Должностная инструкция офис менеджера образец

Должностные обязанности офис-менеджера компании – образец инструкций

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции офис-менеджера, образец 2020/2020 года. На данную должность может быть назначен человек, обладающий высшим профессиональным образованием, специальной подготовкой по направлению «Офис-менеджер», опыт административной работы и стаж работы по специальности не менее года. Не забывайте, каждая инструкция офис-менеджера выдается на руки под расписку.

На сайте hr-portal представлена типовая информация о знаниях, которыми должен обладать офис-менеджер. Об обязанностях, правах и ответственности.

Данный материал входит в огромную библиотеку должностных инструкций нашего сайта, которая обновляется ежедневно.

1. Офис-менеджер относится к категории специалистов.

2. Требования к квалификации: на должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, специальную подготовку по направлению «Офис-менеджер» опыт административной работы и стаж работы по специальности не менее года.

3. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от нее директором организации.

Офис-менеджер имеет право:

1. Знакомиться с новыми положениями, принятыми руководством, касающимися его работы.

2. Вносить предложения, касающиеся улучшения производственного процесса.

3. Запрашивать от структурных подразделений организации и самостоятельных специалистов необходимую информацию, необходимую для исполнения должностных обязанностей.

4. Требовать от руководства организации надлежащих условий работы и соблюдения положений, предусмотренных ТК РФ.

Офис-менеджер несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4. За использование имущества и средств предприятия в интересах, противоположных интересам учредителей.

Должностная инструкция офис-менеджера – образец 2020/2020 года. Должностные обязанности офис-менеджера, права офис-менеджера, ответственность офис-менеджера.

Должностная инструкция офис-менеджера — образец

Должностная инструкция относится к тому виду документов, которые не обязательны к применению, но при этом широко распространены. Ее основная задача – ознакомить сотрудника с перечнем функций, входящих в его компетенцию, а также с его правами, и ответственностью.

В большинстве компаний написание документа входит в обязанность либо юриста, либо секретаря организации, либо начальника кадрового отдела. Но независимо от того, кто в конечном счете будет заниматься ее формированием, она должна быть заверена руководителем предприятия.

Поскольку в законодательстве нет такого понятия, как «должностная инструкция», не существует и ее утвержденного, единого для всех образца. Это значит, что предприятия и организации вправе пользоваться самыми разнообразными готовыми шаблонами инструкции либо же разрабатывать ее на свое усмотрение, исходя из производственных потребностей.

Стандарт должностных инструкций, наиболее часто употребляемых в компаниях, включает в себя несколько разделов:

• «Общие положения»,
• «Основные функции»,
• «Права»,
• «Ответственность»,

которые иногда дополняются такими параграфами как

Документ всегда пишется в одном экземпляре. Если на предприятии работает несколько сотрудников по одной и той же специальности, на каждого из них составляется свой документ – во избежание дублирования профессиональных обязанностей.

Должностная инструкция может быть написана как от руки (что в последние годы встречается крайне редко), так и напечатана на компьютере. Но независимо от способа оформления, она должна быть удостоверена «живыми» подписями. При этом заверять печатью документ не нужно, поскольку он относится ко внутреннему документообороту организации.

• IT, компьютеры, работа в интернете
• HR, подбор персонала
• АХО
• Бухгалтерский учет и аудит, экономика
• Консалтинг, тренинги
• Логистика, склад, ВЭД
• Маркетинг, реклама, PR
• Медицина
• Недвижимость и строительство
• Образование и наука
• Обслуживание
• Охрана, безопасность

• Продажа товаров и услуг
• Производство
• Рестораны, гостиницы, туризм
• Секретариат, канцелярия
• СМИ, издательство
• Страхование
• Топ-менеджмент, руководство
• Транспорт, автобизнес
• Финансы и кредит, банковское дело
• Фитнес, спорт, индустрия красоты
• Юриспруденция

