Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Образец черновика протокола совещания». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Совещания в организациях, независимо от их статуса, направления бизнеса и величины проводятся с определенной частотой. Они позволяют решить множество текущих проблем, своевременно принять необходимые меры для урегулирования сложных вопросов, определить стратегию развития компании и пр.
Тем не менее, далеко не все совещания фиксируются с помощью протокола и это не является нарушением закона. В принципе руководство компании вправе определять, какие именно совещания нужно протоколировать, а какие можно проводить и без оформления данного документа.
Основная функция протокола — письменно зарегистрировать все задачи, вопросы, мнения, озвученные на совещании и, что самое важное — коллегиально принятые решения.
Чем тщательнее и детальнее будет вестись протокол, тем лучше.
Совещание – это не то мероприятие, которое проводится, что называется, с бухты-барахты. Оно требует тщательной предварительной подготовки, которой занимается обычно ответственный сотрудник, назначенный на это специальным распоряжением директора. Он собирает необходимые документы, пишет список актуальных вопросов и насущных проблем, которые нужно решить, уведомляет о намечающемся совещании всех потенциальных участников и проводит прочие подготовительные мероприятия.
Следует отметить, что работники предприятия, получившие информацию о готовящемся совещании и приглашение к участию в нем, могут и отказаться, но только при наличии уважительных и достаточно веских причин, поскольку совещание является частью их должностных обязанностей.
Протокол общего собрания членов, принимающих участие в хозяйственной деятельности организации, должен быть оформлен не позднее 15 дней с даты его проведения. Документ составляется в двух экземплярах и обязан содержать определенный набор данных:
- Дата и место проведения собрания.
- Число голосов, которыми владеют участники.
- Общее число голосов с учетом отсутствующих участников.
- Фамилия и имя председателя собрания.
- Состав президиума.
- Повестка дня.
Как правило, в протоколе указываются в виде тезисов основные вопросы, вынесенные на обсуждение и голосование, и результаты, которые были утверждены.
На сегодня закон не предусматривает строгой унифицированной формы протокола совещания, так что организации могут составлять его в произвольном виде или по образцу, утвержденному в учетной политике фирмы. Однако определенную информацию указывать в нем обязательно:
- номер документа;
- дата создания;
- наименование организации;
- населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие;
- список лиц, присутствующих на совещании (с внесением их должностей, ФИО);
- данные по председателю совещания и секретаря;
- повестка дня (т.е. те вопросы, которые необходимо решить);
- факт проведения голосования (если оно проводилось) и его итоги;
- результат совещания.
Иногда в протокол вносят точное время (вплоть до минут) начала и окончания совещания – это позволяет дисциплинировать сотрудников и оптимизировать в будущем время, которое тратится на подобного рода собрания.
Инструкция: оформляем протокол совещания при заведующей в ДОУ
После оформления и надлежащего визирования протокол должен содержаться вместе с другими документами фирмы, фиксирующими внутренние совещания, переговоры и заседания. После утраты актуальности его следует отправить на хранение в архив предприятия, где он должен находиться установленный законом или внутренними локальными актами компании срок (не меньше 3 лет), после чего он может быть подвергнут утилизации (эта процедура также должна проводиться строго в определенном законом порядке).
Протокол о смене директора — документ, устанавливающий полномочия нового генерального директора общим собранием собственников организации. Если собственник у фирмы один, то в целях утверждения полномочий нового главы фирмы издается документ, имеющей схожую правовую природу, но именуемый по-другому: решение единственного учредителя.
На основании протокола (решения учредителя) заключается трудовой договор с новым главой фирмы. Если протокол не издан, а трудовой контракт подписан, то директор не сможет осуществлять необходимые действия по управлению организацией, в то время как фирма должна будет платить ему зарплату.
В свою очередь директор может реализовывать свои полномочия и без трудового договора, если он же является единственным учредителем фирмы. Его полномочия устанавливаются гражданским правом, не зависимым от трудового.
Нужен ли трудовой договор с генеральным директором — единственным учредителем, узнайте здесь.
Формально возможна реализация полномочий без трудового договора и с наемным директором. Но в этом случае его фирма будет прямо нарушать ТК РФ в части норм, запрещающих принудительный труд.
Таким образом, назначение протокола собрания учредителей о смене директора — установление на локальном уровне нормы о приобретении новым директором необходимых полномочий по управлению организацией.
ВАЖНО! В течение 3 дней после подписания протокола нужно передать в ФНС заявление Р14001 (п. 22 Административного регламента по приказу Минфина России от 30.09.2016 № 169н), отражающее факт смены директора, а также копию протокола. Если этого не сделать, ФНС может наложить штраф в размере 5000 рублей (ст. 14.25 КоАП РФ).
Изучим более подробно порядок принятия данного протокола, а также то, как может выглядеть данный документ.
Протокол обычно составляется секретарем или другим назначенным лицом непосредственно на заседании.
Форма протокола содержит следующие реквизиты:
- полное наименование организации;
- название документа (ПРОТОКОЛ);
- номер протокола;
- дата заседания;
- место заседания;
- заголовок к тексту документа;
- текст протокола;
- подписи.
Основная часть текста протокола собрания разбита на несколько составляющих. В каждом разделе могут быть такие части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Данные слова пишутся прописными буквами с нового абзаца.
