Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие расходы бывают в командировке». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Участие сотрудника в командировке — процесс, который состоит из следующих основных процедур:
1. Выдача сотруднику авансов и суточных.
Точный срок выдачи авансовых средств, как и порядок их расчета, законодательно не установлен. Но они в любом случае выдаются перед командировкой. Если аванс не выдан, сотрудник вправе отказаться от поездки, и это не будет нарушением трудовых обязанностей.
2. Проверка авансового отчета и установление конкретных статей командировочных расходов.
Данная процедура осуществляется после командировки по факту представления авансового отчета работником. В зависимости от результатов проверки осуществляется классификация денежных сумм по тем или иным категориям (далее мы изучим, как именно).
3. Возмещение перерасхода, осуществленного за счет личных средств сотрудника, или, наоборот, удержание с него недостачи (при наличии перерасхода либо недостачи).
Неподтвержденные расходы, а также расходы, превышающие лимит суточных, подлежат возврату предприятию. В свою очередь, если работник совершает какие-либо траты в командировке за свой счет, фирма должна возместить их.
4. Выплата зарплаты сотруднику, находящемуся в командировке.
Во время командировки сотрудник продолжает числиться в штате фирмы и получает зарплату. Но начисляется она по особой схеме (ее особенности рассмотрим далее).
Теперь изучим подробнее специфику указанных учетных операций, а также то, какие бухгалтерские проводки применяются в целях отражения данных операций в регистрах учета.
Какие бывают проводки для учета командировочных расходов?
Сотрудник перед выездом в командировку получает:
1. Аванс.
Данную сумму командируемый использует для покрытия плановых, наиболее вероятных (и чаще всего хорошо просчитываемых) расходов, например: на проезд, проживание. Расчет авансовых сумм к выдаче осуществляется на основании приказа руководителя о направлении в командировку.
2. Суточные.
Сотрудник получает суточные в целях покрытия повседневных, не всегда плановых и рассчитываемых расходов. Так или иначе, суточные работник в любом случае тратит по своему усмотрению, и отчитываться по ним он не обязан.
Минимальный и максимальный размеры суточных (лимит расходов, которые командируемый совершает за счет предприятия) устанавливаются работодателем в локальных нормативах. Суточные в размере 700 рублей в день при командировках по России и 2500 рублей в день при поездках за рубеж не облагаются НДФЛ и соцвзносами.
Несмотря на то что аванс и суточные — разные по существу выплаты с точки зрения налогового учета, в бухгалтерских регистрах их выдача прописывается с применением одной и той же проводки:
- Дт 71 Кт 50 — если аванс и суточные выдаются из кассы;
- Дт 71 Кт 51 — если выплаты перечисляются сотруднику на карту.
Сотрудник, таким образом, получает на руки или на свой банковский счет сумму, по которой он обязан отчитаться с приложением документов. Бухгалтерия, изучив отчет и документы, примет решение по возмещению работнику тех или иных сумм или, наоборот, истребованию недостачи с него.
В течение 3 рабочих дней после завершения командировки работник направляет работодателю авансовый отчет и дополняющие его документы, по которым будут сверяться расходы, выданные сотруднику в рамках аванса (п. 26 Положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства России от 13.10.2008 № 749).
По итогам изучения отчета и документов, которые сданы с ним, бухгалтерия определит 3 типа денежных сумм:
1. Израсходованные работником и подтвержденные авансовым отчетом и дополняющими его документами.
2. Суммы, соответствующие лимитам по суточным.
3. Сумма, изначально выданная работнику перед командировкой.
Далее из показателя по пункту 3 вычитается сумма показателей по пунктам 1 и 2.
Если результат будет положительным, то соответствующую ему сумму работник должен будет вернуть в кассу предприятия.
В бухгалтерских регистрах фиксируется следующая проводка:
- Дт 50 Кт 71 — при возврате денежных средств в кассу; или
- Дт 51 Кт 71 — при возврате денежных средств на расчетный счет предприятия.
Если результат отрицательный, предприятие должно возместить эту сумму, поскольку будет считаться, что работник потратил свои денежные средства.
В данном случае транзакция будет отнесена к командировочным расходам — проводки по ней такие же, как и в случае с выплатой авансов и суточных: Дт 71 Кт 50.
Отправляя сотрудника выполнять трудовые функции в другом населенном пункте России, за счет компании необходимо:
- приобрести проездные билеты, причем независимо от вида транспорта. Исключение составляет только такси — поездку в нем, как правило, не компенсируют;
- оплатить жилье — это может быть гостиничный номер или аренда жилья, при условии, что имеются документы, доказывающие соответствующие траты;
- выдать суточные — они рассчитываются за каждый день командировки, в том числе каждый день, когда сотрудник был в пути в другой населенный пункт и обратно. Исключение составляют однодневные поездки — если утром работник отправился в другой населенный пункт, чтобы выполнить полученное служебное задание, а вечером (до 12 часов ночи) вернулся. За них суточные не выплачивают;
- иные траты, по договоренности с руководством. Например, во внутренних документах организации может быть предусмотрена компенсация представительских расходов, затрат на аренду автомобиля и(или) личного водителя, на услуги VIP-залов в аэропортах, услуги связи, прочие моменты.
