Гост пмр копии трудовых книжек

Прежде чем рассматривать образец заверения трудовой книжки, выясним, зачем это может потребоваться. ТК — это документ, который хранится в организации, где ее владелец работает. На руки работнику ее отдают после увольнения (или по письменному заявлению работника, в соответствии со ст. 62 ТК РФ).

Но бывают ситуации, когда нужно этот документ предъявить. Взять его на время и вынести за пределы работы нельзя. Тут и возникает вопрос, как заверить копию трудовой книжки в 2020 году. Потребуется это в следующих ситуациях:

1. В банк — для подтверждения занятости. Иногда кредитным организациям недостаточно справки по форме банка или 2-НДФЛ для того, чтобы удостовериться в стабильности заемщика.
2. В консульство — для получения визы. Особенно это касается бизнес-поездок.
3. В Управление по вопросам миграции — для получения загранпаспорта. В соответствии с Приказом ФМС РФ № 320 от 15.10.2012, такого требования уже нет. Но иногда сотрудники МВД действуют по старинке и все же требуют документ о занятости.

Новоиспеченным пенсионерам думать о том, как заверить трудовую книжку по новым правилам 2020, необязательно. ПФР все данные о занятости застрахованных лиц собирает в электронном виде и лучше любой ТК расскажет, кто где работал и как долго.

А вот внешним совместителям ксерокопии документов о занятости не нужны. По месту второй работы ее предоставлять не следует. Наоборот, там должны выдать справку и приказ о приеме для предъявления на основной работе. И уже там на основании этих двух бумаг внесут дополнительную запись.

Теперь вернемся к обновленному ГОСТу. Согласно его правилам, кадровик должен не просто написать слово «Верно» и подкрепить это своими Ф.И.О., должностью и подписью. Следует также дать ссылку на местонахождение оригинала.

То есть образец заверения копии трудовой книжки 2020 должен содержать такую фразу (это пример с названием организации):

Подлинник документа находится в ООО «Светлый путь» в сейфе, инв. № 8.

Чтобы предоставленная ксерокопия имела юридическую силу, нужно выполнить еще ряд действий:

1. Отсканировать и(или) распечатать все заполненные листы. Изображение должно быть четким, контрастным и легко читаться.
2. Листы желательно пронумеровать и прошить, запломбировав концы нитки сзади. Если это не сделать, потребуется заверение каждой страницы в отдельности.
3. Поставить печать так, чтобы она не перекрывала текст заверяющей надписи.

Отметка «Работает по настоящее время» вполне законна. Проставить ее можно, если работник изъявил такое желание. Однако необходимости в ней нет.

В первую очередь необходимо упомянуть, что заполнение трудовых книжек регулируется статей 66 ТК РФ. Кроме того, нужно упомянуть два других основополагающих документа.

Образец и правила заполнения трудовой книжки утверждены Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. В нем подробно раскрыты нюансы внесения сведений в документ и исправления некорректных записей.

Помимо инструкции, которая отвечает на вопрос: как правильно вносятся записи в трудовой книжке (2020 год) — существуют также Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Согласно ст. 66 ТК РФ, трудовая книжка имеет установленную форму, обязательную для всех работающих граждан, и является основным документом о рабочей деятельности. Образец трудовой книжки можно посмотреть в нашей статье.

Ошибки в записях, которые вносятся в этот бланк, могут помешать трудоустройству работника и офромлению пенсии. Исправить неточности будет работодатель, который их допустил. Либо текущий работодатель на основании документов от организации, которая эти ошибки допустила. Поэтому важно вносить сведения в документ в соответствии с установленными правилами и не допускать грамматических ошибок.

За ведение и сохранность документа отвечает именно работодатель, он же обязан завести его работнику при первом трудоустройстве. Руководитель может сам нести ответственность за заполнение бланков, либо возложить полномочия приказом на специалиста кадровой службы или иного работника.

