников. Появятся дополнительные возможности взаимодействовать дистанционно. Это касается и вопросов трудоустройства, и оформления пенсий по данным лицевого счета. И, конечно же, обрабатывать данные о трудовой деятельности работников станет удобнее.

Перевод в обособленное подразделение: запись в трудовой книжке

Запись в трудовой книжке об изменении фамилии

Работа у ИП по трудовой книжке

Прием в порядке перевода: запись в трудовой

Трудовая книжка нового образца

Дискуссии об отмене трудовых книжек ведутся не первый год. Уже с 2017 г. предлагалось отменить трудовые книжки на мелких предприятиях, а позднее распространить отмену и на остальных работодателей: зачем нужна трудовая книжка, если существует персонифицированный учет, благодаря которому в ПФР поступают данные о стаже работников? Но до сих пор этот законопроект не принят, и вполне вероятно, что с бумажным документом мы расстанемся еще не скоро. В этой статье расскажем о трудовых книжках и их заполнении.

Каждый новый сотрудник при поступлении на работу предъявляет работодателю свою трудовую книжку, если до этого он уже где-либо работал. Трудовая книжка – это основной документ о стаже, отражающий всю трудовую деятельность работника (ст. 66 ТК РФ). Если стажа у устраивающегося на работу нет, и он уже проработал свыше 5 дней, работодатель обязан завести на него трудовую книжку.

Все записи в трудовую книжку вносятся согласно Правилам, утв. постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 и Инструкцией, утв. постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69.

Бланк трудовой книжки заполняется вручную, черными или синими чернилами, на русском языке. Не допускаются сокращения, зачеркивания ранее внесенных записей и исправления.

В новой трудовой книжке сначала заполняется титульный лист, в который вносятся:

  • Ф.И.О. работника как указано в его паспорте, без сокращений,
  • дата рождения,
  • образование (не заполняется, если обучение еще продолжается),
  • профессия и специальность как в дипломе.

Титульная страница формы трудовой книжки (бланка) заверяется самим работником и подписывается лицом, отвечающим за выдачу трудовых книжек, ставится печать организации или кадровой службы.

Изменения внесенных в титул данных (например, фамилии) оформляется зачеркиванием прежних данных (кроме данных об образовании) и внесением новых, а на внутренней стороне обложки указывается и заверяется работодателем основание изменений.

Раздел «Сведения о работе»:

  • сначала в виде заголовка указывается наименование работодателя (организации или ИП) в графе 3; если наименование меняется, то об этом делается отдельная запись с указанием нового названия, даты переименования и приказа;
  • графа 1 – порядковый номер записи; последовательная нумерация должна проходить через все записи раздела;
  • графа 2 – дата приема работника (арабскими цифрами в формате дд.мм.гггг.);
  • графа 3 – запись о приеме, или назначении на работу, в какое структурное подразделение, наименование должности, специальности и т.п.;
  • графа 4 — реквизиты приказа, на основании которого сделана запись.

По желанию работника в трудовую книжку можно внести запись о его работе по совместительству, если об этом есть подтверждающий документ (ст. 66 ТК РФ). Такую запись делает работодатель по основному месту работы, причем ее дата может быть более ранней, чем уже имеющиеся в книжке записи. Например, устроившись на основную работу в 2017г., работник просит внести запись о работе по совместительству, на которой он трудился в 2015-2016г. Хронология записей в трудовой книжке при этом будет нарушена, но указаний о внесении записей в трудовую книжку исключительно в хронологическом порядке нормативные акты не содержат.

Подскажите, пожалуйста, уважаемые коллеги, что будет, если при проверке Гострудинспектор обнаружит, что в отделе кадров не вели книгу учёта движения трудовых книжек. За это предусматривается какой-нибудь штраф или нет?
В данном случае будет нарушением трудового законодательства тот факт, что в организации не ведется Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Проанализируем действующее законодательство.

Так, в соответствии с п.40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225, с целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведутся:
а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
В соответствии же с п.41 тех же Правил, в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.
Как видно, данные нормы имеют императивный характер, то есть обязательный, а не говорят о том, что книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, как и приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее может вестись, а может и не вестись.
Согласно тем же Правилам, формы указанных книг утверждаются Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации.
Как правило, при проверках трудовые инспектора требуют предоставить обе эти книги, и их отсутствие, в большинстве случаев, расценивается как нарушение трудового законодательства. Санкции же за нарушения трудового законодательства установлены в ст.5.27 КоАП РФ. В силу этой статьи, нарушение законодательства о труде и об охране труда —
влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от одной тысячи до пяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток; на юридических лиц — от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.
Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, —
влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет.

