Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Смена печати организации». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Любая организация может столкнуться с проблемой, когда нужна смена оттиска печати. Причины могут быть различны: деформация старой, изменение юридического адреса, названия, организационно-правовой формы, логотипа, появление подделки, желание защитить от подделки и просто утрата.
После того, как решение о замене печати принято, необходимо составить протокол, где указываются причины замены и указываются присутствующие на собрании лица (для ОАО и ЗАО), а руководитель организации издает отдельный приказ.
Дальнейшие действия не отличаются от процедуры изготовления печати при открытии компании.
Как поменять печать организации на новую
После изготовления печати руководитель организации издает приказ о том, что вводится в действие новый оттиск. Этот приказ должен быть зафиксирован в банке, который обслуживает предприятие. После этого создаются новые учетные карточки с оттиском новой печати и образцами подписей.
Законодательством не предусмотрено сообщения о замене печати в налоговую инспекцию и фонды, но лучше это сделать во избежание путаницы и недоразумений. Это можно сделать официальным письмом. Иные организации считают необходимым сообщить о смене оттиска печати на своем сайте в Интернете.
1. Изменения в юридических данных, которые указываются на печати, а именно:
- смена основного адреса;
- наименования;
- прочих реквизитов.
Подобная ситуация может быть вызвана реструктуризацией, переездом в новый офис.
2. Банальная порча печати вследствие деформирования, изношенности, непригодности к дальнейшему использованию.
3. Утрата старой печати (штампа) ввиду тех или иных причин (например, пожар, авария, кража).
Приказ о смене печати организации образец 2020 в банк
Почти каждая организация, будь она крупной или небольшой, хоть раз да сталкивается за время своей деятельности с такой ситуацией, когда встает вопрос о смене печати. Сейчас с этим столкнулись почти все организации. Дело в том,что с первого сентября этого года в силу вступил новый законопроект, суть которого состоит в замене ЗАО и прочих акционерных обществ на публичные и непубличные организации.
Порядок учета, хранения и уничтожения печатей и штампов в Республики Казахстан регулируется разделом 15 Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утвержденных Приказом Министра культуры и спорта РК от 22.12.2014 года (далее – Типовые правила).
Обобщая положения Типовых правил по учету, хранению и уничтожению печатей, можно сделать следующие выводы:
- юридическим лицам, имеющим печати и штампы необходимо завести соответствующий Журнал учета печатей и штампов;
- негосударственные юридические лица вправе разработать на основании Типовых правил внутреннюю Инструкцию о порядке изготовления, хранения, использования, уничтожения печатей (штампов), в которой будут подробно описаны названные процедуры и полномочия участвующих лиц. Указанная внутренняя инструкция утверждается руководителем организации.
Для того чтобы поменять печать, нужно следовать определенной процедуре.
Первым делом необходимо созвать учредителей общества и на общем собрании принять соответствующее решение. Затем на основе этого решения выпустить соответствующий приказ.
После этого назначенный ответственным за смену штемпельного изделия человек должен отправиться в налоговую инспекцию и передать туда пакет документов.
В нем должны присутствовать: свидетельство о регистрации предприятия, копия Устава, заверенное нотариально решение о смене печати, подписанное всеми участниками ООО, а также заявление в свободной форме, где должна быть указана причина, по которой возникла надобность по замене штемпельного изделия.
Регламент хранения приказов определяется либо локальными нормами предприятия, либо соответствует установкам законодательства.
В любом случае, после издания приказа о смене печати и ознакомления с ним всех заинтересованных работников, документ нужно подшить в папку, где хранятся другие подобные распоряжения.
После того, как его актуальность пропадет, его можно передать в архив организации, где он будет лежать вплоть до утилизации (которая также проводится с соблюдением определенной процедуры действий).
Если вам понадобилось составить приказ о смене печати, а вы никогда раньше его не делали, прочитайте приведенные здесь рекомендации и посмотрите пример – воспользовавшись им, вы без особых усилий напишете нужное вам распоряжение.
- Для начала внесите в бланк название компании, затем – наименование приказа, его номер, дату и место выпуска.