Совещание при заведующем ДОУ помогает регулировать в оперативном порядке деятельность педагогов учреждения, а также решать вопросы хозяйственного характера. По ст. 25 ФЗ от 29.12.2012 № 273-ФЗ, такое собрание может быть одним из постоянно действующих органов управления учреждением, если такая позиция предусмотрена в уставе. В мероприятиях участвуют все педработники, а при решении проблем хозяйственной деятельности — иные члены трудового коллектива.
Совет с руководством созывается в целях:
- обеспечения развития и улучшения процесса образования и воспитания в ДОУ;
- повышения уровня умений и навыков педагогов.
Решения, принятые в процессе заседания, становятся обязательными для всех сотрудников. Поэтому собрание обязательно документируется. Впоследствии протоколы совещания при заведующем в детском саду применимы для:
- обеспечения реализации целей и задач, выработанных в ходе совещания;
- разрешения конфликтов и споров, возникающих в процессе деятельности.
Протоколы административного совещания при заведующем в ДОУ являются основанием для издания распорядительных документов администрацией учреждения.
Муниципальное дошкольного образовательное учреждение детский сад «Пегасик»
Протокол
административного совещания при заведующем ДОУ от 06.06.2019
Председатель: Грибова Л.Н.
Секретарь: Иванова Т.Ф.
Присутствовали:
- Гончарова Е.Н., старший воспитатель;
- Неборак Н.Н., зав. хозяйством;
- Скрябина О.А., кладовщик;
- Скрипник Н.Р., старшая медицинская сестра;
- Чапыгина Н.А. шеф-повар;
- Цуканова О.В., социальный педагог лекотеки;
- Щетинина Е.Е.
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. Об исполнении административного совещания от 15.05.2019.
Куропаткина Т.Ф., секретарь.
2. Об утверждении плана работы на июнь.
Грибова Л.Н., заведующий.
3. О мерах по обеспечению безопасности всех участников образовательного процесса ДОУ.
Грибова Л.Н., заведующий.
4. О проведении конкурсов.
Гончарова Е.Н., старший воспитатель.
5. О поверке средств измерений.
Грибова Л.Н., заведующий.
6. О проверке знаний по ОТ.
Грибова Л.Н., заведующий.
1. Слушали:
Иванову Т.Ф., секретаря административного собрания, об исполнении решений административного совещания от 15.05.2019.
Решили:
1.1. Считать выполненными все пункты решений административного совещания от 15.05.2019.
2. Слушали:
Грибову Л.Н., заведующий ДОУ, об утверждении плана на июнь.
Решили:
2.1. Утвердить план на июнь 2020 г.
3. Слушали:
Грибову Л.Н., заведующий ДОУ, о мерах по обеспечению безопасности всех участников образовательного процесса ДОУ.
Решили:
3.1. Щетининой Е.Е. и Казанцевой М.В. (вахтерам), ответственным за пропускной режим в учреждение, вести журнал посещений посторонних лиц. Не допускать выхода детей без сопровождения взрослых.
Срок — постоянно.
3.2. Организовать проведение инструктажа по правилам пожарной безопасности со всеми работниками образовательного учреждения.
Срок — декабрь, июнь. Ответственный — Грибова Л.Н., заведующий ДОУ, или лицо, ее заменяющее.
3.3. Работникам образовательного учреждения строго выполнять правила пожарной безопасности и «Правила действий сотрудников МБДОУ на случай пожара».
Срок — постоянно. Ответственный — Неборак Н.Н., заведующий хозяйством.
3.4. Ответственным за кабинеты в конце рабочего дня осматривать помещения на предмет возгорания (отключения электроприборов и др.), предотвращения проникновения посторонних лиц (закрытие окон и дверей).
Срок — постоянно.
3.5. Воспитателям проводить специальные занятия с детьми по изучению правил пожарной безопасности.
Срок — в течение учебного года. Ответственный — Гончарова Е.Н., старший воспитатель.
3.6. Провести учебно-тренировочные мероприятия по эвакуации людей из детского сада 20.06.2019. Ответственный за оповещение при пожаре — Неборак Н.Н., завхоз.
4. Слушали:
Гончарову Е.Н., старший воспитатель, о проведении конкурсов.
Решили:
4.1. Принять к сведению информацию о проведении конкурсов.
4.2. Провести конкурсы в соответствии с Годовым планом ДОУ на 2020-2020 учебный год. Ответственный — Гончарова Е.Н., старший воспитатель, Цуканова О.В., социальный логопед лекотеки.
5. Слушали:
Грибову Л.Н., заведующий, о поверке средств измерений.
Решили:
5.1. Заключить Договор на оказание услуг по поверке (калибровке) средств измерений, медицинского оборудования с Федеральным бюджетным учреждением «Государственный региональный центр стандартизации, метрологии и испытаний в г. Комсомольске-на-Амуре, составить график поверки (калибровки) средств измерений.
Срок — до 20.09.2019. Ответственный — Куропаткина Т.Ф., заместитель заведующего по УВР (коррекционной работе).
6. Слушали:
Грибову Л.Н., заведующий, о проведении проверке знаний по охране труда.
Решили:
6.1. Провести проверку знаний по охране труда работников с заполнением протокола 28, 29 сентября 2020 г. Ответственный — Щетинина Е.Е.
6.2. Отслеживать своевременное прохождение проверки знаний по охране труда (один раз в три года) работников по разным должностям. Ответственный — Щетинина Е.Е.
