Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Приказ о введение в действие инструкции по делопроизводству». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
В целях упорядочения работы с документами по личному составу в ООО «Лидер», создания эффективной системы их учета и хранения
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить Инструкцию по кадровому делопроизводству в ООО «Лидер».
2. Ввести в действие Инструкцию по кадровому делопроизводству в ООО «Лидер» с 1 августа 2012 г.
3. Обязать всех сотрудников отдела кадров начиная с 1 августа 2012 г. при составлении документов по личному составу руководствоваться правилами, изложенными в Инструкции по кадровому делопроизводству в ООО «Лидер».
4. Начальнику отдела кадров Назаровой О.В. довести Инструкцию по кадровому делопроизводству в ООО «Лидер» до сведения всех сотрудников отдела кадров путем персонального ознакомления с текстом документа под расписку.
5. Офис-менеджеру Корнилову А.Н. подготовить необходимое количество копий Инструкции по кадровому делопроизводству в ООО «Лидер» и вручить по одному экземпляру сотрудникам отдела кадров организации.
6. Возложить контроль за исполнением настоящего приказа на начальника канцелярии Панфилову К.И.
7. Считать утратившим силу приказ N 15 по основной деятельности от 5 апреля 2006 г. в части установления правил оформления, учета и хранения документов по личному составу в организации.
Приложение: Инструкция по делопроизводству в ООО «Лидер» на 24 л.
Приказ по утверждению инструкции по делопроизводству
Принимать локальные нормативные акты, разработанные на предприятии, работодатель может двумя способами:
- заполнив гриф «Утверждаю», который в этом случае является обязательным реквизитом акта;
- издав приказ об утверждении локального регламента.
Приказ по делопроизводству на предприятии можно составить по типовой форме, утвержденной в учетной политике как приложение к той же Инструкции по делопроизводству. Делает это секретарь или любой другой сотрудник, назначенный ответственным. Когда типовой формы такого приказа на предприятии нет, документ составляет специалист-делопроизводитель или кадровик, в чьи обязанности это входит.
На вопрос о том, нужно ли оформлять отдельную инструкцию по конфиденциальному делопроизводству, ответят эксперты журнала «Справочник секретаря».
Существующее законодательство не обязывает руководителей предприятий принимать такой нормативный акт. Тем не менее, он имеет важный практический характер, поскольку позволяет оптимизировать и упорядочить алгоритм работы с документами в организации. Обычно разработка этого документа состоит из нескольких этапов:
- Сбор и анализ информации — производится на основе опроса руководителей подразделений и нормативно-методической документации.
- Подготовка текста.
- Согласование с заинтересованными сотрудниками — фиксируется путем составления листа согласования.
- Утверждение.
- Ввод в действие.
Существующее законодательство не обязывает руководителей предприятий принимать данный нормативный акт. Тем не менее, он имеет важный практический характер, поскольку позволяет оптимизировать и упорядочить алгоритм работы с документами в организации. Обычно разработка этого документа состоит из нескольких этапов:
- Сбор и анализ информации – производится на основе опроса руководителей подразделений, а также нормативно-методической документации.
- Подготовка текста.
- Согласование с заинтересованными сотрудниками – фиксируется путем составления листа согласования.
- Утверждение.
- Ввод в действие.
Инструкция по делопроизводству наделяется юридической силой после издания приказа о ее утверждении.
Приказ об утверждении и введении в действие инструкции по делопроизводству
Обычно рассматриваемый нормативный акт принимается на несколько лет. Однако, изменение структуры предприятия или порядка документооборота, может привести к необходимости внесения изменений. Они вводятся посредством приказа руководителя.
При этом общая концепция документа практически не отличается от первоначального варианта. За исключением того, что в нем указывается, что предыдущая версия не актуальна и утратила силу.
Стоит помнить, что при внесении изменений, необходимо повторить процедуру разработки проекта и его согласования.
- Тип документа: Приказ
- Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.
- Размер файла документа: 2,8 кб
- Приказ: образцы (Полный перечень документов)
- Поиск по фразе «Приказ» по всему сайту
- «Приказ об утверждении и введении в действие инструкции по делопроизводству».doc
Оформление договора купли продажи автомобиля у нотариуса
Занесено в базу
Внесены исправления в
- Календарь праздников и выходных на 2019 год
- Регистрация малого бизнеса полезно
- Как самостоятельно составить договор
- Таблица кодов ОКВЭД
На основании Постановления «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке государственных нормативных требований охраны труда», утвержденным Министерством труда № 80 от 17. 12. 2002 года и в целях дальнейшего совершенствования охраны труда в ООО «___________»:
- Утвердить и ввести в действие с ________________ г. прилагаемые к настоящему приказу инструкции по охране труда.
- ____________________, инженеру по ОТ и ТБ, – зарегистрировать и выдать в установленном порядке указанные выше инструкции руководителям структурных подразделений. Срок – _______________г.
- Руководителям структурных подразделений:
- провести внеплановый инструктаж со всеми сотрудниками своих подразделений. Срок -_________г.;
- организовать проведение повторных инструктажей со всеми сотрудниками своих подразделений 1 раз в 6 месяцев.
- _______________, главному энергетику и ___________________, начальнику службы сервиса организовать проведение повторных инструктажей со всеми сотрудниками своих подразделений 1 раз в 3 месяца.
- Контроль исполнения настоящего приказа возложить главного инженера _________________
Генеральный директор _______________ / ________________
«УТВЕРЖДАЮ»
Генеральный директор
ООО «_________________»
«___»_____________г.
| № инструкции | Наименование инструкции | Дата утверждения |
| 1. | Программа проведения вводного инструктажа по охране труда. | 01.10.2005г. |
| 2. | Программа первичного инструктажа на рабочем месте. | 01.10.2005г. |
| 3. | Программа первичного инструктажа на рабочем месте для электротехнического персонала. | 01.10.2005г. |
| 4. | Для операторов и пользователей компьютерами. | 01.10.2005г. |
| 5. | Для уборщицы по уборке производственных и служебных помещений. | 01.10.2005г. |
| 6. | При работе с переносным электроинструментом. | 01.10.2005г. |
| 7. | По присвоению 1-й группы по электробезопасности не-электротехническому персоналу. | 01.10.2005г. |
| 8. | По расследованию несчастных случаев на производстве. | 01.10.2005г. |
| 9. | По оказанию доврачебной медицинской помощи при несчастном случае на производстве. | 01.10.2005г. |
| 10. | Для административно-управленческого аппарата, ИТР и младшего обслуживающего персонала, парковщика автостоянки. | 01.10.2005г. |
| 11. | По охране труда для лица, ответственного за организацию безопасности эксплуатации лифтов. | 01.10.2005г. |
| 12. | По ведению журнала учета работ по нарядам и распоряжениям. | 01.10.2005г. |
| 13. | При проведении погрузочно – разгрузочных работ и при перемещении грузов вручную. | 01.10.2005г. |
| 14. | Для уборщика территории (дворника). | 01.10.2005г. |
| 15 | Для лифтера и лифтера – проводника, обслуживающего лифты. | 01.10.2005г. |
| 16. | Для подсобного рабочего. | 01.10.2005г. |
| 17. | Для слесаря сантехника. | 01.10.2005г. |
| 18. | Для слесаря по обслуживанию тепловых сетей. | 01.10.2005г. |
| 19. | Для электромонтёра по обслуживанию электрооборудования. | 01.10.2005г. |
| 20. | О применении и порядке выдачи наряда – допуска на особо опасные работы. | 01.10.2005г. |
| 21. | При использовании защитных средств на электромонтажных работах. | 01.10.2005г. |
| 22. | По очистке кровли от снега. | 01.10.2005г. |
| 23. | При измерении величины сопротивления заземляющих устройств. | 01.10.2005г. |
| 24. | При измерении сопротивления изоляции электропроводок и кабелей. | 01.10.2005г. |
| 25. | При проведении профилактики главных и распределительных щитов. | 01.10.2005г. |
| 26. | При проведении электрических измерений и испытаний. | 01.10.2005г. |
| 27. | При работе на высоте с лесов, подмостей и других приспособлений. | 01.10.2005г. |
| 28. | При работе на сверлильных станках | 01.10.2005г. |
| 29. | При работе с переносными лестницами и лестницами стремянками. | 01.10.2005г. |
| 30. | Для парковщика | 01.10.2005г. |
| 31. | По работе на заточных станках. | 01.10.2005г. |
| 32. | Для дежурного у эскалатора. | 01.10.2005г. |
| 33. | По протирке окон и стен в производственных помещениях. | 01.10.2005г. |
| 34. | Для диспетчера. | 01.10.2005г. |
Приказ О введении Инструкции по делопроизводству
Обычно рассматриваемый нормативный акт принимается на несколько лет. Однако, изменение структуры предприятия или порядка документооборота, может привести к необходимости внесения изменений. Они вводятся посредством распоряжения руководителя. Общая концепция документа практически не отличается от первоначального варианта. За исключением того, что в нем указывается, что предыдущая версия не актуальна и утратила силу. Стоит помнить, что при внесении изменений, необходимо повторить процедуру разработки проекта и его согласования.