- Далее в документе следует отметить обоснование – в качестве него обычно приводятся обстоятельства, ставшие причиной выпуска распоряжения, затем нужно вставить ссылку на основание: статью закона или внутренний акт фирмы. После этого можно переходить к основной части.
- Первым делом напишите тут собственно указание о смене печати, затем – дату, с которой надо начать применение нового штампа.
- После этого впишите организации, которые необходимо оповестить в письменном виде о произошедших изменениях (можно не перечислять в приказе, а сослаться на соответствующее приложение к нему).
- В заключение нужно назначить лицо, на которое возлагается ответственность за исполнение данного распоряжения. Если вы считаете нужным, дополните приказ и другой информацией, которая имеет значение в вашем конкретном случае.
- В бланке также нужно поставить оттиск старой и новой печати.
- Доронина Л.А. / к.э.н., доцент кафедры документоведения и документационного обеспечения управления Государственного университета управления
П ечать – одна из древнейших вещей, с помощью которой человек отмечал свое право собственности на имущество или документы. № 573-ст):
- клише печати – элемент печати, содержащий зеркальное отображение оттиска печати.
- печать – устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу;
Печать имеет круглую форму.
Приказо введении в организации новой печати В связи с приказываю: 1.
Факт уничтожения старой печати оформить соответствующим актом.
4. уведомить кредитные организации, налоговую инспекцию, контрагентов о смене печати. Примечание. Согласно п. 7.11 Инструкции Банка России от 30 мая 2014 г.
N 153-И «Об открытии и закрытии банковских счетов» карточка с образцами подписей и оттиска печати действует до прекращения договора банковского счета, счета по вкладу (депозиту), депозитного счета, либо до ее замены новой карточкой.
Приказ о смене печати организации
Приказо введении в организации новой печати [наименование организации] [место издания приказа] >[число, месяц, год] > В связи с [указать причину введения новой печати, например, приведением в негодность старой печати организации и изготовлением новой печати] приказываю: 1.
С [число, месяц, год] ввести в действие в [наименование организации] вновь изготовленную печать, содержащую полное фирменное наименование на русском языке, место нахождения организации, а также [вписать нужное, например, фирменное наименование организации на иностранном языке]. 2. Считать с даты введения новой печати ранее используемую печать не действительной.
3. Не позднее [срок] с момента введения в действие новой печати [должность, Ф.
И. О.] организовать уничтожение вышедшей из оборота старой печати организации. Факт уничтожения старой печати оформить соответствующим актом. 4. [Должность, Ф. И. О. работника] уведомить кредитные организации, налоговую инспекцию, контрагентов о смене печати.
Примечание.
- помощь дизайнера.
- услуга нотариуса (в некоторых случаях).
- заверенная карточка в банке с подписью всех соучредителей компании.
- оплата всех вышеперечисленных услуг.
- ОГРН, ИНН, название фирмы ИП.
- услуга по изготовлению новой печати.
- услуга по утилизации старой печати.
Обычно печать не меняют на протяжении всей деятельности и для того, чтоб смена печати ООО произошла должны быть веские причины.
Причина смены печати — размещение нового логотипа, то с изготовителем печати необходимо предоставить подробные технические требования к изображению.
Если вы ещё не уверены в том, как должен выглядеть логотип, то мастерская может, за дополнительную плату, предоставить услуги дизайнера.
Сейчас законное основание для этого поменялось, так что желательно переделать существующие приказы. Для лучшего взаимодействия с контролирующим органом лучше ссылаться на Указание №3210-У или вовсе оформить приказ о снятии лимита кассы (если предприятие перешло в другой разряд).
Если раньше в компании был выпущен приказ об установлении лимита кассы, но в настоящее время оно перешло в разряд малых субъектов предпринимательской деятельности, то обязательно оформление заменяющих бумаг.
Ими может быть приказ о лимите кассы другой формы либо приказ об отмене лимита кассы.
Некоторые из них применяются для первичных документов, отдельные для первичной документации и даже для писем.
