Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Заполнение табеля рабочего времени условные обозначения». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Код НН, или отсутствие работника по невыясненным причинам, проставляется всякий раз и до тех пор, пока работника нет на работе, а у ответственного лица нет документов о причинах его отсутствия. Даже в случае, если руководитель отсутствующего лица клянется, что работник в прогуле (код ПР), не торопитесь ставить этот код в документы первичного учета, дождитесь, пока человек принесет документ, объясняющий свое отсутствие. А то может случиться так, что табель с неверным кодом будет предоставлен в бухгалтерию, а потом окажется, что работник отсутствовал по уважительной причине, и тогда придется вносить изменения в документы первичного учета.
Условные обозначения, применяемые при заполнении табеля учета рабочего времени
По сути эти дни не являются выходными в строгом смысле этого слова, и отмечать их кодом В или цифровым аналогом 26 неверно. Целесообразно ввести новое обозначение этого периода, например, НОД — нерабочие оплачиваемые дни, и зафиксировать это в своей учетной кадровой политике. Если работники в этот период работают, им ставится код Я или его цифровой аналог 01.
Утвержденный постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 табель использования рабочего времени помогает кадровой службе и бухгалтерии предприятия:
- учитывать время, отработанное или не отработанное наемным работником;
- контролировать соблюдение графика рабочего времени (явки, неявки, опоздания);
- иметь официальные сведения об отработанном каждым работником времени для расчета зарплаты или составления статистической отчетности.
Бухгалтеру он поможет подтвердить правомерность начисления или неначисления сумм зарплаты и компенсаций каждому работнику. Кадровику — отследить явку и в случае необходимости обосновать взыскание, наложенное на работника.
Табель учета рабочего времени относится к формам документов, которые выдаются работнику при увольнении вместе с трудовой книжкой по его запросу (ст. 84.1 ТК РФ).
Стоит отметить, что унифицированные формы табелей № Т-12 и № Т-13 с 01.01.2013 не обязательны для применения. Но учет вести работодатели обязаны (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Организации и ИП вправе использовать другие способы контроля времени нахождения сотрудников на рабочих местах. Но по факту формат бланка, разработанный Госкомстатом, достаточно удобен и продолжает повсеместно применяться.
Отличаются две утвержденные формы тем, одна из них (Т-13) используется в учреждениях и фирмах, где установлен специальный турникет, — автоматическая система, контролирующая явку сотрудников. А форма Т-12 является универсальной и содержит, кроме того, дополнительный раздел 2. В нем отражают расчеты с работниками по оплате труда. Но если фирма ведет расчеты с персоналом как отдельный вид учета, раздел 2 просто остается пустым.
Применяются два правила заполнения табеля учета рабочего времени 2020, выбор делает работодатель:
- сплошное заполнение — каждый день отмечаются все явки и неявки;
- заполнение по отклонениям — отмечаются только опоздания, неявки.
Приведем для примера инструкцию по заполнению формы Т-13 методом сплошного заполнения.
Перед тем как отмечать отпуск в табеле учета рабочего времени, важно учесть следующие моменты:
- какой вид отпуска проставлять;
- период отпуска — с какого по какое число отдыхает работник;
- каким методом заполняется табель — сплошным или регистрируются только отклонения.
Разные виды отпуска обозначаются такими сокращениями:
|
ОТ |
очередной оплачиваемый отпуск |
|
ОД |
дополнительный оплачиваемый |
|
ДО |
административный (без сохранения ЗП) |
|
У |
учебный с сохранением ЗП |
|
УВ |
учебный без отрыва от производства (сокращенный день) |
|
УД |
учебный без сохранения ЗП |
|
Р |
по беременности и родам |
|
ОЖ |
по уходу за ребенком до 3 лет |
|
ОЗ |
без сохранения ЗП в предусмотренных законом случаях |
|
ДБ |
дополнительный без сохранения ЗП |
При использовании обоих методов заполнения табеля условное обозначение отпуска проставляется за каждый день отсутствия работника. Просто при использовании сплошного метода остальные дни заполняются явками (условный код «Я»), а при методе учета отклонений — остаются пустыми.
Приведем буквенные обозначения, используемые в табеле учета рабочего времени, в виде таблиц.
