Как правильно вести журнал регистрации приходных и расходных ордеров

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно вести журнал регистрации приходных и расходных ордеров». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание:

Функция по ведению журнала обычно лежит на материально-ответственном лице — специалисте бухгалтерского отдела, в качестве которого может выступать либо рядовой бухгалтер, либо кассир предприятия. Контроль же за правильность оформления и ведения с определенной периодичностью должен осуществлять главный бухгалтер.

Как часто надо менять журнал

Точных сроков по периоду ведения журнала закон не устанавливает, поэтому они определяются внутренними нормативными актами компании в зависимости от ее потребностей.

Довольно часто это бывает какой-либо налоговый период: квартал, полугодие или год.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Журнал можно вести как в электронном, так и в бумажном виде. При этом если на предприятии он ведется «живьем», то все его страницы нужно пронумеровывать, скреплять специальной крепкой нитью и заверять подписью. Печатью визировать журнал не обязательно, т.к. он относится к внутреннему документообороту компании, к тому же начиная с 2016 года юридические лица законодательно освобождены от требования применять в работе штампы и печати.

В период ведения журнал должен лежать в определенном месте, доступ к которому нужно строго ограничить. После утраты актуальности его следует передать на хранение в архив предприятия, где он должен содержаться на протяжении установленного законом времени.

Касса предпринимателя

Унифицированная форма КО-2 (расходно-кассовый ордер)

Кассовые операции в 2017 году: изменения

Ведение кассовых операций

Расчет лимита остатка кассы на 2019 год

Движение наличных денежных средств в компании, а именно каждый факт хозяйственной деятельности, связанный с получением или расходованием наличных денег из кассы предприятия, отражается соответствующим приходным или расходным кассовым ордером. Кассовые ордера в свою очередь должны подлежать определенному регистрационному учету, который бы обеспечил возможность отслеживание входящих и исходящих документов во времени, и в случае необходимости, демонстрацию правильности ведения кассовых операций в ходе проверки в ИФНС. Одним из таких реестров может выступать журнал приходных и расходных кассовых ордеров.

Вести журнал приходных и расходных кассовых ордеров в обязательном порядке организации, работающие с наличными деньгами, должны были вплоть до конца 2011 года. Это следовало из пункта 21 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Банком России 22 сентября 1993 года № 40. Далее этот нормативный акт был признан утратившим силу, а с 1 января 2012 года вступило в действие заменяющее его Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утверждено Банком России 12 октября 2011 года № 373-П). В данном документе обязанности по ведению журнала предусмотрено уже не было. Действующий в настоящее время порядок кассовых операций (Указание ЦБ РФ от 11 марта 2014 № 3210-У) также не содержит подобного требования, то есть информацию по ПКО и РКО нужно отражать лишь в кассовой книге (п. 5.2 Положения № 373-П).

В то же время в ходе налоговых проверок инспекторы часто требуют предоставить наряду с другими кассовыми документами в том числе и журнал приходных и расходных кассовых ордеров. Поэтому, если в компании проходит значительное количество операций с наличными деньгами, то такой реестр также целесообразно вести.

Журнал приходных и расходных кассовых ордеров

ИП, Наличные расчеты
Касса предпринимателя
Лимит на остаток

Журнал должен быть заполнен либо кассиром, либо другим работником бухгалтерии. Титульный лист КО-3 должен содержать:

— присвоенный организации код ОКПО,

— наименование организации,

— наименование структурного подразделения организации с указанием присвоенного ему кода (если код не присваивается, то ставится прочерк),

— период, на который заводится журнал регистрации,
— должность и ФИО сотрудника, ответственного за ведение данного журнала.

Заполнение рабочих листов журнала.
Рабочий лист состоит из двух частей: приходные и расходные документы. В графах 1-2 и 5-6 указывается дата и номер документа. В графах 3 и 7 указывается сумма наличных денежных средств, поступивших или выданных из кассы. В графах 4 и 8 указывается краткое примечание, описывающее операцию по приёму или выдаче денежных средств (например, з/плата за июль 2012, возврат аванса и т.п.).

