Как проводить кадровый аудит

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как проводить кадровый аудит». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание:

Понятие аудита в кадровой работе, как и в бухгалтерском деле, сводится к проверке документации, хранящейся в отделе кадров и архиве компании. Если все документы в идеальном состоянии, работодатель может спокойно готовиться к инспекторским проверкам и не бояться штрафов за некорректное оформление трудовых книжек и приказов, незаполненные учетные журналы или отсутствие обязательных нормативных актов.

Тщательный аудит кадровых документов — процедура не самая простая и быстрая, но необходимая. Только так можно выявить слабые места в работе с персоналом, потенциально способные стать причиной трудового спора или вызвать нарекания со стороны ГИТ.

Проводите аудит по мере необходимости. Идеальный вариант для крупного или среднего предприятия — регулярные, не привязанные к внешним событиям плановые проверки состояния и наличия кадровых документов. Частоту мероприятий определяйте с учетом объективных показателей: объема документации, подлежащей аудиту, численности персонала и других нюансов производственной деятельности. Но иногда проведение кадрового аудита — необходимая мера.

Аудит бывает внешним и внутренним. Для проведения внешнего аудита приглашают сторонних специалистов — независимых аудиторов или сотрудников аудиторских компаний. В этом случае все, что требуется от работодателя — предоставить аудиторам и консультантам доступ к документам и оплатить их услуги. Результаты профессиональной экспертизы позволяют объективно оценить качество ведения кадрового учета в организации.

Небольшим предприятиям проще и выгоднее проводить кадровый аудит своими силами. Если объем работы большой и проверки проводятся часто, можно создать штатную должность аудитора или подразделение внутреннего контроля. Лица, ответственные за проведение разовых мероприятий, назначаются приказом руководителя из числа сотрудников кадровой или юридической службы.

Как провести кадровый аудит, чтобы систематизировать имеющиеся документы и навести в них полный порядок? Большинство организаций проводят аудит собственными силами, приглашать специализированные компании для осуществления такой деятельности достаточно дорого. Не все руководители готовы выделять дополнительные средства на проведение масштабной процедуры внешнего аудита.

Основные задачи кадрового аудита заключаются:

в поиске ошибок и проблем в заполнении, хранении соответствующих документов;

в определении проблем в сфере управления персоналом;

в стабилизации кадровой политики с учетом действующего законодательства и стандартов, используемых во всем мире;

в формировании условий, помогающих обеспечить эффективное планирование;

интегрированности всей системы управления персоналом;

в осуществлении перспективного планирования;

в создании организационной среды для внесения изменений в сферу управления работниками.

Внутренний кадровый аудит проводится собственными силами. Услуги сторонних организаций и профессиональных аудиторов не используются. Независимо от этого, после проведения проверки составляют отчет по ее итогам.

Кадровый аудит бывает внутренним (который проводится собственными силами предприятия) и внешним (с привлечением независимых специалистов). При этом внешний кадровый аудит может быть не только разовым, но и проводиться регулярно на аутсорсинговой основе. Кроме того, наемным кадровикам также может быть поручен определенный объем работы при обеспечении кадрового производства на данном предприятии.

Для проведения внутреннего кадрового аудита создается комиссия, в которую обычно входят:

начальник отдела кадров;
юрист;
главный бухгалтер и/или ответственный за ведение учета оплаты труда бухгалтер;
кадровый работник.

При утверждении состава комиссии следует обязательно обеспечить наличие хотя бы одного специалиста, досконально разбирающегося в кадровом законодательстве и документообороте.

Для проведения кадрового аудита может быть несколько оснований:

При увольнении кадровика и приеме на работу нового сотрудника.
При возникновении конфликтной ситуации с работниками на предприятии, которая может вылиться в проверку кадрового делопроизводства контролирующими органами.
При изменении трудового или иного законодательства, издании новых нормативных актов, в результате чего изменился бы порядок ведения кадрового делопроизводства.
При внесении изменений в систему оплаты за работу сотрудникам.
При масштабном сокращении работников.

Методы кадрового аудита условно делятся на такие категории:

Организационно-аналитический — основанный на изучении кадровых документов и отчетности. При использовании данного метода ревизоры проверяют основной пакет документации за анализируемый период, а также изучают другие финпоказатели, которые бы свидетельствовали о результативности деятельности персонала на предприятии.
К основному пакету документации относят:
- должностные инструкции;
- заполненные сотрудниками анкеты и тесты;
- сведения о тратах на наем/увольнение, а также на обучение/профподготовку персонала;
- данные об оплате труда;
- сведения о балансе трудовых ресурсов, а также описание специфики работ;
- документы, подтверждающие уровень травматизма и частоту профзаболеваний;
- данные о продолжительности рабочего времени и финрезультате использования рабочей силы.
Социально-психологический — основанный на анкетировании/интервьюировании собеседников-работников проверяемого предприятия. Этот метод является наиболее эффективным при оценке мотивации персонала к труду, эффективности действия руководящего составаи оправданности существующей системы поощрения.
Экономический — основанный насравнении социальных/экономических показателейпредприятия с нормативными стандартами.При этом сравниваются существующие стандарты в отрасли, законодательно установленные нормативы с существующими значениями на предприятии. В результате использования данного метода удастся оценить, являются ли условия труда на предприятии конкурентоспособными и насколько эффективно работает HR-служба.

