Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Должны ли в тсн вести табель учета рабочего времени». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Утвержденный постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 табель использования рабочего времени помогает кадровой службе и бухгалтерии предприятия:
- учитывать время, отработанное или не отработанное наемным работником;
- контролировать соблюдение графика рабочего времени (явки, неявки, опоздания);
- иметь официальные сведения об отработанном каждым работником времени для расчета зарплаты или составления статистической отчетности.
Бухгалтеру он поможет подтвердить правомерность начисления или неначисления сумм зарплаты и компенсаций каждому работнику. Кадровику — отследить явку и в случае необходимости обосновать взыскание, наложенное на работника.
Табель учета рабочего времени относится к формам документов, которые выдаются работнику при увольнении вместе с трудовой книжкой по его запросу (ст. 84.1 ТК РФ).
Стоит отметить, что унифицированные формы табелей № Т-12 и № Т-13 с 01.01.2013 не обязательны для применения. Но учет вести работодатели обязаны (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Организации и ИП вправе использовать другие способы контроля времени нахождения сотрудников на рабочих местах. Но по факту формат бланка, разработанный Госкомстатом, достаточно удобен и продолжает повсеместно применяться.
Заполняем табель учета рабочего времени правильно
По указаниям по применению и заполнению форм первичных учетных документов:
- табель рабочего времени на 2020 год составляет и ведет уполномоченное лицо;
- подписывают документ руководитель подразделения и работник кадровой службы;
- после чего он передается в бухгалтерию.
Как мы видим, правила не устанавливают должность работника, который использует бланк табеля учета рабочего времени. Руководство вправе назначить любого для выполнения этой задачи. Для этого издается приказ с указанием должности и фамилии ответственного лица. Если приказ о назначении такого работника не выпущен, то обязанность вести учет должна быть прописана в трудовом договоре. Иначе требовать от сотрудника ведение учета неправомерно. В крупных организациях в каждом отделе назначается такой работник. Он заполняет в течение месяца бланк, отдает на подпись начальнику отдела, тот, в свою очередь, проверив данные, передает форму кадровику. Сотрудник отдела кадров сверяет информацию, заполняет на ее основе необходимые для своей работы документы, подписывает табель и передает бухгалтеру.
Отличаются две утвержденные формы тем, одна из них (Т-13) используется в учреждениях и фирмах, где установлен специальный турникет, — автоматическая система, контролирующая явку сотрудников. А форма Т-12 является универсальной и содержит, кроме того, дополнительный раздел 2. В нем отражают расчеты с работниками по оплате труда. Но если фирма ведет расчеты с персоналом как отдельный вид учета, раздел 2 просто остается пустым.
Применяются два правила заполнения табеля учета рабочего времени 2020, выбор делает работодатель:
- сплошное заполнение — каждый день отмечаются все явки и неявки;
- заполнение по отклонениям — отмечаются только опоздания, неявки.
Приведем для примера инструкцию по заполнению формы Т-13 методом сплошного заполнения.
Приведем буквенные обозначения, используемые в табеле учета рабочего времени, в виде таблиц.
Присутствие на рабочем месте:
|
Я |
работа в дневное время |
|
Н |
в ночное время |
|
РВ |
работа в выходные и праздники (используется, если сотрудник выходит на работу в дни, объявленные нерабочими в связи с карантином |
|
С |
сверхурочная |
|
ВМ |
вахтовым методом |
Командировки и повышение квалификации:
|
К |
служебная командировка |
|
ПК |
повышение квалификации с отрывом от труда |
|
ПМ |
повышение квалификации с отрывом от труда в другой местности |
Отсутствие на рабочем месте:
|
Б |
временная нетрудоспособность (больничный) с выплатой пособия (используется и в том случае, если работник находится на карантине) |
|
Т |
временная нетрудоспособность без выплаты пособия |
|
ЛЧ |
сокращенный рабочий день в предусмотренных законом случаях |
|
ПВ |
вынужденный прогул при незаконном отстранении (увольнении) |
|
Г |
неявка в связи с исполнением государственных (общественных) обязанностей |
|
ПР |
прогул без уважительных причин |
|
НС |
режим неполного рабочего времени |
|
В |
выходные и праздничные нерабочие дни (ставится и для случаев установления нерабочих дней в связи с карантином) |
|
ОВ |
дополнительный оплачиваемый выходной |
|
НВ |
дополнительный неоплачиваемый выходной |
|
ЗБ |
забастовка |
|
НН |
невыясненная причина неявки |
|
РП |
простой по вине работодателя |
|
НП |
простой по не зависящим ни от кого причинам |
|
ВП |
простой по вине работника |
|
НО |
отстранение от работы (оплачиваемое) |
|
НБ |
отстранение без сохранения ЗП |
|
НЗ |
приостановка работы при задержке ЗП |
Табель представляет собой поименный список всех работников компании. На протяжении учетного периода здесь ставятся отметки о том, как сотрудник использовал время, отведенное на работу. В списке необходимо присутствие всех работников, даже тех, которые были приняты на временную работу. В небольших компаниях ведением табеля занимается бухгалтерия. В крупных корпорациях, которые насчитывают множество подразделений, цехов и отделов, существует специальная должность − табельщик. Это ответственное лицо заполняет документ в соответствии с требованиями:
- табель можно заполнять, как на компьютере, так и вручную;
- подготавливается табель исключительно тем работником, который за него отвечает;
- открывается табель ежемесячно, первого числа. Два раза в месяц он подается в бухгалтерию: при выдаче аванса в середине месяца, и при начислении зарплаты за весь месяц;
- все фамилии, внесенные в табель, имеют табельный номер. Впоследствии он применяется во всех документах, которые используются для учета трудового времени и его оплаты;
- вычеркивать уволенных сотрудников и вписывать новых можно лишь в том случае, если составлены распоряжения руководителей;
- графы, находящиеся напротив фамилий, предназначены для указания отработанных часов;
- руководитель компании должен подписать документ перед выдачей зарплат.