Правила устанавливают обязанности работодателя:

• оформить бланк при первом трудоустройстве;
• вносить записи в строго установленный (недельный) срок, а при увольнении — в день увольнения;
• дублировать записи в личной карточке работника под его подпись;
• использовать точные формулировки из ТК РФ или федеральных законов со ссылкой на них;
• вносить сведения о поощрениях за заслуги в труде (госнаграды, звания, знаки, дипломы);
• вернуть книжку владельцу при увольнении, и если бланк пришел в негодность, выдать дубликат;
• заверить записи подписью ответственного лица, печатью организации (если есть) и подписью самого сотрудника;
• уведомить работника о необходимости забрать бланк, если по каким-то причинам работник не смог его получить в день увольнения (в противном случае работодатель понесет ответственность за задержку выдачи);
• дополнить книгу вкладышем, если страницы закончатся;
• вести обязательный учет движения книжек и вкладышей.

За нарушение порядка ведения, учета, хранения и выдачи бланков должностные лица несут ответственность по ст. 5.27 и ст. 13.20 КоАП РФ.

Инструкция по заполнению содержит такие правила внесения записей:

• даты вписывают арабскими цифрами в формате «17.05.2019»;
• используют перьевую, гелиевую или шариковую ручку черного, синего или фиолетового цвета;
• не применяют сокращений;
• не зачеркивают записи при исправлении (не относится к титульному листу), под некорректной записью пишут «запись номер __ недействительна», ниже вносят правильную;
• Ф.И.О. пишут полностью, без замены инициалами, дату рождения — на основе паспорта;
• информацию о профессии и образовании тоже на основании соответствующих документов;
• подпись работника должна заверить сведения.

Бланк трудовой книжки утвержден Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Образцы покажут, как заполнять трудовую книжку (2020) по разделам и как должна выглядеть титульная страница.

Документ содержит три части:

• титульная часть — основные сведения о работнике;
• сведения о работе — информация о принятии на должность, переводе и увольнении;
• сведения о награждениях.

Рассмотрим, как правильно заполнить каждую часть книжки.

Каждая страница этого раздела состоит из 4 граф:

1. Порядковый номер текущей записи.
2. Дата приема на работу, увольнения, награждений и других событий.
3. Сведения об организации, наименование должности и подразделения. Здесь же фиксируются факты принятия на работу, увольнения, переводов на другую должность.
4. Подтверждение сделанной записи — наименование, дата и номер приказа, согласно которому сделана запись.

Сведения в этот раздел должны быть включены в течение 7 дней со дня издания приказа о приеме на работу, переводе на другую должность, награждениях, поощрениях и так далее.

Реорганизация предприятия также отражается в этом разделе трудовой книжки. Эти записи помогут объяснить разные печати при принятии на работу и увольнении.

Не нужно говорить о том, насколько важно правильное заполнение трудовой книжки (2020) — ведь от этого могут зависеть размеры будущей пенсии работника, других социальных выплат

Переход с одной должности на другую также отражается в этом разделе трудовой книжки.

Различают два вида переводов:

• внутренний — работник меняет должность, находясь в одной организации;
• внешний — меняется работодатель. При этом предыдущий трудовой договор разрывается и заключается новый.

При внутреннем переводе в третьей графе книжки записывают «переведен на должность… » и указывается новая должности и название отдела, если он менялся.

Если человеку необходимо доказать факт трудоустройства, он обращается с заявлением к работодателю. Специалист кадровой службы:

• копирует каждый заполненный разворот — изображения допускаются хорошо различимые, контрастные;
• проставляет номера и сшивает листы;
• делает заверяющую отметку, подписывает и ставит печать.

В ближайшие 3 рабочих дня работодатель обязан предоставить сотруднику заверенную копию (ст. 62 ТК РФ).

Такой срок не установлен. Но так как копия призвана воспроизводить информацию подлинника (п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013), верной она остается до момента появления очередной записи в книжке.

Срок действия копии по своему усмотрению устанавливает учреждение, в которое документ представляется.

