Использование личного транспорта в командировке

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Использование личного транспорта в командировке». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Трудовое законодательство предусматривает возмещение расходов, понесенных работником в служебной командировке (ст. 167 Трудового Кодекса РФ). Использование собственного автомобиля в командировке – не исключение (ст. 188 ТК РФ). Для надлежащего оформления эксплуатации личного автотранспорта в служебных целях необходимо соблюсти некоторые формальности.

Обратите вниманиеСуточные в командировке рассчитываются с того дня, когда фактически началась командировка и включают в себя выходные и праздничные дни. Даже если сотрудник выехал в 23.55 в воскресенье, этот день должен быть оплачен работодателем. Подробности — в этой статье

Оплата расходов, понесенных при использовании собственного транспорта, возможна лишь при представлении сотрудником ряда документов:

1. заполненного путевого листа;
2. копии ПТС автомобиля, который использовался в командировке;
3. чеков, подтверждающих покупку ГСМ;
4. авансового отчета;
5. служебной записки, отражающей конкретные сроки нахождения сотрудника в командировке.

При возникновении в ходе командировки непредвиденных обстоятельств, например – срочного ремонта автомобиля, к авансовому отчету должны быть приложены чеки о покупке необходимых запчастей или технических жидкостей (антифриза, автомасла и т. д.). Все отчетные документы должны быть сданы в бухгалтерию не позже 3 рабочих дней после возвращения сотрудника из служебной командировки.

Необходимо отметить, что списание ГСМ при командировке на личном автомобиле производится согласно нормам расхода топлива, утвержденным Министерством транспорта РФ в Распоряжении №АМ-23-р от 14.03.2008 года.

Оформление использования личного автомобиля в служебной командировке возможно не только путем прямого возмещения расходов на его эксплуатацию, но и временной арендой данного транспортного средства у работника. При этом арендатором выступает организация, отправляющая сотрудника в командировку, а арендодателем – владелец автомобиля или лицо, действующее на основании нотариально заверенной доверенности от владельца (Гражданский Кодекс (ГК) РФ, ст. 606).

Расходы на такси в командировке в 2020 году сотруднику должна возмещать организация, командировавшая его по служебной необходимости. Ст. 168 ТК РФ утверждает, что все расходы, понесенные сотрудником во время командировки, должны быть компенсированы работодателем. При этом данные расходы и их суммы должны быть санкционированы или же прописаны в коллективном договоре либо в каком-либо локальном акте компании. Это положение следует учитывать сотруднику, прежде чем воспользоваться услугами такси в командировке.

Если же траты на проезд в такси зафиксированы в вышеуказанных документах или же разрешены работодателем, то сотруднику следует к авансовому отчету приложить квитанцию на бланке строгой отчетности или контрольно-кассовый чек, выданный после поездки водителем такси. При отсутствии этих документов возмещение затрат на оплату услуг такси производиться не может. Электронный чек, высланный перевозчиком по электронной почте, подтверждающим документом не является.

Едем в командировку на личном автомобиле

Предприятие в целях налогообложения прибыли должно учесть расходы на покупку ГСМ, включая затраты на поддержание автотранспорта в надлежащем исправном виде, эксплуатационные расходы. Но оно должно заключить договор на аренду автомобиля со своим сотрудником.

На основе договора предприятие может без каких-либо затруднений списать ГСМ по предоставленным сотрудником путевым листам в установленном порядке.

При этом необходимо вести первичные документы, отражающие фактический израсходованный объем топлива и смазочного материала.

Также оно может производить списание на основе товарной накладной на отпуск ГСМ, которая выдается автозаправочной станцией.

Бухгалтерский учет на оприходование и списание нужно вести на протяжении одного месяца, по истечению которого списать горюче-смазочный материал сообразно норме потребления.

Для обоснования расходов предприятие должно осуществлять бухгалтерскую проводку. Оно должно списывать ГСМ вне зависимости от способа использования личного автотранспорта.

Расход топлива и смазочных материалов на транспортное средство должно приниматься предприятием с учетом распоряжений Минтранса «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», которое было опубликовано за номером АМ-23-р.

Указанный документ был утвержден постановлением правительства № 395, обнародованного 30 июля 2004 года.

Сообразно правилам установленного на предприятии документооборота должно осуществляться:

• оформление первичных документов по учету расхода топлива и смазочных материалов;
• сроки передачи их в бухгалтерию для составления ведомости потребления ГСМ.

Если на предприятии организовано ежедневное движение ГСМ на счету бухгалтерского учета в количественно-суммовом выражении, то лучше использовать учетные цены. в такой ситуации оприходование следует производить на основе отчета водителя, к которому прилагаются чеки АЗС с объемом купленного топлива.

Списание ГСМ в сложившейся ситуации надлежит осуществлять аналогично первому варианту. В любом случае выбор способа учета определяет предприятие.

Предприятие, использующее автомобиль сотрудника в производственных целях может установить систему контроля ГСМ «учет по лимитам».

Он подразумевает установление некого лимита ресурсов, которые предприятие каждый месяц тратит на покупку топлива на период служебных поездок и смазочных материалов, необходимых для поддержания автомобиля в надлежащем виде.

Денежные средства, потраченные на покупку топлива сверх лимита, водитель в такой ситуации вынужден платить из собственных сбережений. Такой пункт должен быть введен в трудовой договор либо в договор аренды автомобиля.

Такой вид контроля реализуется различными способами. В отдельных предприятиях применяют топливные карты, которые выдает поставщик топлива.

Средства перечисляются на счет поставщика, поэтому он выдает бензин соразмерно уплаченным средствам.

Топливная карта оформляется отдельно на каждый автомобиль, поэтому сумма денежных средств должна соответствовать установленному ежемесячному лимиту.

Не исключается вероятность выдачи на руки сотруднику всей суммы лимита из кассы предприятия, чтобы он своевременно заливал необходимый объем топлива, приобретал смазочные материалы.

Указанная система учета не вызывает проблем, если маршрут передвижения автомобиля и потребление топлива изо дня в день приблизительно одинаково.

При перерасходе ГСМ материальный бухгалтер должен оформить:

• распоряжение директора на выделение дополнительных средств;
• справку с расчетом сверхлимитной стоимости ГСМ.

В документах будет четко прослеживаться причина превышения лимита, размер переплаченной сотруднику суммы. По усмотрению руководства не исключается вероятность списания ГСМ за счет предприятия.

Вопрос аренды авто регулируется ст. 606 Гражданского кодекса РФ. В частности, в ней говорится, что арендодатель за плату обязуется предоставить арендатору во временное пользование своё имущество. То, что таковым может быть транспортное средство (ТС), указано в п.1 ст. 607 ГК РФ. При этом доходы, полученные нанимателем от аренды автомобиля являются его собственностью.

В ст.608 ГК РФ оговаривается, что право сдавать машину внаём имеет её официальный владелец либо уполномоченное им лицо. Из ст.

609 ГК РФ следует, что при аренде ТС предприятием договор необходимо заключать в письменной форме. При этом конкретный срок действия арендного соглашения может не указываться.