Что касается заграничных поездок, то на работодателя ложится обязанность заплатить еще консульские сборы, выдать деньги на оформление визы, оплатить страховку, расплатиться по иным обязательным при пересечении границы платежам.
Помимо этого, работодатель обязан сохранить за командированным сотрудником заработную плату, поскольку фактически человек выполняет свои трудовые обязанности за пределами организации. Зарплата в данном случае выплачивается за каждый день командировки, включая дни, когда работник находился в пути.
По общим правилам, если представлены документы, подтверждающие траты во время поездки, то их в полной мере можно учесть при расчете налога на прибыль либо налога на УСН.
Часто бывает, что покупкой билетов и бронированием гостиничного номера занимается непосредственно администрация компании, а значит, сотрудник не получает на это деньги. И с ними вопросов не возникает. Но если деньги на командировочные расходы выдаются на руки человеку, то надо понимать, по каким нормам их возмещать.
По закону, командировочные расходы позволяют работнику добраться до места назначения, купить себе еду, заплатить за проживание, позволить иные вещи, предварительно согласованные с руководителем компании. И поскольку человек поехал для выполнения служебного задания, то ему должны компенсировать все понесенные и согласованные с начальством траты, а не рассматривать выданную сумму как доход. То есть с них не удерживается ни подоходный налог, ни страховые взносы. Но это при условии, что в компании утвержден нормативный документ (положение о служебных командировках), который предусматривает нормативы возмещения, а также порядок этой процедуры.
Единственная статья расходов, которая нормирована на законодательном уровне, — это размер суточных. В частности, в НК РФ заявлено, что не облагаются НДФЛ и страховыми взносами суточные, выданные в следующих размерах:
- 700 рублей — за день поездки по стране;
- 2500 рублей — за день заграничной командировки.
Это не означает, что работодатель не может выплатить больше. Может. Но в таком случае с суммы превышения компания должна будет удержать подоходный налог и страховые взносы.
Также отметим, что подчиненный не обязан отчитываться, на что потратил суточные и потратил ли их вообще. Это та статья командировочных расходов, которая учитывается при налогообложении прибыли компании без документов, подтверждающих, что деньги потрачены.
Поскольку практически все командировочные расходы за границу и по стране могут быть учтены при налогообложении прибыли компании в полном размере, подробнее остановимся только на суточных, для которых введен не облагаемый НДФЛ лимит.
Около 5 лет назад правительство требовало, чтобы работодатели выдавали работникам командировочные расходы не ниже установленных минимальных сумм. Но потом от этого отказались, сохранив нормативы только для государственных делегаций. Согласно Постановлению Правительства от 02.10.2002 № 729, на каждого федерального госслужащего в сутки положено не более 100 рублей, если он отправляется в командировку по стране. Если выполнять обязанности приходится за пределами РФ, то суточные составляют 50-70 долларов в зависимости от конкретной страны (Приложение № 1 к Постановлению Правительства от 26.12.2005 № 812). Отметим, что эти нормативы не являются обязательными для работников госорганов регионов, органов местного самоуправления, муниципальных учреждений. Для них допустимые затраты на командировочные расходы определяются на местном уровне.
Что касается частных предприятий, то руководители таких компаний сами решают, какими должны быть суточные. Но большинство старается соблюсти необлагаемые НДФЛ и страховыми взносами нормы: не более 700 рублей в день при поездках по России и до 2500 рублей — за ее пределами. Повторим: никто не запрещает давать больше, просто с суммы превышения надо будет заплатить налог (ст. 217 НК РФ) и страховые взносы (ст. 422 НК РФ). Также обращаем внимание, что для лиц, занимающих разные должности и специальности, могут быть установлены различные размеры суточных. Но об этом должно быть заявлено в нормативном документе организации.
Отметим, что суточные выплачиваются за каждый день командировки, за дни нахождения в пути и за период вынужденного простоя. При этом они не заменяют заработную плату, работодатель обязан выплачивать средний заработок, пока сотрудник трудится в другом населенном пункте.
Иногда подчиненных отправляют в недлительные командировки продолжительностью один день, а то и несколько часов. В таком случае компания компенсирует командировочные расходы на транспорт, а также на иные цели, если они согласованы.
Однако в таком случае суточные не выплачиваются, если работник поехал в другой населенный пункт по РФ. Взамен ему может быть выплачена компенсация, но ее размер оговаривается во внутренних документах компании. А если работодателем является бюджетное учреждение, то в нормативных актах правительства или иных органов власти.
Что касается заграничных однодневных командировок, то и для частных компаний, и для бюджетного сектора предусмотрен лимит суточных в половинном размере от предусмотренных норм. Об этом заявлено в п. 20 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 и п. 30 Указа Президента РФ от 18.07.2005 № 813.