Например, банки при выдаче кредита, как правило, ограничивают период актуальности одним месяцем со дня заверения. Поэтому сроки уточняют по месту требования.

Образец заявления о выдаче копии трудовой книжки

Копия трудовой книжки может понадобиться:

• самому ее владельцу, то есть сотруднику, для предоставления в сторонние организации
• организации, в которой он работает, для внутреннего использования

По старому ГОСТу Р 6.30-2003 разницы в заверении этих документов нет, потому что не нужно указывать где хранится оригинал трудовой книжки.

По новым правилам ГОСТ Р 7.0.97–2016 копии будут заверяться по-разному.

Сначала копируется каждый разворот книжки — на отдельном листе формата А4. Отметка «Копия» проставляется на первом листе, а на последнем отмечается, что она заверена. Эти действия производятся при создании копии как для внутреннего, так и для внешнего пользования. Далее начинаются различия.

Работнику копия трудовой книжки может понадобиться для предоставления в различные ведомства и организации. В соответствии со статьей 62 Трудового кодекса РФ, копию нужно выдать сотруднику в течение 3 рабочих дней с момента его обращения.

По новым правилам ГОСТ Р 7.0.97–2016 под отметкой «Верно» и подписью уполномоченного лица нужно сделать запись о месте хранения оригинала трудовой книжки. Здесь обычно указывают отдел кадров организации.

Новый ГОСТ вносит некоторые качественные изменения в обязательные реквизиты бланков кадровых документов. В связи с этим придется обновить регламент кадрового документооборота и привести его в соответствие с новым правилами.

Это новый реквизит, он указывается на документе, не предназначенном для разглашения, а используемом только по прямому назначению. В регламенте по делопроизводству следует прописать вариант использования этого грифа.

Можно применять такие формулировки: «Конфиденциально», «Коммерческая тайна», «Для служебного пользования» и другие.

Также можно добавить номер экземпляра и прочие сведения. Отметка проставляется в правом верхнем углу документа.

Если письмо отправляется через интернет, то в бланк необходимо внести адрес электронной почты получателя. Оформляя корреспонденцию, которая предназначается руководящему лицу, перед фамилией можно поставить сокращения «г-ну» или «г-же».

Наименование структурного подразделения — должено располагаться следом за наименованием компании в бланках писем и документов филиалов, представительств и других подразделений компании. Ставится он прописными буквами, например «ДИРЕКЦИЯ ПО ПЕРСОНАЛУ».

Копия трудовой книжки: как заверить по новым правилам

Для банка: При сшивании (последний лист): Заверение титульного листа: Сколько действительна? Копия трудовой книжки, заверенная работодателем, имеет ограниченный срок действия – всего 1 месяц. Нотариально согласованная копия не ограничена сроком использования.

Важно Она становится недействительной только в том случае, если в оригинал вносятся новые сведения. Всегда ли требуется ли заверение нотариусом? Заверять копию трудовой у нотариуса необходимо только для ПФР.
Внимание В остальных случаях это не обязательно. Заключение Копия трудовой книжки может потребоваться в различные организации. Для этого она должна быть правильно оформлена и заверена.
К нотариально заверенной копии документа, как правило, претензий нет. Часто не принимают документ, который заверяется работодателем.
Причина – ошибки при заверении.

Если в момент обращения, вы являетесь пенсионером или неработающим, то в этом случае можно обратиться с этой просьбой в отдел кадров по вашей последней работе.

Требования к заверению копии Весь процесс заверения копии можно разделить на несколько этапов, которые подразумевают отдельные требования и правила. Например:

1. Прежде всего, копии страницы должны иметь хорошее качество, вся имеющаяся информация должна быть хорошо видной и четкой.
2. Чтобы документ имел юридическую силу, на каждой странице необходимо написать «копия верна», поставить свою печать, после чего ваше предприятие должно поставить печать, подтверждающую, что это действительно является документом.
3. На самой последней странице нужно прописать полностью свою фамилию, имя и отчество.