Для оформления табеля заполняется форма Т-12. Для большего удобства здесь принято использовать обозначения в виде цифр и букв. Каждый код отображает определенное событие. К примеру, цифра «01» или буква «Я» заменяют слово «Явка». Эти обозначения свидетельствуют о том, что человек действительно был на работе. Существует большое количество условных обозначений для табеля. Несмотря на то, что эти коды достаточно просты, некоторые из них вызывают определенные вопросы:
- Когда нужен код НН (неявка по невыясненным причинам)? Код проставляется все дни, которые работник отсутствует. Если кто-то из коллектива утверждает, что этот сотрудник прогуливает (код ПР), ответственное лицо не должно спешить его ставить. Лучше дождаться появления сотрудника. Возможно, его отсутствие имеет уважительные причины, что будет подтверждено документально. В этом случае понадобятся изменения в табеле, что не приветствуется в документах такого рода.
- Какой код ставится в выходные, если человек в командировке? Закон позволяет использовать здесь оба кода: код К (командировка) и код В (выходной день). Как правило, компания выбирает наиболее подходящий для себя вариант.
- Отмечаются ли выходные дни, если работник на больничном? В данной ситуации нужно использовать код Б (временная нетрудоспособность). Код ставится за весь больничный, включая выходные.
- Человек в отпуске (ОТ), как отмечать его выходные дни? Выходные дни отмечаются кодом В, ведь они не учитываются при подсчете отпускных дней.
- Нужно ставить обозначения цифрами или буквами? Со стороны закона не существует четких требований к обозначениям. Здесь каждая компания, в зависимости от удобства и сложившейся практики, выбирает для себя более подходящий способ.
Код НН, или отсутствие работника по невыясненным причинам, проставляется всякий раз и до тех пор, пока работника нет на работе, а у ответственного лица нет документов о причинах его отсутствия. Даже в случае, если руководитель отсутствующего лица клянется, что работник в прогуле (код ПР), не торопитесь ставить этот код в документы первичного учета, дождитесь, пока человек принесет документ, объясняющий свое отсутствие. А то может случиться так, что табель с неверным кодом будет предоставлен в бухгалтерию, а потом окажется, что работник отсутствовал по уважительной причине, и тогда придется вносить изменения в документы первичного учета.
По сути эти дни не являются выходными в строгом смысле этого слова, и отмечать их кодом В или цифровым аналогом 26 неверно. Целесообразно ввести новое обозначение этого периода, например, НОД — нерабочие оплачиваемые дни, и зафиксировать это в своей учетной кадровой политике. Если работники в этот период работают, им ставится код Я или его цифровой аналог 01.
Надо отметить, что сам бланк табельного учета времени не является строго обязательным к применению. Табель учета рабочего времени может быть произвольным, то есть каждая организация имеет право использовать свой собственный табельный бланк для учета рабочего времени.
Однако, на практике предприятия применяют форму табеля рабочего времени Т-12 или Т-13, которая разработана и рекомендована к применению Госкомстатом РФ и является предпочтительной.
По свой сути, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов.
Табель учёта рабочего времени предназначен для внесения сведений о фактически отработанном сотрудниками организаций времени.
Табель учёта рабочего времени нужен также:
-
для контроля за соблюдением установленного режима работы;
-
расчетов с работниками по заработной плате. На основе внесенных в табель учета рабочего времени необходимых сведений, сотрудники бухгалтерии начисляют работникам организации заработную плату и осуществляют прочие выплаты; и
-
получения информации обо всем отработанном периоде времени.
Подобная информация пригодится не только бухгалтеру, но также сведения об отработанном периоде времени понадобятся некоторым проверяющим должностным лицам, а именно:
| Бухгалтер | На основе табеля учета рабочего времени осуществляется расчет всех выплат, которые необходимо выплатить работникам: заработная плата, отпускные, командировочные и др. |
| Представитель ФНС | Налоговых инспекторов интересует правильность формирования налоговой базы по налогам и страховым взносам, корректность начисления налогов и страховых взносов. |
| Сотрудник фонда социального страхования | Отработанное время интересует сотрудников фонда социального страхования в связи с подтверждением правильности расчета социальных пособий (например, пособия по уходу за ребенком) |
| Работник трудовой инспекции | Трудовых инспекторов интересует, прежде всего, не были ли нарушены права работающих |
| Представитель Росстата | Сотрудники Росстата собирают статистические данные – например, по информации из табеля учета рабочего времени оформляется единая форма П-4. |
Каждая организация вправе применять как собственный бланк табельного учета времени, так и вести учет рабочего времени с помощью специальной формы Т-12. Можно взять за основу унифицированную форму Т-12 и адаптировать ее под потребности предприятия.