Председатель: Л.Н. Грибова.
Секретарь: Т.Ф.Иванова
Все виды и разновидности протоколов, независимо от принадлежности к системе или подсистеме документации, классифицируются по двум основаниям – способу документирования и степени полноты записи хода заседания, которые действуют одновременно. Так, по степени полноты записи протоколы подразделяются на краткие и полные.
Полные протоколы могут быть подробными текстовыми (текстовый способ документирования), стенографическими (текстовый способ с использованием специальных условных обозначений, которые должны быть расшифрованы при оформлении протокола), фонографическими (звукозапись), видеопротоколами (применяется видеозвукозапись, особенно при проведении видеоконференций). Они содержат запись всего заседания, включая реплики, вопросы, замечания, выступления и справки по ходу заседания, шум, аплодисменты и т.п. в зависимости от способа документирования.
Краткий протокол последовательно фиксирует только фамилии председателя, секретаря, состав присутствовавших, перечень рассмотренных вопросов и принятые решения. Разновидностью краткого протокола является протокол, составленный по сокращенной форме, которая предусматривает краткое последовательное изложение рассмотренных вопросов по схеме «вопрос – принятое решение».
Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом или секретарем постоянно действующего коллегиального органа по должности, а протоколы оперативных совещаний, которые проходят под председательством руководителей, ведут и оформляют секретари или помощники руководителей.
Секретарь заседания при оформлении протокола использует заранее подготовленные к заседанию документы: повестку дня, списки приглашенных, списки членов коллегиального органа, тексты докладов, выступлений, информационные справки, проекты решений и др.
Составляемый непосредственно на заседании протокол является черновиком. Он должен быть уточнен, сверен со стенограммой или фонограммой (если на заседании велась стенограмма или производилась запись на диктофон), отредактирован и оформлен не позднее 3 или 5 дней с даты заседания. Эти сроки или другие стандарты сроков подготовки протокола к подписанию – «в день заседания», «не позднее следующего рабочего дня» и т.п. – обычно регламентируются положениями о соответствующих коллегиальных органах и должностной инструкцией/должностным регламентом секретаря конкретного коллегиального органа.
Протокол является основным распорядительным документом коллегиального управления и почти всегда оформляется как многостраничный документ. Поэтому при оформлении первого листа протокола необходимо использовать общий бланк организации или предприятия, а если общий бланк отсутствует, протокол оформляется на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.
Если бланк для оформления первого листа протокола не используется, реквизиты оформляются обычно продольным способом (вдоль верхнего поля листа бумаги) центрованно.
В типовой формуляр протокола входят следующие обязательные реквизиты:
- полное наименование организации или предприятия;
- название вида документа (ПРОТОКОЛ);
- дата;
- индекс (в протоколах, которые относятся к распорядительным документам);
- место составления;
- заголовок;
- текст;
- подписи.
Дополнительными реквизитами протокола являются:
- наименование структурного подразделения;
- гриф утверждения;
- отметка о наличии приложений;
- место (помещение, офис) и время проведения заседания;
- фамилия и инициалы председательствующего на совещании, заседании;
- дата подписания протокола;
- способ голосования (открытое, тайное, заочное).
Особенности оформления обязательных реквизитов протокола, а также наличие, количество и правила оформления дополнительных реквизитов, особенности формуляра определяются требованиями действующего законодательства, обычаями делового оборота или конкретной управленческой ситуацией. Но все особенности оформления базируются на общем алгоритме, который исторически сложился в процессе составления и оформления протокола как одного из основных видов распорядительных документов.
Для обеспечения юридической силы протокола необходимо правильно оформить полное наименование организации или предприятия, в качестве которого признается зарегистрированное в Едином государственном реестре юридических лиц наименование юридического лица в соответствии с его учредительными документами и уставом, (т.е. с обязательным указанием организационно-правовой формы):
Пример 1 СвернутьПоказать Общество с ограниченной ответственностью «Ваш партнер» Пример 2 СвернутьПоказать Закрытое акционерное общество «АБВГД»
Наименование структурного подразделения (дополнительный реквизит протокола) обычно оформляется на документе в следующих случаях:
- протоколом фиксируются все виды коллегиальной деятельности в обособленном подразделении предприятия (см. Пример 3);
- протоколом оформляются заседания (прежде всего оперативного характера), которые проводятся в одном из внутренних структурных подразделений предприятия (см. Пример 4).
Пример 3 СвернутьПоказать Общество с ограниченной ответственностью «Компания «Пятый элемент»
Филиал «Северо-Западный» Пример 4 СвернутьПоказать Открытое акционерное общество «Реммеханизация»
Департамент бухгалтерского учета и налоговой отчетности
Названия структурных подразделений в протоколе должны соответствовать точным названиям, закрепленным в схеме организационной структуры, штатном расписании или других внутренних документах организации.
Название вида документа (ПРОТОКОЛ) всегда оформляется прописными буквами и располагается одной-двумя строками ниже наименования предприятия или структурного подразделения (при продольном расположении реквизитов – центрованным способом).
