Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Электронный журнал входящей и исходящей документации скачать бесплатно». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Любое письменное сообщение, имеющее отношение к работе предприятия, требующее рассмотрения и ответа адресату, подлежит учету в системе делопроизводства. При этом не имеет значения способ доставки или отправления данного документа: по почте или лично.
Существует огромное количество видов входящих и исходящих документов: письма, телеграммы, объяснительные и служебные записки, приказы, распоряжения, протоколы, заявления, справки и др. Однако среди данного массива есть и виды корреспонденции, не подлежащие обязательной регистрации (не относящиеся к деловой стороне деятельности организации).
Это личные письма, адресованные сотрудникам фирмы; анонимные сообщения; поздравительные телеграммы; пригласительные на неофициальные мероприятия; рекламные буклеты и листовки; газеты и журналы; документы от юридических лиц без подписей, печатей, реквизитов; бухгалтерская документация без сопроводительных писем.
Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:
- для регистрации ИП
- регистрации ООО
Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.
- Ведение бухгалтерии для ИП
- Ведение бухгалтерии для ООО
Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!
Журнал регистрации входящих документов
Регистрация писем происходит строго в день поступления в секретариате или канцелярии организации.
В обязательном порядке указывается день, месяц, год прихода корреспонденции.
Это позволяет не только поддерживать порядок при работе с сообщениями, но и в дальнейшем располагать информацией о сроке давности документа.
Каждому документу присваивается собственный регистрационный номер, согласно которому в дальнейшем отслеживаются любые действия с ним.
Журнал регистрации также позволяет дифференцировать корреспонденцию по степени значимости: если письмо важное, ему присваивается особая отметка, благодаря которой ее сразу может увидеть в журнале не только секретарь, но и руководитель предприятия.
После регистрации документы сортируются и передаются внутренним адресатам на предприятии с целью скорейшего решения обозначенных в письмах вопросов. Ответственным за регистрацию документов, как правило, назначают секретаря, делопроизводителя либо сотрудника из отдела секретариата.
Форма журнала регистрации входящих и исходящих документов нормативно не установлена, поэтому каждая организация определяет ее самостоятельно.
В настоящее время в делопроизводстве приняты бумажный и электронный виды фиксации документов, которые имеют свои преимущества и недостатки, а также уместность использования на каждом конкретном производстве.
Регистрация документов в журнальной форме с помощью бумажного носителя (журнала) – проверенный и надежный способ ведения документооборота.
Однако он подходит для небольших организаций с количеством входящих документов не более нескольких сотен в год.
Если речь идет о крупном предприятии, то использование бумажного журнала будет создавать трудности при поиске документов среди их огромного количества. В этом случае удобен электронный журнал.
Электронный журнал позволяет систематизировать и хранить большой объем поступающей информации.
Автоматизированная система регистрации фиксирует одновременно и письменные, и электронные документы, отправленные на имя заведения.
Для регистрации документов используются приложения Word и Excel, компьютерные файлы с расширениями xls, doc, docx. С помощью электронного журнала возможны поиск, сортировка информации, применение различных фильтров.
Доступ к электронному журналу могут иметь либо все сотрудники предприятия, либо специально подготовленные несколько человек.
Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации
Часто бывает так, что отправитель высылает письмо по электронной почте или по факсу, а потом еще и по обычной почте.
Таким образом одно и то же письмо может прийти в организацию три-четыре раза. Все они должны получить один входящий номер.
Как не допустить повторной регистрации? Очень просто, достаточно обращать внимание на исходящий номер отправителя – он будет повторяться.
После того, как письмо было принято и рассмотрено, и секретарь установил, что оно соответствует всем требованиям, предъявляемым к деловым письмам или обращениям граждан, и может быть принято, можно приступать к регистрации. В правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа ставится штамп (или делается запись от руки):
Затем в поля вписывается дата поступления документа и его порядковый номер по Журналу регистрации входящих документов. Если курьер привез два экземпляра письма, то на втором экземпляре (он называется визовый) проделывается все то же самое.
Приведенный штамп – самый универсальный вариант. Если есть необходимость, его можно дополнить.
Что именно не подлежит регистрации обычно утверждается руководителем и прилагается к должностной инструкции секретаря предприятия. Это могут быть:
- Различные рекламные листовки;
- Ознакомительные материалы;
- Праздничные поздравительные открытки, письма и другая подобная корреспонденция.
Регистрацию данной корреспонденции осуществляет обычно секретарь руководителя или специальный сотрудник, наделенный полномочиями.