В случае когда нет возможности предоставить оригиналы документов, так как они хранятся на предприятиях или других организациях, должны быть подготовлены заверенные копии, которые будут иметь равноправную юридическую силу. Для этого необходимо сделать:

• Подготовить ксерокопию трудового договора
• Заполнить всю необходимую информацию
• Поставить росписи на каждой странице, а также поставить печать

Пошаговая инструкция и рекомендации

1. Прежде чем предпринимать какие-либо действия, необходимо прочитать и ознакомиться с инструкцией трудового договора.
2. Убедитесь, что все ваши данные указаны правильно и без ошибок, ФИО нужно писать полностью.

В том случае, если вы временно не работаете, трудовая книжка находится у вас, ее копию можно заверить у нотариуса. Он, как специалист, в советах не нуждается. Если же вы работаете, трудовая книжка хранится по месту работы и выдачи работнику (даже по его письменному заявлению) не подлежит.

Получить можно только ее копию, которая заверяется и выдается кадровой службой организации–работодателя. После получения заявления с просьбой выдать заверенную копию, ее требуется подготовить за срок не более 3-х дней.

Трудовые книжки Раскрыть список рубрик 1 сентября — 25 сентября Подпишитесь на специальную бесплатную еженедельную рассылку, чтобы быть в курсе всех изменений в бухгалтерском учете: Присоединяйтесь к нам в соц.

Вкладыш — это неотъемлемая часть трудовой книжки.

Он используется в том случае, если заполнены все страницы того или иного раздела. Вкладыш без основного документа недействителен, поэтому задача кадровика — объединить оба источника так, чтобы они были с материальной точки зрения единым документом.

Гражданину потребовалась обращаться к услугам нотариуса, чтобы вновь заверить документ. Как заверить копию или выписку трудовой книжки правильно – обязательные реквизиты, подпись и печать Помните, что не всегда заверенные копии принимают. Случается так, что специалист отдела кадров не в то место поставил печать, и гражданин получает из-за этого отказ.

Чтобы не случалось конфузных ситуаций, и документы не приходилось переделывать, следует правильно заверять выписку. Рассмотрите внимательно полученную копию.

При этом оригинал должен храниться у работодателя, а для предоставления в различные организации будет достаточно заверенной копии.

Кроме того, ксерокопия трудовой книжки пригодится при утере её оригинала для восстановления прежних записей.

Как правильно скопировать документ По закону трудовая книжка хранится у работодателя, обратиться с заявлением о выдаче заверенной копии необходимо в отдел кадров.

Порядок действий при заверении следующий:

1. Кадровик организации делает ксерокопии страниц, на которых есть записи, и прошивает их.
2. На страницах ксерокопии ставится отметка «Копия верна». Надпись может быть поставлена ручкой или штампом организации. Если сшить документ, допускается одна отметка о достоверности всего документа.
3. Прописывается информация о сотруднике, который заверил документ (должность и Ф. И. О.).
4. Ставится дата, подпись и расшифровка подписи кадровика.
5. На последней странице делается запись: «Сотрудник работает по настоящее время».
6. Все страницы нужно прошить и пронумеровывать.

ВНИМАНИЕ! При заверке документов компания может использовать собственную печать или штамп отдела кадров.

Выписка из трудовой книжки представляет собой скан необходимых страниц. Ее оформлением в организации занимается кадровик, секретарь или бухгалтер. Для получения выписки нужно подать заявление в свободной форме на имя руководителя. Экземпляр выдается в течение трех дней со дня получения заявления.

ВАЖНО! Право работников на получение выписки закрепляется ТК РФ. Отказ в предоставлении дубликата является неправомерным.

