Нумерация приказов по личному составу в обособленном подразделении

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Нумерация приказов по личному составу в обособленном подразделении». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание:

Данная совокупность приказов по личному составу сопровождает каждого работника с момента приема на работу вплоть до расставания с компанией, включая все нюансы внутренних перемещений.

Приказы о приеме и увольнении — самые распространенные в данной группе. Их принято оформлять по унифицированным формам, хотя применение самостоятельно разработанных компанией форм приказов законом не возбраняется.

Образцы организационной группы приказов по личному составу изучайте с помощью материалов нашего сайта:

«Унифицированная форма № Т-1 — скачать бланк и образец»;
«Унифицированная форма № Т-8 — бланк и образец заполнения».

Приказы о перемещениях сотрудников представляют собой совокупность разнотипных распоряжений руководителя компании о разнообразных кадровых перестановках или линейных перемещениях членов трудового коллектива.

Среди них можно назвать следующие разновидности приказов:

о параллельном перемещении сотрудников, например с одной должности на аналогичную в другом подразделении;
о динамическом подъеме («карьерный шаг») или понижении в должности;
о временном перемещении: на место отсутствующего работника, в связи с медицинскими показаниями на определенное время и др.

Познакомиться поближе с данной подгруппой приказов о перемещении сотрудников поможет материал «Унифицированная форма № Т-5 ― скачать бланк и образец».

Приказы по личному составу — это какие приказы (виды)?

Понятия «зарплата» и «личный состав» неразделимы, поэтому данная группа приказов наиболее обширна по своему объему и многообразию. Любые изменения, связанные с работниками компании (их уровнем квалификации, ставками, разрядами, условиями работы и др.), неизбежно влекут зарплатные изменения и оформление приказов.

Например, работник повысил квалификацию и получил более высокий профессиональный разряд — это событие дает ему право на оплату труда по повышенным ставкам, что оформляется соответствующим распоряжением.

Группа приказов, призванных стимулировать работников к более производительному, продуктивному и качественному труду, также отличается разнообразием.

В арсенале работодателя существует множество средств для того, чтобы выразить своим работникам признательность за хороший труд и крепкую дисциплину труда, за высокие производственные показатели, перевыполнение плана и др.

Среди самых распространенных приказов из данной группы можно назвать следующие:

о выплате премии;
награждении почетной грамотой;
поощрении ценным подарком;
объявлении благодарности.

О типичном представителе указанной группы приказов расскажет материал «Унифицированная форма № Т-11 — скачать бланк и образец».

Обычно нумерация приказов производится в соответствии с принятой в компании системой, закрепленной во внутрифирменном локальном акте (например, в положении о делопроизводстве).

При значительных объемах документов целесообразно осуществлять общую нумерацию с присвоением специфичного индекса в зависимости от срока хранения документа.

Например:

индекс «к» или «л/с» — для приказов со сроком хранения 75 (50) лет;
иной предусмотренный компанией индекс — для приказов сроком хранения 5 лет.

ВАЖНО! С марта 2016 года по закону от 02.03.2016 № 43-ФЗ для документов по личному составу действуют сокращенные сроки хранения — 50 лет, кроме тех, что созданы до 2003 года (для них срок остался прежним — 75 лет).

При регистрации приказов по личному составу необходимо помнить, что документы с разными сроками хранения не могут группироваться в одно дело. К примеру, приказы организационной группы (о приеме, увольнении и др.) можно сформировать в одно дело, а номера присвоить в хронологическом порядке с добавлением буквенного индекса «л/с». А группу регламентных приказов (об отпуске, командировке и др.), по которым предусматривается временное хранение, — группировать в отдельное дело с применением индекса «к».

Для регистрации приказов по личному составу понадобится соответствующий журнал.

Нумерация представляет присвоение порядкового номера документу.

Номер ставится в день подписания исходящей корреспонденции и в день получения входящей корреспонденции.

Присвоение является признаком того, что он имеет юридическую силу. Процесс проставления нумерации означает его регистрацию в общей системе документооборота предприятия. И убрать, и избавиться от такого документа уже нельзя.

Нумерация преследует основные цели:

систематизация документов на предприятии;
удобный поиск;
осуществление контрольных действий за подписанной документацией.

Нумерация может быть входящей и исходящей при документации, получаемой от сторонней организации либо выходящей за пределы организации соответственно.

Нумерация может быть автоматической либо ручной. Как правило, применяется второй способ проставления номера, поскольку он должен присваивается после подписания документа ответственным лицом. При присвоении автоматически рабочая программа устанавливает его в момент составления до подписи.

Сам номер (индекс) может быть числовой, буквенно-числовой и смешанный со знаками. Числовой код может применяться отдельно (например, №156), буквенный и знаковый совместно с числовым (например, 12-11/158 или 12-к и т.д.). Буквенные чаще всего используются в кадровых документах и являются обозначением того или иного вида, например, приказ о приёме на работу – «п», о командировке – «к» и т.д.

В некоторых случаях для того, чтобы не было дублирования, устанавливают числовые границы. Например, №1 – 100 – приказы о приёме, №101 – 200 – об увольнении.

Правила нумерации приказов в организации

К ним относятся приказы:

о создании компании;
об утверждении расписания штата;
об утверждении графика отпусков либо командировок;
о создании отдельных структурных подразделений организации;
о слиянии с другими предприятиями;
о реорганизации либо ликвидации;
прочие относительно деятельности компании.

Приказы, как правило, делятся в зависимости от срока хранения для присвоения регистрационных номеров.

