Абель учета рабочего времен длч бюджетных организаций

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Абель учета рабочего времен длч бюджетных организаций». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание:

Табель состоит из нескольких страниц:

Первая страница	Содержит графы, в которые вносятся общие данные. К ним относят наименование организации согласно учредительным документам, структурное подразделение, номер табеля, дата заполнения, период отражения сведений.
Вторая и третья	Имеют таблицу для предоставления сведений о часах, который отработал сотрудник. Данные дублируются в личной карточке для исключения ошибок. Также прописывается номер по табелю, который присваивается каждому лицу.
Четвертая	Предоставляются сведения о расчетах оплаты труда. Данные вписывает бухгалтерия по окончании отчетного периода.

Заполнение табеля происходит в первой половине дня. Но если сотрудник работает посменно, то ориентируются на графики смен. Также стоит учитывать отсутствие работника по уважительной причине при невозможности подтвердить ее документально.

Это правило относится к сотрудникам, находящимся на больничном. Ведь лист нетрудоспособности выдается по окончании болезни, в то время как человек будет уже отсутствовать на рабочем месте.

Важно подтвердить все записи распорядительными документами. К ним относят приказы, на основании которых сотрудник отсутствует. Только при их наличии данные могут быть внесены.

Стандартная форма табеля учета рабочего времени

Выделяют несколько правил составления и заполнения документа об учете рабочего времени:

Табель предоставляется в единичном экземпляре.
Заполнение ведется как вручную, так и с помощью компьютера.
Создание документа входит в обязанности кадровиков, бухгалтеров, начальников отдела в соответствии с приказом.
Подготовка табеля производится за несколько дней до окончания месяца.
Титульный лист содержит наименование организации, дату составления бланка.
Далее размещается таблица учета и все данные о сотрудниках (ФИО, номер дела).
Для каждого работника прописывается количество отработанных часов.
Бумага или электронная форма заполняется ежедневно.
Удаление полей или граф не предусматривается.
При возникновении форс-мажоров вносятся числовые и буквенные коды.
После заполнения проставляется подпись начальника учреждения или отдела.
За подлинность предоставляемых сведений отвечает сотрудник, который ведет табель.
В бланке т-12 отражается как учет рабочего времени, так и оплата труда.

Необходимо рассмотреть особенности ячеек при заполнении формы Т-12, которая практически идентичная бланку Т-13:

Верхняя часть документа содержит название учреждения в соответствии с регистрационными документами.
Далее отражается номер табеля и дата составления.
Ячейка Отчетный период содержит первое и последнее число месяца.
В первый столбец первого раздела вносится порядковый номер сотрудника.
Второй и третий столбец заполняются в соответствии с личной карточкой.
В четвертой и шестой графе отражаются затраты рабочего времени и количество отработанных часов.
Пятый и седьмой столбец необходимы для отражения промежуточных результатов за часть месяца в виде дней и часов.
С 8 по 17 столбец сведения вносятся в конце периода.
14 и 16 столбцы содержат сведения о дня и часах.
Если человек не явился на работу, то в 15 графу вносится кодовое обозначение неявки.
При наличии выходных и праздничных дней заполняется 17 столбец.

Утвержденный постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 табель использования рабочего времени помогает кадровой службе и бухгалтерии предприятия:

учитывать время, отработанное или не отработанное наемным работником;
контролировать соблюдение графика рабочего времени (явки, неявки, опоздания);
иметь официальные сведения об отработанном каждым работником времени для расчета зарплаты или составления статистической отчетности.

Бухгалтеру он поможет подтвердить правомерность начисления или неначисления сумм зарплаты и компенсаций каждому работнику. Кадровику — отследить явку и в случае необходимости обосновать взыскание, наложенное на работника.

Табель учета рабочего времени относится к формам документов, которые выдаются работнику при увольнении вместе с трудовой книжкой по его запросу (ст. 84.1 ТК РФ).

Стоит отметить, что унифицированные формы табелей № Т-12 и № Т-13 с 01.01.2013 не обязательны для применения. Но учет вести работодатели обязаны (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Организации и ИП вправе использовать другие способы контроля времени нахождения сотрудников на рабочих местах. Но по факту формат бланка, разработанный Госкомстатом, достаточно удобен и продолжает повсеместно применяться.

Заполняем табель учета рабочего времени правильно

По указаниям по применению и заполнению форм первичных учетных документов:

табель рабочего времени на 2020 год составляет и ведет уполномоченное лицо;
подписывают документ руководитель подразделения и работник кадровой службы;
после чего он передается в бухгалтерию.

Как мы видим, правила не устанавливают должность работника, который использует бланк табеля учета рабочего времени. Руководство вправе назначить любого для выполнения этой задачи. Для этого издается приказ с указанием должности и фамилии ответственного лица. Если приказ о назначении такого работника не выпущен, то обязанность вести учет должна быть прописана в трудовом договоре. Иначе требовать от сотрудника ведение учета неправомерно. В крупных организациях в каждом отделе назначается такой работник. Он заполняет в течение месяца бланк, отдает на подпись начальнику отдела, тот, в свою очередь, проверив данные, передает форму кадровику. Сотрудник отдела кадров сверяет информацию, заполняет на ее основе необходимые для своей работы документы, подписывает табель и передает бухгалтеру.

Отличаются две утвержденные формы тем, одна из них (Т-13) используется в учреждениях и фирмах, где установлен специальный турникет, — автоматическая система, контролирующая явку сотрудников. А форма Т-12 является универсальной и содержит, кроме того, дополнительный раздел 2. В нем отражают расчеты с работниками по оплате труда. Но если фирма ведет расчеты с персоналом как отдельный вид учета, раздел 2 просто остается пустым.

Применяются два правила заполнения табеля учета рабочего времени 2020, выбор делает работодатель:

сплошное заполнение — каждый день отмечаются все явки и неявки;
заполнение по отклонениям — отмечаются только опоздания, неявки.

Приведем для примера инструкцию по заполнению формы Т-13 методом сплошного заполнения.

