Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оформление приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
1) Сквозная нумерация. Нумеровать книгу можно как постранично, так и просто по листам. Поскольку и тот и другой способ обеспечивает невозможность изъятия из документа отдельных элементов.
2) Прошивка. Журнал должен быть прошит и скреплен сургучной печатью или опломбирован. Стандартное закрепление свободных концов нитей с помощью наклеенного листа бумаги, содержащего заверительную запись, в данном случае может вызвать претензии со стороны проверяющих органов.
3) Заверительная запись.
На задней обложке книги делается заверительная запись, которая должна содержать:
- название документа;
- количество листов (страниц), записанное цифрами и прописью;
- дату начала ведения журнала;
- подпись ответственного лица с расшифровкой должности и ФИО.
Обратите внимание: расписаться на обороте книги должен руководитель организации (ИП). Лицо, ответственное за ведение журнала, не имеет полномочий для проставления заверительной подписи.
Срок хранения приходно-расходной книги составляет 5 лет (подп. «г» ст. 695 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).
В связи с этим целесообразно ежегодно заводить новый журнал. Такой порядок позволит своевременно утилизировать документы с истекшим сроком хранения.
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки
Унифицированная форма представляет собой таблицу из 12 столбцов, которые заполняются следующим образом:
| Порядковый номер столбца | |
| 1 | Проставляется порядковый номер записи |
| 2, 3, 4 | Указывается дата внесения записи в формате: ДД.ММ.ГГГГ |
| 5 | Заполняется название организации – поставщика бланков или должность и ФИО кадрового сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек и вкладышей, по заявке которого производится выдача формуляров |
| 6 | Указывается наименование и реквизиты документа, на основании которого были оприходованы / списаны формуляры (товарная накладная, заявка от сотрудника отдела кадров, акт уничтожения формуляра) |
| 7, 8, 9 | Заполняются при поступлении бланков в организацию.В этом случае нужно в соответствующем столбце (7 – трудовые книжки, 8 – вкладыши) записать общее количество экземпляров и перечислить реквизиты (серию и номер) каждого отдельного бланка, а в столбце 9 указать общую стоимость партии (с учетом НДС) |
| 10, 11, 12 | Заполняются при списании формуляров.В соответствующем столбце (10 – трудовые книжки, 11 – вкладыши) указывается количество израсходованных бланков и их реквизиты, а в столбце 12 – их стоимость, подлежащая возмещению работниками компании (с учетом НДС) |
Сотрудник, ответственный за ведение приходно-расходной книги, должен ежемесячно составлять отчет о количестве чистых формуляров, имеющихся в наличии, количестве списанных бланков и суммах, полученных от работников в качестве компенсации затрат работодателя.
Примечание: если кадровик испортил бланк в процессе заполнения, непригодный документ подлежит утилизации. При этом составляется акт об уничтожении в свободной форме, в который нужно вклеить идентификатор испорченного бланка (вырезанное поле с серией и номером).
Исправления в приходно-расходную книгу заносятся тем же способом, которым корректируются регистры бухгалтерского учета:
- в чистой строке непосредственно под ошибочной записью или после последней записи заносится отметка: «Запись под № __ считать недействительной»;
- строкой ниже делается новая запись, содержащая достоверную информацию;
- под верной записью указываются ФИО, должность и подпись лица, внесшего изменения, а также дата совершения такой операции.
Форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее
Журнал учёта бланков ТК и соответствующих вкладышей к ним должен быть прошит, пронумерован, заверен руководством предприятия или частным предпринимателем, а также опломбирован.
Прошивку документа осуществляет должностное лицо, уполномоченное вести учётный журнал по распоряжению начальства. Скрепить листы книги может и специалист полиграфии, стоимость услуги зависит от расценок конкретного предприятия.
Предварительно журнал заключается в обложку из твёрдого материала, после чего прошивается жёсткими нитями с левой стороны. При этом важно сохранить удобство эксплуатации документа.
Выделяют и другие требования к книжке:
- нумерация должна быть представлена и цифрами, и прописью;
- перед началом использования первый лист журнала заполняется уполномоченным лицом;
- шнуровка подлежит опечатыванию;
- заменять или вырывать страницы из книги недопустимо;
- сведения в документ вносятся исключительно лицом, назначенным руководителем;
- ответственный за ведение книги сотрудник ежемесячно обязуется представлять отчёт начальству обо всех операциях, производимых с ТК и их вкладышами.
Бланк журнала должен заполняться с помощью ручки с чёрными или синими чернилами. Совершение опечаток или ошибок в тексте считается недопустимым.
Новые записи вносятся в документ при наличии оснований, то есть в момент поступления партии бланков или выдачи трудовой сотруднику.
Граждане, получившие на руки ТК или вкладыш в неё, должны расписаться в журнале учёта (это происходит под контролем ответственного за ведение документа лица).
Даты выдачи либо получения ТК указываются в журнале арабскими цифрами.
Приходно-расходная книга имеет 12 колонок, необходимых к заполнению:
- в первом разделе указывается порядковый номер записей;
- в колонках со второй по четвёртую – точная дата выдачи или получения бланков трудовых и вкладышей к ним;
- в пятом разделе – ФИО гражданина или наименование предприятия, выдавшего либо принявшего данные документы;
- в шестой колонке – документ, на основании которого принят или предоставлен лицу бланк (указывают наименование документа, его номер и дату оформления);
- в седьмой колонке прописывают количество приобретённых ТК, а также их серию и номер;
- в восьмой графе указывается та же информация о полученных вкладышах;
- в девятой колонке – совокупность финансовых затрат на приобретение данных документов;
- в десятой и одиннадцатой графах прописывается число выданных ответственным лицом трудовых книжек и соответствующих вкладышей, их номера и серии;
- в последней колонке указывается сумма, которая должна быть предоставлена в связи с выдачей бланков.
