Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Представительные расходы». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
От правильного оформления, подтверждения и обоснования расходов зависит не только уменьшение налоговой нагрузки на организацию, но и минимизация рисков предъявления претензий со стороны инспекций в необоснованности занижения «прибыльной» базы. Избежать их можно только в том случае, если грамотно организовать систему документального подтверждения расходов и правильно оформлять соответствующие документы.
Представительские расходы — учет и проводки
- Профессия
- Делопроизводство
- Отдел кадров
- Архивное дело
- Юридический практикум
- Ваш компьютер
- Деловой этикет
- Офис
- Самообразование
- Бухгалтерский учет
- Корпоративная культура
- Психологический практикум
- Стиль
- Красота и здоровье
- Секретарь плюс
- Праздник
- Страницы истории
- Культура и искусство
- Контрольная работа
- Охрана труда
Что такое представительские расходы, разъясняет нам п. 2 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – НК РФ), согласно которому к представительским расходам относятся те расходы, которые организация осуществляет в рамках проведения официальных приемов и обслуживаний сотрудников других организаций. Кроме того, к представительским расходам относятся расходы по приему и обслуживанию участников, прибывших на заседания органов управления организацией. Стоит заметить, что использование законодателем термина «участники» не совсем удачно, поскольку данный термин в действующем законодательстве применяется прежде всего к лицам, владеющим долями в уставном капитале обществ с ограниченной ответственностью. Так, речь идет о лицах, участвующих в работе органов управления обществом. Отметим, что к ним относятся как сотрудники организации, т.е. физические лица, состоящие с ней в трудовых или гражданско-правовых отношениях (члены совета директоров, правления), так и приглашенные эксперты. В настоящей статье акцент делается на представительских расходах, связанных с ведением переговоров, поскольку именно с этим видом расходов наиболее часто приходится сталкиваться помощникам руководителя и секретарям-референтам.
Законодатель особо оговаривает, что к представительским расходам относятся:
- расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) как для приглашенных, так и для официальных лиц самой организации, участвующих в переговорах;
- расходы на транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия или заседания руководящего органа и обратно;
- расходы на буфетное обслуживание во время переговоров;
- оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика.
При этом указывается, что к данным расходам нельзя отнести расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. Такая оговорка сразу ставит крест на возможности отнести к расходам для целей налогового учета и оплату гида-экскурсовода, и совместный поход представителей компании с ее гостями в спортзал, на футбол или в сауну. Ниже мы рассмотрим эту проблему подробнее.
В плане налогового администрирования представительские расходы относятся к одной из проблемных областей учета – налоговые органы сплошь и рядом отказывают компаниям в принятии их к учету. Поэтому оформление подтверждающих такие расходы документов требует особого внимания.
Документальное оформление представительских расходов можно разделить на три основных этапа.
Смета на представительские расходы — образец
В бухгалтерском учете расходы на представительские встречи относят к расходам по обычным видам деятельности в сумме фактических затрат, которые были понесены предприятием за отчетный период.
Рассмотрим примеры отражения в учете расходов на проведение представительских мероприятий.
Расходы на проведение мероприятия (обед в ресторане) составили 7450 руб., НДС 1136 руб.
В учете ООО «Магнит» представительские расходы были отражены следующими проводками:
| Дт | Кт | Описание | Сумма | Документ |
| 26 | 71 | Учтены представительские расходы, понесенные Свиридовым во время командировки (7450 руб. — 1136 руб.) | 6314 руб. | Авансовый отчет, Отчет о переговорах, Акт об осуществлении представительских расходов, Счет-фактура из ресторана |
| 19 | 71 | Учтена сумма НДС по представительским расходам, которые были понесены Свиридовым во время командировки | 1136 руб. | Авансовый отчет, Отчет о переговорах, Акт об осуществлении представительских расходов, Счет-фактура из ресторана |
К представительским расходам командированного сотрудника можно отнести затраты:
- на официальный прием и (или) обслуживание (в т. ч. буфетное) представителей других организаций, а также официальных лиц самой организации;
- на транспортное обеспечение доставки к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
- на оплату услуг переводчиков (не состоящих в штате организации) во время проведения представительских мероприятий.
К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.
В бухучете представительские расходы в полном объеме спишите на затраты по обычным видам деятельности (п. 5, 7 ПБУ 10/99). При этом в учете составьте следующие проводки:
Дебет 26 (44) Кредит 71
– отражены представительские расходы;
Дебет 19 Кредит 71
– учтен НДС по расходам, понесенным через подотчетное лицо.
Представительские расходы, понесенные в командировке, оплачивает сотрудник. Поэтому он должен составить авансовый отчет (в свободной форме или по типовой форме № АО-1) и приложить к нему документы, подтверждающие размер и назначение затрат.
Например, счета-фактуры и чеки ККТ из ресторанов и кафе, акты выполненных работ при оплате услуг переводчиков, проездные билеты, накладные, товарные чеки и чеки ККТ при приобретении продуктов питания и напитков для буфетного обслуживания и т. д.
