Кадровый учет в организации документы кадрового учета

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кадровый учет в организации документы кадрового учета». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание:

Преимущества этого варианта организации учета в том, что если человека порекомендовали, то (возможно) он действительно справляется с работой, то есть он был проверен в деле. Конечно, с таким кадровиком нужно обговаривать условия работы, чтобы они устраивали обе стороны.

Недостатки: все-таки необязательно рекомендации себя оправдают. А также руководителей иногда смущает тот факт, что подобный специалист не несет ответственности за свои ошибки и, вообще, в целом ни за что не отвечает.

Кадровый учет и его правильное ведение на предприятии

Вести кадровый учет, тем более в крупной компании — это невероятно ответственная и огромная по своему объему работа. А ведь здесь ошибки недопустимы! Но на сегодняшний день существует способ автоматизировать деятельность кадровиков, что позволяет значительно облегчить и упростить работу отдела, наладить деятельность, существенно снизив риск появления ошибок.

Итак, подведя итоги, можно отметить следующее:

Кадровый учет является важнейшей частью работы любого предприятия.
Для организации ведения учета есть несколько способов. Выбор за руководителем.
Должностные обязанности кадрового работника определяются инструкцией и трудовым договором.
Существует список документов, касающихся кадровой работы, которые обязательно должны присутствовать в каждой компании. И начинать свою трудовую деятельность в отделе кадров следует с проверки именно этих документов.
Вести учет гораздо проще, если он автоматизирован.

Порядок ведения кадрового учета на предприятии

Государственная инспекция по труду периодически устраивает выездные проверки. Организации дается десять дней, чтобы подготовиться.

Ошибки, которые чаще всего выявляются при проверке, приведены в таблице.

Ошибка	Как исправить
В правилах внутреннего трудового распорядка отсутствует информация об ответственности работодателя.	Частота выявления такой ошибки при плановой проверке 90 %. Исправить ее можно, издав новые ПВТР, в которых будет присутствовать глава о дисциплинарной и материальной ответственности руководителя.
Работники не ознакомлены с ЛА, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.	Можно завести журнал ознакомления с ЛА, в котором будут расписываться сотрудники. Можно создать ознакомительный лист к каждому ЛА, который должны подписать все работники.
В документах нет информации об индексации заработной платы.	Разработка дополнительных соглашений к трудовым договорам.
Игнорирование мнения профсоюзов при разработке ЛА.	Создание нового документа.
В ПВТР не прописан второй выходной день и/или дни выплаты зарплаты.
Отсутствие информации в трудовом договоре об окладе сотрудника, районном коэффициенте, процентной надбавке для трудящихся на Крайнем Севере.
В трудовом договоре не указаны СОУТ.	Если специальная оценка условий труда была произведена, это должно быть отражено в договоре. В противном случае стоит внести фразу «Условия труда определит СОУТ, она будет проведена в установленные законодательством сроки».
Табель учета рабочего времени заполнен неверно: отсутствуют сведения о работе в сверхурочное время и праздничные дни, неправильно указана продолжительность рабочего дня, нет информации о прогулах и опозданиях.	Создание корректирующего листа и внесение в него правильных сведений.
Неправильно оформленный график отпусков: не отражен перенос, не зафиксирован факт ознакомления работника с приказом за 2 недели до отпуска, не учтены льготные категории, неправильно разделен отпуск (одна часть должна длиться не менее 14 дней).	Создание нового графика, формирование уведомлений об отпуске (должны быть подписаны сотрудниками).
Отсутствие инструкции по охране труда для сотрудников, работающих на ПК	Работодатели нередко забывают, что при работе за компьютером более четырех часов необходимо соблюдать правила охраны труда. Должны быть разработаны соответствующие инструкции, а сотрудники под подпись ознакомлены с ними.

Недочеты в документации, связанные с неполным заполнением граф или отсутствием обязательной подписи, весьма досадны. Поэтому надо тщательно проверить все бумаги и внести необходимые сведения еще до визита сотрудников ГИТ, которые применяют отдельные санкции за каждое нарушение (три ошибки – три штрафа).

Бывают ситуации, когда руководитель компании не может самостоятельно организовать ведение кадрового учета. В этом случае целесообразно обратиться в фирму, предоставляющую такую услугу. Ее специалисты проведут аудит и разработают необходимый пакет документов.

Консалтинговые фирмы могут:

определить наиболее эффективную систему кадрового делопроизводства;
создать и внедрить внутренние нормативные документы;
подготовить инструкции и положения.

Также сотрудники консалтинговой фирмы могут контролировать процесс создания отдела по управлению персоналом и отдела документооборота. Услуги сторонних специалистов дают возможность эффективно построить работу в данном направлении.

Кадровый учет и управление персоналом взаимосвязаны, качество организации кадровой политики зависит от правильности и эффективности учета. Игнорировать кадровые вопросы недопустимо, они влияют не только на деятельность компании, но и на судьбы ее сотрудников. Например, если работники организации не смогут получить свою пенсию (или другую выплату) из-за халатного выполнения кадровиком должностных обязанностей.

Ознакомившись с алгоритмом организации кадрового учета с нуля, можно начинать наладку этого процесса в компании. Главное – не игнорировать нормы Трудового кодекса РФ, постановления Минтруда, Госкомстата, Росархива и т. д. После того как удалось настроить эффективный кадровый учет, необходимо его постоянно контролировать.

