Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как провести внутренний аудит кадровой документации». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Проведение кадрового аудита – это оценка деятельности работы всего отдела кадров или конкретного участка. Перед инициацией процедуры нужно решить, какая проверка требуется: комплексная или выборочная.
Если есть нарекания к работе конкретного участка отдела кадров, можно ограничиться выборочной проверкой, то есть нужно проверить только работу этого участка. Если же причиной аудита является смена руководства или грядущая плановая проверка инспекции гоструда, проверить нужно работу всего отдела кадров.
Также нужно выяснить, что проверять:
- правильность ведения делопроизводства;
- расстановку кадров.
Проверка соответствия расстановки кадров потребностям компании – довольно серьёзная процедура, требующая пристального внимания. Порядок проведения такой проверки размещён в отдельной публикации, здесь же подробно рассмотрим, как проверить именно кадровые документы на их соответствие законам.
Отправная точка кадрового аудита – издание приказа (образец здесь). В приказе обязательно нужно обозначить задачи аудита (выборочный или комплексный), срок проведения и состав комиссии. В комиссию нужно обязательно включить:
- кадровика (и начальника ОК, если существует такая штатная единица);
- юриста;
- бухгалтера;
- представителя администрации.
После исполнения приказа алгоритм аудита будет состоять из трёх этапов:
- подбор методических и правовых документов;
- проверка наличия обязательных документов и дел;
- оформление отчёта.
Для того, чтобы начать проверку, нужно подготовить нормативную базу: законы и акты, регулирующие кадровое делопроизводство (правильное оформление документов по личному составу). В перечень обязательно нужно включить актуальные версии:
- Трудового кодекса;
- Постановления Минкультуры №558 (о сроках хранения);
- Постановления Правительства №225 (о трудовых книжках);
- Постановления №69 (инструкция по оформлению трудовых книжек).
Эту работу можно поручить юристу компании, а актуальные версии правовых актов можно найти на сайте СПС «Консультант+».
Для фиксации наличия и состояния документов необходимо составить ведомость, в которую потом методично придётся вносить данные. Титульная страница ведомости должна содержать:
- название («Ведомость проверки кадровых документов»);
- основание (реквизиты приказа);
- состав комиссии;
- период аудита.
Само тело ведомости нужно оформить в виде таблицы с названием столбцов:
- «порядковый номер»;
- «кадровые документы»;
- «Документ отсутствует»;
- «Документ есть, но требует изменений»;
- «Документ соответствует законодательству».
Важно
Сведения о личных документах вносятся в ведомость в отношении каждого работника, например 1. Трудовой договор Иванова И.И., 2.Трудовой договор Петрова П.П. и т.д.
Первоначально следует определиться, какими силами и в каком объеме будет проводиться процедура кадрового аудита. Для проведения внешнего аудита гендиректор компании или собственник приглашают сторонних специалистов, аудит внутренний обычно стараются выполнить, используя возможности персонала компании.
Справка
Аудит кадрового делопроизводства – это ряд контрольно-аналитических процедур, проверка кадрового документооборота организации на соответствие требованиям трудового законодательства РФ с учетом последних изменений, а также внутренним требованиям компании. Кроме того, это анализ эффективности документооборота и разработка предложений по минимизации материальных и трудовых затрат.
Как провести внутренний аудит кадровой документации
| Внешний кадровый аудит | Внутренний кадровый аудит | |
| Преимущества | 1. Проведение процедуры аудита доверено профессиональным аудиторам, имеющим наработки по выявлению типичных недочетов и ошибок и использующих проверенную методику.2. Большая вероятность того, что руководителю будет предоставлена объективная картина состояния документации. Поскольку сторонние проверяющие изначально лишены искушения скрывать обнаруженные недочеты. | 1. Низкие стоимостные расходы на процедуру аудита (своим сотрудникам за труд выдается денежное вознаграждение в размере оклада).2. Представителям главного офиса легче дается проверка документации филиалов на соответствие не только законодательству, но и внутренним требованиям организации.3. Дополнительное взаимодействие сотрудников помогает лучше играть в команде. |
| Недостатки | 1. Дороговизна.2. Качественное проведение аудита, невозможно, если в проверке не принимают участие представители компании.3. Большие временные затраты.4. Не каждый руководитель доверит проверку документов со сведениями о сотрудниках своей фирмы сторонней компании. | 1. У сотрудников-аудиторов происходит большая потеря времени (они исполняют «непрофильную функцию», а не свои прямые обязанности.2. Риск получить недостоверную картину.3. Вероятность некачественного и неполного среза, так как нет необходимых методик и опыта в проведении процедуры я аудита. |
Цель процедуры общего аудита кадров – установить и выявить все нарушения трудового законодательства, которые были допущены в ходе ведения кадровой документации.
Проводятся действия направленные на поштучную проверку всех кадровых документов организации, нарушение которых может повлечь за собой штрафные санкции со стороны налоговой инспекции, инспекции по труду и прочих проверяющих органов. Проведение такой проверки необходимо, когда компания выставлена на продажу, меняется ее руководство, а также в случае, когда нужно навести порядок в документации.
Как правило, компании ограничиваются выборочным аудитом.
Понятие аудита в кадровой работе, как и в бухгалтерском деле, сводится к проверке документации, хранящейся в отделе кадров и архиве компании. Если все документы в идеальном состоянии, работодатель может спокойно готовиться к инспекторским проверкам и не бояться штрафов за некорректное оформление трудовых книжек и приказов, незаполненные учетные журналы или отсутствие обязательных нормативных актов.
Тщательный аудит кадровых документов — процедура не самая простая и быстрая, но необходимая. Только так можно выявить слабые места в работе с персоналом, потенциально способные стать причиной трудового спора или вызвать нарекания со стороны ГИТ.