Темы:
Управление персоналом

Как провести кадровый аудит внутренний и внешний? Оценка существующей системы управления, кадрового потенциала, политики и документооборота – вот основные задачи, которые стоят перед аудиторами. Из статьи вы узнаете:

когда необходимо провести аудит кадрового делопроизводства;
как проводится аудит кадрового потенциала;
как проходит аудит кадровой политики;
каковы основные задачи кадрового аудита.

Разработка поэтапной системы улучшения вопросов управления персоналом с определением среднесрочных и долгосрочных стратегий помогает сбалансировать социальную и экономическую эффективность с учетом интересов работников и работодателя. Каковы основные задачи кадрового аудита Основные задачи кадрового аудита заключаются: в поиске ошибок и проблем в заполнении, хранении соответствующих документов; в определении проблем в сфере управления персоналом; в стабилизации кадровой политики с учетом действующего законодательства и стандартов, используемых во всем мире; в формировании условий, помогающих обеспечить эффективное планирование; интегрированности всей системы управления персоналом; в осуществлении перспективного планирования; в создании организационной среды для внесения изменений в сферу управления работниками.
Внутренний кадровый аудит проводится собственными силами.

Как провести кадровый аудит персонала предприятия своими руками?

Методики Специалисты используют в своей профессиональной деятельности следующие методы:

Анализ документов, распоряжений, приказов и прочих нормативных документов предприятия, относящихся к личному составу. Поскольку надзорные организации в ходе своих экспертиз обращают внимание в первую очередь на оформление документов в области взаимодействия с персоналом и на наличие в них всех необходимых данных, любой аудитор начинает работу с проверки всех актов и поиска в них фактических ошибок и недочётов в оформлении.
Анкетирование руководящих кадров. С помощью анкетирования аудиторская комиссия сможет понять, каким образом осуществляется взаимодействие руководителей с персоналом, и выявить недочёты в подходе каждого руководителя подразделения.
Интервью с руководителями по вопросам руководства персоналом.

На организационно-аналитические, когда проходит систематизация, изучение правильности заполнения документов делопроизводства, отчетности. Ревизионная комиссия просматривает весь пакет документации за отчетный период, анализируются финансовые и иные показатели деятельности отдела по работе с персоналом.
В основной пакет документов входят:

должностные инструкции;
анкеты;
тесты;
сведения о проведенных затратах на найм, обучение, профессиональную подготовку персонала;
исходные сведения о системе оплаты труда;
балансе ресурсов;
специфики работы;
уровня профзаболеваний;
травматизма;
продолжительности рабочего времени и финансовых затратах на использование дополнительной рабочей силы.

Социально-психологические методы основаны на проведении анкетирования, интервьюирования сотрудников организации.

ВТР) Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем Если в организации есть такой режим работы График сменности Если в организации введена сменная работа Положение об охране коммерческой тайны Если в трудовом договоре закреплено соблюдение работником коммерческой тайны Коллективный договор Если достигнута договоренность об этом между работниками и работодателем Договор о коллективной материальной ответственности Если в организации ведутся работы в соответствии с Перечнем работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность Договор о полной индивидуальной материальной ответственности Если в организации работают сотрудники – материально ответственные лица Важным моментом кадровой проверки станет ревизия журналов регистрации. Нужно учесть, что все кадровые операции должны фиксироваться в специальных журналах (книгах) учета.

Указанная процедура проверки может проводиться без явных поводов, однако чаще всего основаниями для нее являются:

Внесение изменений в трудовое законодательство. Например, это касается случаев введения новых законов, устанавливающих дополнительные обязанности, процедуры, документы.
Смена руководителя службы отдела кадров либо иного лица, занимающегося кадровой работой в организации. В этом случае целесообразно предоставить новому начальнику кадрового подразделения информацию о том, какую работу требуется провести в будущем.
Необходимость оптимизации функционирования кадровой службы, проверки правильности и эффективности ее деятельности. Аудит в этом случае проводится, если есть сомнения в правильности работы кадровой службы. Например, он целесообразен в ситуации, когда организация в ходе очередной проверки со стороны контролирующих органов была привлечена к ответственности за нарушения в сфере трудового законодательства.
Наличие информации о предстоящей проверке со стороны контролирующих органов. Аудит при этом проводится с целью предотвратить возможные штрафы и не допустить вынесения предписаний в адрес организации.
Смена руководителя компании. Проверка проводится для того, чтобы новое руководство обладало информацией о положении дел в кадровой службе.

Задача в широком понимании — это проблемная ситуация с явно заданной целью. В узком понимании задача и есть цель, которую необходимо достичь.

Задачами кадрового аудита являются:

Поиск проблем в области управления персоналом и формирование путей их разрешения.
Формирование эффективных кадровых методов управления.
Приведение кадрового делопроизводства и документооборота в соответствие с требованиями нормативно-правовых актов.
Сокращение кадровых затрат.
Выявление возможных кадровых рисков и угроз, предотвращение возможности появления проблем в будущем.

Методы аудита представляют собой совокупность средств, которые позволяют добиться выполнения поставленных задач. Условно их можно разделить на 2 группы:

Организационные, то есть направленные на разработку методик, позволяющих провести аудит в компании.
Информационные, позволяющие получить необходимые для проведения аудита сведения.

Организационные методы включают:

разработку аудиторских методик для проведения комплексных проверок;
изучение правовых и технологических особенностей построения кадровой работы;
обучение специалистов, уполномоченных на проведение аудита.

Информационные методы включают:

методы наблюдения за кадровой работой и кадровыми процессами;
диагностические методы (тестирование, анкетирование, сбор статистических данных, анализ трудовых процессов и кадровой документации);
проверку соответствия кадровой документации нормативным требованиям, установленным трудовым законодательством.