Когда осуществляется прием человека на работу, специалист отдела кадров забирает его трудовую книжку. Эти документы хранятся у работодателя до дня увольнения человека. Ответственный сотрудник должен вести соответствующий учет этой документации. Прием документа производится под роспись. Поэтому во всех организациях присутствует журнал учета трудовых книжек. Он имеет унифицированную форму и требует особого заполнения. Произвольных записей здесь присутствовать не может. Кроме того, существуют установленные правила заполнения книги учета. Об этом поговорим подробно в текущей статье.

Обычно ответственными лицами за ведение журнала, а также хранение и учет трудовых книжек назначаются кадровые работники. Но не все компании имеют отдельного человека или службу, занимающуюся кадровыми вопросами. В маленьких организациях это может делать сам руководитель, бухгалтер или секретарь.

Назначается ответственный соответствующим приказом по предприятию. Должность его не играет роли. Все дела, связанные с ведением книжек, передаются от одного ответственного человека другому специальным актом.

Некоторые маленькие организации грешат отсутствием журнала. Следует понимать, что это является грубым нарушением законодательства.

При проверке на должностное лицо могут наложить штраф размером 500 — 5 000 руб. В случае привлечения к ответственности организации, размер санкции будет значительно выше. Он может составить от 30 000 — 50 000 руб.

Все трудовые книжки регистрируются в специальном журнале. Он представлен в виде книги с большим количеством страничек. Журнал учета включает тринадцать колонок, которые необходимо заполнить ответственному лицу. Формат книги размером А4. Журнал имеет унифицированную форму. Приобрести его можно в специализированном магазине. Допускается самостоятельное изготовление книги, но при соблюдении специальных требований.

Ответственность за неведение журнала учета трудовых книжек

Журнал учета книжек не должен содержать помарки либо неточности. При допущении ошибок их требуется исправлять следующим образом:

  • Зачеркивается неверная информация одной тонкой линией. Делается это для того, чтобы с легкостью можно было прочесть, что там написано.
  • На следующей строке указываются правильные данные. Если в книге присутствует строка примечание, допускается внести в нее правильную информацию с обозначением необходимого столбца.

Так как все записи вносятся в книгу от руки, возможно допущение ошибок. Поэтому исправлять их следует правильно. Рядом с правильной информацией обязательно следует написать фразу: «исправленному верить». Также следует обозначить дату исправления и поставить подпись лица вносившего исправления.

Запрещено просто исправлять по тексту информацию. Категорически нельзя использовать корректирующие жидкости и затирки. Подобные действия будут приравнены к нарушению.

В жизни может случиться, что человек устроившись на работу специалистом по кадрам, обнаружит отсутствие книги. В такой ситуации ему нужно срочно составить докладную записку. Она должна содержать описание конкретной упущенной информации и виновника нарушения. Начинать восстанавливать информацию лучше сразу. Когда невозможно полностью ликвидировать проблему, в докладной записке следует подробно изложить суть. А конкретно: какие данные не подлежат восстановлению, и по какой причине. При проверке подобные действия помогут избежать штрафов.

В первую очередь необходимо донести до сотрудников информацию о возможности перевода сведений из бумажной трудовой книжки в электронную, а также о наличии у них права сохранить бумажную трудовую книжку. Для этого нужно издать соответствующий документ (например, информационное сообщение) и ознакомить с ним всех сотрудников.

Сделать это можно в общем порядке, установленном для ознакомления с локальными нормативными актами. Каждый сотрудник, ознакомившийся с текстом информационного сообщения, должен подтвердить это проставлением подписи. Крайний срок — 30 июня 2020 года включительно (п. 4 ч. 1 ст. 2 федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Примерная форма информационного сообщения о возможности перехода на электронные трудовые книжки:

Не позднее 31 декабря 2020 года сотрудники должны написать на имя работодателя заявление о сохранении бумажной трудовой книжки либо о переходе на электронную трудовую книжку. Сведения о поданном сотрудником заявлении включаются в сведения о его трудовой деятельности, передаваемые в ПФР (ч. 2 ст. 2 федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Заявление оформляется в произвольной форме, разработать которую работодатель может самостоятельно.