Помимо этого, не компенсируются суммы, потраченные на аренду жилья, поскольку в однодневных командировках нет необходимости где-то останавливаться. Однако в исключительных случаях, когда объективные причины вынуждают работника провести какое-то время в гостинице, компании придется также заплатить за проживание.
Отметим сразу, что во время однодневной командировки работодатель по-прежнему обязан выплатить сотруднику средний заработок. Но если служебная поездка выпадает на выходной или праздничный день, то оплата должна производиться, в соответствии со ст. 153 ТК РФ, в двойном размере. Либо работник может получить дополнительный выходной день (отгул) и оплату в одинарном размере.
Не позже чем через три дня после возвращения из поездки работник обязан отчитаться о потраченных суммах. Обратите внимание, что все траты должны иметь документальное подтверждение и быть целесообразными. Иначе работодатель может отказаться компенсировать их.
К документам, подтверждающим командировочные расходы, относят:
- командировочное удостоверение с отметками об убытии и прибытии, если оно оформлялось в начале командировки;
- проездные билеты, в том числе оформленные через интернет;
- любые квитанции и счета за проживание, аренду транспорта, полученные услуги или приобретенные товары, которые закупались для выполнения служебного задания;
- авансовый отчет с указанием затрат, а также суммой, которую выдали работнику. Если в командировке было потрачено больше, чем сумма выданного аванса, производится доплата. Если по документам деньги еще остаются, их необходимо вернуть в кассу. Либо работодатель самостоятельно удержит из заработной платы нужную сумму (ст. 137 ТК РФ).
Также важным документом является отчет (служебная записка) о выполнении служебного задания в поездке. В противном случае целесообразность командировочных расходов будет не доказана. Отметим, что такой отчет может также стать источником информации о продолжительности командировки, если работник добирался до пункта назначения на личном или служебном транспорте.
Для начала напомним, что для налога на прибыль расходы учитываются на день утверждения авансового отчета. При этом НДС по расходам принимается к вычету при условии, что по ним есть счет-фактура.
Расходы на выплату средней заработной платы за период нахождения в командировке относят в состав расходов на оплату труда. Остальные траты во время служебной поездки НК РФ требует считать как прочие расходы, связанные с производством и реализацией.
Как отразить командировочные расходы в бухучете? Правильный порядок таков:
- операция, когда выдается аванс на командировку, сопровождается проводкой Дт 71 Кт 50 (51);
- когда бухгалтер хочет указать, что командировочные расходы (счет) учтены, проводка должна быть: Дт 26 (08, 20, 23, 44) Кт 71.
Что такое «суточные» (командировочные) и какие расходы в них входят?
Представительские расходы в служебной поездке в налоговом учете учитываются в рамках норм — не больше 4% фонда заработной платы за отчетный период, в котором были понесены затраты (п. 2 ст. 264 НК РФ). В бухгалтерском учете такие расходы признаются полностью.
Как правильно учесть представительские затраты в целях налога на прибыль, детально разъяснили эксперты «КонсультантПлюс»:
При направлении работника в командировку для заключения договора с контрагентом или участии в мероприятиях других фирм учесть можно только траты на встречи делового характера. Чтобы принять расходы к налоговому учету, сотрудник обязан оформить авансовый отчет, приложив к нему первичку. Также нужно оформить смету предстоящих расходов, приказ руководителя и отчет о проведенном мероприятии.
Подробнее об учете командировочных расходов читайте в статье «Оформляем и оплачиваем командировки».
После возвращения из командировки в организацию работником (подотчетным лицом) составляется авансовый отчет по форме №- АО-1 с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Авансовый отчет составляется не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения работника из командировки.
Суточные, выплачиваемые работникам за разъездной характер работы, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера (далее — «разъездные» суточные), могут устанавливаться также трудовым договором.
Если же вам не удалось получить согласие сотрудника, то вы сможете решить эту проблему в судебном порядке.
При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.
Затраты на командировку, связанную с приобретением того или иного имущества, увеличивают его стоимость.
Чтобы не было претензий со стороны налоговой, компании необходимы от сотрудника оригиналы чеков, квитанций, которые подтверждают расход «суточных».
Суточные в пределах норм, сумма которых не будет облагаться такими налогами как НДФЛ и страховые взносы установлены п.3 ст. 217 НК РФ в размере 700 рублей в сутки за время нахождения в командировке на территории РФ, 2500 рублей в сутки за время нахождения в командировке заграницей.
Минтруд в 2015 году уже разъяснял, что не надо начислять взносы на выплаты при однодневных командировках, если есть документы, которые подтверждают траты в рабочих целях.
Затем на основании данного документа кадровиком составляется «Командировочное удостоверение» по форме № Т-10. В котором указывается название компании, город в которые командируется сотрудник, а так же непосредственно даты командировки.
Данная процедура осуществляется после командировки по факту представления авансового отчета работником. В зависимости от результатов проверки осуществляется классификация денежных сумм по тем или иным категориям (далее мы изучим, как именно). 3.
Напомним, что по возвращении из командировки работник обязан в течение трех рабочих дней представить авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах, в том числе суточных, и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках, утв.