Стоимость выдаваемых уполномоченным лицом на руки персоналу документов взимается с самих сотрудников. При этом руководитель обязан оплачивать данную графу расходов только в трёх случаях – при указании в бланке ошибки по вине заполняющего, утрате документа или его повреждении, случившемся не по вине работника.
Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. П орядок ведения, учета и хранения трудовых книжек на практике постоянно вызывает споры.
Форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее скачать бланк. Ниже представлен образец заполнения приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее:.
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки утверждена Постановлением Министерства Труда и Соц. Отсутствие или неправильное оформление «Приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки» является серьезным нарушением, за которое предусмотрена административная ответственность ст. Штраф , наложенный на должностное лицо организации, может составить от до руб. Порядок обеспечения работодателя бланками трудовой книжки и вкладыша в нее разработан в соответствии с п.
Во время работы предприятия накапливается масса официальных бумаг, которые используются в делопроизводстве предприятия. Законодательством установлена обязанность учета документации, содержащей в себе всю информацию о работниках. Такие документы называются подотчетными. В связи с этим процесс приобретения и использования чистых бланков должен быть отражен в отчетных документах. К перечню отчетных документов также относится учетная приходно-расходная книга. Как показывает практика, большинство руководителей организаций не уделяют большое внимание приходно-расходной книге. Такое отношение может привести к массе негативных последствий. Если при проверке выяснится, что данный журнал неправильно ведется, или вовсе отсутствует, то эта ситуация повлечет за собой наказание по Административному Кодексу и штрафы. Дорогие читатели!
Самые активные форумчане декабря будут награждены подпиской на журнал «Кадровик-практик»! Мнение администрации форума может не совпадать с мнением участников форума. Администрация форума не несет ответственности за сообщения, размещаемые участниками форума. Работа чата временно приостановлена! Новые фотообои на рабочий стол с производственным календарем
Активировать демодоступ. Приходно-расходная книга, как правило, используется в качестве журнала учета бланков строгой отчетности.
Как узнать снят или. Все прямые и косвенные затраты по согласованию данных работ несет Заказчик. Оформление приказа о дисциплинарном взыскании.
После проведения процедуры в паспорт несовершеннолетнего с 14 до 18 лет ставится штамп о регистрации.
Оформление приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки
Согласно 63 пункту вышеуказанного регламента, инспекторы не могут беспричинно тормозить транспорт не на посту. Нельзя не заметить, насколько существенные изменения коснулись налогообложения, при этом текущие обновления происходят с такой стремительностью, что за нами практически нереально уследить.
Из предыдущих публикаций вы уже знаете о судьбе последнего султана Вахдетдина и последнего халифа Абдул-Меджид Эфенди.
Дата фиксируется в техническом паспорте, прилагаемом к счетчику. Семьи, в которых глава или основной кормилец имеет более высокий уровень образования, также заимствуют в большей степени, нежели прочие семьи с аналогичным уровнем дохода. Так можно будет существенно упростить и ускорить сам процесс составления. Обычно затраты окупаются в период от 2 до 6 месяцев. Федеральным законом от 31. Объём помощи рассчитывается соответственно предоставленной сметы.
Информация, приведённая ниже, ответит на главный интересующий вопрос: отключили свет — куда звонить. Честно говоря вы меня удивили, я много знаю игроков в букмекерских конторах, но никогда не видел, что бы кто то когда то платил с выигрыша налог.
Наличных денежных средств заемщик не получит. Через 36 месяцев 55-летние дамы 2021г. Далее владелец земли возводит дачный домик и уведомляет об окончании строительства все ту же администрацию.
Большой срок обусловлен фактом сознания того, что делал. На самом деле жевательный табак вызывает гораздо большую зависимость по сравнению с обычными сигаретами.
Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, как Пример оформления книг учета трудовых книжек.
Многие работодатели, приглашая нового кандидата для сотрудничества, проводят обязательную проверку на наличие судимости. Придомовую территорию собственникам квартир в многоэтажке передают бесплатно, хотя она и считается объектом налогообложения. Ну и газовые баллоны спасают нереально, там хоть чаю попить, хоть сосиски сварить. Попросить близкого родственника открыть текущий счет в банке, сделать заявление на безакцептное списание средств с него на погашение ипотеки.
Другими словами, человек просто сообщает государству о том, где он проживает.
Сперматозоиды могут сохранять жизнеспособность в половых органах женщины на протяжении 8 дней после секса. Ну вот, теперь работа Ваша позади,Заслуженный отдых, Вас ждет впереди. Так, если условия трудоустройства изменены либо прекращаются по соглашению сторон, то составить образец допсоглашения к трудовому договору просто необходимо.
Какие ставки изменились на 2019 год при расчёте подоходного налога, какие доходы работников считать по новым правилам.
Как оформить дарение доли квартиры у нотариуса в 2018 году. Имея много общего по своей сущности с судебным постановлением, судебный приказ все же не является разновидностью последнего. Здесь можно построить жилой дом с возможностью регистрации в. Врач, оказывающий медицинскую помощь,не имеет права сам продлевать больничный свыше установленного срока.
При использовании предпринимателем общей системы требуется осуществлять уплату некоторых налогов.
Бесплатный проезд к месту дополнительного отпуска имеют солдаты срочной службы и военные курсанты. Если в результате некачественно оказанной услуги потребитель понес ущерб, исполнитель возмещает и его (абз. Для получения компенсации затрат на строительство также потребуются: Чеки и иные платежные документы, подтверждающие факт оплаты материалов для строительства. Стоимость такой страховки сравнима с ценой обычного полиса на два месяца.