Примерная форма заявления о сохранении бумажной трудовой книжки:

В первую очередь следует провести ревизию внутренних документов, локальных нормативных актов, коллективных и трудовых договоров, которые регулируют порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек. При необходимости следует внести в такие документы изменения, позволяющие вести трудовые книжки не только в бумажном, но и в электронном виде.

В частности, изменений могут потребовать:

  • Книга учёта движения трудовых книжек, их бланков и вкладышей. В случае отказа сотрудника от бумажной трудовой книжки отпадёт необходимость ведения её учёта. После выдачи бумажной книжки сотруднику на руки в Книгу учёта движения трудовых книжек следует внести дату выдачи трудовой книжки сотруднику, а также его расписку получении трудовой книжки.
  • Положение о ведении и хранении трудовых книжек. Некоторые организации оформляют порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек в виде самостоятельного локального нормативного акта. Этот документ не является обязательным и может носить любое название. Тем не менее, если в компании есть такой документ и он предусматривает возможность ведения трудовых книжек только на бумаге, следует внести в него изменения, согласно которым трудовая книжка также может быть электронной.
  • Трудовые и коллективные договоры. Внесение условий о порядке ведения трудовых книжек в текст трудового договора практикуется крайне редко. Однако если в договоре всё же есть такое условие, следует проверить, не противоречит ли оно новым правилам оформления трудовых книжек и при необходимости изменить его.
  • Другие локальные нормативные акты и документы, содержащие правила оформления трудовых книжек. Условия, содержащиеся в таких документах, необходимо привести в соответствие с новыми правилами оформления электронных трудовых книжек.

Книга учета трудовых книжек в 2020 году

Одновременно с введением электронных трудовых книжек всех работодателей обяжут представлять в Пенсионный фонд РФ сведения о трудовой деятельности сотрудников для формирования электронных трудовых книжек. Соответствующие изменения будут внесены в федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования».

  • Для этого утверждён проект формы сведений для предоставления в ПФР и порядок её заполнения. Скачать их можно с сайта ПФР:
  • По каждому сотруднику работодателем сдается отдельный отчет СЗВ-ТД.
  • С 1 января 2020 года форму СЗВ-ТД нужно подавать до 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошли кадровые изменения (приём на работу, перевод, увольнение), либо было подано заявление о переходе на электронную трудовую книжку/об оставлении бумажной книжки.
  • Если в 2020 году в отношении сотрудника не случится никаких кадровых мероприятий и он не заявит о выборе варианта ведения трудовой книжки, первая СЗВ-ТД по такому сотруднику должна быть представлена не позднее 15 февраля 2021 года.
  • В подаваемой впервые форме СЗВ-ТД указываются сведения о трудовой деятельности сотрудника по состоянию на 1 января 2020 года (должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение, где он работает, а также вид выполняемой работы).
  • В 2021 году СЗВ-ТД нужно будет сдавать не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором сотрудник перевёлся на другую постоянную работу, или подал заявление о выборе варианта ведения его трудовой книжки.

Для случаев увольнения и приёма на работу установлены отдельные сроки представления СЗВ-ТД в 2021 году. С 1 января 2021 года направлять в ПФР форму СЗВ-ТД сразу же после принятия на работу или увольнения работника, не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа о приёме на работу или об увольнении.

Сведения в ПФР можно будет представить как на бумаге (форма должна быть подписана руководителем или доверенным лицом), так и в форме электронного документа (форма подписывается усиленной квалифицированной подписью).

Если число сотрудников 25 и более, сведения представляются только в электронном виде. Если менее 25, то по выбору работодателя – в электронном виде или на бумажном носителе.

Ещё одна форма СЗИ-ТД будет заполняться и выдаваться работодателем сотруднику по запросу последнего. Кроме того, её нужно будет выдать сотруднику в день его увольнения. Такая форма также может быть оформлена как на бумаге за подписью руководителя, так и в электронной форме с усиленной квалифицированной электронной подписью.

Чем грозит несоблюдение правил ведения электронных трудовых книжек

Законопроектом № 748758-7 предусмотрена ответственность работодателя за неоднократное (два раза и более в течение года) нарушение сроков представления в ПФР сведений о трудовой деятельности в виде предупреждения должностного лица. За данное нарушение в адрес работодателей будет выноситься предупреждение.