Перед тем как отмечать отпуск в табеле учета рабочего времени, важно учесть следующие моменты:

какой вид отпуска проставлять;
период отпуска — с какого по какое число отдыхает работник;
каким методом заполняется табель — сплошным или регистрируются только отклонения.

Разные виды отпуска обозначаются такими сокращениями:

ОТ	очередной оплачиваемый отпуск
ОД	дополнительный оплачиваемый
ДО	административный (без сохранения ЗП)
У	учебный с сохранением ЗП
УВ	учебный без отрыва от производства (сокращенный день)
УД	учебный без сохранения ЗП
Р	по беременности и родам
ОЖ	по уходу за ребенком до 3 лет
ОЗ	без сохранения ЗП в предусмотренных законом случаях
ДБ	дополнительный без сохранения ЗП

При использовании обоих методов заполнения табеля условное обозначение отпуска проставляется за каждый день отсутствия работника. Просто при использовании сплошного метода остальные дни заполняются явками (условный код «Я»), а при методе учета отклонений — остаются пустыми.

Приведем буквенные обозначения, используемые в табеле учета рабочего времени, в виде таблиц.

Присутствие на рабочем месте:

Я	работа в дневное время
Н	в ночное время
РВ	работа в выходные и праздники (используется, если сотрудник выходит на работу в дни, объявленные нерабочими в связи с карантином
С	сверхурочная
ВМ	вахтовым методом

Командировки и повышение квалификации:

К	служебная командировка
ПК	повышение квалификации с отрывом от труда
ПМ	повышение квалификации с отрывом от труда в другой местности

Отсутствие на рабочем месте:

Б	временная нетрудоспособность (больничный) с выплатой пособия (используется и в том случае, если работник находится на карантине)
Т	временная нетрудоспособность без выплаты пособия
ЛЧ	сокращенный рабочий день в предусмотренных законом случаях
ПВ	вынужденный прогул при незаконном отстранении (увольнении)
Г	неявка в связи с исполнением государственных (общественных) обязанностей
ПР	прогул без уважительных причин
НС	режим неполного рабочего времени
В	выходные и праздничные нерабочие дни (ставится и для случаев установления нерабочих дней в связи с карантином)
ОВ	дополнительный оплачиваемый выходной
НВ	дополнительный неоплачиваемый выходной
ЗБ	забастовка
НН	невыясненная причина неявки
РП	простой по вине работодателя
НП	простой по не зависящим ни от кого причинам
ВП	простой по вине работника
НО	отстранение от работы (оплачиваемое)
НБ	отстранение без сохранения ЗП
НЗ	приостановка работы при задержке ЗП

Заполнение табеля по форме 0504421 для бюджетных учреждений в 2020 году

Ответственность за учет рабочего времени лежит на плечах руководителя организации, но, скорее всего, он не будет заниматься этим самостоятельно, а делегирует подчиненному путем издания соответствующего приказа.

Для ведения также можно нанять отдельного человека, но не все организации обладают необходимым бюджетом.

Передать обязанности по заполнению табеля определенному сотруднику можно двумя способами:

Разработав и приняв соответствующую инструкцию.
Внеся пункт в трудовой договор.

Помимо того, кто заполняет табель, документ должны подписать руководитель подразделения и сотрудник отдела кадров.

Существует два варианта заполнения табеля:

«Сплошное», когда в документ ежедневно вносятся данные о каждом сотруднике.
Регистрация отклонений от соблюдения рабочего режима. При таком способе ведения в табель вносятся только опоздания, неявки на работу, переработки и т.д.

Каждый руководитель сам решает, каким способом вести учет.

Первый метод позволяет полностью отразить все данные о посещении. Второй способ экономит время, поскольку нет необходимости ежедневно заносить информацию о каждом сотруднике.

Вести табель можно в бумажном и в электронном виде. Также возможно ручное и автоматическое внесение данных в табель.

На государственном уровне разработано несколько форм данного документа:

Т-13 используется в организациях, где явка работников регистрируется автоматически при прохождении через турникет.
Т-12 – универсальная форма, которая также отличается наличием раздела №2, в котором прописывается заработная плата сотрудников. Сейчас она редко используется на практике.
Специальная форма, разработанная для бюджетных организаций, которые обязаны использовать только ее.

Форма Т-12 позволяет зафиксировать время прихода и ухода с рабочего места и рассчитать количество отработанных часов.

Заполнять документ нужно согласно определенным правилам:

В этой форме можно указать размер заработной платы сотрудника, но делать это не обязательно, если есть другие документы, с помощью которых его можно подтвердить.

В основной таблице Т-12 содержится около 55 граф для внесения информации ручным способом.

Табель, заполняемый по форме Т-12, состоит из нескольких частей. Первая – это титульный лист. В нем должны быть прописаны:

Полное название компании.
Коды организации.
Номер.
Период ведения отчетности.
Дата составления.

В следующей части содержатся данные о сотрудниках, о посещаемости рабочего места, о причинах неявки, об общем количестве рабочих дней за указанный период и т.д.

Прямое предназначение данного табеля – учет рабочего времени, но при этом он имеет название «Учет использования рабочего времени», в документе идет полное отражения режима работы бюджетного учреждения.

В нем иногда существуют подобные записи:

Выходные по учебе;
Учебный отпуск;
Замещение в группе продленного дня.

Ведется бланк форма 0504421 согласно общепринятым стандартам:

Имеется только один экземпляр;
Открывается за 2 – 3 дня до начала расчетного периода;
Ведется согласно унифицированной форме без изменений;
В конце периода подписывается руководителем.

В данном документе доступно использование сплошной для обозначения явки или неявки с обозначением отклонений.

Табель учета рабочего времени на 2020 год

Законодательство допускает два варианта заполнения форм № Т-12 и № Т-13. Первый (наиболее распространенный) подразумевает ведение табеля сплошным методом — регистрируются явки, неявки и любые отклонения от «нормальной» работы (сверхурочная работа, командировки, работа в выходные и т.п.). Второй вариант предусматривает регистрацию в табеле только отклонений от нормального режима труда (неявок, командировок, сверхурочной работы и т.п.).