Целесообразно периодически отправлять кадровиков на курсы повышения квалификации. Кроме того, нужно проводить плановый аудит процессов учета. Тогда работа кадровой службы будет безупречна.

Наиболее распространенными способами ведения кадрового учета в организации являются:

Главным плюсом этого способа кадрового делопроизводства является возможность организации в соответствии со своими принципами и требованиями, так сотрудник находится непосредственно в компании.

Минимизация риска ошибок при оформлении документов;
Исключение неверного расчета зарплаты и, как следствие, налогов;
На 20-30% увеличение Вашего свободного рабочего времени;
Возможность сдавать зарплатную отчетность своевременно и без переработок;
Мощная экспертная поддержка в лице компании Учёт.pro

Ведение кадрового учета предполагает оформление большого количества документации, которая будет отражать информацию как отдельно по каждому сотруднику, так и в целом по всей компании, а также создание правил, регламентирующих порядок трудовой деятельности.

Ведение кадрового учета подразумевает фиксирование численности сотрудников, что возможно только при качественном отслеживании всех перемещений. Основной задачей кадрового учета является составление документального подтверждения того или иного перемещения сотрудника, начиная от приема на работу, перевода на другую должность, оформления отпуска и заканчивая увольнением.

Конечно, кадровый учет можно вести и вручную, однако ведение кадрового учета посредством применения программных средств позволяет минимизировать время на подготовку документации, в особенности если в компании много сотрудников.

Основным контролирующим органом, который отвечает за правильность ведения кадрового учета, является Государственная инспекция труда. Она призвана осуществлять контроль за кадровыми операциями и, если кадровый учет ведется с нарушениями, привлекать к административной ответственности за нарушение трудового законодательства.

Выделяют следующие виды ответственности (ст. 419 ТК РФ):

Административная — штрафы для должностных лиц и компаний отражены в ст. 5.7, 5.27–5.34, 5.39 КоАП РФ. Административная ответственность чаще всего наступает в случае отсутствия какого-либо необходимого кадрового документа или его непредставления по запросу работника либо организации.

Пример: Иванов И. А. решил взять кредит. Для этого ему нужна копия трудовой книжки и справка 2-НДФЛ. Работодатель отказался выдать копию трудовой книжки. Сотрудник вправе заявить о неправомерных действиях работодателя в трудовую инспекцию, которая привлечет компанию к ответственности (ее должностных лиц) по ст. 5.39 КоАП РФ в размере от 1 000 до 3 000 руб.

Гражданско-правовая — наказание предусмотрено ст. 15, 151 и гл. 59 ГК РФ.

Пример: Петров С. Ф. получил травму на рабочем месте. В соответствии со ст. 1085 ГК РФ работодатель обязан компенсировать неполученную оплату труда за время пребывания сотрудника на лечении, а также расходы на его лечение и восстановление.

Уголовная ответственность — предусмотрена ст. 143, ст. 145, ст. 145.1, ст. 146-147, ст. 215-217 УК РФ.

Кроме того, документы кадровых служб могут запрашивать налоговые органы, в случае непредставления которых наступает ответственность по ст. 126 НК РФ

К примеру, определенный работодатель воспользовался законным правом перейти на ведение кадрового учета по упрощенной схеме. Он предоставляет рабочее место своему первому сотруднику. В этой ситуации необходимо надлежащим образом соблюсти соответствующие формальности, что предусматривает обязательное осуществление работодателем следующих действий:

составление и подписание обеими сторонами договора, регламентирующего трудовые отношения;
оформление приказа (распоряжения) о трудоустройстве конкретного работника на предприятии;
внесение нужных сведений (данных) в трудовую книжку, принадлежащую нанимаемому сотруднику;
заполнение персональной карточки субъекта, официально зачисленного в штат организации.

Все эти моменты, перечисленные выше, следует рассмотреть более подробно, так как детальное их изучение позволит лучше понять, в чем именно упростили кадровый учет с 2017 года для субъектов бизнеса, отнесенных к категории микропредприятий, и индивидуальных предпринимателей. Руководители и административные работники соответствующих коммерческих организаций, непосредственно отвечающие за делопроизводство в кадровой сфере, должны хорошо разбираться в том, как принять и уволить сотрудника по облегченной схеме, разрешенной государством.

Сразу следует отметить, что облегченная схема учета и делопроизводства в работе с персоналом доступна любому субъекту бизнеса, относящемуся на законных основаниях к категории микропредприятий. В юрисдикции РФ микропредприятиями принято считать небольшие коммерческие структуры (организации, предприятия), а также физических лиц, официально зарегистрированных в качестве индивидуальных предпринимателей.

Специальный реестр, содержащий сведения о представителях малого и среднего бизнеса, в РФ уполномочена вести налоговая администрация (ФНС). В данном реестре присутствуют юридические лица (ООО) и индивидуальные предприниматели (ИП), которые соответствуют следующим требованиям:

размер годовой выручки не превышает 120 (ста двадцати) миллионов рублей;
штатная численность – не более 15 человек;
доля участия государства – максимум 25%.

Если субъект предпринимательской деятельности попадает в этот реестр, он вправе перейти на облегченный порядок кадрового учета.