Предупреждения работодателям будут выносить инспекторы Роструда, которые будут получать соответствующую информацию о допущенных нарушениях из ПФР.

Источник: 1С:ИТС.

Действующее законодательство обязывает работодателя вести строгий учет трудовых книжек. С этой целью были разработаны Правила ведения и хранения, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила).

Согласно Правилам, каждый работодатель должен в установленном порядке вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В обиходе этот документ также часто называют журналом регистрации или реестром трудовых книжек.

В книге учета фиксируются все перемещения трудовых книжек внутри компании:

  1. Получение трудовой от нового сотрудника, принятого на работу.
  2. Регистрация новой книжки, если документ заводится кадровой службой работодателя в случае, когда у принятого сотрудника данное место работы является первым.
  3. Выдача дубликата, если трудовая книжка была утеряна или пришла в негодность.
  4. Заполнение вкладыша, если в книжке закончились страницы.
  5. Выдача книжки под роспись уволенному работнику или родственникам работника в случае его смерти.

Книга заполняется и хранится в административной службе организации, в функции которой входит прием и увольнение персонала: отдел кадров, бухгалтерия, секретариат и т.д.

Ведет данный реестр должностное лицо, назначенное приказом руководителя (ИП), которое отвечает за прием, учет, хранение и выдачу трудовых книжек.

Основные требования к внешнему виду документа:

1) Твердая обложка. Книга имеет крайне длительный срок хранения – 75 лет. Мягкая обложка не позволит сохранить документ в пригодном виде на протяжении такого срока.

2) Сквозная нумерация. Исходя из сложившейся практики, нумеровать журнал можно как постранично, так и просто по листам. Поскольку и тот и другой способ обеспечивает невозможность изъятия из документа отдельных элементов.

3) Прошивка. Журнал должен быть прошит и скреплен сургучной печатью или опломбирован. Такое требование четко изложено в п. 41 Правил, поэтому стандартное закрепление свободных концов нитей с помощью наклеенного листа бумаги, содержащего заверительную запись, в данном случае вызовет претензии со стороны проверяющих органов.

4) Заверительная запись. Делается на задней обложке книги и должна содержать:

  • название документа;
  • количество листов (страниц), записанное цифрами и прописью;
  • дату начала ведения журнала;
  • подпись ответственного лица с расшифровкой должности и ФИО.

Обратите внимание: расписаться на обороте книги должен руководитель организации (ИП). Лицо, ответственное за ведение реестра, не имеет полномочий для проставления заверительной подписи.

В отличие от большинства журналов учета, книга заводится не на один отчетный период, а применяется из года в год до тех пор, пока не закончатся страницы. По окончании текущей книги оформляется новая.

Исправления в книгу учета заносятся тем же способом, которым корректируются регистры бухгалтерского учета:

  1. В чистой строке непосредственно под ошибочной записью или после последней записи заносится отметка: «Запись под № __ считать недействительной»;
  2. Строкой ниже делается новая запись, содержащая достоверную информацию;
  3. Под верной записью указываются ФИО, должность и подпись лица, внесшего изменения, а также дата совершения такой операции.

СОВЕТ МИНИСТРОВ СССР

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 21 апреля 1975 года N 310



О трудовых книжках колхозников

(с изменениями на 15 августа 1990 года)
____________________________________________________________________
Не действует на территории Российской Федерации
с 21 февраля 2020 года на основании
постановления Правительства Российской Федерации
от 3 февраля 2020 года N 80
____________________________________________________________________

____________________________________________________________________
Документ с изменениями, внесенными:
постановлением Совета Министров СССР от 15 августа 1990 года N 829 (изменения вступили в силу с 1 июля 1991 года).

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________
Настоящее постановление применяется в части, не противоречащей действующему законодательству. — Примечание изготовителя базы данных.

____________________________________________________________________



В целях дальнейшего улучшения порядка ведения трудовых книжек колхозников, повышения воспитательного значения их и укреплении трудовой дисциплины в колхозах Совет Министров СССР

постановляет:

1. Утвердить представленные Союзным советом колхозов:

Основные положения о порядке выдачи и ведения трудовых книжек колхозников (прилагаются);

образцы трудовой книжки колхозника и вкладыша к ней (прилагаются).

