Закон о делопроизводстве и документообороте

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Закон о делопроизводстве и документообороте». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание:

Обязанность вести делопроизводство обычно возлагается на секретаря. Должность эта не требует наличия специального образования, и часто на нее принимают соискателей с минимальным опытом работы. Но ведение документооборота – дело ответственное и важное, от его точности и правильности во многом зависит успешная работа предприятия.

Делопроизводство может быть:

общим – касающимся основной деятельности компании,
кадровым – для документации по личному составу, ведется отделом кадров,
секретным – встречается в некоторых государственных структурах и имеет нормативы ведения,
электронным – когда часть информации передается в цифровом формате.

Самостоятельно освоить основы делопроизводства несложно. Начать лучше с самого важного и основополагающего документа – номенклатуры дел.

Основы делопроизводства и документооборота для новичков

Количество дел и видов документов напрямую связано со спецификой деятельности компании. Часто документооборот разбит на блоки, которые ведут специалисты по направлениям работы. Но есть перечень, характерный для любой компании, будь она коммерческой или государственной:

Входящие – поступающие в организацию извне – всё, пришедшее по почте, с курьерами, лично доставленное представителями других организаций.
Исходящие – отправленные из организации – всё, адресованное в другие юридические лица, а также физическим лицам (ответы, письма, решения).
Внутренние – не выходящие за пределы организации, регламентирующие работу предприятия (приказы, распоряжения, регламенты, положения и др.).

Как правило, по каждому виду ведется отдельный регистрационный журнал, в котором фиксируется номер по порядку, дата, наименование, откуда поступил или куда направлен документ, фамилия ответственного.

Если в журнале регистрируются документы, выдаваемые на руки сотрудникам, оставляется поле для подписи в получении. Также в журнале может быть сделана пометка, в какое дело согласно номенклатуре подшита копия для хранения.

В организации также могут вестись журналы внутренних командировок, учета сдачи ключей, времени прихода на рабочее место и даже телефонных звонков. Порой количество регистрационных книг приводит к заведению журнала учета журналов. Все зависит от необходимости и сложившейся на предприятии практики.

Журналы нужно пронумеровать, прошить и опечатать, это делают для исключения возможности замены листа.

Ведение учета — основы делопроизводства и документооборота. Количество журналов и дел зависит от потребности компании и желания фиксировать все имеющиеся бумаги.

После разработки номенклатуры дел и перечня необходимых журналов разумно составить Положение о документообороте организации. Это регламент, разъясняющий правила составления, передачи, архивирования всех имеющихся бумаг. В нем описывают порядок действий в отношении каждого потока документации и устанавливают сроки ее передачи от одного отдела к другому.

Часто новички, да и не только они, не могут разобраться, в каких случая нужна печать организации, а в каких – нет. Ответ очень прост: печатью заверяются исходящие бланки, т.к. наличие печати удостоверяет происхождение письма. Внутренние бумаги не требуют наличия печати, т.к. подписи руководства в этом случае вполне достаточно.

Входящие документы после их регистрации передаются руководителю для принятия решения и назначения ответственного за исполнение или ответ. На них также не нужна печать. Не следует путать печать и штамп. Штампы могут быть самые разные, от «Входящий №…» до «Копия верна», и никакой юридической силы они не имеют. Это просто вспомогательный инструмент для работы секретаря.

Настоящую форму можно распечатать из редактора MS Word (в режиме разметки страниц), где настройка параметров просмотра и печати устанавливается автоматически.

Для перехода в MS Word нажмите кнопку . Для более удобного заполнения бланк в MS Word представлен в переработанном формате.

Примерная форма УТВЕРЖДЕНО ____________________ «__» ____________ ____ г. Протокол N ____ от «__» ____________ ____ г. 1.1. Настоящее положение о документообороте разработано и утверждено для применения в (наименование организации) (далее — Положение и Организация).

1.2. Положение обязательно к применению всеми подразделениями Организации.

1.3. За организацию документооборота и контроль исполнения Положения отвечает (наименование подразделения) (далее — Служба делопроизводства). 1.4. Положение не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную или служебную тайну. 1.5. Применение Положения будет способствовать созданию единой методической основы организации и ведения документооборота как части делопроизводства Организации и ее структурных подразделениях.

2.1. Основные процедуры документооборота: 2.1.1. Прием и первичная обработка поступающих документов; 2.1.2.

Закон о делопроизводстве и документообороте

Федеральный от 27.07.2006 N 149-ФЗ Об информации, информационных технологиях и о защите информации; приказ Минприроды России от 10.03.2015 N 94 «О вводе в промышленную эксплуатацию информационных систем Минприроды России»; Правительства Российской Федерации от 11.11.2015 N 1219 «Об утверждении Положения о Министерстве природных ресурсов и экологии Российской Федерации и об изменении и признании утратившими силу некоторых актов Правительства Российской Федерации»; Минкомсвязи России от 02.09.2011 N 221 «Об утверждении Требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения»; Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».