Присутствие на рабочем месте:
|
Я |
работа в дневное время |
|
Н |
в ночное время |
|
РВ |
работа в выходные и праздники (используется, если сотрудник выходит на работу в дни, объявленные нерабочими в связи с карантином |
|
С |
сверхурочная |
|
ВМ |
вахтовым методом |
Командировки и повышение квалификации:
|
К |
служебная командировка |
|
ПК |
повышение квалификации с отрывом от труда |
|
ПМ |
повышение квалификации с отрывом от труда в другой местности |
Отсутствие на рабочем месте:
|
Б |
временная нетрудоспособность (больничный) с выплатой пособия (используется и в том случае, если работник находится на карантине) |
|
Т |
временная нетрудоспособность без выплаты пособия |
|
ЛЧ |
сокращенный рабочий день в предусмотренных законом случаях |
|
ПВ |
вынужденный прогул при незаконном отстранении (увольнении) |
|
Г |
неявка в связи с исполнением государственных (общественных) обязанностей |
|
ПР |
прогул без уважительных причин |
|
НС |
режим неполного рабочего времени |
|
В |
выходные и праздничные нерабочие дни (ставится и для случаев установления нерабочих дней в связи с карантином) |
|
ОВ |
дополнительный оплачиваемый выходной |
|
НВ |
дополнительный неоплачиваемый выходной |
|
ЗБ |
забастовка |
|
НН |
невыясненная причина неявки |
|
РП |
простой по вине работодателя |
|
НП |
простой по не зависящим ни от кого причинам |
|
ВП |
простой по вине работника |
|
НО |
отстранение от работы (оплачиваемое) |
|
НБ |
отстранение без сохранения ЗП |
|
НЗ |
приостановка работы при задержке ЗП |
В табеле (ф. 0504421) в соответствии с утвержденной учетной политикой учреждения отражается регистрация отклонений. Заведующий отделом (установлен 8-часовой рабочий день) в период с 19.06.2017 по 30.06.2017 находился в ежегодном оплачиваемом отпуске. Бухгалтер (установлен 8-часовой рабочий день) в период с 13.06.2017 по 16.06.2017 находился в командировке, остальные дни отработал полностью. Воспитателю (работает по графику 2/2 по 12 ч в дневную смену) в период с 05.06.2017 по 06.06.2017 был предоставлен отпуск по семейным обстоятельствам без сохранения заработной платы, остальное время отработано им полностью.
Заполняем табель учета рабочего времени правильно
При регистрации отклонений в случае наличия у одного работника учреждения двух видов отклонений в один день (период) нижняя часть строки записывается в виде дроби, числитель которой – условное обозначение вида отклонений, а знаменатель – часы работы. Например, в случае, когда время работы приходится и на дневное, и на ночное время, через дробь напротив фамилии такого работника следует указать фактическое время его работы ночью (код Н).
Воспитателю (работает по графику 2/2 по 12 ч в дневную смену) в период с 05.06.2017 по 06.06.2017 был предоставлен отпуск по семейным обстоятельствам без сохранения заработной платы, остальное время отработано им полностью. Кроме того, 25.06.2017 он отработал 1 ч в ночное время. В табеле (ф. 0504421) отражается регистрация отклонений.
Заведующий отделом в период с 01.06.2017 по 02.06.2017 исполнял государственные обязанности в связи с осуществлением полномочий депутата в течение 6 ч каждый день. Кроме того, 02.06.2017 он отсутствовал в течение 2 ч на работе с разрешения руководителя.
В соответствии со ст. 171, 172 ТК РФ работодатель обязан освобождать работника от работы с сохранением за ним места работы (должности) на время исполнения им государственных или общественных обязанностей.
Что представляет собой форма Т-12 (табель учета рабочего времени)
На основе формы Т-12, введенной в практику документооборота Госкомстатом в постановлении от 05.01.2004 № 1, формируется табель, который предназначен для использования в целях:
- ведения учета посещений сотрудниками своего места работы в соответствии с установленным графиком;
- определения показателей для расчета зарплаты сотрудников;
- формирования тех или иных статистических данных о персонале (например, направляемых в Росстат или исследовательским агентствам).
Следует отметить, что рассматриваемая форма подлежит заполнению вручную (на ПК с помощью Word или аналогичной программы либо в распечатанном виде шариковой ручкой). А табель, предназначенный для заполнения в автоматическом режиме при задействовании систем контроля доступа, составляется на основе другой формы Госкомстата — Т-13. Выбранная форма табеля учета рабочего времени 2020 года должна быть указана в учетной политике.
Какие санкции предусмотрены за ошибки в табеле рабочего времени, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите к Готовому решению.
О том, что представляет собой форма Т-13, читайте в статье «Унифицированная форма № Т-13 — бланк и образец» .
Соответствующая номеру ОКУД 0504421 форма табеля учета рабочего времени (Т-12 имеет очень схожее с ней наименование, поэтому иногда может возникать путаница при применении того или иного документа) была введена в деловой оборот Минфином РФ, издавшим приказ от 30.03.2015 № 52н. Этот документ задействуется в тех же целях, что и Т-12, но подлежит применению в госструктурах.
Соответствующий форме 0504421 табель учета использования рабочего времени имеет также и довольно схожую структуру с формой Т-12. Поэтому для сотрудника HR-отдела, как правило, не составляет никаких проблем адаптироваться к документу, утвержденному Минфином, если он привык пользоваться формой от Госкомстата, и наоборот.
Правила заполнения табеля учета рабочего времени 2020 форма 0504421
В соответствие с частью 3 статьи 91 Трудового Кодекса РФ, бюджетная организация обязана вести учет времени труда в табеле. Это обязательный документ, на основании которого происходит начисление заработной платы.
Коды в документе по учету продолжительности труда сотрудников необходимы для корректного заполнения бумаги. Для этого приняты буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени, они указаны в методических рекомендациях к Приказу Минфина России от 30.03.2015 № 52н. Например, для планового отпуска в табеле обозначение — «О».