Напомним, транспортно-пересадочные узлы увяжут в единую систему все виды общественного транспорта, сделают пересадку с одного вида транспорта на другой более комфортной и позволят пассажирам сократить время в пути.
Деньги вместо земельного участка многодетным семьям в краснодарском крае в 2019. Рассчитаем количество календарных дней, приходящихся на отработанное время в августе и ноябре 2007 года. Если пароль был предварительно изменен, то нужно ввести последний вариант. Если вы уже пробовали вернуть товар в магазин и получили отказ, задайте вопрос нашему юристу, и он подскажет, как действовать в вашей ситуации. Перед подачей документов необходимо провести экспертизу и оценку утраченного и поврежденного имущества.
По причинам, описанным ранее, якори по процентным ставками обычно устанавливаются на активы со средними сроками экспирации и работают, по большей части, указывая ожидаемое Федрезервом направление движения краткосрочных процентных ставок. Он, кстати, может быть занесен в трудовую, что тоже станет пятном на всю жизнь.
Если лицо было включено в ордер при получении квартиры, а потом произошла выписка, то права на приватизацию считаются утерянными. Размер получаемых дотаций зависит от региона проживания. При покупке телевизора магазин отказал в проверке его работы с использованием антенн, мотивируя тем, что у них нет антенны и они находятся в подвальном помещении.
1) Сквозная нумерация. Нумеровать книгу можно как постранично, так и просто по листам. Поскольку и тот и другой способ обеспечивает невозможность изъятия из документа отдельных элементов.
2) Прошивка. Журнал должен быть прошит и скреплен сургучной печатью или опломбирован. Стандартное закрепление свободных концов нитей с помощью наклеенного листа бумаги, содержащего заверительную запись, в данном случае может вызвать претензии со стороны проверяющих органов.
3) Заверительная запись.
На задней обложке книги делается заверительная запись, которая должна содержать:
- название документа;
- количество листов (страниц), записанное цифрами и прописью;
- дату начала ведения журнала;
- подпись ответственного лица с расшифровкой должности и ФИО.
Обратите внимание: расписаться на обороте книги должен руководитель организации (ИП). Лицо, ответственное за ведение журнала, не имеет полномочий для проставления заверительной подписи.
Срок хранения приходно-расходной книги составляет 5 лет (подп. «г» ст. 695 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).
В связи с этим целесообразно ежегодно заводить новый журнал. Такой порядок позволит своевременно утилизировать документы с истекшим сроком хранения.
Исправления в приходно-расходную книгу заносятся тем же способом, которым корректируются регистры бухгалтерского учета:
- в чистой строке непосредственно под ошибочной записью или после последней записи заносится отметка: «Запись под № __ считать недействительной»;
- строкой ниже делается новая запись, содержащая достоверную информацию;
- под верной записью указываются ФИО, должность и подпись лица, внесшего изменения, а также дата совершения такой операции.
За несоблюдение ТК РФ и других нормативных актов трудового права работодателю грозит административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:
- предупреждение или наложение штрафа на ответственное должностное лицо (индивидуального предпринимателя) в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
- предупреждение или наложение штрафа на организацию в размере от 30 000 до 50 000 руб.
Читайте более подробно: Приходно-расходная книга трудовых книжек
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее
Приходно-расходная книга являет собой регистрационный документ, где делаются записи о полученных предприятием новых бланках трудкнижек от их производителей/реализаторов и о последующей выдаче работникам.
Там фиксируют данные об:
- издержках компании на закупку чистых бланков трудкнижек;
- расходовании приобретенных документов ввиду выдачи/оформления персональной трудовой документации работникам.
Закупают бланки по регламенту п. 3 правительственного Постановления № 225 от 16.04.03.
Периодичность, объемы закупок новых трудовых актов и приложений определяются нормами соглашений об услугах, заключенных между хозяйствующим субъектом и реализатором/производителем такой продукции.
Внимание! Такой журнал можно приобрести не везде. А лишь у реализаторов, зарегистрированных в качестве ИП и юрлиц, относящихся к предприятиям под маркой «ГОЗНАК».
Такой документ должен быть изготовлен согласно действующему регламенту и обладать следующими вариациями защиты:
- водяной знак «ТК»;
- буквы нанесены посредством «ирисового принта»;
- при освещении бланка посредством ультрафиолетовой лампы, должно проявиться словосочетание «ТРУДОВАЯ КНИЖКА»;
- при выпуске бумажного носителя используется особый микроволоконный материал;
- листовое скрепление оригинальной трудкнижки и обложки осуществляется особым образом — подделка невозможна.
Самостоятельная покупка трудоустраивающимися бланков трудкнижек, приложений к ним работодателями сегодня чаще всего не приветствуется.
Работодатель (предприятие или частный предприниматель) всегда должен иметь определённое количество чистых трудовых книжек и вкладышей к ним.
Чтобы контролировать финансовые затраты на покупку данных документов и вести их учёт, оформляется соответствующая приходно-расходная книга. При её заполнении важно соблюсти все правила и требования, установленные законодательством РФ.
- Данный журнал является документом строгой отчётности и заполняется бухгалтерией (при её отсутствии – кадровиком).
- Там же он и хранится до момента, пока не понадобится руководству.
- Ответственность за сохранность книги, её заполнение и выдачу ложится на плечи определённого должностного лица, уполномоченного выполнять данные служебные функции по приказу начальства.
Частные предприниматели или организации, нанимающие сотрудников, должны сами закупать ТК и заводить соответствующий журнал для их учёта.
