В каком архиве хранятся документы роддома 1 за 1946 год хабаровск

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «В каком архиве хранятся документы роддома 1 за 1946 год хабаровск». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Следуя ФЗ No125 «Об архивном деле в Российской Федерации», медучреждение должно хранить медицинскую документацию на протяжении определенного времени. Эти сроки определяются следующими правовыми актами:

• приказом Минкультуры РФ No558
• перечнем Главархива СССР от 15 августа 1988 г. Перечень устанавливает срок хранения для медицинских карт амбулаторных пациентов – 5 лет, для медицинских карт пациентов стационара – 25 лет.
• письмом Минздрава No13-2/1538 «О сроках хранения медицинской документации». Здесь говорится, что медицинские карты амбулаторного пациента и пациента стационара должны храниться в течение 25 лет, а медицинская карта маленького пациента – 10. Помимо этого, в письме указывается, что данные сроки должны применяться всеми медучреждениями до момента вступления в силу нового перечня документации.

Сроки хранения медицинской документации в клинике.

Наименование формы	№ формы	Срок хранения/год
Журнал учета приема пациентов и отказов в госпитализации	001/у	5
Журнал учета приема беременных, рожениц и родильниц	002/у	5
Медицинская карта пациента стационара	003/у	25
Медицинская карта прерывания беременности	003-1/у	5
Листок ежедневного учета движения пациентов и коечного фонда стационара круглосуточного пребывания, дневного стационара при клинике	007/у-02	1
Листок ежедневного учета движения пациентов и коечного фонда дневного стационара при амбулаторно-поликлиническом учреждении, стационара на дому	007дс/у-02	1
Журнал записи стационарных вмешательств в стационаре	008/у	5
Сводная ведомость движения больных и коечного фонда стационара круглосуточного пребывания, дневного стационара при клинике	016/у-02	1
Статистическая карта выбывшего из стационара круглосуточного пребывания, дневного стационара при амбулаторно-поликлиническом учреждении, стационара на дому	066/у-02	10
История родов	096/у	25
История развития новорожденного	097/у	25
Журнал отделения (палаты) новорожденных	102/у	5
История развития ребенка	112/у	25
Обменная карта роддома, родильного отделения больницы. Сведения женской консультации о беременной	113/у	5
Журнал записи вызовов скорой медицинской помощи	109/у	3
Карта вызова скорой медицинской помощи	110/у	1
Сопроводительный лист станции (отделения) скорой медицинской помощи и талон к нему	114/у	1
Дневник работы станции скорой медицинской помощи	115/у	3
Индивидуальная карта беременной и родильницы	111/у	5
Медкарта пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях	025/у	25
Талон пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях	025-1/у	1
Медкарта ребенка	026/у	10
Контрольная карта диспансерного наблюдения	030/у	5
Паспорт врачебного участка граждан, имеющих право на получение набора социальных услуг	030-13/у	5
Журнал записи родовспоможения на дому	032/у	5
Медкарта пациента стоматологии	043/у	25
Медкарта пациента ортодонта	043-1/у	25
Журнал записи амбулаторных операций	069/у	5
Журнал регистрации и выдачи медицинских справок (формы №086/у и №086-1/у)	086-2/у	3

Как мы уже говорили, в обязанности медицинской организации входит хранение документации. При ведении архива медицинских документов следует руководствоваться постановлениями Правительства No687 «Об утверждении положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации» или же No1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработк,е в информационных системах персональных данных».

Для того чтобы установить, какие медицинские документы и сколько будут храниться в архиве, необходимо проанализировать их значимость. С этой целью создается специальная комиссия, куда входят:

• председатель – главврач либо его заместитель
• заведующий архивом и работник архива
• заведующий канцелярией или делопроизводитель.

Уничтожение медицинской документации происходит в двух ситуациях: если закончился срок хранения или если экспертно-проверочная комиссия решила, что в дальнейшем хранении этой документации нет необходимости. Ликвидацией документации также занимается комиссия: создается акт, в который вносится вся информация об уничтожаемых документах. Заполненный акт заверяется всеми членами комиссии.

Срок хранения медицинской документации Следуя ФЗ No125 «Об архивном деле в Российской Федерации», медучреждение должно хранить медицинскую документацию на протяжении определенного времени. Эти сроки определяются следующими правовыми актами:

• приказом Минкультуры РФ No558
• перечнем Главархива СССР от 15 августа 1988 г. Перечень устанавливает срок хранения для медицинских карт амбулаторных пациентов – 5 лет, для медицинских карт пациентов стационара – 25 лет.
• письмом Минздрава No13-2/1538 «О сроках хранения медицинской документации». Здесь говорится, что медицинские карты амбулаторного пациента и пациента стационара должны храниться в течение 25 лет, а медицинская карта маленького пациента – 10.

