В какой архив сдают документы при ликвидации организации военно строительных участков

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «В какой архив сдают документы при ликвидации организации военно строительных участков». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание:

3. Трудовые договоры, контракты, соглашения, договоры подряда. 4. Личные карточки формы Т-2 (в том числе временных работников). 5. Личные дела уволенных (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных, характеристики, листки по учету кадров, анкеты и т.д.).

6. Лицевые счета работников или ведомости по начислению заработной платы.

Примечание: при отсутствии лицевых счетов — ведомости на выдачу заработной платы, на выдачу пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат.

9.7. При ликвидации организации ее документы подлежат передаче в организацию, являющуюся ее правопреемником.

9.7.2. по личному составу ликвидированной организации при отсутствии правопреемника и вышестоящей организации передаются на временное хранение в специализированный архив (центр) документов по личному составу, а при его отсутствии — в государственный архив.

Чаще всего все после ликвидации остаются:

корреспонденция;
отчётность перед госорганами (налоговая, статистическая);
договоры с контрагентами;
документы по личному составу;
учредительные документы и др.

Чем руководствоваться?

Какие документы нужно хранить и как долго, можно узнать из следующих актов: Где хранятся после ликвидации организации?

Для начала нужно выяснить, был ли у общества, которое ликвидировано, договор с государственной архивной службой.

3.10. В случае реорганизации общества, влекущей его прекращение, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники общества могут быть переданы только одному из вновь создаваемых в результате реорганизации обществ.

Согласно данному постановлению получается, что сдать в архив может только организация, которая полностью прекращает свое существование. Если же она реорганизуется, то все передаются

«одному из вновь создаваемых в результате реорганизации обществ»

Вопрос – какие.

В первую очередь это касается бумаг, подтверждающих наличие стажа и трудовые отношения работников юридического лица, так называемые кадровые или их еще называют «по личному составу». Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 и рядом других нормативных актов установлены даже сроки хранения различной документации. И они немалые – постоянные, 75 лет, 5 лет.

Сдаче в архив подлежат все документы, по которым установлены сроки хранения, и сроки эти не истекли.

Надо ли сдавать кадровые документы в архив при ликвидации

хранения (1 дело). Специалист по сдаче в архив: Иван Владимирович Пеньковой, тел., 8-926-604-22-08 Особые условия для конкурсных управляющих, звоните!

1. Позвонить нам для определения стоимости услуг по сдаче в архив. 2. Заключить с нами договор на сдачу документов в архив. 3. Определить дату и время начала работ.

1. Договор на оказание работ по архивной обработке и сдаче документов на государственное хранение в архив.

Что делать с документами после ликвидации ООО? Если они не относятся к документам, подлежащим хранению, либо их срок хранения истек, документы после ликвидации ООО уничтожаются.
Для определения документов, подлежащих уничтожению при ликвидации ООО, организовывается экспертная комиссия с участием руководителей юридического лица (директора, учредителей, ликвидатора, арбитражного управляющего). Перечень уничтожаемых документов указывается в приложении к решению об уничтожении.
Важно: это касается только документов, чьи сроки хранения установлены в нормативных актах. Внутренняя переписка, какая-либо внешняя справочная информация и другие документы, не влияющие на чьи-либо права и обязанности, могут уничтожаться без составления описей и актов о выделении документов к уничтожению.

При наличии собственного оборудования, позволяющего уничтожить документы без возможности восстановления (должна соблюдаться конфиденциальность информации), компания может уничтожить документы самостоятельно. Оборудование может быть арендовано, либо услуга может быть оказана на мобильной станции утилизации бумаг.
В случае уничтожения документов вне места нахождения юридического лица составляется акт передачи документов на переработку. Акты относятся к документам постоянного хранения.

Умышленное повреждение или уничтожение подлежащих хранению официальных документов является уголовным преступлением и может повлечь для ответственного лица штраф до 200 тысяч рублей или даже лишение свободы на срок до одного года (ст. 325 УК РФ).

1. Позвонить нам для определения стоимости услуг по сдаче документов в архив.

2. Заключить с нами договор.

3. Определить дату и время начала работ.

Какие документы Вы получаете после сдачи документов в государственный архив?

1. Договор на оказание работ по архивной обработке и сдаче документов на государственное хранение в архив.

2. Договор с государственным архивом о приеме-передаче документов на государственное хранение.