Представительские расходы, в том числе и те, которые сотрудник понес во время командировки, уменьшают налогооблагаемую прибыль (подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ). Но для этого нужно, чтобы они отвечали требованиям пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ: были документально подтверждены, экономически обоснованны и направлены на получение дохода.
Ситуация: какими документами можно подтвердить экономическую обоснованность представительских расходов?
Любыми первичными документами, которые подтверждают такие расходы и их экономическую обоснованность.
Ведь в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ не установлен конкретный перечень документов, которыми нужно подтверждать представительские расходы.
Однако каждый факт хозяйственной жизни нужно оформить первичными учетными документами (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, ст. 313 НК РФ).
При этом они должны содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
Подтвердить экономическую обоснованность представительских расходов можно, например, с помощью:
- сметы, утвержденной протоколом общего собрания участников (акционеров) организации или руководителем организации на определенный период времени;
- приказа руководителя об осуществлении расходов на представительские цели;
- отчета о проведении мероприятий, в ходе которых были произведены представительские расходы;
- акта об осуществлении представительских расходов, утвержденного руководителем организации;
- иных документов, свидетельствующих об обоснованности и производственном характере расходов.
Формы документов разработайте самостоятельно и приложите к приказу об учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008, ст. 313 НК РФ).
По мнению контролирующих ведомств, в отчете о проведении мероприятий, в ходе которых были произведены представительские расходы, должны быть указаны:
- цели и результаты проведенных мероприятий;
- состав участников (принимающей и приглашенной сторон);
Такие требования изложены в письмах ФНС России от 8 мая 2014 г. № ГД-4-3/8852, Минфина России от 10 апреля 2014 г. № 03-03-РЗ/16288, от 1 ноября 2010 г. № 03-03-06/1/675, от 22 марта 2010 г. № 03-03-06/4/26.
О том, можно ли признать экономически обоснованными представительские расходы, которые не привели к положительному результату (подписанию договора), см. Какие расходы по налогу на прибыль являются экономически обоснованными.
К представительским относятся расходы фирмы, которые связаны (п. 2 ст. 264 НК РФ):
- с организацией официальных деловых мероприятий;
- с транспортными, буфетными услугами, которые заказаны в рамках соответствующих мероприятий;
- с оплатой услуг переводчика, если его помощь привлекалась в рамках официальных мероприятий.
В размере, который не превышает 4% от затрат на оплату труда в том же отчетном периоде (их перечень приведен в ст. 255 НК РФ), представительские расходы могут быть использованы в уменьшение налогооблагаемой базы предприятия.
Как и любые другие расходы, представительские должны быть подтверждены. При этом ранее Минфин РФ (в письме от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807) советовал подтверждать соответствующие расходы посредством:
- издания приказа директора о проведении официального мероприятия, в рамках которого совершены расходы;
- составления сметы представительских расходов;
- составления отчета о представительских расходах;
- дополнения указанных источников первичными документами.
Однако существует и более новый правовой акт от Минфина — письмо от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288. В нем в числе рекомендованных документов, которыми можно подтверждать представительские расходы, присутствует только отчет, а также дополняющая его первичка.
Тем не менее многие компании предпочитают, формируя комплект документов в подтверждение представительских расходов, ориентироваться все же на более ранний перечень, рекомендованный Минфином. Это часто обусловлено не только желанием обезопасить себя от возможных претензий контролеров, но и внутрикорпоративными стандартами финансовой отчетности, позволяющими осуществлять действенный контроль над представительскими расходами в своей организации.
Во многих случаях одним из ключевых документов, подтверждающих представительские расходы, считается смета — как источник, позволяющий последовательно детализировать затраты.
Изучим, что может представлять собой данная смета.
Законодатель не утвердил и не рекомендовал форм соответствующей сметы. Поэтому фирма должна разрабатывать данный документ самостоятельно.
Распространено составление сметы на представительские расходы в структуре, предполагающей включение в документ:
- графы, удостоверяющей факт утверждения сметы руководителем фирмы;
- сведений о дате составления документа, дате и месте проведения официального мероприятия;
- наименования документа;
- сведений о запланированном количестве участников официального мероприятия, имеющих тот или иной статус (сотрудников фирмы, внештатных приглашенных лиц);
- перечня статей расходов с указанием соответствующих им сумм по плану;
- информации об общей сумме предполагаемых расходов;
- сведений о составителе сметы, главном бухгалтере фирмы, их подписей, печати организации (если она используется).
Изучим более подробно специфику составления указанных разделов сметы.
В современных фирмах распространен подход, по которому сметы, как и многие другие локальные нормативные акты, заверяются посредством проставления в них графы «Утверждаю» — с указанием должности, Ф. И. О. и проставлением подписи лица, которое, таким образом, утверждает документ. Как правило, это руководитель фирмы.
Указывается также наименование организации в соответствии с учредительными документами. Если фирма использует во внутреннем документообороте печать, ее следует проставить в рассматриваемой графе документа.
В числе важнейших сведений о смете, которые должны быть указаны в ней:
- наименование документа (например, «Смета представительских расходов»);
- дата составления документа (может быть проставлена и в области графы «Утверждаю»).