В период с 17 по 19 января начальник цеха ОАО «Производственная фирма «Мастер»» В.К. Волков был в служебной командировке в г. Челябинске. Цель командировки – изучение технологии производства облицовочных материалов.
Служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.
Дни отсутствия работника на рабочем месте по причине командировки обозначаются кодом «К» («06» – служебная командировка) и при этом количество отработанных часов не проставляется.
Указывать количество часов, отработанных в такой день нужно, если работодатель давал ему указание о продолжительности работы в выходной день.
Отметим, что с 8 января 2015 года компании, направляя сотрудника в служебную поездку, больше не должны оформлять командировочное удостоверение и служебное задание. Теперь срок пребывания работника в командировке определяется, в основном, по проездным билетам.
Потратьте, пожалуйста, минуту вашего времени для регистрации. Ваши данные нам очень нужны для дальнейшего сотрудничества с вами.
Сотрудник выезжает в служебную командировку на поезде. Железнодорожный вокзал находится в черте города. Время отправления поезда – 23 часа 56 минут 10 ноября. Первым днем командировки считается 10 ноября. Суточные за этот день должны быть выплачены в полном размере.
Стоимость дополнительных сервисных услуг, оказываемых в вагонах повышенной комфортности, включена в стоимость проезда железнодорожным транспортом.
НДФЛ и командировочные расходы Рассмотрим расходы, которые облагаются НДФЛ в виде схемы: Что такое суточные расходы в командировке Суточные расходы – это разновидность командировочных расходов, предназначенные для возмещения расходов вне места проживания в связи с служебной необходимостью.
В приказе о направлении в командировку указываются фамилия и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого, а также цель, время и место (места) командировки.
Если организация приобретает для командированного сотрудника проездные билеты, то учесть их нужно на субсчете 50-3 «Денежные документы» (Инструкция к плану счетов): Дебет 50-3 Кредит 76 (60) – приобретен проездной билет сотруднику, направленному в командировку; Дебет 71 Кредит 50-3 – выдан проездной билет сотруднику, направленному в командировку.
Такой порядок предусмотрен пунктом 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. Следовательно, если сотрудник вернулся из одной командировки и в тот же день его направили в следующую командировку, суточные нужно выплатить дважды.
Если транспортное средство отправляется до 24 часов включительно, днем отъезда считаются текущие сутки.
В соответствии с ТК РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
До 2019 года суточные не облагались страховыми взносами в пределах, установленных самой компанией в ее локальных нормативных актах.
\r\n\r\n
Все многообразие ситуаций, когда работники обращаются к службам такси, можно условно разделить на три группы. Первая, пожалуй, самая традиционная — это использование такси командированными сотрудниками. При этом зачастую машина берется не только для проезда к аэропорту или вокзалу и обратно, но и для поездок непосредственно в месте командировки.
\r\n\r\n
Вторая группа — это использование такси в качестве повседневного транспорта для служебных поездок сотрудников. Например, менеджеров — к клиентам, руководителей — на переговоры и деловые встречи, бухгалтеров — в контролирующие органы и т.д.
\r\n\r\n
И, наконец, третья, наиболее редкая, но тоже встречающаяся на практике группа — это использование такси для проезда к месту проведения отпуска и обратно теми работниками, которым положена оплата данных расходов (т.е. работниками, которые трудятся в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях). Остановимся на каждой из указанных групп подробнее.
Все многообразие ситуаций, когда работники обращаются к службам такси, можно условно разделить на три группы. Первая, пожалуй, самая традиционная — это использование такси командированными сотрудниками. При этом зачастую машина берется не только для проезда к аэропорту или вокзалу и обратно, но и для поездок непосредственно в месте командировки.
Вторая группа — это использование такси в качестве повседневного транспорта для служебных поездок сотрудников. Например, менеджеров — к клиентам, руководителей — на переговоры и деловые встречи, бухгалтеров — в контролирующие органы и т.д.
И, наконец, третья, наиболее редкая, но тоже встречающаяся на практике группа — это использование такси для проезда к месту проведения отпуска и обратно теми работниками, которым положена оплата данных расходов (т.е. работниками, которые трудятся в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях). Остановимся на каждой из указанных групп подробнее.
Командировочные расходы 16700 в то числе пределах норм 12650 проводки
Обычно в учреждениях бюджетной сферы установлены строгие лимиты на командировочные расходы за границу или по стране. А это значит, что запросить большой аванс не выйдет. Определим, как посчитать, сколько причитается работнику?
В первую очередь обратитесь в бухгалтерию, уточните, утверждены ли ограничения или лимиты по таким расходам. Далее действуйте по обстоятельствам.
Если в учреждении лимиты на расходы по командировкам закреплены в отдельных локальных актах, то попросите предоставить данную информацию. Исчисляйте сумму запрашиваемого аванса по формуле:
Норма затрат = количество дней × лимит в день.