Итак, изучим табель учета рабочего времени: обозначения букв, которые используются для заполнения, а также их расшифровка для удобства приведены в таблице скачать.
| Код | Наименование показателя |
|---|---|
| А | Неявки с разрешения администрации |
| Б | Временная нетрудоспособность, нетрудоспособность по беременности и родам |
| В | Выходные и нерабочие праздничные дни |
| Г | Выполнение государственных обязанностей |
| К | Служебные командировки |
| Н | Работа в ночное время |
| О | Очередные и дополнительные отпуска |
| ОР | Отпуск по уходу за ребенком |
| П | Прогулы |
| С | Часы сверхурочной работы |
| НН | Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств) |
| ВУ | Выходные по учебе |
| ОУ | Учебный дополнительный отпуск |
| ЗН | Замещение в 1-3 классах |
| ЗП | Замещение в группах продленного дня |
| ЗС | Замещение в 4-11-х классах |
| РП | Работа в выходные и нерабочие праздничные дни |
| Ф | Фактически отработанные часы |
Предприятие вправе самостоятельно дополнить при необходимости буквенные обозначения (согласно Приказу Минфина России от 30.03.2015 № 52н).
Например, для обозначения отпуска в табеле учета рабочего времени должен быть проставлен код «О» — очередные и дополнительные отпуска или «ОР» — отпуск по уходу за ребенком. Для удобства и разграничения видов отпусков можно ввести код «ДО» в табеле учета рабочего времени, что будет отражать отпуск без сохранения заработной платы.
Или «КР» — перерыв на кормление ребенка. При введение дополнительных кодов, необходимо закрепить перечень новых буквенных обозначений в локальном документе.
Основное назначение табеля рабочего времени — это наглядное отображение информации по трудовой выработке сотрудника. На основе этих данных начисляется заработная плата работника. Такой аспект становится основной целью ведения данного документа.
Однако использование подобного образца актуально и в других вопросах. При анализе ситуации с производительностью, часто возникает необходимость рассчитать потери трудового времени.
Такой образец документации позволяет получить наглядную информацию за определенный календарный период. Однако в ситуации, когда необходимо сделать фотографию рабочего времени или хронометраж, данный образец документации не представит нужных сведений.
Бланк документа имеет законодательно установленную форму для предоставления бухгалтерии кадровой информации.
При этом имеются два основных образца, которые заполняются в зависимости от способа фиксирования информации:
- форма Т-12 используется для заполнения бланка в формате А4, такой вариант актуален при ручном внесении данных;
- образец Т-13 представляет собой электронную таблицу, в нее данные могут вноситься как автоматически программой, так и вручную, но уже в электронном формате.
Выбор бланка зависит от внутреннего порядка ведения отчетности. Допустимо использование обоих вариантов или смешанной системы.
При заполнении бланка могут использоваться условные обозначения. Их стандартизированный список представлен в форме Т-12, однако ее для удобства можно добавить и в электронный вариант. В данном перечне буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени имеют прописанный код.
При внесении данных в бланк могут равнозначно указываться как буквенные значения, так и цифровые. Чаще всего используется первый вариант, поскольку он обычно удобнее — по первым буквах, на основе которых составлено обозначение, легче ориентироваться.
Обязанность внесения информации в данный бланк зависит от размера организации. Если это небольшая компания, то весь персонал может учитываться одним лицом. Однако если имеются структурные подразделения и филиалы, то целесообразнее назначать ответственных лиц по каждому отделу.
Для определения обязанности издаются приказы на каждого сотрудника, который назначается для заполнения данного образца документации. Данный сотрудник подготавливает документ и подписывает его. Руководитель отдела, в ведении которого находятся указанные работники, также подписывает форму, после чего она направляется в бухгалтерию.
Правила заполнения табеля учета рабочего времени предписывают определенный порядок во внесении информации.
Поскольку формы Т-12 и Т-13 имеют несущественные различия, то их заполнение мало отличается. Порядок действий выглядит следующим образом:
- в соответствии с основной документацией указывается наименование организации, а также структурного отдела, если образец учитывает лишь одно из подразделений;
- проставляются даты заполнения бланка и нумерация;
- отчетный период учитывает то время, за которое вносится информация;
- для заполнения второго и третьего столбцов используются данные, указанные в личных карточках сотрудников;
- далее в графы вносятся все явки и прогулы, согласно посещаемости работника, используются как буквенные, так и кодовые обозначения, после чего подсчитывается промежуточное и общее количество отработанных смен в часах и днях;
- в последней графе на каждого сотрудника указывается количество праздничных и выходных дней.
Информация по второму разделу вносится непосредственно бухгалтерией. Она содержит в себе расчетные данные по начислению заработной платы с учетом всех надбавок и удержаний. В конце отмечается итоговая сумма к выплате.
Табель учета рабочего времени 0504421 — особенности заполнения
В заполнении документа каждый вариант неявки на работу имеет свое буквенное и кодовое обозначение.
Отпуск без сохранения заработной платы отмечается в двух вариантах:
- в случае, если он был предоставлен по разрешению работодателя, то такой отпуск имеет обозначение буквами ДО или код 16;
- если отпуск предусматривается законодательством, то отмечается он как ОЗ или 17.
Также имеется обозначение для ежегодного отпуска, который не оплачивается работодателем. В этом случае в бланк вносятся значения ДБ или 18.