Бланк товарного чека
КО-1. Приходный кассовый ордер
КО-2. Расходный кассовый ордер
КО-3. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов
КО-4. Кассовая книга
КО-5. Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств

КМ-1. Акт о переводе показаний суммирующих денежных счётчиков на нули
КМ-2. Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счётчиков при сдаче ККМ в ремонт
КМ-3. Акт о возврате денежных сумм по кассе
КМ-4. Журнал кассира-операциониста
КМ-5. Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счётчиков ККМ, работающих без кассира-операциониста
КМ-6. Справка-отчёт кассира-операциониста
КМ-7. Сведения о показаниях счётчиков ККМ и выручке организации
КМ-8. Журнал учёта вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ
КМ-9. Акт о проверке наличных денежных средств кассы

КО-3. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Ведение предпринимательской деятельности, включающей кассовые операции, регулируется указанием ЦБ РФ от 11.03.14 № 3210-У. В документе оговорено, что любой приход или расход наличных денег должен быть зафиксирован первичными документами, а именно приходным кассовым ордером (форма КО-1) и расходным кассовым ордером (КО-2). Также все ордера должны быть отражены в регистрационном журнале формы КО-3. Бланки перечисленных выше документов являются унифицированными, они были утверждены постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88.

Бланк журнала по форме КО-3 можно скачать с нашего сайта:

Скачать бланк.

Кроме того, организация или ИП обязаны иметь в наличии ККМ (кассовый аппарат), если они не попадают в предусмотренные законодательством исключения (например, ИП применяет патентную систему налогообложения).

Документы по приходу и расходу необходимо оформлять с соблюдением следующих условий:

нужно приложить к ордеру документ — основание для проводимой операции;
нельзя вручную исправлять сведения на документах;
нумеровать ордера необходимо последовательно, в том порядке, в котором документы были сформированы;
следует фиксировать все ПКО и РКО в журнале регистрации;
выдавать деньги по расходнику можно только в день оформления ордера.

Документы по приходу/расходу подготавливаются вручную либо машинным способом с последующей распечаткой.

Лицо, внесшее наличность, должно получить отрывную часть приходника как свидетельство, что деньги внесены в кассу. Бухгалтер оставляет себе остальной документ ПКО и регистрирует его в журнале.

В том случае, когда денежные средства выдаются сотруднику, например под отчет, должен быть оформлен расходный кассовый ордер (расходник), который нужно зарегистрировать в журнале КО-3. Расходник должен содержать паспортные сведения сотрудника, которому выдаются денежные средства.

При выдаче заработной платы сведения о каждом расходнике фиксируются в журнале наряду с информацией по зарплатной ведомости. Также на ведомости проставляется штамп-отметка с данными соответствующего расходника. Для упрощенного заполнения в зарплатной ведомости можно указывать реквизиты только одного расходника.

Каждая организация, использующая в своей деятельности наличные деньги, должна регистрировать приходные и расходные ордера в журнале регистрации. Правила составления первичных документов ведению журнала приходных и расходных кассовых ордеров регулируются указанием ЦБ РФ № 3210-У.

Гражданин, открывающий ИП, должен начать ведение журнала, образец которого представлен ниже. Главное назначение этого документа – получение возможности упорядочить движение по всем расходным и приходным документам.

Это связано с тем, что регистрация отчетности должна осуществляться непосредственно при ее создании. Форма КО 3 наиболее часто используется для ведения журнала.

Отчетность может быть передана кассиру для дальнейшей работы только после того, как журнал был зарегистрирован. Они используют документ для того, чтобы составлять финансовые справки, анализировать деятельность компании.

Это правило не действует только при составлении ордеров, которые могут действовать лишь один день до реализации. Журнал используется руководством с целью предотвращения ошибок, и правомерного использования всех платежных, расходных бумаг.

В конце рабочего дня бухгалтер обязан сверить документацию, в частности, разделы «расход» и «приход». В случае, если документ заполнен правильно, то во время проверки с его помощью можно быстро понять, каким должен быть остаток в кассе предприятия.

В журнале обязательно должны быть зарегистрированы следующие документы:

Бумаги, являющиеся подтверждением прихода и расхода определенной суммы денежных средств, вне зависимости от того, из каких источников они были получены, и для каких целей используются.
Сведения о получении расчетно – платежных ведомостей, которые сопровождают выдачу зарплаты сотрудникам, трудоустроенным на предприятии. Эти ведомости могут быть заполнены только после выдачи зарплаты.
Заявление не получение денежных средств.
Счета, необходимые для оплаты услуг и товаров.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов заполняется по утвержденной, единой форме – КО 3.

Документ состоит из нескольких элементов – обложки журнала и полей для заполнения, при внесении данных на которые осуществляется учет прихода/расхода.