Приказы относительно основной деятельности имеют регистрационный номер, состоящий из цифр и знаков, либо только цифр. Буквенные обозначения в основном используют для нумерации кадровых приказов.

К данным приказами относится весь документооборот относительно работников предприятия. Разновидности следующие:

о приёме на должность;
о переводе сотрудника;
о премировании сотрудника;
о повышении;
об увольнении;
о дисциплинарном взыскании;
о командировке;
об обучении и т.д.

Иными словами, все действия в отношении сотрудников фирмы закрепляются приказами, которые относятся к кадровому делопроизводству.

Судя по количеству поступающих вопросов, тема приказов в организации является поистине неисчерпаемой. В этой статье рассмотрим три вида приказов: по основной, административно-хозяйственной деятельности и по личному составу. Определим различия между ними и разберем случаи, когда несколько неверно сформулированных фраз могут превратить один вид приказа в другой. Приказ — правовой акт, принимаемый руководителем организации, действующим единолично, в целях регулирования деятельности организации [1]. Пожалуй, из всех возможных распорядительных документов организации приказ используется чаще всего. Большинство решений руководителя оформляется именно им.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. О бычно весь массив приказов организации принято разделять на два потока: по основной деятельности и по личному составу. За первые отвечает служба ДОУ, вторые, как зеницу ока, бережет отдел кадров. Помимо функционального назначения между этими видами приказов есть еще одно существенное различие, а именно — срок их хранения. Обратимся к Перечню типовых управленческих архивных документов см.

Затем анализу подвергается содержимое флакона. Перечень льгот для многодетной семьи зачастую зависит от региона, где семья проживает. Заявление необходимо подкрепить основанием для регистрации объекта. Если прежний и новый возраст туриста попадают в диапазон 21-99 лет, то ни одна из услуг не пересчитывается. Как уволить по старости. Если дети хотят встретить праздник в своей компании, это разрешается только в присутствии одного родителя.

До момента задержания правоохранительными органами До момента заключения под стражу До момента официального предъявления обвинения До вступления в законную силу приговора суда Каким образом признаются и защищаются в Российской Федерации частная, государственная и муниципальная формы собственности. Чек об уплате госпошлины. Должностные лица военной автомобильной инспекции Вооруженных Сил Российской Федерации:. Заключать договоры о полной материальной ответственности с сотрудниками, должности которых не предусмотрены Перечнем, утвержденным постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г.

Для начала судебного разбирательства, истцу следует представить следующие документы. Где можно бланк Расчетно платежной ведомости скачать бесплатно. Выполняется в течение нескольких часов. Особенности и дополнительные региональные привилегии. Как проверить доверенность на недвижимость на соответствие действительности. Данные по запросу подбираются из Статрегистра Росстата по всем зарегистрированным юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, осуществляющим коммерческую деятельность на подведомственной территории госорганов учета и контроля.

При составлении отчетности информация об имуществе за балансом отражается в Пояснениях. Дни положены и в следующих случаях: сколько можно брать отпуск за свой счет гражданам при поступлении в средние и высшие учебные заведения, а также при написании диплома — до 15 дней (ст.

Педагог по истечении 25 лет педагогической деятельности имеет право на досрочную трудовую пенсию по старости.

И, как правило, установление факта болезни не вызывает трудностей, т. Получить деньги по исполнительному листу вполне реально, если должник работает, имеет сбережения или приличное имущество. Чтобы узнать номер своей очереди потребуется: Подготовить заявку в жилищный отдел.

В случае когда исправить документ нет возможности, дело может быть передано в судгде каждой стороне придется отстаивать права в установленном порядке. Прописка по месту жительства не требует никакого переоформления или продления.

Премиальные поощрения как постоянного, так и разового характера.

Согласно законодательству России, в 14 лет ребенок должен получить паспорт. Как получить удостоверение: куда обращаться.

Ответить с цитированием Вверх ▲

13.04.2015, 17:48 #10 Сообщение от kancerina А отдельная нумерация по подразделениям у вас получается? Или нумеруется по всей организации и плюс подставляются разные коды У меня идет отдельная нумерация по каждому подразделению, т.к. у каждой базы свой префикс. У меня номер с/ф получается такой: «Префикс базы-номер документа/номер подразделения»Но префиксы не попадают в 1С Бухгалтерия и соответственно в декларацию НДС.
Поэтому сейчас буду соединять все базы в одну и в облако. И тогда будет соответственно общая нумерация, с кодами подразделений через /.
Ответить с цитированием Вверх ▲
13.04.2015, 17:50 #11 Сообщение от Lenorka У меня номер с/ф получается такой: «Префикс базы-номер документа/номер подразделения»Но префиксы не попадают в 1С Бухгалтерия и соответственно в декларацию НДС.

У ответа на письмо реквизиты индекса располагаются в обратной последовательности: например, в номере 08-11/144 первым идет цифровой индекс структурного подразделения – 08, затем через дефис номер дела по номенклатуре – 11, от которого наклонной чертой отделен порядковый номер документа – 144. Такие правила установлены в пункте 3.2.1.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г.

№ 33. Регистрационная форма Регистрировать документы можно:

в специальных регистрационных журналах;
на карточках (данные о документе записываются на специальную карточку, которая затем помещается в картотеку).

Каждый их этих способов регистрации имеет свои преимущества. В журнале все сведения о документах компактно сгруппированы, а сам журнал удобно хранить в ограниченном доступе.

