Регистрация рассылка договоров и их хранение

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Регистрация рассылка договоров и их хранение». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание:

Наличие журнала в компании не является строго обязательным, поскольку в законодательстве не указана необходимость его применения.

Однако, при помощи него можно зафиксировать не только сам факт создания какого-либо договора, но и в случае надобности срочно его отыскать – а это достаточно веские основания для того, чтобы завести такой учетный документ.

Подготовка проекта договора
(составление своего проекта договора либо рассмотрение поступившего от контрагента) осуществляется ответственным исполнителем
того структурного подразделения, которое инициирует заключение договора, вместе с юристом.

Согласно статье 161 ГК РФ сделки юридических лиц между собой и с гражданами должны совершаться в простой письменной форме, за исключением сделок, требующих нотариального удостоверения.

На согласование и подписание проект договора представляется в следующем количестве экземпляров:

как правило, по количеству сторон;
для договоров, действующих с даты регистрации его уполномоченным органом государственной власти или местного самоуправления, (например, договоров аренды) — по количеству сторон 1 экземпляр для регистрирующего органа.

В структуре любого хозяйственного договора рекомендуется предусмотреть следующие разделы,
которые в ряде случаев могут быть объединены или разделены:

Преамбула.
Предмет договора.
Права и обязанности сторон.
Стоимость и порядок осуществления расчетов.
Особые условия договора.
Ответственность сторон.
Изменение, расторжение и прекращение договора.
Конфиденциальность.
Разрешение споров.
Обстоятельства непреодолимой силы.
Срок действия договора.
Адреса и реквизиты сторон.
Подписи сторон.

Проверяем контрагента!

В Трудовом кодексе Российской Федерации не прописаны какие-то нормы или особенные правила, которые касаются нумерации трудовых договоров. Тем не менее, в письме Роструда от 09 августа 2007 года под номером 3045-6-0 сказано, что номер трудового договора не является обязательным сведением, которое было бы предусмотрено в пятьдесят седьмой статье ТК РФ.

При этом существует унифицированная форма ведения учетной документации по учету труда и его оплаты, которая была утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05 января 2004 года под номером 1, она же и предусматривает сам факт нумерации таких документов.

5.1. Проект договора, разработанный соответствующим структурным подразделением в соответствии с п.п. 1.4. настоящего Положения и возвращенный контрагентом с протоколом разногласий, должен быть рассмотрен юрисконсультом совместно с соответствующим подразделением в течение 3-х (трех) рабочих дней.

5.2. Если представленные разногласия принимаются, то соответствующее структурное подразделение в соответствии с п.п. 1.4. настоящего Положения готовит новый проект договора с учетом предложений (замечаний), который визируется и передается на подпись в порядке, установленном п. 6 настоящего Положения.

5.3. Если предложения отклоняются, то соответствующее структурное подразделение в соответствии с п.п. 1.4. настоящего Положения передает контрагенту договор с протоколом разногласий и заключением о мотивах отклонения его предложений (замечаний).

5.4. Если подготовленный контрагентом договор вызывает возражения у соответствующего структурного подразделения в соответствии с п.п. 1.4. настоящего Положения или у юрисконсульта, протокол разногласий готовится соответствующим структурным подразделением или юрисконсультом, у которого возникли замечания (предложения) по договору.

Организация хранения документов в архиве

В любом соглашении или сделке каждая из сторон хочет быть уверенной в том, что другая сторона исполнит свои обязательства, прописанные в договоре. Для этого документальное соглашение заверяется подписями ответственных лиц и печатями организаций или индивидуальных предпринимателей, если они имеются в наличии.

Но в большинстве случаев одних подписей и печатей будет недостаточно в случае нарушения договорных условий одной из сторон и требования возмещения понесенного ущерба другой. Для того чтобы быть максимально уверенным в защищенности своих интересов, необходимо пройти процедуру государственной регистрации договора, заверив его реквизиты и само право на существование в организации, занимающейся в том числе и процедурами регистрации.

Возмещение ущерба вследствие нарушения условий договора или неисполнения заявленных обязательств зачастую возможно получить, только пройдя через судебные разбирательства. Но ни одна инстанция не возьмется рассматривать иск в случае отсутствия государственной регистрации договора. Он попросту будет считаться недействительным.

При заключении ряда договоров, например, аренды или купли-продажи, и отсутствии их регистрации можно привлечь внимание инспекторов налоговой инспекции и дать возможность заподозрить себя как лицо, уклоняющееся от уплаты налогов.

В процессе оформления государственной регистрации стороны, заключающие соглашение, проверяются на наличие различных долговых обязательств и обременений. Это позволяет обезопасить «честную» компанию от сделки с недобросовестным поставщиком, арендатором и проч.

Работу с архивными документами регулирует ФЗ №125 от 22-10-04 г. Согласно ему архивы создают:

госорганы, органы местного самоуправления;
компании.

ФЗ вменяет им в обязанность обеспечить сохранность документации, в т.ч. касающейся списочного состава, в продолжение всего срока хранения (ст. 17-1 ФЗ №125). Сроки хранения устанавливаются также ФЗ №125, рядом его статей. Упомянутые в тексте ФЗ списки с указанием сроков хранения документации издаются Росархивом, властными структурами, Банком РФ. Пример: приказ Минкультуры РФ №558 от 25-08-10 г., содержащий сводную информацию по срокам хранения. Относительно АО действует «Положение», в котором особо регламентированы порядок и продолжительность хранения документов Общества. Этот нормативный акт утвержден Постановлением №03-33/пс. ФКЦБ РФ от 16-07-03 г.

Сроки хранения документации БУ подчиняются ФЗ №402 от 06-12-11 г., НУ — НК РФ.