наверх

• Должностная инструкция ассистента по подбору персонала
• Должностная инструкция бизнес-тренера
• Должностная инструкция директора по персоналу
• Должностная инструкция инженера по охране труда
• Должностная инструкция инспектора отдела кадров (инспектора по кадрам)
• Должностная инструкция консультанта по подбору персонала
• Должностная инструкция менеджера (специалиста) по персоналу
• Должностная инструкция менеджера по развитию персонала
• Должностная инструкция начальника отдела кадров
• Должностная инструкция рекрутера
• Должностная инструкция специалиста (менеджера) по кадровому делопроизводству

наверх

• Должностная инструкция вахтера
• Должностная инструкция заведующего хозяйством (завхоза)
• Должностная инструкция уборщицы

наверх

• Должностная инструкция бухгалтера
• Должностная инструкция бухгалтера-кассира
• Должностная инструкция главного бухгалтера
• Должностная инструкция заместителя главного бухгалтера
• Должностная инструкция консультанта по налогам и сборам
• Должностная инструкция кредитного контролера
• Должностная инструкция сметчика (инженера по сметной работе)
• Должностная инструкция специалиста казначейства
• Должностная инструкция специалиста по МСФО (бухгалтера МСФО)
• Должностная инструкция финансового аналитика
• Должностная инструкция финансового контролера
• Должностная инструкция экономиста

наверх

• Должностная инструкция тренинг-менеджера

наверх

• Должностная инструкция водителя
• Должностная инструкция водителя-экспедитора
• Должностная инструкция грузчика
• Должностная инструкция заведующего складом
• Должностная инструкция кладовщика
• Должностная инструкция комплектовщика склада
• Должностная инструкция контролера склада
• Должностная инструкция менеджера по ВЭД
• Должностная инструкция менеджера по закупкам
• Должностная инструкция менеджера по качеству
• Должностная инструкция менеджера по логистике
• Должностная инструкция менеджера по перевозкам
• Должностная инструкция оператора (диспетчерской службы)
• Должностная инструкция снабженца
• Должностная инструкция сторожа
• Должностная инструкция товароведа

наверх

• Должностная инструкция event-менеджера
• Должностная инструкция PR-менеджера (менеджера по PR, менеджера по связям с общественностью)
• Должностная инструкция бренд-менеджера
• Должностная инструкция интернет-маркетолога
• Должностная инструкция копирайтера
• Должностная инструкция маркетолога (менеджера по маркетингу)
• Должностная инструкция менеджера по продвижению
• Должностная инструкция менеджера по рекламе
• Должностная инструкция мерчандайзера
• Должностная инструкция трейд-маркетолога

наверх

Схема должностной инструкции офис-менеджера достаточно проста. В самом начале документа находятся данные о руководителе, далее идут основные пункты и в конце – информация о сотруднике.

Для того чтобы заполнить бланк, необходимо указать только Ф.И.О. (полностью), дату ознакомления с бумагой и поставить подпись. В некоторых случаях, информация о сотруднике указывается не в самом документе, а на отдельном бланке, где также указана дата принятия сотрудника на работу.

Выдается бланк в отделе кадров или руководителем производства. Заполнять его нужно от руки. Несмотря на то, что бумага не содержит трудной для понимания информации, иногда просто не получается внимательно ее прочитать. Причина – недостаток времени или волнение, которое может возникнуть на новом месте работы.

Если предварительно скачать образец должностной инструкции офис-менеджера, можно в общих чертах ознакомиться с требованиями, выдвигаемыми к сотруднику, его правах и обязанностях в спокойной домашней обстановке.

Изучая документ, необходимо внимательно вчитываться в каждый пункт. Если есть моменты, которые непонятны или нечетко сформулированы, нужно сразу же просить разъяснения у руководства.

Лучше, конечно же, заранее скачать должностную инструкцию офис-менеджера (типовой пример) и перечитать ее до встречи с работодателем. Это поможет сформулировать некоторое представление об обязанностях и ответственности, которая ждет в случае их невыполнения.

Должность офис-менеджера отсутствует в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном постановлением Минтруда № 37 от 21 августа 1998 года. При этом с развитием рынка труда эта должность стала очень часто использоваться во многих компаниях, в связи с чем вопрос составления должностной инструкции для данного сотрудника стал актуальным для кадровых работников.