Они не имеют официально утвержденной формы. Каждый руководитель, исходя из своих потребностей, самостоятельно решает в каком виде удобнее вести учет информации. Можно купить в типографии или любом специализированном магазине стандартный журнал и в нем расчертить графы так как нужно именно вашему предприятию. А можно сделать это в обычной школьной тетради. В случае, когда учет входящей и исходящей корреспонденции у вас ведется электронно, нужно будет скачать из интернета шаблон журнала и заполнять его. Так, у нас можно скачать бесплатно бланк журнала здесь.
В журнале регистрации входящих и исходящих документов должны быть следующие разделы:
- Порядковый номер входящего или исходящего документа;
- От кого получен документ или кому отправлен;
- Направленность документа (судебное, информационное, личное, в отдел кадров и т.д.);
- Ответственный исполнитель документа;
- Примечание.
Please turn JavaScript on and reload the page.
Все мы люди и можем ошибаться. И неважно каким способом вы заполняете документы: вручную или при помощи компьютера. Даже самый опытный секретарь или делопроизводитель имеет право на ошибку. Поэтому, если вы обнаружили ошибку в записях сначала разберитесь как правильно ее исправить.
- Например, если оказалось, что допущен пропуск порядкового номера документа, и после номера 125 идет регистрация номера 225, нужно внести соответствующую запись в журнал. Эта запись может выглядеть таким образом: «Пропущены номера со 126 по 224. Делопроизводитель Соловьева В.А». Обязательно подпись ответственного за ведение журнала работника и печать предприятия. Подобная ошибка может быть сделана механически только в том случае, если вы до сих пор заполняете документ вручную. При оформлении журнала электронным способом, такая ошибка невозможна, так как там порядковые номера устанавливаются автоматом.
- Если письмо оприходовано неверно. Например, секретарь случайно записал в журнал сведения о поступившем письме, поставил номер и свою подпись. А через некоторое время оказалось, что письмо ненужно было регистрировать. В этом случае, чтобы не нарушать нумерацию стоит сделать запись под следующим номером о том, что предыдущая запись была сделана ошибочно. Таким образом не будет нарушен порядок регистрации писем.
- Аналогичным образом можно фиксировать и другие ошибки, допущенные при регистрации входящих и исходящих документов.
Чтобы не допускать подобных недоработок в будущем будьте внимательнее при заполнении. Ну, а если случился такой казус, первым делом не паникуйте и не торопитесь. Оцените ситуацию и выберите подходящий вам вариант исправления ошибки.
Образец заполнения журнала регистрации входящих и исходящих документов
После того как журнал будет закрыт, его хранят в архиве предприятия в течение 3-5 лет (те же 5 лет хранятся и такие документы как журнал кассира-операциониста, журнал учета рабочего времени, журнал учета проверок органами государственного контроля, учета бланков строгой отчетности, и журнал проверок осуществления воинского учета. Но есть документы, которые должны храниться постоянно, в течение всего времени. Это касается основной работы предприятия, кадровых документов и т.д.
В этом случае стоит вести отдельный учет постоянных документов в другом журнале. Это относится как к ручному заполнению, так и к электронному.
Как правильно прошивать такой журнал и другие документы, расскажет этот видеоролик:
Изначально для этого использовался обычный бумажный журнал регистрации входящих документов. Его форма не установлена ни в одном нормативно-правовом акте. Значит, предоставлена полная свобода действий, и каждая организация определяет самостоятельно форму этого журнала. Сама организация также предусматривает какие категории документов будут регистрироваться отдельными массивами в разных журналах.
Самый современный подход – это регистрация документов в системе электронного документооборота (СЭД), но для этого СЭД должна быть внедрена и использоваться в вашей организации. В СЭД создается регистрационная карточка (РК) документа и в готовой форме необходимо только заполнить нужные поля. Внешний вид этой карточки разнится в зависимости от применяемой системы электронного документооборота и предъявляемых требований организацией к ее форме.
О преимуществах использования электронного документооборота в организации и выборе СЭД уже было подробно изложено, прочитайте кому это интересно. Если кратко, то это суперудобный поиск, одновременная регистрация несколькими исполнителями в одной базе, проверка на однократность регистрации каждого документа, возможность контроля работы с любым документом на всех этапах, автоматизированное формирование различных полезных отчетов и многое другое.
Если СЭД не внедрена в организации и журнальная форма не подходит, то допускается вести регистрацию на бумажных карточках, затем помещать их в картотеки по различным категориям (не только по порядку номеров и виду документов, а также дополнительно один и тот же документ можно систематизировать в зависимости от исполнителя, автора, рассматриваемого вопроса в документе и др.).
В дальнейшем справочная работа ведется вручную, внимательно вчитываясь и перебирая вручную карточки. Сами понимаете, получается это непродуктивно – долго и неудобно, особенно если далеко немаленький объем документооборота. Поэтому сегодня использование бумажных карточек для регистрации входящих документов не рекомендуется.
