Какая будет проводка из кассы выдан аванс работнику на командировку

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какая будет проводка из кассы выдан аванс работнику на командировку». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Конечно, без денег работник никуда ехать не может. Поэтому первым делом он должен получить в кассе аванс для оплаты всех затрат, в числе которых:

• стоимость билетов на проезд;
• стоимость проживания из расчета четверо суток в гостинице;
• суточные.

Поскольку никаких оправдательных документов пока, естественно, нет, то это именно выдача денег подотчет в сумме 30 000 рублей. После того как кассир выдал их на руки, бухгалтер должен сделать такую проводку:

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 50 «Касса» 30 000.

Но если деньги выданы не наличными, а перечислены на банковскую карту прямо со счета организации? Так сейчас поступают чаще всего, и проводка в этом случае будет выглядеть так:

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 51 «Расчетный счет» 30 000.

Кстати, если сотрудник уже уехал и ему не хватило денег по причине продления срока служебной поездки или возникновения непредвиденных расходов, работодатель должен перечислить ему дополнительный аванс.Ведь тратить собственные средства командированный сотрудник не должен. Проводка в этом случае не изменится.

Итак, работник находится в поездке, тратит подотчетные средства, и в этот период бухгалтер эти операции никак не учитывает. Но вот в течение трех дней по возвращению на работу Марат Кошкин должен заполнить и сдать в бухгалтерию авансовый отчет.

Как только этот документ будет сдан, нужно будет сделать много проводок.

Счет из плана счетов бухучета, на который будут отнесены затраты по служебной поездке, зависит от ее цели и направления деятельности организации.

В нашем примере ООО «Весна» занимается торговлей и Марат Кошкин направлен для продвижения товаров.

Поэтому, когда он отчитается о тратах, бухгалтер сделает следующую проводку:

Дт 44 Кт 71.

Если бы речь шла о выполнении работ по заданию заказчика, счет 71 корреспондировался бы со счетом 20, а если командированный сотрудник получил задание приобрести для фирмы имущество, то по дебету бы стоял счет 08.

Но на эти счета нужно отнести не всю сумму расходов, ведь в составе цены билетов, а также стоимости проживания содержится НДС, который необходимо учитывать отдельно.

Для отнесения налога применяется такая проводка:

Дт 19 Кт 71.

Если при этом полученный НДС нужно учесть в составе вычета, то будет совершена следующая запись:

Дт 68 «Расчеты по НДС» Кт 19.

Следует помнить, что на дебет соответствующего счета относятся все расходы, включая суточные. Если работник отчитался за сумму денег большую, чем ему была выдана подотчет, то ему необходимо возместить разницу. Если было выдано из кассы на командировочные расходы, проводка выглядит так:

Дт 71 Кт 50.

Разницы между учетом возврата командировочных расходов и записью о выданном авансе нет никакой, потому что нужно перекрыть именно расчеты с подотчетными лицами. Если использовался для перечисления безналичный вариант, то корреспондироваться счет 71 будет с кредитом 51.

Суточные За каждый день нахождения в командировке командированному работнику обязаны выплатить суточные. При этом выплата суточных производится также и за выходные и праздничные дни, время в пути, период нетрудоспособности в командировке (абз. 3 п. 11, п. 25 Положения).

Работник не ограничен в том, как тратить суточные, отчитываться за эти расходы не надо.
Законодательством не установлен размер суточных, организация самостоятельно определяет их в локальном акте. Для целей налогообложения (п. 3 ст.

217 НК РФ) установлены предельные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ:

• 700 рублей в день при командировках по России;
• 2500 рублей в день при командировках за границу.

До конца 2016 года страховые взносы на командировочные расходы не начисляются, в том числе и на суточные в любом размере, определённом в локальном акте.

Внимание После утверждения документа бухгалтерия формирует проводки по списанию подотчетных средств и проводит окончательный расчет с подотчетным лицом.

Если аванс, полученный сотрудником, использован не полностью, то остаток сдается им в кассу предприятия.

И, наоборот, перерасходованная сумма должна быть выплачена сотруднику бухгалтерией.

Как отразить расходы на командировку в учете

Важно В избранноеОтправить на почту Выдано в подотчет на командировочные расходы — проводка по такой операции зависит от способа выдачи денежных средств: наличными, безналичным расчетом, перечислением на карту или выдачей денежных документов.

Рассмотрим каждый из этих способов подробнее.

Выдача в подотчет из кассы Перечислены командировочные на личную карту Использование специального карточного счета Выданы командировочные денежными документами Как списание командировочных расходов с подотчетных лиц учитывается на счетах Итоги Выдача в подотчет из кассы Наиболее распространенный в недалеком прошлом способ выдачи денег командированному лицу — выдача наличных денежных средств из кассы. Деньги выдаются путем составления расходного кассового ордера на основании заявления сотрудника, утвержденного руководителем.

Первый позволит отчитаться сотруднику по произведенным в связи с командировкой расходам, при этом к заполненному авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие затраты командируемого.

Второй документ позволит подтвердить нахождение работника по месту назначения, так как содержит подписи и печати тех организаций, в которых командируемый побывал.

Ответственно подойдите к оформлению командировочных документов, особенно последних двух, ведь именно они помогут принять к учету произведенные затраты и учесть их при расчете налога на прибыль.

На период командировки за работником сохранятся средний заработок — как рассчитать оплату командировочных дней.

Сейчас бератор «Практическая энциклопедия бухгалтера» вы можете купить на 9 месяцев всего за 10 980 рублей вместо 16 980 рублей. То есть вы получите скидку 6 000 рублей и доступ к бератору на 3 месяца в подарок.

У вас будет:

• Бератор
  «Практическая энциклопедия бухгалтера»
• Материалы электронного журнала
  «Нормативные акты для бухгалтера»
• Материалы электронного журнала
  «Практическая бухгалтерия»
• Онлайн-сервисы «Учетная политика» и «Алгоритмы для бухгалтера»

Просто заполните форму, и мы вышлем вам на почту письмо с льготным счетом.