Рассмотрим форму Т-12.
Документ состоит из 3 основных частей:
-
На титульной странице приводится единая система кодов, с помощью которых обозначают, например, дополнительные выходные (в счет переработок), заболевания по больничным, простой в связи с виной работодателя и др. Каждое обстоятельство имеет буквенный и цифровой код.
-
Вторая (табличная) часть – это собственно учет рабочего времени. Он осуществляется в каждодневном режиме (включая дни выходные и праздничные).
-
И третья часть представлена также в виде таблицы. В ней приводятся сведения по выплату зарплаты (суммы, часы и дни, ставка).
Табель учета рабочего времени – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.
Табель учета рабочего времени открывается первого числа каждого месяца и передается в бухгалтерию два раза в месяц для: корректировки расчетов за первую половину месяца (аванс) и расчета заработной платы за месяц.
При заполнении табеля учета рабочего времени применяется единая система обозначений. В табеле осуществляется учет отработанного времени в соответствии с правилом «для одной должности предназначается одна позиция».
Берутся во внимание только те сотрудники, с которыми заключены трудовые договоры, в том числе внутренние совместители – по ним, в частности, необходимо прописать сведения дважды.
Не учитываются данные по таким работникам:
-
трудящимся неофициально;
-
внешним совместителям;
-
работающим на основании гражданско-правового договора.
Порядок заполнения предусматривает корректное оформление титульного листа и собственно табличной части.
Здесь фиксируются такие сведения:
-
Название компании (допускается краткий вариант названия в соответствии с Уставом).
-
Коды по ОКУД и ОКПО.
-
Номер — систему нумерации компания выбирает самостоятельно. Например, распространен вариант последовательного присвоения номеров, в течение календарного года.
-
Отчетный период — т.е. месяц с датами начала и окончания ведения документа.
-
Под датой составления имеется в виду последний день, после которого его должны подписать все ответственные сотрудники. Затем документ переходит в архивное хранение.
Табель учета рабочего времени работодатель обязан вести учет рабочего времени
Здесь нужно заполнить все графы:
-
Номер, присваивающийся каждому работнику (последовательно), прописывается в 1 столбце.
-
Во 2 и 3 графе следует указать личные данные сотрудника – его ФИО, название должности, табельный номер. Сведения должны точно соответствовать данным, которые зафиксированы в личных карточках.
-
Четвертая графа предназначена для пометки о явке/неявке. Она ведется каждый день. В верхнем поле фиксируется код, а в нижнем отмечают число часов, которые были фактически отработаны.
Так, в графе 4 ставим отметки по дням:
Я — (явка) рабочий день;
В — выходной;
ОТ — отпуск;
РП — явка в выходной день (отработка);
К — командировка;
ПК — повышение квалификации;
У — учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения;
Б — больничный с больничным листом;
Т — неоплачиваемый больничный без больничного листа.
Под отметкой Я ставим количество отработанных в этот день часов.
- В 5 столбце прописывают дни и часы, которые были отработаны за половину месяца. Таким, образом, учет рабочего времени ведется одновременно в днях и в часах.
-
6 графа. Здесь приводится эта же информация, приведенная за весь календарный месяц.
-
В 7-9 столбце фиксируют данные, которые понадобятся для расчета зарплаты. Конкретные сведения приводят только в 9 графе.
-
Если работник отсутствовал (по любой причине) в течение того или иного дня, эта информация прописывается в столбцах 10, 11, 12 и 13.
-
В 14 столбце проставляют суммарное количество неявок за 1 календарный месяц (если таковые были). Их также измеряют в часах и днях.
-
Графы 15 и 16 предназначены для указания кода, который обозначает причину невыхода на работу.
-
В 17 столбце указывается суммарное количество праздничных и выходных дней.
Таким образом, учет рабочего времени осуществляется в полном объеме: документ должен отражать сведения по всем датам.
В конце документа ставят подписи все уполномоченные сотрудники:
-
лицо, ведущее документ;
-
представитель отдела кадров;
-
начальник подразделения.
- Налог
- Оборотные активы
- Бухгалтерский баланс
- Бухгалтерский учет
- Бухгалтерская отчетность (финансовая отчетность)
- Юридическое лицо
- Гражданско-правовой договор (ГПХ)
Формы Т-12 и Т-13 имеют практически одинаковый состав реквизитов.
Скачать табель учета рабочего времени:
- Скачать бланк Т-13
- Скачать бланк Т-12
В шапке 2 страницы формы (на примере Т-13) заполняем наименование организации и структурного подразделения. Так, как в учредительных документах.
Прописываем номер документа ручным методом. В графе «Дата составления» устанавливаем функцию СЕГОДНЯ. Для этого выделяем ячейку. В списке функций находим нужную и нажимаем 2 раза ОК.