При определении срока хранения документов организации учитываются несколько ключевых моментов:

Документы, касающиеся списочного состава (оформленные до 2003 г.) сохраняются минимум 75 лет.
Документы, касающиеся списочного состава (оформленные после 2003 г.) сохраняются минимально 50 лет.
Кадровая документация, а именно табели, командировочные удостоверения, списки сотрудников и пр. – 5 лет.
Документы по ОТ и ТБ, т.е. ведомости выдачи ИСЗ, журналы инструктажей, задокументированые несчастные случаи на производстве, списки рабочих на вредных условиях производства – от 12 мес. до 75 лет.
Годовая бухгалтерская и аналогичная отчетность в ФСС – постоянно. Квартальная отчетность в ФСС – 6 лет.
Отчетность в пенсионный Фонд – от 6 лет до 75 лет по перс. учету.
Первичная документация по БУ, учетная политика, отчетность и регистры НУ, сведения о доходах физ. лиц – 5 лет.
Счета-фактуры – 4-летний срок.

Документы, которые имеют постоянный срок хранения и временный, но более 10 лет, передаются в архив компании. Оформленные дела передаются согласно их описи. При отправке дел в сторонний архив (чаще всего это государственное или муниципальное учреждение) в сопровождение им направляются:

письмо-отношение с запросом на имя его руководителя, в котором указывается количество дел и их последние даты;
описи в 3 экземплярах;
историческая справка компании (только при первом обращении);
справка, фиксирующая неполную сохранность дел или отдельных документов в них, при необходимости.

Дела сдаются по акту согласно описям. После прохождения экспертизы дела принимаются архивом на хранение.

Сторонний архив, равно как и организация — юридические лица. Их взаимоотношения оформляются договором (соглашением). Представляющие общественную, историческую значимость документы, сданные «на сторону», хранятся за счет казенных средств, а документы компании, которые она не хочет или не имеет возможности хранить на своей территории, – возмездно.

Рекомендуемый вариант договора содержит, кроме привычных реквизитов (наименование, дата, наименования сторон договора), такой пункт, как «Порядок реализации договора», в котором детально прописывается:

как формируется номенклатура передаваемых дел и как она согласовывается;
кто обеспечивает отбор, подготовку и передачу дел, кто доводит их до упорядоченного состояния (обычно это обязанность компании);
кто делает экспертизу документации (обычно это обязанность архива);
каков состав комиссии, контролирующей передачу дел;
в каком виде передаются дела (с использованием тары, в связках) и т.д.

Государственные, муниципальные архивные учреждения указывают в договоре, что документы представляют общественную либо историческую ценность. Формулировка может быть такой: «Настоящий договор регламентирует отношения сторон в процессе передачи в «Архив» документов, образовавшихся в результате деятельности «Организации», а также их последующего использования в научных, практических и иных целях». На основании озвученного выше пункта в договоре фиксируется запись «безвозмездное хранение» или подобная ей по смыслу. Таким образом участники взаимоотношений в области архивного дела выполняют требования ФЗ №125, ст. 17-1.

Если компания не ликвидирована, не закрыта, но хранить документы на своей территории возможности нет, они сдаются «на сторону» на платной основе. В целях уменьшения расходов в договоре с архивом целесообразно не указывать конкретный срок хранения дел. Формулировка может быть такой: «Документы хранятся в архиве до востребования организацией. По истечении срока (лет) документы уничтожаются».

Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?

Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством

Бытовые услуги • Телекоммуникационные компании • Доставка готовых блюд • Организация и проведение праздников • Ремонт мобильных устройств • Ателье швейные • Химчистки одежды • Сервисные центры • Фотоуслуги • Праздничные агентства

После отражения в номенклатуре фирмы сроков хранения документов бухгалтерского и налогового назначения Мария приступила к совсем неизвестному ей разделу — делам отдела охраны труда. Все обозначенные в номенклатуре заголовки дел присутствовали в типовом перечне, утвержденном приказом № 326, поэтому проставить сроки их хранения было просто:

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во единиц хранения	Срок хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
06. Охрана труда
06-01	Инструкции по технике безопасности и охране труда		постоянно ст. 8 «а»
06-02	Отчеты по проведению СОУТ и документы к ним (протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, сведения, данные, сводные ведомости, декларации соответствия, карты специальной оценки условий труда на конкретные рабочие места, перечни мероприятий по улучшению условий и охраны труда)		45 лет ст. 407	При вредных и опасных условиях труда: 50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003; 75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003
06-03	Журналы, книги учета: инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте); профилактических работ по охране труда, проверки знаний по охране труда		45 лет, ст. 423 «а» 5 лет, ст. 423 «б»
06-04	Журнал инструктажа по пожарной безопасности		3 года ст. 613
06-05	Документы (отчеты, акты, списки, планы-графики, переписка) периодических медицинских осмотров		3 года ст. 635
—	—	—	—	—
	Резерв
	Резерв

Следующий раздел номенклатуры по объему был небольшим. Состоял он в основном из планов и статотчетности. Все прогнозные и плановые бумаги в целом по компании ООО «Вираж» перечнем предписано было хранить постоянно. Только индивидуальные планы и отчетность сотрудников не требовали такого длительного периода сохранения — отрезок времени, в течение которого от них нельзя избавляться, составляет всего 1 год.

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во единиц хранения	Срок хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
07. Планирование, статистика и финансы
07-01	Планы экономического и социального развития ООО «Вираж»		Постоянно ст. 196
07-02	Бизнес-планы ООО «Вираж», документы (технико-экономические обоснования, заключения, справки, расчеты) к ним		Постоянно ст. 197
07-03	Годовые планы ООО «Вираж» по основным направлениям деятельности		Постоянно ст. 198
07-04	Оперативные планы (квартальные, месячные) работы по всем направлениям деятельности		Пока не исчезнет надобность ст. 201
07-05	Индивидуальные планы работников		1 год ст. 203
07-06	Документы (таблицы, справки, расчеты) сводных статистических отчетов		До минования надобности ст. 338
07-07	Индивидуальные отчеты сотрудников		1 год ст. 216
—	—	—	—	—
	Резерв
	Резерв

Шпаргалка для кадровика: сроки хранения кадровых документов

В деятельности компании возможны ситуации, когда название дела по номенклатуре невозможно найти ни в одном нормативном документе, регламентирующем сроки хранения документов. В этом случае самостоятельно устанавливать сроки хранения для такой документации компания не вправе.