Для перехода на упрощенную систему кадрового делопроизводства и учета уполномоченному должностному лицу организации, присутствующей в вышеупомянутом реестре субъектов малого предпринимательства, следует издать приказ (распоряжение) о том, что предприятие (индивидуальный предприниматель) с определенной даты отказывается от применения прежде использовавшейся документации в сфере управления персоналом. Необходимо четко указать, что ранее действовавшие на предприятии кадровые регламенты (положения) отныне утрачивают свою юридическую силу. После этого можно ограничиться заключением с нанимаемыми на работу сотрудниками стандартных трудовых договоров.

Если субъект бизнеса официально зарегистрировался и начал деятельность после 01.01.2017, ему достаточно будет лишь оформить приказ о переходе на облегченный порядок ведения кадров, а об утрачивающих юридическую силу регламентах упоминать в этом случае не требуется.

В основе договорных отношений – необходимость осуществления наемным работником определенного процесса, для которого работодатель обеспечивает надлежащие условия. Работник следует установленному регламентом распорядку, соблюдает требования трудовой дисциплины, выполняет конкретные поручения работодателя, самостоятельно совершает определенные действия. Работодатель ежемесячно выплачивает наемному работнику оговоренную соглашением заработную плату, делая это, как правило, двумя платежами – аванс и окончательный расчет.

Трудовой договор в РФ чаще всего заключается сторонами бессрочно. Такой способ оформления трудовых отношений подразумевает необходимость оплаты работодателем за наемного работника подоходного налога, а также вышеупомянутых взносов для ПФР (пенсионный взнос), ФФОМС (медицинская страховка) и ФСС (соцстрах).

Следует отметить, что необходимость ведения кадрового учета и делопроизводства возникает в практике управления персоналом именно тогда, когда наемный работник оформляется на предприятии или у индивидуального предпринимателя с заключением трудового договора.

Субъекты бизнеса, отнесенные к микропредприятиям, получили возможность оформлять отношения с наемными работниками по типовой форме трудового договора, специально утвержденной государством с целью упрощения порядка ведения кадров. Данная форма подразумевает заполнение именно тех её пунктов, которые имеют непосредственное отношение к выполняемой работе, являющейся предметом составляемого сторонами трудового договора.

Сотрудник, нанимаемый на работу по трудовому договору, должен предоставить работодателю следующий набор обязательных документов:

Гражданский паспорт, при отсутствии которого можно предъявить временно предоставленное удостоверение личности.
Свидетельство СНИЛС.
Для военнообязанных – военный билет.
Трудовая книжка (не требуется, если работник, уже имеющий основную занятость, трудоустраивается по совместительству).

Дополнительные бумаги, которые могут потребоваться работодателю в определенных ситуациях:

Документы о наличии у наемного работника соответствующего образования.
Медицинская книжка (бумага о прохождении нанимаемым сотрудником обязательного медосмотра).
Документ о наличии или отсутствии у гражданина судимостей.

Если оформляемый сотрудник не осуществлял прежде трудовую деятельность, работодатель обязан завести для него трудовую книжку, а также получить в ПФР свидетельство СНИЛС.

Документ от ФНС о присвоении нанимаемому сотруднику ИНН необходим работодателю для уплаты за него подоходного налога, а также взносов по всем внебюджетным фондам. Однако справка ИНН не входит в перечень обязательных документов при трудоустройстве. Таким образом, работодатель не вправе требовать её наличия у оформляемого работника.

Если у физического лица отсутствует ИНН, данное обстоятельство не считается основанием для отказа ему в трудоустройстве, а работодатель будет вынужден сдавать за него соответствующую отчетность без указания этого реквизита.

Издание работодателем приказа (распоряжения) о трудоустройстве конкретного наемного работника считается необходимым актом, юридически фиксирующим факт принятия физического лица на работу с определенной даты. Этот документ является основанием для выплаты сотруднику оговоренной заработной платы, а также упоминается при внесении необходимых сведений о принятии на работу в его трудовую книжку.

Основные реквизиты приказа (распоряжения) о трудоустройстве работодателем наемного работника:

наименование работодателя (организации, индивидуального предпринимателя);
дата составления и регистрационный номер документа;
срок трудоустройства, ограниченный датой принятия на работу и датой предусмотренного выбытия сотрудника;
ФИО оформляемого работника;
наименование подразделения;
должность нанимаемого сотрудника;
условия трудоустройства, характер работы;
размер оговоренной ставки (оклада);
величина обусловленной надбавки;
продолжительность испытательного срока (максимум 3 месяца), предусмотренного договором;
основание для издания данного распоряжения (ссылка на трудовой договор);
подпись руководителя (с расшифровкой);
подпись работника об ознакомлении с данным приказом.

Трудовая книжка физического лица является своеобразным досье, содержащим подробные сведения обо всех фактах, связанных с его трудоустройством:

принятие (оформление) на работу в определенной должности
перевод на другую позицию или в иное подразделение организации;
увольнение (сокращение);
другие обстоятельства, события.

Каждая запись, внесенная работодателем в трудовую книжку, должна быть обоснована ссылкой на соответствующий документ (приказ, регламент, нормативно-правовой акт) с указанием его наименования, номера и даты.

Информация о трудоустройстве обязательно должна быть внесена работодателем в трудовую книжку, если сотрудник отработал более 5 (пяти) дней на основном месте занятости по трудовому договору.