• Правильно рассчитать налоги, без пеней и штрафов.
• Без ошибок заполнить документы и отчеты.
• Оптимизировать свой бухучет и сэкономить на налогах.
• Сократить время работы с бухгалтерской рутиной.
• Уверенно действовать при проверках и в судах.

При выдаче средств на командировку в иностранной валюте бухгалтеру следует:

• оприходовать наличную иностранную валюту, полученную в банке, по официальному курсу на день оприходования;
• выдать иностранную валюту работнику по официальному курсу на день выдачи;
• отразить расходы командированного лица по официальному курсу на день выдачи аванса;
• в случае перерасхода – скорректировать (увеличить или уменьшить) сумму перерасхода подотчетного лица исходя из официального курса иностранной валюты, действующего на день его оплаты.

Если при оплате командировочных расходов на территории иностранного государства работник рассчитывался своей рублевой картой, то пересчитывать истраченную сумму в иностранной валюте в рубли следует по курсу обмена, который действовал на момент проведения платежа. Этот курс можно подтвердить справкой о движении денежных средств на счете работника, заверенной банком.

Если такой справки нет, и сотрудник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту, пересчет следует делать по официальному курсу, установленному Банком России на дату выдачи работнику подотчетной суммы в рублях (письмо Минфина России от 21 января 2016 г. № 03-03-06/1/2059).

А датой осуществления командировочных расходов в обоих случаях будет дата утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Если работнику выдали аванс на командировочные расходы в иностранной валюте, то его задолженность пересчитывается в рубли на дату выдачи аванса и дальнейший пересчет этих средств не производится (п.10 ПБУ 3/2006). То есть когда работник отчитается, то сумма расходов, выраженная в иностранной валюте, будет пересчитана в рубли по курсу на дату выдачи аванса. Курсовые разницы могут возникнуть только в случае оплаты перерасхода.

Если на дату утверждения авансового отчета (дату составления отчетности) курс валюты оказался выше, чем на дату оплаты перерасхода, то в учете возникает положительная курсовая разница.

Сумму положительной курсовой разницы отнесите в кредит субсчета 91-1:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 91-1

– отражена положительная курсовая разница.

Если на дату утверждения авансового отчета (дату составления отчетности) курс валюты оказался ниже, чем на дату оплаты перерасхода, то в учете возникает отрицательная курсовая разница.

Сумму отрицательной курсовой разницы отнесите в дебет субсчета 91-2:

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 71

– отражена отрицательная курсовая разница.

Обратите внимание: в налоговом учете расходы в иностранной валюте пересчитывают в рубли по курсу, установленному на дату признания расхода (п. 5 ст. 252, п. 10 ст. 272 НК РФ). То есть курсовые разницы возникнут и на дату представления авансового отчета, и на дату оплаты перерасхода. Поэтому в бухгалтерском учете организации будет отражена постоянная разница и соответствующее ей постоянное налоговое обязательство или актив.

Пример. Как отразить в учете расходы на командировку в инвалюте

Работник основного производства ООО «Пассив» А.Н. Сомов был направлен в служебную командировку в Швецию на 10 дней. Согласно приказу руководителя «Пассива» при командировках в Швецию суточные выдаются в пределах 60 долл. США в сутки. Расходы Сомова по найму жилого помещения составили 2400 долл. США, а расходы на оплату проездных документов – 49 200 руб. Сомову выдан аванс на командировочные расходы в сумме:

• 2500 долл. США – на оплату жилья и суточных;
• 49 200 руб. – на оплату проездных документов.

Ситуация 1

Официальный курс доллара США составил:

• на дату выдачи валюты из кассы подотчетному лицу и на дату утверждения авансового отчета – 30 руб./USD;
• на дату снятия наличной валюты с валютного счета и оплаты перерасхода – 28 руб./USD.

Бухгалтер «Пассива» должен сделать записи:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50-1

– 49 200 руб. – выданы Сомову рубли из кассы;

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50-1

– 75 000 руб. (2500 USD × 30 руб./USD) – выдана Сомову наличная иностранная валюта из кассы;

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 71

– 49 200 руб. – списаны расходы Сомова на проезд;

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 71

– 18 000 руб. (60 USD × 10 дн. × 30 руб./USD) – отражены расходы по выплате Сомову суточных;

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 71

– 72 000 руб. (2400 USD × 30 руб./USD) – отражены расходы Сомова по найму жилого помещения;

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50-1

– 14 000 руб. (500 USD × 28 руб./USD) – выданы из кассы денежные средства в счет оплаты перерасхода;

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 91-1

– 1000 руб. ((30 руб./USD – 28 руб./USD) × 500 USD) – отражена положительная курсовая разница.

Ситуация 2

Официальный курс доллара США составил:

• на дату выдачи валюты из кассы подотчетному лицу и на дату утверждения авансового отчета – 28 руб./USD;
• на дату снятия наличной валюты с валютного счета и оплаты перерасхода – 30 руб./USD.

Бухгалтер «Пассива» должен сделать записи:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50-1

1. Заявление на выдачу аванса на командировочные расходы

2. Заявление на выдачу подотчета от директора

3. Заявление на выдачу аванса на карту

4. Выдача командировочных расходов из кассы

5. Проводки по авансу на командировочные расходы

6. Командировка без аванса

Итак, идем по порядку. Если у вас нет времени читать длинную статью, посмотрите короткое видео ниже, из которого вы узнаете все самое важное по теме статьи.

Итак, если работник собрался в командировку, то ему необходимо выдать денежные средства. Но просто так взять деньги и отдать их работнику не получится.

Первый шаг, который нужно сделать, и о котором нам говорит п.6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014г. №3210-У, это написание заявления. Поскольку выдача денег на командировку производится с составлением расходного кассового ордера (РКО), а он оформляется только согласно заявлению, на его основании.