Первый лист формы содержит условные обозначения для учета рабочего времени, цифровые и буквенные. Смысл автоматизации средствами Excel в том, чтобы при внесении обозначения отображалось количество часов.
Для примера возьмем такие варианты:
- В – выходной;
- Я – явка (рабочий день);
- ОТ – отпуск;
- К – командировка;
- Б – больничный.
Обозначения и коды в табеле учета рабочего времени
Статьей 94 ТК РФ регламентируется продолжительность рабочей смены: для разных категорий работников она колеблется от 2,5 до 8 ч.
Инструкция ответственного сотрудника (табельщика) за ведение рабочего времени в структурном подразделении университета I.
При любом режиме работы расчет средней заработной платы работника производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата (ст. 139 ТК РФ).
Постановление Госкомстата РФ, утвердившее формы табелей, одновременно утвердило и порядок их заполнения. Табель готовится уполномоченным лицом и подписывается начальником соответствующего отдела, цеха либо другого подразделения. Кроме того, готовый табель подписывается и кадровиком, после чего документ передается в бухгалтерию предприятия.
Табель учета рабочего времени — это то, сколько фактически из запланированного рабочего времени отработано.
Однако на самом деле здесь есть некоторые нюансы, на которые стоит обратить внимание, — вот об этом и поговорим в нашей статье.
Да, табель обязателен для всех работодателей, включая немногочисленные компании и работодателей – физических лиц. Это установлено статьей 91 Трудового кодекса (где говорится, что работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником) и подтверждается постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, которым утверждена унифицированная форма табеля.
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу: На законодательном уровне не определено, кто из работников организации должен вести табель учета времени.
Инструкция ответственного сотрудника за учет в подразделении (табельщика) ИНСТРУКЦИЯ (табельщика) для получения данных об отработанном работниками организации; для фактически отработанного, простоя, болезни, отпусков и других форм использования; для контроля соблюдения работниками установленного режима рабочего; для расчета заработной платы; для составления статистической отчетности по труду.
Приказ о назначении ответственного за ведение табеля рабочего Приказ о назначении ответственного за ведение табеля рабочего – важная бумага, которая обеспечивает выполнение организацией Трудового кодекса в полном объеме. Работодатель обязан знать и учитывать, сколько сотрудник фактически выполняет свои обязанности в течение месяца.
На законодательном уровне не определено, кто из работников организации должен вести табель. Работодатель вправе самостоятельно назначить работника, ответственного за ведение табеля учета рабочего времени.
РФ»: Наша компания занимается международными транспортными перевозками. На предприятии применяется суммированный учет рабочего времени. Учетный период — календарный год. По возвращении из рейса водитель не выходит на работу 3 месяца, на звонки не отвечает, уважительных причин неявки не представил. Бухгалтер в табеле ставит «прогул»…; Табель учета рабочего времени (Т.
Как заполнять табель учета рабочего времени?
Табель учета рабочего времени не только отражает количество часов, отработанных каждым сотрудником, но и позволяет ежедневно фиксировать информацию о явках и неявках на работу. Кто-то из работников заболел, кто-то отсутствует по невыясненным причинам, а кто-то ушел в отпуск. Давайте посмотрим, как правильно отмечать все эти случаи в табеле.
Табель учета рабочего времени обязаны вести все организации. Этот документ необходим для того, чтобы:
составлять статистическую отчетность по труду для органов статистики.
Госкомстат России утвердил для табеля учета рабочего времени две унифицированные формы — Т-12 и Т-13*. Отличаются формы тем, что Т-12 является универсальным вариантом, а Т-13 ведется, если в организации установлена автоматическая система контроля явок-неявок на работу (турникет). При этом данные заносятся в форму через компьютер. Чаще всего, конечно, используют форму Т-12, поскольку пропускные системы установлены далеко не во всех организациях.
Раньше во многих организациях была специальная должность — табельщик. Сейчас руководители считают нерациональным держать отдельную штатную единицу только для регистрации выходов и невыходов на работу. Чаще всего обязанность вести табель учета рабочего времени возлагается на специалиста по кадрам, бухгалтера или руководителей структурных подразделений помимо их основных функций. Помните, что эта обязанность должна быть закреплена в трудовом договоре и должностной инструкции сотрудника или возложена на него приказом директора организации.
Формы Т-12 и Т-13 практически не отличаются по составу реквизитов, поэтому мы будем рассматривать заполнение табеля на примере одной формы — Т-12. А точнее, ее первого раздела, который называется «учет использования рабочего времени». Образец заполнения табеля приведен на стр. ….
Табель ведется в течение месяца, а в конце этого периода в нем подводятся итоги по количеству часов, отработанных каждым сотрудником. Отмечаются и промежуточные результаты (за первую и вторую половины месяца). Явки и неявки на работу фиксируются методом сплошной регистрации. Это означает, что за каждое число месяца в соответствующей ячейке проставляется какое-либо обозначение — явка или неявка по определенным причинам (либо по невыясненным обстоятельствам). Однако допускается и не отмечать явки, а регистрировать только отклонения от графика работы (неявки, опоздания и т. п.). Если за месяц отклонений не было, то в табеле будут отражены лишь итоговые данные о результатах работы за первую и вторую половины месяца и общий итог, а другие клетки останутся пустыми.