2. Установить, что трудовая книжка колхозника является основным документом о трудовой деятельности членов колхозов. Трудовые книжки ведутся на всех членов колхозов, в том числе на членов рыболовецких колхозов, с момента принятия их в члены колхоза.

3. Установить, что изготовление по единому образцу трудовых книжек колхозников и вкладышей к ним на русском языке и на языке союзной, автономной республики, автономной области, автономного округа обеспечивается Министерством финансов СССР (абзац в редакции, введенной в действие с 1 июля 1991 года постановлением Совета Министров СССР от 15 августа 1990 года N 829.

Советы Министров союзных республик представляют в Министерство финансов СССР заявки на изготовление бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и обеспечивают снабжение этими бланками всех колхозов, включая рыболовецкие.

Обеспечение колхозов трудовыми книжками и вкладышами к ним производится за плату: 50 копеек за трудовую книжку и 30 копеек за вкладыш к ней.

Министерству финансов СССР установить порядок расчетов за изготовление и рассылку трудовых книжек и вкладышей к ним.

(с изменениями на 15 августа 1990 года)

1. Трудовая книжка колхозника является основным документом о трудовой деятельности членов колхозов.

2. Трудовые книжки ведутся на всех членов колхозов с момента принятия их в члены колхоза.

Имеющиеся у колхозников трудовые книжки ранее установленного образца обмену на новые не подлежат.

3. Заполнение трудовой книжки впервые производится в присутствии лица, принятого в члены колхоза.

4. Трудовые книжки вручаются в торжественной обстановке на общем собрании колхозников (собрании уполномоченных) или на собраниях колхозников участка, бригады, фермы и других производственных подразделений.

5. В трудовую книжку колхозника вносятся:

сведения о колхознике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;

сведения о членстве в колхозе: прием в члены колхоза, прекращение членства в колхозе;

сведения о работе: назначение на работу, перевод на другую работу, прекращение работы;

сведения о трудовом участии: принятый в колхозе годовой минимум трудового участия в общественном хозяйстве, его выполнение;

сведения о награждениях и поощрениях: награждения орденами и медалями, присвоение почетных званий, награждения и поощрения за успехи в работе, предусмотренные уставом и правилами внутреннего распорядка колхоза, другие поощрения в соответствии с действующим законодательством;

сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Взыскания в трудовую книжку не записываются.

6. Все записи в трудовой книжке заверяются во всех разделах за время работы в колхозе подписью председателя колхоза или специально уполномоченного правлением колхоза лица и печатью.

7. В тех случаях, когда в трудовой книжке колхозника заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем.

8. Трудовые книжки хранятся в правлении колхоза как бланки строгой отчетности, а при прекращении членства в колхозе выдаются их владельцам на руки.

9. Заполнение трудовых книжек и вкладышей к ним производится на языке союзной, автономной республики, автономной области, автономного округа, на территории которых расположен данный колхоз, и на официальном языке СССР. Если трудовая книжка заполняется одновременно на языке союзной, автономной республики, автономной области, автономного округа и на официальном языке СССР, то заверяются оба текста (пункт в редакции, введенной в действие с 1 июля 1991 года постановлением Совета Министров СССР от 15 августа 1990 года N 829.



I

Обложка

Герб СССР

Трудовая книжка
колхозника


II

Титульный лист

Герб

Трудовая книжка

Серия

Номер

СССР

колхозника

Фамилия

Имя

Образец вкладыша
в трудовую книжку колхозника


Герб СССР

Вкладыш в трудовую книжку колхозника
(Вкладыш без трудовой книжки недействителен)

Фамилия

Имя

Отчество

Дата рождения

Расписка о получении трудовой книжки на руки пишется от руки (в случае разногласий сторон проводят экспертизу почерка) в свободной форме на обычном листе бумаги, но разрешено использовать и фирменный бланк организации.

Образец расписки в получении трудовой книжки пишите без исправлений и ошибок. Если же они есть, лучше, если вы составите новую бумагу. Юланк с исправлениями не примут в качестве доказательства в судебном органе.

Инструкция: составляем расписку о получении трудовой книжки

  • 1. Настоящие Правила устанавливают порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.
  • 2. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
  • 3. Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной.