Поскольку законом не предусмотрено ни обязательных процедур при проведении аудита, ни последовательного плана процесса, у аудитора есть значительная свобода действий. В связи с этим специализированные коммерческие организации предлагают различные пакеты услуг, в зависимости от требований заказчика.

Например, возможен экспресс-аудит, который предусматривает 2 этапа:

Определение перечня кадровых документов, предусмотренных законодательством, и проверку их наличия.
Подготовку отчета, в котором содержится перечень отсутствующих кадровых документов и рассчитывается размер возможного штрафа при проверке со стороны надзорных органов.

Однако целесообразнее проводить полный аудит. Этот процесс включает в себя:

Проверку наличия обязательных локальных актов, документов, определение отсутствующей документации.
Экспертизу всех имеющихся в организации кадровых документов, проверку их соответствия требованиям действующего законодательства, выявление нарушений и ошибок, в том числе в систематизации и хранении кадровой документации.
Подготовку отчета о результатах проведения аудита, в который включаются сведения о допущенных нарушениях. Также отчет может содержать выводы об оценке рисков выявленных нарушений, рекомендации по их устранению, предложения по оптимизации работы.
Получение объяснений от кадровых сотрудников, которые ответственны за кадровый документооборот, проведение разъяснительных бесед в форме лекций, семинаров.
Проведение работ по исправлению выявленных недостатков.

Следует понимать, что ввиду отсутствия единых требований к кадровому аудиту мы изложили лишь примерный план процедуры, который может быть как дополнен, так и сокращен. В статье же дальше подробно расскажем о том, какую работу предусматривают некоторые из указанных этапов.

Это основной этап аудиторской проверки. В обязанности работодателя при этом входит обеспечение наличия определенного пакета кадровых документов, причем за его отсутствие предусмотрена административная ответственность.

В частности, в организации обязательно должны быть следующие кадровые бумаги:

трудовые договоры с сотрудниками (ст. 57 ТК РФ);
правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ);
инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ);
положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ);
график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
табель учета рабочего времени (ст. 91, 99 ТК РФ);
книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40 правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

По завершении сверки составляется отчет, в котором отражается, какие документы присутствуют/отсутствуют, а также указываются рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота в организации.

Как правило, план проведения аудита закрепляется в соответствующем положении, которое утверждается руководителем организации (директором, генеральным директором, президентом и т. д.).

В положении об аудите отражаются следующие сведения:

информация о том, кем и когда утвержден документ;
наименование документа;
общие положения, содержащие данные о задачах аудита и назначении документа;
сфера проведения аудита;
порядок проведения аудита;
заключительные положения, определяющие порядок вступления положения в силу и срок его действия.

Аудит кадрового делопроизводства включает в себя анализ и оценку эффективного управления персоналом, кадрового потенциала компании, политики и поставленных задач текущего и стратегического значения.

Для проведения кадрового аудита основанием служит:

увольнение сотрудника по работе с персоналом и прием на его место нового специалиста;
возникновение конфликтных ситуаций, которые могут привести к масштабной проверке контролирующими органами всего процесса делопроизводства;
существенные изменения трудового, иных законодательств, внесение изменений или создание новых локальных нормативных актов, влияющих на процесс ведения организационного делопроизводства;
изменение системы оплаты труда;
масштабные сокращения персонала;
смена собственника или руководящего состава организации;
выдача предписания органами контроля на проведение масштабного планового кадрового аудита.

Необходимо учитывать, крупной организации рационально проводить внешний аудит, который может быть разовым или проходить на регулярной аутсорсинговой основе. Специалисты выполнят порученные работы, используя наработанные методики, представят полный отчет по выявленным нарушениям и оформят рекомендации по систематизации работы отдела, ответственного за отбор, найм, оценку сотрудников.

Как провести аудит кадровой документации своими силами

На организационно-аналитические, когда проходит систематизация, изучение правильности заполнения документов делопроизводства, отчетности. Ревизионная комиссия просматривает весь пакет документации за отчетный период, анализируются финансовые и иные показатели деятельности отдела по работе с персоналом. В основной пакет документов входят:

должностные инструкции;
анкеты;
тесты;
сведения о проведенных затратах на найм, обучение, профессиональную подготовку персонала;
исходные сведения о системе оплаты труда;
балансе ресурсов;
специфики работы;
уровня профзаболеваний;
травматизма;
продолжительности рабочего времени и финансовых затратах на использование дополнительной рабочей силы.

Социально-психологические методы основаны на проведении анкетирования, интервьюирования сотрудников организации. Методика основана на проверке оценки разработанной системы мотивации. С помощью такого способа выявляется оправданность действующей системы, проводится анализ сильных и слабых сторон управления персоналом.

Экономические методики основаны на сравнительном анализе социальных и экономических систем управления с действующими стандартами и нормативами. Сравнивают стандарты соответствующей отрасли и законодательно установленные нормативы с существующими в организации. Оценка позволяет выявить конкурентоспособность условий труда на предприятии и эффективность работы HR-службы.

Аудит кадрового потенциала относится к системе проверки соответствия персонала целям и стратегиям развития организации, выявлению основ деятельности структуре управления с учетом нормативно-правовых баз. Проводится проверка причин возникновения социальных проблем, определяются пути разрешения и снижения негативных последствий.

Справка

основная цель – оценка эффективности трудовой деятельности и производительности персонала, являющегося главным фактором экономической стабильности и успешного функционирования предприятия;

проверка является способом наблюдения за инструментами управления, правильностью принятия решений в сфере решения соответствующих вопросов, устранения проблем, возникающих в сфере трудовых отношений;

при проверке применяются общепризнанные принципы профессионализма, честности, достоверности, независимость оценки, сопоставления с российским и международным стандартом права.