Теперь давайте посмотрим, как именно надо проставлять обозначения в табеле.
В графах 4 и 6 формы Т-12 есть две строки. В верхней строке ставится буквенное обозначение видов затрат рабочего времени по каждому дню месяца (явка, отпуск, командировка, больничный и т. п.). В нижней записывается количество часов по ним. Буквенные обозначения приведены на титульном листе формы Т-12. Например, если работник 13 июня пришел на работу и присутствовал полный рабочий день, то в табеле за июнь в ячейке с числом 13 напротив фамилии сотрудника мы поставим «Я» и 8 рабочих часов. Если в этот день он был в командировке, то необходимо поставить «К». А вот рабочих часов в вашей организации у него в этот день не было, поэтому в нижней строке ставим ноль. Для выходных и праздников тоже есть свое обозначение.
В верхней строке ставится «в», а в нижней — нули.
Помните: чтобы проставить тот или иной код, у вас должны быть веские основания. Скажем, больничный вы можете отметить в табеле, только если точно известно, что у сотрудника есть листок временной нетрудоспособности. В таблице на стр. … приведен перечень документов по всем случаям неявок и отклонений от установленного режима труда. Если же у вас нет документов, подтверждающих причину отсутствия работника, то вы можете отметить в табеле только неявку по невыясненным причинам («НН»).
Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, которые представлены на титульном листе формы Т-12, используются и в форме Т-13
В конце месяца нужно посчитать общее количество отработанных дней и часов. При этом из расчета отработанных дней исключаются выходные, прогулы, неявки по невыясненным причинам, дни больничных, командировок — в общем, все те дни, когда сотрудник отсутствовал на работе. Чтобы посчитать количество отработанных часов, надо просто сложить цифры во второй строке граф 4 и 6, а результаты занести в графу 5 (за первую половину месяца), графу 7 (за вторую половину месяца) и графы 8-13 (в целом за месяц).
Отдельно надо посчитать количество дней неявок и занести информацию о них в графы 14-16. В графе 15 ставятся цифровые коды причин неявок (эти коды приведены на титульном листе формы, вместе с буквенными обозначениями). Например, код очередного отпуска — 09, а неявки по невыясненным причинам — 30. И наконец, необходимо определить общее количество выходных у каждого работника за месяц и вписать его в графу 17.
А точнее, ее первого раздела, который называется «учет использования рабочего времени». Образец заполнения табеля приведен на стр. ….
Табель ведется в течение месяца, а в конце этого периода в нем подводятся итоги по количеству часов, отработанных каждым сотрудником. Отмечаются и промежуточные результаты (за первую и вторую половины месяца). Явки и неявки на работу фиксируются методом сплошной регистрации. Это означает, что за каждое число месяца в соответствующей ячейке проставляется какое-либо обозначение — явка или неявка по определенным причинам (либо по невыясненным обстоятельствам). Однако допускается и не отмечать явки, а регистрировать только отклонения от графика работы (неявки, опоздания и т. п.). Если за месяц отклонений не было, то в табеле будут отражены лишь итоговые данные о результатах работы за первую и вторую половины месяца и общий итог, а другие клетки останутся пустыми.
Теперь давайте посмотрим, как именно надо проставлять обозначения в табеле.
В графах 4 и 6 формы Т-12 есть две строки. В верхней строке ставится буквенное обозначение видов затрат рабочего времени по каждому дню месяца (явка, отпуск, командировка, больничный и т. п.). В нижней записывается количество часов по ним. Буквенные обозначения приведены на титульном листе формы Т-12. Например, если работник 13 июня пришел на работу и присутствовал полный рабочий день, то в табеле за июнь в ячейке с числом 13 напротив фамилии сотрудника мы поставим «Я» и 8 рабочих часов. Если в этот день он был в командировке, то необходимо поставить «К». А вот рабочих часов в вашей организации у него в этот день не было, поэтому в нижней строке ставим ноль. Для выходных и праздников тоже есть свое обозначение. В верхней строке ставится «в», а в нижней — нули.
Помните: чтобы проставить тот или иной код, у вас должны быть веские основания. Скажем, больничный вы можете отметить в табеле, только если точно известно, что у сотрудника есть листок временной нетрудоспособности. В таблице на стр. … приведен перечень документов по всем случаям неявок и отклонений от установленного режима труда. Если же у вас нет документов, подтверждающих причину отсутствия работника, то вы можете отметить в табеле только неявку по невыясненным причинам («НН»).
Подробности в материалах Системы:
- Ответ: Как вести учет рабочего времени?
Формы учета рабочего времени Учет фактически отработанного времени нужно вести по каждому сотруднику. Для этого используйте типовые формы:
- табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12);
- табель учета рабочего времени (форма № Т-13). Этот бланк применяется при автоматизированной обработке данных.
Образцы форм и указания по их заполнению утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г.
№ 1. Однако с 1 января 2013 года в связи с принятием Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ применение унифицированных форм не является обязательным для большинства организаций. Исключение составляют организации государственного сектора. Они по-прежнему должны использовать в работе унифицированные формы в обязательном порядке.