Дата протокола является датой заседания, а не окончательного оформления и подписания документа. Если заседание коллегиального органа продолжалось несколько дней, то в протоколе указывают дату его начала и дату окончания. Способы оформления даты могут быть различными. Например, цифровой способ:
Пример 5 Цифровой способ оформления даты СвернутьПоказать 04.05.2011 Пример 6 Цифровой способ оформления даты заседания, продолжавшегося 2 дня СвернутьПоказать 04.05.2011 – 05.05.2011
Цифровой способ используется преимущественно при оформлении дат оперативных заседаний и совещаний.
При оформлении даты в протоколах коллегиальных органов (высших органов управления и исполнительных) преимущественным является буквенно-цифровой способ.
Пример 7 Буквенно-цифровой способ оформления даты СвернутьПоказать 03 мая 2011 г. Пример 8 Оформление даты заседания, продолжавшегося 2 дня СвернутьПоказать 03 – 04 мая 2011 г.
Дата располагается одной строчкой ниже названия вида документа или над специальной ограничительной линией в общем бланке.
Индекс (номер) протокола оформляется на той же строке, что и дата заседания над ограничительной линией в общем бланке или в пределах общей площади, отведенной для даты и индекса в заголовочной части документа. Индекс протокола является порядковым номером заседания в пределах календарного года или в пределах срока полномочий коллегиального органа. Следует заметить, что при оформлении индексов с № 1 по 9 необходимо использовать минимум два знака. Например, самые простые индексы правильно обозначать: «№ 01», «№ 07» и т.п. (см. Примеры 7 и 8).
Реквизит «место составления или издания» оформляется на отдельной строке ниже даты и индекса (при продольном расположении реквизитов – в центре следующей строки).
Протокол совещания: правила составления [+ образец]
Подписи председателя и секретаря заседания оформляются на отредактированном и сверенном протоколе. Они располагаются тремя-четырьмя строками ниже текста от границы левого поля и разделяются одной строкой. В расшифровках подписей инициалы располагаются перед фамилией. Личные подписи председателя и секретаря оформляются на оригинале протокола.
Корпоративные совещания имеют длительную подготовку. Обычно ею занимается специально назначенный человек.
В его обязанности входит:
- составление перечня вопросов, подлежащих рассмотрению;
- проведение подготовительных мероприятий (вплоть до обеспечения технического сопровождения совещания: подготовка микрофонов, интерактивного экрана и т. д.);
- уведомление всех предполагаемых участников.
Грамотное ведение совещания предполагает также выборы председателя, который пошагово ведет совещание — от оглашения повестки до проведения голосования (если таковое проводится).
Кроме того, на подготовительном этапе может быть назначен человек, ведущий протокол. Желательно, чтобы это был член коллектива, имеющий навыки по написания протоколирующих документов. Если же назначается новичок в этом вопросе, то предварительно с ним проводится инструктаж ведения протокола.
В то же время на многих предприятиях никого не назначают специально для выполнения данной работы. Часто она является обязанностью секретаря.
Существует несколько форм ведения протокола. Все они актуальны и используются в зависимости от ситуации.
Данный вариант не предполагает фиксации детального хода событий. Его задача — осветить базовую информацию по факту принятых решений.
К обязательным пунктам относится:
- название организации;
- перечень присутствующих;
- фамилии всех выступавших (они обычно даются списком без раскрытия сути их выступлений);
- перечень принятых решений;
- подписи председательствующего и секретаря.
Данная форма предполагает отражение хронологической последовательности событий. Помимо основных пунктов, обязательных для краткой формы протокола, полное протоколирование предполагает изложение фактической сути выступлений присутствующих с раскрытием их позиции по тому или иному вопросу.
Кроме того, в дополнение к пунктам краткого протокола вносится перечень реплик, частных мнений, которые были озвучены.
Образец протокола общего собрания работников
Протокол совещания – документ, предусматривающий фиксацию всех событий, которые происходят на собрании сотрудников производственной компании. Акт не является общепринятым, но в ряде случаев необходим.
Как и для чего использовать
Унифицированной формы не существует, поэтому можно скачать заполненный образец. Руководитель решает, будет ли проводиться персональное оформление бланка на совещании отдела. Для оперативного составления документа должен быть назначен человек, обладающий минимальными навыками этого рабочего процесса. Составитель должен поставить свою роспись. При необходимости прикрепляются документы, фото и видео. Они указываются отдельным пунктом.
ООО «Городская стройка»
ПРОТОКОЛ № 8-К
совещания руководителей структурных подразделений
«23» января 2017 г. г. Актюбинск
Об изменении планов развитии предприятия на второе полугодие 2017 г.
Председатель – директор ООО «Городская стройка» Шумков Виктор Иванович.
Секретарь – Павлюченко Ирина Сергеевна.
Присутствовали:
Шашкова Светлана Игоревна, Стасиков Иван Петрович, Ляписов Сергей Семенович,
Крылов Дмитрий Валентинович.
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. Выбор приоритетных объектов строительства.
ПОСТАНОВИЛИ:
1. В качестве приоритетного направления в строительной деятельности фирмы назначается строительство домов индивидуальной жилой застройки и ремонтные работы.
2. Все прочие направления временно закрываются.
Голосование: единогласно «За». Проголосовавших «Против» и воздержавшихся нет.
Председатель Шумков / Шумков В.И. /
Секретарь Павлюченко / Павлюченко И.С. /
Наш сайт оказался полезен? Поделитесь страницей с друзьями в соцсетях
Тип документа: Протокол
Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.