Проводите аудит по мере необходимости. Идеальный вариант для крупного или среднего предприятия — регулярные, не привязанные к внешним событиям плановые проверки состояния и наличия кадровых документов. Частоту мероприятий определяйте с учетом объективных показателей: объема документации, подлежащей аудиту, численности персонала и других нюансов производственной деятельности. Но иногда проведение кадрового аудита — необходимая мера.
Как провести внутренний аудит кадровой документации?
Как провести кадровый аудит, чтобы систематизировать имеющиеся документы и навести в них полный порядок? Большинство организаций проводят аудит собственными силами, приглашать специализированные компании для осуществления такой деятельности достаточно дорого. Не все руководители готовы выделять дополнительные средства на проведение масштабной процедуры внешнего аудита.
Основные задачи кадрового аудита заключаются:
в поиске ошибок и проблем в заполнении, хранении соответствующих документов;
в определении проблем в сфере управления персоналом;
в стабилизации кадровой политики с учетом действующего законодательства и стандартов, используемых во всем мире;
в формировании условий, помогающих обеспечить эффективное планирование;
интегрированности всей системы управления персоналом;
в осуществлении перспективного планирования;
в создании организационной среды для внесения изменений в сферу управления работниками.
Внутренний кадровый аудит проводится собственными силами. Услуги сторонних организаций и профессиональных аудиторов не используются. Независимо от этого, после проведения проверки составляют отчет по ее итогам.
Кадровый аудит бывает внутренним (который проводится собственными силами предприятия) и внешним (с привлечением независимых специалистов). При этом внешний кадровый аудит может быть не только разовым, но и проводиться регулярно на аутсорсинговой основе. Кроме того, наемным кадровикам также может быть поручен определенный объем работы при обеспечении кадрового производства на данном предприятии.
Для проведения внутреннего кадрового аудита создается комиссия, в которую обычно входят:
- начальник отдела кадров;
- юрист;
- главный бухгалтер и/или ответственный за ведение учета оплаты труда бухгалтер;
- кадровый работник.
При утверждении состава комиссии следует обязательно обеспечить наличие хотя бы одного специалиста, досконально разбирающегося в кадровом законодательстве и документообороте.
Для проведения кадрового аудита может быть несколько оснований:
- При увольнении кадровика и приеме на работу нового сотрудника.
- При возникновении конфликтной ситуации с работниками на предприятии, которая может вылиться в проверку кадрового делопроизводства контролирующими органами.
- При изменении трудового или иного законодательства, издании новых нормативных актов, в результате чего изменился бы порядок ведения кадрового делопроизводства.
- При внесении изменений в систему оплаты за работу сотрудникам.
- При масштабном сокращении работников.
Методы кадрового аудита условно делятся на такие категории:
- Организационно-аналитический — основанный на изучении кадровых документов и отчетности. При использовании данного метода ревизоры проверяют основной пакет документации за анализируемый период, а также изучают другие финпоказатели, которые бы свидетельствовали о результативности деятельности персонала на предприятии.
К основному пакету документации относят:- должностные инструкции;
- заполненные сотрудниками анкеты и тесты;
- сведения о тратах на наем/увольнение, а также на обучение/профподготовку персонала;
- данные об оплате труда;
- сведения о балансе трудовых ресурсов, а также описание специфики работ;
- документы, подтверждающие уровень травматизма и частоту профзаболеваний;
- данные о продолжительности рабочего времени и финрезультате использования рабочей силы.
- Социально-психологический — основанный на анкетировании/интервьюировании собеседников-работников проверяемого предприятия. Этот метод является наиболее эффективным при оценке мотивации персонала к труду, эффективности действия руководящего составаи оправданности существующей системы поощрения.
- Экономический — основанный насравнении социальных/экономических показателейпредприятия с нормативными стандартами.При этом сравниваются существующие стандарты в отрасли, законодательно установленные нормативы с существующими значениями на предприятии. В результате использования данного метода удастся оценить, являются ли условия труда на предприятии конкурентоспособными и насколько эффективно работает HR-служба.
Аудит кадровой документации организации статьи
Далее необходимо проанализировать, какие документы являются обязательными, ведь именно их отсутствие влечет ответственность для работодателя. Результаты такого анализа приведены в табл. 1. При оформлении документов необходимо опираться на нормативные акты. Чаще всего используется в работе Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (далее — Альбом N 1). При определении сроков хранения кадровики используют Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Министерством культуры РФ 25.08.2010 N 558 (далее — Перечень). При проверках лучше знать свои права, которые указаны в Федеральном законе от 26.12.2008 N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (ред. от 18.07.2011, далее — Закон N 294-ФЗ). Важными, часто использующимися в работе кадровой службы документами также являются Постановление Правительства от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (ред. от 19.05.2008, далее — Постановление N 225) и Постановление Министерства труда и социального развития от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее — Постановление N 69).
|
Наименование |
Комментарии |
Ссылка на |
|
Трудовые книжки |
На всех сотрудников (за исключением |
ТК РФ, ст. 66 |
|
Трудовые |
Со всеми сотрудниками организации |
ТК РФ, ст. 67 |
|
Штатное |
Утверждается приказом по основной |
ТК РФ, ст. 57. |
|
Приказы по |
С постоянным сроком хранения согласно |
Альбом N 1, |
|
Приказы по |
Со сроком хранения 75 лет согласно |
Альбом N 1, |
|
Заявления |
Со сроком хранения 75 лет согласно |
ТК РФ, |
|
Правила |
Могут быть оформлены как приложение к |
ТК РФ, ст. 189 |
|
Положение |
ТК РФ не устанавливает четкую форму |
ТК РФ, п. 8 |
|
График отпусков |
Утверждается работодателем не позднее |
Альбом N 1, |
|
Приказы по |
Со сроком хранения 5 лет согласно |
Альбом N 1, |
|
Личные карточки |
На всех сотрудников организации, |
Альбом N 1, |
|
Табель учета |
Со сроком хранения 5 лет согласно |
Альбом N 1, |
|
Положение об |
Точное наименование документа в |
ТК РФ, ст. 135 |
Внутренний кадровый учет ведется в основном с помощью журналов. В табл. 2 приведены журналы, вести которые кадровой службе обязательно. Все журналы должны быть прошиты, пронумерованы и удостоверены печатью юридического лица в соответствии с требованиями Росархива.