Табель учета рабочего времени в 1С ЗУП 8.3 находится в разделе «Зарплата», пункт «Табели». В табеле используются обозначения, которые находятся в справочнике «Виды использования рабочего времени». При необходимости указания нескольких видов времени, каждый из них указывается в отдельной строке.
Табель можно заполнить автоматически, скорректировав при необходимости данные. На некоторых предприятиях используются СКУД (системы контроля и управления доступом). Вся суть заключается в том, что все входы и выходы фиксируются при помощи электронно-пропускной системы. Эти данные можно перегрузить в табель учета рабочего времени, исключая при этом необходимость вести его вручную.
Напомним, что в Контур.Персонале для обозначения нерабочих дней в табеле учета рабочего времени мы добавили буквенный код «НД».
Пример оформления нерабочих дней 24 июня и 1 июля для двух сотрудников:
- Павел Милашкин — оба дня отдыхает;
- Ирина Некрасова — оба дня работает.
В соответствие с частью 3 статьи 91 Трудового Кодекса РФ, бюджетная организация обязана вести учет времени труда в табеле. Это обязательный документ, на основании которого происходит начисление заработной платы.
Коды в документе по учету продолжительности труда сотрудников необходимы для корректного заполнения бумаги. Для этого приняты буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени, они указаны в методических рекомендациях к Приказу Минфина России от 30.03.2015 № 52н. Например, для планового отпуска в табеле обозначение — «О».
Итак, изучим табель учета рабочего времени: обозначения букв, которые используются для заполнения, а также их расшифровка для удобства приведены в таблице скачать.
| Код | Наименование показателя |
|---|---|
| А | Неявки с разрешения администрации |
| Б | Временная нетрудоспособность, нетрудоспособность по беременности и родам |
| В | Выходные и нерабочие праздничные дни |
| Г | Выполнение государственных обязанностей |
| К | Служебные командировки |
| Н | Работа в ночное время |
| О | Очередные и дополнительные отпуска |
| ОР | Отпуск по уходу за ребенком |
| П | Прогулы |
| С | Часы сверхурочной работы |
| НН | Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств) |
| ВУ | Выходные по учебе |
| ОУ | Учебный дополнительный отпуск |
| ЗН | Замещение в 1-3 классах |
| ЗП | Замещение в группах продленного дня |
| ЗС | Замещение в 4-11-х классах |
| РП | Работа в выходные и нерабочие праздничные дни |
| Ф | Фактически отработанные часы |
Предприятие вправе самостоятельно дополнить при необходимости буквенные обозначения (согласно Приказу Минфина России от 30.03.2015 № 52н).
Например, для обозначения отпуска в табеле учета рабочего времени должен быть проставлен код «О» — очередные и дополнительные отпуска или «ОР» — отпуск по уходу за ребенком. Для удобства и разграничения видов отпусков можно ввести код «ДО» в табеле учета рабочего времени, что будет отражать отпуск без сохранения заработной платы.
Или «КР» — перерыв на кормление ребенка. При введение дополнительных кодов, необходимо закрепить перечень новых буквенных обозначений в локальном документе.
Основное назначение табеля рабочего времени — это наглядное отображение информации по трудовой выработке сотрудника. На основе этих данных начисляется заработная плата работника. Такой аспект становится основной целью ведения данного документа.
Однако использование подобного образца актуально и в других вопросах. При анализе ситуации с производительностью, часто возникает необходимость рассчитать потери трудового времени.
Такой образец документации позволяет получить наглядную информацию за определенный календарный период. Однако в ситуации, когда необходимо сделать фотографию рабочего времени или хронометраж, данный образец документации не представит нужных сведений.
Бланк документа имеет законодательно установленную форму для предоставления бухгалтерии кадровой информации.
При этом имеются два основных образца, которые заполняются в зависимости от способа фиксирования информации:
- форма Т-12 используется для заполнения бланка в формате А4, такой вариант актуален при ручном внесении данных;
- образец Т-13 представляет собой электронную таблицу, в нее данные могут вноситься как автоматически программой, так и вручную, но уже в электронном формате.
Выбор бланка зависит от внутреннего порядка ведения отчетности. Допустимо использование обоих вариантов или смешанной системы.
При заполнении бланка могут использоваться условные обозначения. Их стандартизированный список представлен в форме Т-12, однако ее для удобства можно добавить и в электронный вариант. В данном перечне буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени имеют прописанный код.
При внесении данных в бланк могут равнозначно указываться как буквенные значения, так и цифровые. Чаще всего используется первый вариант, поскольку он обычно удобнее — по первым буквах, на основе которых составлено обозначение, легче ориентироваться.
Обязанность внесения информации в данный бланк зависит от размера организации. Если это небольшая компания, то весь персонал может учитываться одним лицом. Однако если имеются структурные подразделения и филиалы, то целесообразнее назначать ответственных лиц по каждому отделу.
Для определения обязанности издаются приказы на каждого сотрудника, который назначается для заполнения данного образца документации. Данный сотрудник подготавливает документ и подписывает его. Руководитель отдела, в ведении которого находятся указанные работники, также подписывает форму, после чего она направляется в бухгалтерию.