Работодатель назначает ответственных лиц, которые занимаются заполнением, хранением и выдачей данных документов на предприятии. Инструкция по заполнению трудовой книжки и принятые правила регламентируют внесение записей на основании выпущенных приказов. Информация, которая записана в трудовую книжку, должна дублироваться в личной карточке сотрудника. Работник впоследствии должен ознакомиться с записью под расписку. Данному документу присваивается определенный регистрационный номер. Личная карточка также содержит персональные данные, информацию о стаже, образовании и различных наградах. Работодатель обязан строго следовать правилам, указанным в Инструкции по заполнению трудовых книжек, образец которой представлен ниже.

Трудовую книжку заводят на каждого отдельного сотрудника, который проработал в компании не менее пяти дней. Трудящиеся могут относиться к категории внештатных, сезонных или временных, но на них распространяется социальное страхование и Инструкция по ведению их трудовых книжек. Вся информация заносится без сокращений, поскольку это может привести к неправильному прочтению и истолкованию. Инструкция по заполнению и ведению трудовых книжек требует оформлять каждую новую запись с новой строки. Все записи сопровождаются уникальным порядковым номером. При оформлении даты необходимо отображать день и месяц, а при заполнении года необходимо внести 4 цифры. Ведут трудовые книжки на русском языке или принятом национальном.

Руководитель компании является ответственным лицом, которое отвечает за наличие трудовых книжек у сотрудников, а также за их верное оформление. Он издает приказ о назначении сотрудника, который будет отвечать за корректное заполнение, хранение и учет кадровых документов. Специалист кадровой службы оформляет документ согласно правилам, которые указаны в Инструкции по заполнению трудовых книжек. В РБ (Республике Беларусь) данный вопрос регулирует опубликованное официально 14 сентября 2014 года под номером сорок Постановление Минтруда.

Законодательство РФ допускает назначение дополнительного работника, который будет подменять главное ответственное лицо в период его отсутствия на рабочем месте. Как правило, это работники кадровой службы.

Должностное лицо может быть привлечено к ответственности в случае ненадлежащего исполнения обязанностей. Если работодатель не соблюдает правил, указанных в Инструкции по заполнению трудовых книжек, то он несет финансовую ответственность в размере до 5000 рублей. В случае совершения правонарушения юридическим лицом в сфере оформления трудовых отношений штраф составляет от 30 000 до 50 000 рублей. В свою очередь, нарушение правил хранения документа влечет за собой штрафы в размере от 100 до 300 рублей для физических лиц. Для юридических лиц размер денежного взыскания составляет от 300 до 500 рублей.

Трудовая книжка относится к категории официальных документов, она подтверждает трудовой стаж гражданина. На основании данной информации ему будет начисляться пенсия. Именно поэтому на законодательном уровне закреплены нормы ведения, учета и хранения данного документа. Инструкция по заполнению и хранению трудовых книжек представляет собой главный нормативный документ в этом вопросе, который специалисты кадровой службы должны знать назубок. Некорректное заполнение, ведение и хранение трудовых книжек – это основание для привлечения ответственных лиц к административной ответственности или дисциплинарной.

Такой лист вшивают, как правило, под обложку документа в самом конце. Однако это не оговорено регламентом. Его вставляют между обложкой и последней страницей в развернутом виде. После этого сотрудник производит сквозные отверстия шилом. Для прошивки используют особую плотную нить, с помощью которой вставку прикрепляют к бланку. Оставшиеся концы закрепляют внутри переплета обычными узлами. Правила не требуют опечатывать получившуюся сшивку пломбой или сургучом. Корректное, своевременное и аккуратное внесение информации в трудовую книжку на каждом этапе трудовой деятельности сотрудника позволяет значительно облегчить процесс оформления пенсии.

Трудовая книжка, как и различные вкладыши, бланки к ней, является документом строгой отчетности. Отдел кадров хранит все кадровые документы и ведет их строгий учет. В специальной книге отражают полные сведения о движении документов. Она содержит информацию о трудовых книжках работников учреждения как нынешних, так и бывших. Данная книга прошнурована, пронумерована и заверена печатью организации. Аналогичным образом происходит учет и хранение бланков ТК бухгалтерией предприятия. Трудовые книжки на постоянной основе хранят в отделе кадров. В отдельных случаях их можно получить на руки по требованию под расписку и на оговоренный срок. Трудовую книжку выдают работнику при увольнении и фиксируют этот факт его подписью в книге регистрации. Если сотрудник в силу определенных причин не забрал трудовую книжку, она будет храниться отдельно от иных документов в отделе кадров два года. Затем ее передают в архив компании, где она хранится на протяжении последующих 75 лет.