|
Наименование |
Комментарии |
Ссылка на |
|
Книга учета |
Должны быть пронумерованы, прошнурованы и |
Постановление |
|
Приходно- |
Если трудовая книжка выдается работнику |
Постановление |
|
Журнал учета |
Должен быть прошит, пронумерован и |
Закон N 294-ФЗ, |
|
Документы полностью |
Документы нуждаются в |
Документы отсутствуют |
В связи с изложенным вношу следующие предложения…
Выборочный аудит обычно проводится при внесении изменений в действующее законодательство. Поскольку оно меняется со скоростью звука, сроки могут составлять от 1 раза в месяц до 1 раза в год. В отличие от сплошного аудита, который носит более глобальный характер, выборочный, как правило, инициируется самой службой персонала и может проходить без создания комиссии. Например, при подготовке к проверке предприятия миграционной службой проверяются только документы на иностранных работников или только листы нетрудоспособности для проверки ФСС РФ и т.д.
Таким образом, периодическое проведение аудита кадровой документации помогает избежать штрафов, налагаемых контролирующими органами, приостановления деятельности организации или даже уголовной ответственности (в зависимости от тяжести выявленных нарушений). Поэтому заказчиками аудита помимо руководителя отдела кадров могут выступать как генеральный директор, так и собственник компании.
В целом можно с уверенность сказать, что аудит помогает сотруднику кадровой службы повысить свой профессиональный уровень путем выявления собственных ошибок, оценить потенциальные риски при приеме-передаче кадровой документации и многом-многом другом. Ведь, если не уделять должного внимания ведению кадрового делопроизводства, последствия в виде судебных тяжб, штрафов и дисквалификации не заставят себя долго ждать.
Внутренний аудит кадровой документации. Общие положения
Аудит кадрового делопроизводства аудит кадров — это комплексный анализ кадровой документации и проверка её соответствия требованиям российского законодательства и внутренних нормативных актов, устанавливающих порядок ведения кадрового делопроизводства. Правильная организация деятельности отдела кадров является делом важным и безотлагательным, однако не все руководители уделяют на это особое внимание, что в будущем чревато потенциальными рисками. Кадровый аудит предусматривает профессиональные услуги по тщательной проверке и доскональному анализу кадровой документации.
В процессе выполнения аудита кадровых документов производится полная проверка правильности оформления кадровой документации и её соответствия всем актуальным требованиям российского законодательства и нормативных актов локального характера. Аудит кадровой работы позволяет получить объективную информацию о состоянии кадрового делопроизводства и выявить потенциальные риски ведения кадровой работы. Кадровый аудит организации — это эффективное средство для решения многочисленных проблем, неизбежно возникающих в процессе финансово-хозяйственной деятельности.
Кадровый аудит на производстве позволяет значительно минимизировать негативные последствия нарушений трудового законодательства, которые могут сёрьезно осложнить положение организации или отдельных должностных лиц из числа руководителей и ведущих специалистов. Кадровый аудит персонала предприятия или организации направлен на выявление потенциальных рисков, нахождение возможных нарушений трудового законодательства и разработку детальных предложений по приведению кадровой документации в точное соответствие с требованиями федеральных законов и положениями локальных нормативных актов.
Исходя из сложившейся практики и в целях оптимального использования ресурсов, кадровый аудит компании рекомендуется проводить один раз в три года. В каждом случае стоимость кадрового аудита рассчитывается с учётом индивидуальных факторов и зависит от объема работ. Наша компания предлагает оптимальные цены, учитывающие трудоемкость проверки кадровой документации и сложность работ по проведению кадрового аудита. Для оценки полных затрат на выполнение аудита отдела кадров требуется предварительная информация по кадровому делопроизводству и состоянию кадровой документации, которая определяется после встреч с руководителями и ведущими специалистами предприятия или организации.
Кадровый аудит предполагает тщательную экспертизу кадровой документации, поэтому его стоимость связана не только со штатной численностью персонала компании, но и с временным периодом, за который проводится проверка кадровых документов. Опытные специалисты выполнят профессиональный аудит кадрового делопроизводства и кадровый аудит управления персоналом, а также помогут разрешить спорные и конфликтные ситуации с учетом интересов всех сторон.
Наша компания всегда дорожит доверием клиентов и гарантирует абсолютную конфиденциальность данных по аудиту кадровой документации. Важнейшие цели кадрового аудита Определение тактических и стратегических задач кадровой политики. Оценка фактического состояния кадровой документации и правильности ведения кадрового делопроизводства внутренний кадровый аудит.
Определение эффективности и результативности отдельных направлений в сфере управления персоналом организации. Оценка степени личного участия в управлении кадрами и эффективности работы каждого менеджера и линейного руководителя. Определение возможностей и последовательности реализации практических мероприятий по комплексному развитию и дальнейшему совершенствованию системы управления персоналом аудит кадрового потенциала.
Проведение кадрового аудита Кадровый аудит персонала предприятия или организации направлен на выявление потенциальных рисков, нахождение возможных нарушений трудового законодательства и разработку детальных предложений по приведению кадровой документации в точное соответствие с требованиями федеральных законов и положениями локальных нормативных актов. Аудит кадровой службы эффективен в следующих случаях: При изменениях в составе руководства компании или при смене собственника. При увольнении или переходе на другую работу сотрудника отдела кадров.