Однако, чтобы ввести в действие новую печать, необходимо выполнить порядок действий, который включает соответствующий приказ (правила оформления рассмотрим ниже). Самым первым действием необходимо созвать собрание, по итогам которого будет составлен протокол о необходимости введения в организации новой печати.
В данном протоколе должна быть указана причина, по которой потребовалась новая печать (утеря старой, недействительность и т.д.), а также список лиц, принявших данное решение.
Для того чтобы поменять печать, нужно следовать определенной процедуре.
Первым делом необходимо созвать учредителей общества и на общем собрании принять соответствующее решение. Затем на основе этого решения выпустить соответствующий приказ.
После этого назначенный ответственным за смену штемпельного изделия человек должен отправиться в налоговую инспекцию и передать туда пакет документов. В нем должны присутствовать: свидетельство о регистрации предприятия, копия Устава, заверенное нотариально решение о смене печати, подписанное всеми участниками ООО, а также заявление в свободной форме, где должна быть указана причина, по которой возникла надобность по замене штемпельного изделия.
Как поменять печать организации
Оформление документа также может быть произвольным: рукописным или печатным. Оба варианта вполне приемлемы, правда, электронный приказ нужно будет обязательно распечатать. Для распечатки подойдет и простой лист бумаги, и бланк с нанесенными на него реквизитами организации и логотипом.
Приказ пишется в одном оригинальном экземпляре. Если нужны копии (к примеру, для отправки в структурные подразделения компании), готовый бланк надо отксерокопировать и заверить надлежащим образом.
Приказы всегда пишутся от имени главного лица предприятия – директора или человека, временно исполняющего его обязанности, значит, первая подпись, которая должна в них стоять – его. Кроме руководителя в любом распоряжении должны расписаться и все прочие указанные в нем работники, в том числе те, на кого возложен контроль за его исполнением.
Все документы, которые выпускаются внутри предприятий, должны обязательно учитываться. Для этого в компании ведется специальный журнал – в него вписываются данные обо всех сформированных распоряжениях и приказах. Лежит этот журнал обычно у секретаря или другого работника, приближенного к руководству. Сведения, почерпнутые из него в случае надобности могут стать доказательством создания того или иного документа, а также дадут возможность быстро и без особых проблем найти нужный бланк. Информацию о приказе о смене печати также нужно в него включить, обозначив наименование, номер и дату написания распоряжения.
Регламент хранения приказов определяется либо локальными нормами предприятия, либо соответствует установкам законодательства.
В любом случае, после издания приказа о смене печати и ознакомления с ним всех заинтересованных работников, документ нужно подшить в папку, где хранятся другие подобные распоряжения. После того, как его актуальность пропадет, его можно передать в архив организации, где он будет лежать вплоть до утилизации (которая также проводится с соблюдением определенной процедуры действий).
Если вам понадобилось составить приказ о смене печати, а вы никогда раньше его не делали, прочитайте приведенные здесь рекомендации и посмотрите пример – воспользовавшись им, вы без особых усилий напишете нужное вам распоряжение.
- Для начала внесите в бланк название компании, затем – наименование приказа, его номер, дату и место выпуска.
- Далее в документе следует отметить обоснование – в качестве него обычно приводятся обстоятельства, ставшие причиной выпуска распоряжения, затем нужно вставить ссылку на основание: статью закона или внутренний акт фирмы. После этого можно переходить к основной части.
- Первым делом напишите тут собственно указание о смене печати, затем – дату, с которой надо начать применение нового штампа.
- После этого впишите организации, которые необходимо оповестить в письменном виде о произошедших изменениях (можно не перечислять в приказе, а сослаться на соответствующее приложение к нему).
- В заключение нужно назначить лицо, на которое возлагается ответственность за исполнение данного распоряжения. Если вы считаете нужным, дополните приказ и другой информацией, которая имеет значение в вашем конкретном случае.
- В бланке также нужно поставить оттиск старой и новой печати.
Приказ на использование печати
Применение печатей и штампов – ранее обязательное условие работы юридических лиц в Российской Федерации.