Тогда каждый участник сделки имеет право разорвать договор. Для этого необходимо за 1 месяц уведомить о своём намерении другую сторону.

Брать в аренду ТС юридическое лицо может у предприятий с различной формой собственности и у физлиц. В первом случае взаиморасчёты производятся в рамках заключённого между фирмами договора аренды автотранспорта. Соответственно, вопросы, как учитываются затраты на аренду ТС при расчёте фискальных сборов, а также то, как списываются ГСМ, в бухгалтериях предприятий обычно не возникают.

Что же касается аренды машин у физических лиц, то здесь имеются 2 варианта, позволяющие определить сторону, ответственную за оплату установленных сборов, и, следовательно, вид и размер ставок налогообложения. Рассмотрим их кратко:

• Заключён договор аренды ТС между физлицом, не имеющим статуса ИП, и предприятием. Тогда в качестве налогового агента выступает учреждение, взявшее внаём машину у физического лица.
• Договор аренды ТС оформлен между учреждением-арендатором и арендодателем, являющимся сотрудником организации и использующим ТС в служебных целях. В таком случае компенсация предусматривает погашение стоимости ремонта, техобслуживания, износа, горюче-смазочных материалов.

Читайте об аренде авто юридическими лицами у физических.

Использование личного автомобиля в командировке — компенсация

Типовой договор аренды предусматривает, что все расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, принимает на себя арендатор, в том числе покупку ГСМ.

В частности, списание дизтоплива за месяц при его приобретении водителем за наличные проводится бухгалтерией следующим образом:

• дебет 71 счёта «Расчёты с подотчётными лицами»;
• кредит 50 счёта «Касса» – водитель получил деньги;
• дебет счёта № 10-3-3 «Топливо находится в баках»;
• кредит 71 счёта «Топливо оприходовано»;
• дебет 20 счёта «Основное производство»;
• кредит счёта № 10-3-3 «Деньги зачислены».

Вопрос, как списывать бензин, решается в том же порядке.

Нормативные данные позволяют:

• списывать дизельное или высокооктановое топливо со счетов учреждений в соответствии с законодательством;
• вести учёт затрат на горючее;
• контролировать перерасход топлива.

В отношении компании, не предоставляющей автотранспортные услуги, но использующей арендованное или состоящее на балансе ТС, ограничительные нормативы в этом плане не предусмотрены.

Для плательщиков налога на прибыль действует правило: списывать затраты на ГСМ допускается, исходя из их фактического расхода.

Однако тот, кто платит за бензин свои, а не бюджетные средства, в конце концов приходит к выводу, что такие нормативы нужны прежде всего для компании. Тогда руководитель будет знать объём реальных затрат топлива на деловые поездки. Да и экономически обосновать расходы на топливо при проверке будет проще с помощью нормативов.

Для конкретики рассмотрим вопрос, как установить эти показатели для легковых автомобилей. Процедура расчета ограничительных нормативов включает следующие этапы:

1. Определение базовой нормы. Делается это такими способами:
   • по нормативам Минтранса. Это метод используется чаще всего;
   • учитывается расход топлива, указанный заводом-изготовителем в техдокументации на ТС;
   • самостоятельное проведение контрольных замеров.
2. Установка коэффициентов/надбавок. К наиболее востребованным относятся такие коэффициенты:
   • “Городской”. Например, если в населённом пункте проживает более 5 млн человек, применяется коэффициент, достигающий 35%;
   • “Возрастной”. На автомобиль с пробегом более 100 тыс. км или старше 5 лет разрешается применять коэффициент, равный 5%;
   • “Зимний”. Устанавливается в зависимости от климатических особенностей региона и колеблется в пределах 5–20%.
3. Подсчёт итоговой (рабочей) нормы. Для этого используется такая формула:

РН= БН×(1+ СКН), где

РН – искомый параметр – рабочая норма;

БН – базовая норма;

СКН – сумма коэффициентов/надбавок (в долях).

Необходимо знать, что при определении базовой нормы путем самостоятельных замерхов применять повышающий коэффициент “Возрастной” нецелесообразно. Это же касается и показателя «Зимний», если замеры проводились в холодную пору года.

Есть заслуживающая внимание аналитическая статья на «Гарант-сервисе» (официальный партнер компании ГАРАНТ в Липецке и Липецкой области), но сразу скажу, что данная статья, хоть и подкреплена судебной практикой, но она однобоко рассматривает этот вопрос.

Вопрос о служебном автомобиле в личных целях и как оформить этот момент рассматривается, только с точки зрения налоговых органов. И вопрос по оформлению путевого листа, например, рассматривается без учета еще одного очень важного момента — это требования обеспечения безопасности дорожного движения.

Бухгалтер не знает, что на путевом листе завязаны три мероприятия по обеспечению БДД, поэтому выводы, которые делаются в этой статье задают неправильный вектор поведения. Обращаются внимание на такие моменты:

• путевой лист можно оформлять на любой срок — от одного дня до одного месяца;
• компании могут выбирать, какую форму путевого листа им использовать: унифицированную или разработанную самостоятельно.

Первый момент очень сильно радует организации: как хорошо, можно выписать путевой лист на месяц. С точки зрения налоговых органов можно, а с точки зрения надзорных органов (транспортная инспекция, УГАДН) нельзя, потому что в путевом листе служебного автомобиля должны ежедневно проставлятся отметки о предрейсовом медосмотре.

А также ежедневно должны проставляться отметки специалиста ответственного за техническое состояние автомоблией при выпуске на линию. К тому же в путевом листе должен прослеживаться режим труда и отдыха водителя каждую смену (потому что есть ограничения).

И это относится не только к штатному водителю, но и к директору, если он сам управляет служебным автомобилем. Поэтому давайте рассмотрим вопрос служебного автомобиля немного в другой плоскости.

• К сведению! Если вы эксплуатируете служебные автомобили, то законодатель требует обеспечить безопасность дорожного движения (БДД). Для вас и/или вашего специалиста запущена новая онлайн Программа-содействие. Участие в ней абсолютно бесплатное.

Подробнее…

Конечно разница есть. Рассмотрим в качестве примера коммерческую организацию. Деятельность ее направлена на извлечение прибыли. И любой автомобиль приобретенный или взятый в аренду, будет рассматриваться налоговым органом либо как объект с помощью которого извлекают прибыль (перевозка на сторону), либо он необходим для работы организации в целом (перевозка для служебных нужд).

Есть 3 (три) варианта для анализа:

• эксплуатация для личных целей;
• эксплуатация для служебных целей и (если есть необходимость) для личных целей;
• Эксплуатация для служебных целей.

Третий вариант я не рассматриваю, потому что в этом случае все понятно (обозначил для полноты).

Что касается первого варианта, то он категорически исключается по одной простой причине. Налоговая принимает обоснованное списание топлива только на расходы деятельности компании. На личное использование списание топлива не происходит (будут проблемы с налоговой).

Поэтому заполнение путевого листа на личные цели бессмысленно.