Размер файла документа: 2,9 кб
Бланк документа
Скачать образец документа
- Протокол: образцы (Полный перечень документов)
- Поиск по фразе «Протокол» по всему сайту
- «Образец оформления краткого протокола оперативного совещания у руководителя Федерального агентства железнодорожного транспорта».doc
- Скачано документов
Занесено в базу
Внесены исправления в
- Договоры
- Все документы
- Календарь праздников и выходных на 2020 год
- Регистрация малого бизнеса полезно
- Как самостоятельно составить договор
- Таблица кодов ОКВЭД
У нас на сайте каждый может бесплатно скачать образец интересующего договора или образца документа, база договоров пополняется регулярно. В нашей базе более 5000 договоров и документов различного характера. Если вами замечена неточность в любом договоре, либо невозможность функции “скачать” какого-либо договора, обратитесь по контактным данным. Приятного времяпровождения!
Сегодня и навсегда — загрузите документ в удобном формате! Уникальная возможность скачать любой документ в DOC и PDF абсолютно бесплатно. Многие документы в таких форматах есть только у нас. После скачивания файла нажмите «Спасибо», это помогает нам формировать рейтинг всех документов в базе.
Чтобы совещание было эффективным, руководящим сотрудникам нужно знать о следующих правилах:
- Нужно четко определить тему и желаемые итоги. Это позволит организованно провести мероприятие.
- Тщательная разработка повестки дня. Нужно установить последовательность рассмотрения вопросов. При этом начинать лучше с легких вопросов, переходя к более сложным.
- Необходимо ознакомить участников с фактами, которые будут обсуждаться. Это лучше делать до совещания.
- Нужно заранее отправить приглашение лицам, которые должны присутствовать. Если некоторые не смогут помочь в решении вопросов, но должны знать результаты мероприятия, то им нужно предоставить протокол.
- Место совещания должно выбираться на основе его целей. Условия размещения людей имеют важное значение в создании деловой обстановки.
Эти нюансы являются основными в подготовке к совещанию. При их соблюдении мероприятие будет проведено эффективно и организованно.
Данное мероприятие обладает следующими особенностями:
- Конкретная периодичность, к примеру, каждую неделю.
- Определенный состав присутствующих.
- Подобные темы и вопросы.
- Небольшая длительность.
Образец протокола оперативного совещания действует такой же, как и для обычного мероприятия. Только секретарь предварительно знакомится с алгоритмом работы, вопросами для обсуждения. Это ускоряет работу над документом, ведь большая его часть формируется заранее. Протокол готовится быстро, документ сразу подают на подпись руководству.
При оформлении основной части документа важно учитывать, ведется ли в ходе совещания краткий или полный протокол совещательного процесса. Для краткой формы (чаще всего так оформляется протокол оперативного совещания) в основной части следует указать следующую информацию:
- Вопрос, вынесенный на совещание.
- Докладчик по данному вопросу.
- Принятое и утвержденное собранием решение.
Оформление полного протокола подразумевает фиксацию не только вышеуказанной информации, но и деталей выступлений докладчиков, сведений и прений, возникших в процессе совещания, высказанных мнений собравшихся, имеющихся замечаний и возражений, а также прочих подробностей.
Совещания проводят во многих организациях, какая бы форма собственности у них ни была. На них работники и руководители обмениваются важными сведениями, принимают решения. Чтобы мероприятие было эффективным, создается протокол совещания.
Образец этого документа в организациях примерно одинаковый. О правилах составления протокола рассказано далее. Типы совещаний Эти мероприятия могут пройти неудачно, если не подготовиться к ним. Данная функция ложится на руководителя. Он должен определить характер мероприятия.
Специалистами выделяется несколько типов совещаний:
- Учебное (конференция), целью которого считается предоставление сотрудникам знаний, повышение их квалификации.
- Информационное. Мероприятие требуется для обобщения информации и изучения разных точек зрения на появившиеся вопросы.
- Разъяснительное.
В каждой организации регулярно проводятся совещания. Этот вид мероприятий помогает разрешить многие острые проблемы, своевременно принять решение по сложным задачам, создать стратегию развития фирмы. Часто совещания не фиксируют протоколом, что считается нормой. Руководство может самостоятельно определить список мероприятий, в процессе которых ведется запись. Им же устанавливается, где это делать необязательно.
Основным назначением протокола считается фиксация в письменной форме всех вопросов, задач и мнений, звучащих на заседании, а также совместное принятие решений. Лучшей формой считается детализированный протокол. Обычно такой документ используется на мероприятиях, которые повлияют на будущее развитие фирмы.
Протокол совещания ведет руководитель предприятия. Но эта функция может выполняться и другим работником. До этого мероприятия секретарю передается список приглашенных и примерный список вопросов. Участниками предоставляются тезисы докладов. Это позволит подготовить шаблон документа для ускорения работы по составлению документа. Образцы протоколов совещаний при таких мероприятиях на всех предприятиях подобные.
Когда участников много, лучше завести регистрационный лист, где будут фиксироваться Ф. И. О. явившихся. С началом совещания секретарем утверждается перечень присутствующих. Запись сведений фиксируется секретарем во время мероприятия. Для повышения точности протоколирования применяются диктофонные записи. Все слова записываются на цифровой носитель, а затем воспроизводятся при окончательном оформлении протокола.