Скачать образец приказа об утверждении инструкции по делопроизводству
Образец инструкции по делопроизводству
Приказ о дисциплинарном взыскании за прогул (образец)
Приказ о продлении трудового договора: образец
Наряд-допуск на высотные работы
Характеристика на сотрудника с места работы: образец
Разработка и утверждение инструкции по делопроизводству поможет организации оптимизировать работу с документами. Она не является обязательным документом для всех субъектов хозяйствования (за исключением государственных органов и учреждений), но большинство организаций оформляют ее. Документ вступает в действие после издания приказа об утверждении инструкции по делопроизводству.
Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству нет необходимости издавать ежегодно. Обычно инструкция принимается на несколько лет. Но если в течение года изменилась структура самой организации или порядок документооборота в ней, в текст инструкции по делопроизводству также нужно внести корректировки. В таком случае потребуется издание нового приказа, в текст которого надо добавить пункт, отменяющий действие предыдущей инструкции.
Введение в действие новой инструкции по делопроизводству в организации сопровождается комплексом мероприятий:
- подготовка новых бланков документов, настройка программно-аппаратного обеспечения;
- обучение персонала новым правилам работы;
- внесение необходимых изменений в должностные инструкции и регламентные документы по делопроизводству.
ГЕНЕРАЛЬНАЯ ПРОКУРАТУРА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
от 29 декабря 2011 года N 450
О введении в действие Инструкции по делопроизводству в органах и организациях прокуратуры Российской Федерации *
(с изменениями на 11 декабря 2018 года)
____________________________________________________________________
Документ с изменениями, внесенными:
приказом Генпрокуратуры России от 1 июля 2014 года N 342;
приказом Генпрокуратуры России от 9 марта 2017 года N 153;
приказом Генпрокуратуры России от 28 марта 2018 года N 173;
приказом Генпрокуратуры России от 11 декабря 2018 года N 818.
____________________________________________________________________
________________
* Наименование в редакции, введенной в действие приказом Генпрокуратуры России от 11 декабря 2018 года N 818..
В целях дальнейшего совершенствования делопроизводства в органах и организациях прокуратуры Российской Федерации, руководствуясь п.1 ст.17 Федерального закона «О прокуратуре Российской Федерации»,
(Преамбула в редакции, введенной в действие приказом Генпрокуратуры России от 11 декабря 2018 года N 818.
приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие с 01.01.2012 Инструкцию по делопроизводству в органах и организациях прокуратуры Российской Федерации.
(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Генпрокуратуры России от 11 декабря 2018 года N 818.
2. Заместителям Генерального прокурора Российской Федерации, начальникам главных управлений, управлений и отделов Генеральной прокуратуры Российской Федерации, прокурорам субъектов Российской Федерации и приравненным к ним прокурорам, специализированных прокуратур, прокурорам городов и районов, другим приравненным к ним прокурорам территориальных и иных специализированных прокуратур, руководителям научных и образовательных организаций организовать изучение Инструкции всеми работниками органов и организаций прокуратуры и обеспечить ведение делопроизводства в строгом соответствии с ее требованиями.
(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Генпрокуратуры России от 11 декабря 2018 года N 818.
3. Считать утратившим силу приказ Генерального прокурора Российской Федерации от 05.06.2008 N 107 «О введении в действие Инструкции по делопроизводству в органах прокуратуры Российской Федерации и их учреждениях».
3.1. Под объемом документооборота понимается число отдельных видов и общее количество входящих, исходящих и внутренних документов в каждом подразделении (приложение N 34) и в целом по прокуратуре. Такой учет в обязательном порядке ведется в вышестоящей прокуратуре, в районной прокуратуре — по усмотрению руководителя (приложение N 34, позиции 1-5, 7, 9).
При работе в АИК «Надзор» сведения о документообороте можно получать из указанной системы в разделе «отчетные формы». Для получения этих сведений требуется при регистрации документов определять их по группам, создавая картотеки по подразделениям. Например, входящие: обращения граждан — «ОГР», обращения юридических лиц — «ОЮЛ», уголовные дела — «УД», исходящие: ответы на обращения — «Отв», письма в организации — «Исорг», внутренние: рапорт — «рап», запрос — «звн» и т.п.
3.2. Данные о количестве документов за месяц суммируются и до 7-го числа следующего месяца представляются руководителю службы делопроизводства.
3.3. Результаты учета документооборота обобщаются руководителем службы делопроизводства, представляются руководству прокуратуры и используются для выработки мер по совершенствованию делопроизводства.
3.4. При учете обращений, переписки по ним и делам сопроводительное письмо и приложенные к нему документы считаются за один документ. При направлении уголовных дел с сопроводительными письмами, заключениями и другими документами каждый вид документа (письмо, дело и т.п.) при учете считается самостоятельным документом.
3.5. Обращения, разрешение которых входит в компетенцию нескольких управлений и отделов, учитываются в каждом из этих подразделений. В графе «исходящие» документы учитывает только ответственное за разрешение обращения подразделение, подразделения-соисполнители учитывают эти документы в графе «внутренние».
3.6. Приказы, указания, распоряжения, задания, информационные письма, обзоры и другие организационно-распорядительные документы, направленные для исполнения на места или в подразделения прокуратуры, учитываются в графе «исходящие» тем подразделением, которое является ответственным за их подготовку, при этом в числителе указывается количество, а в знаменателе — тираж.
Например: 1/52, 2/104.