Для правильного заполнения форм Т-12 и Т-13 важно использовать предписанные обозначения. Для этого может быть составлена отдельная инструкция, которая станет регулирующим документом для специалиста. По ней весь порядок внесения данных должен быть регламентирован во избежание путаницы и ошибок.
Учитывать сколько дней и часов отработал сотрудник можно различными методами, но Роскомстат подготовил специальные формы. Они простые и понятные в использовании, с их помощью можно наглядно отследить рабочую «посещаемость» и в последствии эффективно использовать полученные данные.
Для бюджетных организаций была введена особая форма табеля учета рабочего времени № 0504421.
Для всех остальных организаций и предприятий утвердили формы Т-12 и Т-13.
Последние отличаются между собой тем, что Т-13 используется там, где явки и неявки контролируются не людьми, а с помощью автоматизированных систем (турникетов). Пришел на работу, отметился на проходной с помощью пропуска, и пошел дальше. Таким путем легко контролировать опоздания, прогулы и другие отклонения от рабочего графика.
Бланки по форме Т-13 чаще всего заполняются в автоматическом режиме, или с частичным использованием технических средств.
Табели учета рабочего времени по форме Т-12 заполняются также с целью расчета заработной платы, поэтому удобно поручить ведение такого графика бухгалтеру.
Cкачать чистый бланк Word табеля учёта рабочего времени Т-12 и Т-13 можно соответственно ЗДЕСЬ и ЗДЕСЬ.
Обычно в табель ф 0504421 вносится информация специалистом отдела кадров или руководителем отдела на протяжении календарного месяца, а по его окончании передается в бухгалтерию для осуществления начисления заработка специалистам бюджетной сферы.
В форме 0504421 присутствует таблица, в которую заносятся буквенные обозначения для каждого момента отсутствия подчиненного бюджетной организации на работе и фактическое количество отработанных часов за день или за смену.
Значение для каждого дня в месяце заносится в специальную ячейку, разделенную пополам: сверху фиксируется количество часов, снизу — код в буквенном выражении, отражающий причину отклонения от нормы выработки в часах.
Любая запись, сделанная в табеле рабочего времени должна подтверждаться документом-основанием.
К примеру, при нахождении специалиста на больничном, подтверждающим документом является листок нетрудоспособности, для обозначения прогула составляется акт отсутствия работника на рабочем месте.
Следовательно, отклонения от нормы выработки рабочего времени должны отмечаться в табеле по каждому трудящемуся.
Если у одного работника за один и тот же день возникает несколько отклонений, то они обозначаются через дробь, допускается заполнение еще одной строки для работника.
По окончании месяца подсчитываются итоги отработанных часов, переработок и неявок.
Суммы фиксирует бухгалтер. Форма 0504421 подписывается сотрудником бюджетного учреждения, отвечающим за его заполнение, и руководителем компании.
Затем осуществляется начисление заработной платы персоналу с применением ведомости, разработанной для бюджетной организации (расчетной — форма 0301010, расчетно-платежной — форма 00504401).
Документ составляется в единственном экземпляре, открывать его необходимо за 2-3 дня до начала месяца.
Сам бланк по ОКУД 0504421, разработанный для бюджетных компаний, имеет ряд определенных отличий от иных подобных форм. Унифицированная форма не подлежит внесению изменений, используется сплошной метод обозначения явки или неявки.
В шапке документа помимо обязательных данных организации, идентифицирующих ее, указывается цифровой код бланка.
В первые четыре графы в табеле информация заносится сразу, а именно: ФИО сотрудника, табельный номер и его должность в соответствии со штатным расписанием. Остальные сведения заполняются по мере их поступления кадровику.
Графы 20 и 37 предназначаются для подведения промежуточного и месячного итога о рабочем времени. Помимо этих расчетов больше ничего не рассчитывается в таблице, остальные действия для расчета сумм заработной платы осуществляет бухгалтер.
Образец заполнения табеля формы 0504421
Табель учета использования рабочего времени ф. 0504421 составляется в соответствии с требованиями Приказа № 52н. Актуальные на 2019 г. правила отражения информации:
- Форма по ОКУД 0504421 заполняется отдельно на каждый месяц – открывается документ за несколько (2-3) дней до наступления расчетного периода.
- При внесении информации применяются не цифровые коды (как в Т-12/Т-13), а буквенные.
- Основанием для отражения данных являются приказы руководителя о кадровых перестановках и другие документы.
- Итоговые сведения по отмеченным видам занятости и отдыха рассчитываются ответственным сотрудником после внесения в табель всех данных за месяц.
- Заполненная форма передается в бухгалтерию организации не позднее срока, определенного в учетной политике – обычно за пару дней до расчетов с персоналом по зарплате.
Существует два варианта указания информации в форме (Приложение 5 к Приказу № 52н):
- Путем отражения фактического времени работы и отсутствия специалиста.
- Посредством регистрации ситуаций отклонения фактического рабочего времени от нормального. При этом в бланк вносятся данные о выходных днях, командировках, отпускных периодах, больничных и т.д. Автоматически пустые ячейки признаются днями явки сотрудника на свое рабочее место. Этот вариант более удобный для учреждений на 5-дневке с традиционным 8-часовым днем занятости и двумя выходными.