На практике встречаются случаи, когда сотрудник, трудоустраивающийся впервые, самостоятельно приобретает бланк книжки.
Хотя руководитель способен принять такой документ, в дальнейшем у работника может возникнуть спор с ПФР по поводу его действительности. Именно поэтому рекомендуется заводить ТК, приобретённую руководителем.
Процесс покупки чистых бланков регулируется 3 пунктом Постановления Правительства РФ № 255 от 16 апреля 2003 года. Руководитель заключает договор с изготовителем либо распространителем данной продукции на своевременную поставку нужных документов в определённом количестве.
Бланк журнала должен заполняться с помощью ручки с чёрными или синими чернилами. Совершение опечаток или ошибок в тексте считается недопустимым.
- Новые записи вносятся в документ при наличии оснований, то есть в момент поступления партии бланков или выдачи трудовой сотруднику.
- Граждане, получившие на руки ТК или вкладыш в неё, должны расписаться в журнале учёта (это происходит под контролем ответственного за ведение документа лица).
- Даты выдачи либо получения ТК указываются в журнале арабскими цифрами.
- Приходно-расходная книга имеет 12 колонок, необходимых к заполнению:
- в первом разделе указывается порядковый номер записей;
- в колонках со второй по четвёртую – точная дата выдачи или получения бланков трудовых и вкладышей к ним;
- в пятом разделе – ФИО гражданина или наименование предприятия, выдавшего либо принявшего данные документы;
- в шестой колонке – документ, на основании которого принят или предоставлен лицу бланк (указывают наименование документа, его номер и дату оформления);
- в седьмой колонке прописывают количество приобретённых ТК, а также их серию и номер;
- в восьмой графе указывается та же информация о полученных вкладышах;
- в девятой колонке – совокупность финансовых затрат на приобретение данных документов;
- в десятой и одиннадцатой графах прописывается число выданных ответственным лицом трудовых книжек и соответствующих вкладышей, их номера и серии;
- в последней колонке указывается сумма, которая должна быть предоставлена в связи с выдачей бланков.
Стоимость выдаваемых уполномоченным лицом на руки персоналу документов взимается с самих сотрудников. При этом руководитель обязан оплачивать данную графу расходов только в трёх случаях – при указании в бланке ошибки по вине заполняющего, утрате документа или его повреждении, случившемся не по вине работника.
Во время работы предприятия накапливается масса официальных бумаг, которые используются в делопроизводстве предприятия.
Законодательством установлена обязанность учета документации, содержащей в себе всю информацию о работниках. Такие документы называются подотчетными.
В связи с этим процесс приобретения и использования чистых бланков должен быть отражен в отчетных документах. К перечню отчетных документов также относится учетная приходно-расходная книга.
Как показывает практика, большинство руководителей организаций не уделяют большое внимание приходно-расходной книге. Такое отношение может привести к массе негативных последствий. Если при проверке выяснится, что данный журнал неправильно ведется, или вовсе отсутствует, то эта ситуация повлечет за собой наказание по Административному Кодексу и штрафы.
Согласно законодательству, в таких случаях учредитель организации будет оштрафован на 5 тыс. рублей, а сама организация, как юридическое лицо, при отсутствии отчетной книги может быть оштрафована в размере до 50 тыс. рублей.
Форма и порядок ведения приходно-расходной книги устанавливается законодательством. Лучше воспользоваться образцом, для правильного заполнения учетных документов, чтобы избежать претензий со стороны проверяющих служб.
Разработаны подробные правила о том, как правильно вести приходно-расходную книгу по учету трудовых книжек. На открывающем листе надо заполнить все данные и сделать подтверждающую надпись, записав также номер контрольной пломбы. Следует обратить внимание, чтобы название фирмы было написано именно так, как в уставе.
На второй странице надо вписать информацию о сотруднике, отвечающем за ведение книги. В том числе должны быть указаны реквизиты приказа о назначении и его должность.
Отсутствие или неправильное оформление «Приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки» является серьезным нарушением, за которое предусмотрена административная ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ). Штраф, наложенный на должностное лицо организации, может составить от 500 до 5000 руб., а на организацию — от 30 000 до 50 000 руб.
Делопроизводством называется определенная отрасль деятельности, которая подразумевает организацию работы с документами, находящимися в организации или на предприятии. Делопроизводство характеризуется работами, связанными с организацией работы и документированием деятельности предприятия. Ответственность за работу с документами несет руководитель предприятия.
Все документы любой организации разделяются на две категории:
- входящие документы, которые поступают от других предприятий;
- исходящие документы, отправляющиеся другим организациям.
Делопроизводство является важным звеном в работе каждого учреждения. Если документы будут правильно организованы, то будет легче вести их учет. Также это облегчает процесс поиска документов, которые находятся на предприятии, определения их типа и место их составления.
Одной из важнейших функций управления является контроль документов. Целью этой функции является получения информации, которая необходима для оценки деятельности предприятия, его филиалов или конкретных сотрудников.
Правильное заполнение приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки (ПРК) является журналом, который предназначается для записей о подтверждении получения предприятием новых бланков от производителей или распространителей, а также о выдаче таких бланков гражданам. Также этот журнал используется для внесения информации о выдаче трудовых книг и вкладышей к ним в организации. В книге указываются серии и номера бланков, а также уточняется, сколько они стоят. Все указанные суммы рассчитываются бухгалтерией.
Каждый документ, при внесении в учетную книгу, получает свой номер. Нужно знать, что ПРК используется только для того, чтобы регистрировать обеспечение сотрудников трудовыми книжками, или их приобретение, а книга учета трудовых книжек применяется с целью регистрации трудовых книжек, которые уже оформлены.