Действующий «Об утверждении формата счета-фактуры, формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме» Действующий «Об утверждении формата документа, необходимого для обеспечения электронного документооборота в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах» Действующий «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи» Действующий «О внесении изменений в Приказ ФНС России от 20.04.2012 N ММВ-7-6/[email protected]» Действующий «Об утверждении формата счета-фактуры и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, в электронной форме» Действующий «Об утверждении формата корректировочного счета-фактуры и формата представления документа об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающего в себя корректировочный счет-фактуру, в электронной форме» Действующий «Об утверждении Порядка подачи в арбитражные суды Российской Федерации документов в электронной форме, в том числе в форме электронного документа» Утративший силу «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронной форме» Действующий «Об утверждении формата представления документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме» Действующий «Об утверждении формата представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) в электронной форме» Действующий План мероприятий («Дорожная карта») «Совершенствование налогового администрирования» Утративший силу Об утверждении Порядка применения квалифицированных сертификатов ключей проверки электронной подписи в информационных системах ФНС России Действующий «О внесении изменений в постановление Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2011 г. № 1137» Действующий «Об утверждении требований к форме квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи» Действующий Утверждает Порядок направления информационного сообщения об участнике ЭДО оператором ЭДО в электронном виде по ТКС Утративший силу Утверждает формат описи документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, был принят с целью обеспечения возможности направления налогоплательщиками документов в электронном виде по ТКС в налоговые органы в соответствии с пунктом 3 статьи 80, пунктом 2 статьи 93 пунктом 5 статьи 93.1 НК РФ. Действующий Об утверждении Временного положения о

Электронный документооборот (ЭДО) — это механизм автоматических процессов обработки электронной документации, осуществляющий концепцию «безбумажного делопроизводства». Основным элементом данного процесса является электронный документ, который создается с помощью средств компьютерной обработки сведений и хранящийся в виде файла того или иного формата на машинном носителе.

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477, не вызывают особого восторга у специалистов. Однако факт остается фактом, они утверждены, и нам с ними какое-то время придется жить, поэтому в данной статье основной упор сделан не на обсуждение достоинств и недостатков этого документа, а на то, кто и как сможет использовать их в своих интересах.

Делопроизводство в организации

Общие рекомендации по документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в России установлены национальным стандартом РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация.

Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (с изм. от 8 июня 2001 г., 14 декабря 2006 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 2, ст. 123).

В.В. Путиным подписано Постановление Правительства Российской Федерации N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». Правила вступили в силу 2 июля 2009 г.

Постановление Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30 «О типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» (с изм. от 11 ноября 2005 г., 15 октября 2007 г., 21 февраля, 28 марта 2008 г., 10 марта, 15 июня 2009 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 4 ст. 305).

В ближайшие годы планируется разработка новой редакции ГСДОУ как системы норм, требований, положений, регламентирующих основные правила работы с документами на предприятиях и в организациях.

Подлинник документа направляется в структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, ответственное за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа.

При наличии у Федерального архивного агентства замечаний по проекту Инструкции по делопроизводству, Служба делопроизводства федерального органа исполнительной власти дорабатывает проект Инструкции по делопроизводству и повторно представляет его на согласование в Федеральное архивное агентство.

Определение состава этих обязательных сведений о документах важно для реализации межведомственного электронного документооборота. – Что нового появилось в этом документе?

Нужно сказать, что каких-то принципиальных возражений в процессе согласования практически не было высказано. Согласованный проект Правил в Правительство Российской Федерации был представлен Министерством культуры уже в 2009 г.

Больше всего я сожалею о том, что нам не удалось отстоять раздел «Служба делопроизводства федерального органа исполнительной власти». С нашей точки зрения, он был очень важен для повышения статуса этих подразделений в федеральных органах исполнительной власти.

Таким образом, закон автоматически распространяет правила, устанавливаемые для федеральных органов исполнительной власти на все государственные организации и органы местного самоуправления. Хотя негосударственные, коммерческие организации не обязаны руководствоваться правилами, установленными для государственных органов, как и государственными стандартами, носящими рекомендательный характер.

Документ, составляемый по определенной форме и содержащий периодические записи сведений, событий, операций, решений, входящих и исходящих документов и т.д.

Но производителями систем СЭД традиционно используется термин «системы электронного документооборота».

Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 39, ст. 4614).

Защита информации. Основные термины и определения; ГОСТ 6.10.5–87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца ГОСТ 17914–72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования; ГОСТ 9327–60. Бумага и изделия из бумаги.

Создавать, модифицировать, удалять созданные документы имеет право лицо, наделённое соответствующими правами.

Национальный государственный стандарт России ГОСТ Р 6.30–2003 является важнейшим нормативным документом по оформлению деловой документации. Стандарт принят постановлением Госстандарта России (теперь – Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии) от 3 марта 2003 г. № 65-ст. (рис. 1.8).

В 2009 г. в Правилах делопроизводства появился отдельный раздел, посвященный работе с электронными документами – «Раздел VI. Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти».

Почти все изменения, вносимые этим Постановлением Правительства РФ в Правила делопроизводства, связаны с переходом к электронным документам.

Беспорядок в делопроизводстве способствует исчезновению таких нужных и важных первичных источников информации, как приказы, сметы, хозяйственные договоры и бухгалтерские документы. В этом могут быть заинтересованы, как отдельные безответственные сотрудники, так и целенаправленно действующие группы, преследующие свои корпоративные интересы.

Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в РФ в интересах граждан, общества и государства.

1.1. Методист является ответственным работником, осуществляющим внедрение мероприятий по совершенствованию делопроизводства в аппарате учреждения.

1.2. Методист непосредственно подчинен начальнику канцелярии.