3. Акт о приеме-передачи документов в архив на государственное хранение (акт выдается государственным архивом, осуществившим прием документов на хранение).

4. Документ, подтверждающий оплату государственной пошлины за прием документов на хранение.

5. Акт выполненных работ.

В государственные или муниципальные архивы отправляются бумаги постоянного хранения, документы по личному составу и временного срока сохранения (до 10 лет), периоды хранения которых еще не истекли.

Для определения таких сроков ответственное лицо может воспользоваться новым перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков сохранения, утвержденным Минкультом России от 25.08.2010 года №558.

Если ведению документации в период функционирования организации не уделялось соответствующего внимания, то упорядочить все бланки и справки перед передачей их в архив будет достаточно проблематично. Обычно результатом такой халатности становится то, что все недоработки и промахи в организации работы архива предприятия выявляются именно во время процедуры ликвидации. В таких случаях компания может воспользоваться услугами специализированных фирм, занимающихся подготовкой документации к передаче в архив и архивной обработкой.

Хранение и уничтожение документов при ликвидации ООО

Согласно ФЗ №125 от 22.10.2004 года «Об архивном деле в Российской Федерации» ликвидационная комиссия ликвидируемого предприятия обязана заключить договор с организацией, берущий на сохранение документацию в муниципальный или государственный архив. Чаще всего информацию о месте расположения архива можно найти на сайте местной администрации.

Стоит отметить, что документация, относящаяся к группе хранения до 10 лет, может быть передана частной компании, занимающиеся хранением архивных данных. Кроме того, в случае ликвидации ООО с наличием компании-правопреемницы или вышестоящей организации, бумаги передаются ей.

Сроки хранения по закону устанавливаются перечнем типовых управленческих архивных документов, который гласит, что хранение документов ООО после ликвидации должно осуществляться с учетом их классификации:

Бумаги постоянного хранения, связанные с хозяйственной деятельностью организации.
Бумаги продолжительного хранения. Включают документацию по личному составу (кадровые документы) и историческую справку. Подлежат хранению в течение 75 лет.
Бумаги временного хранения до 10 лет: приказы, первичные учетные документы, путевые листы.

Документы с истекшим сроком хранения не используется для хозяйственных нужд. Подобные бумаги утилизируются – для этого собирается специальная комиссия, которая составляет акт с описью документации, подлежащей уничтожению.

Таким образом, сохранение бумаг после ликвидации организации позволяет решить все спорные вопросы, которые могут возникнуть в дальнейшем. Кроме того, эти документы могут помочь сотрудникам организации избежать проблем с получением положенной им пенсии. Именно поэтому компания должна подходить к вопросу передачи документации в архив с полной ответственностью, учитывая свои интересы и интересы своих работников.

Новое в законодательстве
Практика применения трудового законодательства
Кадровое делопроизводство
Трудовая книжка
Трудовые споры
Охрана труда
Оплата труда
Рабочее время
Социальное обеспечение
Пенсионное обеспечение
Бухгалтерия и кадры
Надзор и контроль
Архивное дело
Зарубежный опыт
Кадровый менеджмент
Рекрутинг
Банк документов
Мотивация труда

Перечень документов, которые остаются после прекращения деятельности общества, зависит от многих факторов: как долго существовала фирма, были ли у неё сотрудники, каким видом занималась компания и др.

Чаще всего все после ликвидации остаются:

документы по личному составу;
договоры с контрагентами;
корреспонденция;
отчётность перед госорганами (налоговая, статистическая);
учредительные документы и др.

Законодательство возлагает ответственность за хранение документов после ликвидации ООО на ликвидационную комиссию (ликвидатора). Именно на них (него) возложена обязанность по подготовке всей документации и передаче её для хранения в надлежащую организацию (учреждение).

Особенности сдачи в архив документов при ликвидации предприятия

Документы ООО можно разделить на категории в зависимости от установленного срока их хранения:

постоянного хранения;
длительного (более 50 лет);
временного (менее 10 лет).

К первой категории относятся документы, которые могут быть связаны с хозяйственной деятельностью организации.

Вторая группа включает историческую справку ООО и документацию по личному составу.

К документам, срок сохранности которых варьируется от 1 до 10 лет, отнесены документы, не содержащие важной информации.

В согласии с требованиями действующего законодательства, сдача документов при ликвидации предприятия является обязательной процедурой. Существуют специальные архивы, куда сдаются документы постоянного и долговременного хранения. Временную документацию сдавать не обязательно. Как сдать документы и закрыть фирму? Ответ на этот вопрос содержится в данной статье.