Важно Личная консультация Похожие вопросы Сколько хранится документ о прописке человека после его смерти? Сколько лет в суде хранится дело о лишении родительских прав. И где именно оно хранится в канцелярии или в архиве? Сколько времени должны храниться документы в автошколе? Сколько лет должен храниться документ купли продажи на землю в снят, после оформления сделки и выдачи свидетельства на собственность.

За какой срок налоговая может затребовать документы при проверке контрагента?

Ответственность за нарушения правил хранения медицинской документации Статьей 13.20 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных статьей 13.25 КоАП РФ, в виде предупреждения или наложения административного штрафа на граждан в размере от 100 — 300 рублей; на должностных лиц — от 300 – 500 рублей.

Большое внимание уделяется вопросам создания и совершенствования научно-справочного аппарата к архивным фондам. Штатная численность учреждения составляет 34,7 единицы.

Большинство специалистов имеют специальное архивное образование. Ежегодно на базе Учреждения проходят производственную и преддипломную практику по делопроизводству и архивоведению студенты учебных заведений города Хабаровска.
Учреждение тесно сотрудничает со средствами массовой информации: телевидением, печатными изданиями для популяризации архивного дела и привлечения внимания к проблеме сохранности документов по личному составу.

В силу части 1 статьи 17 данного Федерального закона на организации возложена обязанность по обеспечению сохранности архивных документов в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативно – правовыми актами Российской Федерации. При ликвидации медицинской организации архивные медицинские документы передаются на хранение в муниципальный архив (часть 10 статья 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Возможно, вам будет интересно Ведение архива медицинских документов Как мы уже говорили, в обязанности медицинской организации входит хранение документации.

При ведении архива медицинских документов следует руководствоваться постановлениями Правительства No687 «Об утверждении положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации» или же No1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработк,е в информационных системах персональных данных».
Для того чтобы установить, какие медицинские документы и сколько будут храниться в архиве, необходимо проанализировать их значимость.

В каждой организации в течение года образуется определенное количество дел. Часть из них после установленного срока хранения надо сдавать в архив. Это дела с исполненными документами постоянного» временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Сдаются дела в архив через год после завершения их в делопроизводстве. Подготовка документов к передаче в архив проводится работниками службы ДОУ и секретарями структурных подразделений. Дела сдают в архив после того, как они полностью оформлены.

Оформление дел состоит из следующих операций:

• проверка правильности группировки документов в дела;
• брошюровка (подшивка);
• нумерация листов;
• составление заверителыюй надписи (листа-заверителя);
• составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
• внесение уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса, крайних дат дела, заголовка дела);
• составление и оформление описи дела.

Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению, при этом допускается:

• не проводить систематизацию документов в деле;
• не нумеровать листы дела;
• не составлять заверительные надписи;
• не прошивать (не брошюровать).

Проверка правильности группировки документов в дела проводится для того, чтобы еще раз проверить соответствие документов в деле заголовку по номенклатуре, расположение документов внутри дела по определенным принципам: по рассматриваемым вопросам; по хронологии; по географическому признаку; по алфавиту корреспондентов и т.д.

Подпунктом 8 п. 1 ст. 23 НК РФ установлен четырехлетний срок хранения данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

При этом п. 4 ст. 283 и п. 7 ст. 346.18 НК РФ, являющиеся по отношению к пп. 8 п. 1 ст. 23 специальными нормами, обязывают плательщиков, соответственно, налога на прибыль организаций и налога, уплачиваемого в связи с применением УСН с объектом налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов», хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего периода его погашения. Напомним, что переносить убыток на будущие периоды налогоплательщики могут в течение 10 лет после его получения (п. 2 ст. 283, п. 7 ст. 346.18 НК РФ).

Некоторые расходы для целей налогообложения прибыли учитываются в течение длительного периода, например амортизация основных средств (ОС) и нематериальных активов (НМА), или имеют отложенный характер (учитываются не в периоде их несения, а на момент реализации активов (ст. 268 НК РФ)).

Амортизация представляет собой равномерный учет в течение сроков использования ОС и НМА расходов, формирующих их первоначальную стоимость (ст.ст. 256, 257 НК РФ). Статья 252 НК РФ указывает на возможность учета расходов только при условии их документального подтверждения. В связи с этим Минфин России разъясняет, что срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, установленный пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ (4 года), должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (учет расходов на приобретение такого имущества) (письма Минфина России от 12.02.2016 N 03-03-06/1/7604, от 26.04.2011 N 03-03-06/1/270). То есть для целей налогового учета хранить первичные документы, подтверждающие формирование первоначальной стоимости по амортизируемым ОС и НМА, надо, как минимум, 4 года после их полной амортизации. При этом специалистами финансового ведомства также отмечено, что согласно Перечню документы об определении амортизации ОС хранятся постоянно.