На обложке документа должны быть отображены следующие данные:

Период ведения отчетности.
Наименование компании, код по ОКПО, структурное подразделение организации.
Должность и ФИО бухгалтера, ответственного за заполнение.

Затем, в таблице, нужно вписать информацию:

Дата и номер приходного/расходного документа.
Примечание, в котором содержится запись о выполнении финансовой операции.
Сумма, на которую был составлен документ.

Образец заполнения:

Как правило, обязанность по ведению журнала лежит на главном бухгалтере компании. Кроме того, ввести данные может кассир организации.

Любые денежные средства, которые вносятся в кассу или расходуются на определенные цели должны фиксироваться в кассовых ордерах:

ПКО – приходной кассовый ордер;

РКО – расходный кассовый ордер.

В качестве расходного ордера может быть использовано:

платежная ведомость;
счета на оплату;
заявление на выдачу денежных средств.

Следует понимать, что каждый расчетный документ имеет свой цифровой код, в соответствии с Общероссийским классификатором документации.

Любая документация, имеющая отношение к кассовой отчетности содержит в себе обязательную информацию:

наименование и юридический адрес юридического лица;
вид проводимой операции;
стороны;
порядковые номера, а также время и дату проведения финансовой операции.
данные лиц, подписывающие документы;
реквизиты.

Кассовые документы должны быть оформлены в бухгалтерии предприятия, и заполняются ответственным сотрудником по приказу руководителя организации. После этого они передаются кассиру для проведения операций.

Любые передачи кассовых документов от бухгалтера кассиру и в обратном порядке регистрируются в соответствующем журнале регистрации кассовых документов. Обязанность по фиксации передачи кассовых документов возложена на главбуха или лицо, уполномоченное письменным приказом руководителя предприятия.

Такая процедура необходима для соблюдения прозрачности и законности проводок денежных операций в рамках деятельности организации.

Окончание каждого отработанного дня должно заканчиваться сверкой кассовой документацией с фактически оставшимися денежными средствами в кассе.

Закон устанавливает кассовые лимиты, превышение которого недопустимо. Денежные средства, превышающие установленный лимит должны храниться в лицензированных финансовых организациях – банках.

Размер лимита устанавливается Центральным Банком РФ, и согласовывается с предпринимателем в индивидуальном порядке.

Если говорить о надзорных и контролирующих органах, то ведения журнала учета приходных и расходных операций упрощает процедуру проведения сверки документации и наличных денежных средств за каждый отработанный день.

Среди нормативных правовых актов, определяющих порядок ведения финансовых расчетов, относятся положения:

о порядке ведения кассовых операций в РФ;
правила организации обращения денежной наличности на территории РФ.

Таким образом, вопрос, а нужен ли журнал регистрации кассовых документов, отпадает сам собой.

Журнал учета кассовых операций ведется в период, предусмотренный уставом предприятия.

Каждая страница журнала в обязательном порядке должна быть:

пронумерована;
прошита;
скрепленная печать;
подписана уполномоченным лицом.

Сам документ представляет из себя книгу, состоящую из двух основных частей:

титульный лист;
листы учета.

Вносить информацию в журнал учета можно как ручным способом, с использованием обычной шариковой ручки синего цвета, а также с помощью компьютера с использованием соответствующего программного обеспечения.

Журнал ведется по унифицированной форме КО-3.

На титульном листе содержится информация о:

наименовании предприятия;
ОКПО организации;
заполненное поле о дате начала и окончания ведения документа;
данные сотрудника, уполномоченного его вести и подписывать.

Листы учета представлены в виде таблицы, в которую вносятся данные по произведенным кассовым операциям в течении дня.

Каждый рабочий день начинается с заполнения новой страницы учета.

Важно понимать, если речь идет о выдаче заработной платы наличным способом, то проведенную операцию необходимо отображать в журнале только после фактического получения работником денежных средств.

Учитывая, что ордер на выплату заработной платы имеет срочный характер, то на следующий день он становится недействительным, а соответственно внесенная операция будет грубым нарушением порядка ведения журнала учета кассовых операций.

Нынешние развитие онлайн-сервисов позволяет существенно экономить свое время и автоматизировать процесс заполнения бланков, а также лишний раз подстраховаться на предмет наличия ошибок.