Транспортные издержки редко бывают лимитированы, так как билеты (проезд) оплачиваются по факту. Однако следует учитывать, что работодатель вправе отказать в возмещении трат на проезд на определенных видах транспорта. Например, поездка на такси, когда имеются регулярные рейсы (поезд, автобус). Также могут отказать в оплате места повышенной комфортности (билет бизнес или первого класса).
Пример.
Сотрудника командируют в Тверь на 11 дней. В учреждении установлены следующие лимиты:
- суточные — 200 рублей в сутки;
- проживание — 700 рублей в сутки;
- проезд по факту.
Следовательно, специалист вправе претендовать на:
Суточные — 2200 (11 × 200 руб.), проживание — 7000 (10 × 700) и 2000 за билеты по фактической стоимости (1000 в один конец).
Если в учреждении не предусмотрены ограничения по ком. расходам, смету можно составить на большую сумму. Однако не стоит уходить от реальности. Все равно затраты придется подтвердить документально. К тому же гостиничный номер класса «люкс» и перелет бизнес-классом вряд ли оплатят за счет бюджетных денег.
Как правильно спланировать затраты:
- Уточните стоимость билетов (поезд, автобус, самолет, иное). Включите в смету командировочных расходов оптимальный вариант проезда к месту назначения.
- Забронируйте место в гостинице. При оформлении брони сразу уточните стоимость за сутки. Именно эту цену учитывайте в подсчетах.
- Суточные. Размер таких издержек следует согласовать с руководством. Напомним, что ограничений в законодательстве нет. Однако если сумма превышает 700 рублей в день в поездках по России и 2500 рублей в день для заграничных командировок, то разница подлежит налогообложению (НДФЛ и страховыми взносами).
ВАЖНО! Чтобы исключить проблемы с контролерами, разработайте и утвердите положение о командировках в учреждении. А также закрепите в отдельном локальном распоряжении нормы расходов на служебные поездки.
Если этого не сделать, то некоторые затраты учреждения могут признать нецелевыми. В итоге руководителя оштрафуют и заставят вернуть деньги в бюджет. При утверждении нормативов руководствуйтесь рекомендациями и распоряжениями вышестоящих министерств и ведомств.
Допустим, заявление на выдачу аванса подотчет одобрено. Что делать дальше?
В первую очередь составьте приказ о направлении специалиста в служебную поездку. В распорядительном акте необходимо указать не только Ф.И.О. и должность работника, но и период командирования, место назначения, цель поездки. Допустимо указать дополнительные сведения о служебном задании. Например, прописать в приказе «направлен для сдачи годовой бухгалтерской отчетности в Министерство образования».
Используйте унифицированную форму приказа № Т-9 (ОКУД 0301022), утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.
Как оформить командировочные расходы в 2020 году
В бухгалтерском учете бюджетного учреждения расходы на командировки следует отражать на соответствующем счете:
- для отражения суточных — 0 208 12 000 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам», по КВР 112 и КОСГУ 212;
- для отражения иных затрат — по субсчету 0 208 26 000, по КВР 112 и КОСГУ 226.
Новые положения действуют с 2020 года (Приказы Минфина № 132н и № 209н).
Однако если оплату жилья осуществляет сама организация, например между учреждением и гостиницей заключен договор на оказание услуг, то такие затраты отражают на счете 0 302 26 000. А если оплата гостиницы проводится по договору между организацией и гостиницей, но подотчетными деньгами через сотрудника, такие затраты отражаем на счете 0 208 26 000.
Аналогичный порядок предусмотрен и для покупки билетов. Так, к примеру, если работник сам купил билет на поезд (автобус, самолет), то командировочные расходы на транспорт отражаем на счете 0 208 26 000, по КВР 112. Если учреждение заключило договор с транспортной компанией и перечислило деньги за билет с расчетного счета, затраты отражайте на 0 302 22 000, используйте КВР 244. Но если по такому договору заплатил работник подотчетными деньгами, то отразите операцию на 0 208 22 000, КВР 244, КОСГУ 222.
Самый лучший вариант – договориться с принимающей стороной, если таковая имеется, об организации всех моментов командировки, в том числе и проживания сотрудника. Происходит это в редких случаях, когда дело касается крупных контрактов или поездок за границу.
Чаще же командированному приходится самостоятельно подыскивать себе вариант временного жилища.
Первое, что приходит на ум, — это гостиничный номер. Хороший вариант как для работника, которому не нужно будет заниматься уборкой помещения, так и для его нанимателя, потому как администрации отелей предоставляют услуги и требуют оплату только по официальным документам.
Другое дело, что свободные номера есть не всегда, а цены оставляют желать лучшего.
Особенно это касается длительного пребывания.
В качестве альтернативы отелю можно рассмотреть койко-место в хостеле.
Но это подойдёт разве что молодому человеку и то на одну-две ночи.
Другой вариант – аренда квартиры. Сдача жилья посуточно давно является отдельной нишей бизнеса в сфере недвижимости, распространена во всех крупных городах.
Цена такого найма в среднем в два раза ниже, чем стоимость номера в отеле с аналогичным количеством комнат. Да и жилец всегда может сэкономить на питании, воспользовавшись кухней, что в гостинице невозможно.