Для подготовки к плановой или внеплановой проверке контролирующих органов. При оформлении кадровых документов для передачи на архивное хранение. При существенных изменениях в сфере законодательства, регламентирующего трудовые отношения. Кадровый аудит предприятия обязательно включает: Проверку наличия и правильности оформления кадровой документации общего характера.
Проверку трудовых договоров на предмет их соответствия российскому законодательству. Анализ нормативных локальных актов с проверкой их соответствия требованиям трудового законодательства. Проверка правильности оформления личной кадровой документации и документов, связанных с перемещением или увольнением сотрудников: трудовых книжек, приказов, распоряжений и др. Проверка соблюдения правил хранения и архивации кадровой документации. Внесение предложений и практических рекомендаций по исправлению и доработке кадровой документации, в которой обнаружены ошибки и несоответствия.
Своевременное проведение кадрового аудита позволяет решать многочисленные задачи в сфере управления персоналом: Получить реальное представление о положении дел с кадровым документооборотом и состоянием кадровых документов. Выявит�� все случаи нарушений трудового законодательства с детальным описанием потенциальных рисков для должностных лиц и ответственностью за перечисленные нарушения. Привести в соответствие кадровую документацию, в которой при проведении аудита кадровых процессов обнаружены существенные нарушения трудового законодательства; устранить ошибки и недочеты при оформлении и ведении кадровых документов.
Аудит кадровых документов как самостоятельную услугу имеет смысл заказывать в нескольких случаях:. Кадровый аудит позволит Вам понять, насколько грамотно и качественно велся аудит кадрового делопроизводство компании до Вас, что нужно исправить и на какие участки кадровой работы необходимо обратить особое внимание. Проведение кадрового аудита начинается с визита наших специалистов на Ваше предприятие, сбора и анализа имеющихся кадровых документов. Дальнейший анализ данных может проходить как на территории Клиента, так и на нашей территории, если у Клиента невозможно организовать рабочее место для наших специалистов — в этом случае мы забираем кадровые документы для анализа по акту. В зависимости от целей проведения кадрового аудита, глубины проверки и численности персонала Компании, мы можем проводить сплошной или выборочный кадровый аудит. От этих же факторов зависит и длительность продолжительность кадрового аудита организации. В среднем для небольшого предприятия до ста человек, кадровый аудит занимает недели.
В данной статье подробно рассмотрен порядок проведения аудита кадровой документации своими силами, что позволит с максимальной точностью выявить пробелы в ведении кадрового делопроизводства, степень соответствия действующему законодательству и найти новые кадровые решения. Постановка и ведение кадрового делопроизводства являются обязательным направлением работы любой компании, но зачастую работодатель не уделяет этому особого внимания. Многие руководители уже столкнулись с последствиями такого отношения: проверки трудовой инспекцией, приостановка деятельности организаций, дисквалификация, судебные тяжбы, штраф. А ведь проблема решается достаточно просто: необходимо лишь профессионально, грамотно и компетентно вести документацию, соблюдая основные требования законодательства Российской Федерации. С необходимостью проведения аудита кадровой документации мы можем столкнуться на разных этапах работы в компании, наиболее часто это обусловлено сменой кадровика и проводится в рамках процедуры приема-передачи дел кадровой службы. Поскольку преимущества периодического проведения аудита кадровой документации очевидны, некоторые организации прибегают к достаточно дорогостоящим услугам консалтинговых компаний, кроме того, не все руководители готовы доверить столь конфиденциальную информацию сторонним организациям. Поэтому, на мой взгляд, вопрос проведения аудита кадровой документации своими силами является актуальным для многих кадровиков. Итак, с чего же начать?
Предыдущая статья: Критерии обязательного аудита. Следующая статья: Методы аудита. Аудит кадровой документации — необходимая профилактическая мера, благодаря которой документы по квалифицированным работникам находятся в полном порядке, не запускаются дела. Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален.
Аудит кадрового делопроизводства аудит кадров — это комплексный анализ кадровой документации и проверка её соответствия требованиям российского законодательства и внутренних нормативных актов, устанавливающих порядок ведения кадрового делопроизводства.
О проекте. Расширенный поиск.
Порядок проведения кадрового аудита организации
Юридические услуги в Санкт-Петербурге с года. Для любого современного бизнеса актуальми задачами являются отсраивание правильных и эффективных механизмов в области управления кадрами и соблюдения трудового законодательства. В случае проведения плановой комплексной проверки или целевой проверки по жалобе работника нарушения трудового законодательства вскрываются.
Что такое аудит — это проверка, оценка документации. И если у нас с вами аудит кадровой документации , значит нужно оценить состояние кадровой документации у себя в организации. Всю кадровую документацию, которая есть в организации, можно условно поделить на две большие группы:. Прежде всего к документам, которые разрабатываются в вашей организации, относятся обязательные документы в виде локальных нормативных актов.
Обязанности работников и нанимателей
Наименование должностей и профессий
Оценка состояния дел может быть нескольких видов:
- Целевая.
- Выборочная.
- Полная.
Целевой аудит
Во многих случаях более предпочтительный вид проверки – целевой аудит. Предоставляются данные по двадцати работникам. Перечень трудящихся определяется руководителем предприятия.
Состоит из специалистов различных категорий:
- рабочие;
- руководство;
- трудящиеся с большим стажем;
- граждане другой страны;
- недавно устроившиеся.
Метод проверки обладает преимуществами:
- Невысокая стоимость работы.
- Занимает немного времени.
- Быстрое выявление нарушений.
- Проверка всех нормативных актов за короткий промежуток.
Если не выявлено несоответствий с законодательством, отпадает надобность проведения полного аудита.
Когда итогом оценки стало нахождение многочисленных нарушений в отношении большинства работников, возникает необходимость провести проверку по другим трудящимся.