ИСТОРИЯ ВОПРОСА. До того времени, когда еще не было повсеместного распространения учетных программ, выбор метода заполнения Табеля зависел, как правило, от установленного в организации режима рабочего времени. При постоянной продолжительности рабочего дня (смены) кадровый работник мог ежедневно отмечать в Табеле только тех сотрудников, которые не вышли на работу, либо трудились меньше или больше положенного. В отношении остальных работников подразумевалось, что они присутствовали на рабочем месте ровно столько, сколько указано в трудовом договоре. Если же количество отработанных часов в различные дни (смены) могло отклоняться от нормы, то кадровой службе нужно было ежедневно вносить в Табель данные обо всех работниках, чтобы контролировать переработки.

Сегодня, когда кадровый учет почти полностью автоматизирован, метод отклонений практически не используется. Объяснение простое: при компьютерной обработке форм № Т-12 и № Т-13 пустые ячейки недопустимы.

Поэтому в настоящее время большинство работодателей ежедневно вносят в Табель данные о явке сотрудников. Для этого в верхней строке указывается код «Я» или «01» (если используются цифровые, а не буквенные коды), а в нижней строке проставляется цифра, соответствующая продолжительности рабочего дня в часах (обычно это «8»).

Возможны ситуации, когда в Табеле появляются дополнительные коды. К примеру, если сотрудник привлекается к сверхурочной работе. В таком случае в верхней ячейке за соответствующий день будет указано сразу несколько кодов, а в нижней проставлены соответствующие им часы. Так, если сотрудник проработал сверхурочно два часа, то в верхней графе табеля за такой день нужно проставить «Я/С» (или «01/04», если используются цифровые коды), а в нижней — «8/2».

По общему правилу, выходные и праздничные дни отмечаются в формах № Т-12 и № Т-13 кодом В (26) без проставления соответствующих часов. Однако если в эти дни сотрудник привлекается к работе, то надо отразить работу в выходной или праздничный день.

Для этого предусмотрен специальный код РВ (03). При этом в нижней ячейке нужно проставить количество часов работы в выходной день. А за день отгула, если таковой будет предоставлен работнику в качестве компенсации за труд в выходной день, в табеле следует указать НВ (28).

В отделе продаж ООО «Лабиринт-2019» числится 5 сотрудников, включая руководителя. При заполнении табеля учета рабочего времени отдела за октябрь 2019 года были учтены следующие данные.

Руководитель отдела Николашина О.И. отработала месяц полностью.

Старшему менеджеру Сердюкову П.И. 28, 29 и 30 октября по его просьбе был предоставлен отпуск без сохранения зарплаты.

Референт отдела Чеботарева Н.Е. брала неделю (с 14 по 20 октября) в счет очередного оплачиваемого отпуска, однако во время отпуска заболела. Больничный лист оформлен на 16 и 17 октября. В результате отпуск был продлен на 2 дня (21 и 22 октября).

Менеджер Бурновская Е.Г. весь месяц находилась в отпуске по уходу за ребенком.

Водитель-экспедитор Дуганов Е.В. был в командировке четыре дня (с 1 по 4 октября), а в течение двух дней (8 и 9 октября) привлекался к сверхурочной работе. Кроме того, по производственной необходимости он работал в выходной день (12 октября), в связи с чем ему был предоставлен отгул (14 октября).

Ниже представлены образец титульной страницы и раздела «Учет рабочего времени» табеля по форме № Т-12, заполненные на основании приведенных данных (по клику на картинке откроется полный размер изображения).

Календарная норма рабочего времени — это плановое количество часов, которое должен отработать работник за учетный период.

Она предполагает полное использование рабочего времени.

Для продавцов и охранников норму рабочего времени за учетный период работодатели могут определять на выбор либо по календарю:

— из расчета 6-дневной рабочей недели, 7-часового рабочего дня (или соответствующего сокращенного рабочего дня), с сокращением рабочего времени накануне выходных дней до 5 часов. При этом учитывать сокращение рабочего дня накануне праздничных и нерабочих дней — на 1 час (ст. 53 КЗоТ);

— из расчета 5-дневной рабочей недели (с выходными днями в субботу и воскресенье) с равной продолжительностью каждого рабочего дня, с сокращением рабочего дня накануне праздничных и нерабочих дней на 1 час.

А вот для водителей с суммированным учетом рабочего времени п. 6.5 Положения № 340² предписывает календарную норму рабочего времени за учетный период определять по календарю 5-дневной рабочей недели.

² Положение о рабочем времени и времени отдыха водителей колесных транспортных средств, утвержденное приказом Минтранссвязи от 07.06.2010 г. № 340.

Важно! Применяемый на предприятии способ расчета нормы рабочего времени укажите в коллективном договоре или другом документе, регулирующем применение суммированного учета на предприятии.

А рассчитанная с помощью такого способа норма рабочего времени должна быть реализована работниками путем выхода на работу по графику работы (сменности).

Суммированный учет рабочего времени для продавцов, охранников и водителей

Продавцы, охранники/сторожа. Рекомендуемая продолжительность работы в течение дня при суммированном учете рабочего времени — до 12 часов рабочего времени за смену.

Для работников, которые выходят на работу по графику выхода на работу, а не по графику сменности, максимальная продолжительность рабочего дня не установлена.

Поэтому считаем, что, например, режим работы «сутки — трое» вполне можно применять на практике.

Водители. В случае суммированного учета рабочего времени водителя нормальная продолжительность рабочего дня (смены) не может превышать 10 часов.

Если же нормальная продолжительность рабочего дня охватывает длительные простои, ожидания в транспортном средстве или на рабочем месте или если водителю необходимо дать возможность доехать до соответствующего места отдыха, продолжительность рабочего дня (смены) может быть увеличена до 12 часов, но при условии, что время управления в течение дня (смены) не превышает 9 часов.

По общему правилу продолжительность работы (смены) в ночное время (т. е. с 22:00 до 6:00) сокращается на один час (см. ст. 54 КЗоТ, п. 2.2 Положения № 340).

Что это значит? То, что у таких работников продолжительность дневной работы увеличивается на один час, а ночной — сокращается на один час. То есть осуществляется перераспределение рабочего времени⁵.