Сложившаяся практика издания и применения распорядительных документов свидетельствует о недопустимости внесения исправлений в подписанный руководителем приказ. Служба, ответственная за подготовку приказа, должна представлять на подпись руководителю проект распорядительного документа без помарок, исправлений и грамматических ошибок.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

При обнаружении ошибок в приказе в момент подписания необходимо переписать приказ в исправленном виде. При выявлении существенных ошибок (не грамматических, если грамматическая ошибка не привела к искажению смысла текста) приказ должен быть отменен или заменен путем издания нового приказа.

Изменить приказ может только лицо, подписавшее этот приказ.

Категорически не допускается зачеркивание, какое-либо исправление или дополнение на подлиннике приказа. Применение подобных приемов может быть признано судом подделкой документа и лишит приказ юридической силы.

Приказы по основному подразделению и по обособленному нумерация

Порядок нумерации приказов по личному составу не регламентирован. Ранее можно было опираться хотя бы на Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005 N 536, где было отмечено, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно (п. 2.7.1.3). Но теперь, когда этот документ утратил силу в связи с изданием Приказа Минкультуры России от 11.05.2010 N 260, правовой основы для нумерации не существует. Тем не менее нумерация документов в федеральных органах исполнительной власти ведется по-прежнему.

Индекс распорядительных документов, как правило, состоит из порядкового номера, присваиваемого документу в пределах года. Так как приказы по личному составу издаются, регистрируются и хранятся отдельно от приказов по основной деятельности, к порядковому номеру обычно добавляют буквенный индекс.

К порядковому номеру распоряжения Президента РФ через дефис добавляются строчные буквы «рп», например N 78-рп, а к порядковому номеру распоряжения Правительства РФ через дефис добавляется буква «р», например N 153-р.

Формирование системы индексации документов является достаточно индивидуальной процедурой, определяется правилами регистрации документов, принятыми в той или иной организации, и зависит прежде всего от количества издаваемых приказов.

В небольших организациях, где кадровых приказов образуется немного, не требуется делить приказы по разновидностям. В то же время нумеровать все приказы по личному составу одинаково и подшивать в одно дело не допускается из-за различий в сроках хранения приказов данного вида. К порядковому номеру через дефис или косую черту обычно добавляют буквенный индекс «лс» (личный состав) или «к» (кадры). Ряд кадровых служб с индексом «к» регистрирует приказы кратковременных сроков (о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных и внутрироссийских командировках), а с индексом «лс» остальные приказы по личному составу, которые хранятся 75 лет.

В больших организациях, где количество персонала исчисляется в тысячах, и, соответственно, количество кадровых приказов также будет очень значительным, каждый вид кадрового приказа будет создаваться и регистрироваться в отдельных структурных подразделениях кадровой службы, целесообразна разработка системы индексов, позволяющих отличать каждую разновидность приказа. Например:

«п» приказы о приеме на работу;
«пр» приказы о приеме на работу рабочих;
«пс» о приеме специалистов (ИТР);
«к» командировки;
«вк» внутренние командировки;
«зк» загранкомандировки;
«мк» местные командировки;
«отд» отпуска без сохранения зарплаты, по уходу за ребенком, по беременности и родам (срока хранения 75 лет);
«отк» отпуска учебные и очередные, дополнительные (срок хранения 5 лет) и т.д.

Иногда, чтобы номера приказов не дублировались в течение года, используют диапазон номеров, разумеется, с запасом. Например, приказы о приеме с N 1 по N 99, об увольнении с N 100 по N 199, о переводе с N 200 по N 299 и т.д. Творческих идей и фантазии здесь море. Но только когда окончательно определитесь, введите всю эту нумерационную казуистику официальным документом (приказом, распоряжением), чтобы и руководство, и сотрудники знали и могли безошибочно ориентироваться. И никогда не следуйте принципу, который иногда любят преподносить как аксиому: «Так должно быть везде, потому что так есть у нас». Вариантов много выбирайте любой!

Каждая организация разрабатывает свои правила и систему регистрации документов, которые закрепляются в локальном нормативном акте (например, в инструкции по делопроизводству или в инструкции по кадровому делопроизводству).

Библиографический список

Худяков А.И. Приказы по кадрам: система и классификация // Кадровик. 2011. N 2. С. 180 172.
Стенюков М.В., Пустозерова В.М. Кадровое делопроизводство в 2008 году. М.: А-Приор, 2008. 128 с.
Стенюков М.В. Документы отдела кадров. М.: Книга-сервис, 2003.
Калачева С.А. Приказы по предприятию. М.: Приор, 2002.Источник: «Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2012, №3

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2012, №3

Наш словарик

Приказ – правовой акт, принимаемый руководителем организации, действующим единолично, в целях регулирования деятельности организации[1].

Пожалуй, из всех возможных распорядительных документов организации приказ используется чаще всего. Большинство решений руководителя оформляется именно им.

Приказы делятся на три вида только в одном нормативном документе по делопроизводству – в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016, далее – Перечень 2010). Перечислим виды приказов со сроками хранения (Таблица):

Таблица

Виды приказов со сроками хранения по Перечню 2010

Вид приказа Срок хранения Примечание По основной (профильной) деятельности Постоянно

Для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, срок хранения документов «Постоянно» не может быть менее 10 лет. На это указывает сноска к графе 3 Перечня 2010

По личному составу

75 лет, если приказ создан до 2003 года;

50 лет, если приказ создан после 1 января 2003 года[2]

5 лет для приказов:

– о дисциплинарных взысканиях;

– ежегодных оплачиваемых отпусках;

– об отпусках в связи с обучением;

– краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках

По административно-хозяйственным вопросам

Пренебрегать установленными Перечнем 2010 сроками хранения документов не рекомендуется. В соответствии с решением Высшего арбитражного суда РФ от 21.02.2012 № 14589/11 они являются обязательными для всех организаций.