Какой именно способ заполнения выбрать – решает организация самостоятельно. Метод утверждается в учетной политике субъекта.
| Буквенный код | Расшифровка |
| А | Отсутствие на рабочем месте с разрешения администрации |
| Б | Временная нетрудоспособность, в том числе и в связи с беременностью |
| В | Выходные и нерабочие праздничные дни |
| Г | Выполнение государственных обязанностей |
| К | Командировки |
| Н | Работа в ночное время |
| О | Очередной оплачиваемый отпуск |
| ОР | Отпуск по уходу за ребенком |
| П | Прогул |
| С | Сверхурочная работа |
| НН | Отсутствие на рабочем месте по невыясненным обстоятельствам |
| ВУ | Выходные по учебе |
| ОУ | Учебный отпуск |
| ЗН | Замещение в 1-3 классах |
| ЗП | Замещение в группах продленного дня |
| ЗС | Замещение в 4-11 классах |
| РП | Работа в выходные и праздники |
| Ф | Фактически отработанное время |
Смотрите и скачайте образец заполнения формы 0504421 по Приказу 52н для бюджетных, казенных и автономных учреждений:
Смотрите и скачайте другие примеры заполнения формы 0504421 в Системе Госфинансы:
Положения Приказа № 52н разрешают бюджетным учреждениям вносить в табель собственные условные обозначения. При этом нельзя исключать сведения, признанные обязательными по Приказу. Значения показателей, которые организация разработала самостоятельно, нужно утвердить в учетной политике.
Утверждение собственной кодировки выполняется путем составления перечня используемых показателей. Не включайте в форму цифровые значения. Помните, что нормативные требования допускают отражение в табеле только буквенных кодов.
При внесении информации в ф. 0504421 наличие помарок, исправлений и ошибок запрещается. В случае выявления в документе неточностей, включая полноту отражаемых данных, ответственный работник должен учесть это и принять меры. В частности, необходимо составить корректировки и подать их в бухгалтерию в утвержденные сроки. Распространенными причинами внесения изменений считаются:
- Счетные ошибки при заполнении формы.
- Неточности, вызванные несвоевременным поступлением к должностному лицу кадровых или иных документов – листков нетрудоспособности, командировочных приказов, распоряжений о предоставлении отпусков и т.д.
Если документ первоначально сдавался как исходный (с обозначением типа «первичный» и кода «0»), при указании уточнений выполняется пометка «корректирующий» и ставится номер исправлений.
Нумерация корректировки осуществляется в хронологическом порядке, начиная с цифры «1». Информация из уточняющей формы является основанием для перерасчета начислений в пользу сотрудников.
Правила подачи уточнений нужно закрепить в учетной политике учреждения.
Проверить заполнение табеля
Табель учета использования рабочего времени ф. 0504421 составляется в соответствии с требованиями Приказа № 52н. Актуальные на 2019 г. правила отражения информации:
- Форма по ОКУД 0504421 заполняется отдельно на каждый месяц – открывается документ за несколько (2-3) дней до наступления расчетного периода.
- При внесении информации применяются не цифровые коды (как в Т-12/Т-13), а буквенные.
- Основанием для отражения данных являются приказы руководителя о кадровых перестановках и другие документы.
- Итоговые сведения по отмеченным видам занятости и отдыха рассчитываются ответственным сотрудником после внесения в табель всех данных за месяц.
- Заполненная форма передается в бухгалтерию организации не позднее срока, определенного в учетной политике – обычно за пару дней до расчетов с персоналом по зарплате.
Существует два варианта указания информации в форме (Приложение 5 к Приказу № 52н):
- Путем отражения фактического времени работы и отсутствия специалиста.
- Посредством регистрации ситуаций отклонения фактического рабочего времени от нормального. При этом в бланк вносятся данные о выходных днях, командировках, отпускных периодах, больничных и т.д. Автоматически пустые ячейки признаются днями явки сотрудника на свое рабочее место. Этот вариант более удобный для учреждений на 5-дневке с традиционным 8-часовым днем занятости и двумя выходными.
Какой именно способ заполнения выбрать – решает организация самостоятельно. Метод утверждается в учетной политике субъекта.
| Буквенный код | Расшифровка |
| А | Отсутствие на рабочем месте с разрешения администрации |
| Б | Временная нетрудоспособность, в том числе и в связи с беременностью |
| В | Выходные и нерабочие праздничные дни |
| Г | Выполнение государственных обязанностей |
| К | Командировки |
| Н | Работа в ночное время |
| О | Очередной оплачиваемый отпуск |
| ОР | Отпуск по уходу за ребенком |
| П | Прогул |
| С | Сверхурочная работа |
| НН | Отсутствие на рабочем месте по невыясненным обстоятельствам |
| ВУ | Выходные по учебе |
| ОУ | Учебный отпуск |
| ЗН | Замещение в 1-3 классах |
| ЗП | Замещение в группах продленного дня |
| ЗС | Замещение в 4-11 классах |
| РП | Работа в выходные и праздники |
| Ф | Фактически отработанное время |
Смотрите и скачайте образец заполнения формы 0504421 по Приказу 52н для бюджетных, казенных и автономных учреждений:
Смотрите и скачайте другие примеры заполнения формы 0504421 в Системе Госфинансы:
Положения Приказа № 52н разрешают бюджетным учреждениям вносить в табель собственные условные обозначения. При этом нельзя исключать сведения, признанные обязательными по Приказу. Значения показателей, которые организация разработала самостоятельно, нужно утвердить в учетной политике.