Минфин России, разъясняя порядок применения пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, в письме от 30.03.2012 N 03-11-11/104 указывает на то, что течение четырехлетнего срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов. Аналогичная позиция изложена в постановлении Президиума ВАС РФ от 24.07.2012 N 3546/12.

Данную правовую позицию ВАС РФ необходимо учитывать и при включении в состав расходов:

• убытков в виде сумм безнадежных долгов (пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ, определения ВАС РФ от 09.10.2012 N ВАС-5055/12, от 09.06.2012 N ВАС-7081/12). Первичные документы, подтверждающие их возникновение, должны быть в наличии на дату учета убытка;

• убытков, поименованных в п.п. 2, 3 ст. 268 НК РФ, определяемых на дату реализации имущества и имущественных прав (дополнительно смотрите письмо ФНС России от 16.02.2015 N ГД-4-3/[email protected]).

На момент реализации также учитываются расходы в виде:

• цены приобретения (создания) прочего имущества, такого, например, как земельные участки, материальные ценности (пп. 2 п. 1 ст. 268 НК РФ);

• стоимости материально-производственных запасов, прочего имущества в виде излишков, выявленных в ходе инвентаризации, и (или) имущества, полученного безвозмездно, и (или) имущества, полученного при демонтаже или разборке выводимых из эксплуатации ОС, ремонте, модернизации, реконструкции, техническом перевооружении либо частичной ликвидации ОС (пп. 2 п. 1 ст. 268, абзац второй п. 2 ст. 254 НК РФ);

• цены приобретения имущественных прав и расходов, связанных с их приобретением (пп. 2.1 п. 1 ст. 268 НК РФ);

• стоимости приобретения покупных товаров.

Архивное хранение документов предусматривает сохранение государственных, любых бухгалтерских документов и т.п.

Для того чтобы предприниматель мог определить, какой период хранить тот или иной документ, ему нужно зайти на бесплатный сервис «Архивист Онлайн». Данный сервис осуществляет поиск документов по трем основным параметрам. Помимо этого хранить документы следует не только в бумажном виде, но и в электронном.

Сколько лет хранятся документы в архивах, связанные с обучением?

Прежде всего, размещать архив нельзя в деревянных либо в ветхих зданиях. Помимо этого в здании не должно быть сыро, а также в нем должно отсутствовать печное отопление, которое может привести к пожару.

Такое помещение должно быть изолированно от других. Запрещено размещать архив в здании общественного питания. Также нельзя хранить предметы, которые могут привести к возгоранию.

Когда выбирают помещение, в котором планируют хранить архив документов, следует учитывать то, что они могут подразделяться на:

• Помещение, в котором будут хранить временные документы;
• Помещение, в котором будут хранить документы, которые постоянно нуждаются в использовании;
• Архивохранилище;
• Специальные отведенные комнаты для тех работников, которым приходится работать с архивом документов.

Функции архивариуса следующие:

• Сотрудник архива должен формировать списки, в которых нужно отразить структурное подразделение организаций;
• Он должен принимать архив документов различных организаций;
• Вести учет о сохранности всех документов;
• Предоставлять информацию руководителям, которые передали в архив свои документы;
• Вести учет, в котором указано для каких целях были использованы те или иные документы;
• Принимать участь в случае проведения экспертизы;
• Контролировать правильность заполнения, а также оформления каждого документа;
• Составлять номенклатуру дел;
• Предоставлять рекомендации, касательно заполнения документов;
• Принимать участие в разработке основных правил, касательно архивных документов;
• Принимать участие в повышение квалификации тех сотрудников, которые работают в архиве.

В соответствии с законодательством и нормативными актами любой документ подвергается определенному сроку хранения. Большинство документов, которые отражают финансовый учет деятельности предприятия, хранят на протяжении 10 лет.

К документам, которые необходимо хранить 10 лет относятся:

• Годовая отчетность, которую составляет бухгалтер предприятия;
• Налоговые декларации;
• Книга, в которой ведется учет по технике безопасности сотрудников предприятия;
• Статистический отчет, который сформирован за год.

К документам, которые необходимо хранить 5 лет относятся:

• Квартальная отчетность деятельности предприятия;
• Рабочий план счетов;
• Квартальный отчет по налогам;
• Счет-фактура;
• Книга осуществляемых покупок;
• Книга продаж предприятия;
• Различные первичные документы;
• Путевой лист;
• Документ, в котором отражается выдача заработной платы каждому сотруднику;
• Исполнительные документы;
• Документы, в которых отражается дебиторская задолженность;
• Документы, в которых отражается недостача, а также хищение;
• Документы, в которых отражаются амортизационные отчисления;
• Вексельные документы;
• Документы, в которых отражаются проводимые инвентаризации;
• Договоры, а также соглашения;
• Акты;
• Договоры о материальной ответственности сотрудника предприятия;
• Договоры о премировании того или иного сотрудника предприятия;
• Прочие документы.