Если принималось решение «за», печать следовало регистрировать в определенном порядке. На сегодняшний день положения закона касаемо ИП не особо изменились.
А юридические лица (т.е. предприятия и организации в статусе ООО, ОАО, ЗАО) с 2016 года на уровне законодательства освобождены от требования использовать в своей работе различные штемпели и клише. Иными словами, обязанность к их применению возникает только в тех случаях, если это прописано во внутренних нормативно-правовых актах компании.
3. Считать срок вступления новой основной круглой печати организации в силу с 02.03.2012 г. 2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя генерального директора Захарова Н.И.
Генеральный директор __________ /В.В.Соколовский Приложение 1. Перечень документов, на которые проставляется основная круглая печать ООО «РАДУГА»: акты (выполненных работ, приемки оборудования, списания, экспертизы и др.); доверенности (на ведение дел в арбитраже, на заключение договоров, на получение товарно-материальных ценностей и др.
); договоры и соглашения (о сотрудничестве, хозяйственные, трудовые и др.); документы по кассовым и кредитным операциям, приходные ордера, поручения (банковские, пенсионные, платежные и др.
), справка по заработной плате; командировочные удостоверения; копии документов, требующие особого удостоверения их подлинности; накладные (товарные, товарно-транспортные и др.
); нормы расхода материалов; образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций; письма гарантийные; протоколы согласования цены, сроков поставок и др.; сметы расходов (на производство, на капитальное строительство и др.); справки (о выплате страховых сумм, лимитные и др.
); спецификации (изделий, продукции и др.); трудовые книжки; финансовые документы и отчеты, представляемые в финансовые, налоговые и статистические органы, фонды; характеристики сотрудников, представления и удостоверения о награждении, почетные звания, грамоты, свидетельства, различные справки (о прохождении государственной службы, архивные, на предоставление льгот и др.), штатные расписания и изменения к ним.
Однако, чтобы ввести в действие новую печать, необходимо выполнить порядок действий, который включает соответствующий приказ (правила оформления рассмотрим ниже).
Самым первым действием необходимо созвать собрание, по итогам которого будет составлен протокол о необходимости введения в организации новой печати.
В данном протоколе должна быть указана причина, по которой потребовалась новая печать (утеря старой, недействительность и т.д.), а также список лиц, принявших данное решение.
- Перечень организаций, которых необходимо уведомить о замене печати.
- Причину, по которой требуется замена печати (в связи с утерей, со сменой реквизитов, со сменой названия компании и т.д.).
- Дату (в формате дд/мм/гг), с которой вступает в действие новая печать с указанием наименования, названия и юридического адреса организации (при необходимости эти данные дублируются на английском языке).
- Пункт, который отменяет действие первой печати с даты введения новой (пункт о признании недействительной или утратившей силу).
- Срок, в течение которого будет уничтожена старая печать (если она имеется).
- Лиц, ответственных за уничтожение старого оттиска.
Утвердить о порядке использования печатей, фирменных бланков, штампов [наименование организации]. 5. [Должность, Ф. И. О.] обеспечить: — применение печатей, фирменных бланков и штампов в соответствии с Положением о порядке использования; — контроль за их использованием, надлежащим хранением и сохранностью.
Рекомендуем прочесть: Форс мажорная ситуация
6. Контроль за исполнением настоящего приказа возлагаю на себя. Приложение N 1 — оттиск печати организации.
Приказ на изготовление печати организации
Если принято решение не использовать круглую печать, то ее оттиск как реквизит организации не фигурирует ни в каких документах. Если печать используется, то данный факт должен быть указан в уставе организации (п. 7 ст. 2 Федерального закона № 208-ФЗ от 26.
12. 1995, п. 5 ст. 2 Федерального закона № 14 от 08.
02. 1998). Необходимость изменить печать может возникнуть по ряду причин, связанных с изменениями регистрационных данных или порчей утвержденного образца:
- Смена организационно-правовой формы;
- Деформация или износ старой печати;
- Потребность в защите от подделки;
- Изменение названия;
- Утеря или кража печати.