Следующий раздел сметы — тот, в котором отражается перечень предполагаемых представительских расходов. Обычно он представлен таблицей из 3 столбцов.
В 1-м столбце отражается порядковый номер статьи расходов. Во 2-м — название статьи. В 3-м — сумма.
В отдельной строке таблицы может отражаться итоговая сумма расходов на финансирование официального мероприятия.
Можно отметить, что многие фирмы предпочитают указывать суммы издержек не запланированные, а предельные — то есть, фиксируя, по сути, лимиты расходов.
Несмотря на то что смета, как мы отметили выше, может заверяться руководителем фирмы посредством графы «Утверждаю», рекомендуется также дополнительно удостоверять сведения, отражаемые в документе, подписями:
- главного бухгалтера;
- лица, ответственного за составление сметы.
Также указываются их Ф. И. О. и должности.
Смета на представительские расходы может быть как самостоятельным локальным нормативным актом, так и частью другого акта — например, внутрикорпоративного положения о представительских расходах. Во втором случае она должна будет составляться по форме, которая утверждена в качестве приложения к соответствующему положению.
Изучим данный аспект использования сметы подробнее.
В фирмах, которые регулярно организуют представительские мероприятия, подтверждение расходов в рамках данных мероприятий может осуществляться с использованием особого локального нормативного акта — положения по представительским расходам.
Данный локальный норматив позволяет регламентировать порядок использования документов налогового и бухгалтерского учета по расходам в рамках соответствующих мероприятий. Имея данное положение, компания может существенно упростить работу финансовым и другим внутрикорпоративным службам, которые занимаются вопросами, связанными с учетом расходов по официальным мероприятиям. Условно говоря, даже новый, неопытный сотрудник, используя рассматриваемое положение, сможет правильно сформировать комплект необходимых документов в подтверждение затрат на проведение представительских мероприятий.
В таком положении может быть оговорено, что сотрудники, ответственные за учет расходов по официальным мероприятиям, обязуются своевременно оформлять документы для подтверждения данных расходов по перечню, который приводится здесь же. Формы (образцы) для документов, в числе которых и смета расходов, помещаются в приложениях к положению.
Скачать образец сметы на представительские расходы вы можете на нашем сайте.
По общему правилу, к представительским расходам относят затраты на официальный прием и обслуживание представителей других организаций или членов совета директоров, владельцев бизнеса.
Документальное оформление в 2020 году представительских расходов продолжает оставаться необходимостью. В эту категорию входят затраты на проведение следующих мероприятий:
- Ведение переговоров с партнерами компании или клиентами. Сюда причисляют и контрагентов — потенциальных или ныне сотрудничающих с фирмой.
- Заседания органов высшего руководства организации – совета директоров, председателей правления, наблюдательного совета.
Представительские расходы при УСН «доходы минус расходы»
Совершая представительские расходы, документальное оформление необходимо только для официальных затрат, к которым причисляют (п. 2 ст. 264 НК РФ):
- Проведение официальных приемов, встреч и заседаний (учитываются завтраки, обеды и другие аналогичные траты), проходящих как на территории организации, так и вне ее (рестораны, гостиницы). В эту категорию входят и траты на алкогольные напитки.
- Транспортные расходы на доставку гостей к месту проведения мероприятия и обратно.
- Услуги и затраты на буфет.
- Оплата работы переводчиков, которые не состоят в штате компании.
При налогообложении нельзя учесть такие статьи расходов:
- Любые развлекательные (экскурсии, боулинг, бильярд и пр.) и оздоровительные (бассейны, фитнес-залы, сауны) мероприятия для сотрудников и клиентов, деловых партнеров.
- Затраты на проживание и оплату проезда для лиц, прибывших из других населенных пунктов.
- Приобретение презентов, подарков, наград и дипломов, вручаемых участникам.
Считается, что такие расходы не относятся к деловой встрече; до или после официального приема – значения не имеет тоже (письмо Минфина от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796).
Сразу скажем, что конкретный перечень документов, которыми нужно подтверждать представительские расходы, в п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ не установлен. Однако каждый факт хозяйственной жизни нужно оформлять первичными учетными документами. При этом они должны содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете № 402-ФЗ и ст. 313 НК РФ).
Чтобы подтвердить представительские расходы, для налогообложения необходимо оформление документов первичного учета. Сюда входят все накладные и акты.
Кроме этого, следует составлять отчет о прошедшем мероприятии, который утверждает руководитель компании. В отчете прописывают следующие пункты:
- Место и дата проведения мероприятия.
- Программа, согласно которой мероприятие было проведено.
- Полный состав участников со стороны принимающих и приглашенных.
- Величина затрат на проведение события.
Проводя оформление представительских расходов, в документе необходимо указывать, были ли заключены в процессе какие-либо сделки с партнерами. Такой документ послужит подтверждением того факта, что все затраты были сопряжены с организацией представительского раута.
Перед тем как как оформить представительские расходы, состоящие из вышеперечисленных отчетов, желательно позаботиться о двух дополнительных документах:
- Приказе на проведение представительского мероприятия, подписанном руководителем. В нем должны быть ясно отражены цель события, которое вызвало подобные затраты, а также перечень сотрудников компании, которые будут принимать в нем участие.
