При сдаче в архив личных дел работников нужно личные карточки архивировать отдельно

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «При сдаче в архив личных дел работников нужно личные карточки архивировать отдельно». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание:

Тем не менее при формировании личных дел зачастую возникают проблемы, конкретные пути решения которых действующим законодательством не предусмотрены. Работая с архивами по личному составу, автор данной статьи не один раз сталкивался с такими сложными вопросами. В этой статье я попытался привести возможные ответы на два наиболее интересных из них.

Вопрос 1: При подготовке личных дел к архивному хранению в них нередко обнаруживаются документы, не имеющие дат. В основном это происходит по вине самих сотрудников кадровых служб, забывающих указывать даты документов либо принимающих документы без дат от сотрудников. Как сформировать документы, не имеющие дат?

Ответ: Прежде чем ответить на этот вопрос, необходимо проверить, указаны ли рассматриваемые нами документы в описи документов личного дела. Напомним, что во внутреннюю опись документов личного дела вносятся данные о документах, его составляющих, в виде таблицы с указанием в ее графах порядкового номера документа, названия документа, даты документа и других необходимых сведений. Такая опись обычно составляется сотрудниками кадровой службы, в которой ведется конкретное личное дело.

Как оформить дела при сдаче в архив

По инструкции сдать в архив можно только подлинники документов. Ксерокопии разрешается оставлять в виде приложений к приказам на приём, увольнение или перемещение. Хранить личные карточки рабочих следует по правилам:

Карточки на бывших работников ведутся на бумаге.
Их складывают в папки с дальнейшей нумерацией и прошивкой.
На обложке любой созданной папки ставятся номера и число имеющихся в ней дел.
В отделе кадров можно хранить карточки сотрудников, работающих по настоящее время.
Все личные карточки уволенных из организации служащих кадровик сдаёт в архив и хранит их по датам, а внутри дат распределяет по алфавиту.

Хранение организовывают в специальных шкафах, чтобы уберечь от воздействия огня и влаги.

Законодательством установлено время, за которое документы положено сохранять. Главные правила утверждены ещё в феврале 2002 года Коллегией Росархива.

Описи дел сдаваемых в архив По окончании приема дел при сдаче документов в архив заведующий архивом расписывается на трех экземплярах описи дел постоянного хранения и на двух экземплярах Акта приема сдачи документов в архив. Вторые экземпляры возвращаются сдатчику, остальные остаются в архиве.

Окончание сдачи документов в архив завершается заполнением учетных документов. В государственные архивы передаются документы после истечения сроков хранения, но бывают случаи досрочной передачи документов.
Примером досрочный сдачи архива может быть сдача архива на бесплатное хранение при ликвидации (банкротстве) и наоборот, материалы могут быть оставлены на дополнительный срок.

Личные дела уволенных сотрудников подлежат архивации и хранятся в специальных архивах отдела кадров на предприятии. Если предприятие не имеет собственных площадей для организации архива, личные дела уволенных сотрудников можно сдать на депозитарное хранение.

На личные дела уволенных сотрудников должна быть составлена отдельная опись, а сами личные дела и карточки уволенных сотрудников систематизируются по дате увольнения и затем, в каждом полученном массиве, по алфавиту. Срок хранения личных дел уволившихся сотрудников составляет 50-75 лет. В зависимости от даты увольнения.

Передача личных карточек работников на архивное хранение

Хранение документов уволенных сотрудников Добрый вечер! Все приказы должны храниться в номенклатурных делах. Никакого отношения к документам работника они не имеют.

Это обычная номенклатура: Год закончился – закрыли дело, открыли новое. Заявления об увольнении и о переводе так же формируются с начала года – в отдельном номенклатурном деле. По отпускам – свое номенклатурное дело.

Все документы должны формироваться в отдельные номенклатурные дела с начала и до конца года. Ничего никуда не выдергивается. Всё остается в хронологическом порядке. Те заявления, которые являются основанием для приказов со сроком хранения 75 лет, хранятся 75 лет и формируются в отдельные папки при сдаче в архив.

Архивная обработка документов по личному составу и основной деятельности В архивной деятельности есть свой сленг и термины, которые используются в нашей деятельности. Так вот: Архивация документов, Архивирование документов, и Архивная обработка документов это одно и тоже.

Теперь о том, что это такое и для чего нужно более подробно: В деятельности любой организации вне зависимости от формы собственности формируются три условные группы документов: Документы по личному составу, срок хранения 75 лет; 2. Документы по основной деятельности организации, срок хранения постоянно; 3.

Документы по финансово-хозяйственной деятельности временного срока хранения , срок хранения 5 лет; В организациях часто происходит смешение документов с различными сроками хранения.

Во избежание нарушения закона отдел кадров имеет право хранить только те бумаги, касающиеся конкретного работника, которые были созданы непосредственно в этой компании. К ним относятся:

трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
приказы о приеме на работу, о внутренних переводах;
приказы о поощрениях или наложении взысканий;
договор об индивидуальной материальной ответственности (если должность ее предусматривает);
соглашение о неразглашении сведений, относящихся к тайне;
докладные и объяснительные записки;
акты нарушения трудовой дисциплины;
приказ об увольнении.

Каждую дополнительную бумагу кадровик подшивает в папку, соблюдая хронологический порядок, и составляет опись.

В соответствии с разъяснениями Роструда, под запрет подпадают любые официальные бумаги, не связанные с трудовой деятельностью. Проще запомнить так: не храним даже копий того, что выдают госорганы:

страницы паспортов;
свидетельства о присвоении ИНН;
карточки СНИЛС;
свидетельства о браке и рождении детей;
военные билеты.

Наличие их в личном деле — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Сбор такой информации без согласия человека запрещен.

Кроме того, их хранение нарушает нормы Федерального закона № 152-ФЗ от 27.07.2006. За это предусмотрен административный штраф по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ. И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание.

Перечень документов в личном деле сотрудника

Нужно понимать, заводя личное дело сотрудника, что должно быть в 2020 году в его составе. Однако сформировать его один раз и навсегда не получится. Информацию нужно своевременно обновлять.

А делать это можно только по письменному заявлению сотрудника. По своей инициативе кадровик никакие коррективы вносить права не имеет.

Выдавать дело кому-либо отдел кадров может только по приказу руководителя. Причем касается это и того, на кого оно заведено. Ознакомиться с материалами заинтересованное лицо может в любое время, а вот выносить их за пределы кабинета без соответствующего разрешения руководства нельзя.

Если сторонняя организация намерена получить папку для просмотра, она должна подать официальный запрос. Передачу осуществить можно после получения резолюции руководителя и с составлением акта в двух экземплярах.

Мы выяснили, какие документы хранятся в личном деле сотрудника. И очевидно, что срок их хранения может отличаться. Поэтому установлен свой срок для всей папки в целом. Сначала в течение трех лет после увольнения они остаются в отделе кадров. Потом можно передать их в архив на законодательно закрепленный срок.

В соответствии со статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, документы по личному составу хранятся 50 или 75 лет (в зависимости от даты заведения или окончания — до или после 2003 года). Однако бумаги краткосрочного хранения (менее пяти лет) подшивать в общую папку не рекомендуется. В целом желательно, чтобы в соответствующем внутреннем локальном акте было указано, какие из них и зачем компания намерена хранить.

Все имеющиеся документы отдел кадров должен учитывать в журнале. Вести его можно в произвольной форме, главное, чтобы совпадала нумерация на обложке папки и в соответствующей графе журнала.

Все дела уволенных сотрудников должны храниться в течение того периода, который регламентируется для того или иного документа. Отдельно хранятся приказы на увольнение, трудовые договоры, заявления на отпуск и прочее.

Бумаги должны быть подшиты в хронологическом порядке. Если в офисе компании архива нет, их следует помещать в специальный несгораемый шкаф.

Нужно помнить, что не допускается хранение трудовых договоров и личных дел работающих и уволенных сотрудников в одном месте.

Сохранять сведения о бывших работниках в течение регламентированного срока (до 75 лет) обязуются представители государственных или частных структур. Чтобы получить доступ к личным делам, физические или юридические лица должны подать в архив соответствующий запрос и уточнить цель их получения.

В зависимости от ситуации и срока хранения обращаться требуется или в архивную службу, или в кадровый отдел компании, где работал человек, о котором нужно получить данные с той или иной целью. Часто их запрашивают для получения компенсаций, льгот, социальных или пенсионных начислений. Когда документ был использован по назначению, его потребуется вернуть в архив.

Существует возможность предоставления архивных сведений по запросу в электронном виде. Иногда подобные данные (особенно те, что хранятся от 20 лет и дольше) можно отыскать в специальных отделах библиотек, архивов государственных структур или научных организаций. Во многом здесь все зависит от того, в какой именно сфере работал человек.

Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу нужно хранить не менее 75 лет. Исключение из этого правила составляют приказы о предоставлении отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т. п.), а также приказы о взысканиях. Их нужно хранить только пять лет.

Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, а личные дела руководителей – постоянно. Также постоянно положено хранить штатное расписание. Материалы по аттестации рабочих мест следует хранить 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда – 75 лет. Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми.

Срок хранения – один год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков.

Важно Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов.

Такой порядок следует из пункта 3.6.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец – бланки листов-заверителей дела (п. 3.6.

7 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Личные дела сотрудников храните 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, – постоянно (ст.

656 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции.

Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов. В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец – бланки листов-заверителей дела.

Личные дела сотрудников храните 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, – постоянно.

Если трудовые договоры хранятся в отдельных папках В данном случае, на архивное хранение передаются трудовые договоры сотрудников только после увольнения последних из конкретной организации.

Наводя порядок в кадровой документации организации, с большой осторожностью относитесь к уничтожению документов по личному составу. Согласно пункту 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» «организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения», установленных законодательством.

Сроки хранения документов определены в Перечне типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000 (далее — Перечень). Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, то есть общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных). Сроки хранения кадровых документов представлены в таблице на с. 89.

В разделе 8.1 Перечня приведены сроки хранения документов, связанных с приемом, перемещением и увольнением работников. Так, трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки формы № Т-2, лицевые счета работников, личные дела и регистрационные формы к указанным документам имеют срок хранения 75 лет. Невостребованные трудовые книжки, книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 50 лет. Сроки хранения документов по личному составу устанавливаются Перечнем типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций, с указанием сроков хранения. Все указанные документы должны обязательно сдаваться в архив. Личные дела уволенных сотрудников передаются на архивное хранение на 75 лет. Личные дела руководителей предприятия хранятся постоянно.

Временные сроки хранения применяются всеми организациями без исключения, а постоянные теми государственными и муниципальными учреждениями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы, а также негосударственными организациями, с которыми заключены соглашения, то есть источниками комплектования архивов.

Внутренняя опись документов личного дела

Вид документа	Срок хранения документов
Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.): а) руководителя организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания б) работников	Постоянно 75 лет ЭПК*
Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел	75 лет ЭПК
Личные карточки работников (в том числе временных работников)	75 лет ЭПК
Характеристики работников, не имеющих личных дел	75 лет ЭПК
Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма, резюме и др.) лиц, не принятых на работу	1 год
Личные документы в подлиннике (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)	До востребования**
Документы (справки, докладные и объяснительные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления, командировочные заявления, командировочные удостоверения и др.), не вошедшие в состав личных дел	5 лет

* ЭПК означает, что часть таких документов может иметь научно историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.

** Невостребованные — не менее 50 лет.

Эта несложная бумага позволяет сразу при трудоустройстве зафиксировать все документы, которые предоставил сотрудник. В дальнейшем в ней же регистрируются все вновь поступающие в личное дело бумаги, факты изъятия документов для каких-либо нужд и их возврат.

Вина за утрату или порчу содержащихся в описи бумаг перекладывается на плечи отвечающего за хранение личных дел сотрудника, что является весомой причиной подходить к оформлению описи очень тщательно, учитывая и то, что в практике встречались прецеденты обращения в суд по поводу утерянных компанией документов.

Закон не требует обязательного наличия внутренней описи документов, хранящихся в личных делах сотрудников. Однако есть некоторые дела, опись к которым прилагать необходимо (что отражено в соответствующих законодательных нормативных актах). К ним относятся

те папки, которые передаются в архив предприятия на постоянное или долговременное хранение (свыше 10 лет),
а также те, которые имеют простой заголовок «личное дело» (т.е из них непонятно, какие именно документы и в каком количестве в них содержаться).

Ведение личных дел входит в компетенцию кадровых специалистов, поэтому и составление описи хранящихся в них документов также является их прерогативой. Но в некоторых случаях (например, на малых предприятиях) опись может быть составлена секретарем или руководителем компании – главное, чтобы сотрудник обладал достаточным уровнем квалификации для того, чтобы заполнить документ в правильном порядке и по всей форме. Особенно это актуально сейчас, когда отменен утвержденный ранее порядок ведения личных дел и сотрудники предприятий должны в этом процессе опираться лишь на свой опыт и общепринятую практику.

На сегодняшний день нет единого, унифицированного, обязательного к применению образца данного документа. Поэтому компании могут воспользоваться одним из двух вариантов:

каждый раз по мере надобности составлять его с произвольной форме (что неудобно при большом количестве личных дел),
использовать разработанный и утвержденный в организации шаблон (его необходимо зарегистрировать в учетной политике фирмы).

Документ должен содержать в себе ряд сведений:

наименование предприятия,
должность и ФИО сотрудника, чьи документы описываются,
список описываемых документов,
полный список бумаг, хранящихся в личном деле (а также их копий).

К описи подлежат не только трудовые книжки, документы об образовании и свидетельства о курсах повышения квалификации, но и наградные листы, копии приказов и распоряжений, касающиеся работника, списки научных трудов, сведения об ученых степенях и т.д.

Основную информацию лучше всего вносить в документ в виде таблицы.

Надо отметить и то, что по мере расширения личного дела, все новые, поступающие в него бумаги также следует фиксировать в описи, как и те, которые из него изымаются или, наоборот, в него возвращаются (с указанием лиц и причин, по которым они понадобились).

Документ может быть оформлен как от руки (при помощи линейки, карандаша и ручки), так и напечатан на компьютере (наиболее удобно, т.к. можно распечатать сразу необходимое количество копий). Его можно заполнять на чистом листе А4 формата или же на фирменном бланке предприятия (роли не играет). Обычно делается один экземпляр документа для каждого дела, но если сотрудник попросит предоставить ему копию, отказать ему представитель работодателя не имеет права.

Опись может состоять из одного или нескольких листов (при большом количестве документов). Если она содержит много страниц, они должны быть пронумерованы.

При заполнении документа следует избегать неточностей и ошибок, а тем более внесения в него заведомо недостоверных или ложных сведений – при обнаружении таковых фактов это может привести к дисциплинарному наказанию ответственного сотрудника.

Документ можно хранить разными способами, например, приклеить к обратной стороне титульного листа папки личного дела, либо просто вложить в папку (если опись имеет много листов).

После того, как работник расстался со своим рабочим местом, ведение его личного дела прекращается. Выдавать его ему на руки запрещено, поэтому оно передается в архив предприятия. На описи же после внесения последней записи, все оставшиеся незаполненными пустые строки перечеркиваются, чтобы ни у кого не возникло соблазна вписать туда какую-нибудь дополнительную информацию. Затем документ в составе всего личного дела отправляется на хранение в архив.

Сложности при заполнении возникнуть не должны, но присутствует ряд важных особенностей:

Пункт 1 не следует заполнять, если принимаемый на должность является офицером запаса.
Раздел 2 проверяет и подписывает инспектор по кадрам.
Пункт 7 может измениться, поэтому данные туда вписывают при помощи карандаша.
Пункт 3 заполняют без сокращений.

Кроме подписи, нужно привести ее расшифровку и наименование должности лица, которое проверяло. Раздел 2 подписывает и сам работник. Ошибки в этой части личной карточки недопустимы, поскольку от этих сведений зависит, как будут считать стаж работника.

→→→→Личная карточка сотрудник.

Личная карточка сотрудника является обязательным документом, составляемым при . Вести ее обязаны все организации (вне зависимости от организационно-правовой формы) и ИП, имеющие наемных сотрудников.

Как правило, указанный документ составляется по унифицированной форме:

Т-2 – для сотрудников большинства ИП и ООО.
Т-2 ГС (МС) – для государственных и муниципальных служащих.
Т-4 – для научных и научно-педагогических сотрудников.

Примечание: организация вправе самостоятельно разработать форму личной карточки, с учетом требований, предъявляемых законодательством.

Личная карточка должна быть распечатана на картоне типографским способом. Срок хранения указанного документа – 75 лет.

Личная карточка заполняется сотрудником отдела кадров на основании следующих документов:

;
документ, удостоверяющего личность;
;
;
;
военный билет;
диплом, аттестат и иные документы, подтверждающих квалификацию, профессиональные знания и образование сотрудника;
другие документы (при необходимости).

П. 5 «Знание иностранного языка» заполняется следующим образом: «владеет свободно», «читает и может объясниться», «читает и переводит со словарем».
П.
8 «Стаж работы» заполняется в соответствии с трудовой книжкой и иными документами, подтверждающими общий трудовой стаж.
П. 10 «Состав семьи» и п. 12 «Фактический адрес места жительства» заполняются со слов сотрудника.

На граждан, находящихся в запасе:

П. 1 «Категория запаса» – на офицеров запаса не заполняется.
П.
3 «Состав (профиль)» – заполняется без сокращения (командный, матросы и т.п.).
П.
4 «Полное кодовое обозначение ВУС» – указывается полное обозначение.
П. 5 «Категория годности к военной службе» – сведения указываются в виде букв: А-годные к службе, Б – годные к службе, но с незначительными ограничениями, В – ограниченно годные, Г – временно не годные. Примечание: если в военном билете данные о годности к военной службе отсутствуют в п.
5 указывается значение «А».
П. 7 «Состоит на воинском учете» – строке «а» заполняется если есть мобилизационное предписание и (или) штамп о его выдаче и изъятии.
Строка «б» заполняется в случае если гражданин забронирован за организацией на период мобилизации и на военное время.

На граждан, подлежащих призыву:

П. 1, п. 3, п. 4, п. 7 – не заполняются.
П.
2 – указывается «подлежит призыву».
П. 5 – сведения указываются в виде букв: А-годные к службе, Б – годные к службе, но с незначительными ограничениями, В – ограниченно годные, Г – временно не годные, Д – не годные к военной службе.

Данные в указанный раздел вносятся в соответствии с приказом о приеме на работу. В указанные разделы работодатель вносит сведения о повышении квалификации, переаттестации, профпереподготовки и наградах.

Содержит сведения об отпусках сотрудника.

Данный раздел заполняется если сотрудник имеет право на социальные льготы. В качестве дополнительных сведений в указанном разделе работодатель может отразить наличие прав на вождение автомобиля, заграничного паспорта и т.п. Унифицированная форма Т-2 ().

Унифицированная форма Т-2ГС ().

Унифицированная форма Т-4 (). Ниже представлен образец заполнения личной карточки работника по форме Т-2:

Справка 2-НДФЛ, или справка, подтверждающая ваши доходы, которая еще не так давно была интересна только налоговым службам, становится с каждым днем все более популярным документом. Сегодня эту форму могут потребовать

В банке, при обращении за кредитом;
В отделе кадров, если вы меняете место работы;
В налоговой;
В суде;
В пенсионном фонде;
При оформлении визы;
В органах опеки.

Чаще всего эта справка нужна в банке, если вы обратились за получением кредита.

Нет никаких проблем, если ваша зарплата − «белая», доходы высокие, и вы готовы показать это со всеми необходимыми подписями. Но как же быть, если официальные доходы едва ли удовлетворят банковскую кредитную комиссию? Количество отказов в кредитах из-за недоверия к платежеспособности заявителя растет с каждым днем.

Выход, впрочем, есть — обратиться за искомой справкой в нашу компанию.

Чем мы можем помочь?

Мы подготовим для вас справку 2-НДФЛ с подтверждением, а это означает, что такой документ не вызовет никаких вопросов и удовлетворит даже самых придирчивых банковских работников.
Мы не собираемся искажать никакие данные, все сведения в документе о доходах будут соответствовать действительности и легко проверяться.
Документ будет включать в себя все необходимые пункты и соответствовать самым высоким стандартам.
Мы оформим бумаги в максимально краткие сроки, тем самым сэкономив ваше время.

Представить документ о доходах проблематично иногда даже для весьма состоятельных людей.

Вкладной лист в личную карточку работника т 2 бланк скачать

→ → Актуально на: 31 января 2020 г. К числу основных документов по учету кадров в организации относится Личная карточка работника (). Она утверждена Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 в составе унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

Напомним, что с 01.01.2013 применение первички, содержащейся в альбомах унифицированных форм, не является обязательным (). И несмотря на то, что обязанность ведения личных карточек нормативно не определена, заполнение личных карточек работников в организациях целесообразно. Ведь в этих карточках содержится вся основная информация о работнике, которая необходима или может оказаться таковой для работодателя.

Подробнее о личной карточке работника по форме № Т-2 расскажем в нашей консультации. Личная карточка работника состоит из 11 разделов: Номер раздела Наименование раздела Какая информация отражается I Общие сведения Ф.И.О. работника, дата и место рождения, знание иностранных языков и образование, стаж работы, состояние в браке и состав семьи, данные о паспорте и месте жительства работника и др.

II Сведения о воинском учете Категория запаса, воинское звание, категория годности к военной службе и др.

III Прием на работу и переводы на другую работу Даты и основания приема и перевода работника на другую работу, должность, оклад и др. IV Аттестация Дата аттестации, решение комиссии и др. V Повышение квалификации Даты начала и окончания обучения, вид повышения квалификации, наименование образовательного учреждения и др.

VI Профессиональная переподготовка Даты начала и окончания переподготовки, специальность и др.

VII Награды (поощрения), почетные звания Наименование награды или поощрения, наименование, номер и дата документа, являющегося основанием для награды (поощрения) VIII Отпуск Вид отпуска, период работы, за который отпуск предоставляется, его продолжительность, даты начала и окончания, основание для отпуска IX Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством Наименование льготы, ее основание, номер и дата документа, дающего право на льготу X Дополнительные сведения К примеру, о времени отстранения от работы, периодах простоя и др. XI Основание прекращения трудового договора (увольнения) Указывается основание увольнения, дата увольнения и реквизиты соответствующего приказа (распоряжения) Личные карточки на работников открываются сотрудниками кадровой службы на основании следующих документов:

приказ о приеме на работу;
паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
трудовая книжка или документ, подтверждающий трудовой стаж;
СНИЛС;
документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Кроме того, при заполнении личной карточки работника используются сведения, сообщенные о себе самим работником.

Порядок заполнения отдельных разделов личной карточки предусмотрен , утв.

Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Скачать бланк личной карточки работника по форме № Т-2 в формате Word можно по ссылке ниже.

Форма Т-2: бланк . Также читайте:

Это означает, что, во-первых, дела систематизируют по годам. Во-вторых, дела систематизируют по названиям структурных подразделений, в которых они хранятся. Все дела постоянного срока хранения за год располагаются по степени важности. Обычно это соответствует порядку расположения структурных подразделений и заголовков дел в номенклатуре дел. Рис. 6.7. Форма итоговой записи и заверительной подписи Таким образом, получается стройный перечень всех дел одного срока хранения за один год. Для удобства поиска наименования структурного подразделения могут быть указаны в описи перед первым делом соответствующего структурного подразделения. В организациях, где количество дел, образующихся в год, невелико, нецелесообразно каждый год составлять новую опись. Возможна подготовка одной описи, включающей дела за несколько лет. Рис. 6.8. Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу Рис. 6.9.

Вами составляется самостоятельно перечень вносимых в него документов:Например, к таким документам относятся: документы об образовании работника, сведения о направлении на работу; характеристики, рекомендательные письма ( при наличии); документы, отражающие вопросы приема, внутреннего перемещения ( перевода) и увольнения работника ( его личное заявление, копии или экземпляры приказов и другие документы).Требования к оформлению личных дел, принимаемых в архив:При этом полное оформление дел предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов; составление листа- заверителя, а также составление, (в необходимых случаях), внутренней описи документов; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела ( уточнение название организации; регистрационного индекса дела; крайних дат дела; заголовка дела)Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению.

Перед этим ЛД соответствующим образом подготавливают, а именно: — папки ЛД расшивают и проверяют — при наличии оригиналов изымают копии и дубликаты, канцелярские скрепки и скобы от степлера удаляют; — если в деле есть оригиналы личных документов, их помещают в отдельный конверт и также подшивают в дело; — документы группируют по хронологическому признаку (самый ранний — сверху, самый поздний (приказ об увольнении) — снизу; — составляют внутреннюю опись ЛД; — все листы дела нумеруют, номера проставляются простым карандашом в левом верхнем углу листа, нумерация сквозная, внутренняя опись имеет свою нумерацию; — документы брошюруют и подшивают в обложку из твердого картона; — оформляют и приклеивают на обложку описание дела по утвержденному образцу.

Правила формирования и оформления личного дела сотрудника

Оформление обложки дел производится в процессе заведения дел в делопроизводстве и выполняется в соответствии с требованиями государственного стандарта ГОСТ 17914-72. «Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования». В момент заведения дела по номенклатуре дел ряд сведений уже был вынесен на обложку:

наименование учреждения (организации) и его подчиненность;
наименование структурного подразделения;
делопроизводственный индекс дела;
заголовок дела;
срок хранения дела.

При подготовке дела к сдаче в архив эти реквизиты уточняются и дополняются.

Как правильно архивировать личное дело работника

Для негосударственных организаций, часть документов которых отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, для такой передачи необходимо заключение договора с учреждением системы Федеральной архивной службы России. Если организация своевременно не заключила договор с архивом, то в этом случае государственный (муниципальный) архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников организации.
Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим. Подготовка документов к передаче в архив В каждой организации в течение года образуется определенное количество дел.

Часть из них после установленного срока хранения надо сдавать в архив. Это дела с исполненными документами постоянного» временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела. Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела. 3.6.18.

Личное дело сотрудника — пакет документов и сведений о работнике касательно занимаемых им должностей и работы на предприятии. Такая совокупность документов подготавливается на каждого работника организации.

Согласно ФЗ от 27.04.2004 № 79-ФЗ и Указу президента РФ от 30.05.2005 № 609 ведение личных дел обязательно для государственных служащих, для остальных категорий — по желанию работодателя.

На практике на каждом предприятии ведется учет личных дел, что помогает систематизировать работу кадрового отдела и организации.

Подготовить личное дело уволенного в архив

Важнейшим направлением делопроизводства является сфера хранения и использования оригиналов. Бумаги обязаны храниться в архиве предприятия. Порядок хранения бумаг регламентируется отдельными нормативами законодательства. Соответственно, работодатель гарантирует работникам сохранность и конфиденциальность информации, предоставленной в папке.

Уничтожение личных сведений осуществляется в соответствии с государственными требованиями, разработанными в области работы архивов. Уничтожению подлежат акты, срок хранения которых уже подошел к концу. Документацию для дальнейшего уничтожения выбирает ответственная экспертная комиссия, которая действует в соответствии с актом о выделении бумаг для уничтожения.

Папки, которые подлежат уничтожению, передаются для дальнейшей утилизации. Перед сдачей все образцы упаковываются и опечатываются. Передача оформляется в порядке соответствующей накладной, в которой должны точно указываться дата приема, количество папок и общий вес макулатуры.

2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» «организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения», установленных законодательством.

Номенклатурные дела для целей архивации документов следует открывать по каждому наименованию. К примеру, в одной папке хранить документы на отпуск, в другой – приказы на увольнение, а в третьей – основания для переводов и поощрений. Главное складывать и сшивать все бумаги в хронологическом порядке.

ВАЖНО: все документы, являющиеся приложениями к приказам со сроком хранения 75 лет, должны храниться на протяжении этого же периода.

Все документы должны подразделятся при архивации с учетом регламентированных сроков их хранения. По окончании каждого года требуется сшить все приказы, заархивировать личные карточки уволенных (форма Т 2), опечатать документы и передать архивариусу. Если у вас нет специального архива, заприте папки в несгораемый шкаф.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ: нужно хранить отдельно документы работающих и личное дело уволенного сотрудника.

Хранить документы нужно в подлинниках. Копии допустимы как приложения к приказам на прием/увольнение/перемещение. Процедура хранения требует следования таким правилам:

Все личные дела на сотрудников ведутся на бумаге и складываются в папки с последующей прошивкой и нумерацией
На обложках каждой вновь сформированной папки проставляются порядковые номера и количество находящихся там дел
В отделе кадров текущему хранению подлежат только папки с документами фактически работающих сотрудников
Все папки с бумагами уволенных следует сдать в архив и хранить их по датам и внутри дат по алфавиту по возможности

ВАЖНО: текущее и архивное хранение должны быть организованы в специальных шкафах, не доступных влаге и огню.

Эффективность процесса управления персоналом зависит во-многом от того, насколько индивидуальным будет подход к каждому конкретному работнику. Чем больше сведений о сотруднике известно, тем в большей степени будет обеспечиваться его персонификация.

Такие сведения собираются, систематизируются и анализируются с помощью личных дел. В них подшиты документы, позволяющие получить точное, объективное и максимально полное представление о конкретном работнике.

Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников

Личное дело включает документы, отражающие сведения о работнике и его трудовой деятельности, либо о студенте и его обучении в ВУЗе. Как правило, личное дело формируется в течение длительного периода времени все время работы или учебы. Они входят в состав документов по личному составу. В настоящее время личные дела на работников в обязательном порядке в соответствии с Указом Президента РФ от Для других сфер деятельности в нормативных документах нет упоминания об обязанности ведения личных дел. Фактически для большинства организаций это становится делом добровольным. Тем не менее практика показывает, что формирование и своевременное комплектование личного дела на работника приносит много пользы.

Подобное приводит к проблемам, и, в первую очередь, придётся ответить работодателю перед законом. Горшки моются после каждого использования при помощи ершей или щеток и моющих средств.

В поисках решения жилищной проблемы супруги, недавно оформившие отношения, задаются вопросом: есть ли государственная программа доступного жилья в поддержку молодых семей.

Все о расчете человеко-часов: формула и сопутствующие показатели. Причины подачи жалобы на бездействие участкового или следователя. Владелец жилого помещения обязан регулярно отчислять определённую сумму на это мероприятие.

Документы в местную администрацию. Несмотря на то, что сама процедура, по сути простая, но работа с ней довольно сложная, так как множество нюансов, в которых легко запутаться. А обеспечить присутствие всех может быть затруднительно. Выписка с одновременной пропиской через портал Госуслуг. Игнорирование такого правила дает возможность продавцу перенаправить изделие на проведение гарантийного ремонта без предварительной проверки на наличие заводских дефектов.

Теперь присвоением гражданства с отметкой занимается миграционная служба. Эта организация отвечает за своевременное восстановление подачи ресурса. Причину, по которой документ утратил свою силу, можно узнать, проверив, какое транспортное средство застраховано по этому документу.

Нахождение ребенка в автомобиле должно быть спиной к направлению движения. Чем дороже остатки, тем меньше выплаты.

Цель: создание целостной системы, обеспечивающей оптимальные условия для учащихся младших классов с их возрастными и индивидуальными способностями, уровнем развития, состоянием соматического и нервно-психического здоровья. В этой категории можно ознакомиться с образцами доверенностей на недвижимость и примерами их заполнения в году.