Утверждение собственной кодировки выполняется путем составления перечня используемых показателей. Не включайте в форму цифровые значения. Помните, что нормативные требования допускают отражение в табеле только буквенных кодов.
При внесении информации в ф. 0504421 наличие помарок, исправлений и ошибок запрещается. В случае выявления в документе неточностей, включая полноту отражаемых данных, ответственный работник должен учесть это и принять меры. В частности, необходимо составить корректировки и подать их в бухгалтерию в утвержденные сроки. Распространенными причинами внесения изменений считаются:
- Счетные ошибки при заполнении формы.
- Неточности, вызванные несвоевременным поступлением к должностному лицу кадровых или иных документов – листков нетрудоспособности, командировочных приказов, распоряжений о предоставлении отпусков и т.д.
Если документ первоначально сдавался как исходный (с обозначением типа «первичный» и кода «0»), при указании уточнений выполняется пометка «корректирующий» и ставится номер исправлений.
Нумерация корректировки осуществляется в хронологическом порядке, начиная с цифры «1». Информация из уточняющей формы является основанием для перерасчета начислений в пользу сотрудников.
Правила подачи уточнений нужно закрепить в учетной политике учреждения.
Чтобы заполнять табель в автоматическом режиме, необходимо либо купить программу (но вносить в нее сведения все равно придется руками), либо установить комплекс программного и технического обеспечения, которое обеспечит в автоматическом режиме сбор, хранение и обработку сведений о наличии работников на местах, часах их прихода и ухода, периода работы и отдыха сотрудников и т. д.
Подобные системы имеют функции анализа полученной ими информации, в связи с чем очень удобны, экономят массу времени для кадровиков и бухгалтеров. Работодатели тоже в восторге, поскольку в любой момент могут посмотреть, где работник Петров, что делает, когда вчера ушел и т. д. Однако, помимо сплошных достоинств, эти системы имеют один, но существенный недостаток — стоит внедрение таких программ очень дорого.
Как фиксировать нерабочие дни в табеле учета рабочего времени?
В каждой фирме назначается специалист, ответственный за табелирование времени труда работников. Организация учета зависит от специфики и масштабов деятельности компании, численности персонала. На малых предприятиях, где вся работа ведется в пределах офиса, персонал табелирует кадровый инспектор, бухгалтер или иной уполномоченный специалист.
В крупных компаниях с несколькими структурными подразделениями удобнее вести учет персонала непосредственно на рабочих местах. Отдельным приказом обязанность по табелированию возлагается на руководителя подразделения. Также она может быть прописана в трудовом контракте.
Специально для удобства учета отработанного персоналом времени Госкомстат разработал и утвердил унифицированные формы документов: Т-12 и Т-13. Различаются они между собой предназначением. Первая используется для обычного ручного учета. Вторая необходима предприятиям с автоматической системой. Как правило, устанавливаются специальные турникеты, самостоятельно контролирующие явку работников.
Какие бывают документы СУОТ — смотрите в этой статье.
Форма №Т-12 является универсальной. В нее включен дополнительный раздел для отражения информации о производимых расчетах для выплаты заработной платы. В случае ведения расчетов отдельно, он не заполняется.
Образец заполнения формы Т-12:
На практике зачастую допускаются ошибки при составлении документа. Обычно их причиной становится неправильная расстановка условных кодов. Обозначения в табеле учета рабочего времени могут применяться как буквенные, так и цифровые. Каких-либо инструкций по их выбору нет. Поэтому каждая фирма самостоятельно выбирает вид шифровки в зависимости от удобства для нее.