Сам порядок восстановления учета не отражается в законодательстве. Но обычно подобная процедура включает в себя следующие основные этапы:

изучается действующие нормативные документы;
определяется перечень всех необходимых документов;
составляется прогноз дальнейшей деятельности предприятия;
определяются лица, отвечающие за документы;
формируется штатное расписание;
проводится проверка правильности оформления работника;
удостоверяемся, что все совмещения, кадровые перестановки оформлены соответствующим образом;
проверяется вопрос оформления увольнений (как прошлых, так и текущих);
устанавливается законность «рабочего времени» на конкретном предприятии.

Кадровый учет и делопроизводство в 1С:ЗУП

Анализ бизнес-процессов кадрового учета заказчика, организации работы кадровой службы (если имеется)
Постановка кадрового учета «с нуля» (для стартапов) или разработка предложений по оптимизации имеющейся схемы работы
Консультирование по вопросам трудового законодательства
Организация кадрового документооборота, разработка локальных нормативных актов, регулирующих вопросы трудовых отношений

Восстановление кадрового учета 2019: пошаговая инструкция

Любой кадровый документ, так или иначе, влияет на расчет заработной платы. Кадровый перевод, больничный лист, отпуск или отгул – все это корректирует в большую или меньшую сторону заработок сотрудника на предприятии. На оформление этих операций тратится немалое количество времени, что критично для выплаты зарплат сотрудникам, поскольку требует выполнения «день в день». Автоматизация позволяет минимизировать время оформления кадровой документации и вовремя передать необходимые данные в бухгалтерию.

Кадровики, как и все люди на нашей планете, могут совершать ошибки. Внедрение программного обеспечения и кадровый учет в 1С:ЗУП помогает сократить количество некорректных действий, например, исключить ситуацию, когда кадровый перевод сотрудника происходит с датой, которая пересекалась бы со сроком действия другого документа о перемещении. 1С:ЗУП КОРП содержит все необходимые унифицированные формы, например, Т-1 или Т-2, которые используются кадровыми службами, с возможностью их печати.

Кадровый документооборот не существует в вакууме, являясь частью бизнес-процессов компании. Помимо департамента расчета заработной платы и бухгалтерии, с кадровиками взаимодействуют сотрудники отделов охраны труда, нормирования, подбора персонала. Взаимодействие через бумажные документы или различные Word-файлы может привести к их потере или несинхронному ведению, когда, например, один отдел использует актуальный список кадровых переводов на начало месяца, а другой – предыдущую версию документа.

Кадровое ПО позволяет хранить все документы в одном месте, а также регулировать доступ и очередность сотрудников к их редактированию, поддерживая таким образом актуальность данных. Например, в системе можно дать доступ руководителю отдела охраны труда к приемам на работу, а отделу нормирования труда ограничить доступ к больничным листам или отпускам сотрудников.

В последние несколько лет в России происходит массовый переход с бумажных отчетов на электронные: основная кадровая отчетность сдается в электронном виде, введены электронные больничные листы, а с 2020 г. начался переход на электронные трудовые книжки. И если раньше взаимоотношения с государством без использования бумажных бланков и документов были делом добровольным, то с течением времени становятся обязательными.

Использование любого программного обеспечения начинается с настроек. Программа 1С:ЗУП имеет три основных уровня настроек кадрового делопроизводства:

Общие для всей программы;
Для организации;
Для подразделения.

Общие настройки программы отвечают за ее «глобальные» функциональные показатели, которые будут применены для всех организаций в базе. Перейдя в раздел «Настройки кадрового учета», будут доступны такие настройки:

Возможность совмещения должностей и подработок;
Ведение воинского учета и бронирования граждан;
Учет специальностей и проведение аттестаций.

Наиболее важной среди них можно считать настройку ведения штатного расписания. Для этого необходимо пройти в одноименный подраздел.

Курсы кадрового учета и делопроизводства +1С, обучение в Москве

Кадровые документы, так или иначе, корректируют размер заработной платы сотрудника в целом или за определенный период. Рассмотрим несколько вариантов оформления такой документации в 1С:ЗУП КОРП.

Итак, нашему сотруднику со после трудоустройства назначают ежемесячную премию в 10% от его заработной платы. Для этого воспользуемся документом «Назначение планового начисления».

Бывает, что кадровый документ оформлен некорректно. Например, стоит неверная дата, документ оформлен не на того сотрудника или же не состоялось какое-то событие – отменилась командировка работника. Очень важно, что в ЗУП есть функция исправления или отмены документа, а также начисления выплат сотрудникам. Рассмотрим ее применение.

Предположим, что наш сотрудник решил взять отпуск на три дня, в период с 15.06 по 17.06. Мы зарегистрировали и провели этот документ в базе, однако, по причине служебной необходимости, отпуск пришлось перенести на последующие даты. Каким образом исправить документ и при этом не запутать отдел расчета заработной платы?

Для корректного исправления необходимо открыть документ «Отпуск», который мы оформили с ошибочными данными, где в левом нижнем углу нажать на ссылку «Исправить».

В некрупных компаниях зачастую кадровое делопроизводство не ведется надлежащим образом. Это может быть по причине отсутствия в штате специалиста по кадрам или по другим причинам.

Нашу инструкцию мы разработали для тех, кто устроился на работу именно в такую организацию и кому поручили наведение порядка в запущенном кадровом хозяйстве.

Инструкцию мы составили просто и доступно, специально чтобы даже новички в кадровом деле без труда смогли навести порядок в кадровых документах, подготовиться к проверке Гострудинспекции.