1.3. На должность методиста назначаются лица, имеющие высшее образование в области организации делопроизводства и практический опыт работы в учреждении.

1.4. Методист назначается и освобождается от занимаемой должности руководителем учреждения по представлению начальника канцелярии.

1.5. Методист в своей деятельности руководствуется:- положением о данном учреждении;- основными положениями ЕГСД;- правилами и указаниями Главного архивного управления при Совете Министров СССР по постановке документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений;- инструкцией по ведению делопроизводства, утвержденной руководством учреждения;- положением о канцелярии;- настоящей инструкцией.

2.1. Основной задачей методиста является совершенствование делопроизводства в аппарате учреждения.

3.1. Методист имеет право требовать от работников делопроизводства выполнения работы согласно инструкции по ведению делопроизводства.

4.1. Методист несет ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных действующими правовыми антами и настоящей инструкцией.

Приложение 28К п.8.2.2


	Руководитель учреждения

	Секретарь


Подразделение или исполнитель по приему, отправке, учету и контролю корреспонденции		Подразделение или исполнитель по машинописным работам и корректор

Приложение 29К п.8.3.1

Начальник канцелярииНачальник секретариатаЗаместитель начальника канцелярииПомощник руководителя учрежденияСекретарь коллегииМетодистЗаведующий архивомЗаведующий экспедициейРедакторКорректорИнспекторСекретарь-стенографисткаДелопроизводительСекретарьСтенографисткаМашинисткаЭкспедиторКурьер

Это документ с перечнем всех «дел» в организации. Под «делом» в данном случае подразумевается совокупность деловых бумаг одного вида или направленности.

Номенклатура – это система, позволяющая проанализировать документальную деятельность предприятия. Чтобы ее составить, нужно определить список всех имеющихся разновидностей документов. Затем объединить их по направлениям, Каждому виду присваивается номер – код, он может состоять из нескольких цифр или букв, например, номер, год или даже месяц издания, если объем документов значительный.

Документооборот. Требования к оформлению документации

Целью организации процесса в любом учреждении является содействие своевременному принятию решений управленческого характера и их исполнению. Задачей процесса является обеспечение движения документов по наиболее оптимальному для организации алгоритму при минимальных трудовых и временных затратах.

Делопроизводством в учреждении занимается секретарь или делопроизводственная служба.

Он существует в следующих видах:

общий — в части деятельности предприятия в целом;
кадровый — в части движений по персоналу, осуществляется кадровой службой;
секретный — в части бумаг конфиденциального характера по специальным установленным требованиям;
электронный — в части передачи информации по автоматизированным системам.

Делопроизводство и документооборот 2019 (учебное пособие по оформлению можно найти в открытых источниках) предполагает, что оборот бумаг в организации начинается с их номенклатуры, то есть перечня всех существующих дел (бумаг одного вида или направления). Для ее формирования нужно установить перечень всех находящихся в наличии бумаг, объединить их по идентичным направлениям.

В организации число дел и видов бумаг, находящихся в обороте, зависит от направлений и специфики деятельности, но есть общие для разных отраслей правила и виды:

внутренние (те, которыми оперируют в пределах учреждения);
входящие (присланные из внешних структур);
исходящие (отправляемые во внешние структуры).

По общему правилу, они фиксируются в журналах регистрации (для каждого вида — свой) с указанием порядкового номера, даты, наименования, информации об отправителе.

Журнал нужно сшить и пронумеровать.

Что такое делопроизводство и документооборот (2020)? Учебное пособие, равно как и современный экономический словарь, определяет документооборот как движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль. В свою очередь делопроизводство — это мероприятия по ведению, обновлению и контролю за документацией.

Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, делопроизводству и документообороту организации отводится важная роль. Зачастую от четкости и ясности формулировок, скорости прохождения бумаг зависит правильность принятия решений и конечный результат.

Выделяют три вида документопотока:

входящий (поступающий в организацию);
исходящий (направленный из организации);
внутренний (документация, создаваемая и используемая работниками в управленческом процессе).

Работа с документами в организации делится на этапы.

Для входящих:

прием и первичная обработка;
предварительное рассмотрение делопроизводителем;
регистрация;
рассмотрение руководством организации и направление на исполнение;
обработка, исполнение, подготовка ответов;
контроль исполнения.

Для исходящих:

разработка, оформление;
регистрация;
отправка.

Для внутренних:

разработка, оформление;
регистрация;
обработка, исполнение, подготовка ответов;
контроль исполнения.

Для всех:

учет и анализ объемов документооборота;
хранение.

Скорость прохождения этапов напрямую зависит от правильности оформления бумаг, а также от утвержденных в организации норм документооборота. Образец положения о документообороте в организации (2020) можно скачать ниже.

2.1. В соответствии с настоящим Положением секретарь-делопроизводитель разрабатывает, а руководитель техникума утверждает Инструкцию по делопроизводству и документообороту (далее — инструкция). Данная инструкция является внутренним нормативным документом и регламентирует все операции по созданию, движению и хранению документов, происходящие в техникуме.

2.2. Руководитель техникума назначает ответственных лиц за ведение делопроизводства (ДП) в подразделениях техникума:

ДП директора;
ДП учебной части;
ДП бухгалтерии;
ДП административно-хозяйственной части;
ДП дополнительного образования;
ДП методического кабинета;
ДП цикловых комиссий.

Все вышеперечисленные ответственные лица руководствуются инструкцией по делопроизводству и документообороту.