К примеру, подключившись к КЛАСС 365 можно получить следующий спектр услуг:

автоматически заполнять типовые образцы бухгалтерской отчетности;
печать документов с подписью и печатью;
подготовка фирменных бланков с логотипом и реквизитами компании;
подготовка коммерческих предложений;
работа с документами в формате офисных программ;
рассылка электронной почты.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов — образец

Занесению в книгу подлежат все акты, подтверждающие движение денег:

Расходный кассовый ордер (РКО) – документ, оформляемый при выдаче денежных средств из кассы. Ордер должен иметь подпись главного бухгалтера и руководителя подразделения.
Приходный кассовый ордер (ПКО) – документ, подтверждающий поступление средств на баланс. Этот документ выписывают в одном экземпляре, а отрывную квитанцию отдают лицу, сдавшему деньги в кассу.
Ведомость на выдачу заработной платы отражает фактическую выплату зарплаты сотрудникам организации. Она должна быть подписана главным бухгалтером и директором предприятия. Такой документ фиксируют как расходные средства, а в случае депонирования заработной платы регистрируют как поступление средств и на эту сумму создают приходный кассовый документ.

Перед регистрацией акта ответственное лицо обязано проверить правильность заполнения и наличие подписи и печати уполномоченного лица.

Приходные и расходные кассовые чеки, расчетно-платежные ведомости, различные заявления на предоставление наличных денежных средств регистрируются сотрудниками бухгалтерии в соответствующей книге. Кассовые ордера, сформированные на расчетно-платежных ведомостях на предоставление заработной платы и других, аналогичных платежей, фиксируются в журнале после их выдачи.

Законодательство предъявляет основные требования к составлению РКО и ПКО, среди которых стоит выделить:

к ведомости в обязательном порядке прилагается первичная бумага, выступающая основанием для его формирования;
исправления, различные ошибки не допустимы;
каждому виду ведомостей присваивается сквозная нумерация с начала отчетного года;
все ордера должны быть без исключения зарегистрированы в книге учета;
ведомости действительны только в день их формирования.

При наличных платежах между юридическими лицами не стоит забывать о максимально допустимом размере договора, который допускает законодательство РФ. В 2016 году по одному соглашению сумма ограничивалась пределами 100 тыс. рублей (возможно, сейчас она несколько выше). При несоблюдении этого правила предприятию может грозить штраф.

Приходные и расходные кассовые документы, на основании которых происходит получение и выдача наличных денег из кассы, нужно фиксировать в специально для этого созданном журнале, который именуется журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов. Скачать данный бланк можно ниже. Унифицированная форма журнала – КО-3. Несмотря на то, что заполнение журнала КО-3 не должно вызывать никаких затруднений, все-таки в этой статье остановимся подробнее на особенностях оформления.

Данная типовая форма должна присутствовать на каждом предприятии, которое осуществляет операции с кассой. Все поступающие и выбывающие с предприятия кассовые документы должны быть зарегистрированы в журнале. Сюда можно отнести приходные кассовые ордера (образец ордера КО-1 можно скачать здесь), расходные ордера (образец ордера КО-2 можно скачать тут), платежные ведомости.

Регистрируются документы в момент их составления, при этом им присваивается порядковый номер согласно журналу регистрации.

Заполнение журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов (КО-3)

Приходные и расходные ордера — это главные первичные документы в кассе любой организации. Каким образом следует вести учет и контроль этих важных бумаг, и как заполнять кассовый журнал без ошибок? Читайте в этой статье.

Заполнять кассовые документы по приходу и расходу наличных денежных средств обязаны абсолютно все организации, у которых есть касса и операции по ней. Таких подавляющее большинство, ведь несмотря на распространение электронных средств для безналичных расчетов, наличность на мелкие хозяйственные нужды обычно бывает нужна. А значит, большинству организаций необходим и журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. Поэтому познакомимся с ним подробнее.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов представляет собой учетную книгу, в которую необходимо вносить информацию и реквизиты всех выданных кассиром документов. Его унифицированная форма утверждена постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18 августа 1998 года № 88. Она называется № КО-3, но при желании организации могут ее не использовать и разработать собственный вариант. Ведь с 2013 года применение таких унифицированных форм первичных учетных документов является рекомендованным. Хотя остальные кассовые бумаги, в частности те же кассовые одера, в соответствии с информацией Минфина № ПЗ-10/2012, являются обязательными именно в утвержденной форме.