Обратите внимание, что наша инструкция именно примерная, потому что в каждой организации может быть свой уникальный и неповторимый беспорядок в кадрах, поэтому при восстановлении кадрового делопроизводства какие-то шаги нашей инструкции им нужно будет пройти не в представленной последовательности, а в другой (какие-то шаги раньше, а какие-то наоборот позже), возможно, придется пройти и какие-то свои этапы, не описанные в нашей инструкции.

Итак, с чего начнём?

Запасёмся нужными законами, специальной литературой и программами. Всё это понадобится Вам в работе. Имеющиеся кадровые документы мы будем проверять и приводить их в соответствие с законом, новые документы должны будем составить тоже в строгом соответствии с законом.

Нужные нормативные акты в последней редакции Вы можете найти здесь >>

Удобна в качестве справочной «литературы» большая справочная база по кадровому делопроизводству , доступная подписчикам журнала «Кадровик-практик». В этой базе оооочень много бланков документов, необходимых для кадровой работы, и образцов их заполнения, есть пошаговые процедуры основных кадровых операций, книги, консультации и др.

Решите с руководством вопрос о приобретении программы, в которой вести кадровый учёт. Таких программ множество, причём многие специализированные, весьма и весьма удобны. Некоторые обходят по функционалу 1С. Но большинство компаний кадровый учёт ведут по традиции в 1С. Дело в том, что специалистов по сопровождению 1С предостаточно в любом городе, а вот специалистов по сопровождению иных программ найдёшь не везде.

А. Прежде, чем приступить к проверке имеющихся документов и составлению новых документов, нужно узнать, как реально обстоят дела в компании. Например, какой в реальности режим работы у работников разных подразделений, c какого по какой час они трудятся, у кого ненормированный рабочий день, в какие дни получают зарплату и т.д.

Дело в том, что в компании, которая работала без кадровика, часто используются бланки правил внутреннего трудового распорядка (далее — ПВТР), трудовых договоров и др., скачанные с Интернета, взятые из книг. И в них содержатся условия совсем не те, что в реальности существуют в компании. Мы сталкивались с тем, что в ПВТР компании у всех установлен нормированный рабочий день с 9.00 до 18.00, 1 час обед, рабочие дни с понедельника по пятницу, а в реальности в компании работники нескольких подразделений работают посменно, а в нескольких подразделениях гибкое рабочее время.

Выясните у руководителей реальную картину трудовых отношений в компании.

Исходя из реальной картины (разумеется, с поправкой на требования закона и учредительных документов) будем проверять и составлять кадровые документы.

Б. Заметьте не только закон и реальность будут диктовать нам условия, которым должны соответствовать кадровые документы, но и учредительные документы.

Берём у руководства копии учредительных документов организации и внимательно их изучаем. Все документы, которые мы будем проверять и составлять на участке кадров, должны будут соответствовать учредительным документам фирмы, и никак им не противоречить. Почитайте в Уставе порядок приёма директора и установления ему зарплаты, срок, на который с ним можно заключать трудовой договор, в Уставе могут быть прописаны некоторые особенности (Вы же будете проверять, насколько правильно оформлены с директором трудовые отношения). Иногда в Уставе прописывают порядок приёма на работу ключевых руководящих работников и установления им систем оплаты труда (например, с предварительного согласования общего собрания учредителей), и даже порядок утверждения штатного расписания.

Узнаём пожелания руководства. Вам предстоит не только проверить имеющиеся кадровые документы, но и привести их в соответствие с пожеланиями и указаниями руководства. И новые кадровые документы Вы также будете составлять в соответствии с указаниями руководства. Поэтому заранее у директора можно уточнить, какие особые условия он хочет видеть в правилах внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных актах, в бланках трудовых договоров.

Уточните у руководства, какие из необязательных документов Вы будете составлять для фирмы.

При восстановлении кадрового делопроизводства, Вам предстоит не только проверить документы, но и внести в них изменения, составить новые документы. Поэтому важно заранее выяснить или определить, кто за какие документы каким образом отвечает в компании.

В частности, нужно выяснить, кто отвечает за ведение, хранение, учёт трудовых книжек. Ведь именно этот человек будет вносить в трудовые книжки недостающие записи и исправления. В компании должен быть приказ о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Если в связи с поручением Вам кадровой работы, таким ответственным нужно назначить Вас, то позаботьтесь об издании соответствующего приказа на Вас. На нашем сайте есть форма этого приказа:

Приказ о назначении ответственных лиц за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Бланк (в свободном доступе) >>

В справочной базе , доступной подписчикам журнала «Кадровик-практик» на данном сайте, есть разные образцы таких приказов и другие документы, оформляемые при назначении работников ответственными за что-либо и поручении различной работы, а также консультации по теме.

До того, как Вы начнете разрабатывать документы, нужно выяснить или определить, кто из сотрудников будет участвовать в разработке документов, процедурах согласования, утверждении документов, кто имеет право подписи конкретных документов. Это можно выяснить из имеющихся в компании документов и бесед с руководством.

Проверьте, оформлен ли директор (генеральный директор) надлежащим образом. Если нет, то в первую очередь оформляем директора. Он первый работник! Из документов должно быть видно, с какой даты работает директор. Пошаговая процедура оформления на работу директора есть в справочной базе , доступной подписчикам журнала «Кадровик-практик» на данном сайте, необходимые образцы документов, статьи и консультации там же.