3.7. В строке 9 (приложение N 34) учитывается переписка с вышестоящими и подчиненными прокуратурами, научными, другими организациями по основным и иным вопросам организации и деятельности: докладные записки, справки об исполнении приказов, указаний, распоряжений, переписка по вопросам прокурорской деятельности, копии документов организаций и ведомств, присланные для сведения, и другие документы, подлежащие формированию в дела согласно номенклатуре дел.
(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Генпрокуратуры России от 11 декабря 2018 года N 818.
3.8. В графе «Общее количество документов» суммируется количество документов всех граф в данной строке и документооборот в целом.
6.1. Печатание служебных документов в Генеральной прокуратуре осуществляется специалистами отдела подготовки документов управления документационного и методического обеспечения и другими работниками прокуратуры на компьютерах, а также с помощью вспомогательной компьютерной техники.
Делопроизводители управлений и отделов вышестоящих прокуратур обязаны печатать описи дел, надзорных и наблюдательных производств, подлежащих сдаче в архив прокуратуры, акты о выделении к уничтожению дел и документов, протоколы собраний, производственных и оперативных совещаний, приказы по личному составу, другие внутренние документы, а также письма объемом до страницы машинописного текста.
6.2. Подготовленный для печатания материал должен быть написан исполнителем разборчиво на стандартных листах бумаги. Текст документа необходимо тщательно выверить и согласовать с непосредственным руководителем. Документы объемом более десяти машинописных листов или сданные повторно визируются руководителем подразделения.
6.3. Передаваемые для печатания рукописи, равно как и вставки, сноски, поправки, должны быть написаны на одной стороне листа, с соблюдением правил орфографии, пунктуации, использованием чернил синего, фиолетового или черного цвета. Особое внимание обращается на правильное и четкое написание фамилий, специальных терминов, наименований ведомств и организаций, иностранных слов и географических названий.
Не принимаются для печатания небрежно и неразборчиво написанные черновики с использованием других чернил, кроме указанных, или исправленные карандашом.
6.4. В верхнем левом углу рукописи указываются количество экземпляров, фамилия и номер телефона исполнителя, дата направления в отдел подготовки документов, номер переписки.
6.5. Документы печатаются в порядке их поступления. В первую очередь печатаются документы особого контроля, адресованные руководителям органов государственной власти и управления, приказы, указания, распоряжения, материалы координационных совещаний, заседаний коллегии и отдельные документы по поручению руководства прокуратуры.
8.1. Обращения и другие документы переводятся штатными или внештатными переводчиками. Они же при необходимости приглашаются на прием граждан.
8.2. Поручение на перевод (приложение N 40) подписывается руководителем структурного подразделения. На перевод направляются те документы, без перевода которых невозможно принять решение. Документы передаются без надзорных (наблюдательных) производств, производства находятся у исполнителей. Учет и передача документов ведутся по книге (приложение N 41).
8.3. Обращения и приобщенные к ним документы переводятся обзорно с обязательным указанием данных, необходимых для их регистрации. Полный перевод обращения осуществляется по требованию прокурорского работника. При поступлении нескольких одинаковых обращений переводится одно из них с указанием учетных номеров всех остальных обращений.
Если в обращении содержатся вопросы, относящиеся к компетенции нескольких подразделений, перевод выполняется в необходимом количестве экземпляров.
8.4. Переведенный текст документа печатается или выполняется от руки четким почерком, подписывается и датируется. В правом верхнем углу указывается, с какого языка выполнен перевод, и ставится учетный номер по книге. При переводе судебных материалов проставляются также номера надзорного (наблюдательного) производства (с указанием фамилии лица) и дела (уголовного и др.), дается ссылка на том, листы дела. Подпись переводчика ставится на каждом листе дела.
Например:
с татарского языка
перевод N 375 н/п 15-375-2011 по делу Асанова З.Х.,
дело N 3-27-2011, т.3, л.д.52-76.
При переводе поздравительных и пригласительных писем учетный номер и подпись переводчика ставятся на втором экземпляре документа.
8.5. Переводчик обязан отметить обнаруженные в тексте дефекты, в частности подчистки, исправления, неоговоренные приписки между строк, сделанные разными чернилами или другим почерком, бессвязно изложенные или незаконченные фразы, искажения, пропущенные слова, а также указать, что в деле имеется какой-либо существенный для оценки обстоятельств документ, перевод которого не затребован. Кроме того, он должен дать объяснение поговорок, идиоматических выражений, названий национальных обычаев, религиозных обрядов, ритуалов, национальных блюд, предметов одежды, обихода и т.п., наименований единиц местного территориального деления, упомянутых в переводимом документе.
8.6. При обнаружении ошибок или неточностей в переводе прокурор ставит об этом в известность переводчика, который устраняет данные ошибки и неточности, а при необходимости осуществляет новый перевод.
2.1.1. В Генеральной прокуратуре, прокуратурах субъектов Российской Федерации, других органах и учреждениях прокуратуры внедрена аппаратно-программная инфраструктура «Информационная система обеспечения надзора за исполнением законов в органах прокуратуры Российской Федерации» (ИСОП), на базе которой функционирует прикладная система — АИК «Надзор».
АИК «Надзор» — автоматизированный информационный комплекс единой системы информационно-документационного обеспечения надзорного производства органов прокуратуры, созданный для автоматизации делопроизводственной и надзорной деятельности.
2.1.2. В формировании баз данных АИК «Надзор» участвуют подразделения Генеральной прокуратуры, прокуратуры субъектов Российской Федерации, районные прокуратуры, учреждения прокуратуры. База данных содержит информацию о всех входящих, исходящих и внутренних документах, всех корреспондентах (гражданах, организациях), о движении подлинников и копий документов, исполнении документов и поручений, направлении документов в дела, надзорные и наблюдательные производства.
2.1.3. Система АИК «Надзор» предоставляет возможность работать с электронными образами документов*(5), осуществлять в базе данных автоматизированный поиск документов по различным критериям, организовывать контроль за исполнением документов и поручений, получать отчеты по контрольным документам, оперативно получать справку об объеме документооборота за отчетный период.
2.1.4. Основной единицей хранения информации в АИК «Надзор» является регистрационная карточка (РК) документа. Она содержит заранее определенный и неизменный набор основных реквизитов документа, а также дополнительные реквизиты, состав которых может изменяться.
Работа в АИК «Надзор» основывается на принципе однократной регистрации документа.
2.1.5. Информационно-технологические службы органов прокуратуры обеспечивают защиту информации на электронных носителях от несанкционированного доступа, сохранность базы данных и функционирование комплекса.
2.1.6. Информационно-технологические службы органов прокуратуры обеспечивают предоставление пользователям прав на работу с документами в АИК «Надзор». Права могут предоставляться как работникам службы делопроизводства, так и прокурорским работникам.
При наличии прав прокурорский работник на закладку «дополнительные реквизиты» заполняет следующие поля РК: «Исполнитель» (ФИО); «Принятое решение» (результат рассмотрения документа), например: «удовлетворено», «отклонено», «дано разъяснение»; «Характер обращения» (на основании заполненной статкарточки), например: «по вопросам транспорта»; «Отношение к основному документу», например: «соисполнитель».
2.1.7. В вышестоящих прокуратурах регистрация всех входящих, исходящих и внутренних документов (за исключением документов, имеющих гриф «секретно»), ввод указаний по исполнению документа (резолюций), контроль за исполнением и движением документов и их электронных образов, списание документов в электронные дела, надзорные (наблюдательные) производства*(6), учет движения производств осуществляются в АИК «Надзор». В районных прокуратурах указанная система функционирует после завершения процесса оснащения необходимой компьютерной техникой, обучения персонала, издания информационно-распорядительных документов о внедрении (вводе в эксплуатацию, применении в повседневной деятельности).