Выписка может составляться вручную. При этом используется лист А4 или бланк компании. Необходимо отобразить следующие сведения:

• название документа;
• название организации, в которой сделан скан;
• Ф. И. О. и должность ответственного сотрудника;
• персональная информация о собственнике книжки (Ф. И. О., должность);
• номер и дата начала ее ведения;
• отметка о том, что сотрудник числится на предприятии по настоящее время;
• подпись ответственного сотрудника.

Образец заверенной выписки представлен ниже:

Гражданин может заказать заверенный дубликат для следующих организаций:

• банк – для оформления потребительского кредита;
• консульство – для оформления визы;
• ПФР – для проверки стажа при назначении пенсии;
• ФСС – при назначении пособий.

В 2013 году вступил в силу Приказ ФМС РФ №320, который отменил обязательство предоставлять копию трудовой при оформлении заграничного паспорта. Для этого существует специальная анкета.

Копия для банка требуется, если гражданину нужно предоставить запись о трудоустройстве для оформления кредита.

ВНИМАНИЕ! Работодатель выдает оригинал книжки только при расторжении договора о найме. В остальных случаях при необходимости выдается дубликат.

Копия для банка оформляется в стандартном порядке, однако конкретные банковские учреждения могут выдвигать индивидуальные требования к документу. Их нужно уточнять по месту требования. Наиболее распространенным требованием банковских организаций является отметка о том, что гражданин в настоящее время трудоустроен.

Заверяются записи в книжке, ее ксерокопии. Обычно потребность в заверении возникает при взаимодействии с банком, кредитной организацией. Она образуется в рамках следующих потребностей:

• Подтверждение источника дохода заемщика.
• Подтверждение того, что человек сможет вернуть заемные деньги.
• Взыскание долга с зарплаты заемщика.
• Подтверждение информации, изложенной в анкете.
• Установление, часто ли человек меняет места работы.
• Установление причин расторжения трудового соглашения с прошлых мест работы.

Заверенную копию может запросить отдел ОФМС при предоставлении загранпаспорта. Представители ОФМС просматривают места работы человека за последние 10 лет. Нужно отметить, что необходимость в предоставлении копии ТК сотрудникам ОФМС отменена приказом МВД. Но некоторые отделы запрашивают этот документ. Кроме того, иногда заверенная бумага требуется при получении визы.

Копия может запрашиваться кадровым отделом фирмы, в которую устраивается сотрудник. Она нужна для проверки прошлых мест работы, причин увольнения.

Изменения, появившиеся в 2018 году, являются очень локальными. То есть практически все правила заверения, за редкими исключениями, остались прежними. Если сотрудник запросил заверенную копию книжки, работодатель должен предоставить ее в течение 3 дней. Срок отсчитывается с даты направления работником заявления. Соответствующая норма содержится в статье 62 ТК РФ. В этой же статье указано, что предоставленная копия должна быть заверена надлежащим образом.

При заверении нужно пользоваться этими неизменными правилами:

• Копировать нужно все обороты, где есть сведения. Это и титульный лист, и страница с заключительной записью о трудоустройстве.
• Копировать раздел о вознаграждении нужно не во всех случаях. Обычно нужна эта страница при получении различных званий. К примеру, звания «Ветеран труда». Сведения о поощрениях пригодятся при устройстве на новую работу.
• Копии листов брошюруются. На наклейке сзади нужно привести число скрепленных листков.
• На заключительном листе книжки проставляются эти отметки: отметка «Верно», подпись лица, сделавшего копию книжки, дата оформления и печать.

Копию можно или сшить, или представить разрознено. Если это отдельные листы, то заверить нужно каждый из них.

К СВЕДЕНИЮ! Иногда фирмы требуют указания того, что сотрудник продолжает работать у текущего работодателя. Однако это требование не утверждено Госстандартом. То есть от исполнения этого требования можно свободно отказаться.

Как заверить копию трудовой книжки в 2019 году

С 1 июля 2018 года при создании копий нужно вносить дополнительную запись о месте нахождения оригинала книжки. Соответствующее указание содержится в пункте 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нормативном акте есть важное разъяснение. В частности, дополнительная запись вносится только тогда, когда копия книжки направляется в стороннюю фирму. К примеру, это может быть банковское учреждение, компания нового работодателя. Если книжка предназначается для внутреннего использования, никаких вспомогательных отметок не нужно.