Основные правила, которые учтём при проверке:

— трудовые договоры должны быть заключены обязательно с каждым работником;

— условия трудовых договоров не должны противоречить законодательству;

— условия трудовых договоров должны соответствовать реальности, тому, что на самом деле.

Наверняка Вы обнаружите, что с некоторыми работниками трудовые договоры не заключены. Это нарушение! Разработайте грамотный бланк трудового договора, согласуйте его с директором. Заключите трудовые договоры с работниками, с которыми они не заключены. При этом дату заключения можно указывать реальную. Т.е. Вы оформляете трудовым договором уже существующие отношения.

Проверьте, соответствуют ли имеющиеся трудовые договоры законодательству. Нередко при проверке обнаруживают, что в трудовых договорах не содержатся условия, которые согласно ст. 57 ТК РФ обязательно должны быть включены в договор.

Проверьте, не противоречат ли условия трудовых договоров реальности или локальным нормативным актам. Например, бывает, что согласно трудовому договору оклад работника 25000 рублей, а на самом деле он получает уже оклад 50000 рублей, и это даже отражено в штатном расписании. Или согласно трудовому договору работник получает зарплату 1 и 15 числа каждого месяца, а на самом деле зарплата платится 5 и 20 числа, и такие даты установлены Правилами внутреннего трудового распорядка.

Если Вы обнаружили ошибки и несоответствия в трудовых договорах при восстановлении кадрового делопроизводства, то это нарушение, которое нужно исправить.

Некоторые просто убирают старые неправильные трудовые договоры и заменяют их новыми, правильными. Такая практика имеет свои минусы. Например, в прошлом году у работника действительно был оклад 25000 рублей, а Вы замените трудовой договор, поставите в нем старую дату заключения и новый оклад 50000 рублей. Получится, что у работника оклад 50000 рублей был с момента приема его на работу. А если работник захочет этим воспользоваться и нажалуется в трудинспекцию, что ему в прошлом году не доплачивали?

Законный способ внесения изменений в трудовые договоры предусмотрен ст. 72 ТК РФ. Согласно этой статье изменение определенных сторонами условий трудового договора допускается по соглашению сторон трудового договора (имеются в виду работник и работодатель). Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме. Эти соглашения на практике еще называют допсоглашениями к трудовым договорам.

Бланк и образцы таких соглашений Вы найдёте в справочной базе , доступной подписчикам журнала «Кадровик-практик» на данном сайте. Если у Вас нет этих баз, то можете воспользоваться шаблоном такого «допсоглашения», который имеется на нашем сайте для кадровиков.

Проверьте, вручен ли каждому работнику один экземпляр его трудового договора. Согласно ст. 67 ТК РФ получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя. Поэтому, если обнаружите, что работникам не вручены их экземпляры трудовых договоров, то вручите их работникам под подпись.

Более тщательно проверить трудовые договоры (а также при необходимости включить в них условия, выгодные работодателю) поможет методичка «Принимаем работника на работу: кадровые вопросы» (доступно подписчикам журнала «Кадровик-практик»).

В процессе проверки Вы можете обнаружить, что вместо трудовых договоров незаконно заключены гражданско-правовые договоры. Трудовые отношения должны оформляться только трудовым договором. Если с отдельными работниками у Вас трудовые отношения оформлены гражданско-правовыми договорами, незамедлительно исправьте это, восстановите нарушенные права работников, оформите с ними трудовые договоры.

Кадровый учет представляет собой регламентирование трудовых взаимоотношений работника с работодателем.

Основная ценность и главный ресурс любого бизнеса — кадры. Старинная аксиома гласит, что «Кадры решают все!». Поэтому, профессиональная организация и грамотное ведение кадрового учета на основе компетентности и тщательного соблюдения действующего законодательства — залог успешной и эффективной деятельности любого предприятия и организации.

Вне зависимости от размера организационно-правовой формы компании, механизм кадрового учета присутствует в любом бизнесе и включает в себя следующую деятельность:

— создание и ведение личных дел работников;
— учет рабочего времени, ведение штатного расписания;
— расчет и начисление премий, заработной платы и прочих выплат;
— оформление справок по месту требования, заявлений и больничных листов;
— сдача регулярной отчетности в налоговую;
— составление графика отпусков;
— подготовка приказов, связанных с кадрами;
— прием новых сотрудников и увольнения, с составлением соответствующих документов;
— соблюдение конфиденциальности касательно личных данных работников организации;
— аттестация и оценка работников;

Любая компания, в соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации, обязана располагать следующей документацией:

— штатное расписание;
— книга движения трудовых книжек;
— заключенные с работниками трудовые договоры и приложения к ним;
— личные дела сотрудников;
— график отпусков;
— положение о конфиденциальности персональных данных сотрудников;
— заявления сотрудников и соответствующие приказы руководства;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— трудовые книжки сотрудников;

«Настройка параметров учета» в 1С ЗУП: «Кадровый учет»

Существует несколько вариантов организации и ведения кадрового учета на предприятии:

— создание полноценного Отдела Кадров или деятельность HR-менеджера (специалиста по кадрам) — позволяет организовать кадровый учет в соответствии с принципами и требованиями компании;
— ведение кадрового учета бухгалтером или секретарем — имеет, как плюсы, так и минусы: сотрудник не может быть одинаково компетентен во всех областях сразу, соответственно, от секретаря, совмещающего основную деятельность с ведением кадрового учета, сложно ожидать тщательности и эффективности в ведении кадрового учета;
— передача кадрового учета сторонней компании (аутстаффинг) — наиболее эффективный и, часто, самый выгодный способ ведения кадрового учета, так как аутсорсер (например, ООО «Профит») специализируется на соответствующей деятельности и способен организовать процесс наилучшим образом.