⁵ Вам будет полезна статья «Суммированный учет: как оплатить работу в вечерние и ночные часы» (журнал «Бухгалтер 911», 2019, № 10).

Важный момент, касающийся работы в ночное время! К такой работе запрещено привлекать лиц, перечисленных в ст. 55 КЗоТ.

А вот работа лиц с инвалидностью в ночное время допустима с их согласия (желательно письменного) и если это не противоречит медицинским рекомендациям.

Также на сегодняшний день к работе в ночное время могут быть привлечены женщины, имеющие детей старше трех лет. Но настоятельно рекомендуем вам получить от них согласие на такое привлечение.

Продавцы, охранники/сторожа. Продолжительность перерыва для отдыха и питания не может превышать 2 часов. Предоставляют его, как правило, через 4 часа после начала работы.

Вместе с тем если рабочий день у работника длится, например, 12 часов, т. е. смысл сдвинуть время перерыва либо предоставить ему два перерыва, допустим, по часу каждый.

Заметьте: допускается по согласованию с профкомом (профсоюзным представителем, представителем трудового коллектива) не устанавливать перерыв работнику (например, сторожу либо единственному продавцу в магазине), который должен постоянно находиться на рабочем месте. Однако в таком случае ему должна быть предоставлена возможность приема пищи в течение рабочего времени (см. ст. 66 КЗоТ).

Водители. Отказать в перерыве водителю работодатель не вправе. Поэтому через каждые 4 часа управления автомобилем/автобусом будьте добры предоставить водителю перерыв не менее 45 минут.

Нет возможности настолько прервать работу водителя? Тогда перерыв в 45 минут можно заменить более короткими перерывами продолжительностью не менее 15 минут каждый. Распределите их в течение периода управления с учетом общеустановленных правил.

Продавцы, охранники/сторожа. Продолжительность ежедневного (междусменного) отдыха не должна быть меньше 12 часов в сутки (п. 8 Методрекомендаций № 138).

Неиспользованные часы ежедневного (междусменного) отдыха суммируются и могут быть предоставлены как дополнительные свободные от работы дни в течение учетного периода.

Водители. Продолжительность ежедневного (междусменного) отдыха в течение любого 24-часового периода, считая от начала рабочего дня (смены), должна быть не менее 10 последовательных часов. Если транспортным средством управляют два водителя, каждый водитель должен иметь ежедневный отдых продолжительностью не менее 8 последовательных часов.

Вместе с тем по водителям, которым установлен суммированный учет рабочего времени, допускается уменьшить продолжительность ежедневного (междусменного) отдыха в отдельные периоды до 8 последовательных часов в течение любого 24-часового периода, считая от начала рабочей смены.

При этом рабочее время в течение учетного периода не должно превышать норму рабочего времени, установленную законодательством.

Если у вас кто-либо из героев нашей статьи работает посменно в соответствии с графиком сменности (например, работник первую неделю трудится в первую смену, затем — во вторую, потом — в третью), то необходимо соблюдать также требования ст. 59 КЗоТ.

Так, график сменности должен быть составлен таким образом, чтобы продолжительность перерыва в работе между сменами была не менее двойной продолжительности времени работы в предыдущей смене (включая и время перерыва на обед).

Назначать работника на работу в течение двух смен подряд запрещено.

Указанные положения ст. 59 КЗоТ требуют пояснений. Так, если работники трудятся в две смены по 12 часов каждая, то о каких перерывах идет речь в ст. 59 КЗоТ: о перерывах между одинаковыми сменами работника I и I (II и II) или о перерыве, который возникает у работника при переходе с I во II смену? Ответ на этот вопрос дан в Научно-практическом комментарии к ст. 59 КЗоТ от 01.10.2007 г. Авторский коллектив комментариясправедливо указывает, что в ст. 59 КЗоТ идет речь о перерыве, который возникает при переходе работника из одной смены в другую (например, с I во II смену).

Допустим, работник работал 5 дней в I смене, продолжительность которой составляла 9 часов (включая и время перерыва на обед). Тогда работодателю график сменности нужно составить так, чтобы к работе во II смене он приступил не ранее чем через 18 часов (9 часов х 2). Заметим: для упрощения такой переход с одной смены в другую стараются проводить после выходных дней.

Однако не можем не предупредить, что часто инспекторы труда неверно трактуют положения ст. 59 КЗоТ, настаивая при проверке, что в указанной норме Кодекса идет речь о перерыве между одинаковыми сменами работника I и I (II и II). Более того, положения ст. 59 КЗоТ они пытаются «притянуть» и для случаев работы по графику выхода на работу, а не по графику сменности. В результате предприятия, которые строят графики таким образом, что работники у них трудятся несколько дней в неделю подряд, например, по 10 — 12 часов, а затем отдыхают, получают от Гоструда штрафы за несоблюдение ст. 59 КЗоТ.

Как быть? Если вам попадется такой инспектор труда, можно попытаться наставить его на путь истинный на примере графика работы по 5-дневной рабочей неделе. Смотрите, ст. 52 КЗоТ гласит: для работников устанавливается 5-дневная рабочая неделя с двумя выходными днями. При этом нормальная продолжительность рабочего времени в неделю не должна превышать 40 часов (ст. 50 КЗоТ). Стандартный график разброски 40 часов по 5 рабочим дням недели — 8 рабочих часов в день + 1 час перерыва на обед. Согласны?

А теперь внимание: если исходить из логики отдельных инспекторов труда, то такой режим работы нарушает трудовое законодательство, а именно положения ст. 59 КЗоТ! Ведь перерыв в работе между выходами на работу составляет 15 часов (24 часа — 8 рабочих часов — 1 час перерыва на обед), что меньше двойной продолжительности времени работы в предыдущей смене (включая и время перерыва на обед), которая составляет 18 часов ((8 рабочих часов + 1 час перерыва) х 2). Абсурд? Совершенно верно. Отсюда вывод. В ст. 59 КЗоТ идет речь о перерыве между разными сменами.