В должностной инструкции может быть отдельный раздел, определяющий необходимый уровень знаний сотрудника на этой должности и те нормы и стандарты, которыми он должен руководствоваться в своей деятельности. Обычно от офис-менеджера требуют знания локальных нормативных актов и инструкций, основ делопроизводства, систем первичного кадрового учета, правил эксплуатации компьютерной техники, делового этикета и правил ведения телефонных переговоров. В своей деятельности офис-менеджер должен опираться на нормы законодательства, локальные акты предприятия, указы руководства и должностную инструкцию.

Офис-менеджер наделяется определенным объемом прав. Частью этих прав обладают все сотрудники организации, но есть и специфические права, которые используются сугубо на этой должности. Чтобы сотрудник знал, какими правами он может воспользоваться, они отображаются в должностной инструкции.

Так, офис-менеджер наделен правом требования от других сотрудников доработки определенных документов, например отчетов о командировках. Если офис-менеджер ведет прием клиентов, то он наделяется правом принимать решение о приеме незапланированных посетителей (т. е. без предварительной записи). Но при этом он должен уметь правильно оценивать важность такого визита, а также возможный вред от задержки решения отдельных вопросов, вызванной отказом посетителю во встрече с сотрудником или руководством компании.

Больше всего внимания при составлении должностной инструкции кадровые работники уделяют разделу, посвященному должностным обязанностям. Ведь для работодателя важно детально расписать, что обязан делать сотрудник в рамках выполнения своих трудовых функций.

К примеру, офис-менеджеру часто вменяют документооборот (как внутренний, так и внешний), прием клиентов, партнеров и других посетителей — не для решения конкретных вопросов, а для дальнейшей их связи с уполномоченными сотрудниками. В небольших компаниях офис-менеджер может быть ответственен за прием телефонных звонков, хотя при большом потоке звонков могут нанять для этого и отдельного сотрудника.

Если офис-менеджер обязан следить за обеспечением сотрудников канцелярией, то это тоже должно указываться в должностной инструкции, чтобы потом не было споров по поводу того, должен ли он этим заниматься. Также отдельно можно прописать обязанность оформления командировочных документов, если эта обязанность не относится к компетенции бухгалтера.

Офис-менеджер может включать в себя и другие обязанности. Главное, так прописать их в должностной инструкции, чтобы не было дублирования обязанностей других сотрудников.

1. Офис-менеджер непосредственно подчиняется генеральному директору.

2. Назначение или освобождение от должности офис-менеджера производится приказом генерального директора.

3. На должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее образование не ниже среднего специального, опыт работы на аналогичной должности не менее одного года, знания делопроизводства, навыки обращения с пакетами прикладных программ, оргтехникой.

4. В период отсутствия офис-менеджера права, функциональные обязанности, ответственность переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по учреждению.

5. Офис-менеджер руководствуется в своей деятельности:

• правилами внутреннего трудового распорядка, Уставом и иными нормативными актами компании;
• законодательством РФ;
• данной должностной инструкцией;
• приказами и распоряжениями руководства.

6. Офис-менеджер должен знать:

• гражданское, трудовое право РФ;
• порядок заключения договоров;
• правила оформления документации;
• нормы охраны труда, противопожарной защиты, техники безопасности, производственной санитарии;
• отчетные документы, принятые в учреждении;
• нормы делового общения и этикета.

Офис-менеджер выполняет следующие должностные обязанности:

1. Регистрирует, направляет служебную информацию генеральному директору, сотрудникам компании.

2. Производит коммуникацию посредством телефона и иных средств связи.

3. Реализует документооборот организации. Регистрирует, ведет учет, хранение входящей, исходящей корреспонденции, архивирование документов.

4. Выполняет копировальные, множительные работы по поручению генерального директора.

5. Разрабатывает проекты писем, запросов, иных документов, относящихся к деятельности учреждения.

6. Вносит информацию в базу данных.