ПРИКАЗ = РАСПОРЯЖЕНИЕ?

Распоряжение – 1) правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа государственной власти, организации в целях разрешения оперативных вопросов;

2) то же, что и приказ[3].

Что такое «оперативные вопросы», нигде не уточняется. В соответствии с Перечнем 2010 распоряжение хранится в течение тех же сроков, что и приказы, и делится на те же виды. На практике в некоторых организациях единоличные решения директора оформляются распоряжениями, а не приказами. Это допустимо.

Приказы по основной деятельности призваны регулировать основные направления деятельности организации. Срок их хранения – «постоянно» или как минимум 10 лет для организаций, не являющихся источниками комплектования госархивов.

Перечислить видовой состав приказов по основной деятельности невозможно: он зависит от сферы деятельности организации. Однако можно выделить категории приказов, которые встречаются, пожалуй, в каждой организации. Перечислим категории и приведем примеры заголовков приказов.

•Утверждение, введение в действие, изменение локальных нормативных актов:

– «Об утверждении Инструкции по делопроизводству»;

– «Об утверждении Номенклатуры дел на 2018 год»;

– «О внесении изменений в Правила внутреннего трудового распорядка».

•Создание, реорганизация, ликвидация и регулирование деятельности структурных, обособленных подразделений организации:

– «О создании Канцелярии»;

– «О ликвидации филиалов “Западный” и “Южный” и создании макрорегиона “Юго-Запад”»;

– «Об утверждении Положения об архиве».

Что такое АХВ? Что входит в круг «административно-хозяйственных вопросов», сказать сложно. На выручку вновь приходит Перечень 2010, а именно – раздел 10 «Административно-хозяйственные вопросы», который состоит из подразделов:

•соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности;

•эксплуатация зданий, помещений;

•транспортное обслуживание, внутренняя связь;

•обеспечение безопасности организации.

Таким образом, приказы организации, посвященные вышеперечисленным вопросам, будут считаться приказами по АХД со сроком хранения 5 лет. Кроме Перечня 2010 руководствоваться нечем: другого нормативного или методического документа по делопроизводству, который содержал бы перечень административно-хозяйственных вопросов, нет.

Если приказы по личному составу отделить от остальных довольно легко, то с приказами по административно-хозяйственным вопросам часто возникают трудности. Многие секретари решают проблему кардинально: просто не выделяют эти приказы в отдельное производство и все, что не по личному составу, относят к основной деятельности. Такой подход, по крайней мере, исключает ошибку и несвоевременное уничтожение приказа по основной деятельности, неверно отнесенного к АХД. Если приказов в организации не много и их решено хранить только 10 лет (потому что организация – не источник комплектования госархива), то указанный способ вполне имеет право на существование.

Приказы: форма, нумерация, исправления

Присвоить номер приказу — значит:

упорядочить процесс регистрации кадровой документации;
ускорить процедуру распознавания приказа при необходимости отыскать его в общем объеме кадровых бумаг;
облегчить классификацию приказов при оформлении документов на хранение.

Специфика нумерации приказов в кадровом делопроизводстве заключается в следующем:

в необходимости разграничения документов с длительным (75 или 50 лет) и кратковременным (от 1 года до 5 лет) сроком хранения;

ВАЖНО! Законом «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”» от 02.03.2016 № 43-ФЗ с марта 2016 года введены урезанные сроки хранения документов по личному составу — 50 лет, кроме тех, которые созданы до 2003 года (для них срок по-прежнему равен 75 годам).

в вынужденности присвоения сложносоставных порядковых приказных номеров при большом разнообразии приказов.

Единственным объединяющим признаком нумерации приказов в кадровом делопроизводстве является ежегодное обновление порядка исчисления. Это означает, что с первого рабочего дня каждого календарного года нумерация приказов начинается с цифры 1.

Знакомство с кадровыми приказами облегчат статьи «Приказы по личному составу — это какие приказы (виды)?» и «Приказы по основной деятельности- это какие приказы?».

Компании с небольшой численностью персонала могут применять простейшую нумерацию — цифровой код и через разделительный знак буквенный шифр.

Расшифровка номера приказа следующая:

цифровой код присваивается по порядку всем приказам с начала календарного года независимо от их вида;
буквенный шифр выступает приставкой к цифре, позволяющей идентифицировать видовую принадлежность приказа.

В качестве разделительного знака может выступать тире, дробь, точка и др. Либо номер и шифр могут проставляться сплошным способом — без специальных разделительных знаков, с применением пробела (или без него).

Например, приказы по личному составу в небольшой компании могут выглядеть следующим образом: приказ № 1/к и приказ № 2 л/с, символизируя 2 группы приказов, отличающихся сроком хранения.

Крупной компании с большим количеством работников и видовым многообразием приказов придется разработать специальную систему нумерации, закрепив ее во внутрифирменном локальном акте.

ВАЖНО! Ознакомить с таким документом необходимо всех причастных к оформлению приказов сотрудников. Только при таком условии нумерация приказов будет понятной и упорядоченной.

К примеру, приказы о дисциплинарных взысканиях можно дополнять буквенным индексом «дв», об увольнении — индексом «у» и т. д.