Инструкция: как вести табель учета рабочего времени

Трудовым кодексом РФ (статья 91) установлена обязанность работодателя вести учет отработанного сотрудниками времени. Для этого предусмотрены унифицированные формы табеля учета рабочего времени, утвержденные Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Обязательным использование этих форм не является, поэтому работодатель вправе разработать свою. Форма № Т-13 используется наиболее часто, так как применяется при автоматизированной обработке учетных данных.

Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н утверждена форма ОКУД 0504421 для использования органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями. Этим же Приказом определен порядок ее заполнения и применения.

Табель учета рабочего времени заполняет уполномоченное на это лицо. Если ТУРВ по каждому подразделению организации ведется отдельно, то целесообразно при назначении ответственного лица издать приказ, в котором указать должность, фамилию, имя, отчество работника, ответственного за составление документа по каждому структурному подразделению, и лица, замещающего его во время отсутствия.

Такая таблица учета является документом по личному составу, касающимся организации труда, для которого ст. 22.1 Закона об архивном деле установлен специальный срок хранения, а именно:

пять лет со дня окончания года, в котором он составлен, если в табеле учитывалось отработанное только тех работников, которые трудятся в нормальных условиях труда;
50 лет со дня составления ТУРВ, если в нем учитывался труд сотрудников, занятых на вредных или опасных работах.

Формы Т-12 и Т-13 имеют практически одинаковый состав реквизитов.

Скачать табель учета рабочего времени:

Скачать бланк Т-13
Скачать бланк Т-12

В шапке 2 страницы формы (на примере Т-13) заполняем наименование организации и структурного подразделения. Так, как в учредительных документах.

Прописываем номер документа ручным методом. В графе «Дата составления» устанавливаем функцию СЕГОДНЯ. Для этого выделяем ячейку. В списке функций находим нужную и нажимаем 2 раза ОК.

Первый лист формы содержит условные обозначения для учета рабочего времени, цифровые и буквенные. Смысл автоматизации средствами Excel в том, чтобы при внесении обозначения отображалось количество часов.

Для примера возьмем такие варианты:

В – выходной;
Я – явка (рабочий день);
ОТ – отпуск;
К – командировка;
Б – больничный.

Налог
Оборотные активы
Бухгалтерский баланс
Бухгалтерский учет
Бухгалтерская отчетность (финансовая отчетность)
Юридическое лицо
Гражданско-правовой договор (ГПХ)

Для того, чтобы сложить значения, необходимо присвоить всем явочным дням значение единицы, а неявочным — нуля.

Для решения этой задачи, вновь воспользуемся логическим оператором «ЕСЛИ», который имеется в функциях Excel (Функции (обведено красным) => Другие функции => Логические => ЕСЛИ).

Стоит обратить внимание на один существенный момент. Если вы вводите в ячейку значение «01», а в ней появляется «1», значит, формат ячейки является числовым, а не текстовым. Его нужно поменять. Иначе формула работать не будет.

Выделяем нужную ячейку, вызываем правой кнопкой мыши меню и выбираем «Формат ячеек». В закладке «Число» выбираем «текстовый» формат.

Численность работников бюджетных учреждений определяется штатным расписанием. Штаты — это перечень и количество должностей, утвержденных вышестоящей организацией. Для массовых учреждений (школ, детских дошкольных учреждений, л больниц, вузов и т.д.) установлены типовые штаты зависимости от типа учреждения и объема работы (количества классов, коек, посещений поликлиники, обслуживаемого населения и т др.ін.).

Учет персонала бюджетных учреждений ведут по профессиям и специальностям. Поскольку бюджетные учреждения — это разные по своему назначению организации, то очень разнообразен и состав их работников (врачи и учителя, медсестры, инженеры и др.). Вообще в бюджетных учреждениях насчитывается около 100 основных профессий, каждая из которых в свою очередь подразделяется на несколько десятков специальностей.

зависимости от выполняемых функций персонал бюджетных учреждений делится так:

— основные работники (персонал основной деятельности), на которых возложено выполнение главных функций в соответствующей бюджетном учреждении (педагогический персонал, профессорско-преподавательский состав, врачи и др. н);

— административно-управленческий персонал, который обеспечивает руководство и рациональное функционирование учреждения (руководитель учреждения, руководители отделов, заместители руководителей и т.д.);

— вспомогательный персонал, который выполняет функции обслуживания работников первых двух категорий и способствует лучшему выполнению функций учреждения в целом (средний медперсонал, учебно-вспомогательных жний персонал и т.п.)

— младший обслуживающий персонал (уборщицы, санитарки и т др.)

Работники, занимающие должности в государственных органах власти и их аппарате, являются государственными служащими. При приеме на работу они принимают присягу государственного служащего и им присваивается соответствующий ранг г (с 1 по 15) в пределах установленной категории (с 1 по 7).

Общая численность фактически работающих соответствии со штатным расписанием бюджетного учреждения составляет их списочная численность. В то же время для выполнения отдельных работ временно могут привлекаться работники вник, не состоящих в штате учреждения и работающие по трудовому соглашению. Таких работников относят к нештатного (неспискового) составду.

Оперативный учет наличия и состава персонала учреждения ведет отдел кадров на основании первичных документов типовых форм, утвержденных приказом. Минстата Украины от 09101995 г № 253:

П-1″Приказ (распоряжение) о приеме на работу»;

П-5″Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу»;

П-6″Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска»;. П-8″Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора»

При приеме на работу работник подает в отдел кадров оформленную соответствующим образом трудовую книжку, паспорт, справку о присвоении идентификационного кода, заявление, документ об образовании (по необходимости) т т.д.. После заключения трудового договора или контракта в отделе кадров на каждого работника заводят личную карточку, а на специалистов и руководящих работников — еще и личный листок по учету кадров, д в которые заносят анкетные и другие данные о трудовой деятельности принятого на работу. Каждому работающему присваивают табельный номер, который сохраняется за ним на все время работы в установві.