2.2.1. Прием, доставка и передача документов осуществляются работниками делопроизводственных служб. Документы передаются на рассмотрение и исполнение в день поступления. Срочные документы доставляются незамедлительно. В вышестоящих прокуратурах рекомендуется передавать документы не менее двух раз в день в соответствии с устанавливаемым графиком, в районных — по мере поступления.
2.2.2. Заявления, жалобы и иные обращения, поступающие от граждан, организаций, предприятий и учреждений, дела, надзорные и наблюдательные производства, другие документы передаются на рассмотрение и исполнение только через службу делопроизводства с обязательной отметкой в регистрационных формах бумажных*(7) или электронных носителей. При традиционной (бумажной) регистрации работниками службы делопроизводства передача документов из одного подразделения в другое осуществляется в обязательном порядке через эту службу.
За документы, переданные минуя службу делопроизводства, ее работники ответственности не несут.
В органах и учреждениях прокуратуры, где функционирует АИК «Надзор», корреспонденция регистрируется в электронном виде, передача документов происходит непосредственно между структурными подразделениями минуя отдел по рассмотрению обращений. При этом отмечается направление документа в АИК «Надзор» в «Журнале передачи» и РК в «Журнале пересылки».
2.2.3. При регистрации входящих, исходящих и внутренних документов в АИК «Надзор» на документе распечатывается стандартный штамп из системы с уникальным номером (приложение № 3).
2.2.4. Прохождение, рассмотрение и исполнение документов удостоверяется отметками о поступлении, регистрации, направлении, порядке исполнения, контроле, передаче, списании в дело, которые размещаются на бумажном и (или) электронном носителе (АИК «Надзор»). Все отметки датируются и подписываются, подпись расшифровывается.
2.2.5. Документы передаются, как правило, без расписок, но с обязательной отметкой на бумажных и электронных носителях.
В Генеральной прокуратуре в соответствии с организационно-распорядительным документом обмен документами между структурными подразделениями осуществляется под расписку по реестру, сформированному с помощью сканирующего устройства
Перечень документов, передаваемых под расписку в других прокуратурах, утверждается руководителями этих прокуратур.
В обязательном порядке под расписку передаются уголовные и другие дела, материалы проверок по административным правонарушениям, материалы проверок об отказе в возбуждении уголовного дела, материалы заседаний коллегии, координационных совещаний, личные дела работников органов прокуратуры, паспорта, дипломы, удостоверения, свидетельства и другие личные документы.
2.2.6. Обращения, их копии и иные документы передаются из одного подразделения в другое (в случае неправильной разметки и т.п.) через службу делопроизводства по мотивированной резолюции (справке) начальника подразделения с обязательной отметкой в учетно-регистрационных формах на бумажных и электронных носителях.
При работе в АИК «Надзор» вместе с обращением передаются сопроводительное письмо, паспорт документа или его копия, осуществляется связка в РК справки и обращения, пересылка РК обращения в «Журнале передачи» и «Журнале пересылки».
2.2.7. Приказы, указания, распоряжения Генерального прокурора Российской Федерации, его заместителей, планы работы и выписки из решений коллегии Генеральной прокуратуры, постановления координационных совещаний руководителей федеральных правоохранительных органов, информационные письма и обзоры передаются для ознакомления и исполнения по указанию руководителя прокуратуры. Лица, ознакомившиеся с документом, расписываются на самом документе или на листе ознакомления с расшифровкой подписи и проставлением даты ознакомления.
Приказ о вводе инструкций по охране труда в действие
2.3.1. Первичную обработку поступившей в органы и учреждения прокуратуры корреспонденции осуществляют отдел прохождения корреспонденции, специальные подразделения или отдельные работники делопроизводственных служб (далее — отдел прохождения корреспонденции).
2.3.2. Обращения и прочие документы, полученные работниками прокуратуры на личном приеме, при выезде в другие прокуратуры, учреждения и организации, доставленные нарочным, по различным каналам связи и информационным системам общего пользования, передаются в делопроизводственную службу не позднее следующего дня с отметкой о дате и месте получения документа.
2.3.3. В каждой прокуратуре должен быть ящик «Для обращений и заявлений», который размещается в доступном для граждан месте.
Корреспонденция из ящика вынимается ежедневно, на письмах проставляется штамп «Из ящика для обращений и заявлений» и указывается дата выемки, после чего они передаются на регистрацию и рассмотрение.
2.3.4. Ценные письма, бандероли и посылки учитываются в книге (приложение № 22) и передаются по назначению под расписку. При работе в АИК «Надзор» указанная книга не ведется, данная информация вносится при регистрации документа в поля РК.
2.3.5. В отделе прохождения корреспонденции Генеральной прокуратуры вскрывается вся корреспонденция, за исключением пакетов с пометкой «лично», поступивших фельдсвязью в адрес руководства Генеральной прокуратуры от руководителей федеральных органов государственной власти, в других прокуратурах — за исключением пакетов с пометкой «лично», поступивших соответственно от руководителей органов государственной власти субъектов Российской Федерации или органов местного самоуправления. Эти пакеты учитываются и незамедлительно передаются по назначению.
2.3.6. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, доставки, целостность упаковки и наличие указанных вложений. Ошибочно доставленные документы направляются по принадлежности или возвращаются в почтовое отделение.
При недостаче или повреждении документов, поступающих из организаций, составляется акт в трех экземплярах (приложение № 23). Первый экземпляр акта посылается отправителю, второй — приобщается к документу, третий — остается в отделе прохождения корреспонденции. При регистрации в АИК «Надзор» в РК в поле «Примечание» делается отметка о составлении акта.
В случае обнаружения в почтовых отправлениях денег, акций, иных ценных бумаг и материальных ценностей работниками отдела прохождения корреспонденции составляется акт в двух экземплярах, с подробным описанием вложенных ценностей, указанием серий и номеров денежных купюр, акций, ценных бумаг. Первый экземпляр акта прикладывается к документам, второй — остается в отделе прохождения корреспонденции. Предметы и продукты, представляющие опасность или не относящиеся к рассмотрению обращений, уничтожаются, о чем составляется соответствующий акт.
Акты подписываются работником, вскрывшим пакет, и начальником отдела прохождения корреспонденции.
2.3.7. Конверты или та часть упаковки, на которой указаны почтовые реквизиты, прилагаются:
к обращениям;
другим документам в случаях, если: обратный адрес указан только на конверте, отсутствует дата подписания документа, даты подписания документа и его получения имеют расхождение более месяца, в конверте отсутствуют отдельные документы, установлено несоответствие номеров документов номерам на конверте.
Во всех остальных случаях конверты подлежат уничтожению после их вскрытия и изъятия из них вложений.
2.3.8. Штамп с указанием даты поступления (приложение № 24) проставляется:
на обращениях граждан — на свободном от текста месте лицевой стороны первой страницы;
на документах, поступивших из учреждений, — на нижнем поле в правом углу лицевой стороны первого листа;
на почтовых отправлениях, не подлежащих вскрытию, — на обратной стороне конверта.