2.3.Документирование деятельно сти.

2.3.1. Документирование включает в себя все виды работ, связанные с составлением и оформлением документов в техникуме, в том числе:

составление и оформление организационно-правовых документов (положений, правил, инструкций);
подготовка плановых и отчетных документов (планов, программ, отчетов, справок);
оформление протоколов заседаний (советов, комиссий и др.);
ведение деловой переписки;
составление и оформление внутренних информационно-справочных документов (служебных записок, справок, списков, актов и др.).

2.3.2. По характеру движения различают следующие группы документов:

Входящие документы — создаваемые за пределами техникума (или созданные в техникуме, отправленные и вернувшиеся) и поступающие в техникум.
Исходящие документы — создаваемые в техникуме (или поступившие в техникум извне и снова отправляемые) и выходящие за его пределы.
Внутренние документы — создаваемые, перемещаемые внутри техникума и остающиеся в ней на хранение.

Порядок составления, оформления, обработки, регистрации и учета документов регламентируется инструкцией по делопроизводству и документообороту.

2.4. Организация документооборота включает в себя:

прием, обработка и прохождение поступающих (факс, почтовая рассылка, курьерская рассылка и т. д.) документов;
регистрация и учет поступающих документов (все входящие документы подразделяются на регистрируемые и не подлежащие регистрации);
организация работы с отправляемыми документами (согласование, регистрация, учет, тиражирование исходящих документов);
регистрация и прохождение внутренних документов;
контроль исполнения документов.

Закон о документообороте между организациями

4.1. Документы, поступившие от исполнителя, завизированные исполнителем (2 экземпляр) и подписанные директором, регистрируются секретарем-делопроизводителем в «Журнале исходящей документации» с присвоением даты регистрации, кода соответствующего подразделения согласно номенклатуры дел, утвержденных директором.

5.1. Контролю исполнения подлежат входящие, зарегистрированные в установленном порядке документы, поставленные на контроль директором или лицом его замещающим согласно резолюции.

5.2. Контроль исполнения включает:

предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
снятие с контроля;
учет и обобщение результатов контроля исполнения документов. Еженедельное предоставление информации директору; рассмотрение директором результатов контроля исполнения.

5.3. Постановка на контроль исполнения документов, поступающих в техникум, осуществляется согласно резолюции директора.

5.4. Поступающая корреспонденция рассматривается директором в установленном порядке, указывает в резолюции фамилию исполнителя.

5.5. В случае если исполнение документа поручается нескольким исполнителям, их фамилии указываются в резолюции. В этом случае ответственность за исполнение несут все лица, указанные в резолюции.

Фамилия ответственного исполнителя подчеркивается или указывается в резолюции.

5.6. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с момента даты постановки документа на контроль. Конечная дата исполнения указывается в резолюции или содержится в тексте документа.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения — в указанный срок;
без указания конкретной даты исполнения, в 2-х недельный срок,
архивные документы — не более месяца.

5.7. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

6.1. Исполнители обязаны предоставлять секретарю необходимую информацию по вопросам, касающимся исполнения документов, поставленных на контроль и несут полную ответственность за ее объективность.

7.1. Документ считается исполненным и снимается с контроля после документированного подтверждения исполнения данного документа ответственным исполнителем.

Результаты исполнения отмечаются секретарем в журнале входящей документации.

7.2. Изменение срока исполнения производится только по указанию директора или лица его замещающего. Решение о переносе срока исполнения отражается в документе, и в журнале регистрации входящей документации.

О принятом решении директор должен поставить в известность секретаря-делопроизводителя для внесения соответствующих корректировок в журнал входящей документации и доведения решения до ответственных исполнителей.

8.1. На совещании руководителей рассматриваются результаты исполнения и причины невыполнения заданий.

8.2. По каждому невыполненному заданию директором принимается одно из решений:

о переносе (продлении) срока исполнения;
о наложении взысканий на ответственных исполнителей, виновных в невыполнении;
об изменении ранее принятого решения или задания.

8.3 Решения, принятые по каждому невыполненному заданию, фиксируются ведущим в протоколе совещания руководителей, имеющего силу приказа.

ФЗ об электронном документообороте

Один остается в Службе делопроизводства, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа; — при наличии на конверте (упаковке) отметки о конфиденциальности, а также пометок «Лично», «Срочно», «Оперативно» и т.п. Служба делопроизводства передает такие документы на регистрацию незамедлительно.

Корреспонденция с отметкой «Лично» вручается лично адресату или его доверенному лицу.

Корреспонденция, имеющая пометку «Конфиденциально», обрабатывается тем сотрудником, который имеет к ней допуск. 2.3. Предварительное рассмотрение документов.

Служба делопроизводства предварительно рассматривает все поступившие документы в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения руководством Организации.

Внимание Таким образом, документооборот имеет сложную процедуру и большое количество стадий, наш перечень которых не является исчерпывающим.

Постановление Федерального арбитражного суда Волго-Вятского округа от 11.08.2010 по делу № А43-5226/2010 ФАС Волго-вятского округа признал юридическую силу электронного документа, подписанного ЭП. В деле истец требовал взыскать задолженность с ответчика за неоплаченный товар.