Образцы типового договора аренды комнаты в квартире и договора краткосрочного найма жилого помещения вы можете найти на нашем сайте.
Как подтвердить расходы по найму жилого помещения в командировке? Какой бы вариант не выбрал сотрудник, он должен помнить об обязательном оформлении документов. В случае с гостиницей, хостелом или общежитием это не является проблемой. Для бухгалтерии предприятия хватит и кассового чека, подтверждающего оплату.
Представители гостиницы могут выдать счёт-справку на собственном бланке организации, где будут подробно расписаны все расходы жильца. Отели и подобные учреждения нередко работают с представителями юридических лиц, поэтому сложностей возникнуть не должно.
Немного сложнее обстоит дело с арендой жилплощади участников. Если командированный сотрудник решил обратиться за поиском подходящего варианта в агентство по недвижимости, то ему следует сохранить документы об оплате как проживания, так и посреднических услуг риэлторов. Это могут быть соответствующие договоры и подписанные сторонами акты оказания услуг.
Не стоит поддаваться на уговоры арендодателей и соглашаться на съем временного жилища без договора.
Бухгалтер организации просто не поймёт, откуда взялись суммы, потраченные на проживание, если нет соответствующих документов.
Вряд ли работник сможет истребовать всю сумму, истраченную на жильё при командировке в такой ситуации.
Оформление фиктивных счетов за проживание в гостинице или завышение размеров фактической стоимости аренды в заключенном соглашении будет являться составом преступления по статье 159 УК РФ (Мошенничество).
Что делать, если нет подтверждающих документов на расходы по найму жилья? Бывают случаи, когда представить бумаги, из которых можно получить информацию о расходах на проживание в командировке, работник не в силах по ряду причин.
В этом случае возникает спорная ситуация, которая редко решается в пользу физического лица. Очевидно, что командированный сотрудник где-то жил во время рабочей поездки. И подобные услуги редко оказываются на безвозмездной основе.
Поэтому руководство организации обозначит некоторую сумму, которая будет выдана работнику в качестве компенсации расходов, или которую можно списать из командировочных средств, выданных авансом. Практически всегда эта величина меньше фактических затрат, понесённых работником.
При желании можно будет запросить информацию о средних ценах аренды из агентства по недвижимости и, опираясь на неё, в судебном порядке отстаивать свои интересы и требовать компенсации издержек.
Но судьи предпочитают исследовать доказательства, а не руководствоваться умозрительными заключениями. Нет официальных подтверждений – нет расходов.
Что касается налогового вычета, то Налоговый кодекс РФ допускает освобождение от уплаты НДФЛ и страховых взносов с суммы на наем жилья в 700 рублей за каждый день командировки по РФ (и 2500 при заграничной) в случае, если у организации нет подтверждающих расходы документов.
Прежде всего разберемся, какие бывают поводы для отмены командировки.
К наиболее частым и распространенным относят:
- семейные обстоятельства;
- перенос сроков командировки;
- болезнь;
- отпуск сотрудника;
- непредвиденные ситуации;
- форс-мажорные обстоятельства (например, природные катаклизмы).
Введенные разными странами ограничения из-за пандемии тоже можно рассматривать как уважительную причину отмены служебных поездок.
Для того, чтобы отменить командировку, следует составить приказ. В нем необходимо указать прямую причину отмены командировки.
Помимо этого, в приказе нужно указать основание для отмены. Под основанием подразумевают служебную записку, акт или пункт закона, которые имеют непосредственное отношение к распоряжению об отмене.
Что же касается формы приказа, его (как и иной подобный документ) оформляют произвольно, поскольку на сегодняшний день установленный образец заполнения документа отсутствует.
Если в организации есть унифицированный шаблон заполнения документа, приказ оформляют в соответствии с установленными локальными правилами.
С образцом приказа об отмене командировки вы можете ознакомиться и бесплатно скачать далее.
Далее рассмотрим, какие основные этапы отмены командировки в связи со сложившейся ситуацией в 2020 году.
Во-первых, необходимо оформить приказ об отмене командировки.
Есть 2 варианта: аннулирование и создание нового приказа. Аннулирование ранее изданного приказа можно сделать при условии, что ни выплаты суточных, ни оплаты проживания не было.
Новый же приказ формируют, если была оплата суточных и проживания, проезда.
Образец приказа об отмене командировки из-за коронавируса прикреплен ниже. Его можно бесплатно скачать.
Для начала стоит различать вынужденный и добровольный отказы от авиабилетов.
Под добровольным отказом принято понимать прекращение договора по инициативе пассажира, забронировавшего место на самолет. Вынужденный же отказ происходит, если рейс, указанный в билете, отменен или задержан; если не удалось предоставить пассажиру место, рейс или дату, и по другим причинам.
Возврат билетов на самолет при коронавирусе происходит при различных ситуациях. Во-первых, если мероприятие отменили в связи с пандемией коронавируса, но рейс не отменили, – такой отказ будет считаться добровольным.