Статьи по теме

Это последняя проблема, возникающая на пути ликвидации юридического лица – куда деть все документы? Как их подготовить, чтобы их приняли на хранение? Вопросы эти не урегулированы законодательно, но решать их придется.

Ликвидация предприятия – процесс многогранный и сложный, состоящий из нескольких этапов. Одним из последних этапов – распоряжение всем объемом документации, оставшейся после жизни организации. Вопрос «нужно ли хранить документы после ликвидации организации» уже мало у кого возникает. Законодательство отвечает на него достаточно четко – безусловно, нужно. Вопрос – какие. В первую очередь это касается бумаг, подтверждающих наличие стажа и трудовые отношения работников юридического лица, так называемые кадровые документы или их еще называют «по личному составу». Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 и рядом других нормативных актов установлены даже сроки хранения различной документации. И они немалые – постоянные, 75 лет, 5 лет.

Архив документов при ликвидации предприятия, как правило, невозможно хранить по месту нахождения ликвидируемой организации. Если помещение у нее было арендовано, то с исключением юридического лица из реестра ЮЛ, арендных отношений больше нет, имущество самой организации передается либо учредителям, либо кредиторам в различных порядках, предусмотренных законом. Таким образом, ликвидационная комиссия или ликвидатор, вздохнув от проделанной тяжелой работы по предыдущим этапам, сталкиваются с проблемой, что теперь делать со всеми бумагами и куда передаются документы после ликвидации организации. Ведь именно на ликвидационной комиссии или ликвидаторе лежит обязанность довести до конца все операции с бумагами ликвидируемого юридического лица.

Сдача документов в архив при ликвидации является обязанностью хозяйствующего субъекта. Негосударственные организации могут заключить договор о передачи собственной документации в Федеральную архивную службу.

Отсутствие такого договора дает право на передачу для архивного хранения только тех документов, которые касаются личного состава работников.

Определить место хранения иной документации обязана ликвидационная комиссия. Процедура передачи документации на хранение включает в себя оформление дел.

Что делать с документами при ликвидации компании

Рассмотрим порядок, предшествующий посещению архива:

проведение экспертной оценки документации;
опись бумаг, имеющих материальную и научную ценность;
распределение документов по сроку хранения;
забота о правильности хранения документации и дел.

Самое время определиться с тем, что сдаём в архив:

акт о создании организации;
устав ООО;
ликвидационный баланс;
подпись главы компании;
свидетельство о закрытии фирмы, выписка из ЕГРЮЛ;
документ, подтверждающий ликвидацию предприятия;
трудовые договоры;
также контракты с контрагентами;
личные дела сотрудников;
зарплатные ведомости;
отчёты об уплате НДФЛ;
штатное расписание;
невостребованные бумаги бывших сотрудников;
бухгалтерская отчётность.

Даже если ООО в стадии ликвидации совсем недавно, стоит заранее позаботиться о том, чтобы вся необходимая документация была в наличии, имела надлежащий вид и была подготовлена к будущей экспертной оценке, ведь закрытие фирмы – это и так достаточно длительный процесс, и будет очень неприятно, когда дело дойдёт до экспертизы, а у вас не окажется невостребованной трудовой книжки одного из работников. Это может значительно затянуть процесс закрытия фирмы.

Нужно учесть, что не сдавая отчётность и не пользуясь расчётными счетами в течение года вы не сможете закрыть Общество, поскольку это самостоятельно сделают сотрудники налоговой службы, после чего выпишут предприятие из ЕГРЮЛ. Именно поэтому нужно позаботиться о своевременности сдачи нулевых отчётов.

Но если всё-таки ваша фирма перестанет существовать, это не говорит о том, что вам не надо сдать отчётность в архив. Если же фирма не сдаёт отчётность, генеральному директору грозит административная ответственность (первый раз – штраф 200 рублей, последующие разы – от 300 до 500). Поэтому не стоит просто бросать ненужное ООО – обязательно ликвидируйте его в соответствии с рамками закона.

Ликвидация предприятий: как это сделать с минимальными потерями и рисками
Сделки при ликвидации юридического лица: тонкая грань доверия
Внесение изменений в устав на открытие филиала

Отдельным пунктом в этом длинном списке обязанностей стоит сдача документов в архив при ликвидации организации.