В свою очередь, ответчик не хотел признавать электронные документы, подписанные ЭП и утверждал, что они были подписаны неуполномоченным лицом… Постановление Федерального арбитражного суда северо-западного округа от 01.06.2009 по делу №А56-28501/2008 Довод ИФНС об отсутствии у ОАО оснований для предъявления к вычету НДС по счету-фактуре, подписанному путем проставления штампа-факсимиле, воспроизводящего личную подпись руководителя организации-поставщика, необоснован… Порядок работы над документом в случаях, если исполнение документа поручено нескольким лицам: — функция ответственного исполнителя и функции соисполнителей в подготовке проекта документа распределяются руководителем, дающим поручение.

Поскольку положения Правил делопроизводства являются обязательными для всех федеральных органов исполнительной власти, то и служба ДОУ органа власти, и другие заинтересованные стороны могут опереться на их авторитет для принятия нужных им решений в области управления документами.

■ Как служба ДОУ может использовать Правила в своих интересах. У службы ДОУ с использованием Правил делопроизводства появляются следующие возможности.

В первую очередь, с нашей точки зрения, можно и нужно использовать высокий статус этого документа, показывающий то внимание, которое начинает уделяться вопросам управления документами на государственном уроне. Если раньше приходилось убеждать людей, ссылаясь порой на необязательные стандарты и сложившиеся традиции, то теперь сотрудники органов исполнительной власти должны соблюдать определенные требования, предусмотренные законодательством.

Необходимо внимательно изучить Правила и сопоставить их с существующими в организации правилами и практикой управления документами. Если в Правилах делопроизводства содержатся положения, введение которых для службы ДОУ необходимо (например, требование о централизованной регистрации всех документов органа власти), то появляется реальный шанс добиться желаемого.

С учетом того, что Правила делопроизводства распространяются на все документы органов государственной власти, появляется реальная возможность потребовать наведения порядка в работе не только с организационно-распорядительной документацией, но и другими ее видами.

Раздел VI «Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти» открывает возможность, при желании, взять «под крыло» все электронные документы организации, если сейчас они неподконтрольны службе ДОУ.

В Правилах, в отличие от Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536), практически не отражены взаимоотношения ДОУ и ведомственного архива, ничего не говорится о методическом руководстве и контроле ведомственного архива при составлении номенклатуры дел и описей дел. Сказано лишь, что оформление дел проводится работниками службы ДОУ и соответствующих структурных подразделений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива федерального органа исполнительной власти (п. 6.2.7 Типовой инструкции).

Новый подход, возможно, понравится тем руководителям служб ДОУ, которые предпочитают иметь больше самостоятельности в этих вопросах.

Как было отмечено выше, делом теперь можно считать даже отдельный документ. В этой связи возможны интересные трактовки п. 34 Правил (на наш взгляд, крайне неудачные) о передаче дел в архив: «Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях» (ср. с п. 6.3.1 Типовой инструкции: «Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив федерального органа исполнительной власти»).

Даже в допетровские времена в архивы по истечении установленных сроков передавались только завершенные в делопроизводстве дела, и уж никогда срок передачи дел не привязывался «к моменту начала их использования или хранения». Получается, Правила делопроизводства прямо предписывают сдавать в ведомственный архив все документы, с момента создания которых прошло три года, и это можно использовать для разгрузки деловых подразделений от бумажных «завалов».

Еще мы рекомендовали бы службе ДОУ тем документам, которые принято хранить 10 лет, устанавливать срок хранения 11 лет. Это позволит соответствующие дела сдать в ведомственный архив через три года, а не держать все десять лет в подразделениях.

■ Как Правила делопроизводства могут быть использованы против служб ДОУ другими подразделениями федеральных органов исполнительной власти. В Правилах нигде нет оговорки о том, что они распространяются только на организационно-распорядительную документацию, которой традиционно управляет служба ДОУ. Поэтому можно считать, что они регламентируют работу со всеми видами документов, включая, например, бухгалтерские и налоговые.

Согласно ст. 14, 18, 20, 24, 40, 41 Правил служба ДОУ обязана осуществлять прием, первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, отправку, передачу исполнителям, помещение в дела, сбор статистических данных о количестве документов и анализ всех видов документов, включая электронные. При работе с электронными документами именно служба ДОУ должна осуществлять проверку электронной цифровой подписи.

Нетрудно видеть, что Правила дают правовые основания сотрудникам ряда подразделений (в частности, бухгалтерии) переложить на службу ДОУ массу технической работы. В частности, сотрудники деловых подразделений, не являющиеся ответственными за ведение делопроизводства, вправе отказаться от самостоятельной регистрации электронных документов в системе электронного документооборота – ведь теперь это прямая обязанность службы ДОУ.

Организации; — согласование проекта с заинтересованными должностными лицами; — подготовку сводки отзывов (с комментарием «Принято», «Отклонено» с указанием причин, «Принято частично» с соответствующим пояснением); — доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование); — в необходимых случаях — подготовку списка (указателя) рассылки документа; — представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству; — определение места хранения документа (копии документа) проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ. 2.6.3.
ПИСЬМО Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 21.08.2008 N 03-03-06/1/478 Ответ на вопрос об юридической значимости электронного счета-фактуры, подписанного ЭЦП. ПИСЬМО Минфина РФ 24.07.2008 г. N 03-02-07/1-314 Ответ на вопрос о возможности хранения первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета исключительно в электронном виде.
Федеральный закон РФ от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» Действующий Регулирует отношения, возникающие при:1) осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации;2) применении информационных технологий;3) обеспечении защиты информации.