Подводя итог всему вышесказанному, рекомендация по выбору способа регистрации такая: вести журнал регистрации входящих документов в электронном виде – образец приведен (Word, Excel). Если организация пришла к пониманию необходимости ведения электронного документооборота, и позволяют денежные средства, то, разумеется, внедрять подходящую систему электронного документооборота.
*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА. У меня это работает.
— применяется для регистрации поступивших в организацию документов, требующих учета и исполнения.
Регистрация — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
(ГОСТ Р 51141-98) Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к.
фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Регистрация преследует три цели:
- учет документов;
- контроль за их исполнением;
- справочная работа по документам.
Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения.
Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются.
Служба делопроизводства должна разрабатывать список (перечень) документов, не подлежащих регистрации. Он утверждается руководителем организации и обновляется по мере необходимости.
После первичной обработки нерегистрируемые документы передаются в подразделение или непосредственным исполнителям, которых может касаться содержащаяся в них информация. Как правило, не подлежат регистрации:
- письма информационно-справочного характера, присылаемые для сведения;
- рекламные письма;
- поздравительные письма и телеграммы;
- приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций;
- печатные издания (книги, брошюры, журналы);
- пакеты с пометой «лично»;
- копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;
- информационные материалы и т.д.
Регистрационный номер (индекс) — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др.
При этом порядковые номера присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.
Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно с самостоятельными регистрационными номерами.
Please turn Cookie on and reload the page.
Отсюда следует, что ведением журнала должен заниматься единовременно один человек. При большом числе корреспонденции этот процесс очень трудоемкий. Зарегистрированный номер вместе с датой регистрации переносится на лицевой лист документа.
Отсчет нумерации принято начинать заново с началом нового года. Вид документа: приказ, распоряжение, договор, заявка, докладная записка, и т.д.
Для мелких и средних предприятий этот недостаток не является большой проблемой, а более крупные организации переходят на электронную форму ведения.
Что представляет собой электронный журнал учета входящей корреспонденции? По сути, это просто отдельный файл формата Microsoft Excel или Word в форме таблицы, содержащий все те же графы, что и бумажный вариант. Существуют готовые электронные шаблоны, доступные для скачивания.
Конечно, электронной вариант системы регистрации поступающей почты имеет свои несомненные преимущества и дает дополнительные возможности. В первую очередь, это, конечно, поиск по ключевым словам, дате, адресату, отправителю и т.д. Второе преимущество, это возможность сортировки столбцов по тем же параметрам.
Форма ведения журнала определяется руководством:
За основу может быть принята обычная тетрадь с расчерченной вручную таблицей и подписью заголовков в колонках. Требует времени для создания. Ведение следует поручить аккуратному сотруднику, так как должны отсутствовать помарки, исправления, зачеркивания.
Обязательна нумерация всех страниц. Последовательность колонок и заголовки граф обязаны быть идентичны на каждом развороте. В канцелярских магазинах продаются различные формы журналов учета, предприятие может выбрать для себя любую удобную из представленных форму и утвердить.
Журнал существует в единственном экземпляре, поэтому его ведением занимается единовременно один человек. При большом числе корреспонденции этот процесс очень трудоемкий. Карточки создаются под копирку и их заполнением могут заниматься сразу несколько человек.
/ АСКИДL – это система для учета входящей и исходящей документации.
Программа позволяет осуществлять контроль за исполнением поручений.
При запуске уведомляет о долгах (с выводом на печать). В программе удобно вести книгу регистрации входящих и исходящих документов, а также заявлений, жалоб, ответы заявителю, списки просроченных и неисполненных поручений и многое другое. Также доступны следующие функции:
- Цветовое обозначение карточек.
- К любой карточке можно привязать несколько файлов.
- Печать реквизитов отправителя и получателя на бланках конвертов.
- Совместимость с ранними версиями.
- Архив электронных копий документов.
- Автоматическое резервирование базы данных.
Программа решает одну из самых важных задач для предприятия – автоматизацию документооборота компании.
Это идеальный инструмент для сотрудника канцелярии или секретаря руководителя. Разработчик Левин Л.Л. / Цена Условно-бесплатная (Shareware) 2 000 руб.
Система Windows XP/Vista/7/8/10 Интерфейс Русский / Статистика Загрузок: 61 (сегодня: 0) Размер: 1.2 Мб. Windows XP/Vista/7/8/10 Похожие публикации Программа складского учета подходит для компаний, которые занимаются оптовой и розничной торговлей.