Если же авиакомпания отменила рейс или вы заболели или находитесь на карантине (по предъявлении документа от врача) – это вынужденный возврат. И вам вернут всю сумму за билет.
Отметим, что при отмене рейсов авиакомпании, как правило, компенсируют расходы на регулярные рейсы.
Но бывают и безвозвратные варианты рейсов – по которым деньги за приобретенные билеты, к сожалению, не вернут.
Также стоит учитывать тот факт, что отмену мероприятия, куда вы не полетели, авиакомпании не считают основанием для полного возврата денежной суммы за билет. В данном случае следует оформлять добровольный возврат билетов (если он, конечно, предусмотрен тарифом).
С учетом того, что многие страны закрыли свои границы, авиакомпании отменяют рейсы. Однако до официальной информации от них отказ от билета считают добровольным.
Возврат денежных средств за железнодорожные поездки, планируемые до 1 июля 2020 года включительно и отмененные в связи с вынужденными обстоятельствами из-за коронавируса, можно сделать дистанционно. При условии, что ваш поезд отменили, вы имеете право вернуть полную стоимость билета без удержания сбора, если возврат билета происходит после отмены рейса.
При покупке невозвратного ж/д билета – на период с 11 апреля по 1 июня 2020 – вы тоже имеете полное право сдать его. Правила возврата в данном случае такие же, как при возврате обычных проездных документов.
При коронавирусе возврат билетов считается затратами организации. Эти затраты относят к внереализационным расходам.
При условии, что сотрудник совершал покупку билетов за свой счет, а потом сдал их, это тоже относят к расходам. НДФЛ в таком случае не удерживают.
Если же сотрудник уже получил суточные, он должен вернуть их в кассу или на расчетный счет.
Процесс отмены командировки и оформление отказа несложный, однако выполняйте его правильно.
Возврат билетов при отмене командировки из-за коронавируса может происходить по нескольким сценариям. Однако убытки, которые понесла компания в результате действий по сдаче билетов, отказу от гостиниц и т. п., могут быть все приняты в расходы для целей исчисления налога на прибыль.
В статье напомним основные правила направления работников в служебные командировки, расскажем о гарантиях и компенсациях, которые предоставляются в этом случае, а также рассмотрим порядок отражения командировочных расходов в учете государственных (муниципальных) учреждений с опорой на изменения, произошедшие с 01.01.2020 в порядке применения КОСГУ.
Мы разработали пошаговую инструкцию для оформления командировки в 2020 году. В статье есть образцы и бланки всех документов для отправки работника в командировку. Командировочное удостоверение в 2020 году не действуют, на самом деле отмена произошла еще в 2015 году, когда постановлением Правительства РФ № 1595 внесли изменения в п.
7 постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749
«Об особенностях направления работников в служебные командировки»
, заменив требование об оформлении командировочного удостоверения условием о том, что фактический срок пребывания в командировке определяется на основании проездных документов. Этим же постановлением полностью исключили и п. 6, тем самым сняв обязательство работодателя оформлять служебное задание для описания цели командирования сотрудника.
Вместе с тем, право выписывать командировочные листы никто не отнимал.
Если работодатель решает именно таким документом подкреплять факт служебной поездки сотрудника, то бланк организация или предприниматель может разработать самостоятельно, а может взять за основу прежнюю форму Т-10. Суточные могут быть установлены любые, в т.
Командировка – это рабочая поездка сотрудника по распоряжению руководства.
Все расходы на проезд, проживание и питание работника организация должна взять на себя. В этой статье мы рассмотрим проводки по командировочным и суточным расходам.Для покрытия всех расходов в командировке сотруднику :
- Дебет Кредит 50 ().
Если после командировки деньги остаются, их необходимо вернуть в кассу:
- Дебет 50 Кредит .
В случае, когда работник, наоборот, потратил еще и свои личные деньги, организация при наличии соответствующих доказательств должна компенсировать их:
- Дебет Кредит 50.
По всем расходам в командировке работник должен отчитаться.
Для этого он составляет авансовый отчет, к которому он прикладывает все квитанции, билеты, чеки и иные документы, подтверждающие затраты.Если расходы сотрудника, даже при наличии документов, будут не целесообразными, организация может их не принять.
Командировочные расходы в 2020 году бухгалтерские проводки
В первую очередь, работодатель должен оплатить работнику суточные. Это не зависит от того, в какую страну направлена командировка, даже если она однодневная. Оплата суточных при командировке за границу не ограничена законодательством. Сам работодатель может выбрать размер суточных выплат для своих работников, в зависимости от занимаемой должности.
Сами по себе суточные – это определенная сумма денег, которая выплачивается командированному работнику при выполнении служебных обязанностей отдельно от возмещения расходов на проезд и проживание. Их размер прописывается в приказе о командировках в пункте «Командировки за рубеж». Стоит помнить, что суточные не облагаются налогом, если они ограничиваются суммой 2500 рублей в день. Если сумма превышает вышеуказанную, то работодатель обязан дополнительно платить НДФЛ государству. Так было в 2016 году, такими же условия остались и в 2017 году. Суточные выплачиваются с момента, когда командированный работник компании выехал из РФ.