Вид ЭДО зависит от специфики учреждения:

промышленный ЭДО;
административный;
архивированное дело;
профессиональный;
счетоводный;
складской;
технологичный;
секретный и конфиденциальный ЭДО.

В связи с тем, что все больше учреждений стремятся внедрить у себя систему ЭДО, для повышения эффективности использования рабочего времени, Правительством России было принято решение разработать отдельный законодательный акт. Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ был принят членами Госдумы 25 марта 2011 года и одобрен Советом Федерации 30 марта того же года.

Настоящий Федеральный закон регламентирует взаимоотношения в сфере применения цифровых подписей и документооборота при совершении гражданско-правовых сделок, оказании общегосударственных и муниципальных услуг, а также при исполнении иных государственных функций.

Текст Федерального настоящего законопроекта состоит из 20 статей:

статья 1. Область действия закона;
ст 2. Основные определения, используемые в данном законопроекте;
ст 3. Законодательное регулирование отношений в сфере применения документооборота в сети Интернет;
ст 4. Правила применения электронного документооборота;
ст 5. Виды ЭДО;
ст 6. Принципы признания электронного документооборота, подписанного цифровой подписью, равнозначным документам на бумажном носителе;
ст 7. Признание электронных подписей на межнациональном уровне;
ст 8. Полномочия федеральных служб исполнительного правления относительно соответствующего документооборота;
ст 9. Применение простого ЭДО;
ст 10. Права и обязанности соучастников электронного взаимодействия в сфере документооборота;
ст 11. Признание квалифицированной электронной подписи;
ст 12. Средства соответствующей подписи;
ст 13. Засвидетельствующий центр;
ст 14. Свидетельство относительно проверки;
ст 15. Аккредитованный засвидетельствующий центр;
ст 16. Полномочия центра;
ст 17. Квалифицированное свидетельство;
ст 18. Выдача соответствующего свидетельства;
ст 19. Итоговые положения закона;
статья 20. Вступление в законную силу Федерального закона № 63.

В конце 2015 года был принят Федеральный закон № 445-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон ««Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ», вступающих в законную силу с 31.12.2017 года.

Изменениям и поправкам подверглись следующие статьи:

Статья 6 часть 3.1

Дополнить текст новой редакции: «Федеральными актами предусмотрено, что документ обязательно должен подписываться несколькими лицами тем видом подписи, который установлен законодательством РФ».

Статья 8

Согласно нововведениям пункт 1 части 5 ст 8 изложить в следующей редакции: «По согласованию с уполномоченной федеральной службой, устанавливаются нормы и требования к форме квалифицированного свидетельства и принципы владения ключом электронной подписи, а также документооборота».

Ст 12 часть 1 пункт 3

Данная статья была дополнена следующим текстом: «Разрешение на создание цифровой подписи в формате, регламентированным федеральной службой исполнительного правления. Функции, осуществляющие выработку и реализацию общегосударственной политики и законодательное регулирование в области информационных технологий».

Статья 13 часть 1 п 1.1

Согласно новой редакции закона, проверку данного документооборота осуществляют в соответствии с основными принципами подтверждения владения ключом электронной подписи.

Статья 16

Опубликовать пункт 3 части 3 в новой редакции: «Средства электронной подписи, а также средства засвидетельствующего центра должны устанавливать и подтверждать действительность квалифицированного свидетельства на момент подписания соответствующего документа».

Статья 17

Часть 2.1, Федерального закона о документообороте, дополнить следующим текстом: «Операторы общегосударственных и муниципальных информационных систем, предусмотренные нормативно-правовыми актами, не имеют право требовать наличие в квалифицированном свидетельстве сведений, которые могут огранить его применение в других информационных системах».

Если ФЗ о документообороте через сеть Интернета не учитывает требования и правила для конкретной отрасли, или учреждение планирует внести отдельную деятельность, то в таком случае организация может создать собственную корпоративную информационную систему. Ведь данная система была создана для упрощения работы предприятий при заключении различных сделок. Поэтому в данной документации должны содержаться не только принципы, но и приложения, регламентирующие корпоративный электронный документооборот.

Деятельность любой фирмы сопровождается созданием внутренних актов. Вся работа с документацией формирует определенный цикл, начинающийся оформлением бумаг и завершающийся отправкой бланков на хранение. Другое его название – график. Он должен быть практичным и правильно организованным, чтобы в процессе не появлялось сложностей и промедлений. Руководителю нужно издать приказ об утверждении графика документооборота.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа об утверждении графика документооборота .docСкачать образец приказа об утверждении графика документооборота .doc

При составлении графика документооборота нужно провести подготовительную работу:

Учет всех документов, с которыми придется работать специалистам отдела.
Планирование сроков обработки бумаг.
Планирование сроков рассмотрения документации.
Распределение потока бумаг таким образом, чтобы при максимальной нагрузке соблюдались сроки обработки.

При составлении графика документооборота нужно учесть, что целью является своевременное рассмотрение бумаг. Если график будет сформирован неверно, то есть высокий риск нарушения сроков при обработке документов. А это влечет за собой следующие проблемы:

Ответственность перед сотрудниками за несвоевременное оформление бумаг о зарплате.
Ответственность перед государством за нарушение сроков подачи налоговой отчетности.
Конфликты с контрагентами за несвоевременную оплату по договорам.