Типовой формы такого заявления нет, Указание лишь сообщает нам о том, что в нем обязательно должно присутствовать:

• сумма наличных денег;
• срок выдачи наличных денег;
• подпись руководителя;
• дата.

Заявление пишется как обычно, на имя директора или лица, которому делегировано принимать решения на выдачу денежных средств под отчет. Также в заявлении обязательно указывается, на какие цели деньги должны быть выданы. Для обоснования суммы могут приводиться и расчеты.

Как может быть заполнено заявление на выдачу аванса на командировочные расходы, можно видеть на примере ниже.

Директору ООО «Альбатрос»

Ястребову Я.Я.

от инженера Орлова О.О.

Заявление о выдаче денег под отчет

Прошу выдать под отчет наличные денежные средства в размере 10 000 (десять тысяч) рублей на командировочные расходы на срок 7 (семь) календарных дней.

27.06.2016 Орлов Орлов О.О.

Состояние расчетов с работником по ранее выданным суммам:

Задолженность работника по ранее выданным подотчетным суммам отсутствует.

Бухгалтер Карасева Карасева К.К.

Выдачу разрешаю:

Директор Ястребов Ястребов Я.Я.

28.06.2016

Перед тем как руководитель подпишет заявление, надо определиться, существует ли за работником задолженность по предыдущим подотчетным суммам. Если да, то заявление принимать нельзя. Прежде работник должен погасить задолженность по предыдущему авансу.

В связи с этим на листке с заявлением уместно предусмотреть визу работника бухгалтерии, который поставит отметку о наличии или отсутствии задолженности работника по предыдущим авансам.

После того как заявление получило визу от бухгалтерии, руководитель может его подписать.

В командировки ездят не только рядовые работники организации, но и сам директор. Никаких исключений для него Указание не делает, из чего можно сделать вывод, что и для него написание заявления – процедура обязательная.

Тогда получается, что он сам пишет и сам подписывает? Потому что в Указании также сказано, что в заявлении подпись руководителя должна быть. В таких ситуациях было бы логичнее составить приказ, но его составление Указанием не предусмотрено, а написано прямо – заявление.

Поэтому заявление на выдачу подотчета от директора необходимо, он его и пишет, и подписывает. Может это и выглядит странно, но ошибкой точно не является. И к тому же формулировки в заявлении можно немного подправить и оно уже будет выглядеть гораздо логичнее. Пример ниже.

В ООО «Альбатрос»

от директора Ястребова Я.Я.

Заявление о выдаче денег под отчет

Необходимо выдать под отчет наличные денежные средства в размере 10 000 (десять тысяч) рублей на командировочные расходы на срок 7 (семь) календарных дней.

директор Орлов Орлов О.О.

26.06.2016

Состояние расчетов с работником по ранее выданным суммам:

Задолженность работника по ранее выданным подотчетным суммам отсутствует.

Бухгалтер Карасева Карасева К.К.

Проще обстоят дела в крупных компаниях, где сам генеральный директор заявление на подотчет не подписывает, а полномочия по этому вопросу делегированы другому сотруднику, например, финансовому директору. Поэтому в такой ситуации гендиректор будет заявление писать, а финдиректор подписывать.

Помните, что заявление – обязательный документ. Если происходит выдача денег на командировку без него, то существует риск назначения штрафа до 50 тыс. руб. по ст. 15.1 КоАП.

Итак, заявление вы составили. Следующий шаг – непосредственно выдача денег на командировку из кассы. На основании заявления бухгалтер оформляет и подписывает расходный кассовый ордер по форме КО-2 (утверждена постановлением Госкомстата от 18.08.98г. №88).

В РКО также есть поле для подписи руководителя. Но если на заявлении руководитель уже расписался и выдача разрешена, то на РКО его подпись не обязательна. Но для порядка можно поставить и ее.

Порядок действий при выдаче детально прописан в п.6.1-6.3 Указания.

Денежные средства выдаются или лично командированному работнику, или другому лицу по доверенности, по предъявлению паспорта. Доверенность на разовую выдачу прикладывается к РКО. Доверенность на несколько выдач, то к РКО прикладывается заверенная копия, а оригинал хранится у кассира.

Данные паспорта лица, получившего деньги указываются в РКО. Даже если получатель – сам работник, данные паспорта все равно должны быть указаны.

После того как получатель идентифицирован, порядок действий следующий:

1. Кассир готовит нужную сумму денег.
2. Получатель расписывается в РКО и указывает сумму прописью, если она не напечатана.
3. Кассир пересчитывает деньги еще раз на виду у получателя и передает их.
4. При необходимости получатель сам на виду у кассира пересчитывает деньги
5. Кассир подписывает РКО.

Далее операция по выдаче отражается в кассовой книге.

Выдано в подотчет на командировочные расходы — проводка

Для подтверждения расходов используются все финансовые документы, которые есть на руках у сотрудника и подтверждают его траты в связи с командировкой, предусмотренные законом или согласованные с руководством.

Например, если работник был направлен на отраслевую выставку, он может приобрести там интересующие компанию образцы продукции — как в рамках служебного задания, так и по собственной инициативе, предварительно согласовав этот момент и бюджет затрат с начальством. Логично, что и эти его расходы должны быть возмещены.

В качестве таких документов используются:

• билеты;
• распечатанные бланки электронных билетов (маршрут-квитанций);
• посадочные талоны, прилагаемые к маршрут-квитанции электронного билета на самолёт;
• товарные чеки;
• бланки строгой отчётности;
• командировочное удостоверение, если в организации принято выписывать такие документы;
• отчёт о выполнении служебного задания, если его оформление практикуется в компании.

Суточные отдельному документальному подтверждению не подлежат, а даты поездки, на основании которых рассчитывается этот вид командировочных расходов, в 2018 году подтверждаются билетами или, если работник добирался в пункт назначения и обратно на служебном или личном транспорте, путевыми (маршрутными) листами. Но если в самой компании принято оформлять командировочное удостоверение, ставшее с 2017 года необязательным, и этот порядок закреплён в её локальном акте, дни командировки считаются на основании сделанных в нём отметок, а само оно прилагается к авансовому отчёту наряду с другими документами.