Правила заполнения табеля учета рабочего времени предписывают определенный порядок во внесении информации.
Поскольку формы Т-12 и Т-13 имеют несущественные различия, то их заполнение мало отличается. Порядок действий выглядит следующим образом:
- в соответствии с основной документацией указывается наименование организации, а также структурного отдела, если образец учитывает лишь одно из подразделений;
- проставляются даты заполнения бланка и нумерация;
- отчетный период учитывает то время, за которое вносится информация;
- для заполнения второго и третьего столбцов используются данные, указанные в личных карточках сотрудников;
- далее в графы вносятся все явки и прогулы, согласно посещаемости работника, используются как буквенные, так и кодовые обозначения, после чего подсчитывается промежуточное и общее количество отработанных смен в часах и днях;
- в последней графе на каждого сотрудника указывается количество праздничных и выходных дней.
Информация по второму разделу вносится непосредственно бухгалтерией. Она содержит в себе расчетные данные по начислению заработной платы с учетом всех надбавок и удержаний. В конце отмечается итоговая сумма к выплате.
В заполнении документа каждый вариант неявки на работу имеет свое буквенное и кодовое обозначение.
Отпуск без сохранения заработной платы отмечается в двух вариантах:
- в случае, если он был предоставлен по разрешению работодателя, то такой отпуск имеет обозначение буквами ДО или код 16;
- если отпуск предусматривается законодательством, то отмечается он как ОЗ или 17.
Также имеется обозначение для ежегодного отпуска, который не оплачивается работодателем. В этом случае в бланк вносятся значения ДБ или 18.
Для правильного заполнения форм Т-12 и Т-13 важно использовать предписанные обозначения. Для этого может быть составлена отдельная инструкция, которая станет регулирующим документом для специалиста. По ней весь порядок внесения данных должен быть регламентирован во избежание путаницы и ошибок.
Учитывать сколько дней и часов отработал сотрудник можно различными методами, но Роскомстат подготовил специальные формы. Они простые и понятные в использовании, с их помощью можно наглядно отследить рабочую «посещаемость» и в последствии эффективно использовать полученные данные.
Для бюджетных организаций была введена особая форма табеля учета рабочего времени № 0504421.
Для всех остальных организаций и предприятий утвердили формы Т-12 и Т-13.
Последние отличаются между собой тем, что Т-13 используется там, где явки и неявки контролируются не людьми, а с помощью автоматизированных систем (турникетов). Пришел на работу, отметился на проходной с помощью пропуска, и пошел дальше. Таким путем легко контролировать опоздания, прогулы и другие отклонения от рабочего графика.
Бланки по форме Т-13 чаще всего заполняются в автоматическом режиме, или с частичным использованием технических средств.
Табели учета рабочего времени по форме Т-12 заполняются также с целью расчета заработной платы, поэтому удобно поручить ведение такого графика бухгалтеру.
Cкачать чистый бланк Word табеля учёта рабочего времени Т-12 и Т-13 можно соответственно ЗДЕСЬ и ЗДЕСЬ.
Он используется в случаях, когда продолжительность рабочего дня может быть различной.
- Метод отклонений. Он используется в тех ситуациях, когда продолжительность смен одинакова. При этом регистрируются лишь отклонения от обычного порядка: неявки на работу, сверхурочные и т. д.
- Какой метод избрать, решает руководство организации. Важно лишь обеспечить применение только одного метода. Кто утверждает табель учета рабочего времени в учреждениях? Формы Т-12 и Т-13, а также разработанные самостоятельно образцы применяются лишь в ограниченном числе случаев. В частности, по отношению ко многим учреждениям должна применяться форма 0504421, утвержденная приказом Минфина РФ № 52н от 30.03.2015. Правила, установленные этим приказом, значительно отличаются от тех, что предусмотрены постановлением Госкомстата РФ № 1.
Важно Порядок заполнения табеля Форма табеля учета рабочего времени и расчета заработной платы для бюджетных учреждений (N 0504421) установлена Приказом Минфина России от 30.12.2008 N 148н «Об утверждении Инструкции по бюджетному учету» (ред. от 03.07.2009, далее — Инструкция).
Приказом Минфина России от 30.12.2009 N 152н в данную Инструкцию внесены изменения. О необходимости ведения в бюджетных учреждениях табеля по названной форме сказано и в Письме Минфина России от 10.09.2007 N 02-14-10а/2261.
При использовании табеля формы N 0504421 допускается включение дополнительных граф, однако нельзя удалять существующие графы.
Табельщик должен знать: — положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению табельного учета; — графики сменности работы и режим рабочего времени его подразделения; — организацию делопроизводства Университета; — основы организации труда; — основы законодательства о труде; — правила внутреннего трудового распорядка; — правила и нормы охраны труда; 1.4. Обязанность вести Табель должна быть прописана у табельщика в должностной инструкции, которая является составной частью его Трудового договора и возложена на него отдельным приказом.
Ведем суммированный учет рабочего времени правильно
65696 Табель учёта рабочего времени предназначен для внесения сведений о фактически отработанном сотрудниками организаций времени.