Аудиторская проверка осуществляется по следующим направлениям:

оценка кадрового потенциала;
количественных характеристик;
диагностика процессов и систем управления;
оценка эффективности управления персоналом.

определение достаточности человеческих ресурсов для функционирования и развития;
оценка фактического состава персонала;
анализ списочного состава по образованию, возрасту, половой принадлежности, другим признакам;
оценка укомплектованности кадрами для обеспечения полноценного технологического процесса;
соответствие квалификационного уровня персонала;
классификация должностей;
анализ текучести кадров и причин;
диагностика инновационных характеристик;
проверка санитарно-гигиенических параметров и сравнение их с действующими нормативами.

Мониторинг в сфере персонала играет важную методологическую роль при проведении аудита.

Периодический сбор, анализ и получение данных о кадровой ситуации помогает разрабатывать и совершенствовать стратегически важные вопросы, принимать тактические управленческие решения.

Применение различных оценочных методов поможет провести быстрый и качественный сбор информации, ее анализ и вынести соответствующие заключения, на основании которых будет сформирована дальнейшая работа кадровой службы и управляющего аппарата.

Возможно, вам будет интересно узнать:

Основные задачи кадрового аудита заключаются:

в поиске ошибок и проблем в заполнении, хранении соответствующих документов;

в определении проблем в сфере управления персоналом;

в формировании условий, помогающих обеспечить эффективное планирование;

интегрированности всей системы управления персоналом;

в осуществлении перспективного планирования;

в создании организационной среды для внесения изменений в сферу управления работниками.

Кадровый Аудит: Инструкция по Проведению

Кадровый аудит — это проверка отдельных документов и системы кадрового делопроизводства в целом. Что происходит во время аудита: специалисты оценивают эффективность работы кадровой службы, находят недочеты и риски, способные негативно отразиться на компании. Жалобы, судебные иски и внеплановые инспекторские визиты сейчас не редкость. Но грамотный подход к организации кадрового учета и привычка держать все документы в идеальном порядке помогает избежать проблем и встретить любую проверку во всеоружии!

Регулярный аудит кадрового делопроизводства минимизирует риск штрафов за нарушение трудового законодательства. Работодатель сам решает, нужен ли компании кадровый аудит персонала, исходя из сложившихся обстоятельств.

Чаще всего аудит кадровой службы проводится:

При смене руководителя компании или специалиста по кадрам.
В процессе подготовки к плановой проверке или при угрозе внеплановой проверки. Например, после конфликтного увольнения или задержки зарплаты.
После внесения изменений в законодательные акты.

Проведение кадрового аудита можно поручить сторонним специалистам. Сотрудники специализированной компании возьмут на себя организацию процедуры от первого до последнего этапа, составят по ее результатам подробный отчет о найденных ошибках и нарушениях, разработают рекомендации по их устранению. Но услуги высококвалифицированных экспертов обходятся недешево, поэтому многие работодатели предпочитают проводить кадровый аудит своими силами.

Шаг 1. Издайте приказ о проведении проверки. Документ составляется в произвольной форме, унифицированного бланка нет. В распорядительной части приказа напишите, с какой целью проводится аудит, кому поручена проверка документов и каковы ее сроки. Ответственным может быть как один, так и несколько сотрудников.

Шаг 2. Проверьте наличие обязательных кадровых документов. Отсутствие даже одного договора, положения или соглашения из обязательного списка грозит работодателю крупным штрафом. Поэтому начните с составления перечня необходимой документации, а затем пройдитесь по списку и сопоставьте его с документами, имеющимися в распоряжении кадровой службы.

Условно все обязательные документы можно поделить на две группы:

Безусловно обязательные — должны быть в каждой организации независимо от ее режима работы, сферы деятельности и организационно-правовой формы. Сюда относятся некоторые локальные нормативные акты и другие документы, необходимость которых закреплена трудовым законодательством (закон-основание смотрите в таблице ниже ↓). К этой же категории относятся приказы работодателя по основной деятельности и по личному составу. Что касается локальных нормативных актов, то от обязанности их разрабатывать освобождены только микропредприятия, использующие типовую форму трудового договора.
Обязательные при определенных условиях. Во эту группу включены документы, без которых не обойтись при определенных условиях. Например, если персонал предприятия работает в сменном режиме, график сменности обязателен, а при фиксированной пятидневной рабочей неделе в нем нет потребности. Аналогичный статус имеют положения о премировании, аттестации и неразглашении коммерческой тайны, перечни материально ответственных сотрудников и должностей с ненормированным рабочим днем, договоры о полной материальной ответственности, коллективный договор и т.д.

Таблица. Документы, безусловно обязательные для всех работодателей

Документы, безусловно обязательные для всех работодателей	Норма-основание
Правила внутреннего трудового распорядка	ст. 189, 190 ТК РФ
Инструкции по охране труда	ст. 212 ТК РФ
Положение о защите персональных данных	ст. 86 ТК РФ
График отпусков	ст. 123 ТК РФ
Табель учета рабочего времени	ст. 91, 99 ТК РФ
Штатное расписание	ст. 57 ТК РФ
Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них	п. 40, 41 постановления Правительства РФ №225 от 16.04.2003
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек	п. 40, 41 постановления Правительства РФ №225 от 16.04.2003
Трудовые договоры с работниками	ст. 56, 57, 67 ТК РФ
Трудовые книжки	ст. 65, 66 ТК РФ
Личные карточки сотрудников	п. 12 постановления Правительства РФ №225 от 16.04.2003
Положение об оплате труда	ст. 135 ТК РФ

Должностные инструкции, хоть и не относятся к числу безусловно обязательных документов, часто запрашиваются при проверке инспекторами ГИТ и имеют важное значение в кадровой работе. Поэтому комплект должностных инструкций для всех должностей, включенных в штатное расписание, лучше все-таки разработать и распечатать в нескольких экземплярах: для работодателя, для работника и для хранения на рабочем месте.