2.3.9. В отделе, осуществляющем первичную обработку корреспонденции, документы сортируются, из них выбираются документы, не подлежащие регистрации (приложение № 21), и в установленное время передаются для регистрации:
на алфавитную картотеку:
обращения граждан и учреждений;
уголовные дела;
материалы проверок, служебных расследований;
спецдонесения, представления, заключения и другие акты прокурорского реагирования по уголовным и гражданским делам, надзорные и наблюдательные производства, письма, поступившие из прокуратур и других организаций по обращениям и делам, а также другие процессуальные документы, информационные материалы и письма, подлежащие приобщению к надзорным и наблюдательным производствам или делам;
на ведомственную картотеку:
документы, не относящиеся к переписке по обращениям и уголовным делам;
переписка по вопросам арбитражного судопроизводства;
сообщения средств массовой информации о грубых нарушениях законности, требующих вмешательства органов прокуратуры (если в публикации указаны конкретные лица, она регистрируется также на алфавитной картотеке);
доклады, отчеты и другие документы о выполнении приказов, указаний, распоряжений, заданий и решений коллегии Генеральной прокуратуры;
в структурные подразделения:
документы по вопросам организационного, кадрового, правового, финансово-хозяйственного обеспечения органов и учреждений прокуратуры, статистики, кроме документов, подлежащих передаче на алфавитную или ведомственную картотеки;
документы, подлежащие учету в указанных подразделениях.
Положения данного пункта распространяются только на органы и учреждения прокуратуры, не использующие в работе систему АИК «Надзор».
2.3.10. Срочные документы (обращения), переданные руководителям прокуратуры без регистрации, после рассмотрения регистрируются и передаются для исполнения в установленном порядке.
2.4.2.1. Поступающие обращения и относящиеся к ним документы регистрируются на алфавитной картотеке. Здесь же регистрируются и устные обращения, принятые работниками на личном приеме и оформленные ими справкой, в которой указываются необходимые для регистрации данные (фамилия, имя, отчество, по какому вопросу, место действия, домашний адрес и т.д.).
Если документы регистрируют несколько человек, рекомендуется на обращении проставлять фамилию или личный индекс работника, который его регистрировал.
Регистрация обращений в соответствии с федеральным законодательством производится в течение трех дней с момента поступления в орган и учреждение прокуратуры.
2.4.2.2. Перед регистрацией каждого обращения по картотеке проверяется, не заводилась ли ранее алфавитная или ссылочная карточка.
Алфавитная карточка (приложение № 25) заводится на лицо, по делу (в отношении) которого поступило обращение, а ссылочная карточка (приложение № 26) — на заявителя, если обращение поступило не от самого лица.
В органах прокуратуры, работающих в АИК «Надзор», информацию о регистрации сотрудники получают на рабочем месте с помощью поиска в системе.
2.4.2.3. При регистрации в вышестоящих прокуратурах обращений, по которым не заведены надзорные (наблюдательные) производства, кроме алфавитных и ссылочных карточек, на всех указанных в документе лиц выписываются справки (приложение № 27) и вместе с обращением передаются в подразделение.
2.4.2.4. Делопроизводитель подразделения прикрепляет к обращению статистическую карточку и отмечает на ней даты поступления в прокуратуру, управление (отдел), проставляет индекс подразделения, номер надзорного или наблюдательного производства.
Повторные обращения и другие документы передаются прокурорам вместе с подобранными надзорными или наблюдательными производствами. На карточке учета движения надзорного или наблюдательного производства (приложение № 28) указывается, какого числа, с каким документом и кому оно передано. Карточки находятся у делопроизводителей в порядке номеров и по годам.
Учет передачи первичных обращений в вышестоящих прокуратурах может вестись с использованием карточек (приложение № 28), которые рекомендуется заполнять на каждого исполнителя. В карточке записываются в порядке поступления первичные обращения с указанием фамилии заявителя и даты передачи. После принятия решения делается отметка о номере надзорного (наблюдательного) производства или направлении за номером с индексом «р».
2.4.2.5. Надзорные (наблюдательные) производства (приложение № 31) заводятся согласно письменному решению прокурорского работника в виде отметки «Завести н/п» по обращениям, принятым к разрешению данной прокуратурой, а также направленным с контролем в подчиненные прокуратуры или другие органы*(8), специальным донесениям о чрезвычайных происшествиях и преступлениях.
Надзорные или наблюдательные производства заводятся сразу же при поступлении документов особого контроля, международных следственных поручений.
2.4.2.6. Регистрация надзорных (наблюдательных) производств в вышестоящих прокуратурах ведется в каждом подразделении отдельно по книге (приложение № 19) начиная с номера 101*(9). Номер производства состоит из индекса управления, отдела (приложение № 2), порядкового номера по книге регистрации и цифр года принятия обращения к производству.
Например: 15-148-2011; 7/3-285-2011.
Аналогичным образом регистрируются производства по уголовным и другим делам, спецдонесениям.
При создании электронного надзорного (наблюдательного) производства номера формируются по счетчику начиная с номера 101. Номер должен быть сквозным и уникальным по подразделению. Номер надзорного (наблюдательного) производства на бумажном носителе должен соответствовать номеру электронного надзорного (наблюдательного) производства.
2.4.2.7. Передача обращений, надзорных и наблюдательных производств из одного подразделения в другое осуществляется только через службу делопроизводства с обязательной регистрацией и отметками в книгах регистрации надзорных (наблюдательных) производств.
Движение надзорного (наблюдательного) производства в электронном виде (АИК «Надзор») учитывается в «Журнале передачи (пересылки) н/п».
2.4.2.8. При регистрации документов в АИК «Надзор», поступивших из организаций, заполняются следующие поля РК (приложение № 9): «Дата» регистрации документа, «Корреспондент» (один или несколько) (выбрать из справочника организаций, если организация есть в базе данных, если нет — внести, в справочник данные новой организации, а затем ее выбрать), «Исходящий номер» документа, «Дата» поступившего документа, кто «Подписал» документ, «Состав» документа (количество листов сопроводительного документа, через дробь — количество приложений), «Доставка», «Почтовый номер» (номер заказного письма, бандероли), «Кому» адресован документ (при наличии). В случае, если обращение организации пересылается из других ведомств для рассмотрения в прокуратуре, заполняются поля на закладке «сопроводительный документ» («Корреспондент», «Исходящий номер», «Дата», «Подписал», «Состав» сопроводительного письма). При наличии нескольких сопроводительных писем вносятся данные всех сопроводительных писем.
Если в регистрируемом документе имеется ссылка на номер дела, надзорного (наблюдательного) производства и дату документа, указанный номер вносится в поле «Примечание».
2.4.3.1. Для органов прокуратуры, использующих в работе систему АИК «Надзор», регистрация дел осуществляется в указанной системе. Регистрационная карточка заполняется по принципу РК для организаций, за исключением поля «Состав», в котором указывается дополнительно количество томов дела, материала. На закладку «дополнительные реквизиты» вносятся все фигуранты, проходящие по делу, разметка подразделения и номер уголовного дела.
2.4.3.2. Уголовные и другие дела, материалы проверок и служебных расследований, истребованные в связи с разрешением обращений, решением вопроса об обжаловании решений суда, а также дела, поступившие для утверждения обвинительного заключения или с представлениями подчиненных прокуратур, учитываются в книгах (приложение № 32) и регистрируются на алфавитной картотеке.