В трудовую книжку все сведения вносят вручную, поэтому никто не застрахован от ошибок при осуществлении тех или иных записей. Корректировка ошибок, которые были допущены при заполнении документа, может производиться согласно следующим правилам:

  • Все неправильные сведения автоматически признаются недействительными. При этом ниже делают соответствующую запись под следующим номером.
  • Если нарушена нумерация данных, необходимо совершить исправления вышеуказанным способом. Запись, которая была внесена под неправильным номером, признают недействительной. Потом ее повторяют под следующим номером.
  • Если совершена незначительная ошибка в личных сведениях о работнике (например, неправильная буква в имени и фамилии), то исправление совершает тот работодатель, который совершил ее.
  • На титульном листе исправления недопустимы. Если это произошло, трудовую книжку признают испорченной и уничтожают. Сотрудник кадровой службы составляет акт по определенной форме. Работник получает новую трудовую книжку с корректными сведениями.
  • Запрещено производить любые перечеркивания неправильных записей.

Трудовая книжка гражданина является стандартизированным документом, бланки страниц которого имеют единый формат. Поэтому можно рассматривать один образец, как единое правило для всех прочих документов.

В первую очередь, рассмотрим, как происходит заполнение титульного листа трудовой книжки. Титульный лист является первым, содержит данные о гражданине. В частности, нужно указать следующую информацию:

  • Фамилия, имя, отчество получателя;
  • Дата рождения;
  • Образование (высшее, среднее, средне-специально);
  • Наименование профессии в соответствии с дипломом;
  • Дата выдачи;
  • Кем оформлена – бухгалтер отдела кадров на месте где официально устроен гражданин;
  • Подпись лица ответственного за выдачу, печать отдела кадров.

Таким образом, вноситься стандартный набор данных, как и при регистрации любого другого документа. Ответственность за выдачу и заполнение берет на себя отдел кадров компании или организации являющейся первым официальным местом работы гражданина. Приобретение бланка должно проводиться за счет организации, равно как и прочие работы по открытию документа.

Обратите внимание, книжка открывается на первом официальном месте работы и далее храниться в отделе кадров. Однако если гражданин уволен или сокращен, формуляр выдается ему на руки, для занесения дальнейших пометок при трудоустройстве в другой организации.

Внутренние страницы также имеют стандартное оформление и разделены на тематические графы, в которые и вписываются соответствующие данные. Всего, предусмотрено 4 информационных графы, разделяющих страницу по вертикали на отдельные столбцы разной ширины. Каждая графа имеет следующее наименование, назначение:

  1. Указывается порядковый номер вносимой записи;
  2. Проставляется дата зачисления сотрудника в штат организации;
  3. Полное наименование фирмы, куда устроился гражданин, а также сокращенная аббревиатура, если она есть, указание занимаемой должности, квалификационного уровня;
  4. Указывается номер приказа, о зачислении новой штатной единицы, а также дата его подписания.

Ведение трудовых книжек производиться сотрудником отдела кадров, имеющим полномочии для этого. Каждая запись заверяется подписью начальника отдела кадров, а также печатью фирмы.

Общие требования предъявляемые к трудовой книжке

Нередким случаем, является восстановление гражданина на должности. Как правило оно происходит в судебном порядке, если увольнение было принято неправомерным. Или же увольнение было использовано в качестве штрафной санкции, но при должном разбирательстве, сотрудник оказался невиноват в инкриминируемом нарушении. В такой ситуации, добавляется пометка о восстановлении в должности с указанием обстоятельство, из-за которых принято такое решение и также заверяется печатью и подписями сторон.

Инструкция по внесению изменений, говорит о том, что при смене имени или фамилии владельца, данная информация должна быть зафиксирована.

Делается это очень просто, старая фамилия на титульном листе перечеркивается одной чертой, рядом указывается новая. На листе обложки указывается причина проведенной манипуляции. Если фамилия изменена в связи с замужеством, то указывается номер акта регистрации брака. Порядок заполнения требует заверить данную запись печатью отдела кадров. Открытие нового документа при смене личных данных не требуется. Если бланк восстанавливается после повреждения, то в ней также указываются старые и новые личные данные, так как указы о приеме на работу и увольнении на предыдущих местах работы, будут выписаны на старую фамилию.