Cдача документов в архив при ликвидации

Каким должен быть ваш первый шаг при подготовке документов к сдаче в архив, если предприятие ликвидируется? Для начала вам стоит ознакомиться с информацией, представленной в архивном законодательстве РФ.

В том случае, если предприятие не имеет правопреемника, если у нее нет вышестоящей организации, бумаги передаются в специализированный архив документов по личному составу. Если такого архива нет, осуществляется не просто сдача документов в архив при ликвидации ООО, но передача бумаг в государственные архивы.

Архивная обработка документации при ликвидации

Сдача документов в архив при ликвидации предприятия предполагает необходимость полной архивной обработки документации. Можно заняться обработкой документов самостоятельно, но, как показывает практика, неопытные сотрудники тратят очень много времени, не достигая оптимального результата. Поэтому все более востребованными становятся услуги профессиональных архивистов, в частности, сотрудников Архивного Центра.

Сдача кадровых документов в архив при ликвидации организации практически всегда сопровождается дополнительными требованиями со стороны государственного архива. Специалисты Архивного Центра знакомы с этими требованиями: мы гарантируем вам, что подготовленная нами к сдаче документация будет принята государственным (и любым другим) архивом.

Кроме того, наши специалисты оказывают и другие архивные услуги. В частности, мы готовы отсканировать особо ценные документы, создать электронный архив. Вне зависимости от того, интересует ли вас сдача кадровых документов в архив при ликвидации организации или вы хотите создать электронный архив вашей компании, обращение в Архивный Центр станет лучшим выходом из положения, ведь мы готовы не только предложить вам широкий спектр архивных услуг, порадовать вас безупречным качеством нашей работы, но и удивить вас приятными ценами. Обращайтесь!

Трудовые договоры, контракты, соглашения, договоры подряда.
7. Личные карточки формы Т-2 (в том числе временных работни-ков).
8. Личные дела уволенных (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты и т.д.).
9. Лицевые счета работников или ведомости по начислению заработной платы. Примечание: при отсутствии лицевых счетов — ведомости на выдачу заработной платы, документы на выдачу пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат.
10. Расшифровка кодов видов начислений заработной платы и удержаний (при начислении кодов в расчетных листках);
11. Невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства об образовании и т.д.).
12. Акты о несчастных случаях.
13. Штатные расписания.
14. Журналы учета движения трудовых книжек, списки личного состава, алфавитные книги, другие документы, подтверждающие трудовой стаж, оплату труда, получение образования, имущественные и льготные права, изменение в должности и социально-правовом положении граждан.
15. Табели и наряды работников вредных профессий;
16. Список (Перечень) вредных профессий, определяющих право на льготное пенсионное обеспечение, по возможности с описанием технологиче-ских процессов. Примечание: при наличии таковых на предприятии

Вместе с документами в архив передаются:

1. Опись дел по личному составу (согласованная с государственным архивом) в 3 экземплярах + электронный экземпляр;
2. Историческая справка в 1 экземпляре

В какой архив сдавать документы при ликвидации

Завершение предпринимательства требует передачи всех документов, имеющих важное юридическое и финансовое значение, в архив, с целью последующего хранения. Порядок хранения переданной архивной документации определяется ФЗ «Об архивном деле. Обязанность по передачи дел в архив возлагается как на государственные предприятия, так и на организации, созданные на основе частных финансовых вложений.

Причиной тому может стать утрата трудовой книжки бывшим сотрудником и возникшая у него необходимость восстановления информационных данных, которые были в ней зафиксированы. Только путем обращения в архив работник сможет получить документы, подтверждающие факт его трудоустройства, начисление и выплату заработной платы.

Как выполнить сдачу документов в архив на хранение с соблюдением всех существующих требований, не тратя при этом ценное время и избегая, таким образом, экономического ущерба для предприятия?

Обратитесь в «Архивный Эксперт». Специалисты нашей компании в совершенстве знакомы с порядком передачи документов на хранение. Мы выполним все необходимые действия в строгом соответствии с действующим законодательством оперативно и, что немаловажно, недорого. Мы обладаем большим опытом и способны решать все вопросы, связанные с организацией сдачи документов в архив при ликвидации и реорганизации.

1. Позвонить нам для определения стоимости услуг по сдаче документов в архив.

2. Заключить с нами договор.

При проведении экспертизы материалы изучаются проверочным органом, а затем выдаётся разрешение на сдачу документов в архив при ликвидации организации или предприятия. Также клиент может сам позаботиться об аренде места для хранения архивов. Допускается передача папок правопреемнику или вышестоящей компании.