Проведение кадрового аудита – это оценка деятельности работы всего отдела кадров или конкретного участка. Перед инициацией процедуры нужно решить, какая проверка требуется: комплексная или выборочная.

Если есть нарекания к работе конкретного участка отдела кадров, можно ограничиться выборочной проверкой, то есть нужно проверить только работу этого участка. Если же причиной аудита является смена руководства или грядущая плановая проверка инспекции гоструда, проверить нужно работу всего отдела кадров.

Также нужно выяснить, что проверять:

правильность ведения делопроизводства;
расстановку кадров.

Проверка соответствия расстановки кадров потребностям компании – довольно серьёзная процедура, требующая пристального внимания. Порядок проведения такой проверки размещён в отдельной публикации, здесь же подробно рассмотрим, как проверить именно кадровые документы на их соответствие законам.

Кадровый аудит и консалтинг в HR-сфере: что, где, когда и сколько

Отправная точка кадрового аудита – издание приказа (образец здесь). В приказе обязательно нужно обозначить задачи аудита (выборочный или комплексный), срок проведения и состав комиссии. В комиссию нужно обязательно включить:

кадровика (и начальника ОК, если существует такая штатная единица);
юриста;
бухгалтера;
представителя администрации.

После исполнения приказа алгоритм аудита будет состоять из трёх этапов:

подбор методических и правовых документов;
проверка наличия обязательных документов и дел;
оформление отчёта.

Для того, чтобы начать проверку, нужно подготовить нормативную базу: законы и акты, регулирующие кадровое делопроизводство (правильное оформление документов по личному составу). В перечень обязательно нужно включить актуальные версии:

Трудового кодекса;
Постановления Минкультуры №558 (о сроках хранения);
Постановления Правительства №225 (о трудовых книжках);
Постановления №69 (инструкция по оформлению трудовых книжек).

Эту работу можно поручить юристу компании, а актуальные версии правовых актов можно найти на сайте СПС «Консультант+».

Для фиксации наличия и состояния документов необходимо составить ведомость, в которую потом методично придётся вносить данные. Титульная страница ведомости должна содержать:

название («Ведомость проверки кадровых документов»);
основание (реквизиты приказа);
состав комиссии;
период аудита.

Само тело ведомости нужно оформить в виде таблицы с названием столбцов:

«порядковый номер»;
«кадровые документы»;
«Документ отсутствует»;
«Документ есть, но требует изменений»;
«Документ соответствует законодательству».

Важно

Сведения о личных документах вносятся в ведомость в отношении каждого работника, например 1. Трудовой договор Иванова И.И., 2.Трудовой договор Петрова П.П. и т.д.

Первоначально следует определиться, какими силами и в каком объеме будет проводиться процедура кадрового аудита. Для проведения внешнего аудита гендиректор компании или собственник приглашают сторонних специалистов, аудит внутренний обычно стараются выполнить, используя возможности персонала компании.

Справка

Аудит кадрового делопроизводства – это ряд контрольно-аналитических процедур, проверка кадрового документооборота организации на соответствие требованиям трудового законодательства РФ с учетом последних изменений, а также внутренним требованиям компании. Кроме того, это анализ эффективности документооборота и разработка предложений по минимизации материальных и трудовых затрат.

Как провести кадровый аудит?

Цель процедуры общего аудита кадров – установить и выявить все нарушения трудового законодательства, которые были допущены в ходе ведения кадровой документации.

Проводятся действия направленные на поштучную проверку всех кадровых документов организации, нарушение которых может повлечь за собой штрафные санкции со стороны налоговой инспекции, инспекции по труду и прочих проверяющих органов. Проведение такой проверки необходимо, когда компания выставлена на продажу, меняется ее руководство, а также в случае, когда нужно навести порядок в документации.

Как правило, компании ограничиваются выборочным аудитом.

Внесение изменений в трудовое законодательство. Например, это касается случаев введения новых законов, устанавливающих дополнительные обязанности, процедуры, документы.
Смена руководителя службы отдела кадров либо иного лица, занимающегося кадровой работой в организации. В этом случае целесообразно предоставить новому начальнику кадрового подразделения информацию о том, какую работу требуется провести в будущем.
Необходимость оптимизации функционирования кадровой службы, проверки правильности и эффективности ее деятельности. Аудит в этом случае проводится, если есть сомнения в правильности работы кадровой службы. Например, он целесообразен в ситуации, когда организация в ходе очередной проверки со стороны контролирующих органов была привлечена к ответственности за нарушения в сфере трудового законодательства.
Наличие информации о предстоящей проверке со стороны контролирующих органов. Аудит при этом проводится с целью предотвратить возможные штрафы и не допустить вынесения предписаний в адрес организации.
Смена руководителя компании. Проверка проводится для того, чтобы новое руководство обладало информацией о положении дел в кадровой службе.