Выборочный аудит
Во время оценки состояния дел организации обращается внимание на вид выявленных нарушений и приводится несколько примеров.
Метод неудобен, поскольку не дает полной картины нарушений, что не позволяет их быстро исправить. Тем не менее, он менее затратный по финансам и времени.
Полный аудит
Заключение экспертов содержит указания на все расхождения с законодательной базой, перечисления всех бумаг с указанием реквизитов.
Результат – возможность быстро исправить все недочеты, не тратя дополнительного времени на поиск ошибок. Недостаток метода – связан с большими финансовыми затратами.
Приглашение внешних консультантов позволяет получить дополнительные знания, ознакомиться с новым опытом, сэкономить время. Для их плодотворной работы понадобится создать соответствующие условия.
Обязанности проверяющих лиц включается:
- Анализ состава кадровой документации.
- Изучение документирования трудовых отношений.
- Оценку соответствия оформления бумаг требованиям действующего законодательства.
- Анализ систематизированного учета и хранения архивов.
Важно
Ведение кадровых документов в соответствии с установленными правилами обеспечивает компании защиту от штрафов проверяющих органов и от трудовых споров с работниками.
Кадровый аудит включает в себя экспертную оценку правильности ведения кадрового документооборота, включая анализ текста конкретного документа на соответствие его требованиям трудового законодательства и оценка рисков наложения санкций при проведении проверок и в случае трудового конфликта.
Кадровый аудит определит, каких документов в отделе персонала пока нет, но они должны появиться, какие следует доработать, какие можно оставить без изменения.
Организация делопроизводства и архивного дела» продолжительностью 8 часов в соответствии с Планом обучения работников ЗАО «Профиль» в 2013 г., утвержденным приказом от 10.12.2012 № 543, о чем имеют соответствующие сертификаты;
- работники своевременно выполняют функции по ведению делопроизводства в структурных подразделениях.
В то же время комиссией было установлено отсутствие приказа о назначении инженера Костиной А.А.
ответственной за делопроизводство в отделе технического контроля, о чем получено письменное объяснение начальника службы документационного обеспечения управления Гавриловой П.Р. Приложение: объяснительная записка Гавриловой П.Р.
на 1 л. в 1 экз.
Акт составлен в двух экземплярах: 1-й экземпляр – в управление персонала; 2-й экземпляр – в дело № 24-56.
Внимание
Председатель комиссии Шестаев Л.Б. Шестаев 08.10.2013 Члены комиссии: Климова Т.И.
Климова Леонтьева М.С.
- при смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства (при увольнении или переводе на другую должность, в другое подразделение, филиал);
- при угрозе проверки после увольнения обиженного работника (невыплата вовремя заработной платы, премии, увольнение по инициативе работодателя);
- при смене руководства организации;
- при приведении кадровой документации в соответствие с действующим законодательством после произошедших в нем изменений;
- при получении информации или предписания о предстоящей плановой проверке трудовой инспекцией
Так же кадровый аудит можно предложить компаниям, которые планируют оптимизировать работу с кадровыми документами компании, и которым в настоящий момент времени необходима оценка текущего состояния и рекомендации по дальнейшей работе.
Важно Титульная страница ведомости должна содержать:
- название («Ведомость проверки кадровых документов»);
- основание (реквизиты приказа);
- состав комиссии;
- период аудита.
Само тело ведомости нужно оформить в виде таблицы с названием столбцов:
- «порядковый номер»;
- «кадровые документы»;
- «Документ отсутствует»;
- «Документ есть, но требует изменений»;
- «Документ соответствует законодательству».
Важно Сведения о личных документах вносятся в ведомость в отношении каждого работника, например 1.
Трудовой договор Иванова И.И., 2.Трудовой договор Петрова П.П.
и т.д.
К ним относятся журналы регистрации: приказов по личному составу, трудовых договоров, личных дел, личных карточек № Т-2, отпусков, направления в командировки, выдачи командировочных удостоверений, а также журналы: учета листков нетрудоспособности, выдачи справок, проверок состояния воинского учета, прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и т.
д. При этом можно использовать как утвержденные, так и самостоятельно разработанные формы этих документов.
Но оформление журналов должно быть единым: листы пронумерованы, журнал прошнурован, скреплен сургучной печатью или опломбирован, заверен руководителем организации.
Сразу скажем, что кадровый аудит — мероприятие необязательное и проводится не так уж часто. Однако полагаем, что такую процедуру надо провести для:
— подготовки к инспекционной проверке соблюдения требований трудового, архивного, пенсионного, миграционного законодательства и др.;
— оценки рисков, связанных с конкретной ситуацией (риски, которые могут возникнуть при проведении проверки контролирующими органами, при рассмотрении трудового спора в суде, при профсоюзном контроле и др.);
— повышения профессионализма специалистов кадровой службы (обучение на допущенных нарушениях);
— оценки профессионализма сотрудников подразделения по работе с персоналом;
— разработки плана мероприятий по исправлению допущенных нарушений;
— оптимизации работы кадровой службы (минимизация затрат, построение системы привлечения к ответственности, поощрений и т. д.).
Кроме этого, аудит поможет оценить и проанализировать состояние кадровых документов при передаче документов при реорганизации, смене руководства (в том числе руководства кадровой службы), увольнении (приеме) сотрудников отдела персонала (кадров).
Основные задачи проверки, проводимой Федеральной инспекцией труда (ст.
356 ТК РФ: 1) осуществление контроля за соблюдением работодателями трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права; 3) рассмотрение дел об административных правонарушениях в области труда, допущенных работодателем; 4) прием и рассмотрение обращений работников о нарушениях их трудовых прав; 5) информирование и консультирование работодателей и работников по вопросам соблюдения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права; Проверки могут носить плановый и внеплановый характер. И те и другие могут проводиться в форме документарной или выездной проверки.