Это качественный, многофункциональный, простой и недорогой продукт для малых и средних предприятий. программа «Торговый склад» способна учитывать взаиморасчеты, вести управленческий учет.
Программа «Регистрация документов организации» нужна для организации учета корреспонденции и внутренних документов компании.
Информация о любом документе (входящая/исходящая корреспонденция, приказы, внутренние распоряжения) находятся в единой базе данных. «Товары, Цены, Учет» – это комплексное бизнес-решение для автоматизации склада или торговой точки. Программа будет интересна представителям среднего и малого бизнеса.
Спектр возможностей приложения широк: учет в магазинах, складах, торговых точках, взаиморасчеты с контрагентами.
@prianick_ua Хочу перевести офис-менеджеров с 18-го века в 21-й 🙂 Сейчас всю корреспонденцию они записывают в большой бабушкин блокнот, где очень тяжело что-то потом найти.
Желательно freeware или с возможностью это дело обойти) Спасибо 🙂
- Вопрос задан более трёх лет назад
- 666 просмотров
Оценить Посмотрите на — сетевая программа электронного документооборота. Есть все минимально необходимое, ничего лишнего.
Пока в бете — бесплатна, после цену автор обещает сделать порядка 5 тыс.
руб. Ответ написан
- более трёх лет назад
-
- +4 ещё
Средний
- 26 подписчиков
- более года назад
- 3057 просмотров
- 2980 просмотров
- 6 подписчиков
- 1603 просмотра
- 2 подписчика
- более трёх лет назад
-
- +2 ещё
Простой
- 3 подписчика
- 10 нояб.
- 189 просмотров
- более года назад
- +2 ещё
- более трёх лет назад
-
- +3 ещё
- 6 подписчиков
- более трёх лет назад
- 3447 просмотров
-
- +2 ещё
- 4 подписчика
- более трёх лет назад
- 2980 просмотров
- +1 ещё
- 75 просмотров
- 1 подписчик
- +2 ещё
- 3 подписчика
-
- +1 ещё
- 1 подписчик
- более трёх лет назад
- 116 просмотров
- более года назад
- +4 ещё
- +3 ещё
- +1 ещё
- 109 просмотров
- более трёх лет назад
-
- +3 ещё
- 1 подписчик
- более трёх лет назад
- 1603 просмотра
- 1 подписчик
- 116 просмотров
- 189 просмотров
- 19 нояб.
- +2 ещё
-
- +2 ещё
- 6 подписчиков
- более трёх лет назад
- 21354 просмотра
- 2 подписчика
- более трёх лет назад
- 26 подписчиков
- +2 ещё
-
- +2 ещё
Простой
- 2 подписчика
- более года назад
- 109 просмотров
-
- +1 ещё
Простой
- 2 подписчика
- 19 нояб.
- 75 просмотров
- 4 подписчика
- 10 нояб.
- 3057 просмотров
- +3 ещё
- 6 подписчиков
- 3447 просмотров
- 21354 просмотра
от 1 300 до 1 500 usd. • Токио от 6 000 до 10 000 usd.
Журнал регистрации входящей и исходящей документации: правила заполнения
Как заполнить журнал регистрации служебных записок по образцу? Пошаговая инструкция и сроки хранения документа. Какой перечень журналов должны быть на предприятии по инструктажу по охране труда: Скачать бесплатно образец обработки оборудования пищеблока. Журнал учета выдачи трудовых книжек: Журнал проверок воинского учета на предприятии: Ваш комментарий появится после проверки.
Чаще всего для этого применяется трехчастная структура, где:
- 1-ая цифра обозначает код подразделения согласно штатному расписанию;
- 2-а цифра обозначает код регистрационного журнала согласно номенклатуре организации/подразделения;
- 3-я цифра указывает на порядковый номер письма.
К нерегистрируемой корреспонденции относят рекламные буклеты, периодические издания, поздравительные открытки и пр. Образец документа: Журнал регистрации входящей корреспонденции. Образец документа: Журнал регистрации исходящей корреспонденции. Если у вас остались вопросы по данной теме, вы можете задать их в комментариях. Рубрика: Статьи, Технологии делопроизводства.
Для чего нужен? Наличие правильно заполненного журнала предоставляет предприятию ряд преимуществ:
- облегчает работу ходе обработки, учета и систематизации;
- сокращает сроки исполнения поручений руководства;
- помогает контролировать работу подчиненных;
- повышает продуктивность работы.
Виды журнала: их преимущества и недостатки Учитывая объем обрабатываемой корреспонденции, руководство лично определяет приемлемый для предприятия вид журнала: бумажного варианта, аналогичный электронный ручной или регистрация при помощи СЭД. В качестве бумажного журнала используют изготовленную в типографии книгу (формат А4) со страницами в форме таблицы и возможностью вписывать нужные графы. Иногда используют обычные тетради и вручную чертят столбики необходимых граф. Заполняют бумажный журнал ручкой (допустимый цвет чернил голубой, синий и фиолетовый).