Задачами кадрового аудита являются:

Поиск проблем в области управления персоналом и формирование путей их разрешения.
Формирование эффективных кадровых методов управления.
Приведение кадрового делопроизводства и документооборота в соответствие с требованиями нормативно-правовых актов.
Сокращение кадровых затрат.
Выявление возможных кадровых рисков и угроз, предотвращение возможности появления проблем в будущем.

Организационные, то есть направленные на разработку методик, позволяющих провести аудит в компании.
Информационные, позволяющие получить необходимые для проведения аудита сведения.

Организационные методы включают:

разработку аудиторских методик для проведения комплексных проверок;
изучение правовых и технологических особенностей построения кадровой работы;
обучение специалистов, уполномоченных на проведение аудита.

Информационные методы включают:

методы наблюдения за кадровой работой и кадровыми процессами;
диагностические методы (тестирование, анкетирование, сбор статистических данных, анализ трудовых процессов и кадровой документации);
проверку соответствия кадровой документации нормативным требованиям, установленным трудовым законодательством.

Отсутствие законодательного регулирования проведения кадрового аудита дает определенную свободу в выборе лиц, которые имеют право проводить процедуру. Какие в данном случае существуют варианты?

Обратиться к специалистам сторонней организации, в которой работают опытные и квалифицированные аудиторы, имеющие опыт в проведении кадровых проверок. Это позволит провести внешний аудит.
Взять в штат компании соответствующего специалиста (наименование должности может быть подобрано на усмотрение руководителя компании) и провести аудит кадрового делопроизводства своими силами. В этом случае сотрудник на постоянной основе будет осуществлять аудит организации либо проводить его с определенной периодичностью (например, ежемесячно или ежеквартально). С одной стороны, такой подход обеспечит возможность постоянного мониторинга состояния кадровых документов, кадровой службы и т. д., с другой — повлечет необходимость поиска грамотного специалиста (юриста), разработки его должностной инструкции, постоянной оплаты его труда, предоставления отпуска, отчисления налоговых платежей и страховых взносов.
Образовать в организации комиссию по аудиту. Она формируется из числа действующих сотрудников и может включать начальника отдела кадров, бухгалтера, юриста и т. д.
Образовать в фирме отдел аудита. Такой вариант предполагает определенные материальные затраты, поскольку придется не только нанимать сотрудников, но и разрабатывать положение об отделе, определять его задачи и функции. Подходит для крупных компаний.

Таким образом, руководство организации само вправе как решить, проводить кадровый аудит либо нет, так и назначить специалиста (или группу специалистов) для анализа кадровой деятельности компании.

Например, возможен экспресс-аудит, который предусматривает 2 этапа:

Определение перечня кадровых документов, предусмотренных законодательством, и проверку их наличия.
Подготовку отчета, в котором содержится перечень отсутствующих кадровых документов и рассчитывается размер возможного штрафа при проверке со стороны надзорных органов.

Однако целесообразнее проводить полный аудит. Этот процесс включает в себя:

Проверку наличия обязательных локальных актов, документов, определение отсутствующей документации.
Экспертизу всех имеющихся в организации кадровых документов, проверку их соответствия требованиям действующего законодательства, выявление нарушений и ошибок, в том числе в систематизации и хранении кадровой документации.

Подготовку отчета о результатах проведения аудита, в который включаются сведения о допущенных нарушениях. Также отчет может содержать выводы об оценке рисков выявленных нарушений, рекомендации по их устранению, предложения по оптимизации работы.
Получение объяснений от кадровых сотрудников, которые ответственны за кадровый документооборот, проведение разъяснительных бесед в форме лекций, семинаров.
Проведение работ по исправлению выявленных недостатков.

Кадровый аудит — это…Определение, виды, методы, задачи и цели

В частности, в организации обязательно должны быть следующие кадровые бумаги:

трудовые договоры с сотрудниками (ст. 57 ТК РФ);
правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ);
инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ);
положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ);
график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
табель учета рабочего времени (ст. 91, 99 ТК РФ);
книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40 правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

В положении об аудите отражаются следующие сведения:

информация о том, кем и когда утвержден документ;
наименование документа;
общие положения, содержащие данные о задачах аудита и назначении документа;
сфера проведения аудита;
порядок проведения аудита;
заключительные положения, определяющие порядок вступления положения в силу и срок его действия.

Образец плана проведения кадрового аудита, закрепленного в положении об аудите, можно скачать здесь (пример плана находится в разделе 2 «Сфера проведения кадрового аудита»):

Работодатель несет ответственность за отсутствие обязательных кадровых документов, определенных трудовым законодательством Российской Федерации, поэтому при проведении кадрового аудита первым делом необходимо определить перечень таких документов и проверить их наличие в компании.

Обязательные кадровые документы можно подразделить на две группы:

документы, которые обязательны для всех компаний независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности;
документы, которые становятся обязательными при определенных условиях.

К первой группе относятся документы, обязательность которых прописана в трудовом законодательстве, например, локальные нормативные акты, которые разрабатываются каждым работодателем самостоятельно и которые отражают условия труда именно в данной организации. Перечень всех документов, которые относятся к данной группе, приведен в таблице 1.