ВАЖНО! В соответствии с Основными правилами работы архивов в случае, если срок хранения определенных документов не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями, он устанавливается экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения по представлению архива организации и центральной экспертной комиссией организации.

Аналогичный порядок предусмотрен и в п. 1.6 Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций.

Таким образом, Мария еще раз убедилась в том, что вопрос соблюдения сроков хранения документов является важным, а обеспечение сохранности документации — ответственной процедурой для каждой организации. В том числе для ООО «Вираж».

В последующем, когда испытательный срок закончился и девушка приступила к выполнению своих основных обязанностей в департаменте бухгалтерского учета и отчетности, она с надлежащей ответственностью относилась к оформлению дел в соответствии с утвержденной в компании номенклатурой, не допуская при этом, чтобы в одно дело помещались бумаги с постоянным и временными сроками.

Сроки хранения устанавливаются типовым или ведомственными перечнями с целью обеспечения сохранности важных документов.

Период хранения документов устанавливается в промежутке от 1 года до 75 лет, в зависимости от значимости. Отдельные виды документации подлежат хранению на постоянной основе.

Если в одном деле сгруппированы документы временного хранения с разными сроками (1 год, 3 года, 5 лет и т. д. — что означает различную степень их значимости), то срок хранения дела по номенклатуре устанавливается по наиболее ценной документации, то есть более длительный.

Запрещено сокращать установленные перечнем сроки хранения и самовольно устанавливать их для документов, по которым отсутствует информация о сроках хранения в типовых и ведомственных перечнях. Для определения сроков хранения по такой документации необходимо обращаться к специалистам Росархива.

Источники:

Основные Правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)
Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236

Все что касается заключаемых работниками компании договоров подлежит обязательной регистрации и учету. Наиболее распространенный и простой путь реализации этих задач – создание специального журнала. Роль его довольно проста: с его помощью сотрудники предприятия фиксируют наиболее важную, первичную информацию обо всех проводимых сделках. Таким образом, он позволяет вести учет, систематизировать документооборот, а также дает полную информацию о работнике, который несет ответственность за исполнение того или иного соглашения.

Минимальные сведения, которые требуется внести в журнал регистрации договоров: это номер и дату формирования каждого документа, но в зависимости от потребностей организации этот список может быть существенно расширен. Кроме того, в журнал можно включать информацию не только о собственно договорах, но и обо всех приложениях к ним, в том числе дополнительных соглашениях, технических заданиях, актах выполненных работ и т.п.

Следует отметить, что журнал никоим образом не свидетельствует о том, что условия каждого внесенного в него договора, были выполнены в полном объеме.

В журнал могут вноситься все договоры, заключаемые работниками организации. Однако если предприятие достаточно крупное, то в каждом его структурном подразделении может быть свой собственный бланк журнала, также журналы могут разделяться по типу договоров (например, отдельные — по договорам поставки, договорам рекламы, юридическим договорам и т.п.). Такой подход позволяет грамотно систематизировать учет и избежать путаницы.

Журнал может вестись в течение какого-то определенного временного отрезка (месяц, квартал, полугодие, год), или же в течение неопределенного срока – все зависит от того, какое правило в отношении этого параметра закреплено в учетной политике фирмы.

Журнал должен находиться под присмотром ответственного работника, который не только занимается его ведением (т.е. вносит в него данные обо всех заключаемых договорах), но и осуществляет надзор за его хранением. Это может быть секретарь организации, делопроизводитель, юрист или любой другой сотрудник, наделенный соответствующими полномочиями, которые обозначены в его должностной инструкции или же назначенный на это отдельным приказом директора предприятия.

Оформляем журнал регистрации трудовых договоров

Журнал может вестись в произвольном виде – стандартного, унифицированного его образца нет. Основная его часть всегда формируется в виде таблицы, в которой может быть сколько угодно строк – в зависимости от потребностей работников предприятия и видения ими документа. Как правило, в организациях есть свой бланк, разработанный и утвержденный руководством и рекомендованный к применению – именно его и берут сотрудники за основу.

Документ под названием «Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений» не входит в число обязательной кадровой документации. Это инструмент, позволяющий быстро найти необходимый контракт, уточнить информацию или внести изменения. Он необходим кадровикам крупного предприятия, на котором работает большое количество сотрудников. Решение о ведении подобного учета принимается руководителем и оформляется локальным нормативным актом — приказом.

Важно определить цель ведения документа. От нее зависит вид, в котором оформляется журнал учета трудовых договоров и дополнительных соглашений, — электронный или бумажный. Если он нужен в информативных целях — отследить срок действия контракта, например, то достаточно электронного варианта. Если вы планируете использовать его для доказательства выдачи документации на руки работникам — в суде, для подтверждения своей аргументации во время спора или проверок — ведите учет в бумажной форме. В этом случае его оформление должно отвечать стандартам делопроизводства: его надо прошить, пронумеровать страницы, заверить подписью руководителя.

Готовая, отпечатанная типографским способом книга регистрации дополнительных соглашений к трудовому договору продается в магазинах канцтоваров. Но удобнее создать шаблон в таблице и распечатывать листы по мере необходимости. На титульном листе указывают:

наименование организации;
даты заполнения — начало и окончание;
данные лиц, ответственных за ведение.

Если предприятие небольшое и отдела кадров нет, вести учет поручают секретарю, бухгалтерии — тому, кто по служебным обязанностям чаще сталкивается с кадровым делопроизводством. Руководитель учреждения, издавая приказ о введении подобного регистра, в нем же определяет того, кто регистрирует трудовые договоры, — ответственного за их оформление. Иногда этим занимается юридический отдел, но обычно регистрацию ведет работник кадровой службы.

Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 утвержден новый перечень документов со сроком хранения. Он не изменился — книги, журналы учета ТД хранятся 50 или 75 лет.