Поскольку законодательно процесс присвоения номеров приказам в кадровом делопроизводстве не регламентирован, сочетание цифры и буквы может заменяться любой другой комбинацией (цифра — цифра, буква — цифра — буква и др.).

Нумерация приказов помогает упорядочить процесс регистрации и учета документации в кадровом делопроизводстве. Способ нумерации определяется компанией самостоятельно.

Еще много полезных статей по кадровому делопроизводству вы найдете в рубрике нашего сайта «Кадровые документы и образцы».

При работе одного человека со всей документацией компании нередко возникают вопросы, как лучше и удобнее систематизировать документы, чтобы в любой момент можно было легко найти любой приказ, а в будущем также легко и быстро подготовить документы для сдачи в архив.

В делопроизводстве сложилась вполне логичная система разделения распорядительных документов на приказы (распоряжения) по основной (производственной) деятельности и приказы (распоряжения) по личному составу, то есть по кадрам.

по основной деятельности(срок хранения – постоянно)
по личному составу(срок хранения – 75 лет ЭПК)
по административно-хозяйственным вопросам(срок хранения – 5 лет)

Кроме того, в этом перечне разъяснено, что приказы (распоряжения) по основной деятельности, присланные для сведения, должны храниться «До минования надобности». Значит, документы, получаемые из вышестоящей организации лучше всего сразу выделять в особую папку (отдельное дело) с соответствующим сроком хранения.

Какие книги приказов должны быть в школе

Несмотря на обязательный срок хранения приказов по кадрам 75 лет, существует ряд приказов со сроком хранения 5 лет.

Так, в соответствии с Перечнем, пятилетний срок хранения обязателен для приказов (распоряжений) о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных командировках в пределах России.

Все остальные приказы (распоряжения) по личному составу имеют срок хранения 75 лет ЭПК (экспертно-проверочной комиссией) и, соответственно, должны выделяться в отдельную группу. К документам с семидесятипятилетним сроком хранения относятся приказы (распоряжения):

1. О приеме на работу

2. О прекращении трудового договора (увольнении)

3.О переводе на другую работу

4. О поощрениях и премировании работников

5. Об установлении надбавок к окладам

6. О предоставлении отпусков без сохранения заработной платы

7. О предоставлении отпусков по уходу за ребенком

8. Об изменении фамилии, имени, отчества

9. О присвоении классного чина государственным (муниципальным) служащим

10. О повышении классности (разряда) работника

11. О расследовании несчастных случаев с работниками

12.О направлении в загранкомандировки

13. О направлении в длительные командировки (свыше месяца) внутри страны

14. О прохождении практики студентов (если в этот период студентам выплачивается заработная плата и ими уплачиваются страховые взносы в Пенсионный фонд Российской Федерации)

Поскольку группы приказов по личному составу имеют два вида сроков хранения, то кадровые службы должны формировать эти документы в разные дела и вести их регистрацию раздельно. Одной из ошибок многих кадровиков является оформление всех приказов по отпускам в одно дело.

Это значит, что приказы на отпуска без сохранения зарплаты, учебные, очередные отпуска, а также приказы на отпуска по уходу за ребенком подшиваются в общую папку.

Но приказы по очередным и учебным отпускам должны храниться пять лет, а остальные – семьдесят пять, поэтому удобнее было бы вести эти дела раздельно.

Перечислить все вопросы, которые относятся к основной деятельности и которые могут быть предметом регулирования посредством приказов, невозможно. Можно лишь обозначить основные тематические группы приказов (распоряжений) по основной (производственной) деятельности предприятия:

1) утверждение структуры организации, ее дальнейшее изменение;

2) утверждение (изменение) штатного расписания;

3) сокращение штатной численности;

4) утверждение (изменение) локальных нормативных актов организации (инструкций, правил, положений, регламентов);

5) планирование деятельности;

6) проведение аттестации персонала;

7) контроль за деятельностью (отчетность);

8) установление режима работы и внесение изменений в него;

9) финансирование деятельности;

10) материально-техническое обеспечение;

11) информационное и документационное обеспечение;

12) и многое другое в зависимости от специфики деятельности организации.

Основным нормативным документом, регламентирующим принципы систематизации распорядительных документов, содержащим также указания о сроках хранения приказов в зависимости от их групповой принадлежности, является перечень № 558 (см. п. 1.2 указаний по применению перечня № 558).

Перечислить не только все виды приказов по основной деятельности организации, но и общие тематические группы не представляется возможным в связи с тем, что производственная деятельность в каждой организации обладает собственной спецификой.

Существует практика деления данных документов на подгруппы по тематике. Однако это удобно далеко не всегда, т. к. регистрационные номера приказам по основной деятельности обычно присваиваются в порядке их поступления в течение календарного года.

Как правило, к порядковому номеру такого приказа не добавляются буквенные индексы, но в зависимости от устоявшегося в конкретной организации документооборота возможен и такой вариант (см.

также статью «Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве»).

Любой ПОД вне зависимости от назначения имеет оборотную сторону; на ней приводятся должности и ФИО сотрудников:

С которыми согласована редакция документа.
Которые должны быть ознакомлены с ним под подпись.
Который составил сам приказ. В крупных компаниях генеральный директор даже физически не может ознакомиться и тем более разработать весь поток документов, в которых нуждается фирма. Поэтому он делегирует часть своих полномочий доверенному лицу – другому сотруднику. Чаще всего это заместитель.