- Смете расходов, подтвержденной личной подписью руководителя.
Представленные далее образцы этих обязательных документов демонстрируют, как правильно оформить представительские расходы в 2020 году. Их можно использовать на любом предприятии России.
К представительским расходам командированного сотрудника можно отнести затраты на:
- официальный прием и/или обслуживание (в т. ч. буфетное) представителей других организаций, а также официальных лиц самой организации;
- транспортное обеспечение доставки к месту проведения представительского мероприятия и/или заседания руководящего органа и обратно;
- оплату услуг переводчиков (не состоящих в штате организации) во время представительских мероприятий.
К представительским расходам так же не относят расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.
Чтобы обосновать представительские расходы в командировке, достаточно двух документов:
- Отчета о представительских расходах, который утвердил руководитель организации.
- Авансового отчета.
К этим отчетам сотрудник прикладывает первичные документы. Например, кассовые чеки, акты и прочее. Такие требования содержат письма ФНС России от 8 мая 2014 № ГД-4-3/8852, Минфина от 10 апреля 2014 № 03-03-РЗ/16288.
Под видом представительских многие организации списывают расходы на банкеты для сотрудников, чай, кофе, воду и прочие затраты, которые непросто связать с коммерческой деятельностью компании. поэтому любые представительские расходы, а тем более крупные проверяющих настораживают.
Обоснованность представительских расходов не зависит от результатов переговоров. Даже если не было заключено никаких договоров, сумму представительских расходов компания вправе учесть для целей налогообложения прибыли. Однако в отчете не стоит использовать категоричные формулировки — писать, что представители организации отказались подписывать договор или продлевать контракт. Лучше указать, что представители компании обещали рассмотреть предложение о пролонгации договора до конца текущего года, так как проверяющие всегда являются сторонниками экономического обоснования затрат.
Если мероприятие большое, к примеру прием иногородней или даже иностранной делегации, в комплект подтверждающих документов обязательно стоит включить копии приглашений и полученные на них ответы. Надо также определить перечень своих сотрудников, которые участвуют в переговорах. Для этого оформляют приказ за подписью руководителя. В приказе можно также установить порядок выдачи и расходования подотчетных сумм на представительские расходы.
Для рядовых переговоров неплохо иметь распечатку электронной переписки или копии факсов с приглашением и ответом.
Чтобы подтвердить расходы на большое мероприятие, нужны его программа и смета. В программе расписывают все этапы приема от встречи до проводов гостей. В смете расходов устанавливают предполагаемую величину затрат. Лучше, если в итоге компания потратит на мероприятие несколько меньше, а не наоборот, чтобы у инспекторов не было соблазна заговорить об экономической необоснованности произведенных расходов.
Для рядовых переговоров смету предполагаемых расходов можно утвердить приказом директора на год вперед.
Документы, которые непосредственно подтверждают сумму расходов, — кассовые и товарные чеки, выставленные счета, договоры на оказание услуг, накладные, счета-фактуры и т.д. Если расходы оплачены сотрудником за счет средств, выданных под отчет, то все оправдательные документы прикладывают к авансовому отчету. Кроме того, составляют акт на списание представительских расходов, в котором указывают фактически израсходованные на мероприятие средства.
После завершения крупных переговоров составляют отчет о мероприятии, в котором описывают достигнутые результаты.
Для рядовых переговоров, которые потребовали представительских затрат, подойдут краткий протокол, меморандум или служебная записка об итогах.
Затраты на алкогольную продукцию для банкета с партнерами можно учесть без применения дополнительных лимитов (с учетом только ограничений, установленных для представительских расходов в целом). Такой точки зрения придерживается Минфин России в Письме от 16 августа 2006 г. N 03-03-04/4/136. Есть примеры судебных решений, подтверждающих данную точку зрения (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 14 августа 2007 г. N А56-3739/2006).
Ранее Минфин России утверждал, что расходы на алкогольную продукцию не должны превышать размеров, предусмотренных обычаями делового оборота при проведении деловых переговоров (сделок) (Письмо от 9 июня 2004 г. N 03-02-05/1/49). Есть и судебные решения, подтверждающие, что средства, истраченные на спиртное, нужно учесть в расходах в размерах, предусмотренных обычаями делового оборота (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 25 апреля 2005 г. N А56-32729/04). Но методики определения количества алкоголя, которое будет соответствовать обычаям делового оборота, в настоящее время в законодательстве нет.
Спорным является вопрос о признании расходов по оформлению интерьера офиса. Специалисты Минфина России считают, что такие расходы не связаны с производственной деятельностью компании, поэтому учитываться при расчете налога на прибыль не должны. Основание — п. 1 ст. 252 НК РФ. Такие разъяснения чиновники дали в Письме от 25 мая 2007 г. N 03-03-06/1/311.
Пример. Для оформления приемных, переговорных, кабинетов руководителя и его заместителя фирма заказывает композиции из живых цветов. Может ли она при расчете налога на прибыль учесть такие затраты в составе представительских расходов?