7. Производит действия по подготовке заседаний, совещаний при участии генерального директора.

8. Производит материальное, техническое обеспечение, оповещение участников о времени, месте проведения мероприятий, повестке дня.

9. Обеспечивает учреждение канцтоварами, расходными материалами, иными установленными товарно-материальными ценностями, используемыми в деятельности организации. Проводит их прием, учет, передачу, хранение.

10. Принимает меры по организации встреч, командировок сотрудников. Заказывает билеты на транспорт, арендует жилые, деловые помещения.

11. Контролирует состояние оргтехники, коммуникаций.

12. Организовывает проведение ремонтных работ и иных видов технического обслуживания оборудования, вышедшего из строя.

13. Принимает посетителей.

14. Предоставляет консультации по установленным вопросам.

15. Выполняет служебные поручения генерального директора в пределах собственной компетенции.

Офис-менеджер имеет право:

1. Визировать документы в пределах своей компетенции.

2. Действовать самостоятельно в пределах своей компетенции.

3. Не выполнять свои должностные обязанности при возникновении опасности для жизни или здоровья.

4. Выдвигать требования к руководству о создании условий для исполнения своих полномочий, сохранности материальных ценностей, документов.

5. Получать всю необходимую информацию для выполнения своих должностных обязанностей.

6. Направлять рационализаторские предложения для совершенствования деятельности учреждения и собственной работы.

7. Информировать руководителя о выявленных недостатках в деятельности организации, выдвигать предложения по их ликвидации.

Офис-менеджер несет ответственность за:

1. Нарушение требований руководящих документов, принятых в организации.

2. Проведение несанкционированного руководством представления интересов учреждения.

3. Результаты принимаемых решений, собственных действий.

4. Причинение ущерба организации, ее сотрудникам, контрагентам, государству.

5. Ненадлежащее выполнение своих должностных обязанностей.

6. Неправомерное обращение с личной информацией, разглашение коммерческой тайны, конфиденциальных сведений.

7. Нарушение норм делового общения и этикета.

8. Нарушение требований трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка, норм техники безопасности, противопожарной защиты.

9. Предоставление заведомо недостоверной информации.

В небольших организациях обязанность по ведению делопроизводства, принятию телефонных звонков, приему посетителей, обеспечению сотрудников канцелярскими товарами и иными расходными материалами, а также осуществление деятельности по подготовке совещаний и собраний выполняет один офис-менеджер, а в крупных организациях данную работу выполняет целый отдел – секретариат.

Секретариат – это структурное подразделение организации, основной функцией которого, является выполнение работы организационно-исполнительного характера по обслуживанию руководства.

Численный состав и штат специалистов секретариата может быть различным.

В секретариат могут входить следующие сотрудники:

• помощник директора;
• администратор;
• офис-менеджер;
• переводчик.

На выше перечисленные должности могут приниматься лица с различным уровнем образования и стажем работы в соответствии с Квалификационным справочником должностей, утвержденным Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 г. № 37.

Работа специалистов секретариата регламентируется соответствующими должностными инструкциями.

В представленном образце должностной инструкции устанавливаются перечень прав и обязанностей всех специалистов секретариата.

Рассмотрим более подробно должностную инструкцию офис-менеджера. Этот документ составляется кадровыми специалистами в произвольной форме.

В должностной инструкции офис- менеджера должны прописываться следующие сведения:

• трудовые функций, которые могут быть поручены работнику (например: организация работы офиса, ведение делопроизводства и организация документооборота, разработка и ведение расходов на офисные нужды и т.д.);
• уровень профессиональной подготовки офис-менеджера, необходимый для выполнения возложенных на него обязанностей;
• перечень знаний, методов и средств, которые должен уметь применять работник при выполнении своих должностных обязанностей (например: основы делопроизводства, основы документационного обеспечения управления и т.д.).

Должностная инструкция офис менеджера может быть оформлена в виде приложения к трудовому договору или как отдельный документ.

Специалист секретариата должен быть ознакомлен с должностной инструкцией, о чем ставится его виза об ознакомлении на самом документе, либо на специальном бланке.