Распорядительные документы;
Списки сотрудников (включая уволенных), личные дела работников, карточки;
Тарификационные, расчётные ведомости по заработной плате с указанием начислений и удержанных сумм;
Трудовые контракты;
Заключения аттестационных комиссий;
Акты о несчастных случаях на производстве;
Табели и наряды представителей вредных профессий и проч.

При подготовке архивов информация пересматривается только полистно, а не согласно заголовкам папок.

Документы должны быть систематизированы, подписаны, подшиты, пронумерованы, сложены в хронологическом порядке, иметь переплёты. Личные дела сотрудников и лицевые счета оформляются отдельно.

Невостребованная информация вкладывается в конверты и подшивается к папкам. Приём-передачу документов при ликвидации предприятия осуществляют представители нашей компании и сотрудники архива. После проверки документов составляется акт.

Бумага выдаётся в течение 14 дней и направляется государственному регистратору.

Посмотреть все статьи

Казалось бы, что решение вопроса о том, как сдать документы в архив при ликвидации не должно вызывать затруднений, ведь в законодательстве прописаны все нюансы.

В архивы государственного или муниципального подчинения отправляется документация постоянного срока хранения и по личному составу (75 лет), а также материалы для временного (до 10 лет) сохранения. В перечне: приказы и распоряжения, договоры и выписки, книги учета и акты о несчастных случаях, указатели и протоколы, лицевые счета и невостребованные документы.

Если у ликвидируемой или обанкротившейся компании есть правопреемник, то все фонды попадают в его распоряжение.
Если его нет, массив передается вышестоящим организациям.
Если передавать бумаги некому, их сдают в государственные учреждения.
Если на момент обращения в государственных хранилищах нет свободных площадей для размещения всех материалов, документы постоянного сохранения и по личному составу архив обязан принять. Для депозитарного размещения других материалов придется искать коммерческие компании.

В нем прописывают обязательства сторон и перечисляют сдаваемые документы, указывают порядок и временные рамки их передачи. Обязательно оговариваются пункты оплаты, возможности упорядочивания и условия последующего уничтожения материалов с истекшим сроком хранения.

Ликвидируемое предприятие обязано передать свои документы на архивное хранение.

Сдача документов предприятия в архив при ликвидации, предполагает подготовку и передачу таких документов:

учредительных документов (свидетельства о регистрации, а равно документации о создании компании; ее устава или положения о ней; ликвидационных документов; приказов и иных распоряжений, на основании которых осуществлялось переименование компании, смена формы хозяйствования);
свидетельства, устанавливающего факт ликвидации;
решения, на основании которого проводилась ликвидация;
приказов или иные распорядительных документов, в рамках которых осуществлялось трудоустройство, увольнение, перевод, устанавливались должностные оклады, оформлялся отпуск;
трудовых договоров, контрактов, соглашений;
личных карточек, установленных формой Т-2, включая карточки, заведенные на временно привлекаемых работников;
личных дел уволенных лиц, в которых имеются их заявления, автобиография, приказы, личные документы и др.;
лицевых счетов работников или ведомостей с начислениями вознаграждения за труд;
расшифровок кодов по видам начисления зарплаты и проводимых удержаний;
невостребованных личных документов (оригиналов);
актов о произошедших несчастных случаях;
штатных расписаний;
журналов учета трудовых книжек и иных документов, касающихся трудоустройства работников, оплаты их труда, льгот, изменений социально-правового положения;
табелей и нарядов, выдаваемых работникам, трудоустроенным на вредные профессии;
перечня вредных профессий, описания технологического процесса таких работ (при наличии).

Помимо вышеуказанной документации для передачи в архив потребуется опись передаваемых дел в 3 экземплярах на бумажных носителях и электронном виде, а также одна историческая справка

Сдача документов в архив при ликвидации ООО

Оформление дел подлежащих передаче на хранение в государственный архив Оформление дел предусматривает систематизацию документов в деле, подшивку или переплет дела, нумерацию листов дела, составление листа-заверителя дела, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов.

Приказы, распоряжения и другие распорядительные документы формируются в дела в пределах одного календарного года в хронологическом порядке и с относящимися к ним приложениями.

По хронологическому принципу проводится также систематизация документов в делах, содержащих акты несчастных случаев, протоколы заседаний комиссий, документы о представлении к награждению, трудовые договоры (соглашения), тарификационные ведомости, табели и наряды работников вредных профессий.