Затраты на покупку цветов прямо не названы в списке представительских расходов (п. 2 ст. 264 НК РФ). Однако список таких расходов не закрыт. Поэтому, если затраты на покупку цветов экономически оправданы и документально подтверждены, компания вправе учесть их при расчете налога на прибыль в составе представительских расходов. Подтверждает это и судебная практика (Постановления Федеральных арбитражных судов Поволжского округа от 1 февраля 2005 г. N А57-1209/04-16, Московского округа от 9 августа 2006 г. N КА-А40/7454-06, Западно-Сибирского округа от 11 мая 2006 г. N Ф04-2610/2006(22165-А46-40)). Пример аргумента, подтверждающего экономическую необходимость приобретения цветов в офис, — эти расходы связаны с созданием и поддержанием у клиентов благоприятного имиджа компании и созданием комфортных условий для проведения переговоров.
В действительности же практически половина офисных расходов обусловлена необходимостью обеспечить сотрудникам организации нормальные условия труда. Причем тем самым работодатель выполняет обязанности, возложенные на него ст. 223 ТК РФ: оборудовать для сотрудников помещения для приема пищи, комнаты отдыха в рабочее время и психологической разгрузки и т.д. А расходы, произведенные в соответствии с законодательством, являются экономически обоснованными и могут быть признаны в налоговом учете.
На практике суды принимают расходы, коммерческая необходимость которых может вызвать сомнения не только у налоговых инспекторов. К примеру, ФАС Московского округа признал обоснованными расходы на приобретение аквариумов. Компания убедила суд с помощью следующего довода: поскольку в большей части помещений отсутствуют окна и, как следствие, солнечный свет, это неблагоприятно сказывается на психофизиологическом состоянии работников. А установленные там аквариумы позволяют значительно снизить все негативные последствия этих факторов (Постановление от 7 сентября 2006 г. N КА-А40/8421-06).
Все остальные офисные затраты — на предметы интерьера, украшение и пр. — обоснованы необходимостью произвести благоприятное впечатление на внешних посетителей — потенциальных клиентов и партнеров. А то, что от имиджа компании зависит успех ее основной деятельности, очевидно. По крайней мере для судей (Постановление ФАС Московского округа от 25 декабря 2006 г. N КА-А40/12681-06).
Курбангалеева О.А.,
консультант-эксперт
по бухгалтерскому учету и налогообложению
Обычно в стоимость услуг, которые оплачивает организация при приеме представителей других организаций, входит НДС.
Сумму «входного» НДС по представительским расходам организация может предъявить к налоговому вычету, если выполнены условия, перечисленные в статьях 171 и 172 НК РФ:
| — | представительские расходы приняты к бухгалтерскому учету; |
| — | на представительские расходы имеется счет-фактура, в котором указана сумма НДС; |
| — | представительские расходы относятся к деятельности, которая облагается НДС. |
Если организация приобретает продукты для проведения буфетного обслуживания в магазине розничной торговли, то подтверждающими документами являются чеки ККТ. В этом случае счет-фактура покупателю не выдается, а в чеке ККТ не всегда сумма НДС бывает выделена отдельной строкой. Поэтому «входной» НДС по таким представительским расходам нельзя предъявить к налоговому вычету.
Сумма «входного» НДС по представительским расходам принимается к вычету не полностью, а только в той части, которая относится к представительским расходам в пределах норм. Иными словами, зачесть НДС можно в отношении тех расходов, которые были учтены при расчете налога на прибыль (п. 7 ст. 171 НК РФ).
По представительским расходам, которые превысили установленный норматив, НДС к зачету не принимается, а списывается за счет собственных средств организации.
Напомним, что суммы «входного» НДС включаются в стоимость приобретенных товаров (работ, услуг) только в случаях, перечисленных в п. 2 ст.
170 НК РФ. Например:
| — | представительские расходы относятся к деятельности организации, которая не облагается НДС; |
| — | организация не является плательщиком НДС; |
| — | товары (работы, услуги) организация реализует за пределами РФ; |
| — | представительские расходы относятся к операциям, которые не являются объектом обложения налогом на добавленную стоимость. |
Таким образом, среди перечисленных случаев не указан такой, который относился бы к «входному» НДС по сверхнормативным расходам.
Следовательно, «входной» НДС по сверхнормативным расходам нельзя ни включить в стоимость приобретенных товаров (работ, услуг), ни отнести на затраты, связанные с производством и реализацией.
N 162-р утвердило План мероприятий («дорожную карту») «Совершенствование налогового администрирования». В п. 10 разд. IV данного Плана заложено сокращение количества документов, необходимых для подтверждения представительских расходов, а также упрощение требований к оформлению соответствующей «первички». Предполагалось, что указанная задача должна быть выполнена в апреле 2014 г. Правда, как оказалось, никаких изменений в законодательство с этой целью вносить не нужно. Однако обо всем по порядку.