В случае с заграничной командировкой прилагаются документы и по расходам, подлежащим подтверждению в связи со спецификой таких поездок, а значит и подтверждающие их документы:

• квитанция об оплате госпошлины за изготовление загранпаспорта, если у сотрудника его изначально не было и ему пришлось оформить его в связи с предстоящей загранкомандировкой;
• подтверждение оплаты услуг визового центра;
• квитанции или иные подтверждения оплаты консульских и визовых сборов, в том числе и в иностранной валюте (порядок оформления таких документов определяется политикой консульства конкретной страны — средства могут приниматься и подтверждаться в рублях, евро или иной валюте, например, долларах США);
• копии первой страницы загранпаспорта и страниц с отметками о пересечении границ.

Если работник имеет второе гражданство, дающее ему право на безвизовый въезд в другие страны (например, является не только россиянином, но и одновременно гражданином Литвы, Республики Молдова или Украины, имеющим право на безвизовый въезд в Евросоюз), к отчёту он прилагает копии всех загранпаспортов, использованных в поездке. Ведь из РФ он согласно закону должен выезжать по российскому загранпаспорту.

В правоотношениях с Россией её граждане признаются только россиянами, сколько бы ещё паспортов у них ни было, за исключением стран, с которыми у России заключены соглашения о двойном гражданстве, но с государствами Евросоюза и теми, граждане которых имеют право безвизового въезда в ЕС, у РФ таких нет. А вот в другие страны имеет полное право въезжать по тому паспорту, который ему удобнее. А при таком раскладе это выгоднее и работодателю, поскольку отпадает необходимость компенсировать траты на визу. Иностранный паспорт при этом должен иметь нотариально заверенный перевод на русский язык.

Дата пересечения границы имеет значение при расчёте суточных. Ведь их размер в поездках по России и за границей чаще всего отличается. При этом по пути туда суточные по норме для другой страны считаются со дня въезда в неё, а на обратном пути со дня въезда в РФ — по внутрироссийской ставке. Например, если работник командирован в Германию и добирался туда и обратно самолётом, пересекая границы в день вылета, суточные с первого до предпоследнего дня командировки ему полагаются по ставке для Германии, а за день приезда — по российской.

Для проведения командировочных расходов по бухгалтерии используются такие счета:

• 71 — расчёты с подотчётными лицами (из разряда Активно-Пассивных счетов), аванс отражается по дебету, расходы — по кредиту;
• 70 — расчёты с персоналом по оплате труда;
• 51 — расчётный счёт;
• 50 — касса;
• 94 — недостачи и потери предприятия.

В зависимости от характера операций используются такие проводки:

• При выдаче аванса:
  • Дебет 71 — Кредит 50 — сотруднику выдан аванс наличными из кассы, бухгалтер оформил расчётно-кассовый ордер (РКО), сотрудник его подписал.
  • Дебет 71 — кредит 51: аванс перевели со счёта фирмы на счёт работника. Подтверждением выдачи аванса служит банковская платёжка.
• Для закрытия выданных работнику сумм по возвращении работника из командировки:
  • Дебет 10 — Кредит 71 — покупка материалов (если они приобретались во время командировки).
  • Дебет 41 — Кредит 71 — покупка товаров.
  • Дебет 20 — Кредит 71, Дебет 26 — Кредит 71, Дебет 24 — Кредит 71 — торговая или производственная деятельность предприятия.
• Для расчётов при недоиспользовании или перерасходе аванса:
  • Дебет 50 — Кредит 71 — сотрудник израсходовал аванс не полностью, остаток вернул в кассу наличными.
  • Дебет 51 — Кредит 71 — аванс израсходован не полностью, остаток работник перечислил на расчётный счёт.
  • Дебет 71 — Кредит 50 — сумма перерасхода возвращена работнику наличными из кассы, оформлен расходный кассовый ордер.
  • Дебет 71 — Кредит 51 — сумма перерасхода перечислена с расчётного счёта предприятия на расчётный счёт работника.
  • Дебет 94 — Кредит 71 — аванс в части, за которую работник не отчитался (например, потому что потерял подтверждающие документы), или в сумме не утверждённых работодателем расходов, списывается с недостачи компании.
  • Дебет 70 — Кредит 94 — часть аванса, подлежащая возврату, подлежит удержанию из зарплаты работника.

Счет 50 «Касса» — счет активный, поэтому поступление денежных средств в кассу организации отражается по дебету этого счета.

Наиболее простая операция по кассе – это снятие наличных денежных средств по чеку с расчетного счета. Данная операция формирует одновременно проводку по кассе и расчетному счету. Так, если получено в кассу с расчетного счета, проводка по счету 50 будет следующая:

Дебет счета 50 – Кредит счета 51 «Расчетные счета»

Учет денежных средств (проводки поступления) по наиболее типичным ситуациям:

• возврат в кассу аванса, выданного ранее поставщику:

Дебет счета 50 – Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

• поступление наличных денежных средств от покупателей:

Дебет счета 50 – Кредит счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»

Проводка по кассе на розничную выручку или, что то же самое — оприходование выручки в кассу (проводка), может быть и напрямую со счетом 90 «Продажи», ведь вести учет расчетов с розничными покупателями на счете 62 нет необходимости, т.к. оплата и отгрузка производится одновременно:

Дебет счета 50 – Кредит счета 90

• получен заем наличными в кассу:

Дебет счета 50 – Кредит счета 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам», 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам»

• если возвращен в кассу остаток подотчетной суммы, проводка будет следующая:

Дебет счета 50 – Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

• возмещение материального ущерба работником организации:

Дебет счета 50 – Кредит счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

• внесены средства учредителей в счета вклада в уставный капитал:

Дебет счета 50 – Кредит счета 75 «Расчеты с учредителями»

• выявлены излишки по кассе в результате инвентаризации:

Дебет счета 50 – Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы»

Командированному сотруднику можно выдать открытую на его имя корпоративную банковскую карту — дебетовую или кредитную.