Основные требования к оформлению журнала заключены в следующем:
- Вся входящая документация регистрируется в едином журнале;
- Для ее регистрации назначают приказом директора ответственного сотрудника;
- Нумерация выполняется в порядке поступления писем;
- Ежегодно она начинается заново;
Важно: журнал ежегодно заводить не обязательно.
- В остальном все выполняется по требованию производственных особенностей. Руководство само вправе выбирать, какая форма учета более приемлема для организации – электронная или бумажная, оба эти вида имеют законное основание.
Это могут быть:
- Различные рекламные листовки;
- Ознакомительные материалы;
- Праздничные поздравительные открытки, письма и другая подобная корреспонденция.
Регистрацию данной корреспонденции осуществляет обычно секретарь руководителя или специальный сотрудник, наделенный полномочиями. Его предназначение Если в компании есть журнал регистрации входящих и исходящих документов это дает возможность
- Упростить работу по обработке и учету корреспонденции;
- Ускорить срок выполнения указаний руководителя;
- Повысить дисциплину и производительность труда в организации.
Бывает так, что в компании достаточно большой объем корреспонденции.
Скачать журнал регистрации исходящих документов бесплатно в Word Excel формате
Письма Деловое письмо (схема) Отказ в приглашении на собеседование Отказ в трудоустройстве Письмо-справка Журналы регистрации документов Журнал регистрации входящих документов (форма) Журнал регистрации входящих документов (образец заполнения) Журнал регистрации исходящих документов (форма) Журнал регистрации исходящих документов (образец заполнения) Журнал регистрации отправления документов факсимильной связью Журнал учета почтовых отправлений Журнал регистрации актов Записки Объяснительная записка (образец) Служебная записка (образец) Служебная записка на отзыв работника из отпуска Служебная записка на совмещение должностей Служебная командировка Важная информация по унифицированным формам ВНИМАНИЕ! С 08.01.2015 Постановлением Правительства РФ отменены командировочные удостоверения и служебные задания. Подробности здесь.
Зачем нужен и как заполнить журнал учета печатей и штампов — читайте в этой статье. О том, как рассчитать чистую прибыль предприятия, смотрите здесь.
Порядок заполнения Заводя книгу учета в бумажном виде, следует выполнить несколько действий:
- Пронумеровать страницы. Журнал не относится к документам строгой отчетности, поэтому прошивать и опечатывать прошивку не нужно.
- На титульном листе ставят штамп организации, дату, номер согласно номенклатуре предприятия.
- Указать лицо, ответственное за ведение (ФИО, должность, каким документом возложена обязанность).
Здесь вы можете бесплатно скачать бланк документа и образец его заполнения в формате Excel Затем идут собственно страницы для учета документов.
Для корректного внесения записей необходимо разграфить листы на следующие столбцы:
- Номер.
Ну, а если случился такой казус, первым делом не паникуйте и не торопитесь. Оцените ситуацию и выберите подходящий вам вариант исправления ошибки. От правильной регистрации входящих и исходящих документов и тщательного заполнения журнала порой зависит порядок и на предприятии. Если при проверке контролирующими органами окажется, что у вас безупречный порядок в документах, к вам будет лояльное и уважительное отношение. Образец заполнения журнала регистрации входящих и исходящих документов Сроки хранения После того как журнал будет закрыт, его хранят в архиве предприятия в течение 3-5 лет (те же 5 лет хранятся и такие документы как журнал кассира-операциониста, журнал учета рабочего времени, журнал учета проверок органами государственного контроля, учета бланков строгой отчетности, и журнал проверок осуществления воинского учета.
Однако журнал регистрации входящих документов составляется следующим образом:
- Регистрационный номер – состоящий из уникального сочетания букв и цифр, вносится в журнал и ставится на документе;
- Дата вхождения;
- Наименование отправителя;
- Название входящего письма или краткое ясное описание;
- Адресат – кому предназначена корреспонденция.
- Если адресатов много необходимо посредством столбца отметить перемещение документа к конечному адресату.
Далее можно выделять графы по своему усмотрению и согласно внутренним потребностям организации. Если фиксируется исходящая документация – указывается ФИО получателя и ответственное лицо за пересылку.
Время на оформление увеличится. Электронный журнал это таблица в файле xls, doc, docx аналогичная бумажному варианту. Единая система отбора и поиска документов. Профессиональная программа для многодорожечной записи, редактирования и монтажа видео и аудио потоков. Обновлены сохраненные настройки системы поиска и отбора документов.