Компании, пошедшие тернистым путем из первого и второго вариантов, бывает, допускают некоторые недочеты при ведении кадрового учета. Рассмотрим их отдельно.

При ведении личных дел сотрудников (которые оформляются при приеме на работу и ведутся до увольнения) могут быть допущены такие ошибки:

— отсутствуют обязательные документы;
— нарушен порядок имеющихся документов;
— личные дела могут не оформляться в принципе;
— сверка в установленные сроки не проводится;
— анкета сотрудника заменяет полноценное личное дело;
— наличие посторонних документов;
— нарушения порядка передачи личных дел соответствующим сторонним организациям (в первую очередь — государственным);

Как и почти в любой деятельности, тем более — связанной с подготовкой и составлением документов цена ведения кадрового учета предприятия зависит от многочисленных условий, к котором можно отнести форму собственности, размер бизнеса (в том числе — количество сотрудников), выбранную систему налогообложения, характер и вид деятельности. Чтобы спрогнозировать точную стоимость в вашем конкретном случае, нам потребуется проанализировать именно вашу компанию, обязательно учитывая присущие именно ей особенности и специфику работы.

Программа обучения курса кадрового учета включает такие важные вопросы, как:

Разработка мер юридического воздействия на сотрудников, с целью обеспечения максимально эффективной работы;
Обеспечение соблюдения работодателем предписанных законом норм для правильного функционирования компании, с целью взаимного соблюдения принятых договоренностей обеими сторонами;
Автоматизация кадрового учета, программа 1С зарплата;
Правовое регулирование трудовых взаимоотношений на разных уровнях, защита интересов сторон, исполнение законодательных актов в области трудовых взаимоотношений;
Разработка внутренних организационных актов на основе существующих нормативов;
Решение кадровых вопросов

Курсы кадрового учета помогают подойти с юридической стороны к вопросу управления коллективом. Основой таких мер могут служить не только нормативные акты из области трудового законодательства, но и смежных областей (защита соцправ, законодательство в области начисления пенсий, налоговый Кодекс).

Условно кадровые вопросы, возникающие на предприятии можно разделить на:

Локальные, регулируемые внутренними актами;
Централизованные, обеспечение которых возложено на законодательные акты, принятые на государственном уровне.

Курсы кадрового учета и делопроизводства подходят для действующих кадровых сотрудников, руководителей соответствующих отделов, делопроизводителей, лиц с профильным образованием без опыта работы. Обучиться на курсах кадрового учета могут также менеджеры по персоналу, бухгалтера по учету заработной платы, инспектора отделов кадров, рекрутеры. Курс кадровый учет включает изучение программы 1С зарплата.

Для действующих специалистов – это реальная возможность повысить квалификацию, а для сотрудников без опыта работы – шанс заявить о себе, как о грамотном специалисте для скорейшего продвижения по службе или возможность получить высокооплачиваемую востребованную на рынке труда специальность.

Курсы «Кадровый учет и делопроизводство» проводятся очно ведущими специалистами центра, работающими профессионалами, преподавателями со стажем, имеющими ученую степень в области юриспруденции. Вы можете приобрести как основную, так и дополнительную специальность специалиста по кадрам и автоматизированному учету с помощью нашего курса 1с ЗУП 8. Кадровый учет.

Обучение кадровому учету + программе 1С зарплата на наших курсах проводится в Москве. Теоретические материалы предоставляются в электронном виде для экономии времени на практические занятия. Отработка навыков и применение изученных нормативных актов проходит на документах реальной компании. Вы сможете задавать вопросы, уточнять информацию, рассмотреть ситуации, происходящие на месте вашей работы. Мы рассмотрим различные модели поведения, отдельно будет изучен блок по поиску и набору кадров для предприятия.

Все преподаваемые на курсах методики авторские, и разработаны нашими преподавателями. Здесь вы не столкнетесь с проблемой непонимания, самостоятельным изучением продиктованной теории. Мы доходчиво преподносим материал, рассматриваем деятельность кадровой службы, взаимосвязи с другими службами предприятия. Вы узнаете как вести учет на крупном субъекте хозяйствования в средней по размеру компании или применительно к малому бизнесу. Курсы 1С Кадровый учет ведутся, в том числе на компьютерах. Дополнительно вы сможете получить дистанционный курс «Основы делопроизводства» и 1СЗУП 8 со скидкой 70%. Теоретические материалы, полученные у нас, остаются слушателям в качестве «шпаргалки».

Наши предложения уникальны. Эффективность сотрудника, прошедшего курсы возрастает в несколько раз, поэтому вы всегда можете предложить начальству оплатить вашу тягу к новым знаниям за счет предприятия – выиграют от этого все!

5 принципов организации кадрового учета на предприятии

Ведение кадрового учета персонала с ошибками может повлечь за собой административную и материальную ответственность перед органами контроля. Выделяют три категории ошибок в кадровом делопроизводстве.

1. Ошибки ведения личных дел.