Дт 55 «Специальный счет в банке» Кт 51 — перечисление средств с расчетного на специальный счет.

Если карточный счет открыт в валюте, то перечисление происходит с валютного счета: Дт 55 Кт 52.

К счету 55 рекомендуется открыть субсчета для учета расчетов в рублях и для учета в валюте.

По мере расходования средств по дебетовой карте следует отразить движение денег проводкой Дт 71 Кт 55 — использованы (сняты) деньги на командировочные расходы.

Если используется кредитная карта, открытая на основании банковского кредитного договора, то зачисление денег согласно кредитной линии на карточный счет отражаем так: Дт 55 Кт 66 (67)

Также по мере того, как расходуются средства с кредитной карты, делаем бухгалтерскую проводку Дт 71 Кт 55.

Начисленные банком проценты за использование кредитных средств отражаем записью Дт 91-2 Кт 66 (67)

Командированному сотруднику могут выдаваться дорожные чеки. Дорожный чек — это обязательство эмитента по выплате суммы чека его владельцу. Учет дорожных чеков ведется на счете 50-3 «Денежные документы». В бухучете необходимо сделать следующие записи:

• Дт 50-3 Кт 60 (76) — приобретение дорожных чеков;
• Дт 71 Кт 50-3 — выданы дорожные чеки.

К сожалению, на территории РФ использование дорожных чеков не распространено. Их можно лишь обменять на деньги, но и то не во всех финансовых учреждениях. Поэтому такой вид финансового документа удобнее всего использовать при поездках в зарубежные командировки. Применение дорожных чеков в качестве средства платежа имеет свои преимущества — как в простоте, так и в безопасности их использования.

Организация может приобрести и выдать командированному сотруднику проездные документы. Учет проездных документов ведется аналогично учету денежных чеков на счете 50-3.

Подотчетники не всегда успевают в установленный срок отчитываться за те суммы, что получили авансом и предоставить товарные чеки. Чтобы опозданий было как можно меньше, в организации могут принять решение оформлять деньги денежные средства на подотчет на долгий срок. Например, на год, или полгода. Законно ли это? А был ли подотчет ?

Да, нужно. Но только если эти средства выданы для расчетов по договорам организации или предпринимателя. Потому, что, когда подотчетными наличными сотрудник оплачивает от своего имени оказанные лично ему услуги, лимит расчетов не применяют. Такой подход применяют, например, к тратам в командировке. Например, на наличные расходы сотрудника по оплате мини-бара в гостинице или химчистки за счет организации лимит не действует.

\r\n\r\n

Удержания из заработной платы и иных доходов работника делятся на группы:

\r\n\r\n

\r\n\t
• обязательные — производимые в соответствии с действующим законодательством;

\r\n\t

• производимые по инициативе работодателя в случаях, установленных законодательством о труде.

\r\n

\r\n\r\n

Исключением является наличность, принятая от граждан в качестве платежей в пользу иных лиц (например, при комиссионной торговле, при получении оплаты по договору поручения за услуги в пользу операторов мобильной связи). Такие средства в полной сумме нужно сдать в банк. Это следует из положений пункта 2 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У.

При выдаче аванса нужно соблюсти следующие правила:

• деньги нельзя выдать, если сотрудник не отчитался по подотчетным суммам, полученным им ранее;

• сумма аванса должна быть выдана на основании заявления сотрудника.

Такие правила установлены пунктом 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

В бухучете выдачу сотруднику аванса на командировку по России отразите проводкой:

Дебет 71 Кредит 50

– выданы под отчет деньги командированному сотруднику.

При выдаче наличных денег из кассы составьте расходный кассовый ордер по форме № КО-2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Пример отражения в бухучете операции по выдаче аванса сотруднику, направленному в командировку по России

ЗАО «Альфа» направило менеджера А.С. Кондратьева в командировку в г. Новосибирск. Срок командировки – с 15 по 18 января. Задолженности по ранее выданным авансам у Кондратьева нет.

14 января сотрудник получил из кассы деньги в сумме 15 000 руб.

Бухгалтер оформил эту операцию расходным кассовым ордером и сделал в учете проводку:

Дебет 71 Кредит 50
– 15 000 руб. – выдан Кондратьеву аванс на оплату командировочных расходов.

Вместо наличных денег (или в дополнение к ним) сотруднику для командировки по России можно выдать корпоративную пластиковую карту или дорожные чеки.

Дорожные чеки являются денежными документами. В бухучете их поступление отразите на субсчете 50-3 «Денежные документы» (Инструкция к плану счетов). При покупке дорожных чеков в учете сделайте запись:

Дебет 50-3 Кредит 76

– приобретены дорожные чеки для оплаты командировочных расходов.

Аванс на загранкомандировку можно выдать в рублях или валюте. Для того чтобы получить наличную валюту, организация может:

– снять деньги со своего валютного счета;

– купить валюту в обслуживающем банке;

– выдать сотруднику деньги для покупки валюты в банке.

Аванс можно выдать и в безналичном порядке, оформив сотруднику пластиковую банковскую карту.

Ситуация: можно ли выдать из кассы аванс на загранкомандировку в валюте?

Однозначного ответа на этот вопрос в законодательстве нет.

Валютным законодательством разрешены расчеты в валюте, связанные с загранкомандировкой (п. 9 ч. 1 ст. 9 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ). Однако нигде не сказано, что расчеты в валюте можно осуществлять через кассу. Более того, в части 2 статьи 14 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ говорится, что организации-резиденты могут осуществлять расчеты в валюте только через банковские счета. Поэтому при проверке службы, контролирующие проведение валютных операций (например, Росфиннадзор), могут квалифицировать выдачу валютного аванса из кассы как нарушение валютного законодательства (ч. 1 ст. 15.25 КоАП РФ).