Оно бессмысленно потому, что даже если вы выпишите отдельный путевой лист и водитель заправит за свой счет служебный автомобиль, то бухгалтерия его не сможет приобщить, так как он ничего общего с расходами на организацию не имеет. В итоге у вас возникнет пробел между показаниями спидометра (он же крутится). Этот пробел лишний повод для надзорных органов задавать неудобные вопросы.

Краткий итог, какие же документы должны быть, чтобы можно было использовать служебный автомобиль в личных целях:

• Приказ о предоставлении выходного дня (если используется в рабочее время);
• Договор аренды (субаренды);
• Акт приема-передачи.

А теперь представьте, если у вас водитель или специалист по несколько раз в неделю (если не за день) использует служебный автомобиль в личных целях.

И каждый раз возникает необходимость правильно оформлять все документы. Именно поэтому я сразу обозначил, что этот вариант совсем не подходит для практического применения.

Хотя для редких (разовых) случаев именно так и надо оформлять все документы.

Эксплуатация служебного автомобиля в любой организации завязана на ведении путевой документации. Использование служебного автомобиля в личных целях многих специалистов ставит в тупик.

Это связано с тем, что сразу появляются сомнения, как правильно вести путевую документацию и надо ли вообще вести путевые листы при использовании в личных целях.

Ясности в этом вопросе до сих пор у многих специалистов нет. Когда вы принимаете водителя на работу, вы должны четко понимать что такое предварительный медицинский осмотр, и что такое медицинское освидетельствование. Также вы должны знать, что требовать справку о медосвидетельствовании у водителя противозаконно…

Читать далее →

При вводном инструктаже вы непременно должны задать себе семь вопросов.

Отвечая на них, вы сразу поймете, что вводный инструктаж — это не только важное мероприятие, но и, как ни странно, очень простое. Нет ничего проще чем разбить сложный вопрос на несколько составных частей.

Именно так, задавая себе простые вопросы, мы поймем как правильно относится к вводному инструктажу в разрезе БДД.

Читать далее →

Трудовое законодательство предусматривает возмещение расходов, понесенных работником в служебной командировке (ст. 167 Трудового Кодекса РФ). Использование собственного автомобиля в командировке – не исключение (ст. 188 ТК РФ). Для надлежащего оформления эксплуатации личного автотранспорта в служебных целях необходимо соблюсти некоторые формальности.

Обязательным является оформление приказа о направлении работника в командировку и путевого листа. Служебная записка не является подтверждением использования автомобиля в командировке, она может лишь определять ее продолжительность.

Путевой лист – основной документ, подтверждающий факт использования личного транспорта в служебных целях и целевой расход горюче-смазочных материалов (ГСМ). Подтверждение затрат на ГСМ производится чеками с автозаправочных станций (АЗС).

Приказ оформляется в произвольной форме, либо по унифицированному образцу Т9 или Т9А. Форма Т9А предназначена для направления в командировку группы сотрудников.

Приказ должен содержать информацию о том, что в ходе командировки будет использован личный автотранспорт сотрудника, также должен быть определен порядок возмещения затрат на эксплуатацию автомобиля и указана структура компенсационных выплат.

Структура выплат определяется договоренностью между работодателем и сотрудником и может быть приблизительно следующей:

• амортизация транспортного средства;
• затраты на ГСМ;
• текущее техническое обслуживание;
• возможный внеплановый ремонт.

Прочие документы, такие как служебное задание, командировочное удостоверение и отчет о командировке, в 2019 году не являются обязательными, их оформление может быть регламентировано только внутренними нормативными актами организации. О том, как документально оформляется командировка, читайте в этой статье https://otdelkadrov.online/6638-dokumenty-dlya-oformleniya-odnodnevnoi-komandiroi-komandiroi-v-vyhodnye-dni

Трудовое законодательство предусматривает возмещение расходов, понесенных работником в служебной командировке (ст. 167 Трудового Кодекса РФ). Использование собственного автомобиля в командировке – не исключение (ст. 188 ТК РФ). Для надлежащего оформления эксплуатации личного автотранспорта в служебных целях необходимо соблюсти некоторые формальности.

Обязательным является оформление приказа о направлении работника в командировку и путевого листа. Служебная записка не является подтверждением использования автомобиля в командировке, она может лишь определять ее продолжительность.

Путевой лист – основной документ, подтверждающий факт использования личного транспорта в служебных целях и целевой расход горюче-смазочных материалов (ГСМ). Подтверждение затрат на ГСМ производится чеками с автозаправочных станций (АЗС).

Приказ оформляется в произвольной форме, либо по унифицированному образцу Т9 или Т9А. Форма Т9А предназначена для направления в командировку группы сотрудников.

Заполнение путевого листа личного автомобиля в служебных целях

Путевой лист – это документ установленного образца. Может использоваться форма, разработанная непосредственно в компании, или образец, утвержденный Госкомстатом (ныне Росстат) Постановлением №78 от 28.11.1997 года.

Путевой лист обязательно должен содержать следующие позиции:

• реквизиты документа: название и номер;
• срок действия;
• данные владельца автомобиля и данные водителя машины (если это разные лица):
  1. фамилию, имя, отчество,
  2. паспортные данные;
• сведения об используемом транспортном средстве:
  1. государственный номер,
  2. реквизиты паспорта транспортного средства (ПТС)

Обратите внимание

Суточные в командировке рассчитываются с того дня, когда фактически началась командировка и включают в себя выходные и праздничные дни. Даже если сотрудник выехал в 23.55 в воскресенье, этот день должен быть оплачен работодателем. Подробности — в этой статье

Оплата расходов, понесенных при использовании собственного транспорта, возможна лишь при представлении сотрудником ряда документов:

1. заполненного путевого листа;
2. копии ПТС автомобиля, который использовался в командировке;
3. чеков, подтверждающих покупку ГСМ;
4. авансового отчета;
5. служебной записки, отражающей конкретные сроки нахождения сотрудника в командировке.

При возникновении в ходе командировки непредвиденных обстоятельств, например – срочного ремонта автомобиля, к авансовому отчету должны быть приложены чеки о покупке необходимых запчастей или технических жидкостей (антифриза, автомасла и т. д.). Все отчетные документы должны быть сданы в бухгалтерию не позже 3 рабочих дней после возвращения сотрудника из служебной командировки.

Оформление использования личного автомобиля в служебной командировке возможно не только путем прямого возмещения расходов на его эксплуатацию, но и временной арендой данного транспортного средства у работника.

При этом арендатором выступает организация, отправляющая сотрудника в командировку, а арендодателем – владелец автомобиля или лицо, действующее на основании нотариально заверенной доверенности от владельца (Гражданский Кодекс (ГК) РФ, ст. 606).

Договор аренды заключается в письменной форме. Аренда автомобиля может быть 2 видов: с экипажем и без него. Формулировка «С экипажем» предполагает, что арендодатель выступает в двух ипостасях: как водитель и как арендодатель.