Плановые проверки разрешается проводить не чаще одного раза в три года на основании разрабатываемых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля в соответствии с их полномочиями ежегодных планов.
Работодатель несет ответственность за отсутствие обязательных кадровых документов, определенных трудовым законодательством Российской Федерации, поэтому при проведении кадрового аудита первым делом необходимо определить перечень таких документов и проверить их наличие в компании.
Обязательные кадровые документы можно подразделить на две группы:
- документы, которые обязательны для всех компаний независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности;
- документы, которые становятся обязательными при определенных условиях.
К первой группе относятся документы, обязательность которых прописана в трудовом законодательстве, например, локальные нормативные акты, которые разрабатываются каждым работодателем самостоятельно и которые отражают условия труда именно в данной организации. Перечень всех документов, которые относятся к данной группе, приведен в таблице 1.
Таблица 1 Кадровые документы, обязательные для всех работодателей
Документ
Ссылка на нормативный акт
Правила внутреннего трудового распорядка
ст. 189, 190 ТК РФ
Положение о защите персональных данных
п. 8 ст. 86 ТК РФ
Инструкция по охране труда
Положение об оплате труда
Табель учета рабочего времени
Приказы по основной деятельности
Инструкция по заполнению формы Т-3 Постановления Госкомстата от 25.12.1998 № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций», п. 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» и т.д.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
п. 40, 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках»
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них
п. 40, 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках»
Журнал учета прохождения инструктажа по охране труда
п. 2.1.3 Постановления Минтруда РФ и Минобрахования РФ от 12.02.2003 г. № 1 «Об утверждении Порядка обучения охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций»
Журнал учета мероприятий по контролю
ч. 8 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ « О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»
ст. 56, 57, 67 ТК РФ
п. 12 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках»
Приказы по личному составу
ст. 62, 68, 84.1 и т.д.
ст. 80, 127, 128, 255 ТК РФ и т.д.
Ко второй группе относятся документы, которые становятся обязательными при наличии определенных условий, которые могут быть обусловлены спецификой организации или если на данные документы делается ссылка в трудовом договоре, локальном нормативном акте или других документах. Перечень таких документов приведен в таблице 2.
Таблица 2 Документы, которые могут стать обязательными при наличии определенных условий
Документ
Условия, при которых документ становятся обязательным
Если есть ссылка на должностную инструкцию в текстетрудового договора
Положение о премировании
Если не расписана система материального стимулирования в трудовом договоре, коллективном договоре, положении об оплате труда или правилах внутреннего трудового распорядка
Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем
Если в организации есть такой режим работы
Если в организации введена сменная работа
Положение о неразглашении коммерческой тайны
Если в трудовом договоре закреплено соблюдение работником коммерческой тайны
Если достигнута договоренность об этом между работниками и работодателем
Договор о коллективной материальной ответственности
Если в организации ведутся работы в соответствии с Перечнем работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность
Договор о полной индивидуальной материальной ответственности
Если в организации работают сотрудники – материально ответственные лица
Также работодатели могут утверждать и другие локальные нормативные акты, обязательное наличие которых не закреплено в трудовом законодательстве, но они могут значительно помогать в работе, например, положения об отделах, о персонале, аттестации и т.д.
Завершающим действием первого этапа кадрового аудита является сверка документов – какие документы есть, а какие нужно разработать. Для удобства результаты сверки можно свести в таблицу (таблица 3)
Таблица 3 Сверка документов
Документ есть
Документ отсутствует
Кадровый аудит на примере организации (ООО) разберем в статье далее — это поможет провести процедуру правильно. Для наглядности приложим в тексте статьи ссылку для скачивания образца положения о проведении аудита, в котором отражен план процедуры, а также расскажем, что представляет собой кадровый аудит, кто и каким образом его проводит. Кроме того, мы подготовили пример отчета по результатам проведения проверки в одной из организаций.
Как провести кадровый аудит?
Указанная процедура проверки может проводиться без явных поводов, однако чаще всего основаниями для нее являются:
- Внесение изменений в трудовое законодательство. Например, это касается случаев введения новых законов, устанавливающих дополнительные обязанности, процедуры, документы.
- Смена руководителя службы отдела кадров либо иного лица, занимающегося кадровой работой в организации. В этом случае целесообразно предоставить новому начальнику кадрового подразделения информацию о том, какую работу требуется провести в будущем.
- Необходимость оптимизации функционирования кадровой службы, проверки правильности и эффективности ее деятельности. Аудит в этом случае проводится, если есть сомнения в правильности работы кадровой службы. Например, он целесообразен в ситуации, когда организация в ходе очередной проверки со стороны контролирующих органов была привлечена к ответственности за нарушения в сфере трудового законодательства.
- Наличие информации о предстоящей проверке со стороны контролирующих органов. Аудит при этом проводится с целью предотвратить возможные штрафы и не допустить вынесения предписаний в адрес организации.
- Смена руководителя компании. Проверка проводится для того, чтобы новое руководство обладало информацией о положении дел в кадровой службе.
Задача в широком понимании — это проблемная ситуация с явно заданной целью. В узком понимании задача и есть цель, которую необходимо достичь.
Задачами кадрового аудита являются:
- Поиск проблем в области управления персоналом и формирование путей их разрешения.
- Формирование эффективных кадровых методов управления.
- Приведение кадрового делопроизводства и документооборота в соответствие с требованиями нормативно-правовых актов.
- Сокращение кадровых затрат.
- Выявление возможных кадровых рисков и угроз, предотвращение возможности появления проблем в будущем.
Методы аудита представляют собой совокупность средств, которые позволяют добиться выполнения поставленных задач. Условно их можно разделить на 2 группы:
- Организационные, то есть направленные на разработку методик, позволяющих провести аудит в компании.
- Информационные, позволяющие получить необходимые для проведения аудита сведения.