Новый ГОСТ позволяет заверять копии посредством специальных штампов. Кроме того, новый нормативный акт объясняет все нюансы расшифровки подписи. В частности, сначала нужно проставить инициалы имени и отчества. Затем ставится полностью подпись лица, создавшего копию.

Заверение ксерокопии выполняется в соответствии со следующими этапами:

1. На последнем листе проставляется отметка «Верно» или «Копия верна».
2. Фиксирование должности и ФИО лица, которое заверяет ксерокопию.
3. Подпись лица, заверяющего документ.
4. Указание даты заверения.
5. Ниже всех ранее проставленных записей проставляется отметка «Подлинник хранится…».
6. Проставление печати фирмы.

С 1 июля отсутствие записи считается ошибкой. Исключение – копия создается для внутренних целей компании.

При заверении ТК обычно допускаются эти ошибки:

• Штамп о том, что это копия документа, поставлен только на отдельных листах, а не на всех.
• На части листов отсутствует заверяющая подпись с печатью.
• На последнем листе отсутствует отметка о том, что сотрудник работает в настоящее время.
• Поставлена подпись заверяющего листа, однако она не подкреплена указанием должности и ФИО лица.
• Человек, который заверяет копию, не обладает нужными полномочиями.
• Отсутствует указание места хранения оригинала документа.
• Печать поставлена только на «белой» части листа, она не затрагивает копию.

Перечень распространенных ошибок нужен для того, чтобы не допускать их самим. Как правило, за недочеты никакой ответственности не накладывается. Однако неправильно заверенная копия не будет иметь юридической силы.

В большинстве случаев копия трудовой книжки запрашивается именно банком или кредитным учреждением. Составляться она будет по стандартным нормам. Но есть некоторые нюансы, на которые нужно обратить внимание:

• Рекомендуется ставить отметку не «Копия верна», а «Верно». Именно подобная формулировка оговорена в ГОСТ.
• Текст трудовой книжки должен быть разборчивым, легко читаемым.
• Недостаточно поставить подпись заверяющего лица. Нужно обязательно дополнить ее должностью и ФИО этого лица.
• Обязательно должна стоять отметка о нахождении оригинала книжки.
• Желательно представить копию в виде отдельных листков, каждый из которых правильно заверен.

У каждого банка могут быть свои требования. Желательно уточнить их в самом учреждении.

Копии для внешнего пользования новый ГОСТ обязывает заверять именно печатью организации, тогда как по старым правилам можно было использовать и другие печати (например, отдела кадров). Для внутреннего пользования документы могут быть заверены, как и раньше.

Согласно положениям ГОСТ Р 7.0.97-2016 указание на номер дела и год оформляется в соответствии с формулировкой, содержащейся в пункте 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016.

При этом если трудовые книжки хранятся не в номенклатурном деле, а в сейфе, то в формулировке достаточно будет указать только место хранения оригинала трудовой книжки без ссылки на номера дела и год.

Обратите внимание

Для того чтобы получатель копии был проинформирован о месте хранения оригинала трудовой книжки, достаточно указать: «Подлинник документа находится в сейфе отдела кадров ООО «Ромашка»».

Поскольку пунктом 45 Правил установлено, что ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя, то во избежание утраты и повреждения документов работников организации, как правило, хранят трудовые книжки не в номенклатурном деле, а в специальных лотках, ящиках или сейфах.
Следует отметить, что требования ГОСТ носят рекомендательный характер. Для того чтобы получатель копии был проинформирован о месте хранения оригинала трудовой книжки, достаточно указать: «Подлинник документа находится в сейфе отдела кадров ООО «Ромашка»».

С 1 июля заверяйте копии трудовых книжек по новым правилам (образец)