Следовательно, арендная плата подразделяется на непосредственно аренду и оплату услуг водителя. Вариант «Без экипажа» предусматривает, что ответственность за арендованное авто и все издержки по его эксплуатации несет арендатор, т. е.

компания, отправляющая сотрудника в командировку.

Расходы на такси в командировке в 2019 году сотруднику должна возмещать организация, командировавшая его по служебной необходимости. Ст.

168 ТК РФ утверждает, что все расходы, понесенные сотрудником во время командировки, должны быть компенсированы работодателем.

При этом данные расходы и их суммы должны быть санкционированы или же прописаны в коллективном договоре либо в каком-либо локальном акте компании. Это положение следует учитывать сотруднику, прежде чем воспользоваться услугами такси в командировке.

Теперь юрлицам рекомендуется использовать статус «01», а ИП – «09». С 01.01.2019 года страховые взносы на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством нужно уплачивать в ИФНС.

А за возмещением пособий, как и раньше, необходимо обращаться в ФСС. С июля этого года Типовой перечень мероприятий по улучшению условий и охраны труда и снижению уровней профессиональных риско в утв.

Это значит, что расходы по командировке будут уменьшать налогооблагаемые доходы того месяца, в котором авансовый отчет утвержден руководителем организации. Суточные.

Проживая вне места жительства, сотрудник несет дополнительные расходы. Для их компенсации работодатель обязан выплачивать командированному сотруднику суточные.

При расчете налога на прибыль организация может включать в расходы всю сумму суточных, выплаченных сотруднику, без каких-либо ограничений.

Картина в части страховых взносов и НДФЛ более оптимистичная. В 2018 году чиновники неоднократно отмечали: автокомпенсация свободна от этих платежей в размере, определяемом соглашением между компанией и сотрудником. При этом использование машины должно быть связано с исполнением работником трудовых обязанностей.

Такой вывод следует из пункта 3 статьи 217 и абзаца 10 подпункта 2 пункта 1 статьи 422 Налогового кодекса РФ (письма Минфина России от 12.09.2018 № 03-04-06/65168, № 03-04-06/65170 и от 23.01.2018 № 03-04-05/3235, ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11/[email protected]).

На наш взгляд, интенсивность использования транспорта здесь также нужно принимать во внимание (по аналогии с налогом на прибыль). Ведь ревизоры, скорее всего, посчитают, что характер выплат за дни, когда машина простаивала для служебных целей, не компенсационный. Как результат – доначисление НДФЛ и взносов, штрафы и пени.

Обратите внимание

Компенсация за легковые авто и мотоциклы признается в налоговом учете на дату ее выплаты работнику (подп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ). На наш взгляд, эта норма применима и к компенсациям за грузовики. Аналогичную точку зрения не раз высказывали в частных разъяснениях и чиновники.

Еще один нюанс. Раньше чиновники утверждали, что «прибыльные» нормы надо брать и для целей налога на доходы. То есть с сумм компенсации, превышающих эти смехотворные лимиты, НДФЛ необходимо платить (см. письма Минфина России от 01.06.2007 № 03-04-06-01/171, УФНС РФ по г. Москве от 21.01.2008 № 28-11/4115). Однако арбитры с этой странной позицией не соглашались, совершенно логично указывая: постановление Правительства от 08.02.2002 № 92 выпущено именно для целей налога на прибыль. И установленные им нормы к НДФЛ никакого отношения не имеют (постановление Президиума ВАС РФ от 30.01.2007 № 10627/06). В итоге чиновники сменили гнев на милость, указав: от налога на доходы свободна компенсация в размере, зафиксированном сторонами (письмо Минфина России от 23.12.2009 № 03-04-07-01/387, направленное для сведения и использования в работе письмом ФНС от 27.01.2010 № МН-17-3/[email protected]). Ведомственная точка зрения, к счастью, до сих пор все та же, что подтверждают в том числе и упомянутые нами разъяснения 2018 года.

Не обходится без нюансов и в части страховых взносов. Например, иногда ревизоры настаивают на обложении ими всей суммы автокомпенсации. Однако, по мнению арбитров, такая компенсация в пределах размера, установленного соглашением между предприятием и работником, оплатой труда не является. Она не относится ни к вознаграждению за выполнение трудовых или иных обязанностей, ни к материальной выгоде. А значит, подобные выплаты свободны от страховых взносов (Определение ВС РФ от 25.04.2016 № 302-КГ16-3855).

Размер компенсации нужно четко обосновать. Для этого надо сделать ее детальный расчет с учетом всех затрат для каждой конкретной машины (износ, расходы на ГСМ, техобслуживание и т. д.). Следует принимать во внимание и интенсивность использования авто в служебных целях (письмо Минфина России от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140). О том, что без расчета компенсаций не обойтись, финансисты упоминали неоднократно (см., например, письма от 12.09.2018 № 03-04-06/65168, № 03-04-06/ 65170).

Если сумма компенсации не будет должным образом обоснована, обвинений в скрытой зарплате, скорее всего, не избежать. Со всеми вытекающими в части НДФЛ и взносов. Могут возникнуть проблемы и с «прибыльными» расходами, поскольку не будет соблюдаться одно из требований статьи 252 Налогового кодекса РФ.

Обратите внимание

Оформлять путевой лист надо максимально внимательно! Ведь при отсутствии в нем данных о конкретном месте следования невозможно судить о факте использования авто в служебных целях (письмо Минфина России от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129). В итоге организацию ждут негативные последствия, например, доначисление налога на прибыль (постановление АС Московского округа от 08.04.2015 № Ф05-3450/2015).

Кстати, следует обосновать и саму необходимость использования авто сотрудника (например, его работа связана с постоянными разъездами, что явствует из должностной инструкции). И еще – ревизоры наверняка захотят ознакомиться с копиями документов, подтверждающих принадлежность используемого имущества работнику (письма Минфина России от 23.01.2018 № 03-04-05/3235, от 01.12.2011 № 03-04-06/6-328).

Основание для выплаты компенсации работникам – приказ руководителя организации, в котором предусмотрены ее размеры (письмо УФНС РФ по г. Москве от 13.01.2012 № 20-15/[email protected]). От специалиста же потребуется заявление, в котором изложены как его согласие на использование своей машины в служебных целях, так и просьба о компенсации понесенных в этой связи затрат (постановление ФАС Московского округа от 25.09.2012 № А40-104646/11-119-902).

Безусловно, расходы, понесенные сотрудником в связи с эксплуатацией машины на благо компании, необходимо документально подтвердить. Например, авансовыми отчетами с приложением чеков, квитанций на приобретение ГСМ, расходных материалов и т. д., актами выполненных работ (с расшифровкой их конкретных видов) по техобслуживанию, ремонту и др. Это подчеркнуто, в частности, в письмах ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11/[email protected] и Минфина России от 12.09.2018 № 03-04-06/65168, № 03-04-06/65170.

А нужны ли при использовании личного авто в служебных целях путевые листы? Как показывает практика, этот вопрос – один из самых дискуссионных.