Существуют документы, которые необходимо хранить от 50 до 75 лет.

Хранить и вести учет документов, которые были переданы в архив, необходимо опираясь на следующие законы и нормативные акты:

• Закон «Об архивном деле»;
• Закон «О ведении бухгалтерского учета»;
• Закон «Об акционерных обществах»;
• Постановление № -03-33пс, в котором указано в каком порядке и какой период хранить те или иные документы;
• Закон «Об ООО».

Все документы должны храниться в том месте, о котором знает руководитель предприятия.

Существует несколько основных режимов, в соответствии с которыми необходимо хранить полученные в архив документы. Рассмотрим некоторые из них:

1. Световой режим. В данном случае в архивном помещении, необходимо правильно расположить освещение. Для этого необходимо придерживаться следующих правил:

• Документы не должны попадать под прямой солнечный свет;
• Желательно, чтобы окна были расположены на северной стороне здания;
• Можно в помещении создавать искусственный свет, используя лампы накаливания либо другие лампы, которые закрыты специальными плафонами с гладкой поверхностью;
• По возможности изолировать помещение от дневного света.

2. Температурно-влажностный режим. В любом архивном помещении температура, а также влажность имеет очень большое значение при хранении документов. Резкое изменение температуры внутри помещения может пагубно влиять на бумагу. Следует постоянно контролировать данные показатели около 2 раза в неделю с помощью специальных приборов. Для того чтобы контролировать температуру, можно установить кондиционер.

3. Санитарно-гигиенический режим. В архивном помещении необходимо постоянно поддерживать чистоту. Важно не допустить появление грызунов плесени, а также грибка. Основные правила:

• Обеспечить герметичность хранилища;
• Один раз в год убирать всю пыль, которая образовалась на полках;
• Периодически проводить влажную уборку внутри помещения;
• Проветривать помещение.

4. Охранный режим. Помещение, в котором хранятся архивные документы обязательно нужно защищать, обеспечивая им безопасность.

Сколько времени хранятся документы из роддома в ЗАГСе?

Любое предприятие или организация должно своевременно и точно в указанный срок передавать документы в архивное отделение, которое может быть создано на предприятии либо же в ведомственный архив. Для того чтобы подготовить документы к передаче, необходимо создать комиссию, которая будет состоять из 3–5 человек.

Подготовка документов включает следующие этапы:

1. Оформление дел;
2. Необходимо провести экспертизу и оценить ценность тех или иных документов;
3. Составить акт, в котором будет указанно, какие дела подлежат к уничтожению;
4. Описать каждое дело.

Экспертная комиссия представляет собой совещательный орган. Обычно решение комиссии составляется в виде акта, при согласии которого руководитель предприятия должен поставить свою подпись. Комиссия заседание проводит только 2 раза в год, при этом составляя соответствующий протокол.

Экспертиза документов осуществляется на основании номенклатур дел и ряда документов, в которых указанно какой срок необходимо хранить документ. Все документы очень внимательно просматриваются. Эксперты проверяют наличие достоверной информации, а также правильность заполнения того или иного документа.

После того, как экспертиза будет окончена, необходимо все документы описать и составить соответствующие акты. После документы передают в архив.

Те документы, которые подлежат уничтожению, отбирают после того, как каждый документ подвергнется описи. Все документы, подлежащие уничтожению, описываются и составляются на них акты. Комиссия на заседании определяет, какие именно документы подлежат уничтожению. Все акты должны быть подписаны руководителем предприятия.

• Ответственность за нарушение норм хранения архивных документов: судебная практика

• Новый нормативный документ: Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов в архивах организаций

Поскольку руководство учреждением осуществляет Министерство обороны, архив участников ВОВ по фамилии придерживается особых правил и не отвечает на биографические и генеалогические запросы по почте или электронным обращениям.
Для работы в читальном зале необходимо подготовить документы, подтверждающие родство исследователя с конкретным военнослужащим, или нотариальную доверенность от родственников (для представителя).

До Подольска можно доехать на электричке от Курского вокзала или от станции Царицыно, а затем уже непосредственно до архива – на автобусах 10, 14, 15 или на троллейбусах (1-м или 2-м).
Удобным вариантом является поездка на автобусе № 406 от метро «Южная». Время в пути – менее часа.
Точный адрес: 142100, г. Подольск Московской области, ул. Кирова, дом 74.