Таблица 1 Кадровые документы, обязательные для всех работодателей

Документ

Ссылка на нормативный акт

Правила внутреннего трудового распорядка

ст. 189, 190 ТК РФ

Положение о защите персональных данных

п. 8 ст. 86 ТК РФ

Инструкция по охране труда

Положение об оплате труда

Табель учета рабочего времени

Приказы по основной деятельности

Инструкция по заполнению формы Т-3 Постановления Госкомстата от 25.12.1998 № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций», п. 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» и т.д.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

п. 40, 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках»

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них

п. 40, 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках»

Журнал учета прохождения инструктажа по охране труда

п. 2.1.3 Постановления Минтруда РФ и Минобрахования РФ от 12.02.2003 г. № 1 «Об утверждении Порядка обучения охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций»

Журнал учета мероприятий по контролю

ч. 8 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ « О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»

ст. 56, 57, 67 ТК РФ

п. 12 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках»

Приказы по личному составу

ст. 62, 68, 84.1 и т.д.

ст. 80, 127, 128, 255 ТК РФ и т.д.

Ко второй группе относятся документы, которые становятся обязательными при наличии определенных условий, которые могут быть обусловлены спецификой организации или если на данные документы делается ссылка в трудовом договоре, локальном нормативном акте или других документах. Перечень таких документов приведен в таблице 2.

Таблица 2 Документы, которые могут стать обязательными при наличии определенных условий

Документ

Условия, при которых документ становятся обязательным

Если есть ссылка на должностную инструкцию в текстетрудового договора

Положение о премировании

Если не расписана система материального стимулирования в трудовом договоре, коллективном договоре, положении об оплате труда или правилах внутреннего трудового распорядка

Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем

Если в организации есть такой режим работы

Если в организации введена сменная работа

Положение о неразглашении коммерческой тайны

Если в трудовом договоре закреплено соблюдение работником коммерческой тайны

Если достигнута договоренность об этом между работниками и работодателем

Договор о коллективной материальной ответственности

Если в организации ведутся работы в соответствии с Перечнем работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность

Договор о полной индивидуальной материальной ответственности

Если в организации работают сотрудники – материально ответственные лица

Также работодатели могут утверждать и другие локальные нормативные акты, обязательное наличие которых не закреплено в трудовом законодательстве, но они могут значительно помогать в работе, например, положения об отделах, о персонале, аттестации и т.д.

Завершающим действием первого этапа кадрового аудита является сверка документов – какие документы есть, а какие нужно разработать. Для удобства результаты сверки можно свести в таблицу (таблица 3)

Таблица 3 Сверка документов

Документ есть

Документ отсутствует

Понятие аудита пришло в кадровый бизнес из бухгалтерии и, по сути, является тем же самым — независимой проверкой документов, только в этом случае — кадровых. Нередко в компаниях не слишком ответственно относятся к кадровому делопроизводству, считая его менее важной сферой деятельности, чем, например, бухгалтерию. В порядок кадровые документы начинают приводить только тогда, когда на горизонте появляется проверка со стороны надзорных органов. Такой подход является ошибочным, поскольку за нарушение требований трудового законодательства по оформлению документов компания вполне может получить крупные штрафы.

Важно
При проведении кадрового аудита принимаются во внимание следующие нормативные правовые акты: постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках», постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 года № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек», Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных», Трудовой кодекс РФ.

Целью кадрового аудита является выявление потенциальных рисков возникновения конфликтных ситуаций, например, трудовых споров или претензий со стороны инспекции по труду. Аудит может входить в комплекс мероприятий по кадровому консалтингу, а может проводиться независимо от него.

Кадровикам известно два вида кадрового аудита:

внутренний;
внешний.

Внутренний аудит проводится силами самой компании. Этот вид особенно актуален для маленьких организаций, в которых объем кадровой документации не слишком велик. Поручить внутренний кадровый аудит можно сотруднику, хорошо знающему трудовое законодательство и имеющему навыки оформления документов, например, юристу или начальнику отдела кадров.

Внешний аудит предполагает приглашение сторонних специалистов, обычно из консалтинговых фирм. Проверяющие составят отчет о выявленных нарушениях и дадут рекомендации по их устранению и предотвращению в будущем.

Кроме этого, кадровый аудит может быть полным и выборочным. Полный аудит — это проверка кадровой документации в полном объеме, результатом которой являются детальные рекомендации по устранению нарушений. Выборочная проверка кадровых документов дает общее представление о состоянии кадрового учета и помогает определить зоны риска и типичные ошибки.

В ходе кадрового аудита организации желательно провести три вида работ.

Экспертиза всех имеющихся документов на соответствие законодательству.
Проверка компании на наличие полного комплекта предусмотренных законом документов.
Проверка сегментов повышенного риска, а именно правомерности кадрового оформления трудовой деятельности иностранцев, заключения договоров о полной материальной ответственности, оформления и оплаты сверхурочных работ, использования механизма испытательного срока и оценки его эффективности.

Логическим продолжением кадрового аудита является восстановление кадровой документации.

Кадровый аудит проводится в несколько этапов:

Определение целей и задач аудита. Для этого издается приказ, в котором излагается тема проверки, ее сроки и ответственные лица.
Создание комиссии или приглашение аудиторов со стороны.
Определение перечня документов, подлежащих проверке. Например, если тема проверки определена приказом, то на этом этапе необходимо подготовить документы в соответствии с ней.
Непосредственно сверка и проверка документов. Этот этап можно оформить в виде таблицы, в которую заносятся все имеющиеся в наличии документы и примечания по их оформлению.

Итогом кадрового аудита является экспертное заключение, отражающее ситуацию в компании по ведению кадрового делопроизводства и оформлению трудовых отношений.

Экспертное заключение — документ, предоставляемый заказчику после проведения кадрового аудита и отражающий ситуацию по ведению кадрового делопроизводства и оформлению трудовых отношений. Каждый пункт заключения составляется подробно по схеме:

предмет проверки — указание на документ;
вид нарушения — указание на нарушенные нормативные правовые акты;
комментарии — указание на нормативные правовые акты, которые подлежат применению в данном случае;
риски компании — указание на возможные санкции;
рекомендации по исправлению нарушений.