Отдельно рассмотрим, насколько законно взимание платы за регистрацию трудовых договоров и кто ее осуществляет. В соответствии со ст. 303 ТК, регистрации подлежат соглашения о труде между работодателем и работниками-физлицами в органе местного самоуправления. Требование оплаты регистрации незаконно, так как местные власти не вправе вводить налоги и сборы, не предусмотренные налоговым законодательством.

Скачать бесплатно образец журнала регистрации трудовых договоров

Скачать бесплатно заполненный образец журнала регистрации трудовых договоров

Сколько в организации нужно хранить договоры: изменения с 2020 года

Новые сроки хранения договоров с 18.02.2020 прописаны в различных пунктах упомянутого приказа Росархива.

Сначала обобщим основные изменения.

ВИД ДОКУМЕНТА	ИЗМЕНЕНИЕ СРОКА ХРАНЕНИЯ С 18.02.2020
Договор дарения (пожертвования) недвижимого и движимого имущества	Теперь – до ликвидации организации вместо постоянного хранения
Договор лизинга	5 лет после истечения срока действия или выкупа имущества. Если есть разногласия, договор нужно хранить до принятия решения по делу. По прежнему перечню хранить нужно было постоянно. Аналогичные изменения затронули все документы по лизингу – списки объектов имущества, акты, расчеты отчислений от прибыли, переписка (ст. 97 нового перечня)
Документы по залогу недвижимости	10 лет вместо постоянного хранения. Как для лизинга, срок считают с момента истечения действия договора или выкупа имущества. В случае спора документы хранят до принятия решения по делу.
Договор мены недвижимости	До ликвидации организации, а не 5 лет. Уточнено, что отсчитывают не только с истечения срока действия договора, но по прекращении обязательств по соглашению.
Договор поручения	15 или 10 лет в зависимости от вида имущества вместо 5 лет
Договор кредита или займа с условием о залоге имущества	10 лет Касается также документов, подтверждающих предоставление средств и исполнение обязательств должником (это исключение из общего правила 5-летнего хранения кредитных договоров).
Паспорта сделок	15 лет, а не постоянно. Не распространяется на кредитные организации: для них по-прежнему 15-лет

Профессия
Делопроизводство
Отдел кадров
Архивное дело
Юридический практикум
Ваш компьютер
Деловой этикет
Офис
Самообразование
Бухгалтерский учет
Корпоративная культура
Психологический практикум
Стиль
Красота и здоровье
Секретарь плюс
Праздник
Страницы истории
Культура и искусство
Контрольная работа
Охрана труда

Договор хранения должен быть заключен в письменной форме (статья 887 ГК РФ), причем, это необязательно должен быть единый документ, подписанный обеими сторонами. Будет считаться, что письменная форма соблюдена, если принятие вещи на хранение было оформлено квитанцией, сохранной распиской, другим документом с подписью хранителя. В некоторых случаях, например, в камерах хранения вокзалов, для заключения договора хранения достаточно выдачи номерного знака или жетона.

Но, конечно, при передаче имущества на хранение в товарный склад во всех случаях предпочтительнее составлять письменный договор. Обязательными для договора хранения будут:

условие о предмете договора (хранитель обязуется принять вещь у поклажедателя и возвратить в ее в сохранности);
условие об объекте договора (подробное описание индивидуальных признаков и характеристик передаваемой вещи).

Такая вещь не всегда будет иметь индивидуальные признаки, и в процессе хранения она может смешиваться с вещами того же рода и качества других поклажедателей (статья 890 ГК РФ). В этом случае речь идет об обезличенном хранении, и хранитель должен вернуть не ту же самую вещь, а подобную ей. Например, это может быть тонна щебня определенной фракции. Условиями договора возможность хранения с обезличением может быть запрещена.

В договоре хранения стоит согласовать дополнительные условия, которые Гражданский кодекс к существенным не относит, но которые могут вызвать споры сторон:

Срок хранения. Согласно статье 889 ГК РФ, если срок хранения договором не предусмотрен, хранитель должен хранить вещь до тех пор, пока ее не потребует поклажедатель. Конечно, хранение, особенно коммерческое, не может быть вечным, поэтому при отсутствии в договоре сроков хранения закон обязывает поклажедателя забрать свою вещь по требованию хранителя. Если же хозяин вещи не торопится ее забирать, то хранитель вправе самостоятельно продать ее после письменного предупреждения поклажедателя. Из вырученной суммы хранитель имеет право вычесть полагающееся ему вознаграждение, а разницу передается поклажедателю.
Вознаграждение хранителю. Если в договоре хранения будет предусмотрено это условие, то договор становится возмездным. Порядок уплаты вознаграждения предусмотрен в статье 896 ГК РФ, но если стороны предпочитают другой порядок, то его нужно прописать в тексте договора, так же, как и размеры вознаграждения.
Возмещение хранителю расходов на хранение. Вещь, переданная на хранение, должна находиться в условиях, обеспечивающих ее сохранность. На создание таких условий хранитель несет определенные расходы (охранные услуги, коммунальные платежи, аренда земельного участка или помещения под склад и прочее). Если договор возмездный, то расходы на хранение, по общему правилу, включаются в сумму вознаграждения. Если же вещь передается на безвозмездное хранение, то поклажедатель обязан возместить хранителю понесенные им расходы на хранение. Эти нормы не являются императивными (обязательными), поэтому в договоре можно предусмотреть, что такие расходы хранителю не возмещаются.
Ответственность поклажедателя за не передачу вещи на хранение. Хранитель, с которым поклажедатель заключил договор хранения, не вправе требовать передачи вещи на хранение. В то же время, если хранитель забронировал для этой вещи определенные складские площади, то он может понести определенные убытки. В договоре можно предусмотреть обязанность поклажедателя заплатить за это штраф или пеню (в процентах от вознаграждения хранителю или в фиксированной сумме), а можно вообще не возлагать на него подобную ответственность.