Журнал регистрации является обычным регистром сводного учета, поэтому его можно разработать самостоятельно. В силу статьи 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» утверждение учетных регистров является прерогативой руководителя организации по представлению главного бухгалтера. Главное, указать используемый вариант в учетной политике. Но при желании можно применять и унифицированную форму (об этом также надо упомянуть в учетной политике). Однако это всегда книга, которая обязательно должна быть пронумерована сквозным способом и прошита. Обычно внутри бланк журнала регистрации приходных и расходных ордеров состоит из двух одинаковых по объему половин:

Для приходных ордеров.
Для расходных ордеров.

Ведутся они одновременно. Информацию о приходе принято располагать справа листа, а о расходе — слева. Вести регистр законодательство разрешает не только на бумаге, но и в электронной форме. В этом случае должна существовать возможность распечатать заполненный бланк и сформировать его за определенный период времени. Кроме того, можно не применять бумажные копии, если у ответственного лица (бухгалтера или кассира) есть квалифицированная электронная подпись, которой он сможет заверять записи.

Ответственность

Хотя данный учетный регистр и является обязательным для всех организаций, за его отсутствие никакая отдельная административная ответственность для руководителей или бухгалтеров законодательством не предусмотрена. Но если он не ведется, это можно считать нарушением порядка ведения бухучета в организации.

Журнал приходных и расходных кассовых ордеров представляет собой обычную, так называемую «амбарную» книгу, в которую записываются все приходы и расходы по кассе. В отличие от кассовой книги, которая является учетным документом операций и остатков, журнал предназначен для регистрации и присвоения реквизитов всем сформированным кассиром приходным и расходным ордерам. Какой порядковый номер ордер получит в журнале, такой и будет ему присвоен.

Форму этого учетного документа каждая организация обязана утвердить в учетной политике. Существует унифицированная форма, утвержденная Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18.08.1998 № 88, которая известна под кодом форма № КО-3. Однако ее применение с 2013 года обязательным не является, и использовать ее можно исключительно при желании организации. На ее основе или опираясь на собственный опыт и предпочтения каждая компания вправе разработать и утвердить свой вариант. При этом не следует забывать, что все остальные кассовые документы, в частности сами приходные и расходные одера, в соответствии с информацией Минфина № ПЗ-10/2012, являются обязательными и применяются исключительно в утвержденной форме.

Журнал регистрации приходных и расходных ордеров — это самый обычный бухгалтерский регистр сводного учета. Статьей 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402 «О бухгалтерском учете» утверждение любых учетных регистров в организации является прерогативой ее руководителя. Однако разрабатывает и предоставляет документ для утверждения главный бухгалтер. Отдельно утверждать каждый такой регистр не нужно, достаточно привести все необходимые формы в приложениях к утвержденной учетной политике. Если будет применяться все же унифицированная форма, об этом также должно быть написано в учетной политике фирмы.

Поскольку сейчас большинство компаний ведут бухучет в электронном виде, то и формировать журнал приходных и расходных ордеров в электронной форме законодательство не запрещает. Однако организация должна иметь техническую возможность оперативно превратить электронный документ в бумажный, то есть распечатать заполненный бланк и привести его в соответствие с установленными требованиями. Однако, если у ответственного лица (бухгалтера или кассира) есть квалифицированная электронная подпись, которой он заверяет записи в электронных документах, бумажные копии можно и не печатать. Электронный вариант будет иметь необходимые реквизиты, а значит, и юридическую силу.

Заполнять эту учетную книгу совсем не сложно, если руководствоваться рекомендациями Минфина. Вне зависимости от того, применяется унифицированная форма или бланк, разработанный самостоятельно, на обложке нужно обязательно указать:

название фирмы;
структурное подразделение организации, где расположена касса;
коды;
дату, когда начато ведение журнала;
данные ответственного за регистрацию лица (должность и Ф.И.О.).

Ведение журнала приходных и расходных ордеров является обязательным для всех организаций, однако за его отсутствие никакая отдельная административная ответственность для руководителей или бухгалтеров законодательством не предусмотрена. Единственное, на что могут в этом случае указать организации проверяющие, — на нарушение порядка ведения бухгалтерского учета.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов предназначен для регистрации:

приходных кассовых ордеров;
расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов: платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и т.п.

Ведется журнал бухгалтерией. Регистрация в нем документов происходит перед их передачей в кассу организации для исполнения.

Внимание! Применение унифицированно формы №КО-3 не является обязательным, т.к. не установлено Указанием о порядке ведения кассовых операций.