С одной стороны, такие листы предназначены для учета работы транспорта предприятия, а не личных машин его сотрудников. Следовательно, можно обойтись и без них, тем более если специалист не является водителем компании (постановления ФАС Центрального округа от 25.05.2009 № А62-5333/2008, от 10.04.2006 № А48-6436/05-8, Московского округа от 19.12.2011 № А40-152815/10-116-694).

Некоторые чиновники в частных консультациях высказывали мнение: для списания автокомпенсации на налоговые расходы достаточно приказа руководителя с ее размерами, а также должностной инструкции, говорящей о разъездном характере работы сотрудника. Но с другой стороны, как именно подтвердить фактическое использование имущества физлица в интересах фирмы? Как раз с помощью путевого листа, содержащего дату, цель поездки, конкретный маршрут, пройденный километраж, расход топлива и т. д. Ведь, например, чек АЗС говорит о том, что топливо было куплено, но для чьих нужд – компании или самого работника – непонятно. Поэтому без путевого листа никак (см. письма ФНС России от 13.11.2018 № БС-3-11/[email protected], Минфина России от 27.06.2013 № 03-04-05/24421 и др.). Отдельно отмечено, что служебная записка использование личной машины на благо компании не подтверждает (письмо финансового ведомства от 20.04.2015 № 03-03-06/ 22368).

При отсутствии путевого листа ревизоры наверняка посчитают, что сотрудник получил экономическую выгоду (в той мере, в которой ее можно оценить), а расходы экономически не обоснованы. Как результат – доначисление НДФЛ, страховых взносов и налога на прибыль, штрафы и пени.

С тем, что использование личного авто на благо фирмы подтверждают путевыми листами, согласны и многие судьи (см. постановления АС Уральского округа от 18.10.2018 № А71-312/2018 и от 16.05.2016 № Ф09-4056/16, АС Северо-Западного округа от 16.03.2015 № А05-6484/2008 и ФАС того же округа от 17.02.2006 № А66-7112/2005).

Отсюда вывод – лучше подобные документы не игнорировать, а оформлять их четко и внимательно. Конечно, это определенная морока, но оно того стоит. В противном случае претензий от ревизоров, скорее всего, не избежать. Шанс отстоять свою позицию в суде у фирмы, в принципе, есть, однако терять время, силы и испытывать судьбу – занятие, подходящее далеко не для всех.

Кроме того, некоторые, вполне вероятно, смогут отделаться малой кровью. По мнению финансистов, путевые листы следует составлять с периодичностью, позволяющей судить об обоснованности расходов. Допустим, это можно делать раз в месяц, если учет отработанного времени и расхода ГСМ не пострадает (письмо от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129). А значит, допнагрузку на работников и бухгалтерию в ряде случаев удастся снизить до минимума.

И еще. Имейте в виду – путевой лист не признается первичным документом, который сам по себе удостоверяет хозоперацию (постановление ФАС Уральского округа от 12.03.2014 № А07-11574/2013). Так что без чеков, квитанций, актов и других бумаг, свидетельствующих о понесенных расходах, никак не обойтись.

Для полноты картины рекомендуем вести еще и журнал учета служебных поездок.

Что касается бухучета, то согласно ПБУ 10/99 (утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н) компенсацию включают в расходы в полном объеме на дату начисления. В налоговом же учете ее относят на расходы (в пределах «прибыльных» норм) на дату выплаты. Нередко компании начисляют компенсацию в одном месяце, а выплачивают в следующем. Это ведет к появлению вычитаемой временной разницы (ВВР) и, как следствие, отложенного налогового актива (ОНА). Эти ВВР и ОНА погашаются на момент выплаты компенсации (п. 17 ПБУ 18/02, утв. приказом Минфина России от 19.11.2002 № 114н).

Кроме того, если компенсация превысит «прибыльный» лимит (что случается почти у всех), образуется постоянная разница и, соответственно, постоянное налоговое обязательство (ПНО).

Напомним, что приказом Минфина России от 20.11.2018 № 236н в ПБУ 18/02 внесены существенные изменения. Поправки применяются начиная с отчетности за 2020 год. Однако фирма вправе начать делать это и раньше, раскрыв свое решение в бухгалтерской (финансовой) отчетности.

При начислении компенсации лучше использовать те же счета учета затрат, где отражается и зарплата сотрудника (20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и др.).

Пример. Автокомпенсация: расчет, налоги, учет

Работник использует в служебных целях свой легковой автомобиль с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см. За это физлицу положена компенсация (фирма начисляет ее в конце месяца, а выплачивает в начале следующего месяца). Ее размер складывается из ежемесячного износа машины (8300 руб.), а также стоимости ГСМ и иных затрат, возникающих в процессе эксплуатации авто. Все издержки в целях компенсации принимают в части, которая приходится на время использования машины в интересах работодателя.

Данные о расходе топлива и пробеге за месяц берут из путевых листов. За текущий месяц стоимость ГСМ составила 29 700 руб., общий пробег машины за месяц – 3300 км, в том числе по служебным нуждам – 2400 км. Других затрат, связанных с эксплуатацией авто, в данном месяце не возникло. Машина использовалась на благо фирмы в течение всех рабочих дней месяца.

Таким образом, размер компенсации составил 27 636,36 руб. ((8300 руб. + 29 700 руб.) / 3300 км × 2 400 км).

Вся эта сумма не облагается НДФЛ, страховыми и травматическими взносами. В «прибыльные» же расходы удалось включить только 1500 руб., то есть предельную величину компенсации согласно постановлению Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. Сверхнормативную сумму – 26 136,36 руб. (27 636,36 – 1500) – в налоговом учете не отражают.

Бухгалтер компании сделал такие проводки.

На дату начисления компенсации:

Дебет 26 Кредит 73
—27 636,36 руб. – сумма компенсации отнесена на расходы;

Дебет 99 субсчет «ПНО»
Кредит 68 субсчет «Налог на прибыль»
—5227,27 руб. (26 136,36 руб.  20%) – отражено постоянное налоговое обязательство;

Дебет 09 Кредит 68 субсчет«Налог на прибыль»
—300 руб. (1500 руб.  20%) – отражен отложенный налоговый актив.

На дату выплаты компенсации:

Дебет 73 Кредит 51
—27 636,36 руб. – компенсация перечислена работнику;

Дебет 68 субсчет «Налог на прибыль» Кредит 09
—300 руб. – погашен отложенный налоговый актив.

Компенсация использования личного транспорта в служебных целях

Отдельного внимания заслуживает ситуация, когда сотрудник управляет машиной по доверенности.

ФНС России выстраивает такую логическую цепочку. В статье 188 Трудового кодекса РФ речь идет о компенсации за использование работником личного транспорта в служебных целях. В данном же случае машину нельзя считать личным имуществом доверенного лица. А раз так, то нормы пункта 3 статьи 217 и подпункта 2 пункта 1 статьи 422 Налогового кодекса РФ к компенсациям за такое авто неприменимы, значит, они облагаются НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке (письмо от 13.11.2018 № БС-3-11/[email protected]).