Банк России в письме от 30 июля 2007 г. № 36-3/1381 высказал мнение о том, что выдача валютного аванса на загранкомандировки из кассы не противоречит валютному законодательству (п. 9 ч. 1 ст. 9 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ). Однако в письме от 31 августа 2007 г. № 12-1-5/1970 Банк России изложил противоположную точку зрения. Поскольку операции с валютой должны проводиться через банковские счета, выдача наличной валюты в качестве аванса на загранкомандировку не соответствует законодательству (ч. 3 ст. 14 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ). Этот вывод был сделан в отношении иностранного представительства, но его можно распространить и на российские организации. Связано это с тем, что положения части 3 статьи 14 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ действуют как в отношении выплат, произведенных организациями-нерезидентами, так и организациями-резидентами.

ВАС РФ по этой проблеме занял позицию организаций (постановление Президиума ВАС РФ от 18 марта 2008 г. № 10840/07). Суд указал, что выдачу сотруднику наличной валюты в качестве аванса на загранкомандировку нельзя квалифицировать как нарушение валютного законодательства. Это связано с тем, что порядок осуществления валютных операций по выдаче наличной валюты для оплаты командировочных расходов законодательством не установлен. А значит, такие операции можно проводить без ограничений (абз. 2 ч. 2 ст. 5 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ).

Не отрицается возможность выдавать валютный аванс на командировку и Правительством РФ (п. 16 Положения, утвержденного постановлением от 13 октября 2008 г. № 749).

Командированный сотрудник вернулся, предоставил документы бухгалтеру. Как вести учет командировочных расходов в 2018 году и как правильно отразить хозяйственную операцию в бухучете — расскажем далее.

Как отразить аванс на командировку

Допустим, сотрудник обратился в кассу учреждения для получения денежных средств на командировку. На руках у сотрудника записка-расчет, одобренная руководителем.

Действия кассира:

1. Проверяем распорядительный документ. Напомним, что таким документом может быть приказ руководства, заявление работника либо отдельная записка-расчет. Все документы должны быть завизированы директором.
2. Выписываем расходный кассовый ордер, если подчиненный желает получить аванс на командировку наличными деньгами. Либо составляем платежное поручение на перечисление средств на банковскую карту работника.
3. Передаем наличность работнику под подпись. Одновременно осуществляем бухгалтерскую запись: Дебет 71 Кредит 50 «выдано из кассы на командировочные расходы» — проводка.

Для бюджетников при выдаче из кассы аванса на командировку проводка будет другой: Дебет 0 208 12 560 Кредит 0 201 34 610.

При перечислении денег на расчетные счета используйте аналогичные проводки:

• для НКО — выдан аванс на командировочные расходы, проводка: Дт 70 Кт 51;
• для бюджетников — Дт 0 208 12 560 Кт 0 201 11 610.

Сотрудник, вернувшись из командировки, обязан отчитаться в течение трех рабочих дней. Он должен предоставить в бухгалтерию следующие документы:

• авансовый отчет, в котором необходимо отразить все произведенные расходы и полученные средства в виде аванса;
• командировочное удостоверение, если организация решила использовать данный бланк. Напомним, что применять данное удостоверение не обязательно;
• служебное задание с отметкой о его выполнении либо служебную записку с пояснениями обстоятельств и причин неисполнения служебного задания;
• документы, которые подтверждают произведенные затраты. Например, билеты подтверждают затраты на проезд, гостиничная квитанция — траты на проживание, чеки и акты подтверждают прочие траты, одобренные руководством компании.

Бухгалтер проверяет весь пакет документов, сверяет данные авансового отчета и подтверждающей документации, подбивает итоги. Напомним, что суточные в командировке обязательному подтверждению не подлежат. Рассчитать количество дней пребывания в поездке можно по датам из билетов либо из командировочного удостоверения.

Нередко по результатам проверки авансового отчета образуется задолженность. Например, работник был вынужден задержаться в поездке и перерасходовал средства. Или, наоборот, сотрудник сэкономил и должен вернуть неизрасходованный аванс.

Бухгалтер отражает долги по командировочным расходам, проводки для НКО.

1. Если долг за организацией, то следует перечислить сумму перерасхода на банковскую карту работника: Дт 71 Кт51, проводка для наличных расчетов: Дт 71 Кт 50.
2. Если должен остался сотрудник, отражаем возврат в кассу Дт 50 Кт 71, для удержаний из зарплаты — Дт 70 Кт71.

Бухгалтерские записи для бюджетников:

1. Выплачиваем долг работнику: Дт 0 208 12 560 Кт 0 201 34 610 (касса)/ 0 201 1 610 (расчетный счет).
2. Удерживаем долги с зарплаты сотрудника: Дт 0 302 11 830 Кт 0 304 03 730; Дт 0 304 03 830 Кт 0 208 12 660.
3. Работник возвращает долг в кассу: Дт 0 201 34 510 Кт 0 208 12 660.

Операции по учету командировочных расходов и взаиморасчетов с подотчетными лицами обычно включают в себя:

• учет командировочных расходов;
• учет расходов на проезд;
• учет расходов на проживание;
• выдачу денежных средств под отчет, проведение взаиморасчетов с подотчетным лицом, возврат неиспользованного остатка подотчетных сумм и т.д.

За каждый день нахождения в командировке (в том числе и за время нахождения в пути) сотруднику выплачиваются суточные. Днем начала командировки считаются полные календарные сутки (до 24 часов включительно), в течение которых отправляется поезд, самолет, автобус или другой транспорт из места постоянной работы командированного, а днем приезда — календарные сутки (также от 0 до 24 часов включительно), в течение которых транспортное средство прибывает назад. Если командировка длится один день, суточные не выплачиваются. Такой же порядок применяется, если командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства.

Выплата суточных освобождена и от обложения налогом на доходы физических лиц — НДФЛ в пределах нормативов: 700 рублей за каждый день нахождения в командировке внутри страны и 2500 рублей — за пределами страны. Если организация установила размер суточных свыше этих сумм, то с превышения сотруднику необходимо уплачивать НДФЛ.