Договор безвозмездного хранения можно назвать односторонним, т.к. основные обязанности по нему возникают только у хранителя. Если же был заключен возмездный договор хранения, то поклажедатель обязан будет выплатить хранителю вознаграждение. Что касается расходов на хранение вещи, а также чрезвычайных расходов (непредвиденных при заключении договора), то по согласованию сторон они могут быть переложены на хранителя.

В то же время, у поклажедателя есть договорные обязанности, которые он должен исполнить независимо от того, оплачивает ли он услуги по хранению или нет.

Во –первых, он должен сообщить хранителю об особых свойствах вещи, из-за которых она может причинить вред или убытки хранителю и третьим лицам. Это вещи взрывоопасные, легковоспламеняющиеся или вообще опасные по своей природе. Без такого предупреждения (желательно, письменного, т.к. кодекс не указывает его формы) эти вещи могут быть в любое время уничтожены или обезврежены хранителем без последующего возмещения убытков. В случае же, когда такие вещи нанесли ущерб хранителю или третьим лицам, поклажедатель обязан будет возместить этот ущерб.

Во-вторых, поклажедатель обязан забрать свою вещь после окончания оговоренного срока хранения или, если он не был указан, то по требованию хранителя. Последствия нарушения этой обязанности мы уже рассмотрели.

Что касается прав поклажедателя, то основным можно назвать его право получить свою вещь назад в целости и сохранности. Если вещь в результате хранения была утрачена или повреждена, то поклажедатель имеет право получить ее полную стоимость или ту сумму, на которую уменьшилась стоимость вещи. Причем, такое право возникает даже в случае, когда хранение было безвозмездным.

1.1. Положение о договорной работе (далее — Положение) разработано в соответствии с законодательством Российской Федерации и определяет понятие договоров и государственных контрактов, порядок разработки, согласования и хранения подлинников договоров Федерального агентства воздушного транспорта (далее — Агентство).

1.2. Договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.

1.3. Государственный контракт — договор, заключаемый между государственным заказчиком (либо указанным лицом) и поставщиком (исполнителем), на поставку товаров, работ, услуг для государственных нужд на сумму более 2000 минимальных размеров оплаты труда, финансируемый за счет средств бюджета или внебюджетных источников финансирования.

1.4. Положение распространяется на все Управления Агентства и определяет:

— компетенцию каждого Управления по заключению договоров и государственных контрактов;

— порядок участия Управлений в согласовании договоров и государственных контрактов;

— сроки разработки, согласования и хранения договоров и государственных контрактов;

— порядок учета, регистрации и хранения договоров и государственных контрактов и прочей договорной документации;

— порядок проведения проверок соблюдения Управлениями настоящего Положения.

2.1. Проект договора разрабатывается Управлением, заинтересованным в его заключении исходя из компетенции, установленной в Положении об Управлении.

2.2. В проекте договора в обязательном порядке отражаются следующие условия:

— предмет договора (существо обязательства);

— обязательства сторон (права и обязанности);

— цена договора;

— ответственность сторон за невыполнение обязательств;

— иные условия, которые Управление, инициирующее заключение договора считает существенными.

2.3. При разработке проекта договора Управления имеют право запрашивать иные Управления о предоставлении информации, имеющей значение для заключения договора. С этой целью рассылаются запросы. Управление, получившее такой запрос, обязано рассмотреть его и предоставить запрашиваемую информацию, в срок, указанный в запросе.

2.4. Все договоры перед их подписанием у руководителя должны пройти обязательное согласование с Управлениями, чью сферу деятельности договор затрагивает.

2.5. Согласование проекта договора обеспечивает Управление, инициирующее заключение договора.

2.6. Проект договора направляется на рассмотрение в Управления с соответствующими сопроводительными письмами.

2.7. Любой проект договора должен пройти обязательное согласование с УФИиЭД и УФБУиО.

2.8. Перед началом согласования с Управлениями, проект договора направляется на первоначальную правовую экспертизу в УФИиЭД.

2.9. УФИиЭД визирует договор в последнюю очередь после его согласования с другими Управлениями и перед подписанием непосредственно у руководителя Агентства.

2.10. Замечания к проекту договора направляются в письменной форме в Управление, инициирующее заключение договора для его повторного согласования с учетом всех внесенных замечаний.

2.11. Согласованный проект договора направляется Управлением, инициирующим заключение договора, на подпись руководителю Агентства.

3.1. Проект договора, поступившего от сторонней организации, поступает на резолюцию к руководителю Агентства.

3.2. Согласование проекта договора обеспечивает ответственное Управление, которому в соответствии с резолюцией руководителя поручена организация работы с договором.

3.3. Проект договора направляется на рассмотрения в Управления с соответствующими сопроводительными письмами.

3.4. Любой проект договора в обязательном порядке согласовывается с УФИБУиО и УФИиЭД.

3.5. Перед началом согласования с Управлениями проект договора направляется на первоначальную правовую экспертизу в УФИиЭД.

3.6. Замечания к проекту договора направляются в письменной форме в Управление, инициирующее заключение договора для его повторного согласования с учетом всех внесенных замечаний.

3.7. Обобщив все замечания, ответственное Управление составляет протокол разногласий к проекту договора, который согласовывается со всеми Управлениями.

3.8. Проект договора с приложенным к нему протоколом разногласий представляется на подпись руководителя Агентства, либо в организацию, направившую данный проект договора, для внесения изменений в соответствии с протоколом разногласий.

4.1. Проект государственного контракта разрабатывается УФИиЭД в соответствии с решением руководителя Росавиации о проведении конкурса на заключение государственного контракта на поставку товаров, работ или услуг для государственных нужд.

4.2. Для разработки проекта государственного контракта УФИиЭД имеет право запрашивать любое Управление о предоставлении информации в соответствии с компетенцией Управления в целях разработки проекта контракта. Управление, получившее такой запрос, обязано предоставить необходимую информацию УФИиЭД в указанный в запросе срок.

4.3. На основании информации, предоставленной Управлениями, УФИиЭД разрабатывает проект государственного контракта и согласовывает его с заинтересованными Управлениями.