Данная процедура — неотъемлемая часть системы управления любого корреспогденции.
Регистрация, учет и дальнейшая обработка поступающей корреспонденции; Оперативная реакция на требования руководства; Осуществление контроля за работой с письмами сотрудникам организации; Выдача справок по входящей документации.
Но у малого бизнеса необходимость в них возникает нечасто. Сбербанк поможет МФЦ предоставлять услуги.
В современных условиях нет необходимости вести учёт корреспонденции на бумаге от руки: более удобной может оказаться электронная таблица. Самый распространённый вариант — файл в Microsoft Excel или аналогичной программе. Графы называют также, как в бумажной версии (смотрите предыдущие разделы). Дополнительное преимущество в том, что часть данных можно копировать, то есть ускорить заполнение. Нередко программа будет предлагать продублировать информацию из предыдущих строк. Номера писем и их даты также могут присваиваться в автоматическом режиме. Всё это в совокупности упрощает работу секретаря.
Опасность только одна — потеря электронного файла. Если на компьютере произойдёт сбой или он вовсе сломается, есть риск потерять важную информацию. Однако этот недостаток легко преодолевается двумя путями:
- одновременное ведение бумажного и электронного журналов — поможет в случае потери данных восстановить их по физическому дубликату (проще говоря, переписать заново из бумажного в электронный вид);
- хранить файл не на компьютере, а в облачном хранилище в интернете, например в Google Docs (даже если на конкретном устройстве произойдёт сбой, данные не исчезнут, а будут доступны с других компьютеров).
Регистрация входящих и исходящих документов — простая процедура, которая поможет компании держать делопроизводство под контролем. Для регистрации необходимы специальные журналы. С их помощью можно отслеживать своевременность ответов, восстанавливать утраченные письма, предоставлять информацию контролирующим органам и суду. Допускается использовать как бумажные бланки, так и вести электронную таблицу в Excel, Google Docs или аналогичной программе.
Корреспонденция, именуемая исходящей, может отправляться таким адресатам:
- Вышестоящие инстанции.
- Нижестоящие организации.
- Предприятия-партнеры.
- Отделы, цеха и другие структурные подразделения предприятия.
Практически каждое предприятие находится в подчинении каких-либо организаций (районных, ведомственных, региональных, а также министерств).
При печати журнала учета можно выбрать записи для вывода на печать и применить центрирование таблицы на листе.
Журнал регистрации исходящих документов, образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации. В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо. Крупные предприятия используют для этого электронные таблицы, специализированные программы. Но у малого бизнеса необходимость в них возникает нечасто.
Некоторые организации, с цель избежать лишних трудовых затрат, утверждают перечни документов не требующих отметки в книге учета корреспонденции.
Хотя журнал регистрации исходящих документов и не относится к документам строгой отчетности, он бывает полезен в организациях, где ведется деловая переписка, требующая учета и контроля.
При запуске программы предоставляется возможность выбора базы данных, которая будет использоваться при работе. Можно работать с файлом формата Microsoft SQL Server Compact Edition версии 4 или непосредственно с сервером Microsoft SQL Server.
Стоит иметь в виду, что поиск и восстановление всего хода диалога, к примеру, с деловым партнером или клиентом, будет затруднен. Время на оформление увеличится. Но каждая организация вправе самостоятельно выбирать форму подачи такой информации.
Окно редактирования письма имеет все инструменты для работы с полями таблиц реляционной базы данных, выбранной в соответствующем диалоге при начале работы с программой.
Независимо от того, куда отправляется документ, он обязательно подлежит учету. Для этого существуют журналы регистрации исходящей корреспонденции. Во времена, когда не существовало компьютеров и интернета, такие журналы велись от руки. Они могли иметь произвольный вид. Использоваться могли общая тетрадь, книга учета, блокнот.
Приказ Минюста России от 16.04.2014 N 78 (ред. от 05.07.2019) «Об утверждении Правил нотариального делопроизводства» (вместе с «Правилами нотариального делопроизводства», утв. решением Правления ФНП от 17.12.2012, приказом Минюста России от…
Таким образом, журнал регистрации это реестр, содержащий информацию о документации, которую предприятие получает и отправляет любым способом доставки. Исходящая и входящая почта регистрируется отдельно, поэтому необходимо вести два отдельных журнала.
Как правило, она оформляется на утвержденных стандартных бланках либо на обычных листах с логотипом предприятия.
В делопроизводстве существует правило: не производить регистрацию неподписанного документа. Только после подписи лица, которое имеет на это право, документ приобретает юридическую силу и может быть занесен в реестры.