Таким образом, суточные по командировке составят 5 х 700 = 3 500 руб.

ООО «Весна».

Итак, приказом руководителя в командировку из города Санкт-Петербурга в город Москву был отправлен специалист отдела продаж Марат Сергеевич Кошкин для налаживания договорных отношений с ООО «Осень». Срок командировки — 5 дней с учетом времени на дорогу.
Пока командированный сотрудник приступил к выполнению своей миссии, у бухгалтера тоже началась работа.

Конечно, без денег работник никуда ехать не может. Поэтому первым делом он должен получить в кассе аванс для оплаты всех затрат, в числе которых:

• стоимость билетов на проезд;
• стоимость проживания из расчета четверо суток в гостинице;
• суточные.

Поскольку никаких оправдательных документов пока, естественно, нет, то это именно выдача денег подотчет в сумме 30 000 рублей.

Командировочные расходы сотрудника в бухгалтерских проводках

Обязательным условием направления в командировку является выдача аванса.
Это указано в пункте 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение). В какие сроки должен быть выдан аванс, не указано. Но выдать из кассы денежные средства под отчет на командировочные расходы необходимо до выезда работника в командировку.

Бух проводки перерасход по командировке

К наиболее важным вопросам, изучить которые необходимо предварительно и максимально подробно, стоит обязательно отнести следующее:

• отражение проводками основных операций;
• в иностранной валюте;
• выдано из кассы;
• если нужно списать сумму расходов.

Не стоит допускать каких-либо ошибок в бухгалтерском учете.Например, если сотруднику требуется свершить поезду в США, командировочные должны быть выданы ему в американских долларах авансом.

Так как работник не обязан осуществлять какие-либо валютные операции, приобретать доллары в банках, обменниках.

Проводки по расходам свыше выданного аванса

Дебет

Кредит

Название операции

71

50

Выданы денежные средства под отчет

50

71

Возвращены не истраченные денежные средства предприятию в кассу

71

50

Выдана работнику сумма, потраченная им свыше выданного аванса

Командировочные расходы в зависимости от цели командировки относятся на соответствующие счета бухгалтерского учета.

Сюда относят чеки гостиниц, чеки на оплату услуг связи.

Не облагаются налогом и суточные, но здесь установлен необлагаемый максимум: 700 рублей за день в РФ и 2500 рублей для командировки за пределы РФ. Это ограничение относится и к НДФЛ, и к страховым взносам (п. 2 ст.

422 НК РФ). Исключение для такого ограничения суточных составляют взносы по соцстраху «на трав­ма­тизм» — для них необлагаемой считается вся сумма суточных, установленных в организации (Пись­мо ФСС от 17.11.2011 № 14–03–11/08–13985).

Аналогично суточным производится налогообложение НДФЛ оплаты за наём жилого помещения в случае, когда не представлены документы (не более 700 рублей за день в РФ и не более 2 500 рублей за границей).

Внимание! С 01.01.2016 в соответствии с Указаниями N 65н на подстатью 212 «Прочие выплаты» КОСГУ относятся расходы учреждения по возмещению работникам следующих затрат, связанных со служебными командировками:

— расходов на проезд к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы транспортом общего пользования (к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта), при наличии подтверждающих документов (билетов);

— расходов по найму жилых помещений;

— дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, в том числе выплаты взамен суточных членам экипажей судов загранплавания флота);

— иных расходов, произведенных работником в служебной командировке с разрешения или ведома работодателя в соответствии с коллективным договором или локальным актом работодателя.

Дополнительно по данному вопросу см. Информацию Минфина России «Сопоставительная таблица изменений в классификации операций сектора государственного управления 2015 — 2016 год».

До 1 января 2016 г.

Выдано на командировочные расходы проводка

Сотрудник, вернувшись из командировки, обязан отчитаться в течение трех рабочих дней.

Он должен предоставить в бухгалтерию следующие документы:

• авансовый отчет, в котором необходимо отразить все произведенные расходы и полученные средства в виде аванса;
• командировочное удостоверение, если организация решила использовать данный бланк. Напомним, что применять данное удостоверение не обязательно;
• служебное задание с отметкой о его выполнении либо служебную записку с пояснениями обстоятельств и причин неисполнения служебного задания;
• документы, которые подтверждают произведенные затраты. Например, билеты подтверждают затраты на проезд, гостиничная квитанция — траты на проживание, чеки и акты подтверждают прочие траты, одобренные руководством компании.

Бухгалтер проверяет весь пакет документов, сверяет данные авансового отчета и подтверждающей документации, подбивает итоги. Напомним, что суточные в командировке обязательному подтверждению не подлежат. Рассчитать количество дней пребывания в поездке можно по датам из билетов либо из командировочного удостоверения.

Списаны командировочные расходы, проводка зависит от цели служебной поездки. Так, например:

• для выполнения заданий по основному производству бухгалтер сделает запись: Дт 20 КТ 71;
• для продвижения товаров и произведенной продукции — Дт 41 Кт71;
• для приобретения имущества и активов в пользование НО — Дт 08 Кт 71.

Проводки по командировочным расходам в бюджете:

• для затрат, связанных с основной деятельностью, — Дт 0 109 ХХ 212 Кт 0 208 12 000;
• для затрат, не связанных с основной деятельностью, — Дт 0 401 20 212 Кт 0 208 12 000.

Нередко по результатам проверки авансового отчета образуется задолженность. Например, работник был вынужден задержаться в поездке и перерасходовал средства. Или, наоборот, сотрудник сэкономил и должен вернуть неизрасходованный аванс.

Бухгалтер отражает долги по командировочным расходам, проводки для НКО.

1. Если долг за организацией, то следует перечислить сумму перерасхода на банковскую карту работника: Дт 71 Кт51, проводка для наличных расчетов: Дт 71 Кт 50.
2. Если должен остался сотрудник, отражаем возврат в кассу Дт 50 Кт 71, для удержаний из зарплаты — Дт 70 Кт71.