Форма ведения ПРК регламентируется постановлением министерства, занимающимся вопросами по труду и социальному развитию населения от 10 октября 2003 года.
Такая книга используется с целью фиксирования информации о затратах предприятия на покупку чистых трудовых книг, а также о понесенных расходах в связи с выдачей примеров населению.
Ведение и оформление ПРК по учету бланков должно осуществляться в соответствии с требованиями, установленными государством.
К таким требованиям относятся:
- Обложка этого документа должна быть либо из картона, либо из другой плотной бумаги;
- Прежде чем приступить к заполнению ПРК, она должна обязательно быть:
- пронумерована;
- прошита;
- опломбирована;
- заверена.
- Каждая страница учетной книги должна быть пронумерована, начиная с 1 и дальше по порядку;
- После окончания ПРК, обязательно заводится новый учетный журнал, а нумерация будет начинаться заново;
- Прошивка приходно-расходной книги производится в соответствии с такими правилами:
- со стороны переплета делается несколько дырок с помощью применения шила или дырокола, но нужно учитывать, что нельзя оставлять между отверстиями больше трех сантиметров;
- после того, как все отверстия будут сделаны, нужно через них протянуть нитку или ленту, если применяться будет обычная нить для шитья, то ее нужно использовать, сложив в несколько раз;
- на завершающую страницу книги нужно вывести концы прошивки, которые должны иметь длину не менее 5 см., и их нужно завязать узлом.
- Также установлен процесс, в соответствии с которым нужно проводить заверку учетной книги:
- сначала выполняется нумерация страниц книги;
- как только ПРК будет пронумерована, руководителю организации нужно заверить книгу своей подписью и указать рядом, что количество страниц, которое указано, соответствует действительности;
- перед тем, как начать пользоваться книгой, нужно заполнить ее титульный лист;
- после всего этого прошивают книгу и опечатывают шнуровку.
- Каждая организация должна иметь вышеуказанную учетную книгу;
- Храниться подобные книги должны в помещениях, к которым ограничен доступ;
- Заверительная подпись может ставиться только руководителем организации.
Учетную книгу нужно приобретать у официальных распространителей. Государство установило порядок, в соответствии с которым должна осуществляться процедура приобретения формуляров.
Периодичность, с которой поставляются новые бланки, устанавливается в соглашении, которое заключается между организацией и поставщиком продукции. Специалисты не рекомендуют самостоятельно приобретать документы, потому что они могут через время признаваться Пенсионным Фондом недействительными.
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки будет считаться действительной, если будут выполнены такие условия:
- на всех листах учетной книги должен быть водяной знак «ТК»;
- если поднести листы журнала к источнику, который будет излучать ультрафиолет, то на них должна быть видна надпись «трудовая книжка»;
- при изготовлении документов применялось специальное микроволокно.
Как указано в постановлении Правительства от 16.04.03, учетную книгу нужно обязательно скреплять либо сургучной печатью, либо пломбой.
Для скрепления журнала первым способом предприятие должно иметь специальные материалы, в которые включаются:
- сама печать, которая чаще всего является латунной;
- оборудование для плавления сургуча;
- и, естественно, сам сургуч.
Отрицательной стороной сургучной печати является то, что такая печать очень толстая, и создает дискомфорт во время заполнения книги. Вторым минусом такой печать является то, что она может рассыпаться со временем.
В связи с вышесказанным, лучшим решением будет использование специального пленочного устройства для опломбирования документов. Это устройство должно соответствовать государственным стандартам. Оно состоит из специальной пленки, на которой нанесен уникальный номер, к которому можно добавить информацию о предприятии.
Контрольная пломба не подлежит восстановлению, а сработает она в случае попытки отклеивания пломбы. В таком случает на бумаге останется специальный рисунок, или же будет написано «вскрыто».
В качестве пломбы для подобной документации запрещено использование бумажных полосок из-за того, что этот способ не может предоставить нужный уровень защиты. При проверках специальными органами на этот момент будет обращено особое внимание.
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша
Трудовая книжка: оформляем правильно
Особенности и правила ведения работодателями трудовых книжек, а также всех сопутствующих документов.
Полемика о том, насколько необходимы трудовые книжки в деятельности организации, идет уже давно. Однако они действуют и по сей день, являясь основным документом, подтверждающим трудовой стаж любого работника. Все это означает, что работодателю необходимо быть в курсе существующих правил ведения и оформления трудовых книжек. Об этих правилах и рассказывает данная статья.
Общие положения о трудовых книжках
Обязательность ведения трудовых книжек возложена на работодателя ч. 1 ст. 66 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ), а также п. 2 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила ведения трудовых книжек)).
Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше 5 дней. Исключение составляют только работодатели — физические лица, которые не являются индивидуальными предпринимателями (ч. 3 ст. 66 ТК РФ, п. 3 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
На работодателя возлагается обязанность по учету и хранению трудовых книжек как бланков строгой отчетности, которые должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина СССР 29.07.1983 № 105).
Для учета бланков трудовых книжек и вкладышей в них главой VI Правил ведения трудовых книжек предусмотрено ведение:
Формы данных книг утверждены Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Важно вести указанные книги в соответствующей форме, поскольку за неправильное их оформление можно получить штраф от госинспекции труда.
02.07.2011 Учет и хранение трудовых книжек
Трудовые книжки являются документами строгой отчетности, поэтому законодательством определен порядок их учета и хранения (раздел VI Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
Каждая организация обязана вести специальные книги по учету трудовых книжек.
Первая — приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (приложение 2 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).