Лицевые счета по заработной плате сотрудников формируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.

Российский государственный архив новейшей истории103132, г. Москва, ул. Ильинка, д. 12;тел. (495) 606-50-30 Центральный комитет ВЛКСМ Российский государственный архив социально-политической истории101999, г. Важно Москва, ул. Б. Дмитровка, д. 15;тел.

(495) 629-97-26 Муниципального (городского) уровня, относящиеся к системе МосгорисполкомаОтделы кадров организаций-правопреемников и вышестоящих организаций Главмосстроя ОА ОАО «Компания «Главмосстрой»109469, г. Москва, ул. Марьинский парк, д. 17, кор. 2;тел. (495) 658-35-68 Моспромстроя ОА ЗАО «Моспромстрой»127994, г.

Москва, ул. Тверская, д. 23/12, стр.

1-1а;тел. (495) 699-20-13 Метростроя ОА ОАО «Московский метрострой»117143, г. Москва, Открытое шоссе, д. 18а;тел.

Документы передаются в государственные (муниципальные) архивы в упорядоченном состоянии по описям, утвержденным или согласованным экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного органа. Прием-передача документов на хранение проводится сотрудниками государственного (муниципального) архива и представителем ликвидируемой организации.

В процессе приема-передачи проверяется наличие дел, указанных в описях. Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра.

Прием документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение в двух экземплярах, который утверждается конкурсным управляющим (председателем ликвидационной комиссии) и руководителем архивного учреждения.

Юридическая основа В качестве основного документа, которым необходимо руководствоваться при организации архивных процедур, выступают Основные правила работы архивов организации. Данным актом определено, что документация ликвидируемой организации подлежит передаче ее правопреемнику.

Документация, содержащая информацию по персоналу ликвидируемой компании, не имеющей правопреемника, должна быть передана специализированному архиву с целью временного хранения. Отсутствие такого центра является основанием для передачи дел государственному архиву. Внимание Уничтожить документы, по которым срок временного хранения не истек, можно только на основании решения исполнительных органов власти, что подлежит оформлению в виде акта, а также требует составления описи тех документов, которые утилизируются. Утилизация документов с истекшим сроком хранения, осуществляется в общем порядке.

Особенно важно максимально внимательно отнестись к процедуре составления документации, требуемой при оформлении ликвидации предприятия.

Собственники компаний, передающие документы на архивное хранение, продолжают оставаться собственниками данной документации. Нарушение правил хранения со стороны работников учреждения, может стать основанием для передачи наиболее важных документов на хранение собственника. Такая процедура осуществляется исключительно в рамках судопроизводства.

Основными положениями такого договора является период и порядок осуществления действий по хранению передаваемой документации. Архивное учреждение и ликвидируемое предприятие в обязательном порядке заключает договор о хранении документов, касающихся личного состава. В качестве заказчика услуги хранения выступит ликвидационная комиссия.

Направить документацию на хранение можно и в частный архив. Для этого также потребуется заключение договора о хранении. Как правило, условия такого договора предусматривают обязанность собственника подготовить документы и уничтожить их по окончанию срока хранения за счет собственных средств.

Порядок оплаты услуг архивного учреждения определяется ликвидатором еще до момента передачи документов. Средства, требуемые для данной цели, устанавливаются в отдельной статье расходов ликвидационного баланса.

Правовым основанием для

ликвидации бюджетного учреждения

является соответствующее решение суда.

Этапы ликвидации предприятия детально рассмотрены в статье.

В законодательстве чётко прописано, что сдача документов в архив осуществляется в соответствии с п. 10 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 года N 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ». При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, должны сдаваться ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или коммерческий архив. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует сдачу документов в архив ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства своими силами.

К сожалению, далеко не всегда сдача документов архив при ликвидации завершается должным образом, особенно на предприятиях, ликвидируемых вследствие их несостоятельности (банкротства). Должностным лицам предприятия, находящегося в стадии ликвидации, следует быть готовыми к сложностям, возникающим в процессе сдачи документов в архив. От грамотного решения ответственных лиц будет зависеть наличие или отсутствия претензий при сдаче документов в архив.

Ликвидация организации: что делать с кадровыми документами

Часто у людей возникает вопрос, как поступить с документами, не принятыми в государственный или муниципальный архив. Ведь срок хранения документов не истек, а юридическое лицо прекратило работать.