Каждый протокол совещания должен иметь индекс, то есть порядковый регистрационный номер. Он определяется порядковым номером собрания, проводимого от начала календарного года (в учебных организациях возможно ведение учета нумерации с начала учебного года). Если регистрируется протокол совещания временно действующей коллегии, нумерация ведется на срок действия полномочий.
Поэтому при оформлении первого листа необходимо использовать общий бланк организации или предприятия, а если образец оформления протокола отсутствует, то документ оформляется на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка. Следует учитывать, что пример протокола датируется датой проведения мероприятия, а не составления и оформления документа. В случае, если заседание длилось на протяжении нескольких дней, дату следует проставлять через тире, например, 12-15.06.2016.
Каждому документу присваивается свой номер, соответствующий порядковому номеру события, начиная с нового календарного года. При этом номера заседаний, совещаний и собраний определяются обособленно друг от друга. Под местом заседания подразумевается город, в котором проходило мероприятие.
Это помогает готовить шаблон документа, чтобы ускорить работу по составлению итоговой версии протокола. Если участников много, то желательно завести регистрационный лист, где будут указаны Ф.И.О. явившихся лиц. После начала совещания секретарь зафиксирует окончательный список присутствующих.
Поскольку в документе фиксируется ход заседания, то и его тема зависит от принимаемых решений и обсуждаемых вопросов. Требуется протокол при заседании органов власти. Он формируется при собрании учредителей и проведении совета директоров. Вид документа зависит от отражаемых в нем целей и сведений.
Внимание! Протокол – это распорядительный и управленческий документ, обладающий правовой функцией.
Если документ составляется в учебной или научной организации, то в нем закрепляются ранее совершенные открытия или достижения, а также перечисляются открытые специальности, стандарты, квалификации, ученые звания и другие вопросы.
Совещание представлено запланированным и грамотно организованным мероприятием, подготовкой которого занимаются ответственные сотрудники, назначаемые приказом руководителя компании. Специалист занимается сбором документации, составлением вопросов и уведомлением участников. На нем лежит ответственность за реализацию других подготовительных мероприятий.
Образец краткого протокола – правила составления и оформления
После визирования протокола он хранится с другими бумагами организации, которые касаются фиксации переговоров, заседаний или совещаний.
Как только документ теряет свою актуальность, он передается в архив, где хранится 3 года по требованиям законодательства. По внутренним нормативным актам компании данный срок может увеличиваться. После окончания периода хранения протокол утилизируется в строго определенном порядке.
Протоколирование хода совещания входит в обязанности секретаря руководителя организации. Данная функция может исполняться и другим сотрудником.
До начала совещания секретарю передают список приглашённых и примерный перечень вопросов. Участники представляют тезисы докладов. Это помогает готовить шаблон документа, чтобы ускорить работу по составлению итоговой версии протокола. Если участников много, то желательно завести регистрационный лист, где будут указаны Ф.И.О. явившихся лиц. После начала совещания секретарь зафиксирует окончательный список присутствующих.
Запись информации ведётся секретарём совещания по ходу мероприятия. Для того, чтобы повысить точность протоколирования, используются диктофонные записи. Все слова фиксируются на цифровом носителе, а после воспроизводятся при окончательном оформлении документа.
Если проводится большое собрание с большим количеством участников, то прокол ведут 2 секретаря. Работа сразу двух специалистов над протоколом поможет ускорить процесс, если совещание затянется.
Нередко можно встретить упоминания о том, что протоколы должны вестись на специальных бланках. Так происходит, если подобные встречи проходят в государственных ведомствах, например, в муниципальных органах власти.
В обычных организациях редко вводятся специальные формы для протоколирования. Исключение составляют особые виды совещаний, например, работа совета директоров акционерного общества.
Оперативное совещание имеет несколько особенностей:
- Чёткая периодичность проведения (например, раз в неделю в определённое время);
- Стабильный состав участников;
- Практически неизменные темы и вопросы;
- Короткая длительность.
Эти характеристики накладывают отпечаток на составление протокола оперативного совещания. Секретарь заранее знает алгоритм работы, вопросы, которые будут обсуждаться. Это позволяет ускорить работу над итоговым документом, сформировать большую его часть заранее.
Протокол заседания готовится быстро, чтобы документ был сразу подан на подпись руководителю.
Как составляется протокол совещания
Если соблюсти не все формальности, решение собрания потом могут признать недействительным. Поэтому важно знать, как подготовить документацию, сообщить о проведении собрания, правильно его организовать, оформить и подсчитать результаты. Также юрист рассказал о порядке уведомления чиновников и хранении документов собрания. Общее собрание собственников помещений в многоквартирном доме как жилых, так и не жилых помещений, машино-мест, подземного гаража, то есть собственников любых помещений — это орган управления многоквартирным домом. Общее собрание собственников помещений в многоквартирном доме можно проводить неограниченное количество раз.
Одна из священных обязанностей секретаря — подготовка собраний, совещаний и заседаний, которые инициируют руководители разных уровней. В большинстве случаев секретарь также ведет протоколы подобных мероприятий. В статье расскажем, как сделать эти процессы более эффективными.
Особенности заполнения и готовый пример документа можно найти ниже. По ходу проведения совещания всегда составляется протокол, причем руководство само решает, каким образцом лучше воспользоваться.