- Изменение юридического адреса предприятия;
Если руководящий орган или собственник предприятия принимает решение произвести замену старой печати на новую, необходимо провести процедуру с определенной последовательностью.
Это означает, что руководящий орган предприятия вправе принимать самостоятельное решение об использовании печатей и штампов.
Если принято решение не использовать круглую печать, то ее оттиск как реквизит организации не фигурирует ни в каких документах. Если печать используется, то данный факт должен быть указан в уставе организации (п. 7 ст.
2 Федерального закона № 208-ФЗ от 26. 12. 1995, п. 5 ст. 2 Федерального закона № 14 от 08. 02. 1998).
В компанию по изготовлению печатей обязательно должны быть представлены:
- заявление в свободной форме с указанием причин замены оттиска;
- копия свидетельства о регистрации или устава организации, заверенные нотариусом;
- решение предприятия о смене печати.
Правильная замена оттиска печати предусматривает процедуру уничтожения старой, которую проводит специально созданная комиссия и сопровождается оформлением акта, в котором указываются причины, способ, время, место и состав присутствующих лиц.
Прежнюю печать можно уничтожить силами организации, но лучше воспользоваться услугами специализированных мастерских, специализирующихся на оттисковых изделиях. Приказ и акт об этом факте лучше сохранять во избежание конфликтных и спорных ситуаций. Если старая печать утрачена, очень важно иметь соответствующий документ из ОВД.
А если старая печать была зарегистрирована, необходимо составить и отправить письмо о смене оттиска печати в регистрационный орган для уведомления.
В процессе своей работы фирма, предприятие, акционерное общество или иная организация может столкнуться с проблемами смены печатей.
1. Изменения в юридических данных, которые указываются на печати, а именно:
- смена основного адреса;
- наименования;
- прочих реквизитов.
Подобная ситуация может быть вызвана реструктуризацией, переездом в новый офис.
2. Банальная порча печати вследствие деформирования, изношенности, непригодности к дальнейшему использованию.
3. Утрата старой печати (штампа) ввиду тех или иных причин (например, пожар, авария, кража).
После того, как принимается окончательное решение, оформляется соответствующий протокол, в котором указываются все присутствующие на собрании, а также причины, по которым производится замена печати организации. Следующий шаг – издание приказа «О замене печати…» по всей организации. Примечание: приказ в обязательном порядке подписывается главным руководителем, юристом, заверяется в соответствующем порядке.
Законодательство Российской Федерации, регулирующее деятельность индивидуального предпринимателя (Гражданский кодекс, Федеральный закон № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»), не обязывает ИП иметь печать.
При этом в ряде подзаконных актов можно встретить указание на необходимость заверять документы печатью.
Например, в Постановлении Правительства РФ № 359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники» в пункте 3 написано о том, что обязательным реквизитом бланка строгой отчетности, который оформляет ИП, является «должность, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личная подпись, печать организации (индивидуального предпринимателя)».
Далее в этом же постановлении в пункте 13 указано: «Учет бланков документов, изготовленных типографским способом, по их наименованиям, сериям и номерам ведется в книге учета бланков документов. Листы такой книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и подписаны руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером) организации (индивидуальным предпринимателем), а также скреплены печатью (штампом)».
Бытует мнение, что без печати ИП не обойтись, также как и при оформлении трудовых книжек, и в ходе участия в государственных закупках, — но это не соответствует действительности.
Проставление печати на первой странице трудовой книжки, вкладыше в трудовую книжку, осуществляется только при наличии печати (Приказ Минтруда России от 31 октября 2016 года № 589н).
Отсутствие оттиска печати ИП, как исполнителя, при работе по Федеральному закону «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» № 44-ФЗ не является нарушением законодательства.
Согласно статье 434 «Формы договора» ГК РФ, любые договорные отношения ИП может заверять подписью.
Таким образом, несмотря на то, что требование о наличии печати у индивидуального предпринимателя в законодательстве Российской Федерации не закреплено, на практике возникают ситуации, когда печать нужна (для оформления бланков строгой отчетности или приходно-кассовых ордеров). Исходя из этого, можно сделать вывод, что использование печати является правом, а не обязанностью ИП.