Вторая — книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (приложение 3 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется в бухгалтерии организации. Записи в нее вносите сразу после получения бланков от распространителя. В книге обязательно укажите сведения обо всех операциях, связанных с приобретением и расходованием закупленных трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серий и номеров. А также внесите информацию о стоимости бланков.
Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна вести кадровая служба организации. Но если на предприятии ее нет, то эта обязанность обычно возлагается на бухгалтерию. В эту книгу внесите сведения о дате приема сотрудника на работу, его фамилию, имя, отчество, серию и номер трудовой книжки и вкладыша, должность, место работы, а также реквизиты документа, на основании которого оформлен прием сотрудника на работу.
Все листы в обеих книгах должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.
Такой порядок установлен в пункте 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.
За отсутствие книг учета трудовых книжек или неправильное их оформление трудовая инспекция может оштрафовать организацию и ее должностных лиц.
Размер штрафа составляет:
— для должностных лиц (например, руководителя организации) — от 1000 до 5000 руб.;
— для организации — от 30 000 до 50 000 руб.
Такие меры ответственности предусмотрены статьей 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Руководитель (должностное лицо) организации, который ранее уже привлекался к ответственности по части 1 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях, может быть дисквалифицирован на срок от одного года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).
Как заверить книги учета трудовых книжек, если в организации нет сургучной печати
Если в организации нет сургучной печати, книги учета трудовых книжек можно опломбировать (п. 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Пломбу изготовить просто. Выведите концы скрепляющей нити, которой вы прошивали журнал, к внутренней стороне его задней обложки. Поместите их между двумя квадратиками белой бумаги и склейте эти квадратики. Прикрепите пломбу к внутренней стороне обложки и поставьте на нее обычную круглую печать организации или кадровой службы так, чтобы часть оттиска заходила на обложку. И не забудьте сделать заверительную надпись о том, сколько страниц в данной книге прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью. Рядом поставьте подпись и дату.
Можно ли выдать сотруднику оригинал трудовой книжки для оформления досрочной пенсии
Выдайте сотруднику заверенную копию либо выписку из трудовой книжки. Сделать это вы обязаны по письменному заявлению сотрудника не позднее трех рабочих дней с момента его подачи. Об этом сказано в пункте 7 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. При этом ответственность за нарушение данного требования лежит на сотруднике, отвечающем за ведение и хранение трудовых книжек. Так, если оригинал трудовой книжки будет выдан сотруднику на руки и он его потеряет, ответственность за утрату полностью возлагается на сотрудника, на которого возложены обязанности по хранению и ведению трудовых книжек. Данное правило применяется даже в том случае, если оригинал трудовой книжки был выдан сотруднику под расписку. Аналогичной позиции придерживается и Роструд в письме от 18 марта 2008 г. № 656-6-0.
Хранение трудовых книжек
Трудовые книжки храните в организации как документы строгой отчетности и лучше всего в несгораемом сейфе. Если такой возможности нет — то в шкафу, запирающемся на ключ. Бланки выдавайте лицу, ответственному за ведение трудовых книжек по его заявке, составленной в произвольной форме.
По окончании каждого месяца сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, с приложением приходного ордера.
Отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, составляется в произвольной форме.
Такой порядок установлен в пункте 42 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.
Кто в организации должен отвечать за учет, ведение и хранение трудовых книжек
В крупной компании ведением трудовых книжек обычно занимается отдел кадров. В небольшой организации из-за отсутствия соответствующего специального подразделения делать подобную работу могут бухгалтеры, секретари или другие должностные лица. Назначение ответственного за работу с трудовыми книжками оформите приказом руководителя организации в свободной форме (п. 45 Правил, утвержденных постановлением Правител��ства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
Скачать образец заполнения приходно расходной книги
Описание: Заполнение приходно расходной книги по учету бланков трудовойСпасибо за внятное объясление, я скачал файл Образец заполнения приходно-расходная книга по учету трудовых меньше чем за минуту.Где можно найти образец заполнения приходно-расходной книги по учету бланков строгой отчетности (марок)Форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки иБланки книжек и вкладышей в них учитываются в соответствующей приходно-расходной книге, ведущейся в бухгалтерии, а образца, а продолжать ее заполнение
КАК заполнить приходно-расходную книгу. форма книги учетаОтсутствие или неправильное оформление «Приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки» является серьезным нарушением, за котороеПриходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек иПодскажите, пожалуйста, как правильно заполнять приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек?
Последние комментарии:
342 новых комментариев
Все отлично, быстро нашла образец приказа.
Обратимся к ТК РФ и Правилам ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила).
См. статью «Все о книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них» журнала № 6 2019 Фрагменты документа Свернуть Показать Трудовой кодекс Российской Федерации Статья 65. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора
…При заключении трудового договора впервые работодателем оформляется трудовая книжка. В случае если на лицо, поступающее на работу впервые, не был открыт индивидуальный лицевой счет, работодателем представляются в соответствующий территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации сведения, необходимые для регистрации указанного лица в системе индивидуального (персонифицированного) учета.
В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.
Статья 66. Трудовая книжка
Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника…
Работодатель (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.
Фрагменты документа Свернуть Показать Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225
…8. Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.
…38. В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.
Из вышеперечисленных норм мы видим, что бланк трудовой книжки может потребоваться:
- когда работник поступает на работу впервые либо
- в случае утери работником трудовой книжки и необходимости оформления ее дубликата.
См. статью «Дубликат трудовой книжки: сложные вопросы оформления» журнала № 10 2015
Бланк вкладыша в трудовую книжку понадобится в случае, когда трудовая книжка закончилась, записи в ней делать уже негде и нужно ее официальное продолжение.