Организационные методы включают:
- разработку аудиторских методик для проведения комплексных проверок;
- изучение правовых и технологических особенностей построения кадровой работы;
- обучение специалистов, уполномоченных на проведение аудита.
Информационные методы включают:
- методы наблюдения за кадровой работой и кадровыми процессами;
- диагностические методы (тестирование, анкетирование, сбор статистических данных, анализ трудовых процессов и кадровой документации);
- проверку соответствия кадровой документации нормативным требованиям, установленным трудовым законодательством.
Отсутствие законодательного регулирования проведения кадрового аудита дает определенную свободу в выборе лиц, которые имеют право проводить процедуру. Какие в данном случае существуют варианты?
- Обратиться к специалистам сторонней организации, в которой работают опытные и квалифицированные аудиторы, имеющие опыт в проведении кадровых проверок. Это позволит провести внешний аудит.
- Взять в штат компании соответствующего специалиста (наименование должности может быть подобрано на усмотрение руководителя компании) и провести аудит кадрового делопроизводства своими силами. В этом случае сотрудник на постоянной основе будет осуществлять аудит организации либо проводить его с определенной периодичностью (например, ежемесячно или ежеквартально). С одной стороны, такой подход обеспечит возможность постоянного мониторинга состояния кадровых документов, кадровой службы и т. д., с другой — повлечет необходимость поиска грамотного специалиста (юриста), разработки его должностной инструкции, постоянной оплаты его труда, предоставления отпуска, отчисления налоговых платежей и страховых взносов.
- Образовать в организации комиссию по аудиту. Она формируется из числа действующих сотрудников и может включать начальника отдела кадров, бухгалтера, юриста и т. д.
- Образовать в фирме отдел аудита. Такой вариант предполагает определенные материальные затраты, поскольку придется не только нанимать сотрудников, но и разрабатывать положение об отделе, определять его задачи и функции. Подходит для крупных компаний.
Таким образом, руководство организации само вправе как решить, проводить кадровый аудит либо нет, так и назначить специалиста (или группу специалистов) для анализа кадровой деятельности компании.
Поскольку законом не предусмотрено ни обязательных процедур при проведении аудита, ни последовательного плана процесса, у аудитора есть значительная свобода действий. В связи с этим специализированные коммерческие организации предлагают различные пакеты услуг, в зависимости от требований заказчика.
Например, возможен экспресс-аудит, который предусматривает 2 этапа:
- Определение перечня кадровых документов, предусмотренных законодательством, и проверку их наличия.
- Подготовку отчета, в котором содержится перечень отсутствующих кадровых документов и рассчитывается размер возможного штрафа при проверке со стороны надзорных органов.
Однако целесообразнее проводить полный аудит. Этот процесс включает в себя:
- Проверку наличия обязательных локальных актов, документов, определение отсутствующей документации.
- Экспертизу всех имеющихся в организации кадровых документов, проверку их соответствия требованиям действующего законодательства, выявление нарушений и ошибок, в том числе в систематизации и хранении кадровой документации.
- Подготовку отчета о результатах проведения аудита, в который включаются сведения о допущенных нарушениях. Также отчет может содержать выводы об оценке рисков выявленных нарушений, рекомендации по их устранению, предложения по оптимизации работы.
- Получение объяснений от кадровых сотрудников, которые ответственны за кадровый документооборот, проведение разъяснительных бесед в форме лекций, семинаров.
- Проведение работ по исправлению выявленных недостатков.
Следует понимать, что ввиду отсутствия единых требований к кадровому аудиту мы изложили лишь примерный план процедуры, который может быть как дополнен, так и сокращен. В статье же дальше подробно расскажем о том, какую работу предусматривают некоторые из указанных этапов.
Стоит учитывать, что, в отличие от бухгалтерского, аудит кадровых документов в РФ законом никак не регламентирован. Поэтому руководителям и владельцам компаний стоит знать: внутренний аудит кадровой документации можно и нужно проводить, не дожидаясь предписаний контролирующих структур или объявления о грядущем визите трудовой инспекции. А в случае, если появление инспекторов в обозримом будущем все-таки планируется, такая процедура поможет к нему подготовиться и защитить свои интересы.
Внутренний аудит кадровых документов – это комплекс мер, в числе которых оценка локальных нормативных актов, отчетов, учетных книг на предмет юридической корректности и полноты. При этом многие недочеты и ошибки можно устранить сразу – во время проверки.
Аудит кадровой документации своими силами
Аудит кадровых документов может быть полным, когда анализируются все части кадрового делопроизводства без исключений. И выборочным, который затрагивает:
— определенные участки ведения делопроизводства;
— бумаги по тому или иному работнику;
— все аспекты взаимодействия с персоналом, по репрезентативной выборке актов и отчетов.
Крайне желательно проводить внутренний аудит кадровых документов хотя бы за три последних года. Именно этот период ведения деятельности работодателя обычно рассматривают при своих ревизиях налоговая служба, ФСС, ПФР и прокуратура.
Для оценки документации за указанный период понадобится от 7 до 14 рабочих дней. Время зависит от численности работников и количества локальных нормативных актов. Аудит кадровых документов стоит поручить специалисту, имеющему опыт оформления отношений с персоналом, а также юридическую подготовку. Большим плюсом будет опыт прохождения или организации проверок контролирующих структур.
Процедура состоит из следующих шагов:
- Создание рабочей группы в компании.
- В нее могут входить юристы, специалисты бухгалтерии и службы персонала, а также эксперты, приглашенные со стороны.
- Составление перечня вопросов, которые будут рассмотрены, и выбор типа процедуры: полная или выборочная.
- Разработка четкого поэтапного плана, в который обязательно включены:
- оценка правильности ведения документации;
- определение соответствия локальных нормативных актов требованиям законодательства;
- выявление ошибок и недочетов в бумагах;
- составления списка отсутствующих и недостоверных нормативных актов, которые необходимо восполнить.