Во избежание подобных ошибок стоит использовать краткие рекомендации по заполнению документа в 2020 году:
| Цифровые коды | Буквенное обозначение | Расшифровка | Рекомендации по применению |
| 01 | Я | Рабочие часы | Для отметки дневных и вечерних часов можно использовать сведения пропускного пункта. Факт явки работников должен быть подтвержден руководителем структурного подразделения. |
| 02 | Н | Ночная работа | Проставляется на основе сведений службы пропуска или охранного пункта. Явку на работу подтверждает непосредственный руководитель. |
| 03 | РВ | Праздничные дни | |
| 04 | С | Сверхурочный труд | Издается приказ на имя начальника в отношении потребности в сверхнормативной работе и его согласии с данных фактом. Документ подписывается работником и подтверждается службой пропуска. |
| 06 | К | Командировочные выезды | Издается приказ о потребности в командировании. Документ подписывает выезжающий специалист. В некоторых случаях необходимо оформление удостоверения и специального задания для выполнения служебных дел. По возвращении подготавливается отчетность о проделанной работе. |
| 09 | ОТ | Ежегодные основные отпуска | Кадровик издает приказ и знакомит с ним отпускника под роспись. |
| 10 | ОД | Дополнительный оплачиваемый отдых | Отпуск гарантирован трудовым кодексом, локальными актами или соглашениями. С изданным приказом отпускник знакомится под роспись. |
| 11 | У | Учебный отпуск с сохранением зарплаты | Дается для повышения сотрудником своей квалификации с пропуском работы во время учебы. Основанием является приказ руководителя, направление на дополнительное обучение и т.д. |
| 12 | УВ | Укороченное время труда | Используется сотрудниками, совмещающими работу с учебой без отрыва от производственных функций. Допускается частичное сохранение заработка. |
| 13 | УД | Отпуск для учебы без сохранения зарплаты | Работником подается заявка на отпуск, на основе которой издается приказ, подписываемый в дальнейшем сотрудником. |
| 14 | Р | Отпуск в связи с беременностью и родами. | |
| 15 | ОЖ | Отпуск для ухода за ребенком (оплачиваемый частично). | |
| 16 | ДО | Отдых без сохранения зарплаты по разрешению работодателя (отгул). | |
| 17 | ОЗ | Отпуск, который не подлежит оплате. | |
| 19 | Б | Временная нетрудоспособность (оплачиваемая) | За исключением ситуаций, отмечаемых шифром «Т». Отмечается болезнь работника, присмотр за больным родственником, карантин. В любой ситуации необходим больничный листок, выдаваемый врачом. |
| 20 | Т | Неоплачиваемая нетрудоспособность | При бытовой травме, присмотре за больным родственником и т.п. |
| 21 | ЛЧ | Сокращенное время труда | Оформляются приказом начальника. |
| 23 | Г | Пропуски с сохранением зарплаты. | |
| 24 | ПР | Пропуски дольше 4-х часов | Пропущенное время должно быть непрерывным, т.е. отсутствие на работе все 4 часа подряд. Сюда относятся псевдозабастовки, административный арест и т.д. Проставление делается по докладным запискам руководителей подразделений, объяснительных работников, актов специальных комиссий и т.п. |
| 25 | НС | Неполный рабочий день инициированный работодателем | Указываются на основе приказов, выписок из контрактов и т.д. |
| 26 | В | Выходные | Учет официальных выходных дней, определенных законодательством. |
| 29 | ЗБ | Дни забастовок | Отмечаются на основании документов, свидетельствующих о законности осуществляемых действий. |
| 30 | НН | Пропуски без уважительных причин | Без документов, объясняющих уважительные причины отсутствия на работе. |
| 31 | РП | Простои без виновности работника | Проставляются на основе приказа руководства предприятия. |
| 32 | НП |
В отношении кодирования выходных дней во время командирования сотрудников имеются разные точки зрения. Одни кадровики утверждают, что обозначать нужно общим для такой работы кодом «К» (командировка). Другие склонны к шифру «В» (выходной).
Обе точки зрения имеют разумное обоснование и законодательную аргументацию. Поскольку единого подхода нет, для отметки выходных дней в командировке исходить следует из собственной практики и предпочтений.
Если сотрудник находится на больничном, он считается временно нетрудоспособным. Поэтому в табеле учета пропущенное время отмечается кодом «Б». При этом разницы в рабочих и выходных днях нет.
Аналогичным образом регистрируются отпуска в связи с беременностью и родами, по уходу за грудным ребенком, неоплачиваемый отдых.
52 н абривиатура табель учета рабочего времени
Для обозначения выходных праздничных дней во время ежегодного основного и дополнительного оплачиваемого отпуска (ОТ и ОД) применяется буквенный символ «В», означающий выходной день и нерабочий праздничный день. Основанием такого правила являются нормы ТК РФ. Согласно статьи 120 нерабочие праздничные дни во время оплачиваемых отпусков не включаются в число календарных дней отдыха.
В случае более двух отклонений, необходимо ввести дополнительную строчку на этого сотрудника и отразить отклонение в документе.
- Если в форме 0504424 внесены ошибочные данные, то оформляется корректирующий документ. Он создается с учетом всех изменений, сроков и порядке утвержденным учреждением.
- В строке «Вид табеля» указывается: при первичном заполнение цифровое обозначение — «0», при корректировке, начиная с единицы проставляется соответствующий номер: «1», «2» и т.д.
- Образец заполнения формы 0504421 Скачать Кто должен вести Документ заполняет ответственное лицо, назначенное приказом либо по всей организации, либо по отдельным подразделениям (кафедрам, отделам, факультетам и тп), в зависимости от структуры и кадровой политики. Сколько хранить Форма 0504421 хранится 5 лет, а если условия труда работников являются тяжелыми, вредными и опасными — 75 лет (ст.
При фиксировании прибытия персонала на работу в табель вносятся закодированные символы, с фиксированием лишь того персонала, который официально трудоустроен, в том числе – по внутреннему совмещению.
Не учитывается трудовая деятельность по следующему составу:
- Работающим неофициально.
- Устроенным по внешнему совместительству.
- Оформленных по гражданскому соглашению.
Ведение табеля поручается либо кадровику, либо руководителю отдела, либо другому лицу, назначаемому распоряжением работодателя. На основе зафиксированных в табеле кодов, персоналу фирмы начисляется зарплата и прочие выплаты.