Чистое Подмосковье. Протокол от франц. Протокол — это документ, который фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и т. Вводная часть протокола содержит постоянную и переменную информацию. Переменная информация — это фамилии и инициалы председателя, секретаря и присутствующих. К фамилиям приглашенных добавляют название должности и наименование организации, которую они представляют. В конце вводной части протокола указывают повестку дня.
Мы актуализируем этот материал по мере выхода поправок или иных документов связанных с протоколом общего собрания. Последняя правка статьи: На этой странице вы можете ознакомиться с приказом Минстроя об утверждении формы протокола общего собрания начиная с 29 апреля года , а также скачать протокол общего собрания, образец протокола общего собрания собственников для использования при проведении общих собраний в своем доме начиная с В соответствии с частями 1, 1. Признать утратившим силу приказ Министерства строительства и жилищно-коммунального хозяйства Российской Федерации от 25 декабря г. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра строительства и жилищно-коммунального хозяйства Российской Федерации М.
ПРОТОКОЛ. Оперативного совещания по вопросу строительства жилого этажного дома по улице Футбольной в Октябрьском районе г.
Образцы документов для собственников МКД. Протокол общего собрания собственников помещений в МКД и каждого приложения к нему должны быть пронумерованы и сшиты, последняя страница протокола должна быть подписана председателем общего собрания.
Протоколы заседаний: составление и оформление
Изменение условий реализации Договора. В случае проведения Генподрядчиком консервации объекта строительства, то он обязуется оплатить Подрядчику в полном объеме работы, выполненные им до момента их приостановления, а также стоимость закупленных Подрядчиком и находящихся на Объекте материалов, что оформляется дополнительным соглашением, становящимся с момента его подписания неотъемлемой частью настоящего Договора. В соответствии с этим соглашением Подрядчик в порядке и в указанные в нем сроки обязуется надлежащим образом осуществить консервацию выполненных им работ, а Генподрядчик обязуется оплатить работы по консервации.
Протокол общего собрания собственников многоквартирного дома составляется на каждом ОСС, чтобы решения, принятые на голосовании, вступили в юридическую силу. Правильный протокол общего собрания собственников, грамотное заполнение пунктов в соответствии с Приказом, имеет огромное значение. Также в статье рассмотрим решения суда по подделке протокола ОСС и выложим образец документа для скачивания. Для решения всех возникающих вопросов по управлению многоквартирным домом МКД Председателю ТСЖ или иным заинтересованным лицам нужно организовывать общее собрание хотя бы один раз за год.
Также указывается секретарь и председатель комиссии;
Типовая форма протокола не установлена федеральным законодательством, однако ответственному специалисту по охране работы при его составлении необходимо ориентироваться на стандарты и нормы ГОСТ по документообороту, а также правила внутреннего ведения документов на предприятии.При этом, составляя данный акт, следует учитывать специфику проводимых мероприятий и вносить вопросы на рассмотрение с учетом его темы – проведение обучения, контроля, проведения дня охраны работы или выбора уполномоченного требуют разной повестки и соответственного разных выводов.Особенностью составления акта при проведении дня охраны труда в организации является подведение итогов по качеству и количеству осуществленных мер в данной области.Также проводится мониторинг действия соответствующих служб, эффективность различных подразделений, степень знаний в данной области персонала, и выявленные факты недочетов или нарушений, которые могут привести к негативным последствиям.Фиксируя проведение и осуществление мер, комиссия приходит к выводу об эффективности проведения мероприятий дня охраны работы и мерах по их совершенствованию.
- о проведении дня охраны труда –word.
Особенностями протокола о выборе уполномоченного по охране деятельности в организации является его непосредственная цель – это назначение в соответствии со стандартами обучения представителя работников (профсоюзной организации) для проведения событий в сфере осуществления безопасности организации труда.При этом составу комиссии в обязательном порядке следует учитывать мнение профсоюзной организации и назначать сотрудника лишь при получении соответствующих знаний.В данном случае в итоговом протоколе отражается уровень знаний, умений и навыков в данной области, а также результаты прохождения тестирования и проводится голосование по определенным кандидатурам, которые выбираются простым большинством голосов.Еще образцы протокола:
- о проверке знаний
Протокол совещания – документ, который фиксирует все происходящие события на собрании работников коллектива предприятия. Он не относится к строго обязательным документам, но в некоторых случаях бывает действительно необходим.
Роль протокола
Совещания в организациях, независимо от их статуса, направления бизнеса и величины проводятся с определенной частотой. Они позволяют решить множество текущих проблем, своевременно принять необходимые меры для урегулирования сложных вопросов, определить стратегию развития компании и пр.
Тем не менее, далеко не все совещания фиксируются с помощью протокола и это не является нарушением закона. В принципе руководство компании вправе определять, какие именно совещания нужно протоколировать, а какие можно проводить и без оформления данного документа.
Основная функция протокола — письменно зарегистрировать все задачи, вопросы, мнения, озвученные на совещании и, что самое важное — коллегиально принятые решения.
Чем тщательнее и детальнее будет вестись протокол, тем лучше.
Обычно протоколы необходимы на тех совещаниях, которые оказывают прямое воздействие на будущее фирмы. Также рекомендуется протоколировать встречи с участием представителей других предприятий и работников государственных учреждений.
Совещание – это не то мероприятие, которое проводится, что называется, с бухты-барахты. Оно требует тщательной предварительной подготовки, которой занимается обычно ответственный сотрудник, назначенный на это специальным распоряжением директора. Он собирает необходимые документы, пишет список актуальных вопросов и насущных проблем, которые нужно решить, уведомляет о намечающемся совещании всех потенциальных участников и проводит прочие подготовительные мероприятия.