Перечень представительских расходов
Состав представительских расходов и порядок их признания в целях налогообложения прибыли определены пп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 Налогового кодекса. В соответствии с данными нормами представительскими являются расходы, которые связаны с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества. При этом согласно п. 2 ст. 264 Кодекса представительские расходы делятся на две группы. В одну из них входят затраты на прием (обслуживание) представителей других организаций, прибывших на переговоры. А во вторую включаются расходы, связанные с приемом (обслуживанием) членов руководящего органа организации, прибывших на его заседание.
Итак, в соответствии с названными нормами в состав представительских расходов организации включаются:
— расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для этих лиц, а также официальных лиц самой компании, участвующих в переговорах;
— транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
— буфетное обслуживание во время переговоров;
— оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
Обратите внимание! В пп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 Кодекса говорится только о мероприятиях, в которых участвуют представители других организаций. Между тем, по мнению Минфина России, изложенному в Письме от 3 июня 2013 г. N 03-03-06/2/20149, к представительским также могут быть отнесены расходы на проведение переговоров с физическими лицами, являющимися как фактическими, так и потенциальными клиентами организации. Также необходимо учитывать, что расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактику или лечение заболеваний в силу прямого указания, которое содержится в п. 2 ст. 264 Кодекса, не относятся к представительским. Поэтому, к примеру, расходы на организацию фуршета, прогулку на теплоходе и иные развлекательные мероприятия, которые проводятся после официального приема партнеров, при налогообложении прибыли в составе представительских уже не учитываются (см., напр., Письмо Минфина России от 1 декабря 2011 г. N 03-03-06/1/796).
«Прибыльные» нормы
В соответствии с п. 2 ст. 264 Налогового кодекса представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процентов от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период. Излишки при расчете налога на прибыль не учитываются, что следует из п. 42 ст. 270 Кодекса. При этом датой признания представительских расходов у налогоплательщиков, использующих метод начисления, согласно пп. 5 п. 7 ст. 272 Кодекса является дата утверждения авансового отчета.
Здесь следует обратить внимание на то, что согласно п. 7 ст. 274 Налогового кодекса при расчете базы по налогу на прибыль доходы и расходы определяются нарастающим итогом с начала налогового периода. Соответственно, в течение налогового периода, коим является календарный год, сумма расходов на оплату труда, которая признается в целях налогообложения, будет увеличиваться. Окончательная величина норматива сформируется только на конец календарного года, то есть на 31 декабря. А это влечет за собой и увеличение предельного размера представительских расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль. То есть если, к примеру, в первом квартале 2014 г. представительские затраты полностью не были учтены в составе расходов, то излишек полностью или частично может быть учтен в следующих отчетных периодах или при расчете налога за 2014 г.
Документальная сторона вопроса
Когда же в иске будет отказано, взыскать с оппонента расходы, понесенные в связи с правовой помощью, будет проблематично. Возможна и иная ситуация, когда иск будет удовлетворен только в части. Тогда возмещение представительских расходов происходит пропорционально.
Многие сознательно завышают стоимость работ юриста для того, чтобы как можно больше взыскать средств с недобросовестной стороны. В связи с этим стоит помнить, что суд может уменьшить заявленные требования, опираясь на их соразмерность.
Компенсация затрат на помощь юриста всегда вызывает множество споров. Подсказать выход из конфликтной ситуации сможет юрист, бесплатная консультация которого для жителей Москвы и Московской области доступна в режиме онлайн. Из общения со специалистом можно узнать, каким образом правильно возместить свои затраты на оплату услуг представителя в связи с ведением дела в суде.
Представительские расходы, связанные с Основными Средствами Основные Средства — Новое Если представительские расходы на переговоры с подрядными организациями непосредственно связаны со строительством ОС, то их включение в первоначальную стоимость объекта правомерно. И при этом не должны применяться положения о нормировании представительских расходов. Ведь нормируется сумма затрат, признаваемых в составе прочих расходов.
К представительским затратам можно отнести:
- расходы на проведение официального приема для участников переговоров;
- транспортные расходы на доставку представителей компаний к месту проведения официальных мероприятий и обратно;
- затраты на буфетное обслуживание во время официальных встреч и переговоров;
- затраты на услуги переводчиков, принимающих в переговорах активное участие и не являющихся штатными работниками компании-упрощенца.
Представительские расходы компании-упрощенца обязательно должны быть учтены в бухгалтерском учете. При этом формируется проводка: Дебет 20, 44 и так далее – Кредит 71. Дл я целей же налогового учета в графе «расходы» делается отметка о том, что расходы не принимаются.
Такой документ, как авансовая отчетность, используется для подтверждения представительских затрат. Его можно найти в закладке под названием «банк и касса».
В закладке «авансы» обязательно должен быть указан документ, по которому денежные средства выдавались, а непосредственно представительские расходы должны быть отражены во вкладке «прочее».
Обязательным условием является указание документов, подтверждающих совершение представительских расходов. В них должна быть указанна сумма расходов и счет, на который эти расходы списываются.
Из всего вышесказанного можно сделать вывод: представительские расходы учитываются в бухгалтерском учете, но для целей налогового учета не принимаются. Также они не записываются в книгу доходов и расходов.