Кадровый аудит позволяет компании выявить случаи несоблюдения законодательства с описанием возможных рисков, устранить эти нарушения, изготовив необходимые документы до возникновения спорных ситуаций, и минимизировать риски в сфере трудовых отношений.

Как проводить кадровые изменения в компании

При выборе аудитора или консалтера нужно четко сформулировать базовые требования, которым он должен соответствовать. Основной, ключевой критерий — это опыт работы. Желательно, чтобы специалист имел за плечами минимум два–три года самостоятельной деятельности. Второе обязательное требование — наличие высшего образования, желательно гуманитарного или психологического. Кадровому аудитору обязательно нужно владеть знаниями по кадровому делопроизводству и нормативной базе. Кроме того, важными личностными качествами консультанта являются развитая интуиция, способность выявлять и анализировать нужную информацию, организованность и коммуникативность. Последнее требование весьма актуально, поскольку в процессе консультирования специалисту придется большую часть времени общаться с клиентом, вести переговоры, тренинги и семинары.

Кадровый консалтинг и аудит можно заказать у независимого консультанта, а можно обратиться в специализированную компанию.

Независимые консультанты — это практически фрилансеры, сотрудничество с ними обойдется дешевле, чем со специализированными компаниями, но в этом случае нет никакой гарантии в качестве оказываемой услуги. Квалифицированных специалистов подобного рода на рынке немного, хотя в интернете можно найти десятки объявлений об оказании услуги кадрового консалтинга частными консультантами. Следует учитывать, что независимый консультант или аудитор, как правило, ведет сразу несколько проектов и на полноценный и вдумчивый аудит у него может просто не хватить времени. К тому же в этом случае остро встает проблема сохранения конфиденциальности.

Специализированные компании, предлагающие услуги кадрового аудита и консалтинга — это кадровые агентства или консалтинговые компании с большим спектром услуг. В этом случае заказчик может быть спокоен как за их качество, так и за сохранение информации, поскольку он защищен не только договором, но и деловой репутацией партнера, потеря которой для последнего страшнее любых финансовых санкций.

При этом консалтинговые компании имеют некоторые преимущества перед кадровыми агентствами, особенно при проведении кадрового аудита. Специалисты в таких компаниях имеют большой опыт аудиторской деятельности, глубокие знания правовой базы и владеют специальными, зачастую авторскими, методиками. Единственным минусом обращения в такие компании может быть достаточно высокая цена услуги.

Существует несколько ситуаций, когда обращение за услугами консалтинга и аудита становится актуальным.

Итак, кадровый консалтинг необходим компании в следующих случаях:

Назрела необходимость изменения порядка управления коллективом. В этом случае консалтер поможет оптимизировать численность управляющего персонала и исполнителей, сократить затраты времени на выполнение тех или иных решений, ликвидировать лишние потоки информации, замедляющие работу. При необходимости возможна автоматизация некоторых бизнес-процессов.
Наличие у руководства сомнений в правильном распределении обязанностей среди работников. Кадровый консалтинг в этой ситуации помогает правильно оценить личностные и профессиональные качества сотрудников и распределить нагрузку в соответствии с возможностями.
Проблемы с отделом кадров. Консалтер научит внутреннюю кадровую службу вести дела грамотно, при необходимости проведет реорганизацию отдела и спланирует его работу.
Необходимость формирования коллектива и корпоративной культуры. Специалисты по консалтингу имеют опыт ее создания или улучшения и владеют методами донесения ценностей компании до ее сотрудников. Профессиональные консалтеры сформируют комфортный микроклимат в организации, что в итоге повысит ее конкурентоспособность на рынке.

Что касается кадрового аудита, то он становится необходим, если в компании происходит следующее.

Смена руководителя отдела кадров или работника, отвечающего за кадровое делопроизводство.
Увольнение обиженного сотрудника, когда велика вероятность жалобы с его стороны в трудовую инспекцию.
Смена руководителя компании.
Изменение законодательства, регламентирующего порядок ведения кадровой документации.

Кадровый аудит — мероприятие для компании не обязательное, но тем не менее его проведение может помочь организации сберечь репутацию и избежать крупных штрафов, значительно превосходящих те суммы, которые были затрачены на процедуру.

В мировой практике приняты четыре формы установления цены на услуги консалтинга:

Почасовая оплата.
Фиксированная оплата за проект.
Оплата как процент от результата.
Комбинированная форма оплаты.

В России чаще всего компании предпочитают фиксированную оплату стоимости услуги. Такая услуга, например, как анализ кадрового потенциала будет стоить фирме около $2000 при сроках выполнения до 2 месяцев. Оценка персонала — $1500–30 000 в зависимости от объемов и задач. Самая востребованная услуга — поиск персонала — стоит 15–25% от годового дохода работника, не имеющего высокой квалификации, и 12–25% при подборе менеджеров и специалистов (см. табл. 1).

Таблица 1. Примерная стоимость услуг кадрового аудита

Тип аудита	1–20 человек	20–50 человек	50–70 человек	70–100 человек	100–150 человек
Общий (рублей)	10 000	25 000	40 000	65 000	от 65 000
Выборочный (рублей)	5000	10 000	15 000	25 000	от 25 000

Средняя стоимость услуг кадрового консалтинга и аудита имеет тенденцию к росту, поскольку их востребованность на рынке постепенно растет.