Формирование личных дел осуществляется при трудоустройстве, после чего их ведут, пока человек не уволится. При этом чаще всего кадровики допускают следующие ошибки:

вкладывают в дела не все требуемые бумаги;
не соблюдают порядок бумаг;
вовсе не заводят личные дела;
не сверяют документы в соответствии с утвержденным графиком;
заполняют не личный листок учета кадров, а анкету работника;
вкладывают в дела не относящиеся к ним бумаги;
нарушают порядок передачи личных дел сторонним лицам и организациям.

Безошибочное оформление и ведение личных дел персонала – это гарантия сохранности всех бумаг и оперативного доступа к ним.

2. Ошибки при составлении трудового соглашения.

Если оформить трудовое соглашение или расторгнуть его с нарушением правил, то возможны серьезные последствия в процессе разрешения трудовых споров. Наиболее распространенные ошибки этой категории:

оформление трудового соглашения в одном экземпляре;
пренебрежение регистрацией трудового соглашения, отсутствие даты регистрации;
отсутствие подписей в трудовом соглашении;
невнесение в договор обязательных данных и/или условий;
отсутствие письменных трудовых соглашений с сотрудниками;
невыдача экземпляра трудового соглашения работнику либо отсутствие отметки о получении им этого документа; неопределенные сроки действия соглашения, отсутствие в нем условий трудоустройства с испытательным сроком (если он есть);
не определенный в договоре размер зарплаты, неустановленные сроки и способ ее выдачи, график работы и продолжительность отпуска.

У аутсорсинга есть как плюсы, так и минусы. Их обязательно нужно изучить и только после оценки всех рисков решать, стоит ли доверять учет кадров сторонней компании.

Преимущества	Недостатки, риски и способы их избежать
Отсутствие необходимости организовывать отдел кадров и, как следствие, экономия средств. Кадровый учет персонала ведется удаленно, а потому не нужно оборудовать рабочее место, отправлять работника на курсы повышения квалификации. Налоговая нагрузка на фирму уменьшается.	Чтобы аутсорсинг действительно позволил сэкономить, нужно сначала провести четкий финансовый анализ. Передача слишком большого функционала аутсорсинговым фирмам убыточна.
Возможность сохранения нужного статуса юридического лица (например, предприятия малого бизнеса при большом размере штата).	Отсутствие гарантий конфиденциальности информации. Во избежание утечек информации нужно: · подбирать аутсорсеров с безупречной репутацией; · грамотно составлять договор, указывая в нем ответственность за разглашение конфиденциальных сведений.
Организация не испытывает на себе влияние человеческих факторов – ей не страшен уход сотрудника на больничный, в декретный или очередной отпуск. Аутсорсинговые фирмы имеют в штате достаточно специалистов, чтобы обеспечить бесперебойное обслуживание своих клиентов.	Некоторые организационные процессы замедляются, отсутствует гибкость в решении задач.
Предприятие обслуживают высококвалифицированные кадровики.	Компания рискует заключить договор с ненадежным аутсорсером.
Необходимо оплачивать только выполненную работу – в договоре прописывается размер вознаграждения за конкретные задачи.	При необходимости расширения спектра услуг сделать это оперативно невозможно (потребуется заключать новое соглашение).

Примерно 70 % времени предприятия тратят на решение задач, которые не приносят дохода, – документооборот, сдачу налоговой отчетности, взаимодействие с госорганами, ведение бухучета. Если делегировать эти задачи специалистам-аутсорсерам, то можно освободить время для проработки идей развития компании, рационализации деятельности и увеличения прибыли.

Цены на услуги аутсорсинговых организаций зависят от их специализации и объема работ. Но в любом случае аутсорсинг выгодней, чем создание собственных подразделений и наем специалистов. К тому же он позволяет сэкономить время и ресурсы, поскольку предполагает использование уже готовых решений и структур, а не создание их с нуля.

Если у организации есть обособленные подразделения, добавьте их в карточке организации.
Задайте параметры учета.
Если вы вели учет в другой системе и только начинаете работать в СБИС, загрузите справочник сотрудников и кадровые документы.
Создайте собственный кадровый процесс, если требуется. Например, чтобы сообщать коллегам из других отделов о приеме или увольнении сотрудника.
Чтобы свести к минимуму работу с бумажными документами, используйте КЭП в кадровом ЭДО.

Чтобы начать весь процесс учета делопроизводства необходимо изначально сделать примерный набросок плана работы:

Перед его составлением следует изучить всю нормативную документацию.
После чего берутся учредительные документы у руководителя и изучаются, они все должны соответствовать реальным бумагам.
Далее происходит подготовка документооборота с учетом пожеланий руководителя для создания папки по необязательным бумагам.
После чего происходит само формирование документации:

Изначально составляются все документы относительно руководителя;

Важно: это должностное лицо определяют посредством конкурса или на общем собрании соучредителей.

После чего идет очередь штатного расписания и правил внутреннего трудового распорядка;

При принятии работника на предприятие и ввода кадрового учета, каждая форма хозяйствования имеет свои особенности, к примеру, ИП при первичном приеме работника обязательно должны стать на учет в статусе работодателя:

В ФСС – 10 дней с момента приема первого работника;
В ПФР – в течение месяца с момента приема работника.

Если превысить это количество дней для оформления, предприятие ожидают штрафные санкции.

При этом руководитель обязан получать роспись от работников за ознакомление с нормативными документами, для этого целесообразно заводить журнал.