2.4.3.3. Дела учитываются в книгах отдельно по каждому подразделению; при большом объеме поступления допускается вести учет по зонам управления (отдела).
2.4.3.4. Поручения подчиненным прокуратурам о направлении уголовных дел в вышестоящие прокуратуры, о представлении материалов проверок и иной информации адресуются руководителю прокуратуры и подписываются начальниками соответствующих подразделений и их заместителями.
2.4.3.5. Дела и материалы высыпаются в вышестоящую прокуратуру за подписью лица, которому адресован запрос, а возвращаются по миновании надобности за подписью прокурорского работника.
2.4.3.6. Запросы в связи с изучением конкретных дел направляются за номером надзорного (наблюдательного) производства, а для изучения и обобщения — за номером дела по номенклатуре.
2.4.3.7. Дела передаются исполнителям под расписку в книге учета дел соответствующего подразделения или прокуратуры вместе с подобранными надзорными (наблюдательными) производствами.
2.4.3.8. Дела, истребованные в связи с проведением плановых проверок или обобщений, на алфавитной картотеке не регистрируются. Они учитываются в книгах (приложение № 32).
Если вышестоящей прокуратурой по результатам изучения дел, материалов отменяется ранее состоявшееся по делу или материалу решение, они регистрируются на алфавитной картотеке в установленном порядке и по ним заводится производство.
2.4.3.9. Копии постановлений об отказе в возбуждении уголовных дел и материалов проверок сообщений о преступлениях, поступивших в прокуратуру, учитываются в книгах раздельно по ведомствам согласно приложению № 14.
Также раздельно по ведомствам учитываются:
копии постановлений о возбуждении уголовного дела и материалов к ним (приложение № 12);
копии постановлений о прекращении уголовного дела или уголовного преследования (приложение № 16);
копии постановлений о приостановлении предварительного следствия (приложение № 17).
2.4.3.10. Копии постановлений и материалов об отказе в возбуждении уголовных дел, о возбуждении уголовных дел и материалов к ним, поступивших из органов дознания, учитываются в книгах согласно приложениям № 15 и 13 соответственно.
2.4.3.11. Сообщения о преступлениях, поступающие в органы прокуратуры по почте или иными средствами связи, учитываются в книге согласно приложению № 11, после чего безотлагательно передаются в орган, уполномоченный рассматривать их в соответствии с УПК РФ.
2.4.4.1. Регистрация ведомственной корреспонденции, то есть документов, поступающих из прокуратур, учреждений, предприятий, организаций, по вопросам, не относящимся к уголовным и другим делам, осуществляется на корреспондентских карточках (приложение № 29).
При поступлении повторных документов по одному и тому же вопросу они регистрируются на той же карточке.
В случае использования АИК «Надзор» указанная корреспонденция регистрируется в соответствии с п. 2.4.2.8.
2.4.4.2. Переписка ведется за номером, присвоенным документу при регистрации, состоящим из индекса структурного подразделения (приложение № 2), индекса корреспондента, порядкового номера регистрационной корреспондентской карточки в пределах корреспондента (в районных прокуратурах — с добавлением к нему буквы «в») и цифр текущего года.
Например:
7-16-54-2011 — для вышестоящих прокуратур;
23-40в-2011 — для районных прокуратур.
2.4.4.3. Перечень корреспондентов составляется руководителем службы делопроизводства в алфавитном или ином удобном для работы порядке. Каждому корреспонденту присваивается индекс (порядковый номер). Примерный перечень корреспондентов приведен в приложении № 30.
При регистрации документов корреспондентом считается учреждение или предприятие, непосредственно обратившееся в прокуратуру, а не вышестоящий орган.
2.4.4.4. Календарная шкала корреспондентской карточки используется для контроля за исполнением документов.
До разрешения документов карточки находятся у делопроизводителя в контрольной картотеке. После исполнения документа делопроизводитель заполняет соответствующие графы карточки, после чего она переставляется в картотеку исполненных документов. Карточки в картотеках расставляются по корреспондентам.
2.4.4.5. Инициативные документы (задания, обзоры, информационные письма и т.д.) направляются за номером дела по номенклатуре, в котором откладываются подлинники или копии этих документов.
2.4.4.6. Приказ издается за номером по книге регистрации (приложение № 20), а указание, распоряжение — за порядковым номером той же книги с добавлением через дробь индекса структурного подразделения, которое его подготовило. Порядковая нумерация ведется в течение года. К распоряжению, кроме того, после индекса структурного подразделения добавляется буква «р» (распоряжение).
Если в подготовке указания, распоряжения принимало участие несколько подразделений, проставляется индекс того из них, которое являлось ответственным за его подготовку.
2.4.4.7. Приказы, указания, распоряжения Генерального прокурора Российской Федерации и его заместителей регистрируются после подписания: по вопросам основной деятельности — в организационном управлении Главного организационно-аналитического управления; по вопросам кадров и финансово-хозяйственной деятельности — в соответствующих подразделениях. Порядок присвоения регистрационных номеров организационно-распорядительным документам по финансово-хозяйственному и кадровому направлению работы устанавливается руководителями соответствующих подразделений.
В других вышестоящих прокуратурах порядок регистрации указанных документов за подписью руководителей осуществляется по их усмотрению.
Образец приказа об утверждении инструкции по делопроизводству
Хотя инструкция по делопроизводству и не является обязательной, она помогает оптимизировать документооборот на бюджетном предприятии и существенно облегчить жизнь его структурным подразделениям. О том, как правильно оформить и издать утверждающий приказ, вы узнаете из статьи.
Локальный нормативный акт, о котором идет речь, регламентирует правила работы с организационно-распорядительной документацией. Как внутренний документ, он должен отвечать следующим требованиям:
- не ухудшает положение работников;
- носит обязательный характер;
- согласован с заинтересованными лицами.
Создание локального акта компании состоит из следующих этапов:
- Подготовка (включает в себя изучение методических и справочных материалов, опрос начальников отделов и подготовку проекта).
- Написание текста распоряжения.
- Согласование с заинтересованными сотрудниками (составляется специальный журнал ознакомления).
- Утверждение.
- Введение в действие.
Как и любое другое предписание, памятка по документообороту утверждается руководителем бюджетной организации и вводится в действие соответствующим распоряжением.
Действующее законодательство не устанавливает унифицированную форму, можно использовать бланк, который разработан в бюджетной организации. Тем не менее, правила документооборота предусматривают определенные реквизиты, которые должны обязательно присутствовать в тексте:
- наименование организации;
- название документа, его номер и дата издания;
- текст распоряжения;
- подписи руководителя и сотрудников.
При этом текст можно условно разделить на три пункта:
- указание о введении правил;
- предписание ознакомить с ней всех заинтересованных лиц;
- назначение лица, ответственного за контроль исполнения (обычно это сам руководитель бюджетной организации).
Дополнительно о такой категории документов, как приказы по основной деятельности, читайте в нашей статье по ссылке «Приказы по основной деятельности — это какие приказы?».
Приказ об утверждении положения о командировках — образец Унифицированной/типовой формы приказа об утверждении положения о служебных командировках на настоящий момент не существует, поэтому организация разрабатывает форму названного распорядительного документа своими силами в соответствии с требованиями локальной документации. Как правило, структура такого приказа следующая:
- Наименование документа — «Приказ об утверждении положения о командировках (наименование организации)».