Образец журнала регистрации входящих документов
Что именно не подлежит регистрации обычно утверждается руководителем и прилагается к должностной инструкции секретаря предприятия. Это могут быть:
- Различные рекламные листовки;
- Ознакомительные материалы;
- Праздничные поздравительные открытки, письма и другая подобная корреспонденция.
Регистрацию данной корреспонденции осуществляет обычно секретарь руководителя или специальный сотрудник, наделенный полномочиями.
Если в компании есть журнал регистрации входящих и исходящих документов это дает возможность
- Упростить работу по обработке и учету корреспонденции;
- Ускорить срок выполнения указаний руководителя;
- Повысить дисциплину и производительность труда в организации.
Бывает так, что в компании достаточно большой объем корреспонденции. В этом случае целесообразно вести три вида таких журналов:
- Входящих документов;
- Исходящих документов;
- Для внутренних документов.
Все виды журналов можно вести по старинке, вручную заполняя графы обычной ручкой или электронным способом, через интернет.
Регистрация входящего документа при помощи 1С описана данным видеороликом:
Они не имеют официально утвержденной формы. Каждый руководитель, исходя из своих потребностей, самостоятельно решает в каком виде удобнее вести учет информации.
Можно купить в типографии или любом специализированном магазине стандартный журнал и в нем расчертить графы так как нужно именно вашему предприятию. А можно сделать это в обычной школьной тетради.
В случае, когда учет входящей и исходящей корреспонденции у вас ведется электронно, нужно будет скачать из интернета шаблон журнала и заполнять его. Так, у нас можно скачать бесплатно бланк журнала здесь.
В журнале регистрации входящих и исходящих документов должны быть следующие разделы:
- Порядковый номер входящего или исходящего документа;
- От кого получен документ или кому отправлен;
- Направленность документа (судебное, информационное, личное, в отдел кадров и т.д.);
- Ответственный исполнитель документа;
- Примечание.
- Для начала нужно заполнить титульный лист журнала. Если на вашем предприятии ведется отдельный учет входящих и исходящих документов, то на журнале обязательно нужно указать направленность учета. Например, журнал учета входящих документов или журнал учета исходящих документов.
- Также здесь указывается дата начала записей, и оставляется графа для даты окончания журнала. Ее заполняют обычно 31 декабря текущего года, чтобы с начала года начать новый журнал, или фактической датой окончания журнала, если предприятие закрыло свою деятельность.
- Графа «Ответственный сотрудник за ведение журнала» тоже должна быть заполнена соответствующим образом.
- Страницы в журнале необходимо пронумеровать.
- После того как будет подписан документ руководителем или другим ответственным сотрудником, его можно регистрировать в журнале.
В случае, когда это входящие письма или документы, то при их регистрации в журнале должна быть поставлена отметка на документе о его принятии. В этом случае следует указать регистрационный порядковый номер документа идентичный указанному в журнале.
ЭЛЕКТРОННЫЙ ЖУРНАЛ ВХОДЯЩЕЙ И ИСХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ СКАЧАТЬ БЕСПЛАТНО
За основу может быть принята обычная тетрадь с расчерченной вручную таблицей и подписью заголовков в колонках. Требует времени для создания. Ведение следует поручить аккуратному сотруднику, так как должны отсутствовать помарки, исправления, зачеркивания.
Обязательна нумерация всех страниц. Последовательность колонок и заголовки граф обязаны быть идентичны на каждом развороте. В канцелярских магазинах продаются различные формы журналов учета, предприятие может выбрать для себя любую удобную из представленных форму и утвердить.
Журнал существует в единственном экземпляре, поэтому его ведением занимается единовременно один человек. При большом числе корреспонденции этот процесс очень трудоемкий. Карточки создаются под копирку и их заполнением могут заниматься сразу несколько человек.
Будет храниться на электронном носителе. Для создания и ведения можно воспользоваться, например, офисными программами Word или Excel. Шаблон разрабатывается один раз, далее копируется. Не требует от работника углубленных знаний в ПК.
На рынке представлено большое количество специализированных программ по работе с документооборот, одни из них 1С: Документооборот или МикроДок — Документооборот Net.
Наиболее удобная форма регистрации при автоматизированном учете это заполнение информации по каждому документу в отдельном окне.
Процесс введения информации ускоряется за счет автоматического заполнения некоторых полей (дата и номер регистрации) и из выпадающих списков.
Плюсы электронного учета:
- минимум опечаток,
- удобный поиск и чтение,
- проверка программой на корректность вводимых данных,
- возможность хранения сведений о корреспондентах, чтобы не вносить их повторно.
Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем.
Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия.
При возникновении споров рекомендуем руководствоваться Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», т.к.