4.4. В обязательном порядке любой проект государственного контракта согласовывается с УФБУиО и с Управлением, выступающим ответственным исполнителем.

4.5. Ответственным исполнителем государственного контракта является Управление, которое в соответствии со своей компетенцией предоставляет информацию о предмете (существе обязательства) государственного контракта.

4.6. Подписанный всеми заинтересованными Управлениями государственный контракт возвращается в УФИиЭД, которое организует дальнейшую работу с государственным контрактом, обеспечивает его подписание контрагентом.

4.7. УФБУиО направляет информацию в УФИиЭД об исполненных и прекративших свое действие государственных контрактах, а также сведения о неисполнении контрагентами своих обязательств по государственному контракту, для инициации УФИиЭД претензионного или искового производства.

Прохождение договора на предприятии

В соответствии с общероссийским классификатором документов договоры относятся к организационно-распорядительным документам. И сроки их хранения подлежат той же классификации, что и сроки хранения всех документов. Выделяют следующие сроки хранения документов:

постоянный;
временный (свыше 10 лет);
временный (до 10 лет включительно).

Сроки хранения договоров определяются по перечням документов со сроками хранения, которые бывают двух видов: типовые и ведомственные. Типовые перечни содержат документы, которые характерны для многих организаций. Ведомственные перечни разрабатываются для документов, характерных для определенных ведомств.

Типовые и ведомственные перечни применяются:

при определении состава и сроков хранения архивных документов, при составлении номенклатур дел и формировании документов в дела;
при отборе и передаче архивных документов на постоянное хранение в федеральные государственные архивы, государственные архивы субъектов Российской Федерации и муниципальные архивы.

Перечни являются нормативными документами при определении сроков хранения и отборе архивных документов для их дальнейшего хранения или уничтожения.

В настоящее время при составлении номенклатур дел и определении сроков хранения договоров мы используем следующие утвержденные типовые перечни:

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень 1), приказ зарегистрирован Минюстом России 08.09.2010 № 18380.
Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 № 1182 (далее – Перечень 2). Данный перечень включает типовые архивные документы о научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности организаций.

Сразу же сделаем оговорку по поводу использования Перечня 1 акционерными обществами.

В соответствии с п. 2 ст. 89 Федерального закона «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Общество хранит документы, предусмотренные пунктом 1 настоящей статьи, по месту нахождения его исполнительного органа в порядке и в течение сроков, которые установлены федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг». На сегодняшний день документом, устанавливающим такой порядок, является постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ». Данным постановлением предусмотрено, что сроки хранения документов, подтверждающих права общества на имущество, находящееся на его балансе, а также внутренние документы общества определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России от 06.10.2000. Как видим, документ содержит ссылку на конкретный Перечень, который в настоящее время утратил силу (см. приказ Федерального архивного агентства от 26.08.2010 № 63). Мнения о том, какой же перечень использовать акционерным обществам, разнятся.

Одна из точек зрения, а именно – необходимость использования старого Перечня, высказана членом Гильдии Управляющих Документацией Натальей Храмцовской в статье «Проблемы применения нового Перечня типовых управленческих архивных документов».

Вторая точка зрения – использование акционерным обществом нового Перечня – подтверждается ответом от 25.11.2010 на запрос в Минфин России, подготовленным сотрудником Минфина Е.В. Сосновым (опубликовано в справочной системе «Консультант Плюс»). Вопрос касался необходимости предоставления договора акционеру. В ответе Е.В. Соснов указывает, что договор должен быть представлен акционеру в том случае, если срок хранения его не истек. При этом отмечается, что прежний Перечень утратил силу и следует руководствоваться новым Перечнем.

Какие-либо комментарии со стороны федерального органа исполнительной власти по рынку ценных бумаг по данному вопросу в настоящее время отсутствуют!

Перечень 1 вступил в силу по истечении 10 дней после дня его официального опубликования в Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти 20.09.2010 № 38. А это значит, что те, кто составлял номенклатуру дел на 2011 год, имели возможность не просто ознакомиться, но и детально изучить новый Перечень. На мой взгляд, он вызывает ряд вопросов по срокам хранения договоров и документов, связанных с заключением и исполнением договоров, получить однозначный ответ на которые не представляется возможным. Но не будем забегать вперед. Постараюсь дать максимум ответов, задав минимум риторических вопросов.

Название	Тип документа	Дата раскрытия	Вступает в силу	Действует до	Скачать
Договор об оказании услуг по ведению реестра владельцев ценных бумаг	Договор	28.01.2020	31.01.2020		Ссылка
Договор об оказании услуг по ведению реестра владельцев ценных бумаг при учреждении	Договор	28.01.2020	31.01.2020		Ссылка
Договор об оказании услуг по ведению реестра владельцев ценных бумаг	Договор	21.12.2018	24.12.2018	28.01.2020	Ссылка

Название	Тип документа	Дата раскрытия	Вступает в силу	Прекращает действие	Скачать
Договор оказания услуг по рассылке материалов	Договор	13.04.2014	23.04.2014		Ссылка
Договор на оказание услуг по организации, созыву и проведению общего собрания владельцев ценных бумаг, в том числе по выполнению функций счетной комиссии и рассылке материалов	Договор	13.04.2014	23.04.2014		Ссылка
Договор на оказание услуг по организации, созыву и проведению общего собрания владельцев ценных бумаг, в том числе по выполнению функций счетной комиссии	Договор	13.04.2014	23.04.2014		Ссылка
Договор на оказание услуг по организации, созыву и проведению общего собрания владельцев ценных бумаг, в том числе по выполнению функций счетной комиссии и рассылке материалов (рамочный)	Договор	13.04.2014	23.04.2014		Ссылка
Регламент оказания услуг выполнения функций счетной комиссии на общих собраниях акционеров, подтверждения принятия их решений и состава акционеров, принявших в них участие, по заявкам акционерных обществ	Регламент	24.03.2015	03.04.2015	04.12.2019	Ссылка
Регламент оказания услуг выполнения функции счетной комиссии на общих собраниях акционеров и удостоверению решений единственного акционера	Регламент	06.04.2020	09.04.2020		Ссылка
Регламент оказания услуг выполнения функций счетной комиссии на общих собраниях акционеров по заявкам акционерных обществ	Регламент	25.11.2019	05.12.2019	09.04.2020	Ссылка
Письмо «Об особенностях голосования на общем собрании акционеров» (применяется для информирования регистратора в одном письме о наличии ограничений при голосовании по вопросам повестки дня собрания)	Форма	—			Ссылка