Архив ЦАМО поиск по фамилии участников Великой Отечественной производит в общем порядке, хотя учреждение располагается в нескольких зданиях. Куда именно следует обращаться по вопросу работы в читальном зале, подскажут на проходной, сообщив номер местного телефона. Затем последует процедура получения пропуска, без которого посетитель не сможет попасть на территорию. Все действия, связанные с поиском информации, необходимо оформлять заявлениями, образцы которых находятся в Приёмной.

Одним из самых часто задаваемых вопросов в делопроизводстве является вопрос о сроках хранения различных документов. И действительно, иногда бывает трудно понять, сколько лет хранить документы. А разобраться в этом необходимо для того, чтобы избежать неприятных последствий после различных документальных проверок извне.

Основанием для ответа на вопрос: сколько лет хранить документы, в первую очередь, является экспертиза практической и научной ценности документации. Она проводится каждый год и выявляет и устанавливает сроки хранения тех или иных бумаг. Помимо решения вопроса со сроками хранения, экспертиза отбирает документы, имеющие культурное, политическое или хозяйственное значение для передачи их в Государственный архив; подбирает документы временного хранения и выявляет документы, которые подлежат уничтожению.

Но экспертиза только разделяет документы на различные группы. А непосредственная информация о том, сколько лет хранить документы, содержится в различных нормативных актах. Основным нормативным документом по данному вопросу считается «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации. С указанием сроков хранения», утвержденный в 2000 году Росархивом. Срок хранения любого документа начинает отсчет с 1 января года, следующего за его оформлением.

В первую очередь, для правильного формирования архивных дел необходимо знать, сколько лет хранить документы. Документы с постоянным сроком хранения содержатся отдельно от документов, срок хранения которых менее 10 лет и от документов временного хранения (срок хранения которых свыше 10 лет). Документы постоянного хранения передаются в государственный архив, остальные, как правило, хранятся в архиве организации.

Правильное установление сроков хранения документов является залогом их сохранности. Но часто трудно установить, сколько лет хранить документы, которые находятся в одном архивном деле, но имеют разные сроки хранения. В таком случае срок хранения дела определяется по сроку хранения наиболее ценных документов.

Возврат к списку

Сколько лет хранятся документы в архиве организации

Разберем ситуацию. Директор ООО «Листопад» посетил семинар, посвященный организации хранения документации в компании. Часть учебного времени составляли презентации, в которых наглядно демонстрировались сроки хранения архивных документов в организации.

Раньше эта тема его особо не волновала — для всей образующейся в компании документации было отведено специальное помещение (архив), и ни одна бумага не была уничтожена за весь 15-летний период работы фирмы.

Лектор, проводящий семинар, ознакомил присутствующих слушателей со всеми нормативными документами в сфере хранения документации, действующими в настоящее время. В этот перечень входят следующие законы, правила и положения:

• Закон об архивном деле в РФ от 22.10.2004 № 125-ФЗ;
• Правила работы архивов компаний, одобренные решением коллегии Росархива от 06.02.2002;
• Перечень архивных документов и сроков их хранения, утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 № 326 (действует с 18.02.2020);
• Положение о документах и документообороте в бухучете, утвержденное Минфином 29.07.1983 № 105.

Помимо указанной нормативной базы в отношении сроков хранения бухгалтерских и налоговых документов были разобраны требования Налогового кодекса и закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Полученная в ходе лекции информация о некоторых аспектах хранения документации озадачила директора ООО «Листопад». О своей обязанности сохранять документы фирмы по ст. 17 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ он, безусловно, знал. Однако на семинаре пришел к выводу, что от значительной части бумаг можно было уже избавиться, так как срок хранения документов в организации истек. А по документам, в которых текст невозможно прочитать (например, из-за воздействия солнечного света или в результате попадания влаги), но при этом их сроки хранения еще не закончились, потребуются восстановительные процедуры. Иначе возможны наказания, виды которых указаны в ст. 27 закона № 125-ФЗ.

О решении директора ООО «Листопад» в отношении проверки срока хранения документов в организации расскажем в следующем разделе.

Руководством ООО «Листопад» было принято решение произвести сортировку всей накопившей в фирме документации. Поскольку дополнительных штатных единиц для этих целей предусмотрено не было, нашли следующий выход: сортировать архив отправили студента-практиканта юридической академии Николая Тарасова, направленного на предприятие для прохождения производственной практики.

Документы в архиве не были упорядочены, но можно было определить, какие стеллажи к какому отделу фирмы относятся. Огромную часть архивного помещения занимали многочисленные папки с бухгалтерскими и налоговыми документами: там находилась вся первичка, учетные регистры и отчетность, а также декларации и налоговые расчеты.

Значительная часть стеллажей была заполнена организационно-распорядительной документацией: приказами по основной и административно-хозяйственной деятельности ООО «Листопад», различного рода распоряжениями и перепиской с госорганами, внебюджетными фондами, налоговиками и контрагентами.