В укреплении трудовой дисциплины и повышении производительности труда важную роль играют контроль своевременности явок на работу, учет отработанного времени и времени оставления работы. Учет выхода на раб работу и уход с работы осуществляется с помощью системы регистрации, которая может быть:

а) пропускной, при которой работник, придя на работу, сдает свой пропуск, а после окончания работы получает ее. Очередной работник регистрирует время выхода на работу и уход с работы в специальном реестре;

б) рапортным, при которой контроль осуществляется на основании рапорта руководителя отдела о явке (неявке) работников на работу;

в) карточная, при которой с помощью контрольных часов автоматически фиксируется время прибытия на работу в личной карточке работника;

г) жетонные, при которой регистрация осуществляется при помощи жетонов, на каждом из которых проставлен табельный номер работника

Основным источником информации об использовании рабочего времени являются данные табельного учета, которые находят отражение в»Табели учета использования рабочего времени и расчета заработной платы»тф №. П-12. Да. Абель — это именной список работников в разрезе соответствующих структурных подразделений, состоящий в начале месяца в алфавитном порядке лицом, назначенным руководителем учреждения. В нем должны бу ты такие данные: табельный номер, фамилия, имя и отчество работника, его должность, ранг, оклад (ставка), количество отработанных часов за каждый день течение месяца в табеле в виде условных позн ачень фиксируются также все неявки на работу на основе представленных документов — листков о временной нетрудоспособности, вызовов в военкомат, приказов об отпуске тощ тощо.

Обязанность ведения учета рабочего времени каждого сотрудника установлена ст. 91 ТК РФ. Если учет не ведется, контролирующие органы могут привлечь работодателя к ответственности за нарушение трудового законодательства в виде предупреждения или штрафа (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

от 1 000 до 5 000 руб. — для должностных лиц и ИП с работниками;
от 30 000 до 50 000 руб. — для организаций.

Однако в обычаях делового документооборота прочно закрепился именно табель учета рабочего времени еще с тех пор, когда унифицированные формы Т-12 и Т-13 , разработанные Госкомстатом РФ (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1) были обязательны к применению. Сегодня данные формы с небольшими изменениями используются работодателями повсеместно. Они удобны и информативны.

Табель учета рабочего времени в 1С — первичный документ, на основании которого бухгалтер начисляет работникам зарплату, отпускные, командировочные. Он представляет собой таблицу, где отмечаются все явки и неявки сотрудников в течение месяца, количество отработанных часов за день, причины отсутствия на рабочем месте.

Заполняет табель сотрудник, уполномоченный руководителем, либо тот сотрудник, должностными обязанностями которого предусмотрено ведение табеля. Чаще всего, это руководители подразделений, которые знают о планах и задачах своих подчиненных, или работники, специально назначенные на должность табельщика.

Бухгалтер, как правило, табель не составляет, а получает готовые сведения по окончании месяца и на их основании формирует расчетную ведомость по зарплате. Табели подшиваются в отдельные папки и могут храниться в бухгалтерии вместе с документами по зарплате. Общий срок хранения табелей — 5 лет, по работникам с вредными и тяжелыми условиями труда — 75 лет (Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558).

Табель учета рабочего времени в Excel. Унифицированная форма № Т-12

Для учета рабочего времени используют одну из двух форм, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1: форма № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» и № Т-13 «Табель учета рабочего времени». Из названий мы видим, что различаются эти документы тем, что в одном из них помимо учета рабочего времени, производится и начисление заработной платы.

Разберемся с заполнением табеля учета рабочего времени по форме № Т-12. Он состоит из 4-х страниц. На первой — расписаны все условные сокращения, которые используются для заполнения табеля. Вторая страница предназначена для учета рабочего времени. В таблице, для каждого сотрудника проставляется условное обозначение, а под ним количество отработанных часов, либо прочерк, в случаях неявки. Помните, чтобы поставить тот или иной код должны быть веские основания! Если человек в командировке, то информация в табель вносится согласно приказу, при болезни сотрудника должен быть больничный лист и т.д.

В этой форме ставятся промежуточные итоги по количеству отработанных дней один раз в две недели. Данные в табель вносятся ежедневно, а датой составления является последний день месяца. Помимо информации о трудовых буднях, предусмотрены столбцы, в которых отражаются дни сверхурочной работы, работы в выходные и праздничные дни, количество неявок и их причины.

Чтобы посчитать количество отработанных часов, нам нужно сложить данные столбцов 4 и 6. При этом из расчета исключаются выходные и праздничные дни, неявки и прогулы. Информацию о них мы отразим с 14 по 17 столбец.

Если предыдущая страничка заполняется табельщиком или отделом кадров, то третья – непосредственно расчетчиком по заработной плате. На основании штатного расписания и положения об оплате труда, вносятся данные по каждому сотруднику в зависимости от вида оплаты (оклад, премия, отпускные, пособия и т.д.). Коды доходов, которые нужно указывать, соответствуют кодам полученного дохода, как при учете НДФЛ. Расчет производится в зависимости от применяемой системы оплаты труда.

Последняя страница формы Т-12 предназначена для информирования об отработанных человеко-днях и человеко-часах, днях неявок и численности работников. Эти данные чаще всего используют в статистической отчетности.

Показатель «человеко-дни» показывает количество явившихся на работу сотрудников, независимо от продолжительности нахождения на рабочем месте. Он используется для определения фонда рабочего времени и расчета среднесписочной численности работников на предприятии. Чтобы рассчитать количество человеко-дней, нам понадобится показатель «человеко-часы»: по каждому сотруднику умножаем количество отработанных часов в день на количество дней в месяце. И суммируем данные по всем работникам и делим на 8 (продолжительность рабочего дня).

Дни неявок заполняют по количеству дней в соответствии с их причинами. В 51 столбце указывают общее количество человеко-дней. Далее проставляют дополнительные выходные дни, если таковые имели место быть. Данные о среднесписочной численности человек считается, как отношение списочного количества сотрудников к календарному количеству дней. Исключаются из среднесписочной численности сотрудники, работающие по внешнему совместительству и договорам гражданско-правового характера, а также работники, которые находятся в отпуске без сохранения заработной платы.