Отметим, что фискалы в обоснование своей позиции в части налога на доходы дополнительно ссылаются на письмо финансового ведомства от 02.10.2012 № 03-04-08/9-327. Точка зрения Минфина по этому вопросу действительно всегда была негативной для организаций (см. также письма от 21.02.2012 № 03-04-06/3-42 и от 21.09.2011 № 03-04-06/6-228). Послабление чиновники делают лишь для ситуации, когда авто находится в совместной собственности супругов (то есть это имущество нажито во время брака). Тогда компенсация по такой машине, управляемой по доверенности от супруга (супруги), свободна от НДФЛ (письмо Минфина России от 03.05.2012 № 03-03-06/2/49).

Что касается страховых взносов, то налоговики продублировали позицию Минтруда (письма от 13.11.2015 № 17-3/В-542 и от 26.02.2014 № 17-3/В-92) и ФСС России (информационное письмо от 14.03.2016 № 02-09-05/06-06-4615).

В части налога на прибыль тоже грустно – компенсацию не спишешь даже в пределах мизерных правительственных норм. Аргумент тот же – машина в данном случае не принадлежит работнику на праве собственности, как того требует статья 188 Трудового кодекса. Это подчеркнуто в письме финансового ведомства от 03.05.2012 № 03-03-06/2/49.

Хотя раньше настрой у Минфина был более лояльный: чиновники давали зеленый свет учету в расходах компенсации работнику, управляющему машиной по доверенности. Само собой, в рамках лимитов (письмо от 27.12.2010 № 03-03-06/1/812).

Ситуация невеселая, что и говорить. Однако с чиновниками вполне можно поспорить, и арбитры, весьма вероятно, встанут на сторону организации. Судьи указывают, что переданный по доверенности транспорт не может восприниматься иначе как находящийся во владении и пользовании получателя такого документа. Это позволяет физлицу использовать авто в служебных целях, а работодателю – компенсировать ему затраты.

Личным признается имущество сотрудника, принадлежащее ему на любом законном основании (в том числе по доверенности). Поэтому причин для обложения автокомпенсации страховыми взносами в данном случае нет (см. определения Верховного суда РФ от 03.08.2015 № 309-КГ15-8423 и ВАС РФ от 24.01.2014 № ВАС-4/14, постановление ФАС Поволжского округа от 09.10.2012 № А12-2881/2012).

Аналогичные выводы в части НДФЛ содержатся в постановлениях АС Северо-Западного округа от 28.08.2014 № А56-50900/2013 и ФАС Уральского округа от 22.04.2014 № Ф09-1388/14. Некоторые полезные мысли можно подсмотреть и в постановлениях ФАС Западно-Сибирского округа от 06.09.2010 № А45-15160/2009, Уральского округа от 08.10.2008 № Ф09-7167/ 08-С2.

На наш взгляд, аргументы из приведенных вердиктов можно использовать и в «прибыльных» целях. Ведь доводы конеролеров, в общем-то, везде идентичны, а значит, и к «противоядию» требования единые.

Андрей Веселов, кандидат экономических наук, аудитор

Работодатель, направляя сотрудника в командировку, обязан возместить ему расходы по проезду к месту командировки и обратно. Размер таких возмещаемых расходов организация вправе установить самостоятельно. Например, может ввести ограничения по компенсации стоимости проездных билетов (при авиаперелете — не выше экономкласса, при проезде на поезде — не выше купе и т. д.).

Закрепить эти условия необходимо в локальном нормативном акте, например в положении о командировка При этом законодательными актами не установлено, каким именно видом транспорта сотрудник должен пользоваться. Следовательно, работник может поехать в командировку и на личном автомобиле, но с согласия руководителя организации.

Если все вопросы с руководителем согласованы, оформляются приказ, командировочное удостоверение и служебное задание в обычном порядке.

Сотрудник в течение 3 рабочих дней со дня возвращения из командировк должен представить в бухгалтерию на проверку авансовый отчет обо всех произведенных расходах. К нему необходимо приложит

• командировочное удостоверение с отметками;
• служебное задание с отчетом о проделанной работе;
• чеки АЗС, счета из гостиницы и иные документы, подтверждающие произведенные расходы.

Если с документами все в порядке, то авансовый отчет передается на подпись руководителю. После его утверждения работнику возмещаются израсходованные деньги.

И вот тут важный момент. Как вы, наверное, уже поняли, еще до командировки требуется зафиксировать, какая именно сумма будет возмещаться работнику по расходам на проезд: все расходы по предоставленным работником чекам и иным подтверждающим документам или некая фиксированная сумма.

В связи с этим возможны два варианта.

ВАРИАНТ 1 (безопасный, но невыгодный). С сотрудником заключается соглашение о компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях.

Тогда ему должны выплатить компенсацию в размере, определенном в соглашении. Причем может быть предусмотрено, что:

• сумма компенсации уже включает в себя расходы на ГСМ;
• расходы на ГСМ компенсируются сверх суммы, определенной соглашением, по подтверждающим документам.

Но в целях налогообложения сумма компенсации учитывается лишь в пределах норм, установленных законодательн Такова позиция

Так, учитываемая в расходах сумма для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя:

• до 2000 куб. см — 1200 руб. в месяц;
• свыше 2000 куб. см — 1500 руб. в месяц.

Внимание! В главе 24 Трудового кодекса уделено внимание вопросам, касающимся служебных командировок, дано определение, что следует понимать под данным выражением, а также установлены:

• определенные гарантии, которые предоставляются работнику, когда работодатель отправляет его в командировку;
• порядок обеспечения работника средствами в период нахождения в командировке, в каком порядке возмещаются те или иные расходы, которые понесены во время служебного выезда.

Следует иметь в виду, что трудовое законодательство устанавливает общие нормы, которые должны соблюдаться при служебных командировках. Боле детально особенности служебных командировок работников в другую местность для выполнения производственных заданий, предусмотрены в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, которое утверждено постановлением Правительства № 749 от 29 июля 08 года.

Однако некоторые положения данного нормативного документа были серьезно изменены правительственными постановлениями:

• № 1595 от 29 декабря 2014 года «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации»;
• № 771 от 29 тюля 2015 года «О внесении изменений в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки…».

Данные документы должны были упорядочить ряд спорных вопросов, однако вызвали ажиотаж по вопросам оформления командировок и возмещения расходов, которые понес работник, убыв в поездку на личном транспорте. Это вынудило государственные структуры выдать ряд документов, которые предназначены для разъяснения возникших неясностей.

Так, изданы:

• Минфином России приказ от 10.03.2015 № 33н «Об утверждении перечня документов, подтверждающих фактический срок пребывания федерального государственного гражданского служащего в служебной командировке при отсутствии проездных документов (билетов)»;
• Департаментом налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России, письмо от 20.04.2015 № 03-03-06/2238, разъяснившее вопрос документального подтверждения для целей налога на прибыль срока пребывания в служебной командировке и использования работником личного транспорта (легкового автомобиля, мотоцикла) для проезда к месту командирования и обратно;
• Федеральной службой по труду и занятости письмо от 15.05.2015 № 1168-6-1 по порядку проезда к месту командировки на служебном, арендованном, попутном транспорте.