Даже при назначении нового руководителя (директора) данная процедура соблюдается в обязательном порядке. Как обновить должностные инструкции с учетом профстандартов Если на предприятии работает большое число сотрудников рекомендуется для этих целей завести отдельный журнал.
Унифицированной формы для такого документа не разработано, поэтому каждая организация (а именно кадровый отдел) разрабатывает его самостоятельно.
Примеры приказов о введении локальных нормативных актов Формы и виды приказов о введении ЛНА зависят от их назначения.
К видам локальных нормативных актов относятся:
- Штатное расписание сотрудников (ст. 57 ТК РФ);
- График сменности (ст. 103 ТК РФ);
- Разделение рабочего дня (ст. 105 ТК РФ);
- Документы, определяющие порядок обработки персональных данных, должностные инструкции работников организации (ст.
Основная задача Правил: способствовать грамотному распределению и использованию рабочего времени, укреплять дисциплину труда, повышать эффективность производственного процесса и т.д.
Следует отметить, что не все предприятия коммерческого сектора используют Правила в своем кадровом учете, что на сегодняшний день не является нарушением закона.
Важное условие лишь одно: отношения между работодателем и подчиненными должны укладываться в рамки действующего законодательства.
А вот государственные бюджетные учреждения обязаны использовать в своей работе данные Правила, при этом их составление отрегулировано до мелочей. Правила внутреннего распорядка распространяются на весь персонал организации, независимо от должности того или иного работника, поэтому каждого нужно ознакомить с ними под роспись.
Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству
В качестве основания можно сослаться на пункт закона РФ, который регламентирует создание Правил внутреннего трудового распорядка.
Нюансы составления документа Приказ не имеет единого унифицированного образца, утвержденного на законодательном уровне. Так что предприятия и организации могут писать его в свободной форме или по шаблону, утвержденному внутри фирмы.
При этом существует ряд сведений, которые необходимо указывать в документе в обязательном порядке:
- номер, дата,
- место составления,
- полное название компании,
- основание для формирования.
В приказе также нужно дать конкретное распоряжение, оформляемое обычно в виде отдельных пунктов. В этой части следует непременно поставить номер и дату составления утверждаемых Правил внутреннего трудового распорядка, а также дату введения их в действие.
Для создания документа подходит как фирменный бланк организации, так и простой чистый лист бумаги.
Только одно условие надо соблюдать обязательно: приказ должен быть подписан руководителем фирмы или его представителем и ответственными за его выполнение сотрудниками.
1. Положение о случаях и порядке индивидуального отбора при приёме либо переводе для получения основного общего и среднего общего образования с углублённым изучением отдельных предметов и (или)для профильного обучения. Приложение1
2.Положение о порядке приема лиц на обучение в муниципальное автономное общеобразовательное учреждение ” Средняя общеобразовательная школа №12 с углубленным изучением отдельных
предметов” для прохождения промежуточной аттестации и (или) государственной итоговой аттестации.
0.Приказ о введение в действие локальных нормативных актов №127 cмотреть
1. Положение о рабочей программе учебных курсов, предметов, дисциплин (модулей), программ
внеурочной деятельности общеобразовательного учреждения.
3. Положение о школьном информационном сайте муниципального автономного общеобразовательного учреждения “Средняя общеобразовательная школа №12 с углубленным изучением отдельных предметов” города Губкина Белгородской области
01.10.2005г. 13. При проведении погрузочно – разгрузочных работ и при перемещении грузов вручную.
01.10.2005г. 14. Для уборщика территории (дворника).
01.10.2005г. 15 Для лифтера и лифтера – проводника, обслуживающего лифты.
01.10.2005г. 16. Для подсобного рабочего.
01.10.2005г. 17. Для слесаря сантехника. 01.10.2005г. 18. Для слесаря по обслуживанию тепловых сетей.
01.10.2005г. 19. Для электромонтёра по обслуживанию электрооборудования.
Обычно в качестве основания дается ссылка на вполне конкретный закон, но в данном случае, прямого требования в законодательстве на написание и утверждение должностных инструкций нет. Так что в тексте приказа достаточно просто написать что-нибудь вроде: «В связи с необходимостью соблюдения трудовой дисциплины и организации труда приказываю»… может составлять любой сотрудник организации, на которого возложена данная функция:
- специалист кадрового отдела,
- секретарь и т.д.
- юрисконсульт,
5. Офис-менеджеру Иванову И. И.
подготовить необходимое количество копий «Инструкции по кадровому делопроизводству в ООО «Предприятие»» и вручить по одному экземпляру сотрудникам отдела кадров организации. 6. Возложить контроль за исполнением настоящего приказа на начальника канцелярии Петрову П.
П.
7.
Считать утратившим силу приказ № 11 по основной деятельности от 02 января 2009 г. в части установления правил оформления, учета и хранения документов по личному составу в организации. Приложение: «Инструкция по делопроизводству в ООО «Предприятие»» на 24 л.
Генеральный директор С.
Как ввести в действие новую Инструкцию по делопроизводству?
Обязательность ведения учетных форм в журнальной форме установлена нормативными документами.
Регистрация — это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, базу данных) и проставление на документе номера (или индекса) и даты. Приказы по основной деятельности и по административно-организационным или административно-хозяйственным вопросам подлежат раздельной регистрации, формированию в отдельные дела и раздельному хранению, т.к.
Трудовой кодекс РФ позволяет работодателю принимать акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции. Такие документы должны соответствовать действующему трудовому законодательству, коллективным договорам и соглашениям, иным локальным нормативным актам компании (ч.1, ст.
8 ТК РФ). Тем не менее, в Трудовом кодексе нет четкого определения термина “локальный нормативный акт”. Как правило, под ним подразумевают акты, содержащие утвержденные работодателем правила поведения.
НПА:О введении в действие Инструкции по делопроизводству в органах прокуратуры (приказ Генпрокуратуры РФ от 29.12.2011 № 450) О введении в действие Инструкции по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации (приказ Генпрокуратуры РФ от 29.12.2011 № 450) (в редакции, действующей по состоянию на 01.07.2014) Приказ Генеральной прокуратуры РФ от 29 декабря 2011 г.
Приказ об утверждении должностных инструкций
№ 299. Как показывает практика, разработка такого локального нормативного акта, как должностная инструкция, является насущной необходимостью.
Внедрение этого документа на предприятии позволяет достичь несколько целей: рациональное распределение обязанностей среди сотрудников повышение ответственности каждого из них более эффективное управление персоналом.
Но чтобы этот документ стал регламентом, на который можно ссылаться в трудовых спорах и на основании которого можно объективно оценить, насколько сотрудник соответствует занимаемой должности, руководитель должен издать приказ о введении в действие должностных инструкций .
Приказ о введении в действие должностных инструкций
Все материалы сайта Министерства внутренних дел Российской Федерации могут быть воспроизведены в любых средствах массовой информации, на серверах сети Интернет или на любых иных носителях без каких-либо ограничений по объему и срокам публикации.
Это разрешение в равной степени распространяется на газеты, журналы, радиостанции, телеканалы, сайты и страницы сети Интернет. Единственным условием перепечатки и ретрансляции является ссылка на первоисточник.
Никакого предварительного согласия на перепечатку со стороны Министерства внутренних дел Российской Федерации не требуется.
При этом гриф утверждения в верхнем правом углу документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения2.