Основная часть кадровых документов хранилась в специальных сейфах в помещении, специально для этого отведенном в отделе кадров. Поэтому в архиве этой части документации было отведено всего несколько полок на одном из стеллажей.

Производственники хранили свои документы у себя в отделе, так как они постоянно применялись в работе фирмы, поэтому место в архиве этим видом документации занято не было.

Николай решил начать с самой объемной работы — документов бухгалтерии. Об этом речь пойдет в следующих разделах.

Как человеку, никогда не работавшему в бухгалтерии, студенту-практиканту было нелегко вникнуть в суть бухгалтерской документации. Вся она была уже сгруппирована и подшита в папки, но вот срок хранения на них указан не был. Открыв первую же папку, он обнаружил, что она полностью состояла только из одних счетов-фактур — таких папок он насчитал с десяток.

О процессе присвоения номеров счетам-фактурам читайте в материале «Нюансы нумерации счетов-фактур не по порядку в 2020 году».

Среди счетов-фактур стандартного вида он с удивлением обнаружил еще две их разновидности: корректировочные и исправленные счета-фактуры. Пытливый характер студента не позволил просто закрыть эту папку, а в таблицу занести их общее наименование «Счета-фактуры». Он не поленился подняться в бухгалтерию и расспросить бухгалтера, отвечающего за НДС, о нюансах этих документов. Ему хотелось быть уверенным в том, что все разновидности счетов-фактур можно отнести к одной группе документов, имеющих одинаковый срок хранения.

Об особенностях корректировочного и исправленного счетов-фактур читайте в статьях:

• «Образец заполнения корректировочного счета-фактуры (2019 — 2020)»;
• «В каких случаях используется исправленный счет-фактура?».

В результате в таблицу Николай внес следующую информацию (приводится частично):

Вид документа	Реквизиты дел ООО «Листопад»		Срок хранения по Перечню, утвержденному приказом № 236
	номера	даты	статья	период хранения	примечание
Счет-фактура	1156-1189	2006–2019	317	5 лет	Такой срок установлен с 18.02.2020 (приказ Росархива № 236). Ранее он составлял 4 года
Декларации (расчеты) по всем видам налогов	1278, 1387, 2675…4567	2006–2019	310	5 лет	—
Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные)	1199	2017-2019	308	50/75 лет	—
Реестры расчета земельного налога ООО «Листопад»	2263…4289	2015–2019	307	5 лет	—
Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения	1390…5098	2010–2019	314	5 лет	—

Определив сроки хранения документов из разряда налоговых и бухгалтерских, студент-практикант наконец добрался до дел с пометкой «Отдел кадров». Их было не так много, но в них отсутствовал тот порядок, к которому Николай привык, разбирая документы из бухгалтерии. В папках были подшиты одновременно самые разнообразные бумаги: и табели учета рабочего времени, и графики предоставления отпусков, и разного рода приказы, связанные с административно-хозяйственной деятельностью фирмы, вперемешку с распоряжениями по основной деятельности.

За отдельные периоды (при расширении масштабов деятельности фирмы и развитии новых направлений ее деятельности) кадровая служба накопила множество резюме и анкет соискателей на вакантные должности — они не были подшиты, но хранились отдельно от другой кадровой документации — эти бумаги Николай тоже отразил в таблице.

Таблица кадровых документов ООО «Листопад» (приводится частично):

Вид документа	Реквизиты дел ООО «Листопад»		Срок хранения по Перечню, утвержденному приказом № 236
	номера	даты	статья	период хранения	примечание
Табели учета рабочего времени по цехам ООО «Листопад»	0367…6871	2006–2019	402	5 лет	При вредных и опасных условиях труда: 50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003; 75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003
Приказы по административно-хозяйственным вопросам	0129…6099	2006–2019	19	5 лет	—
Приказы по основной деятельности ООО «Листопад»	0129…6099	2006–2019	19	постоянно	—
Графики предоставления отпусков	1289…5648	2006–2019	453	3 года	Такой срок установлен с 18.02.2020 (приказ Росархива № 236). Ранее он составлял 1 год
Анкеты, автобиографии и резюме соискателей, не принятых на работу в ООО «Листопад»	4597…5521	2017–2019	438 «б»	1 год	—

Из-за малого объема кадровых бумаг Николай сразу произвел их сортировку — для уничтожения отложил практически все графики отпусков (исключая 2016-2019 годы), а также приказы по административно-хозяйственным вопросам и табели, по которым истек нормативный срок хранения. Таким же образом он поступил с резюме, анкетами и автобиографиями «несостоявшихся» работников фирмы.

Разобравшись с кадровыми, бухгалтерскими и налоговыми бумагами, Николай перешел к бумагам, сложенным не на стеллажах, а в коробках. Они не были подшиты и систематизированы. О них речь пойдет далее.