Заполнением Журнала занимается назначенное ответственное лицо. На титульном листе документа должны содержаться следующие данные:

код ОКПО, присвоенный предприятию Росстатом;
полное наименование фирмы;
номер и название структурного подразделения (если кода не присвоено, то в данной строке ставится прочерк);
точный период, на который заведен Журнал;
ФИО и занимаемая сотрудником, ответственным за ведение документа, должность.

Унифицированная форма журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров носит кодировку № КО-3 (ОКУД 0310003). Данный бланк утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 года № 88.

Типовой бланк журнала приходных и расходных кассовых ордеров состоит, условно говоря, из двух частей. В левой части фиксируется информация о приходных кассовых ордерах, в правой – данные по расходным ордерам. Сами ПКО и РКО отражаются в журнале в соответствии с присвоенными им номерами, их датами, суммами, а также с указанием примечания, в котором раскрывается суть приходной или расходной операции.

В то же время данная форма не является единственно возможной для применения. Фактически этот документ является лишь регистром сводного учета, поэтому компания вправе использовать, как утвержденную форму, так и разработать на ее основе свой собственный журнал. Подобная возможность самостоятельной разработки собственного бланка для применения внутри организации прописана в части 5 статьи 10 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Согласно представленным в ней тезисам, разрабатывать подобные учтенные формы сводных регистров вправе главный бухгалтер либо иное лицо, уполномоченное на ведение бухучета, а утвердить их для применения в подобном случае должен будет руководитель компании.

Нужно отметить, что типовая форма журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров довольно элементарна, и в принципе в ней предусмотрены все необходимые для ведения регистра данные. Разработка альтернативной формы возможно будет иметь смысл, если компании по каким-то причинам требуется более подробное отражение деталей операций, подтверждаемых кассовыми ордерами. Хотя и в этом случае, вероятнее всего, разработанный самостоятельно бланк не будет сильно отличаться от типового.

Как типовой, так и самостоятельно разработанный журнал регистрации ПКО и РКО может вестись на бумажном носителе или в электронном виде. Однако ведение электронной формы допускается только при условии подписания документа электронной подписью.

Существующее положение о наличном денежном обращении (закон от 10.07.2002 № 86-ФЗ) предусматривает единые правила, которые обязательны для выполнения и организациями, и банками. Согласно ст. 34 этого закона Банк России устанавливает порядок ведения кассовых операций фирмами, которые должны иметь кассу для получения и выдачи наличных денег. Незадействованные в обороте средства следует хранить в банке.

При расчете наличными за товары и услуги принимающей деньги организацией должна применяться контрольно-кассовая машина для фиксации полученной суммы. При этом оформляют приходный кассовый ордер (ПКО, форма КО-1). Если полученная сумма превышает лимит остатка в кассе, то излишек должен быть сдан в банк. Для этого оформляют расходный кассовый ордер (РКО, форма КО-2). ПКО оформляют и при получении денежных средств из банка для выдачи зарплаты, подотчетных сумм, командировочных расходов. РКО оформляют при выдаче денег на эти цели конкретным работникам фирмы.

Порядок ведения кассовых операций оговорен в указании ЦБ РФ от 11.03.14 № 3210-У, вступившем в силу с 01.06.2014. Согласно этому указанию все операции по выдаче или приему денег фиксируются в первичных документах (ПКО и РКО), после чего они должны быть отражены в журнале регистрации (форма КО-3). Все эти формы утверждены Госкомстатом (постановление от 18.08.1998 № 88).

Основные законодательные требования к заполнению ПКО и РКО:

к ордеру должен быть приложен первичный документ, являющийся основанием для его оформления;
помарки и исправления в ордерах не допускаются;
обеспечение сквозной нумерации ордеров по каждому виду с начала года;
обязательная регистрация ордеров в журнале;
ордера действуют только в день их составления.

Учет расходных и приходных кассовых ордеров является обязанностью каждой фирмы. Операции с наличными средствами производит главный бухгалтер или уполномоченное им лицо. Ордера оформляют от руки или распечатывают на принтере.

Квитанцию от приходного ордера выдают лицу, внесшему деньги, а сам ордер остается у кассира. Кассир фиксирует полную информацию о нём в журнале регистрации кассовых ордеров КО-3.

Выдачу наличности производят с оформлением расходного кассового ордера. Одновременно его фиксируют в журнале. В нём же отражают данные по ведомостям на зарплату. А на самих ведомостях ставят отметку (штамп) с реквизитами РКО.