В зависимости от принятого на фирме способа контроля распорядка дня, табель может составляться, либо одним общим (для всего предприятия) бланком, либо отдельным бланком по каждому отделу.
Табель относится к регулярному бланку, сдаваемому ежемесячно в установленную на фирме дату. Правила оформления бланка предполагают корректное заполнение титульной страницы и табличного раздела бланка.
В данном разделе бланка отображаются следующие данные:
- Наименование фирмы.
- Коды ОКПО и ОКУД.
- Номер бланка, который присваивается фирмой самостоятельно.
- Отчетный срок – т.е. месяц в течение которого фиксируются данные.
- Дата составления бланка, который является, обычно, завершающей датой отчетного месяца.
- В адресном разделе бланка отображается полное наименование учреждения, а впоследствии, в скобках — его краткое наименование.
- В строке «Почтовый адрес» отображается название субъекта РФ, юридический и фактический адрес, с отображением почтового индекса.
- Код фирмы (ОКПО) отображается исходя из Общероссийского классификатора, зарегистрированного в структурах Росстата.
1. В данной странице заполняется:
- Наименование компании, структурного отдела, фиксирующих соблюдение распорядка дня.
- Номер бланка.
- Дата его подписания.
- Период фиксирования.
- Коды ОКУД и ОКПО.
2. В этом разделе заполняются следующие данные:
- Первая колонка отображает порядковый номер работающего лица.
- Во 2-м и 3-м столбиках, как и в форме Т-12 записываются Ф.И.О. работника, вакансия и табельный номер.
- В 4-м столбце фиксируется посещения работы работающим лицом.
- В 5-й и 6-й колонке заполняются итоги проработанного периода, соответственно – за первую половину месяца и за весь месяц.
- В следующей странице бланка, в колонках от 7-й до 13-й заполняются итоговые данные, для начисления зарплаты, число пропусков и причины, обозначая данные записи кодовыми значениями.
- В заключение заполненный бланк Т-13 подписывается ответственным работником, начальником отдела, кадровиком и записывается дата оформленного бланка.
Как заполнить табель учета рабочего времени. Пошаговая инструкция
Законодательством не установлено, кто обязан вести табельный учет соблюдение распорядка дня персоналом фирмы. Не взирая на это, правила его заполнения требуют выполнение следующего:
- Табель должен заполнять уполномоченный работник.
- При сдаче бланка в бухгалтерию, табель должен требуется подписать начальнику отдела и кадровику, если таковой числится в штате.
- На основе заполненного табеля ведется начисление зарплаты персоналу фирмы.
Уполномоченное лицо, отвечающее за табель, назначается работодателем соответствующим распоряжением. Ведение табеля может быть поручено кадровому работнику, начальнику отдела, а в малых предприятиях – секретарю учреждения.
статью => Приказ о назначении ответственного за электрохозяйство в 2020 году.
- Статьей 22.1 Закона об архивном производстве предусмотрен следующий срок сохранения табеля:
- На протяжении 5-ти лет после завершения года.
- На протяжении 50 лет со дня сдачи табеля, если в нем отображена работа на опасной или вредной трудовой деятельности.
Табель учета рабочего времени (ТУРВ) позволяет отследить фактическую занятость (явки и неявки) каждого работника. Информация необходима бухгалтеру для последующего начисления заработной платы, отпускных, командировочных и других выплат, перечисляемых работникам. Кроме того, документ может понадобится проверяющим лицам других служб:
- Налоговой инспекции, чтобы проверить обоснованность расчета выплат и уплаченных налогов и убедится, что работодатель не занижает налоговую базу.
- Фонда соцстрахования, чтобы рассчитать размер социальных пособий (по уходу за ребенком и пр.).
- Росстата, чтобы собирать статистические данные для разных целей (к примеру, оформления единой формы П-4).
Вести табель учета рабочего времени в 2020 году можно на одном из специально разработанных типовых бланков:
- Т-12 – универсальный вариант, используется для отражения отработанного/пропущенного времени, а также для расчета заработной платы
- Т-13 – более распространенный вариант, который применяется только для отражения чистого времени занятости. Он подходит для предприятий с автоматизированными системами учета явки сотрудников (специальные турникеты). Документ будет действительным при условии наличия обязательных личных подписей ответственных лиц на распечатанных экземплярах).
- ОКУД 0504421 – утвержден Приказом Минфина № 52 от 30.03.2015 исключительно для использования в органах государственной власти, местного самоуправления, управления государственными внебюджетными фондами, муниципальных учреждений.
Скачать образцы форм Т-12 в форме документа Excel
Скачать образцы форм Т-13 в форме документа Excel
С 2013 года работодатели имеют право использовать собственные образцы бланков, если в них будут обязательные реквизиты (перечень установлен законом № ФЗ-402).
Ранее ведением ТУРВ занимались табельщики, в последнее время эта обязанность зачастую возлагается на сотрудника отдела кадров, который ведет отчетность в электронном виде с помощью специальных программ.
Главное – наличие приказа руководителя с указанием ФИО и должности ответственного лица или указание такой обязанности в трудовом договоре. Иначе действия такого лица будут неправомерны.