Использование личного транспорта в командировке как оформить

Многих работодателей интересует вопрос, каким образом оплачивается и оплачивается ли вообще командировка в один день. Общий подход такой: оплате подлежит любая командировка, независимо от ее продолжительности. Таким образом, однодневная командировка также оплачивается.

Следующий вопрос, который представляет интерес – в каком размере следует оплачивать командировку длительностью в 1 день?

Внимание! Неоднозначность ситуации объясняется тем, что на уровне законодателя не предусмотрено четкого алгоритма по оплате таких служебных поездок. Так, с 2012 года размер суточных составляет 700 рублей при командировке в пределах территории Российской Федерации. Однако работодатель вправе оплачивать сотруднику сумму, которая соответствует среднему заработку за один день.

При однодневной командировке, так же, как и при обычной служебной, работнику компенсируются затраты:

• на оплату проезда, в том числе на покупку бензина, если использовался личный транспорт;
• на телефонную связь.

Перечень понесенных расходов и возможность их компенсации решает каждый работодатель самостоятельно. При убытии в командировку на собственном или служебном транспортном средстве в выходной или праздничный день работнику выплачивается среднедневной заработок в двойном размере.

Директор учреждения, организации или предприятия также может отправиться в командировку на личном транспорте. В таком случае компенсация ему выплачивается на общих основаниях.

При этом следует учитывать, что такой выезд должен быть:

• согласован с учредителями или участниками юридического лица;
• или предусмотрен внутренним локальным актом.

Важно! Если директор отправляется в командировку на служебном автотранспорте, то расходы за его использование несет собственник. То есть юридическое лицо.

Работодатель, отправляя сотрудника в служебную командировку на его личном автомобиле, должен убедиться, что на транспортное средство оформлен страховой полис ОСАГО. Это позволит покрыть расходы на ремонт автомобиля, если водитель не признан виновником дорожно-транспортного происшествия.

Кроме того, возможность денежной компенсации за ДТП, которое произошло не по вине откомандированного сотрудника, должна быть предусмотрена условиями индивидуального трудового договора.

При отсутствии таких условий необходимо составить дополнительное соглашение между работником и работодателем, в котором предусмотреть возможность полной или частичной компенсации за ущерб, причиненный работнику повреждением транспортного средства в результате ДТП, если указанные расходы не покрываются страховым возмещением.

Если в аварии будет подтверждена вина откомандированного сотрудника, работодатель освобождается от компенсационных выплат.

К нему следует приложить копию технического паспорта автомобиля. На его основании руководство предприятия издает соответствующий приказ, в котором устанавливает размер компенсации и порядок его выплаты.

ВниманиеБухгалтерия предприятия производит начисление компенсации, после чего списывает расходы на покупку ГСМ и эксплуатацию автомобиля. Но в данной ситуации наиболее рациональным будет установление индивидуального размера компенсации, исходя из производственных заданий работника, загруженности автомобиля с учетом дальности поездок, их маршрута.
ВажноСообразно предписаниям статьи 264 НК облагаемая налогом база уменьшается на величину определенной нормы. Такого рода ограничения установлены постановлением правительства № 92, которое было обнародовано 8 февраля 2002 года.
Они предусмотрены для использования транспортных средств на период времени, равный одному месяцу.

Также оно может производить списание на основе товарной накладной на отпуск ГСМ, которая выдается автозаправочной станцией.

Бухгалтерский учет на оприходование и списание нужно вести на протяжении одного месяца, по истечению которого списать горюче-смазочный материал сообразно норме потребления.
Для обоснования расходов предприятие должно осуществлять бухгалтерскую проводку.

Оно должно списывать ГСМ вне зависимости от способа использования личного автотранспорта.

Списание ГСМ при использовании личного автомобиля в служебных целях Расход топлива и смазочных материалов на транспортное средство должно приниматься предприятием с учетом распоряжений Минтранса «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», которое было опубликовано за номером АМ-23-р.

Компенсация за использование личного транспорта работников в служебных целях

Топливная карта оформляется отдельно на каждый автомобиль, поэтому сумма денежных средств должна соответствовать установленному ежемесячному лимиту. Не исключается вероятность выдачи на руки сотруднику всей суммы лимита из кассы предприятия, чтобы он своевременно заливал необходимый объем топлива, приобретал смазочные материалы.

Указанная система учета не вызывает проблем, если маршрут передвижения автомобиля и потребление топлива изо дня в день приблизительно одинаково. При перерасходе ГСМ материальный бухгалтер должен оформить:

• распоряжение директора на выделение дополнительных средств;
• справку с расчетом сверхлимитной стоимости ГСМ.

В документах будет четко прослеживаться причина превышения лимита, размер переплаченной сотруднику суммы.

Утвердить перечень должностей с разъездным характером работы целесообразно отдельным приказом, поскольку перечень периодически может пополняться или изменяться, а издать новый Приказ проще, чем вносить изменения во все Положение.

! Обратите внимание: разъездной характер работы предполагает регулярные поездки сотрудника при исполнении своих трудовых функций, а не разовые. То есть командировки раз в месяц не могут расцениваться как разъездной характер работы. Указание на разъездной характер работы обязательно должно содержаться в трудовом договоре с работником. 2.

Должностная инструкция сотрудника. В должностной инструкции должны быть четко прописаны трудовые обязанности, предполагающие регулярные поездки.

А в следующей статье выясним, как учесть суммы компенсации в целях налогообложения и начисления страховых взносов. Основания для начисления компенсации за использование личного автомобиля В соответствии со ст.

188

ТК РФ работнику при использовании личного имущества, в том числе личного автомобиля, с согласия и в интересах работодателя предусмотрены следующие выплаты: — компенсация за использование и износ (амортизацию) личного имущества; — возмещение расходов, связанных с эксплуатацией личного имущества. Компенсация за использование работником личного транспорта обычно устанавливается в твердой сумме за месяц, независимо от числа календарных дней в месяце.

Однако следует учитывать, что за периоды, когда работник фактически не исполнял свои служебные обязанности (находился в отпуске, на больничном и т.д.), компенсация не должна начисляться.

Приказ составляется на основе Соглашения об использовании личного транспорта в служебных целях, закрепляет ответственных лиц и служит основанием для начисления и выплаты компенсации и возмещения расходов сотруднику. Скачать Образец приказа о возмещении расходов в связи с использованием личного транспорта 5.

Документы, подтверждающие фактическое использование работником личного транспорта в служебных целях и величину расходов, понесенных в процессе такого использования. Унифицированные формы таких документов, обязательные для применения, отсутствуют, поэтому работодатель вправе самостоятельно их разработать и утвердить.

Совет

Что касается возмещения расходов, связанных с использованием работником личного имущества в трудовой деятельности, то в случае использования личного транспорта, к таким расходам могут относится, например, затраты на бензин, мойку автомобиля, ремонт.