В расходном ордере записывают данные паспорта получателя денег. На ведомостях по зарплате допускается указание на один расходный ордер.

При наличных расчетах между юрлицами необходимо помнить о соблюдении их максимально разрешенного размера. В 2019 году он составляет 100 000 руб. по одному договору. При несоблюдении этого правила неизбежны штрафы. Полученные в кассу деньги фирма может использовать только на выплату зарплаты и оплату приобретаемых товаров. Оставшиеся суммы сверх установленного лимита она должна сдавать в банк.

Об ответственности за несоблюдение кассовых операций читайте в статье «А ваша кассовая дисциплина в порядке?».

>Итоги

Журнал регистрации кассовых ордеров фиксирует информацию обо всех составленных приходных и расходных кассовых ордерах. Вести его нужно по установленной форме КО-3.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов в 2019 году

Аудит проектов внедрения 1С
Аудит информационной системы
Аудит информационной базы
Аудит модификаций программы 1С
Технический аудит
Рекомендации по железу

Экспресс-диагностика
Разработка модели «Как есть»
Сопровождение проектов
Рекомендации по выбору технологии проекта
Как выбрать исполнителя проекта
Технология классического проекта
Технология дискретного проекта
Технология быстрого внедрения 1С
Выбор исполнителя проекта
Управление проектом

Как выбрать программу 1С
Как купить 1С
Установить 1С
1С:ИТС
Контрольный пример
Перенос данных
Разработка обмена
Интеграция подсистем 1С
производительность 1С
Настройка прав пользователей
Увеличиваем скорость 1C
Политика конфиденциальности
Полезные статьи

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов 2020

Приходный кассовый ордер нужен для расписки за пришедшие в кассу деньги. Он состоит из двух частей – первая остается у бухгалтера или кассира, а вторая (квитанция) у покупателя. Поскольку бумаженция состоит из двух частей, выписывается она в двух экземплярах и четко разрубается шашкой разрывается линейкой по черненькой линии. Также бланк ПКО 2017 выписывается при поступлении денег с расчетного счета в кассу.

Приходный кассовый ордер либо заполняется вручную на готовом бланке по форме № КО-1, либо печатается на компьютере через интерфейс программы (например, 1С).

Как заполнять приходный кассовый ордер?

Заполняется приходный кассовый ордер элементарно – все колонки и так интуитивно понятны. Главное не забывать следующие вещи:

1.Писать сумму цифрой и прописью вплоть до копеек.

2.Писать дату и основание приема денег в кассу.

3.Не путать счета в дебете и кредите. В дебите, понятное дело, указывается счет кассы – 50.1

4.В приходном кассовом ордере исправления не разрешаются – если есть ошибка, нужно писать новый ПКО.

5.Если НДС в сделке нет, тогда писать «без налога НДС».

Любое предприятие или организация, так или иначе, выполняет операции с наличными деньгами и распоряжается ими на основании своих нужд. Любая операция по приему или выдаче денежных средств в/из кассы организации законодательно совершается через расходные и приходные кассовые ордера. В отличие от простых приходных и расходных ордеров, показывающих оприходование товарных операций на складе и документально дающих понять, что товары пришли, кассовые ордера показывают движение денежных средств. При каждом поступлении средств в кассу оформляется приходный кассовый ордер, образец которого можно скачать в интернете. В этом материале будет разобрано, что такое ПКО, как заполнить приходник онлайн, когда его используют и как хранят.

Приходный кассовый ордер — это первичный учетный документ, позволяющий следить за кассовыми операциями. По нему производится прием материальных наличных средств в предприятие или организацию. Под кассой понимается определенная система и комбинация бухгалтерских операций, направленных на учет денежных средств. Следовательно, любая, даже самая маленькая организация, считается обладательницей такой кассы и обязана вести ее в соответствии с действующим законодательством.

РКО — это первичная бумага, которая выполняет учет кассовой операции по произведению выдачи наличных денежных средств из кассы предприятия или организации. Расходный ордер используется при сдаче денег в банк для начисления на расчетные счета, при выдаче денег подотчет, при выдаче сотрудникам на личное использование, при необходимости наличных средств для нужд юридического лица. Главным образом он отличается от ПКО тем, что обобщает обратную операцию — расход, а не приход. Сроки его хранения, оформление и прочее мало чем отличается от ПКО.