При небольших затратах на ее изготовление (от 450 рублей) печать может помочь ИП в случае, если необходимо заверить большое количество однотипных документов. Не стоит также забывать, что печать придает «солидность» документам, что важно при работе с заказчиками и контрагентами.
Печать организации: изготавливаем, вводим в действие, защищаем и уничтожаем
Нередко в компании возникает необходимость заменить старую печать на новую. При этом причины могут быть самыми разными. Как правило, замена печати требуется в следующих случаях:
- Утеря или кража действующей печати;
- Защита от подделывания;
- Смена реквизитов компании;
- Изменение названия организации;
- Смена организационно-правовой формы;
- Износ старой печати.
Правила оформления приказов не имеют единой формы по поводу приказа о смене печати, поэтому он составляется в свободной форме. При составлении данного документа следует указать следующие данные.
- Причину, по которой требуется замена печати (в связи с утерей, со сменой реквизитов, со сменой названия компании и т.д.).
- Дату (в формате дд/мм/гг), с которой вступает в действие новая печать с указанием наименования, названия и юридического адреса организации (при необходимости эти данные дублируются на английском языке).
- Пункт, который отменяет действие первой печати с даты введения новой (пункт о признании недействительной или утратившей силу).
- Срок, в течение которого будет уничтожена старая печать (если она имеется).
- Лиц, ответственных за уничтожение старого оттиска.
- Перечень организаций, которых необходимо уведомить о замене печати.
Правила оформления приказа образец
Наличие печати в организациях уже не считается обязательным в отношении АО и ООО. Компании данной организационно-правовой формы могут оставить использование печатей на свое усмотрение. В отношении остальных организаций наличие печати является обязательным. Более того, если АО или ООО планируют ввести в действие печать, то необходимо понимать, о какой именно печати идет речь.
Существует несколько разновидностей печатей: основные и вспомогательные. К основным печатям относятся гербовые печати и печати юридических лиц.
Правила оформления приказа (делопроизводство) в коммерческих организациях приравнивают печать юридического лица к гербовой, соответственно, она используется на документах, подписываемых руководителем организации.
Независимо от того, какую печать организация планирует ввести действие, ее необходимо предварительно утвердить приказом руководителя.
Для того, чтобы утвердить печать организации, необходимо также собрать целый пакет документов, которые понадобятся для ее изготовления. Так, предварительно необходимо подать в компанию-изготовитель документы, необходимые для заказа изготовления оттиска. К ним относятся:
- Копии Устава организации и свидетельства о государственной регистрации юридического лица, заверенные нотариально;
- Документы, свидетельствующие об избрании данного лица на должность руководителя организации;
- Документ, в котором принято и отображено решение об изготовлении данной печати.
Следует отметить, что наличие печати в акционерных обществах и обществах с ограниченной ответственность не является обязательным. В связи с этим, если ваша компания относится к данным организациям по своей организационно-правовой форме, то наличие печати и ее использование (для каких бумаг) должно быть закреплено в Уставе организации.
Правила делопроизводства (оформление приказа относится к их числу) подразумевают и наличие приказа об использовании печати для документов в случае, если печать (или печати) предназначены для определенных категорий деловых бумаг.
Напомним, выше мы уже писали о том, что в организации может быть несколько печатей, и использование каждой регламентируется соответствующими документами.
Так, существуют печати, действующие только в отношении бухгалтерских документов.
Проще говоря, использование данной печати на других документах не будет представлять никакой ценности, более того, данный документ будет считаться не действительным.
Правила оформления
Как правило, приказ об использовании печати для документов и приказ об утверждении печати организации оформляются в один документ, при наличии в приказе пунктов о введение в действие Положения об использовании печатей. Именно данное Положение регламентирует порядок применения печатей в отношении различных документов, их хранение, срок действия, выдачу сотрудникам и лицо, ответственное за хранение печати.
Положение об использовании печатей должно быть подписано руководителем организации. Более того, на нем должны присутствовать отметки об ознакомлении ответственных лиц.