Правильная нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Работодатель и Работник обоюдно согласились перевести Работника на другую работу, в частности в обособленное структурное подразделение Работодателя. При этом Работодатель и Работник подписали Дополнительное соглашение об изменении и дополнении Трудового договора (о переводе работника в обособленное структурное подразделение).

При этом следует помнить, что не является переводом на другую работу и не требует согласия Работника:

Перемещение его на другое рабочее место либо в другое структурное подразделение в той же местности либо поручение работы на другом механизме или агрегате в пределах должности, специальности, профессии, квалификации, обусловленных трудовым договором;

Изменение наименования должности (работы) работника, структурного подразделения, изменение структуры управления, не влекущие для работника изменения условий труда.

Инициатива (предложение) о переводе Работника в обособленное структурное подразделение Работодателя может исходить как от Работодателя, так и от Работника.

Не допускается перевод Работника на другую работу при противопоказаниях для Работника по состоянию здоровья, что подтверждается медицинским заключением.

При переводе Работника в обособленное структурное подразделение Работодателя могут быть изменены также условия труда Работника и(или) трудовые функции Работника. Все изменения должны быть отражены в Дополнительном соглашении об изменении и дополнении трудового договора (о переводе работника в обособленное структурное подразделение работодателя).

Работодателем является субъект предпринимательства (юридическое лицо или индивидуальный предприниматель) с которым Работник состоит в трудовых отношениях;

Работником является физическое лицо, состоящее с Работодателем в трудовых отношениях;

Между Работодателем и Работником подписано Дополнительное соглашение об изменении и дополнении Трудового договора (о переводе работника в обособленное структурное подразделение работодателя);

Перевод Работника в обособленное структурное подразделение Работодателя производится с согласия Работника.

Представленный Приказ содержит все необходимые реквизиты, установленные законом, при этом по нижеследующим реквизитам необходимо соблюдать указанные требования закона:

регистрационный номер приказа — Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности, по личному составу, к которому относится Приказ о переводе работника в обособленное структурное подразделение работодателя, регистрируются отдельно в соответствующих журналах (базах данных). К порядковому номеру Приказа о переводе работника в обособленное структурное подразделение работодателя через дефис добавляются литеры «л/с» или «к»;

оттиск печати организации — для субъектов частного предпринимательства , в том числе и для индивидуального предпринимателя (при наличии);

подпись Работника, свидетельствующая об ознакомлении с Приказом, поскольку Работодатель обязан ознакомить Работника с Приказом.

копии приказов или их размноженные экземпляры заверяются печатью с указанием даты заверения и направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем.

Практика показывает, что крупные организации, вне зависимости от сферы деятельности и организационно-правовой формы, издают достаточно большое количество распорядительных документов, прежде всего приказов. Вместе с тем при проведении экспертизы ценности документов этого вида возникают определенные сложности, связанные со спецификой деятельности крупной организации. Дело в том, что небольшая организация может ограничиться изданием приказов двух видов: по основной деятельности и по личному составу (дополняемых изданием распоряжений), оформление которых в этом случае возлагается на одного человека. Чем больше масштаб деятельности организации, значительнее штат работников и сложнее структура руководства, тем меньше вышеописанный алгоритм издания распорядительных актов подходит для организации.

Как быть? Ответ на этот вопрос найден довольно давно: приказы делят на отдельные разновидности, а их оформление поручают отдельным работникам или различным подразделениям. В результате возникает стандартная для современного отечественного делопроизводства ситуация, когда часть приказов оформляется (соответственно, регистрируется и хранится до передачи в архив) делопроизводственной службой, а часть — службой кадров.

При этом порой сотрудники делопроизводственной службы и службы кадров испытывают затруднения при решении вопроса о том, приказом какой разновидности оформлять те или иные решения – приказом по основной деятельности или приказом по личному составу.

К сказанному стоит добавить, что разделение приказов на две разновидности – по основной деятельности и по личному составу – не может удовлетворить крупные организации, имеющие значительный круг решаемых вопросов. В итоге количество разновидностей приказов увеличивается (появляются приказы по административно-хозяйственным вопросам, о направлении работников в командировку и др.), а подготовка приказов по отдельным вопросам может поручаться отдельным работникам или подразделениям как в порядке разового поручения, так и на постоянной основе, что, естественно, добавляет сложностей.

Действующие в настоящее время государственные стандарты содержат общие указания относительно оформления приказов и не позволяют решить данные вопросы. Не добавляют ясности и не так давно утвержденные «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»¹. Единственным выходом остается детальная проработка классификации приказов локальным актом, издаваемым самой организацией.

Прежде всего необходимо определить количество видов приказов, которые могут издаваться. Вполне вероятно, что целесообразно будет раздробить приказы по основной деятельности и по личному составу на более мелкие группы для облегчения дальнейшей справочной работы и для обеспечения возможности специализации деятельности сотрудников, их оформляющих. Выделенные группы следует зафиксировать в табеле унифицированных форм документов. Однако даже использование табеля унифицированных форм не позволяет полноценно организовать работу по отнесению приказов к конкретному виду, поэтому необходимо или оговорить вопрос классификации приказов в инструкции по делопроизводству, или оформить отдельный классификатор. В последнем случае классификатор может быть утвержден приказом и использоваться в качестве приложения к номенклатуре дел. Такой вариант удобен, если действующая инструкция по делопроизводству в целом соответствует современным требованиям и нет острой необходимости в ее немедленной переработке.