С этим шаблоном часто используют:

• Должностная инструкция для специалистов юрид.отдела
• Должностная инструкция старшего продавца
• Должностная инструкция для технических исполнителей — агентов
• Должностная инструкция для технических исполнителей отдела финансов
• Должностная инструкция для технических исполнителей отдела продаж

Популярные документы и процедуры:

• Лист регистрации участников общего собрания Общества
• Бланк договора купли продажи гаража в рассрочку
• Бланк договора энергоснабжения
• Приказ о реорганизации
• Типовой договор подряда

1.1.

Наименование структурного подразделения: .

1.2.

Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и полномочия (далее по тексту — «Работник»).

1.3.

«Работник» относится к категории: .

1.4.

Порядок назначения на должность и освобождения от должности «Работника» определяется в соответствии с .

1.5.

«Работник» в своей работе руководствуется следующими документами:

— действующим законодательством РФ;

— положением о структурном подразделении;

— постановлениями и распоряжениями вышестоящей организации;

— приказами руководителя организации;

— распоряжениями руководителя структурного подразделения;

— настоящей должностной инструкцией;

— трудовым договором.

1.6.

«Работник» в своей работе непосредственно подчиняется:

2.1.

Основные задачи и направления деятельности «Работника»:

— организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия;

— ведение делопроизводства, формирование номенклатуры дел;

— организация телефонных переговоров, совещаний, приема посетителей;

— ведение протоколов заседаний и совещаний.

3.

4.1.

«Работник» для выполнения возложенных на него обязанностей наделяется следующими полномочиями:

— подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;

— знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей;

— вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.;

— в пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению;

— запрашивать от руководства и специалистов подразделений предприятия информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей;

— требовать от руководителя обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

5.

5.1.

«Работнику» необходимо отвечать за свои действия (бездействия) в рамках зафиксированных в п.п. 3, 4 настоящей инструкции обязанностей, прав и полномочий.

5.2.

«Работник» несет дисциплинарную, материальную, гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность в порядке, предусмотренном законодательством.

6.

6.1.

Требования к квалификации «Работника» установлены на основании требований документа «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих» (утв. постановлением Минтруда от 21 августа 1998 г. № 37).

6.2.

Квалификация «Работника» должна соответствовать следующим требованиям:

Образование: высшее профессионально образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

Навыки:

— Административные навыки: «Работник» должен уметь: .

— Специальные навыки: «Работник» должен уметь: .

Опыт работы: не менее .

Профессиональные знания: «Работник» должен знать:

— постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;

— структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;

— организацию делопроизводства;

— методы оформления и обработки документов;

— архивное дело;

— машинопись;

— правила пользования приемно-переговорными устройствами;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

— основы этики и эстетики;

— правила делового общения;

— основы организации труда и управления;

— правила эксплуатации вычислительной техники;

— основы административного права и законодательства о труде;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда.

Согласовано:

1. Постоянное нахождение на рабочем месте с целью своевременного приема звонков, записи всех полученных данных или перевода вызова на телефоны тех сотрудников, которым он предназначен.
2. Фиксирование информации, которая направлена лично генеральному директору, ее запись в цельном виде, последующее хранение и передача.
3. Подготовка мероприятий внутри компании по поручению генерального директора. Это касается информирования сотрудников и организации помещений, приобретения необходимых предметов для полноценного проведения совещаний или других аналогичных мероприятий, что определяет должностная инструкция офис-менеджера по продажам.

1. Организаторская деятельность на проектах, посвященных встречам клиентов, гостей или посетителей компании.
2. Заказ билетов для поездок сотрудников, бронирование гостиничных номеров, слежение за протеканием командировок, своевременное реагирование на сообщения о неудобствах в пути или возникающих осложнениях, исправление неполадок, а при необходимости оповещение о проблемах других сотрудников или генерального директора.

Похожие записи:

• Инструкция по охране труда для кадровика
• Табель за январь в бюджетной организации
• Убрать солевые разводы с замшевой обуви