Сроки хранения документов по личному составу: что изменилось?

Студент-практикант собрал все свои таблицы, приложил к ним Перечень (утвержденный приказом № 236), который нормативно обосновывал срок хранения документов в архиве, и с этими бумагами пришел к директору ООО «Листопад». Студента похвалили за качественно проделанную работу, но обязали доделать ее до конца. А именно изучить процедуру уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

И Николай снова принялся за работу. Все документы с истекшими сроками хранения он отложил на отдельный стеллаж, затем погрузился в изучение нормативной документации, связанной с процедурой ликвидации архивных документов.

Несмотря на то что срок хранения документов в организации,отсортированных студентом, уже истек, просто выкинуть их, сжечь или сдать в утиль было невозможно. Об этом Николай узнал из Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002. С этим моментом разберемся в следующем разделе.

Николай установил, что сначала фирме придется сформировать экспертную комиссию. Она нужна не только для проведения процедуры уничтожения документов, периоды хранения которых закончились, но и на постоянной основе при таком документообороте.

ВАЖНО! Создавая экспертную комиссию (ЭК), необходимо руководствоваться приказом Росархива «Об утверждении примерного положения об экспертной комиссии организации» от 11.04.2018 № 43.

Состав ЭК утверждается руководителем фирмы — комиссия должна состоять минимум из 3 специалистов. В обязанности ЭК входит проведение экспертизы ценности документов, результаты которой оформляются протоколом.

Все подлежащие уничтожению документы отражаются в специальном акте, форму которого можно взять из приложения № 4 «Основных правил работы архивов организаций», одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002. Акт утверждается руководителем компании.

Только после этого все дела, отраженные в акте, могут быть уничтожены. Факт физической ликвидации документации также должен быть оформлен отдельным актом.

Пример оформления акта об уничтожении смотрите в статье «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)».

• Правовые отношения и личные документы
  • Полиция
  • Паспорт и оформление документов
  • Суды
  • Прокуратура
  • Адвокаты и нотариусы
  • Таможня

  • Архивы

  • Права и обязанности граждан
  • Беженцы и иммигранты
  • Госуслуги
• Недвижимость
• ЖКХ и городское хозяйство
• Информатизация, связь и СМИ
• Транспорт
• Работа, наука и образование
• Медицина и здоровье
• Финансы, налоги, бизнес
• Торговля, бытовое обслуживание, услуги
• Культура, спорт, отдых
• Домашние и дикие животные
• Льготы и социальная сфера
• Дайджест

• 4 организации

• 5 документов

• 5 ссылок

• 3 справочные услуги

• 2 горячие линии

• 5 государственных услуг

• 5 комментариев

• В какой архив обращаться
• По каким запросам можно получить информацию в Росархиве?
• Как подать запрос
• Как долго ждать ответа
• Если запрос не приняли

Как узнать в каких архивах какие фонды/документы хранятся?

Приведенный ниже список включает только некоторые специализированные справочники. Акцент при отборе был сделан на те из них, которые доступны на микроформах издательства IDC (т.е. основная часть микрофильмировалась до 1976 г.) и на самых современных публикациях научно-справочного аппарата. Статьи из журналов как правило не упоминаются здесь, хотя многие из них, опубликованные до 1976 г., также доступны на микрофишах. См. также наиболее полный список опубликованных справочников по архиву и документальных публикаций в b-30 (т. 2), и наиболее исчерпывающий аннотированный список специальной литературы (включая статьи) в PKG M&L (1972), С. 161–167, и прилож. 1 (1976), С. 38–49. Ранняя библиография справочной литературы со ссылками на фонд или коллекцию рукописей, к которой она относится, представлена в: Бегунов и др., Справ.-указ., С. 162–180.

• 1
• 2
• 3
• 4
• 5
• следующая ›
• последняя »

Публикации

Публикаций пока нет, следите за обновлениями.

Адрес: 119992, Москва, Большая Пироговская ул., д. 17

Телефон: +7 (495) 580-88-61

Время работы:
Понедельник, среда 12.00 – 20.00.
Вторник, четверг 10.00 – 17.00
Пятница 10.00 – 16.00

Первый рабочий день каждого месяца – санитарный.

Проезд: метро Кропоткинская: далее трол. 5, 15 до ост. ул. Еланского; авт. 64, 132 до ост. ДК «Каучук»; метро Фрунзенская: далее пешком по Хользунову переулку до ул. Б.Пироговская.

Зав. читальным залом: Абдулаева Нина Ивановна

---

• 1
• 2
• 3
• 4
• 5
• …
• следующая ›
• последняя »

Публикации

Публикаций пока нет, следите за обновлениями.