Следует отметить, что работники предприятия, получившие информацию о готовящемся совещании и приглашение к участию в нем, могут и отказаться, но только при наличии уважительных и достаточно веских причин, поскольку совещание является частью их должностных обязанностей.
Совещание обычно имеет своего председателя, который следит за его ходом, оглашает повестку дня, проводит голосование. Чаще всего это руководитель компании, но может быть и другой сотрудник. При этом сведения о председателе нужно обязательно вносить в протокол.
С самого начала заседания все события, происходящие на нем, тщательно фиксируются. Причем делается это разными способами: ведение протокола не исключает использования средств фото и видео фиксации.
Протокол после окончания совещания обязательно подписывается секретарем и председателем собрания, а также при необходимости его участниками, которые таким образом подтверждают то, что все внесенные в него сведения верны.
Функция по оформлению протокола обычно входит в компетенцию секретаря предприятия или иного работника, назначенного для выполнения этой миссии прямо на совещании. При этом человек, выбранный для ведения протокола, должен иметь четкое понимание того, как и для чего это делается и обладать хотя бы минимальными навыками по написанию протоколирующих документов.
На сегодня закон не предусматривает строгой унифицированной формы протокола совещания, так что организации могут составлять его в произвольном виде или по образцу, утвержденному в учетной политике фирмы. Однако определенную информацию указывать в нем обязательно:
- номер документа;
- дата создания;
- наименование организации;
- населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие;
- список лиц, присутствующих на совещании (с внесением их должностей, ФИО);
- данные по председателю совещания и секретаря;
- повестка дня (т.е. те вопросы, которые необходимо решить);
- факт проведения голосования (если оно проводилось) и его итоги;
- результат совещания.
Иногда в протокол вносят точное время (вплоть до минут) начала и окончания совещания – это позволяет дисциплинировать сотрудников и оптимизировать в будущем время, которое тратится на подобного рода собрания.
При необходимости к протоколу совещания могут быть прикреплены какие-то дополнительные документы, фото и видео свидетельства. Если таковые имеются, их наличие нужно отразить в протоколе совещания отдельным пунктом.
Следует отметить, что протокол должен вестись крайне внимательно, нужно избегать ошибок и исправлений, и совершенно недопустимо вносить в него недостоверные или заведомо ложные сведения. При выявлении таких моментов в случае проверки внутренней документации фирмы контролирующими органами, компания может понести серьезное наказание.
По результату проведения заседания, собрания или совещания почти всегда составляется протокол по соответствующему образцу. Особенности заполнения и готовый пример документа можно найти ниже.
Скачать образец бланков можно в конце статьи.
Основное назначение
По ходу проведения совещания всегда составляется протокол, причем руководство само решает, каким образцом лучше воспользоваться. Этот документ выполняет сразу несколько функций:
- Фиксирует информацию обо всех присутствующих и выступавших.
- Содержит все ключевые решения, принятые в ходе данного совещания.
- Отражает фактическое состояние переговорного процесса, фиксирует ключевые договоренности на данном этапе.
Таким образом, основная задача документа – зафиксировать факт проведенного совещания и всех решений, которые были приняты по результату.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Не все заседания протоколируются, поэтому руководство компании вправе самостоятельно решать, в каком случае составлять отчетный документ, в каком – нет. Обычно протоколы применяются на тех совещаниях, на которых обсуждаются вопросы, непосредственно влияющие на будущее развитие организации.
| Отзывов: | 11 | Просмотров: | 102027 |
| Голосов: | 4 | Обновлено: | 28.11.2016 |
Информация к документу
Составление протокола общего собрания производиться на основании Трудового Кодекса РФ, а именно раздела 2 ч. 2 Социальное партнёрство в сфере труда ТК РФ.
Протокол совещания может быть заполнен в форме:
- краткой (сокращенной);
- полной (развернутой).
При заполнении бланка краткого протокола полный ход собрания не фиксируется. В нем указана только информация о поднятых вопросах и решение. При заполнении краткой формы документа обязательно указывают фамилии лиц, выступающих во время совещания и лиц, ответственных за принятие решения.
В краткой форме обычно ведут:
- протокол рабочего совещания;
- протокол оперативного совещания.
Полная форма документа более информативна и содержит подробную информацию о ходе совещания:
- хронологическую запись выступлений сотрудников;
- полную запись выступлений или подробное изложение докладов и комментариев участников;
- позицию сотрудников и руководства.
Основной порядок ведения документа и параграфы сохраняются. В полной форме обычно протоколируются собрания с перспективой на год и заседания с участием сторонних лиц.
Протоколируются освещения, проводимые при участии директора и в его отсутствие. По решению руководства ведут протоколы рабочих совещаний, и конспектируют ход собраний, на которых рассматриваются годовые программы предприятия. Протокол совещания при директоре обычно подписывает он сам.
Для оформления данного документа используют бланк предприятия. Если бланка и индивидуально разработанной формы протокола совещаний нет, информацию записывают на листе формата А4 по стандартному образцу.
Срок, в течение которого оформляется и подписывается протокол совещания, законодательно не оговорен. Но лучше оформлять его по ходу совещания и сразу после завершения.