Приложение к приказу оформление образец
Приказ об утверждении печатей организации
- печать придает солидность вашей организации и поднимает ее авторитет в глазах клиентов, придавая важность и значимость документу или чеку, выданному ему;
- печать стоит довольно дешево и изготавливается в короткие сроки;
- это средство индивидуализации вашей фирмы, с помощью печати можно подчеркнуть ее стиль. У двух организаций не может быть печати с одинаковым оттиском;
- документ, заверенный печатью, имеет юридическую силу, поэтому ее наличие способно помочь вам отстоять свою точку зрения и доказать свою правоту в спорных ситуациях;
- наличие печати может предотвратить поделку документов, поскольку подпись любого человека можно легко повторить.
Данное послание используется для информирования партнеров/клиентов/заказчиков/кредиторов, а также заинтересованных государственных структур и контролирующих органов о произошедших переменах.
Важное уточнение: на сегодня письменно сообщать о смене банковских реквизитов в территориальную налоговую службу не надо, т.к. эта функция перешла к банкам.
Обычно составлением таких писем занимается юрисконсульт или секретарь организации, а также руководители и сотрудники структурных подразделений, имеющие прямую связь с контрагентами. Но независимо от того, в чьи функции входит эта обязанность, важно, чтобы сотрудник имел представление об основных правилах составления деловых писем.
Правила составления
Письмо не имеет строгого, обязательного к применению, унифицированного образца, поэтому написано оно может быть в свободной форме, с учетом потребностей и задач отправителя. Правда, при этом все же следует придерживаться некоторых норм и стандартов.
- В начале письма необходимо указывать отправителя и адресата, при этом, если речь идет об адресате следует вписывать не только наименование компании, но и должность конкретного сотрудника.
- Далее идет информационная часть послания. Здесь надо довести до получателя сообщение о перемене реквизитов, указать новые, а также изложить просьбы связанные с произведенными изменениями.
Тон письма должен быть вежливым, не слишком сухим, но и ни в коем случае не развязным. Необходимо следовать деловому стилю и тщательно следить за соблюдением правил русского языка, особенно в части лексики, грамматики и пунктуации.
Письмо о смене реквизитов может быть написано как от руки, так напечатано на компьютере, но в любом случае, оно должно содержать «живую» подпись руководителя организации-отправителя или иного уполномоченного лица. Печать на документе ставить не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не ставить оттиски на бумажной документации.
Письмо можно писать
- на обычном стандартном листке формата А4
- или на фирменном бланке организации.
Последний вариант предпочтительнее, т.к. он придает документу солидности и свидетельствует об официальном характере послания.
Письмо может иметь столько экземпляров, сколько требуется для уведомления всех заинтересованных сторон. Каждое отправленное послание нужно регистрировать в журнале исходящей регистрации, чтобы на случай возникновения разногласий с контрагентом у отправителя имелись сведения о дате отправке сообщения.
- Вверху послания сначала указывается отправитель, то есть вписывается
- полное название организации (в соответствии с регистрационными бумагами),
- адрес и телефон для связи.
- Затем вносятся данные о получателе:
- его наименование
- и конкретное лицо, к которому напрямую происходит обращение (должность, фамилия, имя и отчество).
- После этого ставится дата составления письма и его номер по внутреннему документообороту.
- Ниже посередине строки пишется название документа.
Далее следует информационный раздел.
- Сначала до сведения получателя доводится сам факт смены реквизитов и обозначается, какие именно данные подверглись изменениям. Тут же вписывается дата, с которой прежние реквизиты утратили свое значение.
- Затем, следует указать все просьбы, имеющиеся у отправителя, касаемо прошлых и будущих документов по части изменившихся данных.
- В конце письмо нужно обязательно подписать, с расшифровкой подписи и указанием должности подписывающего лица.
Поскольку реквизиты – важнейшая часть официальной документации, то письма обо всех изменениях, с ними связанными, желательно отправлять в «натуральном» виде. Это дает возможность гарантированно доводить до сведения контрагентов информацию о новых реквизитах, тем более если отправлять эти сообщения заказными письмами с уведомлением о вручении.