Вариант 1. Найти место у себя и хранить, пока срок хранения не истечет. Обращаем ваше внимание, что срок хранения большинства документов не изменяется при ликвидации и составляет не менее 5 лет.

Вариант 2. Систематизировать и обработать документы с составлением соответствующей описи. Затем передать на депозитарное хранение на платной основе в любой архив, оказывающий такие услуги.

Наша компания профессионально оказывает все услуги по обработке, хранению и передаче документов в архив при банкротстве и ликвидации организации. Наш опыт в решении этих вопросов пользуется неизменно высокой популярностью наших клиентов. Сдача документов в архив — важная процедура с необходимостью соблюдения множества требований, предъявляемых к этому мероприятию действующим законодательством.

Процесс сдачи в архив является многоэтапным, при этом следует неукоснительно соблюдать порядок передачи архива (выражаясь иначе, чередование этапов). В первую очередь выполняется экспертиза практической и научной ценности передаваемых документов, после чего отобранные дела включаются в так называемую сдаточную опись.

Мнение о том, что такая опись может иметь произвольную форму, является глубоко ошибочным: ее форма определена на законодательном уровне и должна строго соблюдаться. Свои требования установлены и в отношении формы обложки дела длительного хранения. Они содержатся в соответствующих правилах, которые так и называются — «Обложка дел длительного хранения. Типы, разделы, технические требования». Надо не забывать, что в случае ненадлежащего оформления документов принимающая сторона имеет основание не принять документы на хранение. Порядок сдачи документов в архив подразумевает также создание научно-справочного аппарата на передаваемый архив.

Итак, мы видим, что порядок передачи документов в архив весьма сложен и требует учета множества особенностей. Практический опыт показывает: попытки руководства предприятия выполнить соответствующие мероприятия силами своих сотрудников чаще всего приводят к значительным потерям рабочего времени и при этом далеко не всегда оказываются результативными.

Дела по личному составу организации систематизируются и включаются в отдельную опись. Распределение дел внутри производится с учетом следующих признаков:

структурного,
хронологического,
номинального.

При составлении описей дел по личному составу¹ ликвидированных организаций при большом объеме могут применяться хронологически-номинальная или номинально-хронологическая систематизация дел.

Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в опись по дате заведения дела. А в последующих годах делается отсылка.

Читайте статью «В какой архив сдавать документы ликвидированного ФГУП?» См. новость «Архив обязали принять кадровые документы банкрота бесплатно» Пример 16 СвернутьПоказать

Личные карточки уволенных работников за 2013–2015 годы сформированы в одно дело и помещены в описи за первый год, т.е. в 2013 году.

В 2014 и 2015 годах описи делаются отсылки к месту нахождения их документов (см. отметки «!» в описи из Примера 17).

Сдача документов в архив при ликвидации

Согласно законодательству выделяются три вида документов, связанных с деятельностью организации:

Документы постоянного хранения.
Документы длительного хранения. Они содержат информацию по сотрудникам ликвидируемой организации и должны оставаться нетронутыми в течение 75 лет.
Документы временного хранения. Их срок составляет не более 10 лет.

Первая группа включает в себя документы, несущие информацию о получении прибыли, предпринимательской деятельности ООО. Они передаются в Архив в обработанном виде. К ним относят:

Приказы, связанные с деятельностью фирмы, журнал об их регистрации.
Структура ООО, расписание работы.
Документы, посвященные ценообразованию.
Акты уничтожения документов.
Внутренняя бухгалтерия организации: отчеты, декларации и пр.
Договоры об оказании услуг, выполнении работ, проведении сделок.
Устав.

Ко второй группе относятся:

1. Дела по личному составу в трех экземплярах на бумажном носителе и одна электронная версия.

Данные документы включают в себя:

Приказы об увольнении, приеме на работу и переводу сотрудников организации.
Личные дела на каждого сотрудника, документ формы Т2.
Трудовые договора, журналы регистрации трудовых книжек.
Документ о заработной плате, расписании, переработках и прочих штатных моментах.
Ведомости о получении расчета сотрудниками, их доходе.
Акты об авариях, травмах, полученных на производстве.

2. Историческую справку.

Существуют определенные правила оформления исторической справки. В ней допускается использование только прямого порядка слов в предложении (во избежание двусмысленности при трактовке), ее оформление осуществляется на титульном листе организации при наличии такового.