Специального бланка журнала регистрации приказов по личному составу не предусмотрено. Каждая организация может разработать удобную для себя форму данного документа. Как правило, она включает стандартные для учетной книги по кадрам графы:

Порядковый номер приказа.
Дата документа.
Номер, присвоенный приказу.
Вид приказа.
ФИО работника.
Основание для распоряжения.
Подпись работника об ознакомлении.
Должность и ФИО ответственного работника службы персонала, обработавшего документ.
Подпись кадровика.
Примечания.

Целесообразно не «сваливать» все приказы по персоналу в один журнал, а разделить их по группам, присвоив каждой из них свой индекс и создав на каждую свою регистрационную форму, например, отдельная тетрадь по командировкам, по аттестациям и т.д.

В кадровом делопроизводстве рекомендуется для регистрации документов применять индексирование: номер приказа по движению личного состава начинается с индекса ЛС, по отпускам – О, учет больничных маркируется индексом Б, по командировкам – КМ.

Соответствующим образом обозначается каждый журнал регистрации.

Книга, в которой ведется регистрация, должна иметь твердую обложку. На обложке располагается наименование документа, оформленное типографским способом с указанием индекса.

Титульный лист содержит:

наименование организации без указания реквизитов;
продублированное с обложки название документа;
даты начала и окончания журнала.

Первая страница предназначена для перечня сотрудников, ответственных за ведение журнала:

должность и подразделение;
фамилия;
подпись работника;
календарный период, на который данное лицо было назначено ответственным;
реквизиты приказа о назначении.

Страницы должны иметь сплошную нумерацию (проставляется порядковый номер и индекс на каждой странице, начиная с первой после титульного листа). Журнал сшивается и пломбируется – на последней странице располагается надпись, заверяющая количество листов в книге, с подписью руководителя компании / начальника кадровой службы и печатью организации.

Закрытие журнала отмечается также на последнем листе:

дата окончания записей и передачи в архив;
на каком основании журнал закрыт (должность, ФИО лица, отдавшего соответствующее распоряжение, дата и номер документа).

Приказы по личному составу являются юридически значимыми документами, поэтому к их регистрации предъявляются строгие требования: при заполнении не допускаются ошибки, помарки, а также сокращения, если они не позволяют однозначно трактовать запись.

Имя и отчество работников разрешается вносить в виде инициалов, но если в организации трудятся 2 однофамильца с идентичными инициалами, имя-отчество нужно вписать полностью или сокращенно, так, чтобы при чтении записи не было сомнений, какого именно сотрудника касается приказ.
Номера записей проставляются сплошной нумерацией по всей книге, номера распоряжений присваиваются по принятому в организации шаблону (чаще всего это индекс и цифровой номер).
Формат даты – стандартный: «дд.мм.гггг».
В графе «вид приказа» указывается действие, предусмотренное документом в отношении работника: прием, перевод, увольнение, поощрение, взыскание, изменение фамилии, отпуск по уходу за ребенком и прочее.
В качестве основания указывается документ, ставший причиной для издания распоряжения: заявление работника, трудовой договор (ТД), дополнительной соглашение к трудовому договору (Доп.) и т.д.

Образец заполнения журнала регистрации приказов по личному составу можно посмотреть на нашем сайте.

Журнал регистрации кадровых приказов заводится с начала деятельности организации и ведется на протяжении всего существования фирмы. Основанием для открытия нового является окончание места для записей в предыдущей книге регистрации – желательно заводить журнал в тетради с большим количеством листов. Досрочное окончание регистрационной формы не предусмотрено.

К приказам по личному составу, имеющим постоянный срок хранения, относятся следующие:

О приеме на работу по основному месту, совместительству, на неполный рабочий день, вахтовым методом и т.д.
О перемещении работников, то есть повышении их в должности, переводе в другой отдел или на работу в другую местность, изменении оплаты за труд и т.д.
О премировании сотрудников за высокие показатели в работе или хорошее исполнение трудовых обязанностей, по случаю профессионального праздника.
Об увольнении или расторжении трудового договора по соглашению сторон или по собственному желанию работника, или по другим основаниям.
О направлении в длительную зарубежную командировку.
О предоставлении отпуска по уходу за ребенком.
О командировках или отпуске, связанными с вредными, опасными условиями труда.

В отдельную группу можно выделить кадровые распоряжения, которые имеют срок хранения до пяти лет:

о ежегодных оплачиваемых отпусках;
о краткосрочных командировках;
о дисциплинарных взысканиях;
о праздничных днях и т.д.

Таким образом, в организации накапливается большой массив документов ежедневного пользования. К ним также обращаются в случае проведения аудита, проверки или предоставления определенной справки работнику. Для систематизации и оптимизации работы с документами, их быстрого поиска и подтверждения их наличия в организации создают журналы учета документов, в том числе и по личному составу.

Приказы по административно-хозяйственной деятельности

Так как приказы по учету кадров формируются с первого дня работы компании, их необходимо определённым образом регистрировать. На сегодняшний день нет единых утвержденных на государственном уровне требований по оформлению данного документа, поэтому этот формат можно утвердить локальным нормативных актом организации, например, в «Положении о делопроизводстве компании».

Есть требования по ведению самих приказов по личному составу, но формат журнала их регистрации может разрабатываться специалистами предприятия самостоятельно.

С другой стороны, можно купить готовый к применению журнал в интернет- или книжных магазинах. Кадровики-консультанты на основе собственного опыта разработали удобный формат этого управленческого документа и распространяют разными способами. Все зависит от потребностей и возможностей компании.