- Проведение анализа в соответствии с планом.
- Подготовка и подписание отчета о результатах ревизии, содержащего данные обо всех выявленных нарушениях, перечень рисков, рекомендации по устранению недочетов и оптимизации делопроизводства.
- Исправление обнаруженных проблем, доработка локальных нормативных актов.
Мероприятие такого рода направлено на поиск недочетов и ошибок, допущенных в работе специалистами компании. Часто при организации проверки в комиссию входят (или даже возглавляют ее) работники, непосредственно ответственные за ведение кадрового учета. При таком подходе качество анализа серьезно падает, что вполне объяснимо: найти, заметить, зафиксировать и проанализировать собственные ошибки намного труднее, чем чужие.
В целом эффективность анализа, выполненного сотрудниками, будет объективно ниже, чем у сторонних экспертов. Оценивая документооборот чужой компании, эксперты сохраняют внимательность и беспристрастность, их восприятие не искажено вовлеченностью в процесс работы, они смотрят «со стороны» и видят намного более четкую картину.
Поэтому для проведения грамотного, всеобъемлющего, качественного кадрового анализа стоит пригласить проверенную стороннюю компанию. Доверив решение этой задачи надежной консалтинговой фирме, вы получите комплекс услуг для построения сильного современного бизнеса, готового противостоять конкуренции и быстро меняющимся условиям рынка. Такое сотрудничество позволит значительно сэкономить финансовые ресурсы и избежать многих трудностей при общении с контролирующими структурами.
Заказать кадровый аудит от компании «Проверка труда» – это верное управленческое решение, результатами которого вы будете удовлетворены.
Помимо оценки качества, законности и точности ведения учета мы предлагаем:
- Выявление проблем с документооборотом на предприятии и поиск причин их возникновения.
- Разработку плана оптимизации затрат за счет повышения эффективности промежуточного управления.
- Оценку структуры кадрового состава и ее соответствия задачам, стоящим перед бизнесом.
- Определение факторов риска в имеющейся системе функционирования.
- Оценку персонала.
- Выявление источников конфликтов.
- Составление рекомендаций по эффективному управлению человеческими ресурсами.
Регулярное проведение оценочных мероприятий такого рода с нашей помощью – отличная инвестиция в развитие бизнеса и в будущие прибыли.
- Опытные эксперты-практики, за плечами которых многолетний опыт, в том числе – в контролирующих госструктурах.
- Стопроцентная конфиденциальность и безупречный сервис.
- Поиск конкретных решений для каждого предприятия и ситуации. Мы помогаем защитить бизнес от штрафов, а если они неизбежны – снижаем сумму, насколько это возможно.
- Сопровождение проверок. Решение спорных вопросов, переговоры с Государственной инспекцией труда, прокуратурой. Представительство в суде.
- Помощь в урегулировании трудовых споров.
- Фиксированная стоимость услуг и гарантия результата.
Также мы готовы предложить клиентам аудит охраны труда и юридические услуги.
Получить бесплатную консультацию и договориться о встрече с менеджером для заключения договора можно по телефону или через форму обратной связи на сайте.
Свяжитесь с нами уже сейчас, чтобы защитить свой бизнес!
Кадровый аудит бывает внутренним (который проводится собственными силами предприятия) и внешним (с привлечением независимых специалистов). При этом внешний кадровый аудит может быть не только разовым, но и проводиться регулярно на аутсорсинговой основе. Кроме того, наемным кадровикам также может быть поручен определенный объем работы при обеспечении кадрового производства на данном предприятии.
Для проведения внутреннего кадрового аудита создается комиссия, в которую обычно входят:
- начальник отдела кадров;
- юрист;
- главный бухгалтер и/или ответственный за ведение учета оплаты труда бухгалтер;
- кадровый работник.
При утверждении состава комиссии следует обязательно обеспечить наличие хотя бы одного специалиста, досконально разбирающегося в кадровом законодательстве и документообороте.
Для проведения кадрового аудита может быть несколько оснований:
- При увольнении кадровика и приеме на работу нового сотрудника.
- При возникновении конфликтной ситуации с работниками на предприятии, которая может вылиться в проверку кадрового делопроизводства контролирующими органами.
- При изменении трудового или иного законодательства, издании новых нормативных актов, в результате чего изменился бы порядок ведения кадрового делопроизводства.
- При внесении изменений в систему оплаты за работу сотрудникам.
- При масштабном сокращении работников.
Методы кадрового аудита условно делятся на такие категории:
- Организационно-аналитический — основанный на изучении кадровых документов и отчетности. При использовании данного метода ревизоры проверяют основной пакет документации за анализируемый период, а также изучают другие финпоказатели, которые бы свидетельствовали о результативности деятельности персонала на предприятии.
К основному пакету документации относят:- должностные инструкции;
- заполненные сотрудниками анкеты и тесты;
- сведения о тратах на наем/увольнение, а также на обучение/профподготовку персонала;
- данные об оплате труда;
- сведения о балансе трудовых ресурсов, а также описание специфики работ;
- документы, подтверждающие уровень травматизма и частоту профзаболеваний;
- данные о продолжительности рабочего времени и финрезультате использования рабочей силы.
- Социально-психологический — основанный на анкетировании/интервьюировании собеседников-работников проверяемого предприятия. Этот метод является наиболее эффективным при оценке мотивации персонала к труду, эффективности действия руководящего составаи оправданности существующей системы поощрения.
- Экономический — основанный насравнении социальных/экономических показателейпредприятия с нормативными стандартами.При этом сравниваются существующие стандарты в отрасли, законодательно установленные нормативы с существующими значениями на предприятии. В результате использования данного метода удастся оценить, являются ли условия труда на предприятии конкурентоспособными и насколько эффективно работает HR-служба.