В качестве необязательной, но допустимой к внесению информации, можно упомянуть данные о наградах и поощрениях сотрудника. В частности, могут быть добавлены следующие сведения:

  • Получение звания заслуженного работника;
  • Присуждение государственных наград за трудовые заслуги;
  • Вручение почетных грамот и прочих наград от имени компании за ответственный труд.

Данная информация, будет полезна в случае последующего трудоустройства и скажется положительным образом на репутации работника. Кроме того, некоторые награды и степени влияют на коэффициент при расчете пенсии по выслуге лет, и от них напрямую может зависеть благосостояние гражданина.

В ряде случаев, информация о подобных поощрениях может быть добавлена самим сотрудниками, если на то было отдано распоряжение руководства. Запись обязательно сопровождается порядковым номером приказа, распоряжения или другого подтверждающего документа.

Правила заполнения трудовой книжки в 2019 году сохраняются прежними, несмотря на пакет изменений по ведению документации в связи с пенсионной реформой и рядом других преобразований. Единственным изменением, становится возможность заверения записей, только подписями ответственных лиц без печати организации. При этом, законность и достоверность данных не будет приниматься по сомнение.

Ответственность за ведение также ложиться на сотрудников и руководителя отделом кадров предприятия. Исключением могут стать те случаи, когда компания не имеет отдела кадров, в этом случае данные добавляет бухгалтер организации за подписью руководителя.

Когда молодой человек впервые устраивается на работу, ему обязаны предоставить трудовую книжку не позднее 7 суток после даты поступления на работу. Те, у кого уже имеется этот документ, должны сдать его при поступлении. Запись о новой работе должна быть сделана в течение пяти дней.

Трудовая книжка состоит из трёх частей. На первом развороте имеется основная информация о сотруднике. Далее на многих страницах на протяжении всей трудовой деятельности фиксируются различные события трудовой жизни: поступление на работу, перевод, увольнение, поощрения и другие. Предусмотрен отдельный раздел, в котором фиксируются полученные сотрудником награды и повышения.

Работа отмечается в этом документе только тогда, тогда речь идёт об основном месте трудоустройства. Если речь идёт о работе совместителем, то тогда данные в него не вносятся.

Человек может работать на одной основной и нескольких работах по совместительству. Законодательство не запрещает быть совместителем и не иметь основного места работы.

Иногда работник по своему желанию написать заявлении о том, что желает отобразить информацию о совместительстве в трудовой книжке. В таком случае это должно быть сделано. Причиной для этого, например, может быть желание зафиксировать наличия профессионального стажа, важного для дальнейших планов сотрудника.

Когда человек устраивается на работу, фирма обязана обеспечивать сохранность этого документа. При работе должны вестись:

  1. Книга учёта движения ТК. В ней отмечаются: выдача, получение, и другие операции с трудовыми книжками.
  2. Приходно-расходная книга, которая предназначается для учёта приобретения и расходования бланков книжек и вкладышей к ним.

Трудовая книжка не должна заполняться своим владельцев. Это должен делать сотрудник отдела кадров предприятия.

Оригинал может быть выдан в двух случаях:

  1. При увольнении сотрудника.
  2. Если он необходим для оформления пенсии.

В других ситуациях работнику документ не выдаётся. Однако он имеет право в любой момент потребовать копию и её обязаны предоставить.

Некоторые сотрудники, накопив значительный стаж, делают нотариально заверенную копию документа. Если они работают на небольшой фирме или у индивидуального предпринимателя, то не всегда работодатель может обеспечить надёжные условия хранения документов.

При наступлении пенсионного возраста рассматриваемый документ нужен для подтверждения наличия достаточного стажа для получения пенсии. Существуют два типа трудовых книжек:

  1. Документ советского образца, существующий с 1973 года.
  2. Новая форма, вступившая в силу в 2003 году.

Оба этих варианта применяются и имеют одинаковую юридическую силу.

Иногда сотрудник отдела кадров может допустить ошибку. Для таких случаев предусмотрен специальный порядок исправления. При этом не разрешается зачёркивать написанное ранее. Для аннулирования ошибочной надписи ставят новую, в которой пишут, что запись, имеющая данный номер ошибочная и является недействительной.

Сразу после неё делают запись, которая сделана правильным образом. Если ошибочность связана с тем, что поступили новые документы, то в четвёртой графе указывают номер и дату.


Похожие записи:

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *