Как вести книгу учета трудовых книжек если есть подразделения в других городах

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как вести книгу учета трудовых книжек если есть подразделения в других городах». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание:

Заполняет и ведет книгу сотрудник, осуществляющий документальный прием и увольнение работников.

Чаще всего в организации это:

кадровик
бухгалтер
hr-менеджер

Любой другой сотрудник может назначаться приказом работодателя как лицо, ответственное за ведение, заполнение и хранение этого документа.

Книга учета движения трудовых книжек

Книга учета трудовых книжек сначала прошивается, а затем пломбируется перед ее заполнением ответственным сотрудником. Для этого надо:

Пронумеровать все страницы от первого листа до последнего.
Сделать два отверстия рядом с линией изгиба страниц (от первой страницы до задней обложки включительно).
В отверстия вставить нитку (лучше шелковую в диаметре приблизительно миллиметр, чтобы не порвалась), концы нитки вывести сзади обложки.
Концы нитки необходимо завязать и закрепить на обложке таким образом, чтобы их нельзя было извлечь, этот процесс называется опломбированием.

Опломбировать можно несколькими способами, например, использовав специальную пломбу-наклейку, которую можно заказать в любом интернет-магазине по цене от 2 рублей за штуку, или изготовить ее самостоятельно из бумаги: достаточно вырезать прямоугольник размером 3 на 7 сантиметров и заклеить им концы нитки. Основное требование, чтобы нить была зафиксирована “намертво”, и вытащить ее без разрыва пломбы было невозможно.

На месте крепления концов нитей, непосредственно на пломбе-наклейке, необходимо сделать запись о количестве листов в книге, ФИО ответственного лица и подпись.
Заверяем пломбу оттиском печати организации.

Купить данный документ можно в любом канцелярском магазине за наличные деньги, его стоимость – несколько десятков рублей. Можно заказать через офис-менеджера по безналичному расчету или по договору в интернет-магазине.

Штрафы за отсутствие или нарушения учета

В случае отсутствия Книги учета трудовых книжек работодателю грозит штраф в размере до 70 000 рублей в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ.

Как вести книгу учета движения трудовых книжек?

Данная книга должна вестись по соответствующей утвержденной форме (см. ниже). В новой книге проставляется дата, с которой начато ее ведение, а при заполнении всех страниц ставится дата окончания ведения этой книги.

В данной книге учета следует регистрировать все трудовые книжки сотрудников:

принятые от них при поступлении на работу,
выданные им, как поступающим на работу впервые,
а также вновь выданные вкладыши в трудовые книжки.

Если от сотрудника получена трудовая книжка с уже вшитым в нее вкладышем, который был оформлен на другом предприятии, то регистрировать необходимо только книжку, а вкладыш в книгу учета движения трудовых книжек отдельной строкой вносить не следует.

Приложение № 3

к Постановлению Минтруда России
от 10.10.2003 № 69

КНИГА
УЧЕТА ДВИЖЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И ВКЛАДЫШЕЙ В НИХ

№ п/п	Дата приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее			Фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки	Серия и номер трудовой книжки или вкладыша в нее	Должность, профессия, специальность работника, который сдал трудовую книжку или на которого заполнена трудовая книжка или вкладыш в нее	Наименование места работы (с указанием структурного подразделения), куда принят работник	Дата и № приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого произведен прием работника	Расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку	Получено за заполненные трудовые книжки или вкладыши в них (руб.)	Дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора)	Расписка работника в получении трудовой книжки
№ п/п	число	месяц	год	Фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки	Серия и номер трудовой книжки или вкладыша в нее							Расписка работника в получении трудовой книжки
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13

В книге учета необходимо заполнять все пронумерованные графы:

1 — проставить регистрационный номер в порядке поступления.

2, 3, 4 — проставить дату арабскими цифрами. В большинстве случаев дата приема на работу и дата заполнения трудовой книжки не совпадают, поэтому в этой книге лучше вписать дату приема сотрудника на работу.

5 — полностью вписать фамилию, имя, отчество сотрудника. Указание инициалов недопустимо.

6 — проставить серию и номер настоящей трудовой книжки (оформленного вкладыша). В случае получения от сотрудника трудовой книжки образца 1938 г., в этой графе ставится прочерк, потому что серия и номер в данных книжках отсутствуют.

7 — вписать должность, профессию, специальность работника, владельца трудовой книжки (вкладыша), согласно штатного расписания.

8 — указать место работы (структурное подразделение).

Работодатель обязан на должном уровне организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них. Отдельным приказом он может назначить должностное лицо, которое будет нести ответственность за правильный учет и хранение трудовых книжек.

За несоблюдение описанных выше установленных правил ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность в виде остановки деятельности работодателя до девяноста суток либо наложение штрафа в размере:

от 1000 до 5000 рублей

— на физлиц индивидуальных предпринимателей

— на ответственных должностных лиц,

от 30000 до 50000 рублей

— на юридических лиц.

Важно, чтобы она совпадала с днем увольнения.Обычно за ведение журнала, а также хранение и учет трудовых книжек назначаются кадровые работники. Но не все компании имеют отдельного человека или службу, занимающуюся кадровыми вопросами. В маленьких организациях это может делать сам руководитель, бухгалтер или секретарь.Назначается ответственный соответствующим приказом по предприятию. Должность его не играет роли.

Все дела, связанные с ведением книжек, передаются от одного ответственного человека другому специальным актом.Некоторые маленькие организации грешат отсутствием журнала. Следует понимать, что это является грубым нарушением законодательства.При проверке на должностное лицо могут наложить штраф размером 500 — 5 000 руб.

В случае привлечения к ответственности организации, размер санкции будет значительно выше.

Все советы мы проверили и выбрали те, которые действительно упростят рутинную работу, спасут от неприятных ситуаций. Посмотрите, какие именно хитрости вы можете использовать, поделитесь секретами… Читайте по теме в электронном журнале Исчерпывающего списка, в котором отражены все операции с трудовыми книжками, нет.

Исходя из практики кадровой работы, перечень включает в себя:

открытие новой книги на имя работника, для которого это место является первым в профессиональной деятельности, внесение записи о его приеме;
внесение записей об увольнении;
отражение случаев временной выдачи книжек на руки;
прием документа от сотрудника, поступающего на работу;
внесение записей о деятельности сотрудника, его перемещениях или переводах, поощрениях и награждениях, а также наказаниях;
выдача трудовых увольняющимся сотрудникам, снятие документов с учета.

Ее нельзя заменять бумажной наклейкой. Сургучная печать для книги учета трудовых книжек должна быть выполнена в виде индикаторного устройства однократного использования и соответствовать ГОСТ 31282-2004. На последней странице, возле сургучной печати делается завершительная надпись: количество листов (цифрой и прописью), дата начала ведения книги, ФИО и должность уполномоченного лица.

Книгу учета движения трудовых книжек необходимо опломбировать.

Сделать это можно несколькими способами, например, использовав специальную пломбу-наклейку или изготовить ее самостоятельно из бумаги: достаточно вырезать прямоугольник размером 3 на 7 сантиметров и заклеить им концы нитки.

Главное, чтобы нить была зафиксирована “намертво”, и вытащить ее без разрыва пломбы было невозможно.

Журнал учета трудовых книжек если сотрудник работает в другом городе

Установленная работодателем плата должна включать в себя налог на добавленную стоимость.

Стоимость трудовой книжки (вкладыша в нее) по заявлению работника может быть удержана из его заработной платы или внесена им в кассу организации.

Внимание В пятом столбце книги укажите фамилию, имя, отчество специалиста, владельца документа о подтверждении трудовой деятельности.

В шестой графе напишите серию, номер, трудовой книжки или вкладыша. В седьмом столбце впишите наименование позиции, по которой трудится работник, который получил новую трудовую книжку или сдал ранее заверенный, заполненный документ работодателю.

Если работодатель не вел ранее книгу учета трудовых книжек и у него есть возможность восстановить все записи и получить соответствующие подписи работников, представляется, что лучше исправить нарушение как можно скорее.

При этом, факт отсутствия книги учета было бы целесообразным зафиксировать в соответствующей докладной записке: Генеральному директору ООО «Ромашка» С.Н. Антонову ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 25.03.2014 № 25 Об отсутствии книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них Приступив к выполнению обязанностей инспектора по кадрам, я выявила отсутствие книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Это является нарушением законодательства о труде, а именно ч.

Так как книга учета движения трудовых книжек заполняется вручную, то ответственный за ее заполнение работник может нечаянно допустить какую-либо ошибку, которую затем обязательно нужно будет исправить. Как производить исправление ошибок в данной книге законодательно не описано.

Одним из вариантов исправления ошибок в таком рукописном документе является внесение под ошибочной записью пометки «Запись за №__ считать не действительной» и затем вписать правильный текст. Исправление следует подтвердить подписью ответственного работника, который внес это исправление.

от 1000 до 5000 рублей

— на физлиц индивидуальных предпринимателей

— на ответственных должностных лиц,

от 30000 до 50000 рублей

— на юридических лиц.

Что делать, если нужно исправить запись в книге учета трудовых книжек?

Если кадровый сотрудник не заводит журнал регистрации трудовых договоров, а ведает только книгой учета движения трудовых книжек на предприятии, то ему стоит знать основные правила. Если, кроме трудовой, сотрудник предъявил еще и вкладыш, то отдельную запись о последнем в книгу учета делать не стоит.

Книга движения трудовых на предприятии включает в себя следующие основные записи, во время внесения которых кадровик может допустить ошибку:

Номер регистрации документа, внесенный в хронологической последовательности.
Даты, указанные только арабскими цифрами. Довольно часто происходит так, что момент времени заполнения трудовой книги не соответствует дате поступления сотрудника на работу. В таком случае верным считается внесение даты зачисления работника в штат.
Инициалы вносить запрещено. Имя, отчество и фамилию сотрудника нужно вписывать вручную без сокращений.
Номер и серия трудовой книжки сотрудника.
Согласно утвержденному штатному расписанию, кадровик вписывает название занимаемой должности/специальности сотрудника.
Информация о структурном подразделении предприятия, к которому данный сотрудник относится.
Номер, дата локального акта, который стал основанием для внесения необходимых записей в трудовую книжку, например, приказ, распоряжение, постановление руководства. Если регистрируется только вкладыш, то эти данные не вносят.
После внесения всех вышеперечисленных записей необходимо указать должность и поставить подпись ответственного за заполнение и надежное хранение бланков трудовой деятельности.
Если на предприятии предусмотрено взимание с сотрудника определенной суммы за выдачу трудовой книги, то эту сумму нужно указать прописью. Если на предприятии данная плата не предусмотрена, то в строке ставится прочерк.
Если сотрудник увольняется, то в день официального ухода ему выдается трудовая книжка, после получения которой он должен поставить свою подпись в учетном регистре трудовых документов, тем самым подтверждая факт официального получения своих документов.
В день увольнения в данной книжке учета ставится дата увольнения сотрудника.

Этот один из важнейших документов на предприятии/организации заполняется вручную ответственным сотрудником отдела кадров, которому, как любому человеку, свойственно иногда ошибаться. Всякую ошибку нужно исправлять.

Сейчас в законодательстве нет четких предписаний по поводу того, как исправлять ошибки в данном учетном регистре. На сегодняшний день имеются только рекомендации специалистов по данному вопросу.

Основным правилом хранения является процедура контроля, за сохранностью кадровых документов.

Трудовые книжки по общему положению, установленному Трудовым кодексом в статье 66, должны храниться у работодателя на всём протяжении трудовой деятельности лица. В день увольнения работодатель или ответственное лицо выдаёт её на руки, под роспись.

Она заводится на работника принятого по основному трудовому договору не позднее, чем через 5 рабочих дней, руководствуясь частью 4 статьи 66 ТК РФ.

Заполнение ТК производится с опорой на правовые основания Трудового кодекса, при использовании стандартных формулировок заполнения, в соответствии с установленным регламентом. Внесённые записи должны иметь безупречный вид, выполняться без помарок и исправлений.

После заполнения сведений о приёме на работу, документы регистрируются в соответствующих этому, журналах учёта. После регистрации документация раскладывается по отведённым местам.

Вновь прибывшие сотрудники обеспечиваются трудовой книжкой после оформления на работу. Она заводится непосредственно на предприятии, на новом, чистом, ранее не использованном бланке.

Бланк ТК – основа книжки сотрудника, который, однако, не имеет аналогичной ценности. Соответственно его хранение не связано с определёнными условиями.

Где хранятся чистые бланки трудовых книжек? Храниться бланки могут в месте, предусмотренном сотрудником кадровой службы или непосредственно руководителем.

Если бланки подвергнутся порче – организация понесёт незначительный материальный ущерб, ограниченный приобретением новых экземпляров.

Тем не менее, добросовестный сотрудник обязан хранить их в чистоте и не оставлять в доступном месте, стараясь ограничить их от возможности хищения.

Не надлежащее хранение бланков может спровоцировать преступный умысел у морально неблагонадёжных лиц. Хотя во многих регионах бланки ТК находятся в свободной продаже.

Испорченные бланки списываются специальным актом и уничтожаются.

Как вести трудовую книжку? Трудовая книжка становится объектом деятельности кадровых специалистов после приёма сотрудника на постоянную работу и заключения с ним трудового договора.

Так как принятие лица на должность осуществляется приказом – соответствующий приказ сыграет важную роль в работе с этим документом.

В целом процесс ведения основан на положениях статьи 66 ТК РФ, он заключается:

во внесении соответствующих записей, отражающих движение сотрудника по карьерной лестнице в пределах организации;
во внесении записей о поощрениях или дисциплинарных взысканиях на основании статьи 191 ТК РФ.;
в надлежащем хранении и выдаче;
в ответственности за передачу сотруднику после его увольнения.

Нормативы и регламент ведения, хранения и учета трудовых книжек

Кто ведет трудовые книжки на каждого работника? Если в организации существует отдел по работе с персоналом (отдел кадров), сотрудники определяются в соответствии с должностными инструкциями, прописанными для определённых должностей. Как правило, в этом случае доступ к документам имеет начальник отдела и лица, по его распоряжению.

Если такой отдел отсутствует, лицо, ответственное за ведение делопроизводства ТК, назначается приказом директора (руководителя). Имеющиеся книжки сотрудников передаются ему актом. В маленьких организациях руководитель ведёт записи лично.

После принятия трудовой книжки от сотрудника, ответственность за её заполнение и хранение возлагается не только на сотрудника кадрового отдела, но и на руководителя, который обязан контролировать процесс ведения делопроизводства этих важнейших документов.

Ответственность снимается после того как:

Уволившийся сотрудник забрал свою книжку под роспись.
ТК была выслана ему почтой или передана через доверенное лицо по нотариально удостоверенной доверенности.
Было отправлено заказное письмо, уведомляющее его о необходимости забрать документ.
Был составлен акт об отказе её получения.

Не выданный вовремя документ – правонарушение, за которое может вменяться ответственность в соответствии со статьёй 232 ТК РФ.

По требованию выдача должна быть осуществлена в последний день работы. В иных случаях – не позднее 3 дней по её завершении.

При назначении ответственного лица определяются условия, на которых сотрудником принимаются полномочия.

Они могут:

освобождать его от других видов работ;
предоставлять определённую компенсацию;
устанавливать доплату;
осуществляться наряду с основной деятельностью без предусмотренной компенсации или доплат.

Смена уполномоченного, независимо от причин осуществляется приказом. Руководитель издаёт приказ:

об освобождении ответственного лица;
о назначении ответственного лица.

Освобождение уполномоченного и назначение нового, может осуществляться одним приказом или двумя разными. Ситуация зависит от одновременности назначения или от наличия временного отрезка между назначениями.

При смене уполномоченного, его также необходимо проинструктировать об основных положениях проведения процедуры ведения и хранения ТК.

\r\n\r\n

В Законе № 439-ФЗ сказано о необходимости известить всех работников, без каких-либо исключений. А значит, направить уведомления нужно и тем, кто находится в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком. Адресатами уведомления будут также надомники, сезонные, временные сотрудники и т.п. Известить нужно работников всех подразделений, представительств и филиалов. Наконец, не забывайте, что руководитель организации в большинстве случаев также является ее работником. То есть его тоже нужно уведомить о возможности перейти на ЭТК.

\r\n\r\n

Электронные трудовые книжки: что работодатели должны сделать в 2020 году

В этом документе, как ни странно, чаще всего допускают наибольшее количество ошибок. Законодательство РФ предусматривает наличие данного документа на предприятии, но не обязывает работодателя в лице юридического лица или в лице индивидуального предпринимателя вводить этот регистр в производственный документооборот.

Четко установленной формы заполнения журнала регистрации трудовых договоров нет. Однако этот документ включает в себя следующие записи:

Номера документов, вносимых в хронологической последовательности. Именно в этой элементарной части журнала неопытные кадровики совершают грубые ошибки, исправить которые можно только с помощью ликвидации текущего журнала и создания нового.
Даты заключения договоров и их номера.
Личные данные сотрудника (ФИО, дата рождения).
Занимаемая должность, наличие категории или разряда.
Структурное подразделение, к которому относится работник.
Дата заключения/расторжения трудового договора, а также подпись.
Информация о том, какая форма данной работы: постоянная или по совместительству.
Дополнительная информация.

Номер регистрации документа, внесенный в хронологической последовательности.
Даты, указанные только арабскими цифрами. Довольно часто происходит так, что момент времени заполнения трудовой книги не соответствует дате поступления сотрудника на работу. В таком случае верным считается внесение даты зачисления работника в штат.
Инициалы вносить запрещено. Имя, отчество и фамилию сотрудника нужно вписывать вручную без сокращений.
Номер и серия трудовой книжки сотрудника.
Согласно утвержденному штатному расписанию, кадровик вписывает название занимаемой должности/специальности сотрудника.
Информация о структурном подразделении предприятия, к которому данный сотрудник относится.
Номер, дата локального акта, который стал основанием для внесения необходимых записей в трудовую книжку, например, приказ, распоряжение, постановление руководства. Если регистрируется только вкладыш, то эти данные не вносят.
После внесения всех вышеперечисленных записей необходимо указать должность и поставить подпись ответственного за заполнение и надежное хранение бланков трудовой деятельности.
Если на предприятии предусмотрено взимание с сотрудника определенной суммы за выдачу трудовой книги, то эту сумму нужно указать прописью. Если на предприятии данная плата не предусмотрена, то в строке ставится прочерк.
Если сотрудник увольняется, то в день официального ухода ему выдается трудовая книжка, после получения которой он должен поставить свою подпись в учетном регистре трудовых документов, тем самым подтверждая факт официального получения своих документов.
В день увольнения в данной книжке учета ставится дата увольнения сотрудника.

Приведем самый яркий и распространенный вариант исправления ошибочных записей в вышеупомянутом регистре. Если по каким-либо причинам в записях последней была допущена ошибка, то следует поступать следующим образом:

в пустой строке под неверной записью или после последней записи ставится отметка: «Запись под номером … считать недействительной»;
ниже указать достоверную информацию;
чтобы было понятно, кем именно были внесены изменения, под верной записью указывается фамилия, должность, подпись исправившего, а также дата внесения правильных записей.

Данный метод схож с корректурным способом исправления ошибок в регистрах бухгалтерского учета.

Трудовая книжка по-прежнему представляет собой основной документ о рабочей деятельности. Все чаще поговаривают о том, что пора бы перейти на электронную версию документа — идти в ногу со временем в век информационных технологий. Но пока до этого дело не дошло, остается актуальным вопрос о том, что же такое книга учета движения трудовых книжек и обязательно ли ее вести.

Это своего рода журнал, в котором фиксируются данные о приеме и увольнении — именно так подтверждается стаж и рабочая деятельность человека в целом. Речь при этом идет о работе по основному месту, так как именно у основного работодателя хранятся сами книжки.

Норма императивная и не зависит от формы собственности или организационно-правовой формы юридического лица. Иными словами, учет трудовых книжек в бюджетных учреждениях обязателен, равно как в ООО или ПАО.

Правительство определяет не только вид самих трудкнижек, но и порядок обращения с ними, так говорится в статье 66 ТК РФ. Подробная регламентация вопроса — в Постановлении Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (ред. от 31.10.2016).

ВАЖНО! За отсутствие книги учета трудовых книжек предусмотрен штраф в размере до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ)!

Все зависит от комплектации штата. Так, если есть отдел кадров, то учетом займется кадровик, при его отсутствии — бухгалтер. Если вменить обязанность некому, то сам руководитель. Если вы впервые столкнулись с подобным документом, то разобраться с заполнением вам поможет наша книга учета трудовых книжек, образец скачать вы сможете в конце статьи.

В заполнении вопросов на практике не возникает, так как графы предельно просты и понятны. Записи вносятся вручную разборчиво. При трудоустройстве необходимо соблюдать пятидневный срок заполнения книги учета. Самое главное — подпись работника при увольнении — это доказательство своевременного исполнения обязанности по выдаче документа.

Листы книги учета подлежат нумерации и заверению подписью руководителя, затем они должны быть прошнурованы и прошиты. Как прошить книгу движения трудовых книжек, расскажем чуть ниже.

Книга движения трудовых книжек (образец скачать бесплатно вы сможете в конце статьи) имеет:

титульный лист;
основную часть, где и делаются записи.

Названия граф предельно просты, ошибиться при внесении данных практически невозможно. Но все же перечислим основные шаги. В круглых скобках указаны номера столбцов книги:

Шаг 1. Укажите порядковый номер (1) записи.

Шаг 1. В предпоследнюю ячейку (12) необходимо вписать дату последнего рабочего дня сотрудника.

Тут есть важный момент. Если работник в этот день отсутствует, необходимо написать ему уведомление, что он должен явиться за трудовой книжкой в организацию либо дать согласие на ее пересылку. Затем приложить в журнал копию письма и копию платежки и карандашом внести реквизиты уведомления. Если в итоге сотрудник явится лично за документом, то впишите ручкой фактическую дату. Если даст согласие на пересылку (оно должно быть оформлено письменно!), то внесите данные сопроводительного письма. Если работник вообще никак не отреагировал, то оставьте запись, сделанную карандашом, а трудовую храните в течение 75 лет — этого требует пункт 43 Правил из ПП № 664 от 16.04.2003 и пункт 664 Перечня из Приказа Минкультуры № 558 от 25.08.2010.

Книга учета движения трудовых книжек, образец заполнения которой мы рассматриваем в статье, находится в свободной продаже. Приобрести ее может любой человек, имеющий такую потребность. Альтернативный вариант — заказать в типографии, но цена будет выше. Обратите внимание, что книга должна быть прошита и опломбирована. Делается это, чтобы избежать подмены листов и их изъятия. В качестве пломбы используется пленка или сургуч, а прошивка осуществляется любым удобным для специалиста способом.

При необходимости произвести оформление трудовой книжки сотруднику с него нужно взять плату за бланк (п. 47 лПравил ведения и хранения трудовых книжек»). Как правило, плата за бланк трудовой книжки взимается с сотрудника, принятого на работу впервые, а плата за бланк вкладыша — с сотрудника, у которого закончились все страницы трудовой книжки раздела лСведения о работе». Сотрудник должен заплатить наличными деньгами по приходному ордеру или перечислить деньги на расчетный счет фирмы через банк.

Можно ли вычитать деньги за бланк трудовой книжки из зарплаты сотрудника?

Нет, нельзя. Удерживать деньги из зарплаты можно только в случаях, перечисленных в статьях 137 и 248 Трудового кодекса РФ. Перечень этих случаев исчерпывающий и выдачи бланка трудовой книжки среди них нет.

Бланки трудовых книжек оформляются сотрудникам бесплатно, если:

произошло чрезвычайное происшествие (пожар, наводнение), в результате которого трудовые книжки сотрудников были повреждены;
бланк трудовой книжки испортил сотрудник кадровой службы при первичном заполнении (п. 48 лПравил ведения и хранения трудовых книжек»).

Списание испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним оформляется АКТОМ О СПИСАНИИ БЛАНКОВ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ по форме 0504816, которая утверждена Приказом Минфина России от 10 февраля 2006 г. № 25н лОбутверждении инструкции по бюджетному учету».

Можно ли не брать с сотрудника плату за бланк трудовой книжки?

Можно, если это закреплено в локальном нормативном акте (например, в правилах внутреннего трудового распорядка) или в приказе руководителя фирмы. Но помните, что при этом расходы на приобретение трудовой книжки не будут входить в состав налогооблагаемой базы по налогу на прибыль (п. 16 ст. 270 НКРФ).

Учет и хранение трудовых книжек

Поскольку трудовые книжки являются документами строгой отчетности, законодательством определен порядок их учета и хранения (раздел VI лПравил ведения и хранения трудовых книжек»). Каждая фирма обязана вести ПРИХОДНО-РАСХОДНУЮ книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Формы книг утверждены постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 лОб утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» (приложения № 2 и № 3).

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется в бухгалтерии фирмы. В книге учитывают бланки трудовых книжек до тех пор, пока они не превратятся из простого бланка в личный документ сотрудника. Записи в нее вносятся сразу после получения бланков от распространителя. В книге обязательно указывают сведения обо всех операциях, связанных с приобретением и расходованием закупленных трудовых книжек и вкладышей в них, с указанием серий и номеров. А также вносят информацию о стоимости бланков.

Кадровая служба фирмы ведет книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В эту книгу вносятся сведения о дате приема сотрудника на работу, его фамилия, имя и отчество, серия и номер трудовой книжки и вкладыша, должность, место работы, а также реквизиты документа, на основании которого оформлен прием сотрудника на работу.

Все листы в обеих книгах должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя фирмы, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 лВедение трудовых книжек»).

Как заверять книги учета трудовых книжек, если в фирме нет сургучной печати?

В этом случае книги можно опломбировать. Пломбу изготовить просто. Выведите концы суровой нити, которой вы прошивали журнал, к внутренней стороне его задней обложки, поместите их между двумя квадратиками белой бумаги и склейте эти квадратики. Прикрепите пломбу к внутренней стороне обложки и поставьте на нее обычную круглую печать фирмы или кадровой службы так, чтобы часть оттиска заходила на обложку. И не забудьте сделать заверительную надпись о том, сколько страниц в данной книге прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью. Рядом поставьте подпись с указанием должности, фамилии и инициалов и дату.

Отсутствие книг учета трудовых книжек или неправильное их оформление является серьезным нарушением, за которое государственный инспектор труда может наложить штраф.

должностных лиц фирмы (например, руководителя) могут оштрафовать на сумму 500-5000 рублей;
фирму могут оштрафовать на сумму 30 000-50 000 рублей.

Штрафные санкции за нарушение трудового законодательства установлены статьей 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ.

Если сотруднику необходимо временно выдать трудовую книжку на руки, как правильно это оформить?

Выдавать трудовую книжку на руки нельзя, это не предусмотрено действующим законодательством. На наш взгляд, это не только незаконно, но и опасно, ведь сотрудник может и не вернуть трудовую книжку. Рекомендуем вам выдавать сотруднику копию либо выписку из трудовой книжки, а не саму трудовую книжку.

В соответствии с пунктом 7 лПравил ведения и хранения трудовых книжек», вы обязаны по письменному заявлению сотрудника не позднее трех дней со дня подачи заявления выдать ему копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.

Трудовые книжки следует хранить в фирме как документы строгой отчетности и лучше всего в несгораемом сейфе. Если такой возможности нет — то в шкафу, запирающемся на ключ. По окончании каждого месяца сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен представить в бухгалтерию ОТЧЕТ О НАЛИЧИИ БЛАНКОВ и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, с приложением приходного ордера (п. 42 лПравил учета и хранения трудовых книжек»).

Трудовые книжки и дубликаты, не полученные сотрудниками при увольнении, хранятся в ТЕЧЕНИЕ ДВУХ ЛЕТ В кадровой службе отдельно от остальных трудовых книжек. После этого невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве фирмы в ТЕЧЕНИЕ 50 ЛЕТ, а затем уничтожаются (п. 43 лПравил учета и хранения трудовых книжек»).

Кто в фирме должен отвечать за учет, ведение и хранение трудовых книжек?

Назначение ответственного за работу с трудовыми книжками оформляется приказом руководителя фирмы в свободной текстовой форме. Как правило, эти обязанности возлагаются на сотрудника кадровой службы, иногда на секретаря или бухгалтера.

Бланки трудовой книжки и вкладыши в неё приравниваются к документам строгой отчетности и требуют соответствующего хранения, выдаются строго по заявлению.
Поскольку работодатель должен оформить запись в трудовую книжку работника в течении 5 дней со дня выхода сотрудника на работу, рекомендуем запастись бланками трудовой книжки, чтобы они всегда были в наличии, так как за 5 дней купить бланки можно не успеть. Затраты на бланки учитываются в расходы компании: Д-т 20,26,44 и К-т 60 и т.п.

Работнику бесплатно выдается трудовая книжки и оплачиваются работодателем только в случае:

Утери или массовой утраты трудовых книжек работодателям в результаты чрезвычайных ситуаций: стихийные бедствия, различного рода катастрофы (экологические, техногенные) и массовые беспорядки;
Порчи трудовой книжки работодателем или допущения ошибок при заполнении трудовой книжки или вкладыша в нее.

Во всех остальных случаях, стоимость трудовой книжки взимается с работника в размере суммы (с учетом налога на добавленную стоимость), потраченной на ее приобретение (Пункт 47, правило №225). Работник установленную сумму за трудовую книжку вносит в кассу организации или пишет заявление на удержании стоимости трудовой книжки из его заработной платы.

Денежные средства, внесенные в кассу, учитываются в качестве дохода от реализации прочего имущества на счет 91, субсчет 1 “Прочие доходы, в корреспонденции со счетом 73” и “Расчеты с персоналом по прочим операциям”;
Денежные средства удержаны из заработной платы работника (при наличии заявления) учитываются в качестве дохода от реализации прочего имущества на счет 91, субсчет 1 “Прочие доходы”, в корреспонденции со счетом 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда”.

Д-т 50, К-т 73 — работник внес сумму стоимости трудовой книжки;

Д-т 73 (70), К-т 91–1 — учтена полученная выручка за покупки трудовой книжки работником;

Д-т 91–2, К-т 68 НДС — учтен налог на добавленную стоимость за покупку трудовой книжки работников.

В первую очередь, работодатель несет ответственность за организацию работы по ведению, учету, хранению и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них: должен быть оформлен приказ или распоряжение за подписью работодателя, который регламентирует перечень ответственных лиц (конкретных сотрудников) в чьей компетенции будет находится данный вид работ.

Если нарушен установленный законом порядок ведения и учета трудовых книжек, то должностные лица несут ответственность, установленную законодательством РФ за нарушение норм трудового кодекса Российской Федерации или иных нормативных документов, в качестве предупреждения или административного штрафа в размере от 1 000 до 5 000 руб для ИП, и от 30 000 до 50 000 руб для организаций с формами ООО и ОАО.

Как правильно вести журнал учета движения трудовых книжек

Журнал учета трудовых книжек предстоит вести весь период существования субъекта хозяйственной деятельности, поэтому регистр надлежит оформить соответствующим образом:

облачить журнал в жесткий переплет;
пронумеровать по возрастающей;
прошить и опломбировать книгу, заверить сургучом или номерной разовой пломбой. Шнур для прошивки закрепляется на последней странице журнала с двух сторон – изнутри и снаружи.

Число листов фиксируется на задней обложке на приклеенном листке бумаги и удостоверяется визой руководителя.

К процессу прошивки и опломбирования не предъявляется специальных требований.

Кадровые работники или бухгалтера, ведущие учёт записей, сами выбирают вариант проведения процедуры. Они опираются на Правила ведения и хранения трудовых книжек, утверждённые Правительством РФ от 16.04.2003 года за № 225, которые в пунктах 40-41 указывают, что журнал учёта должен быть:

пронумерован;
прошит;
подписанным руководителем организации.

Скачать правило №225 «О ведении, хранении и заполнении трудовых книжек»

После надлежащей подготовки, журнал нужно скрепить сургучной печатью или опломбировать. В последнее время наиболее актуальна опломбировка, так как сургучные печати недостаточно прочные и материал для них (сургуч) утратил свою популярность.

Пломба может иметь различные разновидности, которые могут быть продиктованы перечнем, утверждённым для типов пломбировочных устройств. Они утверждены Правилами ГОСТ 31282-2004. К ним относятся средства возможной идентификации одноразового использования, которые способны осуществить защиту от несанкционированного вскрытия объекта защиты.

Скачать Правила опломбирования ГОСТ 31282-2004

По положениям, указанным в Правилах (№ 25), а также в соответствии с требованиями Государственной трудовой инспекции, Книга учёта ТК и вкладышей должна быть оформлена надлежащим образом. Так как ТК – документ повышенной отчётности, то и журнал их учёта должен обеспечить защиту записей. Поэтому журнал прошнуровывается и опломбируется или скрепляется сургучной печатью.

Вести воинский учет обязана каждая организация. Чтобы избежать штрафов, узнайте, кто подлежит воинскому учету, подготовьте необходимые документы и вовремя передайте сведения о сотрудниках в военкомат. Скачайте документы по теме: Образец от эксперта Образец от эксперта Образец от эксперта Воинский учет в организации часто входит в зону ответственности кадровиков, которым поручают сбор, систематизацию и обновление сведений об исполнении сотрудниками военной обязанности.

О трудовых книжках: правила учета, ведения и хранения

Делопроизводство
Документация
Нетрудоспособность
Поощрения и взыскания
Ответственность
Рабочее время
Подбор персонала
Аттестация
Формы документов
Разное

Трудовой распорядок
Персональные данные
О персонале
Коммерческая тайна
Ответс-ть работодателя
Как подать объявление
Открыть кадровое агентство

Задачи кадровой службы
Структура кадровой службы
Трудовое право
График отпусков
Штатное расписание
Ответственность работника

Из вышеуказанного Постановления можно сделать вывод, что трудовые книжки предназначены только использования их работодателем.

Поступать в розничную торговлю они не должны. И если соискатель на должность предъявит кадровику лично им купленную в сети розничной торговли трудовую книжку, кадровик не должен её использовать.

О том, как правильно вести и учитывать трудовые книжки, говорится в Правилах, которые являются Приложением к Постановлению № 225.