Из-за сложности заполнения и большого объема данных, многие организации предпочитают использовать форму Т-13. Также как предыдущий табель, он составляется в одном экземпляре и подписывается сначала руководителем структурного подразделения, а затем начальником отдела кадров.

Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отведена графа 4, которая состоит из четырех строк (по две на каждую половину месяца) и соответствующее число граф. В них мы используем такие же условные обозначения, как и в форме Т-12. В верхней строке графы 4 мы ставим код затрат рабочего времени, а в нижней количество часов.

Рассмотрим как в 1С Зарплата и управление персоналом 8.3 (1С ЗУП 3.0) вести табель учета рабочего времени. Сразу скажу, что найти в 1С Бухгалтерии 8.3 табель учета времени работы не получится, так как его нет.

Табель необходим для сотрудников, у которых зарплата повременная. то есть, зависит от фактически отработанного времени.

Перед началом работы с табелем рекомендую обновить или заполнить производственный календарь .

В программе 1С ЗУП учет отработанного времени можно вести разными методами, а точнее двумя:

первый метод #8212; метод #171;отклонений#187;.

При этом методе регистрируются отклонения от графика (например, неявки или наоборот, сверхурочные часы). За основу берутся данные графика работы;
второй метод #8212; метод #171;сплошной регистрации#187;. Применяя этот метод, одновременно ведутся документы-отклонения, и регистрируется фактически затраченное время.

Когда создается приказ о приеме сотрудника на работу. в нем необходимо произвести настройку графика работы — в нем фиксируется запланированное рабочее время сотрудника. Если происходит кадровое перемещение, график тоже нужно обязательно указывать (назначать новый или оставлять прежний). Реквизит «График работы» в документах приема или перемещения обязателен. Графики работы в организации определяются в справочнике «Графики работы».

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Расхождения с графиком в 1С 8.3 фиксируются следующими документами:

В разделе #171;Учет времени#187; (меню #171;Зарплата#187;) можно настроить для сотрудника индивидуальный график на определенный период. При этом случае запланированное основным графиком время исчисляться для сотрудника не будет. Оно будет определяться по индивидуальному графику.

Табель рабочего времени в 1с не заполняется в следующих случаях:

Когда все сотрудники предприятия работают по пятидневке;
Когда в организации действуют несколько цикличных графиков и отсутствуют отклонения, кроме отгулов, отпусков, больничных и прочее.

Случаи, когда табель в 1С 8.3 заполнять необходимо:

При использовании сложных нецикличных графиков учета рабочего времени.
Когда в организации постоянно меняются смены между сотрудниками, работающими по сменным графикам.
При применении в организации вахтовых методов и так далее.

Учет рабочего времени в программе 1С Зарплата и Управление Персоналом 8 может осуществляться двумя методами:

метод #171;отклонений#187;, при котором отработанное время определяется на основании данных графика работы и зарегистрированных отклонений от графика (неявок и сверхурочной работы);
метод #171;сплошной регистрации#187;, при котором наряду с регистрацией документов-отклонений ведется регистрация фактически использованного времени.

При приеме сотрудника на работу в приказе ему обязательно назначается график работы #8212; им определяется плановое рабочее время сотрудника. При кадровом перемещении сотрудника график тоже обязательно указывается: он либо остается прежним, либо изменяется. Поэтому в документах #171;Прием на работу#187; и #171;Кадровое перемещение#187; реквизит #171;График работы#187; является обязательным. Графики работы предприятия предварительно описываются в справочнике #171;Графики работы#187;.

Табель учета рабочего времени. Форма Т-12, форма Т-13

Если все работники организации работают по графику пятидневной рабочей недели;
Если на предприятии используется несколько графиков рабочего времени, все они цикличные, и нет случаев отклонений от графика (именно отклонений, являющихся НОРМОЙ рабочего времени, т.е. отпуска, отгулы, больничные и прочие невыходы тут не имеются в виду).

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Для оформления данных такого учета унифицированной формы табеля нет.

Табель учета использования рабочего времени применяется:

— для получения данных об отработанном работниками предприятия времени;

— для учета фактически отработанного времени, времени простоя, болезни, отпусков и других форм использования рабочего времени;

— для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени;

— для регистрации прогулов;

— для расчета заработной платы;

— для составления статистической отчетности по труду.

Табель учета рабочего времени является основанием для начисления работникам заработной платы.

Табель составляется в одном экземпляре уполномоченным лицом, чаще – работником кадровой службы. Обязанность вести табель может быть записана у сотрудника в трудовом договоре, должностной инструкции или возложена на него отдельным приказом по основной деятельности. За нарушение обязательства об учете рабочего времени виновные несут административную ответственность, налагаемую органами инспекции труда.

Если табель составляется один раз в месяц, у бухгалтерии может возникнуть проблема с переплаченным авансом за первую половину месяца, если в это время кто- то из работников отсутствовал на работе. Никакой ответственности при этом организация не несет.

На небольшом предприятии табель может вестись по организации в целом, на более крупных — по структурным подразделениям. В заголовке следует обязательно указание наименования предприятия и структурного подразделения, на которое заполняется табель, код по ОКПО. Включение работника в табель и исключение из него производятся на основании первичных документов по учету кадров (приказ о приеме на работу, трудовой договор).

Любой день расчетного месяца для каждого работника может быть рабочим, выходным (согласно календарю, особому графику или распоряжению Правительства РБ), праздничным, днем отпуска, болезни и т.д.

Отдельно учитываются:

— часы работы (дневные, вечерние);

— ночные часы работы;

— сверхурочные часы работы;

— часы работы в выходные, праздничные дни;

— часы, проведенные в служебной командировке.

Количество отработанных работником часов определяется на основании данных о времени прихода работника на место работы и времени его ухода. Из этого времени иногда вычитают периоды фактического отсутствия работника на рабочем месте без уважительной причины.

В программном продукте заложены типовые варианты заполнения графиков работы, которые можно использовать для создания автоматического графика. Для индивидуальных схем работы предусмотрены варианты расширенных настроек. Также предусмотрена возможность создания индивидуальных графиков работы для конкретных сотрудников.