Относительно контракта с родильным домом, то можно заключать и платный, если будущая мать изъявляет такое желание. В таком случае его также следует брать с собой.

Многим женщинам интересно, могут ли он, имея на руках родовой сертификат, выбирать доктора и роддом. Да, можно, но при этом сам доктор также должен согласиться.

• Как проходят роды?
• Роды вдвоем
• Доктор Комаровский: Совместные роды (Выпуск 99)
• Когда покупать вещи для новорожденного?

• Роды без боли
• Доктор Комаровский: Беременность и роды (Выпуск 11)
• Как потратить меньше денег на вещи для ухода за ребенком?
• Список продуктов, богатых железом для беременных

Практика показывает, что крупные организации, вне зависимости от сферы деятельности и организационно-правовой формы, издают достаточно большое количество распорядительных документов, прежде всего приказов. Вместе с тем при проведении экспертизы ценности документов этого вида возникают определенные сложности, связанные со спецификой деятельности крупной организации. Дело в том, что небольшая организация может ограничиться изданием приказов двух видов: по основной деятельности и по личному составу (дополняемых изданием распоряжений), оформление которых в этом случае возлагается на одного человека. Чем больше масштаб деятельности организации, значительнее штат работников и сложнее структура руководства, тем меньше вышеописанный алгоритм издания распорядительных актов подходит для организации.

Как быть? Ответ на этот вопрос найден довольно давно: приказы делят на отдельные разновидности, а их оформление поручают отдельным работникам или различным подразделениям. В результате возникает стандартная для современного отечественного делопроизводства ситуация, когда часть приказов оформляется (соответственно, регистрируется и хранится до передачи в архив) делопроизводственной службой, а часть — службой кадров.

При этом порой сотрудники делопроизводственной службы и службы кадров испытывают затруднения при решении вопроса о том, приказом какой разновидности оформлять те или иные решения – приказом по основной деятельности или приказом по личному составу.

К сказанному стоит добавить, что разделение приказов на две разновидности – по основной деятельности и по личному составу – не может удовлетворить крупные организации, имеющие значительный круг решаемых вопросов. В итоге количество разновидностей приказов увеличивается (появляются приказы по административно-хозяйственным вопросам, о направлении работников в командировку и др.), а подготовка приказов по отдельным вопросам может поручаться отдельным работникам или подразделениям как в порядке разового поручения, так и на постоянной основе, что, естественно, добавляет сложностей.

Действующие в настоящее время государственные стандарты содержат общие указания относительно оформления приказов и не позволяют решить данные вопросы. Не добавляют ясности и не так давно утвержденные «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»¹. Единственным выходом остается детальная проработка классификации приказов локальным актом, издаваемым самой организацией.

Прежде всего необходимо определить количество видов приказов, которые могут издаваться. Вполне вероятно, что целесообразно будет раздробить приказы по основной деятельности и по личному составу на более мелкие группы для облегчения дальнейшей справочной работы и для обеспечения возможности специализации деятельности сотрудников, их оформляющих. Выделенные группы следует зафиксировать в табеле унифицированных форм документов. Однако даже использование табеля унифицированных форм не позволяет полноценно организовать работу по отнесению приказов к конкретному виду, поэтому необходимо или оговорить вопрос классификации приказов в инструкции по делопроизводству, или оформить отдельный классификатор. В последнем случае классификатор может быть утвержден приказом и использоваться в качестве приложения к номенклатуре дел. Такой вариант удобен, если действующая инструкция по делопроизводству в целом соответствует современным требованиям и нет острой необходимости в ее немедленной переработке.

СвернутьПоказать

1. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 г. № 477). Вернуться назад

2. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. 2-е изд. – М., 1981. Вернуться назад

3. Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации.– М., 2007,.С. 44. Вернуться назад

4. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 г. № 558). Вернуться назад

В универсальном передаточном документе есть реквизит Статус. Его значение может быть «1» или «2». Если в поле Статус указать «1», то документ применяется одновременно в качестве счета-фактуры и первички.

Если значение статуса равно «2», то УПД будет использоваться только в качестве первичного учетного документа. УПД со статусом «2» могут смело применять «упрощенцы», так как выставление такого документа не приводит к возникновению обязанности по исчислению и уплате НДС. Кроме этого, документ со статусом «2» может применяться при отгрузке товаров комитентом комиссионеру.

Если статус документа «2», то поля, установленные в качестве обязательных исключительно для счета-фактуры, могут не заполняться:

• «К платежно-расчетному документу» (строка 7);
• «В том числе сумма акциза» (графа 6);
• «Налоговая ставка» (графа 7);
• «Цифровой код страны происхождения товара» (графа 10);
• «Краткое наименование страны происхождения товара» (графа 10а);
• «Номер таможенной декларации» (графа 11).