Бухгалтерские записи для бюджетников:

1. Выплачиваем долг работнику: Дт 0 208 12 560 Кт 0 201 34 610 (касса)/ 0 201 1 610 (расчетный счет).
2. Удерживаем долги с зарплаты сотрудника: Дт 0 302 11 830 Кт 0 304 03 730; Дт 0 304 03 830 Кт 0 208 12 660.
3. Работник возвращает долг в кассу: Дт 0 201 34 510 Кт 0 208 12 660.

О.А. Пономарева,
начальник отдела кадров

Письмо Минфина России от 20.10.2017 № 02-06-05/68733 (далее — Письмо № 02-06-05/68733) разъясняет особенности предоставления отчетов государственных служащих, отправленных в командировку без аванса. На практике указанное письмо применяется при недостаточных суммах аванса и не только федеральной госслужбой (далее — служба), но и региональными органами власти, а также органами местного самоуправления в отношении муниципальных служащих.

Возмещение расходов, связанных с командировкой, гарантировано статьей 167 Трудового кодекса РФ. Трудовое законодательство не предусматривает для работодателя возможности обязать работника осуществлять какие-либо расходы за свой счет. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, могут быть определены коллективным договором, а также локальным нормативным актом.
Однако и коллективный договор, и локальный нормативный акт можно применять только в том случае, если иное не установлено непосредственно ТК РФ, а также другими нормативными правовыми актами РФ (далее — НПА).
Так, согласно статье 168 ТК РФ для государственных (муниципальных) служащих порядок и размеры возмещения командировочных расходов определены НПА органов государственной власти субъектов РФ и местного самоуправления.
Порядок и условия командирования федеральных государственных гражданских служащих (далее — служащий) утверждены Указом Президента РФ от 18.07.2005 № 813 (далее — Порядок № 813). По остальным моментам работодатели обязаны применять Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение № 749).
Соответственно, коллективные договоры и локальные нормативные акты в отношении служащих не должны противоречить порядкам и размерам возмещения командировочных расходов, установленным региональными (муниципальными) НПА, а также Порядком № 813 и Положением № 749.
Однако в них могут быть прописаны случаи, не рассмотренные в указанных актах.

ПОДАРОК: электронное издание «100 бухгалтерских вопросов и ответов экспертов» в формате PDF.

Когда организация часть расходов оплачивает с расчетного счета, то делают запись:

• по дебету 76 счета и кредиту 51.

Поступление билетов, приобретенных для сотрудника, отражают проводкой:

• Дебет 50.3 Кредит 76.

При направлении работника в командировку на территории двух и более иностранных государств суточные за день пересечения границы между иностранными государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

Цель командировки не должна противоречить должностной инструкции работника. Так, бухгалтера нельзя отправить в деловую поездку для переговоров с клиентами.

Кроме того, серьезный бухгалтер это знает и возвратит таковой приказ руководителю, так как невозможно будет провести расчет оплаты труда – табель учета раб. времени не позволит сделать этого. А если попадется несерьезный бухгалтер, то финансовая проверка выявит и это не преминут записать в акт и попытаться удержать с работника.

Служебная командировка представляет собой поездку работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (статья 166 Трудового кодекса Российской Федерации — далее ТК РФ).

Не указано и как рассчитывать аванс. На практике суточные рассчитываются исходя из продолжительности командировки, а также с учетом приблизительных расходов на проезд и проживание, если работник оплачивает их самостоятельно.

Дата пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации определяется по отметке пограничных органов в заграничном паспорте работника.

Суммы суточных прописываются в локальных нормативных документах, при этом отдельно учитываются заграничные командировки и командировки в пределах Российской Федерации.

Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» 5 900 руб. Произведен расчет с подотчетным лицом Как вы уже знаете, для учета расчетов с подотчетными лицами используется бухгалтерский счет учета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Порядок и размеры возмещения указанных расходов определяются коллективным договором или локальными нормативными актами организации (ст. 168 ТК РФ).

Сотрудник не должен тратить собственные деньги на организацию поездки. Поэтому ему заранее выдается предварительно просчитанная сумма в виде аванса из кассы наличными или перечисляются деньги на счет его личной пластиковой карты:

• выдано из кассы на командировочные расходы — проводка Д71-К50;

• безналичным путем выдано на командировочные расходы — проводка Д71-К51.

Процедура, рассмотренная выше (когда бухгалтер определяет, должен ли сотрудник что-то вернуть предприятию или, наоборот, обязана ли фирма ему выплатить компенсацию), тесно связана с определением сумм, соответствующих конкретным разновидностям расходов командированного. В этих целях используются тот же авансовый отчет и дополняющие его документы.

Основные виды командировочных расходов:

1. Суточные.

Для их списания в командировочные расходы применяется следующая проводка:

• Дт 26 Кт 71.

Затраты, связанные с командировочными и представительскими расходами предприятий, включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

К командировочным расходам относятся:

• Расходы по проезду;
• Расходы по найму жилья;
• Суточные расходы;
• Иные расходы с разрешения работодателя.

Также командировкой может считаться однодневный выезд или проезд дистанционного работника в офис компании.

Важно! Все командировочные расходы, кроме суточных, должны быть подтверждены документально и экономически обоснованными.

При переводе подотчётных сумм на карту для командировочных расходов для документального подтверждения необходимо:

• В чеках отображение использования средств именно данной карты с обязательным указанием фамилии;
• При оплате наличными иметь квитанции с банкомата о снятии денежных средств для командировочных расходов.

Оплата командировки производится по среднему заработку. Возможна и другая оплата, например, оклад, но не менее суммы среднего заработка. Оплата выходных, выпадающих на командировку, производится в двойном размере или предоставляется дополнительный выходной.

Похожие записи:

• Что должна возместить страховая компания сторона виновниа
• Заявление на выдачу повторного свидетельства о рождении
• Контактный центр банка исполнительных производств