Таким образом, компания может легко вести учет рабочего времени в соответствии со всеми вариантами отработок, существующими на конкретном предприятии (посменно, с учетом выходных и праздников, неполных рабочих дней, скользящих графиков и т.п.).

В 1С:Зарплата и управление персоналом 8 имеется преднастроенный классификатор видов использования рабочего времени, который компания может расширять и дополнять по собственному усмотрению.

На основании типовых видов неявок кадровая служба может регистрировать отсутствие сотрудника по различным основаниям и автоматически формировать необходимые документы кадрового учета:

отсутствие по причине отпуска с оформлением приказа на отпуск по унифицированной форме Т-6 или Т-6а;
отсутствие работницы по причине отпуска по уходу за ребенком с оформлением приказа на отпуск по унифицированной форме Т-6;
нахождение работника в командировке с оформлением приказа о направлении в командировку по форме Т-9 или Т-9а, командировочного удостоверения по форме Т-10, служебного задания по форме Т-10а;
отсутствие работника по причине болезни и прочим причинам.

Программный продукт позволяет формировать графики отпусков и оформлять унифицированную форму Т-7.

1С:Зарплата и управление персоналом 8 позволяет автоматически напоминать о плановой дате возврата сотрудника на работу, регистрировать досрочный возврат.

На основании накопленных данных в 1С:Зарплата и управление персоналом 8 можно сформировать Табель учета рабочего времени (унифицированная форма Т-13), который является необходимым инструментом для последующего начисления заработной платы.

Кроме ведения унифицированных форм 1С:Зарплата и управление персоналом 8 позволяет анализировать причины отсутствия сотрудников на работе. Используя отчет Статистика кадров организации, можно получить информацию о количестве работников, отсутствовавших по различным причинам за определенный период: сколько работников находится в отпуске, сколько в командировке и т.п.

Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 29.11.2017 г. № 212н «О внесении изменений в приложения к приказу Министерства финансов Российской Федерации от 16 декабря 2010 г. № 174н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и Инструкции по его применению»

Зарегистрирован в Минюсте РФ 2 февраля 2011 г.

Регистрационный N 19669

На основании статьи 165 Бюджетного кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 31, ст. 3823; 2005, N 1, ст. 8; 2006, N 1, ст. 8; 2007, N 18, ст. 2117; N 45, ст. 5424), пунктов 4 и 5 постановления Правительства Российской Федерации от 7 апреля 2004 г. N 185 «Вопросы Министерства финансов Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 15, ст. 1478; N 49, ст. 4908; 2007, N 45, ст. 5491; N 5, ст. 411) и в целях нормативно-правового регулирования в сфере ведения бухгалтерского учета государственными (муниципальными) бюджетными учреждениями, в отношении которых в соответствии с положениями частей 15 и 16 статьи 33 Федерального закона от 8 мая 2010 г. N 83-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 19, ст. 2291) органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления принято решение о предоставлении им субсидий из соответствующего бюджета в соответствии с пунктом 1 статьи 78.1 Бюджетного кодекса Российской Федерации, государственными академиями наук и созданными ими учреждениями (далее — бюджетные учреждения), приказываю:

1. Утвердить План счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений согласно приложению N 1 к настоящему приказу.

2. Утвердить Инструкцию по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений согласно приложению N 2 к настоящему приказу.

3. Настоящий приказ применяется при формировании учетной политики бюджетного учреждения, начиная с 2011 года.

Заместитель Председателя Правительства Российской Федерации —
Министр финансов Российской Федерации А. Кудрин

Приложение N 2

Составляем графики работы и учета рабочего времени

Код НН, или отсутствие работника по невыясненным причинам, проставляется всякий раз и до тех пор, пока работника нет на работе, а у ответственного лица нет документов о причинах его отсутствия. Даже в случае, если руководитель отсутствующего лица клянется, что работник в прогуле (код ПР), не торопитесь ставить этот код в документы первичного учета, дождитесь, пока человек принесет документ, объясняющий свое отсутствие. А то может случиться так, что табель с неверным кодом будет предоставлен в бухгалтерию, а потом окажется, что работник отсутствовал по уважительной причине, и тогда придется вносить изменения в документы первичного учета.

По сути эти дни не являются выходными в строгом смысле этого слова, и отмечать их кодом В или цифровым аналогом 26 неверно. Целесообразно ввести новое обозначение этого периода, например, НОД — нерабочие оплачиваемые дни, и зафиксировать это в своей учетной кадровой политике. Если работники в этот период работают, им ставится код Я или его цифровой аналог 01.

Ваше сообщение было отправлено

Конфигурация «Бухгалтерия для бюджетных учреждений» соответствует требованиям, предъявляемым к программным средствам для автоматизации бухгалтерского учета бюджетных учреждений:

Стандартная методология бюджетного учета;
Оперативная поддержка законодательства;
Полнофункциональный комплекс готовых решений по автоматизации основных участков бюджетного учета;
Единый взаимосвязанный технологический процесс обработки документации по всем разделам учета с составлением баланса;
Работа в едином информационном пространстве;
Единый документооборот;
Однократный ввод данных;
Использование государственных классификаторов;
Обмен данными с казначейскими системами;
Обмен данными с системами типа «Клиент-Банк»;
Загрузка данных из других программ;
Формирование бухгалтерской и налоговой отчетности в электронном виде;
Возможность подключения внешних отчетов, сохранение любой отчетной информации в виде excel-файлов
и многое другое

что позволяет позиционировать программу, как готовое решение, которое можно сразу использовать в большинстве бюджетных учреждений – получателей бюджетных средств.

Учитывая потребность финансовых органов в централизации учета, в конфигурации «Бухгалтерия для бюджетных учреждений» реализована возможность ведения бухгалтерского учета как одного бюджетного учреждения, так и группы бюджетных учреждений (структурных подразделений учреждения) в одной информационной базе с получением как общих, так и раздельных (по учреждениям, структурным подразделениям) главных книг и балансов. Помимо раздельного учета по учреждениям, конфигурация поддерживает до 5 разрезов аналитического учета. В конфигурации также предусмотрена работа с распределенными информационными базами и другие возможности.