Название	Тип документа	Дата раскрытия	Вступает в силу	Скачать
Типовой договор на оказание услуг по ведению и хранению истории выплат дохода	Договор	22.12.2013	01.01.2014	Ссылка
Типовое дополнительное соглашение о порядке выплаты дохода к договору на оказание услуг по ведению и хранению истории выплат дохода (для новых выплат)	Договор	22.12.2013	01.01.2014	Ссылка
Типовое дополнительное соглашение о порядке выплаты дохода к договору на оказание услуг по ведению и хранению истории выплат дохода (для старых выплат)	Договор	22.12.2013	01.01.2014	Ссылка

Название	Тип документа	Дата раскрытия	Вступает в силу	Скачать
Типовой договор на оказание услуг сопровождения процедуры обязательного или добровольного предложения	Договор	22.12.2013	01.01.2014	Ссылка
Соглашение о сопровождении процедуры приобретения или выкупа ценных бумаг обществом	Договор	22.12.2013	01.01.2014	Ссылка
Типовой договор на оказание услуг сопровождения процедуры выкупа ценных бумаг лицом, которое приобрело более 95 % акций	Договор	22.12.2013	01.01.2014	Ссылка
Типовой договор об оказании услуг по сопровождению процедуры распределения имущества ликвидируемого общества	Договор	22.12.2013	01.01.2014	Ссылка
Типовая форма Договора об оказании услуг по регистрации выпуска (дополнительного выпуска) акций, размещаемых с использованием инвестиционной платформы	Договор	09.07.2020	09.07.2020	Ссылка

Журнал регистрации трудовых договоров

Название	Тип документа	Дата раскрытия	Вступает в силу	Скачать
Соглашение об использовании сервиса Р.О.С.Т.-connect и обмене документами в электронно-цифровой форме с электронной подписью (для эмитентов ценных бумаг)	Договор	03.04.2017	20.04.2017	Ссылка
Правила обмена документами в электронно-цифровой форме с электронной подписью АО «Регистратор Р.О.С.Т.»	Правила	03.04.2017	20.04.2017	Ссылка
Регламент предоставление услуг Оператора Удостоверяющего центра ООО «КРИПТО-ПРО»	Правила	02.12.2012	12.12.2012	Ссылка

После регистрации на сайте Вы сможете получать электронную рассылку семинаров ЦНТИ Прогресс, упростить регистрацию на семинар, откладывать понравившиеся семинары для сравнения.

Понятие договора храненияустанавливается положениями п. 1 ст. 886 ГК РФ, в соответствии с которыми под ним понимается соглашение, по условиям которого одна его сторона (хранитель) обязуется сохранить вещь, переданную ей второй стороной (поклажедателем) и впоследствии вернуть ее в том же состоянии, в котором она была получена.

Согласно разъяснениям, данным Высшим Арбитражным судом РФ в определении № ВАС-4124/11 от 14.04.2011, существенным условием договора хранения является его предмет. Прочие условия могут быть включены в заключаемое соглашение (о вознаграждении, месте и сроке хранения), но существенными не признаются, т. е. их отсутствие не является основанием для признания его недействительным. Включать же договор хранения может информацию об обязанностях стороны, выступающей в качестве хранителя, его ответственности в случае несоблюдения положений соглашения, месте и сроке хранения, вознаграждении, выплачиваемом за хранение, и прочих моментах, которые стороны считают важными.

Для большей наглядности далее предлагаем вам образец составленного в соответствии с ГК договора хранения.

Дела об административных правонарушениях в области архивного законодательства рассматриваются в гражданском судопроизводстве. По большей части в настоящее время контроль направлен на выявление существующих нарушений. Проверяющие ориентируются на Правила организации хранения Минкультуры РФ 2007 года. Несмотря на то, что нормативный акт является несколько устаревшим, новый не разработан.

В настоящее время используются минимальные штрафы в соответствии со ст. 13.20 КоАП РФ, но не стоит этому радоваться, так как они применяются в основном к государственным и муниципальным архивам. А вот по отношению к коммерческим организациям задействована ст. 13.25 КоАП РФ, в которой штрафы на порядок выше и достигают в некоторых случаях 300 000 рублей.

В целях регламентации сроков хранения ДИ выделяются 2 вида таких документов:

Типовые и унифицированные ДИ, разрабатываемые, например, отраслевыми ведомствами, — подлежат постоянному хранению. При этом устаревшая типовая ДИ, замененная новой редакцией, должна храниться еще в течение 3 лет с момента ее замены.
Индивидуальные ДИ — хранятся в течение 75 лет, созданные после 01.01.2003 — 50 лет (п.п. 442, 443 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236).

Вывод! Таким образом, потерявшая свою актуальность типовая ДИ может быть утилизирована через 3 года после ее замены. Индивидуальная ДИ в зависимости от года издания — через 75 или 50 соответственно.

Государственная пошлина – сбор, взимаемый с лиц, указанных в статье 333.17 Налогового Кодекса Российской Федерации (далее – НК), при их обращении в государственные органы, органы местного самоуправления, иные органы и (или) к должностным лицам, которые уполномочены в соответствии с законодательными актами Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, за совершением в отношении этих лиц юридически значимых действий, предусмотренных главой 25.3 НК, за исключением действий, совершаемых консульскими учреждениями Российской Федерации.