Кроме представительских расходов налоговую базу нельзя уменьшить за счет следующих расходов:
- на услуги по маркетингу;
- на проведение дезинфекции;
- на подключение снабжения водой и электричеством;
- на различные акции для клиентов;
- на питьевую воду для персонала компании;
- на различные печатные издания, выписываемые организацией;
- на привлечение работников с других компаний (занимающихся иной деятельностью);
- на обустройство офиса компании;
- на рекламу;
- на пенсионное обеспечение персонала;
- суммы НДС;
- на аттестацию рабочих мест;
- на покупку прав собственности;
- таможенная пошлина при ввозе товаров из-за границы;
- неустойка за нарушение условий договоров;
- регистрационные расходы.
Я как лектор и аудитор знаю, насколько много у компаний сомнений в отношении «представительности» тех или иных затрат. Расскажу, как рассеивать такие сомнения: какие расходы точно нельзя назвать представительскими, на что чиновники стали смотреть лояльнее, и какие документы помогут обосновать перед инспекторами расходы.
Что НК РФ говорит о представительских расходах
Понятие «представительские расходы» закреплено в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Определение, которое там дано, можно условно разделить на две части. Первая говорит о том, что относится к представительским расходам, а что нет.
И вторая часть говорит о нормировании подобных расходов. Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода учитываются как прочие в размере, который не превышает четырех процентов от расходов на оплату труда за этот же период.
Представительские расходы — это, в соответствии со статьёй 264, пунктом 2 Налогового кодекса, осуществляемые наличным или безналичным путём денежные траты, возлагаемые налогоплательщиком на себя и непосредственно связанные с приёмом и обслуживанием в рамках мероприятия представителей других коммерческих и некоммерческих структур.
Представительские расходы — бухгалтерский термин, используемый при оптимизации налогообложения
Целью представительских расходов может быть налаживание, поддержание или возобновление деловых связей.
Номинально к ним можно причислить любые траты, сопровождающие организацию деловых встреч; на практике же решать, что относится к представительским расходам, совместными усилиями предстоит предпринимателю и налоговому инспектору.
Само по себе включение в графу «Представительские расходы» лишних пунктов не является правонарушением: проверить правильность отчёта — обязанность ИФНС, а предприниматель невиновен до тех пор, пока не уклоняется от уплаты налогов. Не карается и неиспользование этой графы: право на получение налоговых льгот и вычетов — заявительное, и владелец бизнеса может в любой момент от него отказаться, выплачивая налоги в полном объёме.
В соответствии с первым абзацем пункта 2 статьи 264 Налогового кодекса к представительским расходам могут быть отнесены:
- Затраты на организацию и проведение официальных мероприятий для различных представителей: презентаций, конференций, деловых завтраков или обедов и так далее. Никаких указаний относительно места и времени проведения приёма в Налоговом кодексе не содержится: это может быть производственный цех, офис компании, кафе, ресторан или бизнес-центр, утром, днём или вечером, в будни или выходные. Критерия всего два: заявленные расходы несет сам налогоплательщик (не филиалы и не третьи лица), а мероприятие носит сугубо официальный характер — никаких дружеских встреч не допускается. В соответствии со вторым абзацем того же пункта той же статьи к представительским не относятся расходы, связанные с организацией отдыха, развлечений или лечения гостей. Поэтому, чтобы избежать проблем с налоговым инспектором, следует остерегаться проведения встреч в заведениях явно развлекательной направленности вроде кинотеатров, бань и саун, а также в санаториях — если только учреждение не принадлежит самому налогоплательщику. В последнем случае проведение приёма на своей территории совершенно оправдано и не может служить основанием для отказа в учёте представительских расходов. Кроме того, в статью нельзя включать траты на приобретение сувениров и дипломов, оформление помещения для встречи и дополнительные развлекательные мероприятия, непосредственно не связанные с официальным приёмом.
- Затраты на доставку представителей к месту проведения встречи, где бы оно ни находилось, и обратно. В виду (согласно Письму Министерства финансов №03-03-06/1/796 от 1 декабря 2011 года) имеются только расходы на перевозку гостя из точки текущей локации в конечную: включать в статью железнодорожные, авиа- или автобусные билеты, такси до гостиницы и проживание в ней (и тем более оформление визы) нельзя.
- Затраты на приобретение продуктов и напитков, предлагаемых представителям во время официальной части приёма, вне зависимости от времени суток и места проведения. Включать в статью расходы на алкоголь как часть угощения можно, а вот на продукты, предлагаемые вне мероприятия (даже если гости уже сидят в приёмной) — не разрешается.
- Затраты на оплату труда переводчика для обеспечения должного качества общения с представителями — иностранными подданными. Включать расходы в статью представительских можно, если переводчик не состоит в штате организатора приёма: своих сотрудников в отчёте учитывать нельзя.
В соответствии с Письмом Министерства финансов №03-03-Р3/16288 от 10 апреля 2014 года (в Налоговом кодексе подробности отсутствуют) представительские расходы могут быть подтверждены с помощью:
- первичных (исполнительных и платёжных) документов: договоров, актов приёма-передачи товаров, услуг и работ, накладных, квитанций, чеков и расписок;
- документов, позволяющих установить однозначную связь между сделанными тратами и организованной для представителей встречей: чаще всего это отчёт о проведённом мероприятии, бланк которого можно разработать самостоятельно или скачать в Интернете; чуть реже — приказ о проведении мероприятия и смета расходов.