В исторической справке должны быть отражены следующие сведения:

Название, юридический адрес и контактные данные ООО.
Дата создания организации, номера документов и постановлений или передаточных актов, которые сопровождали открытие (покупку) ООО.
Структурные изменения, имевшие место во время предпринимательской деятельности, со ссылкой на документы.
Перечень всех членов руководства и учредителей фирмы. Даты их трудоустройства или владения долей, номера приказов о зачислении, увольнении, входа и выхода из состава ООО.
Пункты устава, в которых говорится о роде деятельности организации, целях ее создания, миссии.
Структурная организация общества с ограниченной ответственностью: количество сотрудников, субординация среди разных отделов.
Номер расчетного счета, наличие кредитов, задолженностей.
ФИО лица, ответственного за ведения дел, состояние документов. Номера приказа о его назначении на должность, должностной инструкции.

Документы временного хранения подлежат передаче в архивные центры, если их срок еще не истек. В противном случае они уничтожаются.

В эту группу включают:

Приказы о командировках, отпусках, отгулах, административных, сверхурочных работах.
Документы с информацией о закупках материалов на нужды организации.
Акты приема выполненных работ.
Прочие документы, не несущие существенной, важной информации.

При необходимости воспользоваться информацией, содержащихся в переданных на хранения документах, можно обратиться в Архивы или их представительства. По требованию выдают справки, имеющие юридическую силу. Также возможно получение копий постановлений, приказов и положений ликвидированной организации.

Необходимость хранения документов в архиве государства или муниципалитета будет существовать всегда, вне зависимости от того, является ли предприятие государственным либо независимым. Иными словами, каждое ликвидируемое юридическое лицо должно передать почти все свои бумаги в государственный архив.

Значение такого архива довольно серьезное. После того, как компания ликвидирована, гражданам необходимы некоторые справки относительно работы. Получить их непросто, когда документация по личному составу фирмы не передана на хранение. Одна из самых частых причин, по которым иногда требуется обратиться к документам закрытой компании – это поднять дело сотрудника, чтобы найти важную информацию. Люди часто теряют трудовые книжки и другие удостоверения, которые подтверждают их опыт и квалификацию. Иногда необходимость в бумагах появляется у бывшего директора или владельца предприятия. Например, если к нему обращаются кредиторы или другие организации с требованиями урегулировать обязательства.

Существуют сроки хранения документации ликвидированной организации, которые закреплены законодательно. Вид деятельности ООО, количество лет, которые компания провела на рынке, на эти сроки не влияют. Хранить отчетность нужно даже «нулевым» предприятиям.

Когда ликвидация завершена, от лиц, ответственных за совершение процесса, требуется два действия:

Закрыть расчетный счет. Опционально сюда может быть подключено закрытие кассы ККМ, уничтожение печати. Но их может и не быть, а счет есть всегда. Для закрытия счета нужно предоставить в банк заявление и выписку из реестра об исключении.
Отправить документы в архив. Регулируется процесс передачи, а также список документов ФЗ 125. В одном из его положений описан список бумаг, которые надлежит передать в архив на хранение.

Закон регулирует, кто и где хранит документы. Ответственные лица за предоставление документации в архив:

ликвидатор или ликвидационная комиссия;
конкурсный управляющий;
учредители компании.

Реорганизация – это тоже способ ликвидации. Но в этом случае, в отличие от вариантов, описанных в предыдущей части, у компании есть правопреемник. Именно на него ложится ответственность по хранению всех бумаг. В архив ничего не сдается.

Чтобы бумаги отправились в архив, необходимо заключить договор. В договоре прописывается, кто будет заниматься подготовкой бумаг, а также понесет все расходы, связанные с этим процессом. Обычно всеми подготовительными работами занимается сама ликвидируемая компания.

В стандартном договоре описываются еще сроки хранения и условия, при которых после истечения этих сроков документы могут быть уничтожены. Обязательно оговаривают расходы, которые в связи с этим понесет архив. При приемке документов составляют акт.

По срокам хранения все документы делятся на три типа:

Постоянного. Этот тип не предполагает ограничения срока хранения. Можно сдать в муниципальный или городской архивы.
Длительного. Эти бумаги тоже примут муниципальный и городской архивы.
Временного. Сюда относятся все остальные бумаги, которые было решено хранить. Государственные архивы не обязаны принимать их, поэтому обычно их передают в архивные компании.

Документы постоянного и длительного хранения не разрешается предавать в частные архивы.