В крайнем случае, можно совмещать разные варианты отправки: например, электронное или факсовое сообщение сочетать с отправлением через Почту России. С одной стороны это позволит максимально быстро уведомить партнеров о переменах, а с другой обеспечит отправителя доказательствами того, что соответствующее письмо было им своевременно отправлено и получено адресатом.
В процессе своей работы фирма, предприятие, акционерное общество или иная организация может столкнуться с проблемами смены печатей.
1. Изменения в юридических данных, которые указываются на печати, а именно:
- смена основного адреса;
- наименования;
- прочих реквизитов.
Подобная ситуация может быть вызвана реструктуризацией, переездом в новый офис.
2. Банальная порча печати вследствие деформирования, изношенности, непригодности к дальнейшему использованию.
3. Утрата старой печати (штампа) ввиду тех или иных причин (например, пожар, авария, кража).
После того, как принимается окончательное решение, оформляется соответствующий протокол, в котором указываются все присутствующие на собрании, а также причины, по которым производится замена печати организации. Следующий шаг – издание приказа «О замене печати…» по всей организации. Примечание: приказ в обязательном порядке подписывается главным руководителем, юристом, заверяется в соответствующем порядке.
Почти каждая организация, будь она крупной или небольшой, хоть раз да сталкивается за время своей деятельности с такой ситуацией, когда встает вопрос о смене печати. Сейчас с этим столкнулись почти все организации. Дело в том,что с первого сентября этого года в силу вступил новый законопроект, суть которого состоит в замене ЗАО и прочих акционерных обществ на публичные и непубличные организации.
Чтобы получить новую печать, руководитель организации должен собрать совещание. В ходе него составляется особый протокол, в котором в обязательном порядке указывается список всех лиц, присутствующих на собрании.
Также в протоколе руководитель указывает и причину замены старой печати на новую.
В данном случае такой причиной служит поправка в четвертое положении Гражданского кодекса Российской Федерации в отношении смены формы деятельности обществ на публичные и непубличные.
После составления протокола руководитель создает приказ о замене печати на новую или об уничтожении старой. Заявление о смене печати должно быть заполнено правильно. В противном случае оно будет просто недействительно. Далее в фирму-изготовитель заказчик подает всю необходимую документацию, на основе которой и будет изготавливаться новая печать.
В обязательном порядке руководитель обязан предоставить изготовителю документ, подтверждающий регистрацию его организации, а также приказ о замене печати, нотариально заверенные копии Устава и Заявление. Последний документ должен наглядно прописывать причину того, почему так необходимо заменить печать именно этой организации.
- Печати по оттиску
- Круглые печати
- Прямоугольные печати
- Квадратные печати
- Треугольные печати
- Красконаполненные
- Рельефные печати
- Гербовые печати
- Печати с защитой
- Металлические печати
- Печати по ГОСТу
Приказ о смене печати организации образец
- Регистрация печатей
- Учет штампов
- Уничтожение печатей
- Порядок смены печати
- Технологии изготовления
- Изготовление печатей
- Изготовление штампов
- Как сделать штамп
- Программы для печатей
- Оборудование
- Экспонирующие камеры
- Гравировальный станок
- Оснастка для штампов
- Образцы печатей
- Каталог печатей
- Цена на штампы
- Печати и штампы
Правильная замена оттиска печати предусматривает процедуру уничтожения старой, которую проводит специально созданная комиссия и сопровождается оформлением акта, в котором указываются причины, способ, время, место и состав присутствующих лиц. Прежнюю печать можно уничтожить силами организации, но лучше воспользоваться услугами специализированных мастерских, специализирующихся на оттисковых изделиях. Приказ и акт об этом факте лучше сохранять во избежание конфликтных и спорных ситуаций. Если старая печать утрачена, очень важно иметь соответствующий документ из ОВД. А если старая печать была зарегистрирована, необходимо составить и отправить письмо о смене оттиска печати в регистрационный орган для уведомления.