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки (ПРК) является журналом, который предназначается для записей о подтверждении получения предприятием новых бланков от производителей или распространителей, а также о выдаче таких бланков гражданам. Также этот журнал используется для внесения информации о выдаче трудовых книг и вкладышей к ним в организации. В книге указываются серии и номера бланков, а также уточняется, сколько они стоят. Все указанные суммы рассчитываются бухгалтерией.
Ведение и оформление ПРК по учету бланков должно осуществляться в соответствии с требованиями, установленными государством.
К таким требованиям относятся:
- Обложка этого документа должна быть либо из картона, либо из другой плотной бумаги;
- Прежде чем приступить к заполнению ПРК, она должна обязательно быть:
- пронумерована;
- прошита;
- опломбирована;
- заверена.
- Каждая страница учетной книги должна быть пронумерована, начиная с 1 и дальше по порядку;
- После окончания ПРК, обязательно заводится новый учетный журнал, а нумерация будет начинаться заново;
- Прошивка приходно-расходной книги производится в соответствии с такими правилами:
- со стороны переплета делается несколько дырок с помощью применения шила или дырокола, но нужно учитывать, что нельзя оставлять между отверстиями больше трех сантиметров;
- после того, как все отверстия будут сделаны, нужно через них протянуть нитку или ленту, если применяться будет обычная нить для шитья, то ее нужно использовать, сложив в несколько раз;
- на завершающую страницу книги нужно вывести концы прошивки, которые должны иметь длину не менее 5 см., и их нужно завязать узлом.
- Также установлен процесс, в соответствии с которым нужно проводить заверку учетной книги:
- сначала выполняется нумерация страниц книги;
- как только ПРК будет пронумерована, руководителю организации нужно заверить книгу своей подписью и указать рядом, что количество страниц, которое указано, соответствует действительности;
- перед тем, как начать пользоваться книгой, нужно заполнить ее титульный лист;
- после всего этого прошивают книгу и опечатывают шнуровку.
- Каждая организация должна иметь вышеуказанную учетную книгу;
- Храниться подобные книги должны в помещениях, к которым ограничен доступ;
- Заверительная подпись может ставиться только руководителем организации.
Учетную книгу нужно приобретать у официальных распространителей. Государство установило порядок, в соответствии с которым должна осуществляться процедура приобретения формуляров.
Периодичность, с которой поставляются новые бланки, устанавливается в соглашении, которое заключается между организацией и поставщиком продукции. Специалисты не рекомендуют самостоятельно приобретать документы, потому что они могут через время признаваться Пенсионным Фондом недействительными.
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки будет считаться действительной, если будут выполнены такие условия:
- на всех листах учетной книги должен быть водяной знак «ТК»;
- если поднести листы журнала к источнику, который будет излучать ультрафиолет, то на них должна быть видна надпись «трудовая книжка»;
- при изготовлении документов применялось специальное микроволокно.
Как указано в постановлении Правительства от 16.04.03, учетную книгу нужно обязательно скреплять либо сургучной печатью, либо пломбой.
Для скрепления журнала первым способом предприятие должно иметь специальные материалы, в которые включаются:
- сама печать, которая чаще всего является латунной;
- оборудование для плавления сургуча;
- и, естественно, сам сургуч.
Отрицательной стороной сургучной печати является то, что такая печать очень толстая, и создает дискомфорт во время заполнения книги. Вторым минусом такой печать является то, что она может рассыпаться со временем.
Ответственного за ведение журнала назначает руководитель предприятия. Чаще всего внесением информации в книгу занимаются сотрудники бухгалтерии.
Также допускается ведение журнала сотрудниками кадровой службы или других отделов, если это не противоречит их профессиональным обязанностям, или же если они смогут во время заполнять ее и следить за тем, чтобы не было у третьих лиц к ней доступа.
Форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки
Государством установлены правила заполнения учетной книги:
- бланки должны быть заполнены черной пастой;
- записи должны быть внесены без ошибок и разборчиво;
- новые записи вносятся в момент, как формуляр был принят на учет;
- если в процессе внесения сведений в бланк была допущена ошибка, то испорченный бланк нужно обязательно утилизировать;
- гражданину, который получил на руки трудовую книжку, нужно подтвердить получение росписью в приходно-расходной книге.
Факт утилизации испорченного бланка должен быть подтвержден составленным актом.
Перед началом работы с учетной книгой сначала заполняется титульный лист и записывается номер контрольной пломбы. Наименование организации, которое нужно указать, следует писать так, как указано в уставе компании.
Вторая страница должна содержать информацию о сотруднике, ответственном за ПРК. Сюда нужно внести реквизиты приказа, являющегося основанием его назначения и указать должность, которую он занимает. Также на второй странице нужно указать период ведения учетной книги.
Третья страница ПРК состоит из 12 колонок, в которые нужно вносить информацию для заполнения учетного журнала:
| 1 колона | Вносят номер, который назначается при внесении информации о каждой трудовой книжке. |
| 2-4 | Ставится дата выдачи трудовых книжек, примечательно, что даты нужно писать арабскими цифрами. |
| 5 | Указываются реквизиты поставщика бланков трудовых книжек. |
| 6 | Содержит соглашение о приобретении бланков с организациями-поставщиками бланков. |
| 7 и 8 | Включают сведения о численности приобретенных трудовых книжек и вкладышей. |
| 9 | Вносят сумму, которая была потрачена на приобретение документов, также туда внося инструкцию о заполнении данной учетной книги. |
| 10 | Содержатся реквизиты при выдаче бланков по причине того, что бланки являются документами, подлежащими строгой отчетности. |
| 11 | Содержит номер и серию всех выданных вкладышей трудовых книжек. |
| Последний столбец | Указывается сумма приобретения вкладышей трудовых книжек и бланков. |
В некоторых ситуациях работодатель должен купить новые бланки за свои средства.