он будет иметь большую юридическую силу.
Отсюда следует, что ведением журнала должен заниматься единовременно один человек. При большом числе корреспонденции этот процесс очень трудоемкий.
Графы журналов могут различаться в зависимости от типографии-изготовителя. Выберите тот, который учитывает все требования вашего делопроизводства или закажите в типографии журнал с вашими графами.
Например, в текущем году налоговая проверка может быть назначена для проверки полноты и правильности уплаты налогов за три предыдущих года. Поэтому в течение всего 2012 года необходимо хранить документы, относящиеся к 2011, 2010 и 2009 годам.
Какие кадровые документы обязательно оформлять, а какие пригодятся при определенных условиях, смотрите в таблице ниже.
В новом Перечне сохранился только раздел «Общие положения» с описанием структуры документа. Исключение из Указаний раздела 3 вполне понятно, т.к.
Под формированием дел следует понимать группировку исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.
Уточнены положения, устанавливающие сроки хранения документов, связанных со служебными командировками.
У ответа на письмо реквизиты индекса располагаются в обратной последовательности: например, в номере 08-11/144 первым идет цифровой индекс структурного подразделения – 08, затем через дефис номер дела по номенклатуре – 11, от которого наклонной чертой отделен порядковый номер документа – 144.
Несовпадающие номера документов, находящихся в этой папке, при этом вас не должны смущать, главное здесь — хронология, чтобы документы в этой папке шли один за одним строго по датам. Ликвидатор, поверьте, будет проклинать вас последними словами.
Регистрация документов. Входящая и исходящая корреспонденция.
Регистрация преследует три цели:
- учет документов;
- контроль за их исполнением;
- справочная работа по документам.
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв.
Как судиться с приставами: алгоритм работы Оспаривайте постановления, действия и бездействие пристава. Освобождайте имущество от ареста. Взыскивайте убытки. В этой рекомендации все, что нужно: четкий алгоритм, подборка судебной практики и готовые образцы жалоб.
В организации ведут журнал регистрации исходящих документов, журнал регистрации входящих документов, журналы скреплены скобами, они не прошиты, не пронумерованы и не скреплены подписью и печатью директора организации, покупаем эти журналы в магазине канцтоваров.
В справочной информации приведены сроки хранения наиболее распространенных документов организаций, установленные Перечнем типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, а также сроки хранения документов, не вошедших в указанные выше перечни и установленные федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, платежные поручения и др.
Номенклатура дел – сводный перечень наименований документов делопроизводства в организации, с указанием сроков их хранения. Ведение кадрового делопроизводства в любой организации обусловлено требованием законодательства и различной ценностью кадровой информации. Сроки хранения документов по номенклатуре дел определяет архивное законодательство.
Регистрация документов подтверждает то, что письмо получили или отправили. Письму присваивают номер в порядке, установленном в инструкции по делопроизводству. Информацию о деловой документации обязательно фиксируют. Входящую и исходящую документацию в организации регистрируют в соответствующих журналах.
К сожалению, законодательство не содержит четких инструкций и нормативных актов по прошивке документов и скреплению заверительных надписей.
Но есть общие собственные требования различных инстанций, к примеру, общие рекомендации по прошивке документов формата А4 можно почерпнуть из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв.
Правила регистрации и индексирования документов подробно описаны в пункте 3.2.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.
Инструкция по делопроизводству, разработанная на предприятии, должна содержать перечень тех документов, в регистрации которых нет необходимости. Обычно, к этой категории относятся:
- поздравительные письма и телеграммы;
- приглашения и пригласительные билеты;
- рекламные и подписные издания, каталоги;
- материалы, присылаемые для ознакомления, в виде копий;
- документы первичного бухгалтерского учета: акты, накладные, счета-фактуры;
- сметы, проектная документация, договоры, направленные в адрес предприятия без сопроводительного письма, в этом случае их следует передать напрямую непосредственному исполнителю.
Доставка и отправка документов в компанию осуществляется средствами почтовой, курьерской, фельдъегерской и электросвязями (телеграф, телефон, электронная почта). Документы могут доставляться работниками компании, получившими их в других организациях и компаниях, и посетителями.
Для удобства архивирования страницы прикалываются в двух-трех местах.
Таким образом, когда журнал заканчивается, его удобно помещать в папки.
Также каждая из страниц журнала должна быть пронумерована. Завершаться визой руководства.
Только после подписи лица, которое имеет на это право, документ приобретает юридическую силу и может быть занесен в реестры. Хранится документ 3 года (если сотрудники организации не работают в неблагоприятных условиях труда), а затем специально созванная экспертно-проверочная комиссия проверяет ценность документа. Если он не представляет