Если суточные превышают 2500 рублей, работодатель обязан уплачивать за превышающую сумму НДФЛ.
Устанавливая величину суточных, стоит ориентироваться на финансовые потребности для проживания в стране, куда командируется сотрудник, поскольку уровень цен там различается. Соответственно, и расходы при поездке, скажем, в США и Болгарию будут различаться.
Компенсация работнику затрат на проезд и проживание в отеле или арендованной квартире осуществляется до того, как сотрудник выехал в командировку. Заранее ему приобретают билеты туда и обратно, бронируют номер в отеле или созваниваются с арендодателем квартиры и выдают конкретную сумму на проезд и проживание сотруднику на руки.
Возмещение расходов на проезд состоит не только из стоимости билета туда и обратно, но и затрат на общественный транспорт и такси по городу. Существуют документы, которые подтверждают затраты командированного: это билеты, чеки из отеля или компании по сдаче в аренду автомобиля. Оплачивать расходы по проживанию может как сама компания перед заселением работника, так и сам сотрудник. Во втором случае он обязан получить чек с прописанной суммой и датами проживания в конкретном отеле.
При заграничной командировке нередко необходимо потратиться на получение загранпаспорта, причем в оперативном режиме. Оформлением этого документа по выезду за рубеж занимается сам работник, а организация может только выдать ему под отчет деньги для возмещения его убытков, если они необходимы именно для выполнения служебных обязанностей.
При оформлении загранпаспорта требуется потратить деньги не только на госпошлину, но и на консультацию и другие услуги. Списываются подотчетные деньги при подтверждении наличия загранпаспорта и соответствующих оплаченных квитанций. Для этого обязательно нужно представить в бухгалтерию ксерокопии документов.
Трудовое законодательство предусматривает возмещение расходов, понесенных работником в служебной командировке (ст. 167 Трудового Кодекса РФ). Использование собственного автомобиля в командировке – не исключение (ст. 188 ТК РФ). Для надлежащего оформления эксплуатации личного автотранспорта в служебных целях необходимо соблюсти некоторые формальности.
Оплата командировки за границу
Оформление использования личного автомобиля в служебной командировке возможно не только путем прямого возмещения расходов на его эксплуатацию, но и временной арендой данного транспортного средства у работника. При этом арендатором выступает организация, отправляющая сотрудника в командировку, а арендодателем – владелец автомобиля или лицо, действующее на основании нотариально заверенной доверенности от владельца (Гражданский Кодекс (ГК) РФ, ст. 606).
Расходы на такси в командировке в 2020 году сотруднику должна возмещать организация, командировавшая его по служебной необходимости. Ст. 168 ТК РФ утверждает, что все расходы, понесенные сотрудником во время командировки, должны быть компенсированы работодателем. При этом данные расходы и их суммы должны быть санкционированы или же прописаны в коллективном договоре либо в каком-либо локальном акте компании. Это положение следует учитывать сотруднику, прежде чем воспользоваться услугами такси в командировке.
Если же траты на проезд в такси зафиксированы в вышеуказанных документах или же разрешены работодателем, то сотруднику следует к авансовому отчету приложить квитанцию на бланке строгой отчетности или контрольно-кассовый чек, выданный после поездки водителем такси. При отсутствии этих документов возмещение затрат на оплату услуг такси производиться не может. Электронный чек, высланный перевозчиком по электронной почте, подтверждающим документом не является.
Нормативной базой, регулирующей особенности оформления командировки, права, а также обязанности работодателя и направляемого в рабочую поездку сотрудника является:
- Трудовой кодекс (глава 24);
- Постановление №729;
- Постановление №749;
- Постановление № 771;
- Постановление №812;
- Постановление №922;
- Постановление №1595;
- Налоговый кодекс.
Ознакомиться с документами можно тут:
Положение о правилах направления в командировку неоднократно пересматривалось и дорабатывалось.
Нововведения сделали процесс оформления командировки значительно проще в связи с отменой некоторых обязательных документов.
По новым правилам, для оформления служебной поездки в 2020 году необязательными стали следующие документы:
- командировочные удостоверения;
- служебное задание;
- отчет о поездке;
- журналы учета.
Еще одним нововведением является отмена ограничений сроков командировки.
Ранее срок поездки не мог превышать сорока дней или одного года для строителей. По новым правилам срок командировочной поездки определяется работодателем и зависит от объема порученного задания.
Процедура оформления командировки значительно упростилась, но и старая система документооборота может быть использована по желанию работодателя, об этом должно быть указано в нормативных актах организации.
Как оформить командировку сотруднику в 2020 году в соответствии с новыми правилами?
В соответствии с Российским законодательством, в 2020 году в список обязательных для командировки документов входят:
- приказ с указанием места и цели поездки, с которым сотрудник должен ознакомиться и дать письменное согласие либо отказ;
- путевой лист, в случае использования в поездке автомобиля (личного или служебного);
- служебная записка в случае использования в поездке автомобиля;
- авансовый отчет, подтверждающий командировочные расходы.