Сотрудник, составляющий график, несет ответственность за стабильную работу фирмы в целом.

ООО «Скрепка»

Приказ №44

г. Москва

19.02.2021 года

Об утверждении графика документооборота

Для обеспечения стабильной работы организации и рациональной организации документооборота

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить график документооборота на основании приложения №1.
2. Всем ответственным сотрудникам подавать первичную документацию в бухгалтерский отдел на основании утвержденного графика.
3. Полученные от контрагентов договоры направлять в бухгалтерию в сроки, зафиксированные в графике.
4. Контроль за исполнением графика возложить на главбуха Иванову П.О.

Гендиректор (подпись) Сибуров Р.О.

С приказом ознакомлены:

Иванова П.О. (подпись)

Существующее законодательство не обязывает руководителей предприятий принимать данный нормативный акт. Тем не менее, он имеет важный практический характер, поскольку позволяет оптимизировать и упорядочить алгоритм работы с документами в организации. Обычно разработка этого документа состоит из нескольких этапов:

Сбор и анализ информации – производится на основе опроса руководителей подразделений, а также нормативно-методической документации.
Подготовка текста.
Согласование с заинтересованными сотрудниками – фиксируется путем составления листа согласования.
Утверждение.
Ввод в действие.

Инструкция по делопроизводству наделяется юридической силой после издания приказа о ее утверждении.

Законодательная база Российской Федерации

Помітили помилку? Виділіть її та натисніть ctrlenter, щоб повідомити нас про це і безкоштовно отримуйте на пошту електронні версії свіжих статей, новини і акції нові правила діловодства організація документообігу та виконання документів нові правила діловодства у державних органах і органах місцевого самоврядування використання будь-яких матеріалів, розміщених на сайті, дозволяється за умови посилання на портал buhgalter. График документооборота оформляется в виде схемы или перечня работ по созданию, проверки и обработки документом, выполняющиеся каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями. Среди новшеств обязательный вводный инструктаж недавно принятых на работу сотрудников и проведение учений по го.

Кстати, график документооборота это часть системы внутреннего контроля, и каждая организация должна наладить внутренний контроль хозяйственной деятельности. Суммарное количество входящих документов и созданных организацией за определенный период (месяц, квартал, год) составляет. Существенным пунктом такого положения является распределение полномочий между сотрудниками по ведению отчетности на местах, и сбору информации или в специальный отдел или старшему по делопроизводству, обычно к главному бухгалтеру предприятия. Положение о документообороте как документ может быть создано на самом предприятии с учетом специфики трудовой деятельности, руководствуясь инструкцией от г.

Доверенность на получение выписки из банка
Образец заполнения анкеты форма 4 для допуска к гостайне
Представление на учителя на соответствие занимаемой должности образец
Акт порчи имущества при затоплении образец
442 постановление правительства рф об электроэнергетике

посреди новшеств неотклонимый вводный инструктаж не так давно принятых на работу служащих и проведение учений по го. Количественному учету подлежат все без исключения документы поступившие (в том числе нерегистрируемые), отправляемые и внутренние. График документооборота является одним из частей системы внутреннего контроля п. Просто в данном случае все характеристики в отчетности будут нулевые.

веб-сайт представляет верно структурированную, направленную на определенную тематику информацию для директоров и управляющих компаний, бухгалтеров, юристов, банкиров, программистов. Приказы о наложении взысканий на работников приказы (распоряжения) о.

Львиная толика документов первичка, которая непременно должна пройти через бухгалтерию. Если да, то используйте 2-ой эталон в случае необходимости можно дополнительно добавить в приказ поручения, сроки, определенных исполнителей.

В целях формирования сезонной коллекции обуви весна-лето-2002 и в согласовании с методикой проведения рекламных исследовательских работ, утвержденной генеральным директором г. Для управляющего принципиально организовать на предприятии. Контроль за исполнением приказа возлагается на заместителя генерального директора общества баринова о. Вающим деятельность компаний различных форм принадлежности и.

аннотация по делопроизводству обычно действует в организации в течение долгого периода времени (хоть несколько лет). истинное положение о документообороте создано и утверждено для внедрения в (дальше — положение (. Документооборот это движение служебных документов в учреждении от даты. При этом на документе делается отметка о снятии с контроля. Не забудьте раздельно указать в графике сроки передачи документов по командировкам. к примеру, должностная аннотация кладовщика после внесения конфигураций может смотреться так (конфигурации выделены курсивом).

Трудовая функция каждого сотрудника содержится в его трудовом договоре. На вопрос детализации трудовой функции, должностных обязанностей и прав, пределов ответственности существуют два взгляда:.

Персонал и руководство коммерческих организаций, как правило, к данному вопросу подходят намного проще:.

В бюджетных организациях или в компаниях с присутствием государственного капитала – все намного более формализовано.

Приказ об утверждении должностных инструкций в ДОУ выглядит примерно следующим образом:. Трудовая функция воспитателя или нянечки в садике стабильна уже на протяжении многих лет, однако и здесь периодически возникает необходимость внесения изменений.

Распоряжение в данном случае будет выглядеть следующим образом:. Приказ об утверждении должностных инструкций в школе аналогичен детсадовскому, с разницей в наименовании учебных заведений. Четко определенных требований к формулировкам такого вида распоряжения в трудовом законодательстве не существует, однако он должен содержать:.