К таким ситуациям относятся:
- учетный журнал был утрачен из-за чрезвычайных обстоятельств;
- имело место неправильное заполнение этого документа;
- произошло повреждение учетной книги не по вине работника.
Бывают случаи, когда руководство организации не взимает с сотрудников средства за расход бланков и вкладышей в трудовые книжки. Такие условия могут быть прописаны в локальных документах организации.
Когда и как закрывается приходно-расходная книга по учету бланков трудовой Приходно-расходная книга трудовых книжек является учетной формой и, в соответствии с Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 срок ее хранения равен пяти годам. Поэтому целесообразно ежегодно открывать новую приходно-расходную книгу и начинать ее ведения с записи с порядковым номером 1.
Такой порядок позволит своевременно утилизировать те журналы, срок хранения которых уже истек. А та приходно-расходная книга учета бланков, которая велась в прошедшем году, должна быть закрыта в первые рабочие дни нового года.
Важно Чтобы обеспечить неизменяемость и сохранность сведений в приходно-расходной книге, в нее нужно внести итоговую запись. В ее тексте нужно указать общее количество внесенных в журнал записей и заверить его подписью ответственного лица.
Обложка приходно-расходной книги выполняется из картона или другого плотного материала.
Перед тем, как начинать заполнение, приходно-расходная книга должна быть:
- пронумерована;
- прошита;
- опломбирована;
- заверена.
Номера ставятся на каждой странице книги. Первая страница нумеруется цифрой «1», далее – по порядку. После завершения одной книги заводится новая, где нумерацию рекомендуется начинать заново.
Прошивка книги прихода-расхода трудовых выполняется следующим образом:
- шилом или дыроколом делают два-три отверстия по вертикали со стороны переплета (между отверстиями нужно оставить не более трех сантиметров);
- через отверстия два-три раза протягивается капроновая нить или лента (можно использовать обычную нить в несколько сложений или канцелярский шпагат);
- на последнюю страницу книги выводятся концы прошивки длиной около 7 см и завязываются узлом.
На последней странице книги, рядом с пломбой, указываются:
- количество страниц в прошивке (оно совпадает с номером последней страницы);
- должность, ФИО и подпись руководителя (эту документацию заверяет только первый руководитель организации);
- дата заверения;
- номер пломбы;
- ставится печать.
Печать должна быть поставлена так, чтобы оттиск накрыл подпись, концы прошивочной нити (ленты) и пломбу.
В случае отсутствия книги прихода-расхода бланков трудовых составляется докладная записка или рапорт на имя первого руководителя компании. Затем книга покупается, оформляется и регистрируется датой вышеуказанного документа.
Заполнение графы 6 обязательно, причем грубой ошибкой будет указание в ней факта приобретения бланка сотрудником самостоятельно.
Это недопустимо, так как бланки являются документацией строгой отчетности, должны иметь несколько степеней защиты, выпускаться только ГОЗНАКом, распространяться им же, возможно – через официальных дистрибьюторов, приобретаться исключительно по договору.
Ошибочным будет назначить ответственным за заполнение книги кадровика. Делать это должен исключительно бухгалтер. В службе кадров ведется вторая книга – учета движения трудовых и вкладышей.
Книга заполняется и хранится в административной службе организации, в функции которой входит прием и увольнение персонала: отдел кадров, бухгалтерия, секретариат и т.д.
Ведет данный реестр должностное лицо, назначенное приказом руководителя (ИП), которое отвечает за прием, учет, хранение и выдачу трудовых книжек.
Основные требования к внешнему виду документа:
1) Твердая обложка. Книга имеет крайне длительный срок хранения – 75 лет. Мягкая обложка не позволит сохранить документ в пригодном виде на протяжении такого срока.
2) Сквозная нумерация. Исходя из сложившейся практики, нумеровать журнал можно как постранично, так и просто по листам. Поскольку и тот и другой способ обеспечивает невозможность изъятия из документа отдельных элементов.
3) Прошивка. Журнал должен быть прошит и скреплен сургучной печатью или опломбирован. Такое требование четко изложено в п. 41 Правил, поэтому стандартное закрепление свободных концов нитей с помощью наклеенного листа бумаги, содержащего заверительную запись, в данном случае вызовет претензии со стороны проверяющих органов.
4) Заверительная запись. Делается на задней обложке книги и должна содержать:
- название документа;
- количество листов (страниц), записанное цифрами и прописью;
- дату начала ведения журнала;
- подпись ответственного лица с расшифровкой должности и ФИО.
Обратите внимание: расписаться на обороте книги должен руководитель организации (ИП). Лицо, ответственное за ведение реестра, не имеет полномочий для проставления заверительной подписи.
В отличие от большинства журналов учета, книга заводится не на один отчетный период, а применяется из года в год до тех пор, пока не закончатся страницы. По окончании текущей книги оформляется новая.
Исправления в книгу учета заносятся тем же способом, которым корректируются регистры бухгалтерского учета:
- В чистой строке непосредственно под ошибочной записью или после последней записи заносится отметка: «Запись под № __ считать недействительной»;
- Строкой ниже делается новая запись, содержащая достоверную информацию;
- Под верной записью указываются ФИО, должность и подпись лица, внесшего изменения, а также дата совершения такой операции.
За несоблюдение ТК РФ и других нормативных актов трудового права налагается административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:
- предупреждение или наложение штрафа на ответственное должностное лицо (индивидуального предпринимателя) в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
- предупреждение или наложение штрафа на организацию в размере от 30 000 до 50 000 руб.
Читайте более подробно: Книга учета движения трудовых книжек