Проставления грифа «Утверждаю» и подписи руководителя на титульном листе должностной инструкции достаточно для вступления документа в силу. Вместе с тем, можно дополнительно издать приказ руководителя об утверждении должностной инструкции.
В целях приведения в соответствие действующих норм управленческой документации новым штатным должностям
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить до 1 июня 2015 г. новые должностные инструкции:
заместителя генерального директора по административно-хозяйственной части;
ведущего логиста отдела логистики;
старшего менеджера по персоналу отдела по персоналу;
старшего продавца-консультанта торгового отдела.
2. Ознакомить с должностными инструкциями заместителя генерального директора по АХЧ Васильева В.В., ведущих логистов отдела логистики Сергеева С.С. и Александрова А.А., старших менеджеров по персоналу отдела персонала Семенова С.С., Егорова Е.Е. и Григорьева Г.Г., старшего продавца-консультанта торгового отдела Громову Л.Л.
3. Назначить ответственным за исполнение данного приказа директора по персоналу Иванова И.И.
Генеральный директор ООО «Ромашка» ___________ П.П.Петров 00.00.2015г.
С приказом ознакомлен:
Директор по персоналу: _______________ И.И.Иванов
- на самом документе проставляется гриф утверждения;
- для этих целей издается отдельный распорядительный документ (если должностная инструкция утверждается руководителем компании, то распорядительным документом является приказ, а если другими должностными лицами, то распоряжение).
Применение второго способа имеет преимущество, когда утверждается сразу несколько должностных инструкций. Тогда в одном приказе перечисляются все должности, для которых вводятся в действие инструкции.
Здесь должны присутствовать:
- наименование организации;
- название документа (ПРИКАЗ);
- дата и регистрационный номер;
- текст документа;
- место для подписи должностного лица, утверждающего приказ, с указанием должности;
- отметка об исполнителе;
- место для виз согласования, если это необходимо.
Подпись сотрудника после ознакомления с документом проставляется на специальном листе, который является частью должностной инструкции.
Внимание
Приказ об утверждении должностной инструкции утверждается руководителем компании, и только после этого ее можно использовать.
После написания приказа его нужно обязательно передавать на подпись директору компании, поскольку без его автографа приказ не будет считаться действительным и впоследствии его легко можно будет оспорить в судебной инстанции.
Как составлять приказ На сегодня стандартов по составлению приказов, утверждающих должностные инструкции нет.
Назначение такой инструкции — оптимизировать алгоритм работы с документами в организации, как бюджетной, так и коммерческой. Инструкция должна носить обязательный характер, быть согласованной со всеми заинтересованными лицами, а также не должна ухудшать положения персонала компании.
Создание документа осуществляется в несколько этапов:
- Подготовка к написанию текста, консультации с руководителями отделов, изучение методических материалов.
- Написание текста инструкции.
- Согласование с определенными работниками. Для этого используют специальный журнал ознакомления либо работники расписываются на подготовленном для этого бланке.
- Утверждение документа приказом руководства.
- Введение его в работу.
После издания приказа инструкция начинает действовать. Надо сказать, что все мероприятия для введения новой инструкции проводятся заранее, то есть до утверждения готовят новые бланки, настраивают программное обеспечение, обучают персонал работе по новым нормам. Если необходимо, то в должностные инструкции работников вносят все требуемые изменения.
Сотрудники до издания приказа должны в тестовом режиме работать с новыми формами, базами данных, СЭД и т.д. Руководители отделов должны получить электронные подписи. То есть к дате утверждения инструкции все должно быть готово.
Законодательно закрепленной формы такого приказа не существует, поэтому руководство организации может сформировать ее по своему усмотрению, используя выработанные практикой нормы.
Что нужно указать в приказе:
- Полное и краткое название компании.
- Наименование документа (приказ).
- Номер приказа.
- Место и дату составления приказа.
- Суть приказа («Об утверждении инструкции по делопроизводству»).
- Текст. Здесь нужно аргументировать необходимость составления и издания приказа. Указать на внедрение новой инструкции по делопроизводству, на то, кто должен ознакомить с ней необходимых работников, кто отвечает за контроль над исполнением приказа. Как правило, это сам руководитель компании, если она небольшая.
- Подписи упомянутых в приказе работников.
К приказу нужно приложить саму инструкцию. Ее нужно будет хранить вместе с ним.
Подписанный руководителем документ регистрируют в журнале приказов. Его копии и саму инструкцию передают ответственным работникам.
Приказ о введении локальных нормативных актов
Что такое делопроизводство и документооборот (2020)? Учебное пособие, равно как и современный экономический словарь, определяет документооборот как движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль. В свою очередь делопроизводство — это мероприятия по ведению, обновлению и контролю за документацией.
Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, делопроизводству и документообороту организации отводится важная роль. Зачастую от четкости и ясности формулировок, скорости прохождения бумаг зависит правильность принятия решений и конечный результат.
Выделяют три вида документопотока:
- входящий (поступающий в организацию);
- исходящий (направленный из организации);
- внутренний (документация, создаваемая и используемая работниками в управленческом процессе).
Работа с документами в организации делится на этапы.
Для входящих:
- прием и первичная обработка;
- предварительное рассмотрение делопроизводителем;
- регистрация;
- рассмотрение руководством организации и направление на исполнение;
- обработка, исполнение, подготовка ответов;
- контроль исполнения.
Для исходящих:
- разработка, оформление;
- регистрация;
- отправка.
Для внутренних:
- разработка, оформление;
- регистрация;
- обработка, исполнение, подготовка ответов;
- контроль исполнения.
Для всех:
- учет и анализ объемов документооборота;
- хранение.
Скорость прохождения этапов напрямую зависит от правильности оформления бумаг, а также от утвержденных в организации норм документооборота. Образец положения о документообороте в организации (2020) можно скачать ниже.
Предлагаем для ознакомления пользователей образцы приказов о назначении директора в 2х вариантах. Размер ставки, должностного оклада и иных постоянных надбавок.
0 просмотров
Теги: приказ, образец, инструкций, должностных, введении
Нужна ли на прицеп доверенностьМедицинская справка в свободной форме
Комментарии ()
Нет комментариев. Ваш будет первым!
МОУ ДОБРЯТИНСКАЯ СРЕДНЯЯ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ ШКОЛА
ПРИКАЗ
26.08.2011 № 87
«О введении новых
должностных инструкций»
В целях обеспечения эффективного введения обучения на ступени начального общего образования в соответствии с федеральным государственным образовательным стандартом начального общего образования, утвержденным приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 6 октября 2009 № 373 «Об утверждении и введении в действие федерального государственного образовательного стандарта начального общего образования», и на основании приказа Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 26 августа 2010 № 761н «Об утверждении единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, раздел «Квалификационные характеристики должностей работников образования»
ПРИКАЗЫВАЮ:
сл. Родионово-Несветайская
О введении в действие должностных инструкций работников районного методического кабинета
(в новой редакции)
В целях приведения в соответствие с действующей нормативно-правовой базой должностных инструкций работников структурных подразделений муниципального учреждения «Управление образования Родионово-Несветайского района»
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Ввести в действие должностные инструкции работников структурного подразделения муниципального учреждения «Управление образования Родионово-Несветайского района» — районного методического кабинета в новой редакции:
1.1. Должностную инструкцию заведующего районным методическим кабинетом (приложение 1)
1.2. Должностную инструкцию учителя логопеда районного методического кабинета (приложение 2)