Учет представительских расходов: проводки
Согласно налоговому законодательству (п.2 ст. 264 НК РФ) к представительским расходам относятся:
- транспортные расходы;
- расходы на организацию форумов, совещаний в том числе оформление залов, установка соответствующего оборудования. Например, установка медиапроектора для проведения презентаций;
- оплату банкетов, деловых ланчей и праздничных обедов;
- расходы на покупку билетов на концерты, музеи;
- расходы на организацию выставок, выступлений и лекций.
Это перечень основных видов расходов. К ним не относят траты на покупку подарков, сувенирной продукции гостям. Товары, приобретенные членами отправляемой делегации для себя, расходы на проживание и личные нужды. То есть, сюда не должна входить оплата лечения или отдыха, не предусмотренного программой деловой встречи.
В отличие от налогового, в бухгалтерском учете они учитываются сразу же, как только возникли и списываются на счет «Прочие доходы и расходы».
Бухгалтер составляет проводки исходя из того, на какие товары и услуги были израсходованы средства. А это во многом зависит от вида деятельности предприятия и целей деловых поездок и встреч, а также принятой на предприятии системы бухгалтерского учета и плана счетов.
Для обоснования данных расходов в целях налогообложения по налогу на прибыль, они должны соответствовать определённым критериям:
- Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, понесенные налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Бухгалтерский учет в иностранном представительстве Стоимость — 10 000 руб. (все включено)
|
Унифицированных форм по оформлению таких расходов не существует. Каждая организация разрабатывает свои удобные формы, некоторые из которых являются обязательными:
- Приказ о проведении представительского мероприятия. В приказе должны указываться дата и место проведения, цель мероприятия, наименование организации-контр¬агента, список лиц, ответственных за проведение и обеспечение данного мероприятия, и сотрудник, на которого возлагается контроль.
- Программа представительского мероприятия. Данная программа прикладывается к приказу, в ней необходимо отразить основные этапы и даты официального приема. Программа утверждается руководителем организации.
- Смета представительского мероприятия. Смету желательно расписывать на каждое мероприятие в отдельности. Обязательно утвердить у руководителя. В смете как правило расписывают по статейно: транспортные расходы, буфетное обслуживание, расходы на приобретение букетов, сувенирных изделий.
- Отчет о проведении мероприятия. В отчете необходимо отразить дату и место проведения, цель, наименование партнеров, участники мероприятия пофамильно с должностями и результат, который был достигнут в ходе мероприятия.
- Акт на списание представительских расходов. А акте необходимо отразить точную сумму (вплоть до копеек), согласно понесенных расходов. Акт подписывает главный бухгалтер и руководитель организации.
Паронимы ПРЕДСТАВИТЕЛЬНЫЙ — ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЙ
Обращаем ваше внимание, какие расходы нельзя относить к представительским расходам:
- Обеды в пансионатах, санаториях, в развлекательных (кроме баров и ресторанов) местах;
- Оформление визовых документов для своих сотрудников;
- Затраты на оформление праздничных мероприятий (например, Новый год, 8 марта, 23 февраля), а также юбилеи сотрудников;
- Сумма представительских расходов, в сумме превышения нормы.
Также читайте на сайте:
Регистрация иностранного представительства
3-НДФЛ для иностранных сотрудников
- Все статьиВсе услуги компании БУХпрофиНаши цены
- «Про внесення зміни до пункту 7 постанови Кабінету Міністрів України від 2 лютого 2011 р. № 98», постанова КМУ від 29.08.2018 р. № 679
- Витрати відряджених (ІПК від 06.09.2018 р. № 3883/5/99-99-13-02-03-16, ІПК від 07.09.2018 р. № 3898/6/99-99-13-02-03-15)
- «Про затвердження складових програмної класифікації видатків та кредитування місцевих бюджетів», наказ Мінфіну України від 20.09.2017 № 793
Все документы
1.1. Настоящее положение определяет порядок формирования и расходования средств, выделяемых на представительские расходы организации, порядок проведения представительских мероприятий и предоставление отчетности по ним.
1.2. Основной целью проведения представительских мероприятий является либо проведение переговоров в рамках уже заключенного контракта, либо установление взаимного сотрудничества по основной деятельности организации.
1.3. Представительские расходы — это расходы организации на официальный прием и (или) обслуживание представителей приглашенных организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа организации, независимо от места проведения указанных мероприятий.
2.1. Организация самостоятельно определяет время, место, бюджет и порядок проведения представительских мероприятий.
2.2. Расходование средств на проведении представительских мероприятий может производиться по следующим направлениям:
2.2.1. расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для представителей приглашенных организаций, участвующих в переговорах, а также официальных лиц организации, участвующих в переговорах;
2.2.2. транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
2.2.3. буфетное обслуживание во время переговоров;
2.2.4. оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.