Плательщиками государственной пошлины признаются организации и физические лица если они обращаются за совершением юридически значимых действий, предусмотренных главой 25.3 НК.

Плательщики уплачивают государственную пошлину при обращении за совершением юридически значимых действий, указанных в подпунктах 21 – 33 пункта 1 статьи 333.33 НК (государственная регистрация прав, ограничений (обременений) прав на недвижимое имущество и сделок с ним), — до подачи заявлений на совершение соответствующих юридически значимых действий либо в случае, если заявления на совершение таких действий поданы в электронной форме*., после подачи указанных заявлений, но до принятия их к рассмотрению Государственная пошлина уплачивается плательщиком, если иное не установлено главой 25.3 НК. В случае, если за совершением юридически значимого действия одновременно обратились несколько плательщиков, не имеющих права на льготы, установленные главой 25.3 НК, государственная пошлина уплачивается плательщиками в равных долях. В случае если среди лиц, обратившихся за совершением юридически значимого действия, одно лицо (несколько лиц) в соответствии с главой 25.3 НК освобождено (освобождены) от уплаты государственной пошлины, размер государственной пошлины уменьшается пропорционально количеству лиц, освобожденных от ее уплаты в соответствии с главой 25.3 НК. При этом оставшаяся часть суммы государственной пошлины уплачивается лицом (лицами), не освобожденным (не освобожденными) от уплаты государственной пошлины в соответствии с главой 25.3 НК. Государственная пошлина уплачивается по месту совершения юридически значимого действия в наличной или безналичной форме. Факт уплаты государственной пошлины плательщиком в безналичной форме подтверждается платежным поручением с отметкой банка или соответствующего территориального органа Федерального казначейства (иного органа, осуществляющего открытие и ведение счетов), в том числе производящего расчеты в электронной форме, о его исполнении.

Факт уплаты государственной пошлины плательщиком в наличной форме подтверждается либо квитанцией установленной формы, выдаваемой плательщику банком, либо квитанцией, выдаваемой плательщику должностным лицом или кассой органа, в который производилась оплата.

Факт уплаты государственной пошлины плательщиком подтверждается также с использованием информации об уплате государственной пошлины, содержащейся в Государственной информационной системе о государственных и муниципальных платежах, предусмотренной Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».

Представление документа об уплате государственной пошлины вместе с заявлением о государственной регистрации прав и иными необходимыми для государственной регистрации прав документами не требуется. Заявитель вправе представить документ об уплате государственной пошлины в орган, осуществляющий государственную регистрацию прав, по собственной инициативе.

При наличии информации об уплате государственной пошлины, содержащейся в Государственной информационной системе о государственных и муниципальных платежах, дополнительное подтверждение уплаты плательщиком государственной пошлины не требуется.

Днем приема заявления о государственной регистрации прав и иных необходимых для государственной регистрации прав документов в случаях, если вместе с таким заявлением не представлен документ об уплате государственной пошлины или в соответствии с федеральным законом уплата государственной пошлины производится после представления таких заявления и документов, является день представления заявителем документа об уплате государственной пошлины или получения органом, осуществляющим государственную регистрацию прав, в установленном федеральным законом порядке сведений об уплате государственной пошлины. В указанных случаях заявление о государственной регистрации прав и иные необходимые для государственной регистрации прав документы могут быть приняты к рассмотрению не позднее чем в течение десяти рабочих дней со дня их представления.

Кадровый документооборот – необходимость для любого предприятия, обусловленная законодательно. Учет издаваемых и поступающих документов помогает не только упорядочить процесс, отследить их количество, но и доказать в случае проверок и судебных разбирательств и сам факт составления необходимой документации, и своевременность ее оформления. Записи в журналах, составленные в хронологическом порядке, могут стать дополнительным аргументом для работодателя, доказывающим выполнение им всех положенных процедур при оформлении трудовых отношений.

По сути, все кадровые документы должны быть зарегистрированы: приказы, договоры, дополнительные соглашения к ним, трудовые книжки, уведомления сотрудников, личные дела, справки о работе. Пожалуй, лишь заявления не подлежат учету, хотя в спорных ситуациях сотрудник может потребовать зарегистрировать и их.

Для ведения учета можно использовать старые добрые журналы или электронный учет документов. Если выбран способ электронной регистрации, позаботьтесь о невозможности корректировки присваиваемых номеров, это защитит от ошибок и поможет доказать последовательность записей. Возможен вариант ведения электронного учета с помощью вспомогательных программ для ведения кадрового учета – БухСофт, 1С и тому подобных. В таких программах номера документам присваиваются автоматически и защищены от изменений.

Вместе с тем, бумажные журналы остаются наиболее распространенным способом учета. Как правило, записи на бумажных носителях внушают больше доверия, они наиболее защищены от изменений «задним числом». Каждый журнал нужно пронумеровать, прошить и опечатать, это не позволит заменить или удалить страницу.

Чтобы учет кадрового документооборота был полным и систематизированным, в организации должна быть составлена номенклатура дел. Номенклатура – это полный сводный перечень всех папок и дел для хранения документов с указанием присвоенного номера, заголовков папок и сроков хранения. Номенклатура утверждается приказом генерального директора, изменения в нее вносятся по мере необходимости.

В журналах регистрации добавляется специальная графа, в ней указывается номер дела, в которое подшивается документ. Это облегчает поиск необходимых бумаг и помогает отслеживать их перемещения.

Все приказы – о приеме на работу об увольнении, о переводе, об отпуске, — должны быть зарегистрированы. Вести учет издаваемых приказов можно раздельно, по их виду, или вести сводный журнал, если их небольшое количество позволяет легко отыскать запись о требуемом документе.
В журнале учета кадровых приказов должны быть следующие графы: номер по порядку, дата регистрации, вид приказа, фамилия сотрудника, в отношении которого издан документ, количество экземпляров и движение документа. Под движением приказа понимается место его хранения согласно номенклатуре, уничтожение в связи с истечением срока хранения либо передача одного экземпляра в другой отдел, например, в бухгалтерию.