Приказ о введении инструкций в организации считается нормативным актом, по которому с работника можно спросить за качество и объем выполняемой работы, снизить или увеличить размер премиального вознаграждения.

Отдельными ведомственными приказами утверждены типовые документы, которые можно использовать при подготовке распоряжений на местах.

Среди обязанностей большинства кадровых специалистов — не только забота о персонале и корректное ведение кадровой документации, но и сдача отчетности.

Регулярно возникают вопросы, какие конкретно отчеты нужно делать специалисту отдела кадров. Чтобы ни один отчет не упустить, предлагаем воспользоваться разработанным нами календарем. Он подскажет, какие отчеты сдает кадровик и куда, а также поможет правильно их заполнить. Скачайте календарь кадровика себе на рабочий стол.

Курс государства на цифровизацию затрагивает многие сферы. Перевод кадровых документов в электронный вид — уже вопрос времени. Перемены коснутся не только трудовых книжек и трудовых договоров, но и в целом всего юридически значимого документооборота.

Мнение администрации форума может не совпадать с мнением участников форума. Администрация форума не несет ответственности за сообщения, размещаемые участниками форума. Работа чата временно приостановлена! Успейте заказать!

Образец положения о кадровом документообороте компании. Приказ руководителя Компании о приеме на работу объявляется .. директор вправе утвердить Правила внутреннего трудового распорядка.

Персонал и руководство коммерческих организаций, как правило, к данному вопросу подходят намного проще:.

В бюджетных организациях или в компаниях с присутствием государственного капитала – все намного более формализовано. Приказ об утверждении должностных инструкций в ДОУ выглядит примерно следующим образом:.

В положении отражены следующие моменты: — прием на работу; — испытательный срок; -оформление приема на работу; — личное дело работника; — персональные данные; — регистрация трудовых договоров; — изменения трудового договора; — служебные командировки; — табельный учет; — график отпусков; — листок временной нетрудоспособности; — полисы обязательного медицинского страхования; — должностные инструкции; — правила внутреннего трудового распорядка; — увольнение работника;.

рассматриваемого локального нормативного акта регулирует статья 8 ТК РФ. В ней сказано, что принимать такие нормы могут любые работодатели, кроме физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями.

Локальные нормативные акты должны соответствовать положениям Трудового кодекса и не могут ухудшать положение работника. Существующее законодательство не обязывает руководителей предприятий принимать данный нормативный акт.

Тем не менее, он имеет важный практический характер, поскольку позволяет оптимизировать и упорядочить алгоритм работы с документами в организации.

Понятно, что деятельность любой организации следует регламентировать. Все факты хозяйственной деятельности должны быть документально подтверждены. Без правильно организованного документооборота деятельность компании затруднительна.

Более того — такой подход опасен! Документы, подтверждающие факты хозяйственной жизни, требуют на проверках контролирующие органы — трудовая инспекция, налоговая инспекция и т.

Поэтому приказом по предприятию нужно утвердить порядок организации документооборота.

Образец приказа об утверждении графика документооборота и пример заполнения. Например, порядок и сроки предоставления кадровой службой документов в бухгалтерию, сроки Положение о юридическом отделе банка.

Утверждение положения о служебных командировках: нужен ли приказ. Положение о служебных командировках не относится к обязательной локальной документации, по этой причине оно может в принципе отсутствовать в организации.

В связи с этим не урегулирован на законодательном уровне и порядок утверждения и введения в действие такого положения.

Выбор способа утверждения осуществляется в соответствии с требованиями локальной документации и правилами документооборота на предприятии.

Сбор и анализ информации – производится на основе опроса руководителей подразделений, а также нормативно-методической документации.
Подготовка текста.
Согласование с заинтересованными сотрудниками – фиксируется путем составления листа согласования.
Утверждение.
Ввод в действие.

Инструкция по делопроизводству наделяется юридической силой после издания приказа о ее утверждении.

Существенным пунктом такого положения является распределение полномочий между сотрудниками по ведению отчетности на местах, и сбору информации или в специальный отдел или старшему по делопроизводству, обычно к главному бухгалтеру предприятия.

Положение о документообороте как документ может быть создано на самом предприятии с учетом специфики трудовой деятельности, руководствуясь инструкцией от г.

Доверенность на получение выписки из банка
Образец заполнения анкеты форма 4 для допуска к гостайне
Представление на учителя на соответствие занимаемой должности образец
Акт порчи имущества при затоплении образец
442 постановление правительства рф об электроэнергетике

посреди новшеств неотклонимый вводный инструктаж не так давно принятых на работу служащих и проведение учений по го.

Количественному учету подлежат все без исключения документы поступившие (в том числе нерегистрируемые), отправляемые и внутренние.

График документооборота является одним из частей системы внутреннего контроля п. Просто в данном случае все характеристики в отчетности будут нулевые.

Для управляющего принципиально организовать на предприятии. Контроль за исполнением приказа возлагается на заместителя генерального директора общества баринова о.

Вающим деятельность компаний различных форм принадлежности и.

Закон о делопроизводстве и документообороте

Основы делопроизводства и документооборота для новичков

Закон о делопроизводстве и документообороте

Делопроизводство в организации

Документооборот. Требования к оформлению документации

Закон о документообороте между организациями

ФЗ об электронном документообороте

Законодательная база Российской Федерации

Похожие записи:

Добавить комментарий Отменить ответ