Надо сказать, что бланк табельного учета не является строго обязательным – в принципе, он может быть произвольным, то есть каждое предприятие вольно применять собственный табельный бланк при возникновении такой необходимости.
Однако форма разработана и рекомендована к применению Госкомстатом РФ и является предпочтительной. ФАЙЛЫ Бланк заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для этой функции табельщиком.
На основе внесенных в него сведений, специалисты отдела бухгалтерии начисляют сотрудникам организации заработную плату и прочие выплаты. По сути дела, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов.
И если небольшие компании вполне могут без него обойтись, то крупные предприятия в обязательном порядке ведут такой табельный учет. В зависимости от принятой на предприятии системы кадрового учета, табель может формироваться либо один на всех работников организации, либо в каждом подразделении вестись отдельно.
Табель – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.
Заполнять табель можно как в электронном, так и в письменном виде. Однако после внесения всей необходимой информации его все равно придется распечатать для подписей ответственных лиц.
Заполненный табель и другие документы, оформленные соответствующими подписями, в установленные сроки сдаются в бухгалтерию для проведения расчетов по соответствующим графам «Сумма» (41, 44, 46, 48, 50, 52), после утверждения руководителем учреждения табель используется для составления расчетно-платежной ведомости (ф. N 0504401). Хранение табеля Согласно п. 281 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 06.10.2000, табель учета рабочего времени должен храниться в организации один год.
Инфо
Отметки в Табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.). Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отведено: — в форме N Т-12 (графы 4, 6) — две строки; — в форме N Т-13 (графа 4) — четыре строки (по две на каждую половину месяца) и соответствующее число граф (15 и 16).
Иные же, не поименованные в Списке работники, выполняющие в отдельные периоды времени работу в производствах и цехах, профессиях и должностях с вредными условиями труда, предусмотренных в Списке, имеют право на дополнительный отпуск, рассчитываемый пропорционально отработанному времени, на тех же основаниях, что и работники, названные в Списке. В счет времени, проработанного во вредных условиях труда, засчитываются лишь те дни, в которые работник фактически был занят в этих условиях не менее половины рабочего дня, предусмотренного для работников данного производства, цеха, профессии или должности.
Для целей предоставления дополнительного отпуска работникам, не поименованным в Списке, факт выполнения ими в отдельные периоды времени работ во вредных условиях труда должен быть документально подтвержден. Но вопрос о том, каким образом это следует делать, законодательство не регулирует.
Однако стоит ли это делать? Дело в том, что в обязанности бухгалтера, согласно квалификационному справочнику, входит лишь прием первичных документов по учету отработанного сотрудниками времени и начисление зарплаты. Обязанность ведения табельного учета ни законом о бухучете, ни квалификационным справочником, ни профстандартом бухгалтера, ни каким-либо другим нормативным актом не предусматривается.
При ее заполнении следует руководствоваться «Инструкцией по заполнению организациями сведений о численности работников и использовании рабочего времени в формах федерального государственного статистического наблюдения», утвержденной постановлением Госкомстата России от 7 декабря 1998 г. № 121. При составлении табеля необходимо заполнять все реквизиты, предусмотренные унифицированной формой, если в нем остаются незаполненные строки, то они должны быть обязательно прочеркнуты.
Окончательно оформленный табель подписывается ответственным лицом и руководителем структурного подразделения. Табель учета рабочего времени является основанием для начисления работникам заработной платы. При его отсутствии организация не имеет документального доказательства того факта, что работники действительно работали (а не болели, не были в отпуске, не прогуляли и т. п.).
Табель учета использования рабочего времени применяется: • для получения данных об отработанном работниками организации времени; • для учета фактически отработанного времени, времени простоя, болезни, отпусков и других форм использования рабочего времени; • для контроля соблюдения работниками установленного режима рабочего времени; • для регистрации прогулов; • для расчета заработной платы; • для составления статистической отчетности по труду. Табель составляется в одном экземпляре уполномоченным на то лицом, часто – работником кадровой службы. Обязанность вести табель может быть прописана у сотрудника в трудовом договоре, должностной инструкции или возложена на него отдельным приказом по основной деятельности. За нарушение обязательства об учете рабочего времени виновные должностные лица несут административную ответственность, налагаемую органами Федеральной инспекции труда.
24 июня 2020 года по Указу Президента РФ от 29.05.2020 № 345 «О проведении военных парадов и артиллерийского салюта в ознаменование 75-й годовщины Победы в Великой Отечественной войне 1941 — 1945 годов и Парада Победы 24 июня 1945 г.» объявлен по пункту 3 Указа нерабочим днем с сохранением за работниками заработной платы.
Не включаются в число календарных дней отпуска только нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска (статья 120 Трудового кодекса РФ).
Так же, смотрим Цитату из Указа Президента Российской Федерации от 29 мая 2020 года № 345:
«3. Объявить 24 июня 2020 г. нерабочим днём с сохранением за работниками заработной платы».
Как видим, 24 июня не является нерабочим праздничным днём. Следовательно, этот день не влияет на продолжительность отпуска и включается в календарные дни отпуска.