Можно купить готовый журнал:

прошнурованный;
пронумерованный;
опломбированный;

Можно ознакомиться с рекомендуемыми образцами создания журнала на интернет страницах сайтов по кадровому делопроизводству и на их основе разработать свой формат. Основным требованием является тот факт, что завести его надо с началом деятельности организации.

Так как журнал по учету кадровых приказов является одним из основных архивных документов, то в организации должен быть работник, который несет ответственность за его заполнение.

Ответственного работника можно назначить отдельным приказом по основной деятельности, возложив на него обязанности по ведению данного журнала.

Но чаще всего, данная функциональная обязанность представлена в должностной инструкции специалиста по кадровому делопроизводству, с которой он должен ознакомиться под роспись при приеме на работу.

Если кадровик, который ведет журнал по учету кадровых документов в соответствии с функциональными обязанностями, уходит в длительный отпуск по любому основанию, необходимо возложить исполнение данной рабочей функции на другого работника при помощи соответствующего приказа.

Обучение, как правило, проводится специалистом по охране труда или сотрудником, на которого возложены эти обязанности. Таким образом, перевод работников из одного филиала в другой осуществляется по общим правилам, предусмотренным для перевода работника из одного структурного подразделения в другое. При этом особенность документального оформления такого перевода напрямую зависит от формы организации кадрового делопроизводства, установленной в компании.

Смешанное» делопроизводство — предполагает как централизованное оформление кадровых документов (например, оформление приема на работу, прекращения трудового договора), так и децентрализованное (например, наложение дисциплинарных взысканий на работников, хранение личных дел). Деление обычно производится по различным кадровым функциям — часть принадлежит головной организации, часть передается в обособленное подразделение. НАШ СОВЕТ Пропишите

В свою очередь, генеральный директор организации имеет право регулировать штатную численность и расстановку как внутри конкретного подразделения , так и по всей организации в целом.

Отсюда можно сделать вывод, что оформление кадровых документов (т.е. дополнительного соглашения, приказа о переводе и записи в трудовую книжку) должно быть произведено работником головного офиса.

Так как у директора филиала нет полномочий на перевод работника в головной офис.

Ответ на вопрос: И каким образом произвести передачу трудовой книжки? Трудовую книжку нужно по Акту передать непосредственно в отдел кадров головной организации.

В головном офисе трудовая книжка, принятая из филиала должна быть зарегистрирована в книге учета движения трудовых

Классификатор приказов вам поможет

Здесь надо отметим, что приказы, издаваемые организацией, подразделяются на следующие виды:

по основной деятельности;

по личному составу;

по административно-хозяйственным вопросам.

В большей степени нас, конечно, будут интересовать именно распоряжения по личному составу, поскольку именно эти распорядительные документы готовят сотрудники кадровой службы компании.

К приказам по личному составу относятся те распоряжения, которыми оформляются трудовые отношения с сотрудниками.

Справка

Остановимся немного на сроках хранения приказов различных категорий.

Так, распоряжения по основной деятельности компании надо хранить постоянно. Иными словами, данные распоряжения не имеют какого-либо определенного срока хранения. Это означает, что до тех пор, пока организация осуществляет деятельность, она обязана сохранять документы, в том числе приказы по основной деятельности.

надо издавать приказ по нумерации приказов;
водится нумерация распоряжений каждый год новая или нет.

Производить правильную нумерацию приказов важно как для того, чтобы обеспечить календарную последовательность издания документов, быстрый поиск необходимых документов. Формирования номенклатуры дел.

Скачать заполненный образец
Скачать в .doc

Здесь важно отметить, что трудовое законодательство не устанавливает специальные правила нумерации кадровых приказов. В этой связи каждая отдельная организация вправе разработать собственные правила нумерации. С этой целью может быть разработан отдельный локальный акт. Между тем, правила о нумерации распоряжений целесообразно включить в Положение о ведении документооборота в организации.

В той документе следует прописать все основные правила работы с документами, в том числе порядок нумерации приказов. В такой ситуации издавать отдельный приказ о нумерации приказов не потребуется.

Также организации следует на локальном уровне закрепить обновление нумерации документов с начала каждого календарного года. Отметим, что ежегодно вводить новую нумерацию приказов и других документов весьма целесообразно, поскольку это помогает облегчить работу с документами и обеспечить надлежащий срок хранения каждого документа.

При разработке собственного локального акта можно руководствоваться положениями, содержащимися в нормативных актах Госархива.

Порядок нумерации документов установлен Приказом Главархива СССР от 25.05.1988 № 3 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения». Конкретно правилам регистрации и индексирования документов, в том числе, приказов уделено внимание в разделе 3.2.1 Основных положений.

В Основных положениях также приведены все основные термины, которые используются в работе с документами.

Итак, каждый документ, создаваемый в организации, должен быть соответствующим образом зарегистрирован. Иными словами, на документе проставляется специальный индекс, которая организация самостоятельно формирует с учетом исполнения следующих задач:

для облегчения поиска необходимого документа;

учет в номенклатуре дел;

разграничением исполнителей или создателей документа;

иные задачи.

При проставлении номера на документе надо соблюдать следующие правила:

Если документ создает непосредственно организация, он регистрируется в день создания. Это в полной мере относится к издаваемым в организации распоряжениям как по основной деятельности, так и по личному составу. Поэтому номер приказу надо присвоить в день его подписания руководителем.

Если документ поступает в организацию от третьих лиц: от контрагентов, государственных органов, иных лиц, зарегистрировать его, то есть присвоить номер, надо в день получения такого документа. Это правило относится, например, к входящей корреспонденции.