Согласно ТК РФ конкретные суммы компенсации и возмещения, а также условия их выплаты работнику должны быть прописаны в соглашении между работником и работодателем. Таким образом, мы вплотную подошли к вопросу документального оформления использования работником личного транспорта в служебных целях.

Для начисления работнику компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях и возмещения расходов, связанных с таким использованием, необходимы следующие документы: 1.

Указанный документ был утвержден постановлением правительства № 395, обнародованного 30 июля 2004 года. Сообразно правилам установленного на предприятии документооборота должно осуществляться:

• оформление первичных документов по учету расхода топлива и смазочных материалов;
• сроки передачи их в бухгалтерию для составления ведомости потребления ГСМ.

Если на предприятии организовано ежедневное движение ГСМ на счету бухгалтерского учета в количественно-суммовом выражении, то лучше использовать учетные цены.

в такой ситуации оприходование следует производить на основе отчета водителя, к которому прилагаются чеки АЗС с объемом купленного топлива. Списание ГСМ в сложившейся ситуации надлежит осуществлять аналогично первому варианту. В любом случае выбор способа учета определяет предприятие.

Компенсация и вознаграждение за использование личного автомобиля в производственных целях являются двумя независимыми друг от друга выплатами. Данное положение разъяснено в статье 188 ТК, в которой дается четкое определение компенсации и возмещения.

Первая выплата производится за износ автомобиля, вторая – возмещает расходы относительно его использования.

Списание ГСМ в бухгалтерском учете осуществляется на основе первичных документов, то есть путевом листе и накопительной ведомости, составленных по чекам автозаправочных станций выданных за покупку топлива.

НК РФ);

• взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ);

• взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п. 2 ч. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Порядок расчета остальных налогов зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация. Служебный автомобиль: налог на прибыль Расходы на проезд в командировку уменьшают налогооблагаемую прибыль (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

О том, как учесть при расчете налога на прибыль расходы на проезд, если сотрудник организации направлен в командировку для покупки основного средства, подробнее см.
Как определить первоначальную стоимость основного средства в налоговом учете.

Важно

ВажноДля путевых листов предусмотрены следующие унифицированные формы:

• № 3 для легкового автомобиля;

• № 3 спец для спецтранспорта;

• № 4-С или № 4-П для грузового автомобиля;

• № 6 спец для автобуса (кроме маршрутного).

Перечисленные формы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Выдачу путевых листов водителям и их поступление в бухгалтерию отразите в журнале учета движения путевых листов (либо по самостоятельно разработанной форме, либо по форме № 8, утвержденной постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78). Бухучет В бухучете поступление и списание израсходованных горюче-смазочных материалов отразите на субсчете 10-3 «Топливо» (Инструкция к плану счетов).

Командировка на личном транспорте Сотруднику, отправляясь в командировку на личном автомобиле, нужно согласовать с работодателем время и маршрут поездки. Информация может быть указана в путевом листе. Его форма и порядок заполнения установлены Приказом Минтранса РФ № 152 от 18.09.2008 г. Обязательные реквизиты бланка указаны в разделе 2 Приказа.

Служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы

Обратите внимание на два момента: первое — в законе говорится о расходах «по проезду», но не сказано, на каком виде транспорта, второе — говорится о расходах, произведенных работником «с разрешения или ведома работодателя». Таким образом, работник вполне может отправиться в командировку на своем личном автомобиле, но с согласия или ведома работодателя, при этом последний обязан будет возместить все расходы, связанные с такой поездкой.

Командировка на личном автомобиле имеет определенное оформление. Оно стандартное несмотря на вид транспорта, используемый для поездки к месту работы. Единственным нюансом является предоставление дополнительных документов.

Итак, чтобы оформить командировочную поездку, нужно произвести следующий порядок действий:

• Подготовить документы;
• Составить служебное задание, которое передается кадровикам, если оно необходимо;
• Издать приказ с информацией о направлении работника на его ТС;
• Оформить компенсацию в счет использования ТС;
• Произвести расчет суточных;
• Составить отчет о результатах после возвращения;
• Составить служебную записку.

Данный порядок регулируется на законодательном уровне, поэтому его нужно четко выполнять. С 2015 года стало необязательным оформление служебного задания. Поэтому руководитель самостоятельно принимает решение о его необходимости.

Использование личного автомобиля в командировке предусматривает необходимость оформления определенных документов.

Согласно 749 Постановления Правительствак обязательным документам относятся следующие:

• Командировочное удостоверение;
• Записка об использовании транспорта;
• Документы на аренду жилья;
• Проездные документы;
• Отчет с указанием всех растрат.

При необходимости руководитель может оформить служебное задание. При таком виде транспорта важно оформить служебную записку.

Такая поездка предусматривает предоставление путевого листа при поездке на собственном транспортном средстве.

Путевой лист дает возможность подтвердить факт о том, что транспортное средство было использовано в служебных целях. Также он позволяет вести учет относительно расчета расходов на бензин.

Форма путевого листа является законно утвержденной Постановлением Госкомстата РФ № 78, либо в учреждении ее могут разработать самостоятельно в виду особенностей самого предприятия.

В добавок водитель должен предъявить счета или кассовые чеки на покупку бензина во время поездки для списания денег из бюджета предприятия.

Также желательно предоставить и другие документы, свидетельствующие о соблюдении маршрута командировки.

К примеру, это могут быть накладные от поставщика или распечатки тахографа.

Приказ о командировке на личном автомобиле не имеет унифицированного образца.

Оформлять его можно в произвольной форме, а именно включая в образец следующую информацию:

• Данные об организации;
• Дата, номер приказа;
• Данные сотрудника, его должность, структурное подразделение;
• Данные относительно места поездки, где будет выполняться задание;
• Дата выезда и прибытия с поездки;
• Цель поездки;
• Информация об использовании собственного транспорта;
• Данные организации, которая обязуется оплатить расходы.

В конце образца приказа необходимо поставить подпись, как руководителем, так и самим сотрудником, которого командируют.

Служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы

Обратите внимание на два момента: первое – в законе говорится о расходах «по проезду», но не сказано, на каком виде транспорта, второе – говорится о расходах, произведенных работником «с разрешения или ведома работодателя». Таким образом, работник вполне может отправиться в командировку на своем личном автомобиле, но с согласия или ведома работодателя, при этом последний обязан будет возместить все расходы, связанные с такой поездкой.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебной командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ч. 2 ст. 168 ТК РФ)

При использовании с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работника последнему выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их эксплуатацией (ст. 188 ТК РФ). Поэтому в случае использования личного транспорта в целях служебной командировки работник может быть уверен в соответствующей компенсации. При этом стороны должны договориться о размерах возмещения расходов, заключив соглашение в письменной форме.

Похожие записи:

• Бесхозяйные вещи гражданский кодекс
• Какой налог с продажи квартиры если она в собственности менее 3 лет
• Порядок лицензирования аудиторской деятельности